Öffentlichkeitsarbeit in der KÖB von Michael Bogedain

Transkript

1 Öffentlichkeitsarbeit in der KÖB von Michael Bogedain Aufgaben der Öffentlichkeitsarbeit Hauptaufgabe der Öffentlichkeitsarbeit (ÖA) ist die Imagepflege und die Vertrauenswerbung. ÖA soll: Aufmerksamkeit erregen Sympathien gewinnen Verständnis wecken Unterstützung sichern Vorwürfe korrigieren Kritik zurückweisen Im Gegensatz zur Werbung zielt die ÖA dabei nicht unmittelbar auf den Verkauf eines Produktes oder einer Dienstleistung. Sie will vielmehr ein positives Bild für die jeweilige Institution schaffen. Öffentlichkeitsarbeit nach innen und nach außen Durch ÖA nach innen wird erreicht, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informiert sind. Hierdurch erhalten sie Sicherheit und werden selber bemüht sein, nach außen eine positive Wirkung zu erzielen. Sie identifizieren sich mit der Aufgabe, der Bücherei. Zu diesem Personenkreis zählen auch die Gemeindeleitung, der Pfarrgemeinderat und der Kirchenvorstand, denn sie stellen als Träger der Bücherei auch die finanziellen Mittel bereit ÖA nach außen kann sich an verschiedene Zielgruppen wenden. Zum einen gibt es die Nutzer der Bücherei. Für die KÖB ist aber auch die Gruppe der regelmäßigen Kirchgänger interessant. Sie könnten an einer katholischen Bücherei ein besondres Interesse haben. Darüberhinaus gibt es die Gruppe der an Kirche interessierten, die Katholiken der Gemeinde und als letztes alle, die im Einzugsbereich der Kirchengemeinde wohnen. Um die einzelnen Gruppen zu erreichen müssen verschiedene Medien und Methoden der Öffentlichkeitsarbeit eingesetzt werden. Die ÖA nach außen wendet sich oft an Multiplikatoren, wie zum Beispiel die Redakteure der Tageszeitung. Durch die Information der Journalisten soll erreicht werden, dass die eigene Arbeit mediengerecht und vor allem positiv dargestellt wird. Auch das öffentlichkeitswirksame Engagement im sozialen und kulturellen Bereich (Förderung von Kunst und Theater, Ausstellungen, Spenden etc.) gehören dazu.

2 Grundsätze für die Öffentlichkeitsarbeit Nehmen Sie die ÖA ernst Planen Sie die ÖA möglichst frühzeitig. Hierdurch ist sichergestellt, dass Sie nichts vergessen und in Ruhe eine Pressemitteilung o.ä. schreiben können. Mal eben erstellte Beiträge sind selten gut. Eine Person sollte für die ÖA zuständig sein Der oder die Verantwortliche hat die Notwendigkeit der ÖA im Blick und für Multiplikatoren zum Beispiel Redakteure der Zeitung ist eine feste Ansprechperson wichtig. Alles was Sie verbreiten muss wahr sein Geben Sie nur Informationen weiter, die Sie selber unterschreiben können. Vermutungen schaden unter Umständen. ÖA muss kontinuierlich geschehen Regelmäßig sollten Sie an die Öffentlichkeit herantreten. Ob durch einen Zeitungsartikel, ein Plakat oder ein gut gestaltetes Schaufenster, Sie müssen sich immer wieder in Erinnerung bringen und auf Ihr gutes Angebot hinweisen. Decken Sie die Presse mit Informationen ein Oft ist es sinnvoll Journalisten Informationen zu geben, damit diese Zusammenhänge besser verstehen, ohne dass diese Informationen sofort veröffentlicht werden. Journalisten beachten solche Hinweise. Methoden und Medien der Öffentlichkeitsarbeit Presse o Tageszeitung o Werbezeitung o Kirchenzeitung o Pfarrbrief o KÖB Rundfunk o Radio o Fernsehen Flyer Plakate Schaufenster Schaukasten Veranstaltungen Ausstellungen o Basteln o Vorlesen o Autorenlesung o Tag der offenen Tür Führungen o Kindergarten o Schule o versch. Gruppen o Gremien pers. Gespräch Internet Raum Licht Übersichtlichkeit Dekoration

3 Veranstaltungsarbeit Veranstaltungen sind eine gute Form der Öffentlichkeitsarbeit. Oft dienen sie der Leseförderung. Gerade dies ist eine gute Chance auf die Arbeit der Bücherei hin zu weisen. Je sorgfältiger eine Veranstaltung geplant wird, um so größer ist die Chance, dass alles gelingt. Zur Planung gehört der Zeitplan, der Personaleinsatz, die Kostenplanung, eine Aufstellung des benötigten Materials, die entsprechende Öffentlichkeitsarbeit und eventuelle Kooperationspartner. Der Zeitplan: Mit der Planung sollte so früh wie möglich geplant werden. Autoren, Referenten oder andere Gäste haben oft einen vollen Terminplan. Auch die Räume im Pfarrheim sind oft schon lange vorher ausgebucht. Nicht zuletzt muss auch an die Termine der eigenen Mitarbeiter gedacht werden. Personaleinsatz: Oft ist es sinnvoll ein Team für die Vorbereitung einer Veranstaltung ein zu setzen. In regelmäßigen Besprechungen kann dann das gesamte Büchereiteam über den Sachstand informiert und das Personal für die einzelnen Vorbereitungsschritte und die Durchführung eingeplant werden. Der Kostenplan: Alle voraussichtlichen Kosten die entstehen werden, sind den erwarteten Einnahmen gegenüber zu stellen. Nur so kann der benötigte Finanzrahmen festgestellt und eventuelle Sponsoren angesprochen werden. Materialaufstellung: Eine genaue Aufstellung alles benötigten Materials einschließlich der Selbstverständlichkeiten wie Stühle sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung. Öffentlichkeitsarbeit: Sobald die Rahmenbedingungen für die Veranstaltung feststehen, kann die Öffentlichkeitsarbeit geplant werden. Plakate, Flyer und auch der Presseartikel müssen nicht erste eine Woche vor der Veranstaltung erstellt werden. Kooperationspartner: Oft ist es sinnvoll Veranstaltungen mit Kooperationspartnern durch zu führen. Dies kann dazu führen, dass eine größere Zielgruppe erreicht wird oder auch die Kosten geteilt werden. Beispiel für Kooperationspartner können für Autorenlesungen Schulen, Kindergärten oder Banken gewonnen werden. Vorträge können gemeinsam mit Gremien oder Verbände der Kirchengemeinde oder der politischen Gemeinde organisiert werden. Nachbesprechung: Ein wesentlicher Punkt der Veranstaltungsarbeit ist die Nachbeprechung. Sie dient dazu positives und auch negatives festzuhalten. Dies kann bei der Vorbereitung der nächsten Veranstaltung mit berücksichtigt werden. Zur Nachbesprechung sollten auch die Kooperationspartner mit hinzugezogen werden

4 Veranstaltungsplanung:... Termin Planung Verantwortlich Bemerkungen - 4 -

5 Veranstaltungsplanung: Autorenlesung Anne Steinwart Termin Planung Verantwortlich Bemerkungen Veranstaltung in Belegungsplan sofort eintragen Carola Müller über Pfarrbüro sofort Kostenplan Maria Müller sofort Personalplan Angelika Meier sofort Material Maria Müller über Hausmeister sofort Öffentlichkeitsarbeit Ruth Schmitz usw. 15. Mrz Sonsorensuche Carola Müller Volksbank, Sparkasse 15. Mrz Kooperationspartner Grundschule? Carola Müller 19. Mrz Plakat-/Flyerentwurf Ruth Schmitz 10. Apr Plakate aufhängen Ruth Schmitz Presseartikel an Kirchenzeitung mit 10. Apr Einladung Ruth Schmitz 15. Apr Flyer verteilen Ruth Schmitz Presseartikel verschicken/presse 17. Apr einladen/pressemappe erstellen Ruth Schmitz Grundschule, Hauptschule, REWE, Bücherei, Kirchentür, Pfarrheim Grundschule 100, Hauptschule100, Bücherei 50, Schriftenstand 20 NW, WB, Sonntagszeitung Aufbau, 50 Stühle, 1 Tisch, Blumen, 22. Apr Fahne Angelika Meier ganze Team 22. Apr Getränke holen Maria Müller Cola/Fanta 4K., Wasser 1 K. 23. Apr. 15 Uhr Autorenlesung im Pfarrheim Carola Müller 23. Apr Blumen holen Maria Müller - 5 -

6 Weitere Medien der Öffentlichkeitsarbeit Der Schaukasten Fast jede Kirchengemeinde hat einen Schaukasten. Doch meist werden diese sehr lieblos mit den Protokollen der letzten Versammlungen gefüllt, die oft noch übereinander hängen. Grundsätzlich muss überlegt werden an wen sich der Schaukasten wenden soll. Dementsprechend muss er angebracht und gestaltet werden. Eine regelmäßige Pflege wie Scheibe reinigen und Pflege der Gummidichtung ist selbstverständlich. Plakate und Handzettel. In der heutigen Zeit der Datenverarbeitung verfügen sehr viele über einen PC. Das hat große Vorteile aber auch Nachteile. Früher saß man vor einer großen Pappe und musste diese gestalten. Am PC geht dies viel einfacher, aber das Gespür für die Größe des Plakates geht am Bildschirm meist verloren. Das führt dann dazu, dass die Plakate viel zu voll werden, da die Schrift zu klein gewählt wird. Ein weiterer Irrtum ist es ein DIN A 4 Blatt zu entwerfen und es dann auf DIN A 3 als Plakat zu vergrößern und auf DIN A 5 als Handzettel zu verkleinern. Im Regelfall haben wir dann weder ein Plakat noch einen Handzettel. Das Internet Auch das Internet ist heute ein Hilfsmittel der Öffentlichkeitsarbeit. Sehr schnell können Informationen so weitergegeben werden. Doch eine ständige Aktualisierung ist zwingend erforderlich, damit die Seiten nicht als veraltet angesehen werden. Ist die Pflege der Internetseiten nicht sichergestellt, sollte man lieber die Finger davon lassen. Der Rundfunk Da es heute in NRW und anderen Bundesländer die Möglichkeit der offenen Kanäle im privaten Radio und Fernsehen gibt und der WDR seine regelmäßigen lokalen Fenster ständig ausbaut, kann dies auch für die ÖA genutzt werden. Allerdings darf das Ereignis nicht nur die eigenen Gemeindemitglieder interessieren, sondern muss für einen größeren Personenkreis attraktiv sein