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1 Informationen für Treuhänder eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

2 eezy tool Information für Treuhänder 2 Was ist eezy tool? Produkt Philosophie Korrekte Verbuchung im Betrieb beim Eintreffen der Belege und diese endgültig ablegen. eezy tool verwirklicht dieses Ziel Software einfach vollständig wirtschaftlich hohe Qualität der erfassten Daten kein Datentransfer nötig: online Buchhaltung Support sicher Ablagesystem Alle Belege im einem Ordner Einen Ordner pro Monat Standardisierte Ablageregister Keine Verschiebung der Belege eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

3 eezy tool Information für Treuhänder 3 Einfaches Konzept Dateneingabe Tabellen mit festen vordefinierten Buchungssätzen Umsatz, Kreditkarten, Inventar, Lohnjournal... Eingabe Zahlen direkt eingeben Korrektur Zahlen überschreiben Löschen 0 eingeben eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

4 eezy tool Information für Treuhänder 4 Einfaches Konzept Dateneingabe Tabellen mit einem wählbaren vordefinierten Buchungssatz Kassabuch, Finanzinstitut, Kunden-/Lief.-Rechnungen... Neue Eingabe klicken Sie auf dieses Button oder drücken Sie auf die Taste INS Ihrer Tastatur Korrektur / F2 Zeile markieren und Taste F2 drücken Abschliessen oder Doppelklick auf die Zeile Eine Zeile löschen Zeile markieren und auf dieses Button klicken, oder auf die Taste DEL Ihrer Tastatur drücken eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

5 eezy tool Information für Treuhänder 5 Einfaches Konzept Dateneingabe Einheitliche Buchungsmaske Wer? Namen des Lieferanten / Kunden / Angestellten Was? Art der erhaltenen / gegebenen Leistungen Geben Sie den Anfangsbuchstaben eines Wortes ein und drücken Sie <enter> Suchen Sie den gewünschten Text mit diesen Pfeilen auf Ihre Tastatur oder Standardtexte und Artikel können Sie hier ändern eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

6 eezy tool Information für Treuhänder 6 Einfaches Konzept Arbeitsperiode Daten monatlich eingeben Wählen Sie hier den Buchungsmonat Daten werden getrennt für Kunden und die Buchhaltungsstelle in derselben Datenbank eingegeben. eezy Der Kunde darf in den grünen Monaten Daten eingeben, verändern. Trustee Die Buchhaltungsstelle darf in den roten Monaten Daten eingeben, verändern Abschluss Wenn der Kunde Daten von einem Monat abschliesst, wechselt die Farbe des abgeschlossenen Monats von grün auf rot. Bedeutung des Schlüssel-Symbols Monat offen eezy Eingabe & Veränderung möglich Trustee Eingabe & Veränderung gesperrt Monat geschlossen eezy Eingabe & Veränderung gesperrt Trustee Eingabe & Veränderung möglich eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

7 eezy tool Information für Treuhänder 7 Generelles Arbeitsmethode Erfassen Sie die Belege jeden Tag Monatliche Arbeitsperiode Belege in eezy tool eingeben und sofort ablegen : «Nimmt man einen Beleg zweimal in die Hand, hat man etwas falsch gemacht.» Benutzen Sie wenn immer möglich die Tastatur : <Enter>, Tab. und Shift+Tab., Esc., Ins., Del., F4 (Auswahl), F2 (Mutieren & speichern) Das eezy tool standardisierte Ablagesystem: Ablage der Dokumente gemäss dem eezy tool Register Die eezy tool standardisierte Ablage reduziert die Suchzeiten und spart Kosten. Sind die Saldi der Finanzinstitut-Konten richtig: Liste der offenen Kundenrechnungen korrekt Liste der offenen Lieferantenrechnungen korrekt. eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

8 eezy tool Information für Treuhänder 8 Generelles Allgemeines Sortieren der Daten Im Titelfeld der Tabelle klicken Schnelle Suche In der Tabelle, Anfang eingeben, von dem was Sie suchen Ändern / Speichern F2 Taste F2 drücken Suchmodul / Export in Excel Datum Suche nach dem Datum, unabhängig des Buchungsmonats Periode Suche im Buchungsmonat, unabhängig des Belegdatums Auftragsnummer Zahlungsauftrag detailliert eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

9 eezy tool Information für Treuhänder 9 Anwendung der Module Registrierkasse / Umsatz Monats- und Jahresvergleich Effektiv Budget Vorjahr Liste Monatliche Zusammenfassung Kundenrechnungen (Debitor) Leistungen zusammenstellen Rechnungen mit oder ohne Titel (Betriebskonfiguration) Mitteilung in der Rechnung Einheit und Betrag müssen leer bleiben. (Artikel Text) Adresse / Betreff ändern F3 Taste F3 drücken (Einmalige Mutation) Kassabuch / Finanzinstitut Kostenaufteilung: Auf einem Beleg sind mehrere Kosten aufgeführt Erste Zeile mit dem ersten Aufwandkonto und Betrag Zweite Zeile: Belegnummer der ersten Zeile wiederholen (ohne Positionsnummer) eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

10 eezy tool Information für Treuhänder 10 Anwendung der Module Inventar Artikel mit Preis-History Übersichtliche Liste der Inventarveränderungen (13 Monate) Inventarlisten Artikel sichtbar / nicht sichtbar (monatliche Konfiguration der Inventarlisten) Lieferantenrechnungen (Kreditor) Betrag / Datum / Finanzverbindung ändern F3 Taste F3 drücken (Einmalige Mutation) Optionen Löschen von Zahlungsverbindungen Gutschrift Minus-Betrag eingeben Lohnjournal Lohnarten können mehrmals vorhanden sein Kontakte Löschen von Kontakten Mutationen Export der Kontakte in Excel Achtung : je nach PC und Datenmenge kann es mehrere Minuten dauern eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

11 eezy tool Information für Treuhänder 11 Daten Transfer Abschluss der Daten und bereitstellen für die Treuhandstelle Datenkontrolle Vor dem Datenabschluss werden automatische Kontrollen durchgeführt. Ein Fehlerprotokoll (eezytrans.log) wird geschrieben (zum Öffnen: Notepad.exe benutzen) Teil A Kann am Ersten des folgenden Monats abgeschlossen werden Teil B Kann erst später abgeschlossen werden, da die Lief.- Rechnungen später verbucht werden (Berechnung der Bruttomargen) Abschluss von mehreren Monaten History Wer hat was und wann abgeschlossen eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

12 eezy tool Information für Treuhänder 12 eezy tool Daten schnell kontrollieren Umsatz / Kassensaldo Liste Monatliche Zusammenfassung ausdrucken Umsatztotal mit dem Registrierkassenabschluss vergleichen Entwicklung des Saldos im Kassabuch kontrollieren Restantssaldo (Hotel mit Front Office Programm) kontrollieren Kundenrechnungen (Debitoren) Wählen Sie den Teil «Zahlung» «Alte» offene Kundenrechnungen nach Plausibilität kontrollieren Zahlungsdatum kontrollieren: ausserhalb des Buchungsmonats? Terminal KKreditkarten Wählen Sie den Teil «Zahlung» «Alte» offene Beträge nach Plausibilität kontrollieren Zahlungsdatum kontrollieren: ausserhalb des Buchungsmonats? Kassabuch Buchungen nach diversen Kriterien sortieren Kontrolle der Glaubwürdigkeit gemäss Text, Kontonummer, MWSt.-Code Plausibilitätskontrolle des Saldos Evtl. detaillierte Kontrolle der Belege. (Sortieren nach Belegsnummer, abnehmend) Finanzinstitut Ist der Saldo korrekt? Total Ausgang zuerst mit dem Kontoauszug vergleichen und Buchungen ergänzen Dann Total Eingang mit dem Kontoauszug vergleichen und Buchungen ergänzen Check Trustee benutzen Lieferantenrechnungen (Kreditoren) Liste «Detail der Lieferantenrechnungen nach Nr.» oder Liste «Detail der Lieferantenrechnungen nach Konto» Plausibilitätskontrolle: Lieferantenname, Kontonummer, MWSt.-Code Evtl. detaillierte Kontrolle der Belege. (Sortieren nach Belegsnummer, abnehmend) eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

13 eezy tool Information für Treuhänder 13 FiBu Transfer FiBu Export Datenkontrolle Vor dem FiBu Export werden automatische Kontrollen durchgeführt. Ein Fehlerprotokoll (eezytrans.log) wird geschrieben (zum Öffnen: Notepad.exe benutzen) Individueller Export Jedes Modul kann separat exportiert werden Buchungen komprimieren Die Buchungen jedes Moduls können separat komprimiert werden und mit einem entsprechenden Text versehen. (Geeignet für TKK-Kommission, Lief.- Rechnung Zahlungen) ASCII Export Buchungen sind in einer ASCII Datei des gewünschten Formats geschrieben. Mit dem FiBu Programm müssen Sie die Datei importieren und verbuchen OLE Export Nur für SageSesam FiBu Option Test Kontrolle, ob die eezy tool FiBu Konten, in der SageSesam FiBu vorhanden sind Kontrolle, ob die eezy tool FiBu MWSt.-Codes, in der SageSesam FiBu vorhanden sind Ein Fehlerprotokoll wird geschrieben, enthaltend alle Konten und Codes die noch geöffnet / geändert werden müssen Buchung FiBu : Test wird automatisch durchgeführt Buchungen werden direkt in die FiBu SageSesam Datenbank geschrieben eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

14 eezy tool Information für Treuhänder 14 Archivieren Ausschluss der alten Daten Alte Buchungen können von der Datenbank herausgenommen und in eine separate Archivdatenbank eingefügt werden Nicht mehr gebrauchte Adressen können auch von der Datenbank eliminiert werden Die Datenbank wird danach komprimiert, was zur Verbesserung der Leistung führt. eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

15 eezy tool Information für Treuhänder 15 Konfiguration Basiskonfiguration Für eezy Benutzer nicht zugänglich Für die Konfiguration von: Kontoplan MWSt.-Code (In eezy tool ist der Begriff MWSt. auch für Vorsteuer benutzt) Tabellen mit festen definierten Buchungssätzen Tabellen mit einem wählbaren Buchungssatz Lohnparameter (eezy-salary) Betriebskonfiguration Für alle Benutzer zugänglich Für die Konfiguration von: Betriebsdaten Name, Adresse, Tel., MWSt.-Nr, Lizenznummer... Registrierkasse Aktive, Sparten, Service... Budget Umsatz pro Registrierkasse, Marge pro Sparte... Finanzinstitut Bank/Postfinance Kontonummer, ESR-Konto, Kundenrechnung Konfiguration, e-banking... Kreditkarten Kommissionssätze, Finanzkonto der Überweisung... Lunch-Check Kommissionssatz, Adresse, Abrechnungsnummer Transfer/Divers Periode für den Datentransfer, Standardordner für die Datenspeicherung, FiBu-Exporttyp... Optionen Check Eezy/Trustee, Externe- & Archivnummer eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

16 eezy tool Information für Treuhänder 16 Basiskonfiguration Kontenplan Hauptkonto Diese Hauptkonten müssen vorhanden sein. Sie sind für die Tabellendefinitionen (Dateneingabe) benötigt. Hauptkonto Anzahl Kommentar Registrierkasse 1 n Durchlauf/Kontrollkonto Kundenrechnung 1 Hauptkonto FiBu Kundenrechnung Position 1 Durchlauf/Kontrollkonto KKarten 1 Hauptkonto FiBu Kommission KKarten 1 Aufwandkonto Kommission Kassabuch 1 n Hauptkonto FiBu Finanzinstitut 1 n Hauptkonto FiBu Inventar 1 n Hauptkonto FiBu Lief.-Rechnungen 1 Hauptkonto FiBu Lief.-Rechnungen Position 1 Durchlauf/Kontrollkonto Lief.-Rechnungen Zahlung 1 Hauptkonto FiBu Lohnjournal 1 Durchlauf/Kontrollkonto Restants 1 Hauptkonto FiBu Restmeldung 1 Hauptkonto FiBu Tageseinzahlung 1 Hauptkonto FiBu Die Kontonummer der Hauptkonten können geändert werden. Wir empfehlen jedoch die Standardkonfiguration zu übernehmen. (Gastro Standard) FiBukonto Kontonummer für den Datentransfer in die Finanzbuchhaltung Kumulationskonto Das Konto wird für die Bruttomargenberechnung benötigt eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

17 eezy tool Information für Treuhänder 17 Basiskonfiguration Kontenplan Kontotyp und MWSt.-Codes: Kontotyp = Ertrag Verbunden mit einem Umsatz MWSt.-Code Kontotyp <> Ertrag Können nicht mit einem Umsatz MWSt.-Code verbunden werden Weitere Optionen MWSt.-Code blockieren z.b. für das Konto Sachversicherung, MWSt.- Code 0 MWSt.-Code <>0 oblig. Für Konten, deren Buchungen immer mit einem MWSt.-Codes versehen sind Hilfetext Hinweis beim Buchen eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

18 eezy tool Information für Treuhänder 18 Basiskonfiguration Kontenplan Kontonummer ändern Kontonummer können zu jeder Zeit geändert werden. Alle in eezy tool vorhandenen Buchungen sind sofort aktualisiert. Neues Konto mit Vorlage F3 Taste F3 drücken Neues Konto zuteilen Nach der Eröffnung eines neuen Kontos müssen Sie die Verbuchung auf dieses Konto erlauben. Wählen Sie Bearbeiten / Verbuchungskonto Wichtiger Hinweis für die Zuteilung von Konten Diese Hauptkonten dürfen nicht selber weiter zugeteilt werden: Registrierkasse Kundenrechnung Kundenrechnung Position KKarten Inventar Lief.-Rechnungen Lief.-Rechnungen Position Restmeldung Lohnjournal eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

19 eezy tool Information für Treuhänder 19 Basiskonfiguration MWSt.-Code Kunden mit MWSt.-Pauschalabrechnung FiBuCode Vorsteuer-Codes 0 eingeben MWSt.-Codes Code anpassen Wert Standardwerten nicht ändern Nicht MWSt.-pflichtige Kunden FiBuCode 0 eingeben Wert 0 eingeben MWSt.-Nummer In der Betriebskonfiguration, MWSt.-Nummer leer lassen. MWSt.-Code ändern MWSt.-Code können zu jeder Zeit geändert werden. Alle in eezy tool vorhandenen Buchungen werden sofort aktualisiert. eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

20 eezy tool Information für Treuhänder 20 Basiskonfiguration Umsatzsparten Für die Konfiguration der Registrierkassen Artikelkategorien Für die Konfiguration der Artikel, die in folgenden Modulen zur Verfügung sind Kundenrechnungen Kassabuch, Finanzinstitute Inventar Lieferantenrechnungen Die Kategorien können kumuliert werden. Einkauf / Lieferantenrechnungen (Zur Zeit nicht aktiv) Verkauf / Kundenrechnungen Inventar Kategorie Lohnjournal Für die Konfiguration der Tabelle Lohnjournal, in welcher das FiBu Lohnjournal eingegeben wird. eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

21 eezy tool Information für Treuhänder 21 Betriebskonfiguration Betrieb Anmeldung eines neuen Betrieb : Folgende Felder ausfüllen: «Betrieb, Adresse, Tel., Fax., PLZ/Ort» Auf das Button «Anmeldung drucken» klicken Formular per der eezy tool Ltd. senden Feld MWSt.-Abrechnung MWSt.-pflichtig effektiv nicht ändern MWSt.-pauschal-Abrechnung: Siehe Basiskonfiguration Registrierkasse Mehrere Registrierkassen Namen / aktiv / nicht aktiv Sparten / Service Mindestens eine Kategorie und einen Service bestimmen Service gemäss Tabelle Kontakt / Arbeitnehmer Budget Umsatz Pro Registrierkasse und Monat Bruttomarge Pro definiertes Kumulationskonto im Kontenplan Finanzinstitut Im Minimum die Konten definieren, die für die laufenden Buchungen gebraucht werden Konto Typ und Postkonto : ohne Clearing Nummer Konfiguration der Kundenrechnungen Rechnungen mit Beträgen brutto / netto Rechnungen mit Titeln (Zusammenstellung der Leistungen auf einer Rechnung) eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

22 eezy tool Information für Treuhänder 22 Betriebskonfiguration KKreditkarten Neue Kommissionen Doppelklick auf den Namen der aktuellen Karte Gültigkeitsdatum und neuer Wert eingeben Neue Karte Button anklicken und Kontakt auswählen Transfer / Diverses Monatlich / Vierteljährlich Teil A / Teil B / Button SET Standard-Ordner für die Datenspeicherung und Datentransfers Definieren Sie hier den Ordner, wo der FiBu-Export gespeichert wird. Wählen Sie hier den Ordner, wo Ihr FiBu Programm die Importdaten sucht. FiBu Export Typ Optionen Check Eezy / Check Trustee Punktieren der Buchungen / Kommunikation zwischen dem Kunden und dem Treuhandbüro / Externe Nummer Eingabe der Rechnungsnummer einer Lieferantenrechnung oder der Rechnung des Front Office Programms Feld Wer? Vereinfachte Eingabe... Im Kassabuch und Finanzinstitut können neue Kontakte mit der Taste F7 vereinfacht gespeichert werden. eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

23 eezy tool Information für Treuhänder 23 Import der FiBu-Daten bei der Treuhandstelle Vorbereitung Bitte führen Sie die folgenden Instruktionen genau aus bevor Sie eezy tool Daten in einem FiBu Programm importieren In EezyTool : Alle MWSt.-FiBu Codes müssen mit den MWSt. Codes der Finanzbuchhaltung übereinstimmen. (Nicht die MWSt. Codes in eezy tool abändern, sondern nur die MWSt. FiBu-Codes) Alle FiBu Konten müssen mit den Kontonummern der Finanzbuchhaltung übereinstimmen. (Nicht die Kontonummer von eezy tool abändern, sondern nur die eezy tool FiBu-Kontonummer) Im FiBu Programm: Die MWSt.-Abrechnungsmethode muss nach «vereinbartem»definiert sein. Alle "FiBu-Konten" müssen im FiBu Programm geöffnet werden. Vergessen Sie nicht die Durchlaufskonten Debitoren (1997), Kreditoren (2997), Lohn (2998) und Kreditoren in Zahlung (2007) zu öffnen! Datensicherung Machen Sie unbedingt eine Datensicherung im Finanzbuchhaltungsprogramm BEVOR SIE DIE DATEN IMPORTIEREN. eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

24 eezy tool Information für Treuhänder 24 Kontrolle eezy tool vor dem FiBu Export Umsatz Umsatzrapport des Kunden Hotel: Restantsliste Liste Monatliche Zusammenfassung Kontrolle bzw. vergleichen: o Umsatztotal o Saldo der Restants o Saldo des Kassabuches Visum auf Liste Register 4 Allgemeines Suchen nach nicht zugeordneten Buchungen (Unbekannt oder zum abklären) Finanzinstitut Monatskontoauszug des Finanzinstitut (auch von Postfinance) Saldo vergleichen Differenzen suchen: Zuerst Total Kolonne Ausgang beachten Sortieren nach Belegnummer Einzahlung von der Kasse Anfangsmonat, bzw. Monatsende (DL-Konto einrichten) Zahlung von KKarten Anfangsmonat, bzw. Monatsende Retour von Elektronischen Zahlungen ESR Datei nicht eingelesen Zinsverbuchung, VSteuer-Abzug eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

25 eezy tool Information für Treuhänder 25 Kontrolle eezy tool vor dem FiBu Export (Fortsetzung) Kundenrechnungen Kontrolle der offenen Kundenrechnungen o Restposten o Minus Saldo o Alte Position Haben Konto der erfassten Kundenrechnungen o Im Umsatz registriert oder nicht? o Plausibilität Terminalkreditkarten Kontrolle der offenen Kreditkarten o Restposten o Minus Saldo o Alte Position Kassabuch Saldo, Plausibilität Sort nach Konten o Plausibilität Text Konto MWSt. o Repräsentation 50% Sort nach Texten o Plausibilität Text Konto MWSt. Sort nach Belegnummer Z-A o Einzelkontrolle MWSt.-Betrag o VSt.-Abzug berechtigt Korrekturen auf Listen des Kunden eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

26 eezy tool Information für Treuhänder 26 Kontrolle eezy tool vor dem FiBu Export (Fortsetzung) Lieferantenrechnungen Liste erfasste Lieferantenrechnungen o Kontrolle Endbetrag o Kontrolle MWSt.-Betrag o Plausibilität Lieferantennamen Konto Evtl. Korrektur Text (Periode) Lohnjournal Erfasst? Kommentar bei Vorschüsse, Barauszahlung, Taggelder, Asylabzug... Kontrolle nach dem Import in der FiBu Nach dem ersten Import der eezy tool Daten in Ihrem Finanzbuchhaltungsprogramm, bitten wir Sie, den Erfolg in die Bilanz und in die Erfolgsrechnung des Finanzbuchhaltungsprogrammes zu kontrollieren. Danach vergleichen Sie die Saldi der folgenden Konten mit den entsprechenden Listen von eezy tool: Kassabuch Finanzinstitut Offene Kundenrechnungen Offene Kreditkarten Offene Lieferantenrechnungen Inventar eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

27 eezy tool Information für Treuhänder 27 Anleitung zum Datentransfer eezy tool Abacus Konfigurationskontrolle im eezy tool Mandant : In der Betriebskonfiguration muss der FiBu-Export vom Typ Abacus 2003 definiert sein. Im eezy tool während dem FiBu-Export, FiBu-Export Typ nochmals kontrollieren : Abacus 2003 eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

28 eezy tool Information für Treuhänder 28 Konfigurationskontrolle im Abacus Mandant : Die Konten 1997, 2997, 2998 und 3091 müssen als Liquiditätskonten definiert sein eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

29 eezy tool Information für Treuhänder 29 Anleitung zum Datentransfer eezy tool Abacus (Fortsetzung) Importieren im Abacus Mandant Abacus starten und Programm 5531 auswählen Zuerst einen Testlauf und danach eine definitive Übernahme durchführen eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

30 eezy tool Information für Treuhänder 30 Anleitung zum Datentransfer eezy tool Abacus (Fortsetzung) Importieren im Abacus Mandant (Fortsetzung) Achten Sie auf die hier unten ausgewählten Optionen eezy tool Ltd. St. Jakobs-Strasse 30 Postfach CH-4002 Basel

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