Vorwort. Thomas Lucas-Nülle. Autor Product Information Management in Deutschland

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2 Vorwort Seite 1 Vorwort In den letzten Jahren sind einige Studien erschienen, in denen Softwarelösungen zu Produktdatenmanagement oder Product Information Management (PIM) verglichen werden. Alle Studien kommen mehr oder weniger offen zu dem gleichen Ergebnis. Der Markt für Lösungen (Software- und Dienstleistungslösungen) ist nicht nur schwer durchschaubar, sondern in seiner Vielzahl der Funktionalitäten auch nur schwer in vergleichbare Strukturen zu bringen. Daher ist es kaum sinnvoll, sich in die Reihe der schon vorliegenden Studien zu Softwarevergleichen, die alle mehr oder weniger vollständig versuchen den Markt der Softwarelösungen zu eruieren, einzureihen. Folglich befasst sich dieses Werk vielmehr mit den grundsätzlichen Ansätzen des Product Information Managements und versucht Klarheit in die begriffliche Welt und die technologischen Ansätze zu bringen. Die Markterhebung hat das Ziel, erstmals ein klar abgegrenztes Kundenpotential für diesen Markt zu definieren und vor allem anhand von Best- Practise Vergleichen dem Leser aufzuzeigen, wo die Chancen im Product Information Management stecken. So ist diese Studie an die Unternehmen und Leser gerichtet, die noch keine Lösung im Bereich Product Information Management integriert haben, sich gerade mit dem Thema beschäftigen oder angrenzende Themen wie Cross Media Publishing bzw. medienneutrale Produktdatenhaltung bearbeiten. Bei allen Informationen innerhalb dieses Werkes ist zu beachten, dass einem Projekt in diesem Umfeld eine fundierte Analyse und ein strukturierter Auswahlprozess vorangehen sollten. Die spezifischen Anforderungen der einzelnen Unternehmen sind mindestens ebenso vielfältig wie die Lösungen. Die langfristig richtige Lösung zu finden sollte insbesondere im Product Information Management das Ziel sein. Denn es geht um den wichtigsten Teil des Unternehmenswissens die Informationen zu den Produkten! Thomas Lucas-Nülle Autor Product Information Management in Deutschland

3 Seite 2 Gliederung Gliederung Abbildungs- und Abkürzungsverzeichnis 4 1. Executive Summary 7 2. Grundlagen Product Information Management Bedeutung und Einordnung 2.2 Abgrenzung des Product Information Managements zu den Bereichen ERP/WWS/CRM und PRM 2.3 Waren- und Informationsfluss im e-business Die Content Supply Chain im Überblick Definition und Abgrenzung Sell-Side Definition und Abgrenzung Buy-Side Produktdatenhaltung Das Kernsystem eines PIM Ansätze und Aspekte der Produktdatenhaltung im PIM Granularität der Datenhaltung Klassifikation von Daten Datensynchronisation Pflegeoberflächen Zusätzliche Tools notwendige Features oder nützliche 26 Helfer? Prozessmanagement/Workflow Übersetzungsmanagement Klassifikationsunterstützung Controllingtools Standards für Datenimport und Ausgabekonfiguration Lösungsansätze Sell-Side Lösungsansätze Buy-Side Wann ergibt die Einführung eines PIM-Systems Sinn? Kriterien für die Sell-Side Kriterien für die Buy-Side Methodik der Markterhebung Untersuchungssystematik Quellen und Arten der Befragung Befragung Eingesetzte Analysemethoden Analysierte Märkte Lösungsansatz für Industrie/Hersteller Lösungsansatz für Handel/Großhandel Unterschiedliche Anforderungen von B2B und B2C 43

4 Gliederung Seite 3 5. Betrachtetes Marktpotential Marktpotential für den Bereich Sell-Side Marktpotential für den Bereich Buy-Side Cluster nach Unternehmensformen Cluster nach Branchen Best-Practise Auswertungen Grunddaten der Befragungsgruppe Internationale Ausrichtung Vertriebskanäle und genutzte Medien Einkaufskanäle und genutzte Medien auf der Buy-Side Best-Practise Vergleiche im Bereich Industrieunternehmen 6.6 Best-Practise Vergleiche im Bereich Großhandel Best-Practise Vergleiche im Bereich Handel allgemein Best-Practise Vergleiche allgemein Softwareauswahl und Projektrealisierung Wahl des richtigen Partners Software- oder Lösungspartner? Die optimale Projektvorgehensweise Erfolgsfaktoren Best-Practise Lösungen realisierte Projekte Systematik der Darstellung Zusammenstellung der präsentierten Lösungen ContentServ GmbH DHW Informationsmanagement e-pro solutions GmbH eggheads CMS GmbH Heiler Software AG hybris GmbH jcatalog Software AG PIRONET NDH AG Poet GmbH Stibo Catalog SysCon GmbH Viamedici Software GmbH 96 Anhang 98 Impressum 104

5 Grundlagen Seite 9 2. Grundlagen Im Kapitel Grundlagen werden die wesentlichen Begrifflichkeiten des Product Information Managements (PIM) und inhaltlich verwandter Themengebiete erläutert. Diese Einführung ist gerade auch für diejenigen Leser interessant, die sich zum ersten Mal mit dieser Thematik auseinandersetzten. 2.1 Product Information Management Bedeutung und Einordnung Zum Themenbereich Product Information Management existieren eine Vielzahl von Bezeichnungen, die häufig synonym oder in ähnlicher Bedeutung verwendet werden. Für den Anwender ist es oftmals schwierig Unterschiede zu erkennen oder die Begrifflichkeiten richtig einzuordnen. Zunehmend hat sich jedoch in näherer Vergangenheit der Begriff Product Information Management (kurz PIM) durchgesetzt. Im Anschluss wird zunächst das Product Information Management näher erklärt, bevor dann weitere synonym verwendete Begriffe beschrieben werden. Produktinformationen die Basis des unternehmerischen Erfolges liegen in einem Unternehmen häufig nicht zentral gebündelt vor, sondern sind über viele Mitarbeiter und Abteilungen verstreut. So findet man Produktinformationen in der Entwicklungsabteilung, im Warenwirtschaftssystem, bei den Produktmanagern oder beispielsweise im Vertrieb. Was versteht man genau unter PIM? Als Produktinformationen werden alle Produktbeschreibungen in unterschiedlichen Sprachen, Preise und Rabatte, technische Attribute und vor allem Produktbeziehungen bezeichnet. Produktbeziehungen bestehen zu anderen Produkten, Zubehör oder Ersatzteilen aber insbesondere auch zu Media Assets (Bilder, Dokumente). Desweiteren muss die unterschiedliche Art der Verwendung von Produktinformationen beachtet werden. So muss in einem Katalog das Produkt ansprechend dargestellt werden. Dies geschieht in erster Linie durch detaillierte Produktbeschreibungen, der Darstellung von Preisinformationen und natürlich durch Bilder. Für die Logistikabteilung wiederum sind Informationen zu den Abmessungen und das Gewicht des Produktes (Länge, Breite, Höhe) viel wichtiger, um z. B. die Frachtkosten ordnungsgemäß zu bestimmen.. Dass eine verstreute Art der Datenhaltung alles andere als vorteilhaft ist, liegt auf der Hand. Dabei ist ein großer Vorteil, dass Unternehmen nicht bei Null anfangen müssen, sondern bereits bestehende Systeme wie z. B. ein Warenwirtschaftssystem nutzen können, um vorhandene Informationen in das PIM zu integrieren. Das Product Information Management stellt in diesem Zusammenhang einen Lösungsansatz zur zentralen, medienneutralen Datenhaltung dar. Es bietet Lösungen zur effizienten Datenübernahme, Datenverwaltung, Datenanreicherung und Datenausgabe an. Dank PIM können sämtliche einkaufs-, produktions- und kommunikationsrelevanten Daten zeit- und kostensparend verwaltet werden.

6 Seite 10 Grundlagen In einem nächsten Schritt werden die Daten automatisch den Anwendern, die damit arbeiten bzw. sie benötigen, zur Verfügung gestellt. Aufgrund der Tatsache, dass sich erst in jüngerer Vergangenheit der Begriff Product Information Management durchgesetzt hat, existieren in diesem Zusammenhang noch eine Vielzahl von weiteren Begriffen. Diese werden im folgenden kurz erläutert und ggf. korrekt in den Zusammenhang gestellt. Synonym verwendete Begriffe PDM Produktdatenmanagement, Product Data Management Der Begriff PDM hat sich aus dem Engineering Data Management (EDM, s. u.) entwickelt. Heute geht der Trend jedoch dahin, den Begriff in Richtung PLM, Product Lifecycle Management (s. u.), auszuweiten. Im Kern geht es um die zweckmäßige Verwaltung, oder auch das Management, aller entwicklungsrelevanten (Produkt-) Daten und die Koordinierung notwendiger Abläufe, die zur Produktfertigung benötigt werden. Bei den Daten handelt es sich primär um Daten, die die Produktstruktur beschreiben. Im engen Zusammenhang mit PDM steht die Verwaltung von CAD-Daten (CAD Computer Aided Design, auch Computer Aided Drawing). CAD ist im Wesentlichen die rechnergestützte Entwicklung und Konstruktion von Produkten und Anlagen. Die eigentliche Entwicklung auf diesem Feld begann schon in den 80er Jahren, als in großem Umfang CAD-Systeme zum Einsatz kamen. Um der Produktdatenflut zu begegnen, wurde es nötig, Systeme zu entwickeln, die eine strukturierte Verwaltung von CAD- Daten ermöglichte. Gefragt war also ein Datenmanagement-Werkzeug, dass es möglich machte, neben den CAD-Modellen auch die zahlreichen anderen digitalen Informationen zu verwalten. Die Ausrichtung dieser Systemwelt ist jedoch im Gegensatz zum PIM eher intern bzw. entwicklungsseitig getrieben. Eine sinnvolle Verwaltung von allgemeinen Produktinformationen ist in solchen Systemen eher die Ausnahme (z. B. für Produktkonfiguratoren). PRM Product Resource Management Diese Wortschöpfung wird nur noch von vereinzelten Softwareanbietern im PIM Umfeld synonym zum Begriff Product Information Management verwendet. Aufgrund der hohen begrifflichen Nähe zum ERP-Umfeld und der begrifflichen Doppelverwendung (siehe Kap. 2.2 Partner Relationship Management ) wird er sich wahrscheinlich nicht durchsetzen. PCM Product Content Management Der Ausdruck PCM wird ebenfalls synonym zum Begriff PIM verwendet. Er findet jedoch überwiegend im englischen und französischen Sprachraum Verwendung. PLM Product Lifecycle Management PLM ist eher als Organisations- und Managementansatz und weniger als eine IT-Technologie zu verstehen. Es verfolgt eine Strategie zur Koordination von Geschäftsprozessen und zur Verwaltung umfangreicher Daten. PLM ist ausgerichtet auf die Optimierung vollständiger Produktlebenszy-

7 Grundlagen Seite 11 klen von der ersten Idee, über die Produktentwicklung, Produktionsaufbau, Produktänderungen, Instandhaltungsmanagement etc. Ziele des PLM sind vorwiegend kürzere Innovationszyklen, Möglichkeit zur schnellen Reaktion bei Marktveränderungen und natürlich auch hier Rationalisierungseffekte und Kosteneinsparung durch optimierte Prozesse. EDM Engineering Data Management Das Engineering Data Management sorgt für die Verwaltung von Abläufen und Daten, die im Laufe eines Produktlebenszyklus bei der Entwicklung neuer Produkte oder der Änderung von vorhandenen Produkten entstehen (Workflow Management). Ein EDM-System generiert, bearbeitet und verteilt Informationen. MAM Media Asset Management Unter Media Assets werden sowohl multimediale, unstrukturierte Objekte zusammengefasst, wie Bilder, Grafiken, Präsentationen oder Rich-Media-Daten (Audio, Video usw.), als auch strukturierte Metainformationen (Metainformationen sind Daten über Daten ). Werden die Medieninformationsobjekte mit strukturierten Metainformationen verbunden, so entsteht ein werthaftes Asset. Strukturierte Metainformationen sind z. B. Informationen zu Autor, Urheberrechten, Erstelldatum, Formatierungsinformationen, Inhaltsbeschreibungen oder Informationen zum Farbmanagement. CMP Cross Media Publishing Ein weiterer wichtiger Ausdruck ist das Cross Media Publishing. Dieser Begriff wurde zunächst in Werbeagenturen sowie in der Druckbranche geprägt. Er stammt also ursprünglich aus der grafischen Industrie. Im Rahmen der Mediaplanung soll durch vorteilhafte Medienauswahl eine optimale Werbewirksamkeit für das Unternehmen erzielt werden. In diesem Zusammenhang hat sich der Begriff Cross Media konzipiert. Er beschreibt zum einen den Einsatz verschiedener synergetisch wirksamer Medien (Print, Web, Radio, TV), zum anderen bezieht sich Cross Media auf die einzelnen Medienbausteine wie Text, Bild, Grafik, Audio- oder Videodateien. Bei Betrachtung letzterer liegt der Fokus auf der medienübergreifenden Mehrfachnutzung der medialen Einzelbausteine. Unter CMP versteht man allgemein gesprochen das (möglichst zeitgleiche) Veröffentlichen in verschiedenen Medien, wie z. B. Web- oder Print- Medien. Aufgrund der häufig eher printlastigen Ausrichtung der Anbieter von CMP-Lösungen wird die Bedeutung einer medienneutralen, strukturierten und auf alle Medien ausgerichteten Datenhaltung meist unterschätzt. So entstehen im zweiten Schritt oft hohe Aufwendungen zur Anbindung weiterer Medien oder die Lösung bleibt hinter den heutigen technischen Möglichkeiten zurück. Bei kleinen Sortimenten oder sehr einfachen Pro-

8 Seite 12 Grundlagen duktstrukturen kann eine CMP-Lösung im Gegensatz zur Installation eines PIM-Systems jedoch durchaus sinnvoll sein. Der Begriff Cross Media Publishing stammt wie das Media Asset Management aus der Welt der Medienunternehmen. Folgend werden Begriffe erläutert, die häufig in engem Kontext mit PIM verwendet werden: Begriffe im engen Kontext zu PIM DMS Document Management System Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet sowohl elektronisch als auch nicht elektronisch erzeugte Dokumente. Es ist verantwortlich für die Organisation der Dokumente in folgenden Phasen: Planung, Entwurf, Erstellung Weitergabe und Verteilung Ablage und Archivierung Folgenden Ansprüchen muss das DMS dabei gerecht werden: Integration von Dokumenten aus verschiedenen Quellen Schnittstelle zu den Ressourcen eines Unternehmens Darstellung der Geschäftsprozesse im Sinne des Workflows ( Arbeitsfluss ). Im Dokumentenmanagement werden verschiedene Arten von Dokumenten unterschieden: technische Zeichnungen, Bibliotheken, Behördenakten und sonstige Unterlagen (z. B. Faxe, Mails, Geschäftsbriefe, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferavis etc.). Bei allen Dokumentenarten geht es primär um die Verwaltung und das Wiederauffinden der Daten. CMS Content Management System WCMS Web Content Management System Ein CMS verwaltet Inhalte und stellt diese im Internet zur Verfügung. Es besteht in der Regel aus einer modular aufgebauten Software. Sie ermöglicht das Verwalten und Strukturieren von digitalen Inhalten wie Texten, Bildern, Musik- oder Videodaten. Neben der reinen Verwaltung von Inhalten sichert das CMS die Archivierung, die Medienverwaltung und vor allem das Benutzer- und Workflowmanagement. Der Content des Unternehmens steht im Mittelpunkt und nicht die Verwaltung von Produktinformationen. Bei der Ausarbeitung der Internetseiten werden dabei der Inhalt der Websites und das Web-Layout strikt voneinander getrennt. Die sogenannten Templates bilden die Vorlage für den Inhalt der Internetseiten und werden später mit dem Webdesign verbunden. Ändert sich später das Layout, so muss nicht erst der komplette Inhalt neu eingegeben werden, sondern es werden nur die Templates modifiziert. Da eine Mehrfachnutzung von Inhalten möglich ist, können Arbeitsläufe stark vereinfacht und optimiert werden.

9 Grundlagen Seite 13 Abb. 1: Einordnung der Begriffe PDM, PIM, DMS, CMS ECM Enterprise Content Management ECM ist eher als eine Art Überbegriff zu bezeichnen und beschreibt sowohl Produkte und Lösungen als auch einen gesamten Markt und eine Branche. ECM umfasst sämtliche Technologien, Methoden und Werkzeuge in einem Unternehmen, die zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Archivierung und Bereitstellung elektronischer Inhalte benötigt werden. Zum Enterprise Content Management gehören die verschiedensten, gebräuchlichsten Technologien wie Web Content Management, elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement, Workflow, Business Process Management und u. a. auch das Product Information Management. 2.2 Abgrenzung des Product Information Managements zu den Bereichen ERP/WWS/CRM und PRM Im Themenumfeld des Product Information Managements sind weitere Begrifflichkeiten von Bedeutung um eine Einordnung der Product Information Management zu verstehen. Diese werden in diesem Kapitel näher erläutert und vorgestellt. Erläuterung der Begriffe: ERP, WWS, CRM, PRM ERP Enterprise Resource Planning Die Ressourcen eines Unternehmens wie Kapital, Betriebsmittel und Personal müssen für einen effizienten Betriebsablauf sorgfältig geplant werden. Diese Planungsphase, der ERP-Prozess, wird in den meisten Unternehmen durch ein komplexes ERP-System (ERP-Software) sichergestellt. Ziel eines solchen Systems ist es, möglichst alle Geschäftsprozesse abzubilden.

10 Seite 14 Grundlagen Zentrale Funktionsbereiche eines ERP-Systems sind: Materialwirtschaft (u. a. Beschaffung, Lagerhaltung) Fertigung Controlling Personal Finanz- und Rechnungswesen Forschung und Entwicklung Verkauf und Marketing Je nach Wirtschaftszweig können unterschiedliche Anforderungen an eine ERP-Software gestellt werden. Daher haben die großen Software- Anbieter in diesem Bereich branchenspezifische Lösungen in ihrem Programm. Typische ERP-Systeme sind SAP/R3, Baan, Navision, Alphaplan oder JD Edwards. Alleine in Deutschland existieren weit über 900 Anbieter von ERP-Lösungen. Die transaktionsorientierte Ausrichtung von ERP-Systemen führt dazu, dass sie für die Aufgabe des Product Information Managements in der Regel nicht geeignet sind. Immer wieder werden jedoch durch ERP-Anbieter Lösungen in diesem Umfeld installiert. Diese werden jedoch den Anforderungen an ein modernes PIM-System häufig nicht gerecht. WWS Warenwirtschaftssystem Hauptaufgabenfelder sind die Verwaltung sowie die Planung und Steuerung der Materialbewegung (zeitlich, räumlich und nach Menge) in einem Unternehmen. Desweiteren wird der Warenfluss zwischen Lieferanten, Kunden und dem Lager koordiniert. Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) organisiert den Warenfluss eines Unternehmens. Die zu verwaltenden Bereiche sind u. a.: der Verkauf (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung) die Lagerhaltung (Bestandführung, Mindestbestand) der Einkauf (Bestellung, Bestellvorschlagsermittlung) Beispiele für weitere mögliche Bereiche eines WWS sind: statistische Auswertung der Daten aus dem WWS Verwaltung von Verkaufsfilialen Kassenschnittstelle für den Direktverkauf Ebenso wie das ERP, ist das WWS eher transaktionsorientiert. Somit gelten hier dieselben Einschränkungen wie oben genannt. CRM Customer Relationship Management Das Customer Relationship Management (CRM) wird im Deutschen mit Kundenmanagement übersetzt. CRM ist gewissermaßen die strategische Ausrichtung eines Unternehmens auf seine Kunden. Dieses Kommunikationsinstrument dient langfristig gesehen dem Aufbau einer kontinuierlichen Beziehung zum Kunden. Im Mittelpunkt der Überlegung stehen die Kundenzufriedenheit, die Umsetzung der Kundenwünsche sowie die Kundenbindung.

11 Grundlagen Seite 15 Ein CRM-System ermöglicht die Versorgung der Kunden mit dem für ihn optimalen Angebot und versetzt eine Firma in die Lage, zu wissen, was der Kunde wann benötigt. Dementsprechend kann zeitnah und kostensparend ein optimales Angebot offeriert werden. PRM Partner Relationship Management Das Partner Relationship Management (PRM) bezeichnet alle Aktivitäten, die ein Unternehmen ausarbeitet und durchführt, um die Beziehungen zu Geschäftspartnern effizient und wirtschaftlich erfolgreich zu gestalten. Beziehungen zwischen Unternehmen und Lieferanten bestehen durch die Lieferung von Produkten und Dienstleistungen, in Form von Geldströmen und durch den Austausch von Informationen und Technologien. Im Gegensatz zum CRM stehen hier die (Geschäfts-) Partner- und nicht die Kundenbeziehungen im Mittelpunkt. Beide Begriffe haben jedoch etwas mit der Außenwirkung des Unternehmens zu tun. In Abgrenzung zum Product Information Management stellen das CRM und PRM die notwendigen Kundeninformationen und das PIM die notwendigen Produktinformationen für ein potentielles One-to-One Marketing oder den direkten Partnerdatenaustausch zur Verfügung. Es macht jedoch aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen keinen Sinn in jeweils dem anderen System entsprechende Daten vorzuhalten. Jedoch ist eine Integration und Verknüpfung der Informationseinheiten durchaus sinnvoll und gewinnbringend. Die nachfolgende Abbildung zeigt anschaulich die Einordnung von PIM in die verschiedenen Bereiche. Neben den beteiligten weiteren Systemen werden auch die unterschiedlichen Datenlieferanten und die Ausgabeund Präsentationsmöglichkeiten dargestellt. Abb. 2: Einordnung von PIM in die verschiedenen Bereiche des e-business Deutlich wird hier der übergreifende Ansatz des PIM zur strukturierten Erfassung, Anwendung, Sicherung und Übersetzung aller vorhandener Informationen und Daten.

12 Seite 104 Impressum Impressum Product Information Management in Deutschland Marktstudie 2005 Herausgeber und Bezugsquelle Lucas-Nülle Consulting & Partner Scharnhorstplatz Northeim Geschäftsführung Thomas Lucas-Nülle Erscheinungstermin Mai 2005 Verkaufspreis 99,00 Euro zzgl. MwSt. (inklusive Versand innerhalb BRD) Verlag plv pro literatur Verlag Robert Mayer-Scholz, Mammendorf ISBN: Alle Angaben, trotz sorgfältiger redaktioneller Bearbeitung, ohne Gewähr. Alle Informationen der Unternehmen beruhen auf freiwilligen Angaben und sind ohne Gewähr. Alle Rechte vorbehalten. Weder die Studie noch Teile der Studie dürfen ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung des Herausgebers vervielfältigt oder verbreitet werden. Dies gilt auch für die Verbreitung durch Funk, Fernsehen, fotomechanische Wiedergabe und Tonträger jeder Art. Lucas-Nülle Consulting & Partner, Northeim 2005