Handbuch für die Benutzung von Webmail

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1 Handbuch für die Benutzung von Webmail Inhalt Handbuch für die Benutzung von Webmail Allgemein Login Die Startseite Die wichtigsten Mail-Funktionen Eine neue verfassen Der Posteingang Entwürfe und Gesendete Elemente Der Spam-Ordner Papierkorb Das Adressbuch Einstellungen Allgemeine Einstellungen Maileinstellungen

2 1 Allgemein 1.1 Login Die URL, die Sie in Ihrem Webbrowser aufrufen müssen, um zur Login-Seite von Webmail zu gelangen finden Sie auf Ihrem Datenblatt unter Webmail. Die Login-Seite von Webmail sieht folgendermaßen aus: In das Feld -Adresse bitte Ihre vollständige -Adresse (im Datenblatt unter /Login zu finden) eingeben und bei Kennwort die Kombination aus Buchstaben und Zahlen eingeben, die Sie im Datenblatt bei -Passwort finden. Überprüfen Sie auch, ob oben rechts in dem Dropdown- Menü Deutsch als Sprache ausgewählt ist. Wenn nicht, klicken Sie auf den kleinen Pfeil und wählen Sie Deutsch in der Liste aus. Klicken Sie dann auf Anmelden. 1.2 Die Startseite Haben Sie Ihre Eingaben korrekt getätigt gelangen Sie nun auf die Startseite des -Programms: 2

3 Die grobe Gliederung der Startseite: Auf der Startseite ist direkt der Ordner Posteingang zu sehen. Oben ist die Menüleiste mit den ganzen Funktionen von Webmail. Neben der Mail-Funktion gibt es z.b. auch ein Adressbuch, einen Kalender usw. Rechts in der Menüleiste gibt es die Möglichkeit Einstellungen vorzunehmen, die Hilfe und den Button um sich von Webmail wieder abzumelden. Links am Rand findet sich die Schaltfläche neue verfassen, darunter sind die ganzen -Ordner aufgelistet (Posteingang, Entwürfe, Gesendete Elemente, Spam und Papierkorb). Ist hinter einem Ordner eine Zahl in Klammern zu sehen, zeigt diese an, wie viele ungelesene s in diesem Ordner vorhanden sind (im Beispiel auf dem Bild ist eine ungelesene im Ordner Posteingang vorhanden). In der Mitte sind die s aufgelistet. In diesem Handbuch werden die wichtigsten Ordner und Funktionen von Webmail kurz vorgestellt. Dazu gehören die zentralen Mailfunktionen (Kapitel 2), ein kurzer Blick auf das Adressbuch (Kapitel 3) und die wichtigsten Einstellungen für Ihr Webmail-Postfach (Kapitel 4). 3

4 2 Die wichtigsten Mail-Funktionen 2.1 Eine neue verfassen Ein Klick auf öffnet das Nachricht schreiben Fenster. Die wichtigsten Flächen sind im Bild erklärt. Um eine zu versenden, müssen Sie in jedem Fall die -Adresse des Empfängers eintragen ( an ), der einen Betreff geben und die mit Inhalt (Text, Anhänge ) füllen. Wenn Sie eine Senden, wird diese nach dem Versenden im Ordner Gesendete Elemente abgelegt. Gehen Sie auf Speichern, wird die im Ordner Entwürfe gespeichert, Sie können die dort zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal bearbeiten und versenden. Allgemein können Sie einer auch eine oder mehrere Dateien (z.b. Fotos, Excel- oder Worddateien) anhängen. Dazu scrollen Sie bis ans Ende des Nachrichtenfeldes dort finden Sie die Schaltfläche Datei auswählen (siehe nächstes Bild). Klicken Sie auf die Schaltfläche, wählen Sie im sich öffnenden Fenster die Datei aus, die Sie hochladen wollen und bestätigen Sie mit Öffnen. Das Hochladen kann, je nach Dateigröße, einen Moment dauern. Ist die Datei hochgeladen, sehen Sie den Dateinamen dort, wo im Screenshot aktuell Keine ausgewählt steht. Ein Klick auf Anhang fügt die Datei dem Feld Anhänge hinzu und hängt Sie Ihrer E- Mail-Nachricht an. 2.2 Der Posteingang Die Startseite zeigt bereits den Posteingang. s werden dort in der Liste mit Absender, Betreff, Datum und Uhrzeit (Englische Zeitanzeige: AM steht für die Zeit zwischen Uhr und PM für den Zeitraum Uhr) der Zustellung sowie der Größe der aufgeführt. Wie Sie die Zeiteinstellungen auf die deutsche Zeit umstellen können, erfahren Sie in Punkt 4.1. Unten links im Eck wird angezeigt, wie viel Speicherplatz von Ihrem -Konto bereits 4

5 belegt ist (der Speicher beträgt 5120MB, also ungefähr 5GB). Über- und unterhalb der -Liste finden Sie Dropdown-Menüs. Diese bieten Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten Ihre s zu organisieren. Im ersten Menü, in dem aktuell Als Spam melden ausgewählt ist, haben Sie folgende Möglichkeiten: Eine als SPAM melden, wenn es sich z.b. um eine nicht gewollte mit Werbeinhalt handelt, meist von unbekannten Absendern verschickt. 2. Eine als SPAM melden und zusätzlich den Absender der sperren lassen, so dass dieser Ihnen keine weiteren Nachrichten zukommen lassen kann. 3. Eine als SPAM melden und zusätzlich die komplette Domäne des Absenders sperren lassen. Der Unterschied zu 2. Besteht darin, dass nicht nur eine einzelne -Adresse gesperrt wird (z.b. sondern alle Mailadressen mit dieser Domäne (also z.b. auch usw.) Um 1., 2. oder 3. durchzuführen, setzen Sie einen Haken vor die jeweilige(n) ()s durch einen Klick auf den Kasten vor der Nachricht, klicken auf die Option, die Sie durchführen wollen und dann auf Los. Das zweite Dropdown Menü Verschieben nach (siehe links) gibt Ihnen die Möglichkeit Nachrichten in andere Ordner zu verschieben. Markieren Sie eine oder mehrere Nachrichten, die Sie verschieben wollen, indem Sie vor der Nachricht auf den Kasten klicken. Gehen Sie auf den Pfeil neben Verschieben nach und klicken Sie auf den Ordner, in den Sie die markierten s verschieben wollen. Klicken Sie danach auf Los und die Nachrichten werden verschoben. 5

6 Im dritten Dropdown-Menü Weitere Optionen können Sie einen Absender blockieren oder eine , die von Webmail vielleicht automatisch als SPAM deklariert wurde mit Sicherer Absender wieder den SPAM-Status nehmen. Im unteren Bereich können Sie verschiedene Markierungen vornehmen. Auch hier müssen Sie erst einen Haken vor die jeweilige(n) ()s setzen durch einen Klick auf den Kasten vor der Nachricht, dann auf die Aktion klicken, die Sie durchführen wollen und dann mit Klick auf die Schaltfläche Los (rechts neben dem Pfeil nach unten) bestätigen. Links neben den Dropdown-Menüs befindet sich der Button. Mit diesem können Sie Nachrichten, die Sie nicht mehr benötigen in den Ordner Papierkorb verschieben. Hinweis: durch verschieben einer Nachricht in den Ordner Papierkorb wird diese noch nicht endgültig gelöscht und bleibt wiederherstellbar. Erst, wenn eine Nachricht auch aus dem Papierkorb gelöscht wird, ist sie unwiderruflich aus Webmail entfernt. Um eine zu öffnen, klicken Sie auf den Betreff der . Es öffnet sich folgende Ansicht: Ganz oben steht der Betreff, darunter Absender, Datum/Uhrzeit, die -Adresse des Empfängers und die Dateinamen der Anhänge. Wenn Sie die Nachricht beantworten wollen, klicken Sie auf. Es öffnet sich daraufhin das Nachricht schreiben Fenster. Auf eine antworten funktioniert genauso, wie eine neue zu schreiben (siehe Punkt 1.1 für weitere Informationen). Einziger Unterschied ist, dass das Textfeld der Nachricht bereits den Text der erhaltenen enthält, so dass sich bei längeren Konversationen ein übersichtlicher Nachrichtenverlauf ergibt. 2.3 Entwürfe und Gesendete Elemente Das Schreiben einer kann während der Bearbeitung unterbrochen werden. Das die Nachricht nicht verloren geht, kann Sie als Entwurf gespeichert werden. Klickt man im Nachricht Schreiben -Fenster (siehe Punkt 1.1) auf die Speichern -Schaltfläche, werden s im Ordner Entwürfe zwischengespeichert und können dort später noch bearbeitet und versendet 6

7 werden. Ansonsten ist der Ordner Entwürfe ähnlich dem Posteingang aufgebaut. Haben Sie Ihre fertig geschrieben und versendet (durch einen Klick auf senden im Nachricht schreiben Fenster, siehe 1.1), dann wird die Nachricht im Ordner Gesendete Elemente gespeichert. Ihre versendeten s sind also nicht verschwunden und Sie können sie sich jederzeit noch einmal ansehen. Da die Ansicht des Ordners Gesendete Elemente der Ansicht des Ordners Entwürfe gleicht, folgt an dieser Stelle kein Screenshot. 2.4 Der Spam-Ordner s, die Webmail als SPAM/Werbung erkennt, werden automatisch in den Ordner Spam geleitet. Sie tauchen erst gar nicht im Posteingang auf. Es kann u.u. vorkommen, dass Webmail eine Nachricht falsch kategorisiert und diese fälschlicherweise im Spam -Ordner landet. Überprüfen Sie daher regelmäßig die s im Spam -Ordner und löschen Sie diese nicht, ohne vorherige Überprüfung. 2.5 Papierkorb s, die Sie aus einem anderen Ordner gelöscht haben, werden in den Papierkorb verschoben. Sie können diese Nachrichten endgültig löschen, indem Sie diese markieren (Haken durch klick in den Kasten setzen) und auf eine der Für immer löschen Schaltflächen, die sich ober- und unterhalb der -Liste befinden klicken. Auch hier haben Sie die Dropdown-Menüs mit den bekannten Funktionen aus Punkt 1.2. Sie können mit Verschieben nach z.b. eine Nachricht, die aus Versehen im Papierkorb gelandet ist, wieder zurück in den normalen Posteingang verschieben. 7

8 3 Das Adressbuch Dieses Handbuch beschränkt sich auf eine kurze Erläuterung, wie Sie Kontakte zum Adressbuch hinzufügen können. Um in das Adressbuch zu kommen müssen Sie oben in der Menüleiste auf Adressbuch klicken. Sie sehen dort Ihre Kontakte aufgelistet. Mit können Sie einen neuen Kontakt erstellen und zu Ihrem Adressbuch hinzufügen. Im sich öffnenden Fenster haben Sie die Möglichkeit alle Ihnen bekannten Kontaktdaten (Spitzname, Vorname, Nachname, , Firma, Telefonnummern, Adresse usw.) einzugeben. 8

9 Haben Sie alle Daten eingegeben, klicken Sie auf Speichern (siehe roter Pfeil), damit der neue Kontakt angelegt und zu Ihrer Kontaktliste hinzugefügt wird. Ein Adressbuch hat den Vorteil, dass Sie die -Adressen der wichtigsten Kontaktpersonen immer zur Hand haben. Sie können direkt eine Person aus der Liste wählen (Haken durch Klicken in das Kontrollkästchen setzen) und über einen Klick auf das Nachricht schreiben Fenster. kommen Sie direkt in 9

10 4 Einstellungen In das Einstellungsmenü gelangen Sie durch einen Klick oben rechts im Fenster in die Einstellungen. Webmail bestätigt getätigte und gespeicherte Änderungen mit einem 4.1 Allgemeine Einstellungen Wenn Sie die Einstellungen öffnen, befinden Sie sich automatisch im Bereich Allgemeine Einstellungen (links im Menü Allgemein ). Die wichtigsten Einstellungen die Sie hier vornehmen können sind die Einstellung der Zeit und die Änderung des Kennworts. Schauen Sie, ob die korrekte Zeitzone [GMT +01:00] bei Ihre Zeitzone eingestellt ist. Im Dropdown Menü bei Gewünschtes Zeitformat können Sie dann von der englischen Zeitanzeige (12h mit AM/PM) auf die deutsche 24h-Anzeige umstellen. Vergessen Sie nicht, nach der Änderung unten auf Speichern zu klicken, damit Ihre Änderungen übernommen werden. 10

11 Zum Abändern Ihres Kennwortes oben auf die Registerkarte Kennwort klicken. Sie müssen in die erste Zeile Ihr Altes Kennwort eingeben, in die anderen beiden Zeilen Ihr neues Kennwort. Die zweite Bestätigung des Kennwortes ist erforderlich, um etwaige Tippfehler auszuschließen. 4.2 Maileinstellungen Im Menü bei Einstellungen in der Liste auf die Schaltfläche Mail klicken (siehe roter Pfeil). Folgende Einstellungen werden kurz erläutert: - 1) Die wichtigsten Setup-Einstellungen - 2) Nachrichten im Urlaubs-/Abwesenheitsfall - 3) Die Erstellung einer Signatur 1) Die Registerkarte Setup ist automatisch geöffnet. Die wichtigsten Optionen sind auf dem Bild zu sehen: Sie können bei Name den Namen angeben, den der Empfänger Ihrer s VOR Ihrer E- Mail-Adresse als Absender sehen soll (Bsp: Max Muster 11

12 Die Antwortadresse gibt Ihnen die Möglichkeit Antworten auf Ihre Nachrichten auf ein anderes -Konto umzuleiten. Hinweis: Antwortet Ihnen ein Gesprächspartner auf Ihre , dann wird diese direkt an die -Adresse geleitet, die Sie im Antwortadresse -Feld angegeben haben. Das gilt aber NUR für Antworten auf Ihre s, nicht für andere eingehende Nachrichten! Beachte: bemerkt der Antwortende, dass er an eine andere Adresse antwortet da ihm diese Adresse im Adressfeld angezeigt (siehe roter Pfeil) wird, könnte der Antwortende sie theoretisch durch eine andere ersetzen. Wollen Sie sämtliche -Nachrichten umleiten, geht das mit Weiterleitung. Eingehende neue Nachrichten UND Antworten werden an die in diesem Feld eingetragene -Adresse umgeleitet. Beachten Sie dazu auch die Einstellungen für Weiterleitung. Ist hier Deaktiviert ausgewählt, erfolgt keine Weiterleitung. Möchten Sie dennoch eine Kopie jeder Nachricht im Webmail-Postfach gespeichert haben, wählen Sie die mittlere Alternative Weiterleiten und Kopie behalten aus, ansonsten die untere ( Weiterleiten und löschen ). Vergessen Sie nicht, nach der Eingabe bzw. Änderung der Einstellungen ganz unten auf zu klicken, damit Webmail Ihre Änderungen auch übernimmt (rotes Erfolg erscheint). 2) Wenn Sie Abwesend sind (z.b. im Urlaub oder bei längeren Terminen außer Haus), können Sie eine Abwesenheitsnachricht festlegen. Dazu klicken Sie auf die Registerkarte Urlaub. Tragen Sie in das Textfeld den gewünschten Text ein (das Bild zeigt einen Beispieltext). Wenn im Kontrollkästchen Abwesenheitsnachricht aktiviert ein Haken gesetzt ist, bekommt jeder, der Ihnen in dieser Zeit eine sendet automatisch die von Ihnen eingegebene Abwesenheitsnachricht zugesendet. Vergessen Sie nicht Ihre Änderungen mit einem Klick auf Speichern zu bestätigen. 12

13 3) Um an Ihre Nachrichten automatisch eine Signatur anzuhängen, klicken Sie auf die Registerkarte Signatur. In das Textfeld können Sie Ihre Signatur eintragen. Typischerweise besteht sie aus einer Grußformel, Ihrem Vor-/Nachnamen, Namen und Anschrift Ihrer Firma, Telefon und Faxnummer sowie der URL Ihrer Internetpräsenz. Setzen Sie einen Haken bei Signatur aktiviert und Speichern Sie, dann wird im Nachricht schreiben Fenster die Signatur automatisch eingefügt. Schreiben Sie Ihre Nachricht wie gewohnt vor die Signatur. 13

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