Handbuch. zum Ausfüllen der elektronischen Nachweisungsformulare gemäß 10 Suchtgiftverordnung / 9 Psychotropenverordnung für das Berichtsjahr 2015

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1 Handbuch zum Ausfüllen der elektronischen Nachweisungsformulare gemäß 10 Suchtgiftverordnung / 9 Psychotropenverordnung für das Berichtsjahr 2015 Rückfragen bitte an: suchtmittel@ages.at L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

2 INHALTSVERZEICHNIS Abkürzungsverzeichnis 3 Einleitung 4 Systemvoraussetzungen 6 Speichern der Excel-Datei 6 Makroeinstellung 6 Sprache 6 Ausfüllen des Formulars für Psychotrope Stoffe 7 Deckblatt 7 Registerkarte Präparate 8 Registerkarte Substanzen 13 Registerkarte IVK GRH HERST Präparate und Substanzen 18 Registerkarte IVK Detailhandel Präparate und Substanzen 21 Ausfüllen des Formulars für Suchtgifte 23 Deckblatt 23 Registerkarte Präparate 23 Registerkarte Substanzen 23 Registerkarte IVK GRH HERST 23 Registerkarte IVK Detailhandel 23 Ausfüllen der Inventurformulare 24 Deckblatt 24 Registerkarte Präparate 24 Registerkarte Substanzen 24 Problembehandlung 24 L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

3 Abkürzungsverzeichnis IVK GRH Inlandsverkehrsdaten Großhandel HERST Hersteller EAN PZN BG Pkg Det. BASG Europäische Artikelnummer Pharmazentralnummer Basengehalt Packung Detailhandel Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

4 Einleitung Dieses Handbuch erläutert im Detail, in welcher Form die Nachweisungen über den Verkehr mit Suchtgift sowie die Erzeugung, Verarbeitung und Umwandlung von Suchtgift gemäß 10 SG-VO sowie die Nachweisungen über den Verkehr mit psychotropen Stoffen sowie deren Erzeugung, Verarbeitung und Umwandlung gemäß 9 PV an das BASG zu melden sind. Die Nachweisungen betreffend der Suchtmittelgebarung im abgelaufenen Kalenderjahr sind jeweils bis zum des Folgejahres elektronisch in Form eines vom BASG vorgegebenen, auf der Homepage veröffentlichten Excel-Formulars (jeweils eines für Suchtgifte und psychotrope Stoffe) zu übermitteln. Diese Formulare enthalten sowohl für Suchtgifte als auch für psychotrope Stoffe 1. Eine Registerkarte Präparate : Darin sind Anfangsbestand, Zu- und Abgänge etc. und Endbestand der jeweiligen Arzneispezialitäten in Packungseinheiten zu melden. 2. Eine Registerkarte Substanzen : Darin sind Anfangsbestand, Zu- und Abgänge etc. und Endbestand der jeweiligen Substanzen in Gramm (Suchtgifte: Gramm Wirkstoff; psychotrope Stoffe: Gramm Base) anzugeben. Betreffend der Zu- und Abgänge ist in zwei weiteren Registerkarten im Detail zu melden, welche Menge an welche berechtigte Stelle abgegeben bzw. welche Menge von welcher berechtigten Stelle bezogen wurde (nur damit ist der Inlandswarenstrom transparent). In diesen Registerkarten sind daher alle Bezüge bzw. Abgaben unter Angabe des Kunden/Lieferanten und der Menge aufzulisten. Jeder einzelne Warenstrom (aufsummiert pro Jahr) zwischen berechtigten Stellen ist nachvollziehbar aufzulisten. Diese Daten sollen mit den jeweiligen Einträgen in der Registerkarte Präparate / Substanzen in Summe übereinstimmen. Dazu gibt es eine Überprüfungsfunktion im Formular. Die beiden Registerkarten sind: 3. Registerkarte Inlandsverkehrsdaten Großhändler Hersteller IVK GRH HERST 4. Registerkarte Inlandsverkehrsdaten Detailhandel IVK Detailhandel Die Daten können sowohl händisch per Eingabeformular oder per Datenimport befüllt werden und es können fehlende Arzneispezialitäten/Substanzen ergänzt werden. Durch dieses System der Nachweisungslegung ist es dem BASG möglich, über ein eigenes Programm SUMI STAT die statistischen Daten über Suchtgifte und psychotrope Stoffe zu generieren. Diese sind bis 10. Juni jedes Jahres an das Bundesministerium für Gesundheit zur Berichterstattung an den Kontrollrat der Vereinten Nationen vorzulegen. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

5 Meldung von Bulkware und Rohstoffe (nicht verkaufsfertige Zubereitungen): Sollten im Betrieb suchtmittelhaltige Fertigarzneimittel (Endprodukte / Fertigprodukte) hergestellt werden, sind die suchtmittelhaltigen Ausgangsstoffe (Rohstoffe / Bulkware) in der Registerkarte Substanzen" zu melden. Für psychotrope Stoffe gilt: es ist seitens der Meldepflichtigen auf die reine, wasserfreie Base zurückzurechnen und in der Registerkarte in Gramm Base zu melden. Für Suchtgifte gilt: hier sind die jeweiligen möglichen Rohstoffe in der Registerkarte Substanzen" bereits vorhanden, die entsprechenden Werte sind einzutragen. Eine Umrechnung durch den Betrieb ist nicht erforderlich. Wichtige Hinweise zur korrekten Nachweisungslegung: Die Nachweisungen sind vollständig und gemäß den im gegenständlichen Handbuch dargelegten Vorgaben zu übermitteln. Eine nicht korrekte Nachweisungslegung stellt einen Verwaltungsstraftatbestand dar: 44. (1) Wer 1. den 5 bis 8 oder 9 Abs. 1 oder einer nach 10 erlassenen Verordnung ( ) zuwiderhandelt, begeht, wenn die Tat nicht den Tatbestand einer in die Zuständigkeit der Gerichte fallenden strafbaren Handlung bildet, eine Verwaltungsübertretung. (5) Wer eine Verwaltungsübertretung gemäß Abs. 1 bis 4 begeht, ist von der Bezirksverwaltungsbehörde mit Geldstrafe bis zu Euro, im Nichteinbringungsfall mit Freiheitsstrafe bis zu sechs Wochen zu bestrafen. Im Straferkenntnis gemäß Abs. 1 Z 1 kann auf den Verfall der den Gegenstand der strafbaren Handlung bildenden Sachen erkannt werden. In berücksichtigungswürdigen Fällen ist der Erlös der für verfallen erklärten Sachen dem Eigentümer auszufolgen. Es wird darauf hingewiesen dass der Suchtmittelverantwortliche der jeweiligen Betriebsstätte in vollem Umfang verpflichtet ist, Auskünfte zu Rückfragen zeitnah jedenfalls innerhalb der gesetzten Frist und vollständig zu erteilen. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

6 Systemvoraussetzungen Bitte beachten Sie, dass Microsoft Excel nur mehr ab der Version 2007 unterstützt wird. Speichern der Excel-Datei Egal welche Excel-Version Sie verwenden, die beiden Formulare sind jedenfalls mit der Datenendung.xlsm abzuspeichern. Nur dann kann eine fehlerfreie Funktion der Formulare gewährleistet werden. Makroeinstellung Die Makrosicherheit von MS-Office ist wie unten beschrieben auf niedrig einzustellen, da sonst der Programmcode nicht ausgeführt werden kann und die Eingaben nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden können. Sollten die Eingabefelder im Formular verschiebbar bzw. nicht auswählbar sein, ist dies ein Zeichen, dass die Makrosicherheit auf niedrig zu setzen ist. Dies erfolgt folgendermaßen: Office 2007, 2010: Datei / Optionen / Sicherheitscenter / Einstellungen für das Sicherheitscenter / Einstellungen für Makros / Alle Makros aktivieren / OK. Office 2013 Datei / Optionen / Trust Center / Einstellungen für das Trust Center / Makroeinstellungen / Alle Makros aktivieren / OK. Bitte beachten Sie, dass nach dem Ändern der Sicherheitseinstellung das Formular gespeichert und das Programm neu gestartet werden muss. Weitere Informationen zur Makrosicherheit finden Sie unter: 3b5ec213-efcc-4d48-9efd-83d097397a7e?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE Sprache Die Systemsprache sollte nach Möglichkeit Deutsch sein. Falls ein englisches Betriebssystem verwendet wird, müssen die Einstellungen so gewählt sein, dass ein Komma als (,) und nicht als (.) dargestellt wird. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

7 Ausfüllen des Formulars für Psychotrope Stoffe Deckblatt Im ersten Schritt ist das Deckblatt auszufüllen, da die Firmenverzeichnisdaten für die weitere Verarbeitung der anderen Registerkarten benötigt werden. Dazu sind folgende Schritte notwendig: 1) Auswählen Ihres Betriebes im Firmenverzeichnis: Durch Anklicken des Auswahlfeldes erscheint eine Dropdown-Liste mit einem vollständigen Firmenverzeichnis. Hier wählen Sie Ihren Firmennamen aus. Sollte das Auswahlfeld mit dem Firmenverzeichnis nicht zu öffnen sein, beachten Sie bitte die Anweisungen unter Makroeinstellung. Nach Auswahl des betreffenden Betriebs werden die Felder Betriebscode, Firma, Straße, PLZ und Ort automatisch befüllt. Im Falle, dass Sie Ihre Betriebsstätte nicht angeführt finden, wenden Sie sich bitte in jedem Fall an das BASG unter der eingangs angeführten Kontaktadresse. 2) Nachweisungsmeldung als Logistiker, Dienstleister Sollten Sie die Nachweisung für nicht in Ihrem Eigentum befindliche Produkte für Dritte erstellen, so ist im zweiten Firmenverzeichnis jener Betrieb auszuwählen, für den Sie die Nachweisung als Dienstleistung erstellen. 3) Händisches Befüllen der grün hinterlegten Felder : Die grün hinterlegten Felder Telefonnummer, , Datum, Unterschrift, Suchtmittelverantwortliche/r und Stellvertretung sind händisch zu befüllen. 4) Auswählen der Felder Substanzen und Präparate Abschließend ist auszuwählen, ob ihr Betrieb sowohl Substanzen als auch Präparate besitzt oder nur eines von beiden. Bei Leermeldungen ist ausschließlich nein auszuwählen. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

8 Registerkarte Präparate Das Formular besteht aus mehreren Registerkarten. In der Registerkarte "Präparate" sind in den vorhandenen Spalten der Anfangsbestand und alle bezogenen, abgegeben bzw. verbrauchten Mengen als Packungsanzahl anzugeben. Die Registerkarte Präparate kann manuell über das Eingabeformular befüllt werden für größere Datenmengen ist es auch möglich, das Formular automatisch über eine Importfunktion befüllen zu lassen. Manuelles Befüllen der Registerkarte über das Eingabeformular Bei Klick auf den Button Eingabeformular öffnet sich ein Popup Fenster. In der Zeile Suche (EAN-, PZN-Code, Name) kann nach dem jeweiligen Code bzw. dem Arzneispezialitätennamen gesucht werden. Die passenden Treffer werden rechts im freien Kästchen angezeigt. Sobald rechts ein Produkt ausgewählt wurde, erscheinen automatisch die Daten zu EAN-Code, PZN-Code, Arzneispezialität, STK/ml, Wirkstoff und BG/g. Anschließend können wie üblich die Anzahl an Packungen für den Anfangsbestand, Zugänge, Abgänge und den Endbestand befüllt werden. Zum Abschließen des Vorgangs klicken Sie auf Speichern. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

9 Nun kann der Vorgang für weitere Produkteinträge wiederholt werden. Sollten alle Einträge erledigt sein, klicken sie auf Speichern und Verlassen. Sämtliche durchgeführten Dateneingaben sollten nun in der Registerkarte Präparate ersichtlich sein. Für eine leichtere Übersicht sind unter anderem folgende Grundfelder filterbar: Eingabe von nicht gelisteten Arzneispezialitäten (Neue) Arzneispezialitäten, die sich noch nicht in der Präparate-Stammdatenliste befinden, können mittels Eingabeformular hinzugefügt werden. Hierzu klicken Sie wiederum auf den Button Eingabeformular wodurch sich das Pop-up Fenster Eingabe Präparate öffnet. Klicken Sie das Kästchen neues Präparat an. Vorsicht: Es dürfen ausschließlich Präparate eingegeben werden, die sich nicht bereits in der Registerkarte Präparate- Stammdaten befinden! Nun ist der Bereich Präparat freigeschalten. Bitte geben Sie nun den EAN-Code, PZN-Code, Arzneispezialitätenname, STK/ml, Wirkstoff und BG/g zu ihrem neuen Produkt an. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

10 Anschließend können wie oben beschrieben die Anzahl an Packungen für den Anfangsbestand, Zugänge, Abgänge und den Endbestand befüllt werden. Zum Abschließen des Vorgangs klicken Sie auf Speichern. Automatisches Befüllen der Registerkarte (Import von Datensätzen) Für größere Datenmengen ist es auch möglich, das Formular automatisch über eine Importfunktion befüllen zu lassen. Um einen Import durchzuführen, müssen die zu importierenden Daten zunächst von Ihrem Warenwirtschaftssystem in die Registerkarte IMPORT Präparate übertragen werden. Vorsicht: Die erste Spalte A ist für Fehlermeldungen reserviert und muss frei bleiben. Für den automatischen Datenimport von der Registerkarte Import Präparate in die Registerkarte Präparate müssen folgende Punkte beachtet werden: (*) Bei Vorhandensein einer Überschriftenzeile ist dies beim Dialogfenster Import Präparate anzugeben. (*) Für die Packungsanzahl können nur positive numerische Werte übernommen werden. (*) Für den Import ist es erforderlich, dass in jedem Datensatz vorzugsweise der passende EAN Code oder die PZN (Pharmazentralnummer) angegeben wird, da sonst ein Import nicht möglich ist. Hinweis: Alle für den Import relevanten EAN Codes bzw. PZN finden Sie in der Registerkarte Präparate-Stammdaten. Beispiel für einen zu importierenden Datensatz: Spalte B : EAN Code Spalte C: PZN Spalte D: Anfangsbestand Spalte E: Import Spalte F: Endbestand Sind alle notwendigen Spalten für den Datenimport vorhanden, wechseln Sie wieder in die Registerkarte Präparate und drücken den Button Import Präparate, um das Dialogfenster zu öffnen. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

11 Für einen erfolgreichen Datenimport sind die vorgegebenen Spalten im Dialogfenster mit Ihren Spalten in der Registerkarte Import Präparate abzugleichen (Mappen). Es ist zu beachten, dass das Feld A nicht befüllt werden kann, da hier die Fehlermeldungen angezeigt werden. Die weiteren Felder können je nach Vorhandensein der Information ausgefüllt werden. Laut unserem Beispiel wäre nun bei (EAN) A der Buchstabe B einzutragen, bei (PZN) B der Buchstabe C, bei (Anfangsbestand) H der Buchstabe D, bei (Importe) I der Buchstabe E und bei (Lagerendbestand) V der Buchstabe F. Weiters haben Sie die Möglichkeit, die von Ihnen eingepflegten Werte zu speichern. Hierfür klicken Sie vor Start des Imports auf den Button Werte speichern. Vor dem Import müssen Sie noch angeben, ob Sie eine Überschriftenzeile in der Registerkarte Import Präparate haben bzw. ob Sie bereits manuell eingetragene oder importierte Daten löschen möchten. Für den Start des Imports klicken Sie auf den Button Import starten Sollten Sie das Dialogfenster zu einem späteren Zeitpunkt nochmals öffnen, können Sie auf den Button Werte laden drücken und alle gespeicherten Daten werden wieder automatisch eingefügt. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

12 Nach Abgleich der vorhandenen Spalten werden mit Drücken des Buttons Import starten die richtigen Datensätze in die Registerkarte Präparate automatisch übernommen. Datensätze, die aufgrund einer fehlerhaften Angabe (falscher EAN Code oder PZN, Kommazahlen etc.) nicht importiert werden können, werden in der Registerkarte Import Präparate, Spalte A in roter Schrift angezeigt. Zusätzlich gibt es noch ein Pop-up Fenster Importergebnis in welchem die Anzahl an fehlerfreien und fehlerhaften Importen angezeigt wird. Fehlerhafte Werte (rot markierte Datensätze in Spalte A ) sind zu korrigieren und der Import erneut zu starten. VORSICHT: Wenn Sie den Import ein weiteres Mal durchführen, müssen Sie im Dialogfeld bei Daten löschen (Alle bereits importierten Daten löschen) auf Ja klicken. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

13 Prüfung InlandsVerKehrsdaten (IVK) Intern Es wurde eine verbesserte Funktion, Prüfung IVK Intern, generiert, mit der Sie nun die Möglichkeit haben, Ihre Angaben in der Registerkarte Präparate mit den Angaben in den Registerkarten IVK GRH HERST und IVK Detailhandel (IVK: Inlandsverkehr; Abgaben und Bezüge innerhalb Österreichs) abzugleichen. In der Registerkarte Präparate klicken Sie auf den Button Prüfung IVK intern ; nach fertiger Prüfung wird in einem Pop-up Fenster die Anzahl an fehlerfreien und fehlerhaften IVK-Zeilen angezeigt. Zur leichteren Bearbeitung der Fehler, werden diese in der jeweiligen Zeile in der Spalte W für den Großhandel und in der Spalte X für den Detailhandel angezeigt. Beispiel: Bezug: 1<>0 und Abgabe 1<>2 Verglichen werden die Spalten Inlandsbezug, Apothekenretouren, Inlandsverkauf an Sonstige und Inlandsverkauf an Detailhandel der Registerkarte Präparate und den Abgaben/Bezügen in den Registerkarten IVK. Bedeutet, dass in der Registerkarte Präparate beim Inlandsbezug 1 Pkg. angegeben wurde und in der Registerkarte IVK GRH HERST keine Angaben zu finden sind. Bei der Abgabe wurde in der Registerkarte Präparate in der Spalte Inlandsabgabe an Sonstige 1 Pkg. angegeben und in der Registerkarte IVK GRH HERST wurden 2 Pkg. angeführt. Beispiel: Abgabe: 1500<>1200 Bedeutet, dass in der Registerkarte Präparate bei der Inlandsabgabe an Detailhandel 1500 Pkg. angegeben wurden und in der Registerkarte IVK Detailhandel summiert lediglich 1200 Pkg. aufgelistet sind. Registerkarte Substanzen In der Registerkarte "Substanzen" sind in den vorhandenen Spalten der Anfangsbestand 2015 und alle bezogenen, abgegebenen bzw. verbrauchten Mengen als Gramm Base anzugeben. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

14 Die Registerkarte kann manuell mittels Eingabeformular befüllt werden für größere Datenmengen ist es möglich, das Formular automatisch über eine Importfunktion befüllen zu lassen. Manuelles Befüllen der Registerkarte über das Eingabeformular Bei Klick auf den Button Eingabeformular öffnet sich ein Popup Fenster. In der Zeile Suche (Substanz-Code, Name) kann nach dem jeweiligen Code bzw. dem Substanznamen gesucht werden. Die passenden Treffer werden rechts im freien Kästchen angezeigt. Sobald rechts eine Substanz ausgewählt wurde, erscheinen automatisch die Daten zu Substanzcode und der Name der Reinsubstanz. Anschließend können wie üblich Werte für den Anfangsbestand, Zugänge, Abgänge und den Endbestand eingegeben werden. Zum Abschließen des Vorgangs klicken Sie auf Speichern. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

15 Nun kann der Vorgang für weitere Einträge wiederholt werden. Sollten alle Einträge erledigt sein, klicken sie auf Speichern und Verlassen. Sämtliche durchgeführten Dateneingaben sollten nun in der Registerkarte Substanzen ersichtlich sein. Eingabe von neuen Substanzen Neue Substanzen, die sich noch nicht in der Substanzen-Stammdatenliste befinden, können mittels Eingabeformular hinzugefügt werden. Hierzu klicken Sie wiederum auf den Button Eingabeformular wodurch sich das Pop-up Fenster Eingabe Substanzen öffnet. Klicken Sie das Kästchen neue Substanz an. Vorsicht: Es dürfen ausschließlich Substanzen eingegeben werden, die sich nicht in der Registerkarte Substanzen- Stammdaten befinden! Nun ist der Bereich Substanz freigeschalten. Bitte geben Sie nun den Substanzcode und Reinsubstanz zu Ihrer neuen Substanz an. Anschließend können wie oben beschrieben Werte in Gramm Base für den Anfangsbestand, Zugänge, Abgänge und den Endbestand eingegeben werden. Zum Abschließen des Vorgangs klicken Sie auf Speichern. Automatisches Befüllen der Registerkarte (Import von Datensätzen) Für größere Datenmengen ist es möglich, das Formular automatisch über eine Importfunktion befüllen zu lassen. Um einen Import durchzuführen, müssen die zu importierenden Daten zunächst von Ihrem Warenwirtschaftssystem in die Registerkarte IMPORT Substanzen übertragen werden. Vorsicht: Die erste Spalte A ist für die Fehlermeldungen reserviert und muss frei bleiben. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

16 Für den automatischen Datenimport von der Registerkarte Import Substanzen in die Registerkarte Substanzen müssen folgende Punkte beachtet werden: (*) Bei Vorhandensein einer Überschriftenzeile ist dies beim Dialogfenster Import Substanzen anzugeben. (*) Für den Import ist es erforderlich, dass in jedem Datensatz der passende Substanz Code angegeben wird, da sonst ein Import nicht möglich ist. Hinweis: Alle für den Import relevanten Substanz-Codes finden Sie in der Registerkarte Substanzen-Stammdaten. Beispiel für einen zu importierenden Datensatz: 3561 Alprazolam Spalte B : Substanz Code Spalte C: Name Spalte D: Anfangsbestand Spalte E: Import Spalte F: Endbestand Sind alle notwendigen Spalten für den Datenimport vorhanden, wechseln Sie wieder in die Registerkarte Substanzen und drücken den Button Import Substanzen, um das Dialogfenster zu öffnen. Für einen erfolgreichen Datenimport sind die vorgegebenen Spalten im Dialogfenster mit Ihren Spalten in der Registerkarte Import Substanzen abzugleichen (Mappen). Es ist zu beachten, dass das Feld A nicht befüllt werden kann, da hier die Fehlermeldungen angezeigt werden. Die weiteren Felder können je nach Vorhandensein der Information ausgefüllt werden. Laut unserem Beispiel wäre nun bei (Substanz-Code) A der Buchstabe B einzutragen, bei (Anfangsbestand) C der Buchstabe D, bei (Importe) D der Buchstabe E und bei (Lagerendbestand) O der Buchstabe F. Weiters haben Sie die Möglichkeit, die von Ihnen eingepflegten Werte zu speichern. Hiefür klicken Sie vor Start des Imports auf den Button Werte speichern. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

17 Vor dem Import müssen Sie noch angeben, ob Sie eine Überschriftenzeile in der Registerkarte Import Substanzen haben bzw. ob Sie bereits manuell eingetragene oder importierte Daten löschen möchten. Für den Start des Imports klicken Sie auf den Button Import starten Sollten Sie das Dialogfenster zu einem späteren Zeitpunkt nochmals öffnen, können Sie auf den Button Werte laden drücken und alle gespeicherten Daten werden wieder automatisch eingefügt. Nach Abgleich der vorhandenen Spalten werden mit Drücken des Buttons Import starten die richtigen Datensätze in die Registerkarte Substanzen automatisch übernommen. Datensätze, die aufgrund einer fehlerhaften Angabe (falscher Substanz-Code, negative Werte etc.) nicht importiert werden können, werden in der Registerkarte Import Substanzen, Spalte A in roter Schrift angezeigt. Zusätzlich gibt es noch ein Pop-up Fenster Importergebnis in welchem die Anzahl an fehlerfreien und fehlerhaften Importen angezeigt wird. Prüfung Inlandsverkehrsdaten (IVK) Intern Mit der Funktion Prüfung IVK Intern haben Sie die Möglichkeit, Ihre Angaben in der Registerkarte Substanzen mit den Angaben in den Registerkarten IVK GRH HERST und IVK Detailhandel abzugleichen. Kommt es zu Abweichungen, werden diese in der Spalte P für Großhandel und Spalte Q für Detailhandel angezeigt und sind entsprechend zu korrigieren. Zur leichteren Bearbeitung der Fehler, werden diese in der jeweiligen Zeile getrennt nach Bezug und Retouren angezeigt. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

18 Registerkarte IVK GRH HERST Präparate und Substanzen In der Registerkarte "IVK GRH HERST" sind alle Abgaben und Bezüge an/von österr. Herstellern oder Großhändlern anzugeben. Die Registerkarte kann für kleine Datenmengen manuell über die Funktion Eingabeformular oder für größere Datenmengen über die Funktion Import aus Arbeitsblatt befüllt werden. Befüllen mittels Eingabeformular Durch Drücken des Buttons Eingabeformular wird ein Eingabefenster geöffnet. Mittels Eingabe des EAN Codes, PZN oder des Namens der Arzneispezialität/ Reinsubstanz in das Feld Suche (Code oder Produktname), öffnet sich rechts eine Auswahlliste, aus der die gewünschte Arzneispezialität bzw. Reinsubstanz ausgewählt werden kann. Durch Auswählen der gewünschten Arzneispezialität oder Reinsubstanz im rechten Feld werden die Felder EAN- oder PZN-Code, Arzneispezialität/Reinsubstanz und Stk/ml automatisch befüllt. Die beiden Felder Anzahl Pkg od Gramm und Abgabe/Bezug sind händisch einzugeben. Für das Feld Abgabe/Bezug ist es ausreichend, wenn Sie A (Abgabe) oder B (Bezug) eingeben. Das Feld Betriebscode und Name wird durch Auswahl des Kunden/Lieferanten in der obigen Dropdown-Liste automatisch befüllt. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

19 Ihr Betriebscode wird automatisch vom System übernommen. Achtung!: Wenn zusätzlich zu einer Eingabe mittels Funktion Eingabeformular ein Import durchgeführt werden soll, ist zuerst der Import durchzuführen, da es sonst eventuell zu einem Verlust der bereits eingegebenen Daten kommen kann. Nach Drücken des Buttons Speichern, werden die Daten in die Registerkarte IVK GRH HERST importiert. Nun können weitere Präparate/Reinsubstanzen eingegeben werden. Sobald alle Inlandsverkehrsdaten eingetragen wurden, bitte den Button Speichern und Verlassen drücken, um ins ausgefüllte Excelformular zurückzukehren. Sind bereits eingefügte Zeilen zu ändern oder zu löschen, wird durch Doppelklick auf jene Zeile, die sie ändern wollen, das Eingabeformular erneut geöffnet. Änderungen können nun im Eingabeformular durchgeführt werden. Mit dem Button Eingabefelder leeren wird die entsprechende ausgewählte Zeile vollständig gelöscht. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

20 Automatisches Befüllen der Registerkarte Für einen automatischen Import der Inlandsverkehrsdaten sind die zu importierenden Daten aus Ihrem Warenwirtschaftssystem in die Registerkarte IMPORT IVK GRH zu übertragen. Für einen Import ist es notwendig, dass jeder zu importierende Datensatz folgende Angaben enthält: EAN Code oder Substanzcode Anzahl Packungen oder Gramm Abgabe oder Bezug und Betriebscode des Kunden/Lieferanten Weitere Angaben wie Arzneispezialität, Name des Kunden oder Ihr eigener Betriebscode sind für einen erfolgreichen Import nicht erforderlich. VORSICHT: Die Spalte A ist wiederum für die Fehler- oder Erfolgsmeldung reserviert. Hinweis: Alle für den Import relevanten Betriebscodes finden Sie in der Registerkarte Firmenverzeichnis. Beispiel für einen zu importierenden Datensatz: A 48xxxx (Spalte B: EAN Code ) (Spalte D: Pkg) (Spalte E: Abgabe/Bezug) (Spalte F: Betriebscode Kunde) Sind alle erfoderlichen Spalten für den Import vorhanden, wechseln Sie wieder in die Registerkarte IVK GRH HERST und drücken den Button Import IVK GRH, um das Importfenster zu öffnen. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

21 Sollten bereits Daten eingegeben worden sein, so ist das Feld Anfügen anzuklicken. Sollten bereits vorhandene Daten überschrieben werden, so ist das Feld Überschreiben anzuklicken. IVK GRH eine Überschriftenzeile vorhanden ist. Für einen erfolgreichen Import sind die vorgegebenen Spalten in der Registerkarte IVK GRH HERST mit Ihren Spalten in der Registerkarte Import IVK GRH abzugleichen (Match). Im Abschnitt Erste Zeile enthält Überschriftenzeile können Sie auswählen, ob in der Registerkarte Import Weiters haben Sie vor Start des Imports die Möglichkeit, die von Ihnen eingepflegten Werte mittels dem Button Werte speichern zu speichern. Die Werte können dann bei weiteren Importen durch Klicken auf Werte laden herangezogen werden. Nach Abgleich der vorhandenen Spalten werden mit Drücken des Buttons Import starten die Daten automatisch in die Registerkarte IVK GRH HERST übernommen. Erfolgreich importierte Datensätze werden in der Registerkarte Import GRH in der Spalte A mit dem Wortlaut fehlerfrei importiert angezeigt, fehlerhafte Datensätze befinden sich in roter Schrift in den oberen Zeilen mit dem Hinweis auf den Fehler z.b: (B) EAN oder PZN unbekannt. Registerkarte IVK Detailhandel Präparate und Substanzen In der Registerkarte "IVK Detailhandel" sind alle Abgaben und Retouren an/von österr. Detailhandel (z.b. Apotheken) anzugeben. Die Registerkarte kann für kleine Datenmengen über die Funktion Eingabeformular oder für größere Datenmengen über die Funktion Import IVK DET befüllt werden. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

22 Befüllen mittels Eingabeformular Das Befüllen ist identisch wie in der Registerkarte IVK GRH HERST. Lediglich der Name der Apotheke/Anstaltsapotheke bzw. PLZ der Apotheke sind selbständig einzutragen. Automatisches Befüllen der Registerkarte Für einen automatischen Import ist es auch hier notwendig, dass jeder zu importierende Datensatz folgende Angaben enthält: EAN Code bzw. Substanzcode, Anzahl Packung oder Gramm, Abgabe oder Bezug, Name der Apotheke sowie Postleitzahl der Apotheke. Weitere Angaben wie Arzneispezialität oder Ihr eigener Betriebscode sind für einen erfolgreichen Import nicht erforderlich. Beispiel für einen zu importierenden Datensatz: A Apotheke XY 8020 (Spalte B: EAN Code ) (Spalte E: Abgabe/Bezug) (Spalte F: Name des Kunden) (Spalte G: PLZ) Beim Import handelt es sich um den selben Vorgang, wie bei der Registerkarte IVK GRH HERST. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

23 Ausfüllen des Formulars für Suchtgifte Bei der Arzneispezialität Papaveretum 15,4 mg/ml Amp. 10x1,1 ml ist darauf zu achten, dass die Anfangs-, Bezugs- und Abgabedaten lediglich unter Codein hydrochloride.2h2o einzutragen sind. Diese Werte werden im AGES-Statistikprogramm in weiterer Folge auf Morphine hydrochloride.3h2o übertragen. Deckblatt Entspricht dem Deckblatt des Psychotropen Formulars. Registerkarte Präparate Entspricht der Registerkarte des Psychotropen Formulars. Registerkarte Substanzen In der Registerkarte "Substanzen" sind in den vorhandenen Spalten der Anfangsbestand und alle bezogenen, abgegebenen bzw. verbrauchten Mengen als Gramm Wirkstoff (nicht in Base!) anzugeben. Die restlichen Funktionen entsprechen der Registerkarte des Psychotropen Formulars Registerkarte IVK GRH HERST Auch hier sind die Substanzdaten nicht als Base zu melden sondern in Gramm je Wirkstoff. Die restlichen Funktionen entsprechen der Registerkarte des Psychotropen Formulars. Registerkarte IVK Detailhandel Auch hier sind die Substanzdaten nicht als Base zu melden sondern in Gramm je Wirkstoff. Die restlichen Funktionen entsprechen der Registerkarte des Psychotropen Formulars. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24

24 Ausfüllen der Inventurformulare Deckblatt Entspricht dem Deckblatt der Nachweisungsmeldungen. Registerkarte Präparate Entspricht der Registerkarte der Nachweisungsmeldungen. Einzutragen sind unter der Spalte Anfangsbestand zum jeweils die Inventurmengen des aktuellen Jahres. Registerkarte Substanzen Entspricht der Registerkarte der Nachweisungsmeldung für Psychotropen Stoffe (Eintragungen in Gramm Base) bzw. für Suchtgifte (Eintragungen als Gramm Wirkstoff). Einzutragen sind unter der Spalte Anfangsbestand zum jeweils die Inventurmengen des aktuellen Jahres. Problembehandlung Wenn Sie Probleme beim Öffnen der Nachweisungsformblätter bzw. beim Ausführen von Funktionen (Eingabeformular oder Auswahllisten funktionieren nicht) haben, überprüfen Sie bitte die Makrosicherheitseinstellungen von MS-Excel auf Ihrem Arbeitsplatz. Weitere Informationen dazu finden Sie unter: -- Office Office Für Auskünfte hinsichtlich der technischen sowie funktionalen Komponenten steht Ihnen Herr DI Martin Hofstätter unter zur Verfügung. Für Auskünfte hinsichtlich der Meldung der Suchtmitteldaten steht Ihnen Frau Andrea Ungersbäck oder Frau Tanja Kern unter der -Adresse zur Verfügung. L_INS_VIE_GMDP_I120_03 Gültig ab: von 24