Neue Anforderungen an das Anwaltsoffice

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1 Neue Anforderungen an das Vortrag beim Deutschen stag am 17. Mai 2007 in Mannheim - Arbeitsgemeinschaft smanagement - Hermann Brem, leiter

2 I. Inhalt 1. Einleitung 1.1. Definition: Das als Qualitätseinheit S. 5/ Grafik: + = S. 6/32 2. Neue Anforderungen an die und an das 2.1. Grafik: Exogene Faktoren wirken auf die S. 7/ Konkurrenzdruck (Statistik szulassungen) S. 8/ Erwartungen der Mandanten S. 9/ Anforderungen an Managementfähigkeit S. 10/ Technische Innovation S. 11/ Qualifikations- Schere S. 12/ Fachkräftemangel S. 13/ Kosten-/Ertragsdruck S. 14/32 Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

3 I. Inhalt (Fortsetzung von S. 2) 3. Wege zur wettbewerbsfähigen 3.1. strategie S. 15/ Fachliche Spezialisierung des s (Grafik) S. 16/ Marketing S. 17/ Qualitätsmanagement Interne Prozesse S. 18/ Personalmanagement S. 19/ Kosten- und Ertragsmanagement S. 20/ Kostenmanagement (IT, Einkauf, Travel Management,...) S. 21/ Controlling S. 22/ Controlling (Beispiel eines Auswertungs-Tools) S. 23/32 4. Zusammenfassung 4.1. Endogene Erfolgsfaktoren S. 24/32 Grafik Das gut geführte = die erfolgreiche 4.2. Leitsätze S /32 Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

4 I. Inhalt (Fortsetzung von S. 3) II. ANHANG (1) Referent S. 28/32 (2) Dank S. 29/32 (3) Literatur S /32 Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

5 1. Einleitung 1.1. Definition: Das als Qualitätseinheit Technische Infrastruktur + Personelle Ressourcen + Management = Qualitätseinheit Ziel: => Optimale Verknüpfung der anwaltlichen Wertschöpfung mit den unterstützenden Prozessen: optimaler Ertrag Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

6 1. Einleitung = Technische Infrastruktur + Personelle Ressourcen + Management = Qualitätseinheit + /Wertschöpfung = Managed Law Firm Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

7 2. Neue Anforderungen an die und an das 2.1. Exogene Faktoren wirken auf die Erwartungen der Mandanten Technische Innovation Konkurrenzdruck Qualifikations- Schere Anforderungen an Managementfähigkeit Kosten-/Ertragsdruck Fachkräftemangel Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

8 2. Neue Anforderungen an die und das 2.2. Konkurrenzdruck nimmt weiter zu Konkurrenzdruck szulassungen 2002/07: + 23% Nummer 9 bei sdichte in Europa weiterhin jährl RAe Umsätze wachsen zugunsten mittlerer und großer Wirtschaftskanzleien Konkurrenz durch andere Beratungen Gesetzesänderung Rechtsberatung Höhere Volatilität der Mandanten Trend zum Spezialisten (vgl. Facharzt Hausarzt) War of Talents Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

9 2. Neue Anforderungen an die und das 2.3. Erwartungen der Mandanten steigen Mandanten- Erwartungen Persönliche Verfügbarkeit des s Bessere Erreichbarkeit Kürzere Reaktionszeiten Mehr Transparenz der Fallbearbeitung ( Web- bzw. E-Akte ) Statusbericht Kostenbewußtsein Bewußtsein für Wettbewerbssituation bei Anwälten Kostendruck in Unternehmen Persönliche Bindung Mandant nimmt ab Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

10 2. Neue Anforderungen an die und das 2.4. Anforderungen an Managementfähigkeit steigen Management- Fähigkeit Fähigkeit zur Mitarbeiterführung Soft Skills Selbstorganisation Präsentations- Techniken Komplexere organisatorische und kaufmännische Zusammenhänge müssen erfasst werden Klassische Arbeitsteilung Sekretariat ändert sich Entscheidungsprozesse beschleunigen sich Kommunikationsprozesse beschleunigen sich Spezialisierung bei externen Dienstleistungen Höhere Erwartungen anspruchsvollerer Mitarbeiter Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

11 2. Neue Anforderungen an die und das 2.5. Technische Innovationen entwickeln sich rasant Technische Innovation Höhere Investitionskosten, die sich In immer kürzeren Zeiträumen amortisieren müssen Unmittelbarer Zugriff des Mandanten auf den Kommunikationstechnik: , Mobiltelefonie, Blackberry Festnetz-Telefonie s-software (lfd. Updates) Digitale Diktiertechnik Web-Technik (Internet, Homepage, elektronische Newsletter, Online- Datenbanken, Online- Auskunft) Leistungsstarke IT- Infrastruktur nötig (Server, Hardware, Software) Datensicherheit (Firewall) Wissens-Management... Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

12 2. Neue Anforderungen an die und das 2.6. Qualifikations-Schere wird laufend weiter Qualifikations- Schere Aus- und Fortbildungsangebote für Anwälte und Rechtsanwaltsfachangestellte sind darauf nicht oder kaum vorbereitet Anforderungen an Anwälte und nichtjuristische Mitarbeiter zur Bewältigung der wertschöpfenden und unterstützenden Prozesse innerhalb der werden laufend umfangreicher Immer kürzere Halbwertszeit fachlicher Qualifikation Zeitlicher Aufwand für Information steigt Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

13 2. Neue Anforderungen an die und das 2.7. Fachkräftemangel wird zunehmen Fachkräfte -Mangel Geringer Bekanntheitsgrad des Ausbildungsberufs Schlechtes Image/Gehalt Sinkende Absolventenzahlen Wird nicht mehr durch Neue Bundesländer kompensiert Fachkräfte aus anderen Ausbildungsberufen (z. B. Fremdsprachensekretärin) werden ebenfalls weniger Konkurrenz artverwandter Unternehmen, z. B. Versicherungen Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

14 2. Neue Anforderungen an die und das 2.8. Kosten-/Ertragsdruck steigt Kosten-/ Ertragsdruck Höhere Kostenbelastung durch: Fortbildungsbedarf (Fachanwalt, Mitarbeiter, Literatur) Marketing IT-Infrastruktur Steigende Personalkosten Mangelnde Managementkapazität führt schnell zu höheren Opportunitätskosten Allgemeine Bonität der schaft sinkt => Fremdfinanzierungen von Investitionen schwieriger Kleinere Einheiten verpassen Skaleneffekte (Mengenrabatte) Mangelnde Kostentransparenz durch fehlendes Controlling Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

15 3. Wege zum erfolgreichen 3.1. strategie (weiter-)entwickeln Panta rhei,... Das Gute ist des Besseren Feind,... The Early bird catches the worm,... = Managed Law Firm Strategie Qualifiziertes Marketing Qualitätsmanagement - Interne Prozesse Personalmanagement Kosten-/ Ertragsmanagement Ziele: Was sind meine/unsere Themen, wo will ich/wollen wir hin? Welche Mandanten will ich/passen zu mir? Was ist meine Leistung am Markt wert? Was muss ich dafür tun? Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

16 3. Wege zum erfolgreichen Fachliche Spezialisierung der schaft mit hohen Zuwachsraten Grafik (BRAK): Entwicklung der zugelassenen Fachanwälte seit 1960: o : + 309% (= ) o jährlich: + ca. 10% o inzwischen 18 Fachanwaltschaften o Zusatzausbildungen: Mediation, Wirtschaftsprüfung, StB,... Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

17 3. Wege zum erfolgreichen 3.2. Marketing erreichen durch: Ziele: Mandatsbeziehungen......verbessern...erneuern...vertiefen Neue Mandanten und Mandate Strategie = Managed Law Firm Qualifiziertes Marketing Qualitätsmanagement - Interne Prozesse Personalmanagement Kosten-/ Ertragsmanagement Intensivere Beratung der Mandanten Fachkompetenz Mandantenveranstaltungen Mandanteninfos Print Externe Präsenz: Fachvorträge, Netzwerke, Mandatsbezogenes Reporting Branding, CI/CD Interne Prozesse darauf ausrichten! Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

18 3. Wege zum erfolgreichen 3.3. Qualitätsmanagement Interne Prozesse Ziele: Standards und Abläufe entwickeln/kontrollieren/ verbessern Verbesserte Kommunikation Kompetenzen regeln Strategie = Managed Law Firm Qualifiziertes Marketing Qualitätsmanagement - Interne Prozesse Personalmanagement Kosten-/ Ertragsmanagement erreichen durch: Dokumentation Einhaltung von Spielregeln Respekt vor Kompetenzen Kontinuierliche Verbesserung Strukturierte Besprechungen Problemlösungskompetenz aufbauen Wissensmanagement: Lernende Organisation Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

19 3. Wege zum erfolgreichen 3.4. Personalmanagement Ziele: Qualifizierte Mitarbeiter rekrutieren Mitarbeiter führen/motivieren Mitarbeiterkompetenzen entwickeln/qualifizierung Strategie = Managed Law Firm Qualifiziertes Marketing Qualitätsmanagement - Interne Prozesse Personalmanagement Kosten-/ Ertragsmanagement durch: Besseres Recruiting Kooperativen Führungsstil Leistungsanreize/ Faires Gehalt Vertrauen Informationsteilhabe und strukturierte Kommunikation Respekt vor Kompetenzen Problemlösungskompetenz aufbauen Beste Ausbildung und Qualifizierung Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

20 3. Wege zum erfolgreichen 3.5. Kosten-/Ertragsmanagement Ziele: Produktivität erhöhen Kosten kontrollieren Kostenquote senken Erträge steigern Strategie = Managed Law Firm Qualifiziertes Marketing durch: Qualifiziertes Kostenmanagement Controlling Qualitätsmanagement - Interne Prozesse Personalmanagement Kosten-/ Ertragsmanagement Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

21 3. Wege zum erfolgreichen Kostenmanagement (IT, Einkauf, Travel Management,...) Strategie Ziele: bestmögliche Konditionen erzielen Kosten priorisieren qualifizierte Lieferantenbeziehungen = Managed Law Firm Qualifiziertes Marketing Qualitätsmanagement - Interne Prozesse Personalmanagement Kosten-/ Ertragsmanagement durch: Kompetenz im Win-Win- Situation mit Lieferanten Rechnungsmanagement (OPOS) Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

22 3. Wege zum erfolgreichen Controlling Ziele: Kosten- und Ertragstransparenz schaffen Maßnahmen entwickeln zeitnah handeln können Strategie = Managed Law Firm Qualifiziertes Marketing Qualitätsmanagement - Interne Prozesse Personalmanagement Kosten-/ Ertragsmanagement durch: einfache Tools regelmäßige Auswertung Vergleichszahlen Priorisierung Lfd. Verfeinerung Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

23 3. Wege zum erfolgreichen Controlling (Beispiel eines Auswertungs- Tools) Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

24 4. Zusammenfassung 4.1. Endogene Erfolgsfaktoren Das gut geführte = die wettbewerbsfähige Ziele erreichen: Zufriedene = Managed Law Firm Strategie Qualifiziertes Marketing Qualitätsmanagement - Interne Prozesse Mandanten Zusätzliche Mandate Motivierte Mitarbeiter Personalmanagement Kosten-/ Ertragsmanagement Technisch fit Kosten im Griff Ertrag gesichert Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

25 4. Zusammenfassung 4.2. Merksätze Die entscheidenden Prozesse gewinnen Sie in Ihrer. Delegieren Sie Kompetenzen und Verantwortung! Konzentrieren Sie sich auf Ihre Fachkompetenz als! = Managed Law Firm Schaffen Sie Kostentransparenz! Investieren Sie in sich! Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

26 4. Zusammenfassung 4.2. Merksätze Die eigentliche Macht sitzt im Sekretariat. Fordern Sie Ihre Mitarbeiter! Fördern und qualifizieren Sie Ihre Mitarbeiter! = Managed Law Firm Nutzen Sie das Potenzial Ihres! Investieren Sie in die Infrastruktur! Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

27 4. Zusammenfassung 4.2. Merksätze Der sberuf bleibt im Umgang mit den Mandanten trotz aller neuen Anforderungen immer noch ein People Business. Aber der entscheidende Erfolgsfaktor sitzt im! = Managed Law Firm Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

28 II. ANHANG (1) Referent Hermann Brem geboren 1961 bei München Kontakt: Schwarz Kelwing Wicke Westpfahl Rechtsanwälte Wittelsbacherplatz 1, München Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Seit 2002: leiter/büroleiter bei Schwarz Kelwing Wicke Westpfahl Rechtsanwälte, Berlin - Düsseldorf - Frankfurt am Main - München : Niederlassungsleiter München bei Strametz & Partner GmbH (Personalberatung), Liederbach/Frankfurt am Main : Consultant, Projektmanager, Director, zuletzt Personalleiter bei Alexander Proudfoot International S. A. (Managementberatung), Brüssel : Studium der Betriebswirtschaftslehre in München und Köln Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

29 II. ANHANG (2) Dank an meine Gesprächspartner/innen zur Vorbereitung dieses Vortrags: Prof. Dr. Gero Himmelsbach, Rechtsanwalt, Romatka & Koll., München Uwe M. Erling, LL.M., Rechtsanwalt, Nörr Stiefenhofer Lutz, München Dr. Josef Zeller, Rechtsanwalt und Dr. Bernd Joch, Rechtsanwalt/Fachanwalt für Arbeitsrecht, Schwarz Kelwing Wicke Westpfahl Rechtsanwälte, München Sabine Jungbauer, Rechtsfachwirtin, Isar-Fachseminare Jungbauer, München Mayk Schega und Astrid Prag, Schega & Nagel Personalberatung GmbH Petra Seiwert und Katharina Himmel, Poolia Deutschland GmbH (Personalberatung), München Dank auch an meine Kollegin, Frau Karin Raab, für die Unterstützung bei der Erstellung dieser Power Point-Präsentation Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

30 II. ANHANG (3) Literatur Baumert, Dieter/Frey, Wolf C.: Mehr Erfolg durch Wissensmanagement? Denkanstöße v Baumert, Dieter: Performance-Management als Führungsaufgabe zur Entwicklung von skanzleien. Denkanstöße v Blase, Friedrich: Das Management von Mitinhabern. Betriebs-Berater, 60. Jg., BB-Special 11, Heft 41, Budras, Corinna: Post vom. FAZ v , S. C 5 Bundesrechtsanwaltskammer: Leitfaden strategie - Der Weg zu einem klaren profil, 1. Auflage, Berlin März 2006 Bundesrechtsanwaltskammer: Leitfaden Mandantenbindung & Akquise - Aktiv neue Mandate für Ihre gewinnen, 1. Auflage, Berlin August 2006 Bundesrechtsanwaltskammer: Leitfaden PR & Werbung - Schritte zu einem professionellen auftritt, 2. Auflage, Berlin Dezember 2006 Bundesrechtsanwaltskammer: 10 Fitmacher für den Wettbewerb, 1. Auflage, Berlin Februar 2006 Creutz, Marcus: Anwälte nutzen Marketingpotenzial. Handelsblatt v Deutscher verein (Hrsg.): TQM - Qualitätsmanagement in der skanzlei, DAV- Leitfaden, Bonn 1997 Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

31 II. ANHANG (3) Literatur (Fortsetzung von Seite 30) Deutscher verein und FORUM Junge schaft (Hrsg.): DAV-Ratgeber für junge Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, 10. überarbeitete Auflage, Berlin 2004 Economist: International law firms: Trying to get the right balance. Economist v Germ, Michael: Die ideale Organisation Stabile Prozesse als Grundlage hochwertiger sberatung. Vortrag bei der Herbsttagung der Arbeitsgemeinschaft smanagement im DAV, Berlin Groß, Wolf-Peter: management wer macht den Unterschied? in Betriebs-Berater, 60. Jg., BB-Special 11, Heft 41, Heussen, Hejo: Das ideale Miteinander. Zusammenarbeit in der spraxis effektiv gestalten. Vortrag bei der Herbsttagung der Arbeitsgemeinschaft smanagement im DAV, Berlin Hommerich, Christoph: Strategiebildung, Vortrag bei Schwarz Kelwing Wicke Westpfahl am Hommerich, Christoph: Strategisches Vertrauensmarketing, Vortrag bei Schwarz Kelwing Wicke Westpfahl am Johnston, William G.: Why Firms Fail A Look at US Law Firm Dissolutions from , Hildebrandt International, März 2004 JUVE Handbuch: Die permanente Revolution, JUVE Handbuch: Nationaler Überblick, Ausgabe 2006/2007, S Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32

32 II. ANHANG (3) Literatur (Fortsetzung von Seite 31) JUVE Handbuch: Zeit für Entscheidungen, JUVE Handbuch: Nationaler Überblick, Ausgabe 2005/2006, S JUVE Handbuch: Der Silberstreif am Horizont, JUVE Handbuch: Nationaler Überblick, Ausgabe 2004/2005, S Kilian, Matthias/vom Stein, Jürgen (Hrsg.): Praxishandbuch für skanzlei und Notariat, Deutscher verlag, Bonn 2005 Maister, David: Vom operativen zum strategischen Controlling. Vortrag beim DATEV Open 2001 Kongress für Rechtsanwälte, Berlin, am Mauer, Reinhold/Krämer, Andreas/Becker, Rolf: führung für rechts- und wirtschaftsberatende Berufe, Band 1, 2. Auflage, München 2000 Rabe, Hans-Jürgen: Geleitwort in: en in Deutschland 2007, S Reich, Sylvia: Reno ein Berufsbild im Wandel. Kurzvortrag zum 50-jährigen Bestehen der Reno Darmstadt am Rollmann Christian/Stückemann, Wolfgang: Der erfolgreiche. Vortrag am Schwiecker, Florian: Heute schon an morgen denken. Facts, April 2007, S. 58f. Hermann Brem, 2007, München - Neue Anforderungen an das, DAT von 32