Leitfaden. Bistum Limburg

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1 Leitfaden KIP - KASSEN IM PFARRBÜRO Bistum Limburg Stand: Dezember 2013

2 2 3 Seite Seite Einleitung 4 Listen / Auswertungen 26 Allgemeine Erläuterungen Voraussetzung / Umsetzung Einführung Kassenjournal Finanzkontenjournal Abrechnung Buchungsstelle Ersatzbeleg Kontenzusammenführung Festlegung von Unterkassen (Teilkassen) 6 7 Monatsabschluss 28 Arbeitsweise von Unterkassen (Teilkassen) Zahlungsverkehr mit Buchungsstelle Stammdaten Prüflauf Erstellung Monatsabschluss Prüfung Monatsabschluss Buchungskonten Unterkassen (Teilkassen) Transfer zwischen zwei Unterkassen (Teilkassen) Aufgaben der Buchungsstelle Übernahme der KiP-Daten in die Buchhaltung Verbuchung der Zahlungseingänge bzw. -ausgänge Belegerfassung 16 Geschäftsvorgang Buchungssätze Freie Kollekten / Verfügungsmittel Pflichtkollekten Geldtransit zwischen Bank und Barkasse Spenden Splittbuchung Verfügungsmittel

3 Einleitung Einleitung 4 5 Das Programm erfüllt folgende Anforderungen: Erfassung aller Zahlungsströme in den Kassen und auf den Bankkonten, die in der Verwaltung der Kirchengemeinden oder Einrichtungen sind Darstellung aller Unterkassen (Teilkassen) Zuordnungen der einzelnen Belege zu Kostenstellen und Ertragsbzw. Aufwandsarten Übernahme der Daten in die Buchhaltung mittels einer Schnittstelle durch das Rentamt oder Bischöfliches Ordinariat Automatisierung des Zahlungsverkehrs zwischen Buchungsstelle und Kirchengemeinden / Einrichtungen Voraussetzungen / Umsetzung ALLgemeine erläuterungen Die Software KiP ist ein elektronisches Kassenbuch für alle Barkassen und Bankkonten, die sich in Eigenverwaltung der Kirchengemeinden bzw. bistumseigener Einrichtung befinden. Diese Software wird zukünftig die Abrechnung aller Kirchengemeinden und bistumseigenen Einrichtungen mit dem Rentamt bzw. Bischöfliches Ordinariat übernehmen. Die bisherigen Abrechnungsformulare oder Excel-Tabellen werden damit überflüssig.

4 Einführung Einführung 6 7 Kontenzusammenführung Es wird empfohlen die Kassen und Bankkonten, die in der Kirchengemeinde selbst verwaltet werden auf ein Mindestmaß zu reduzieren, um die Bedienung von KiP zu vereinfachen. Durch die Einführung von KiP wird es möglich sein, eine Vielzahl von Zweckbindungen auf einem Bankkonten zu verwalten. Es besteht daher keinerlei Notwendigkeit mehr, verschiedene Konten für einzelne Zweckbindungen anzulegen. Die Empfehlung lautet daher, dass in der jeweiligen Kirchengemeinde oder bistumseigenen Einrichtung nur eine Barkasse und ein Girokonto selbst verwaltet werden sollte. Alle vorhandenen Barkassen bzw. Bankkonten, die sich in der Verwaltung der Einrichtung befinden, müssen in der Buchungsstelle (Rentamt bzw. Ordinariat) angelegt sein, damit eine automatische Buchung der Abrechnung durchgeführt werden kann. Bevor ein neues Kassen- bzw. Bankkonto in KiP aufgenommen werden kann, muss dies der Buchungsstelle (Rentamt oder Ordinariat) zur Anlage gemeldet werden. Grund: das neue Finanzkonto muss die entsprechenden Parameter zur Darstellung in der Bilanz und Anlagenbuchhaltung erhalten. Festlegung von Unterkassen (Teilkassen) Für alle Zweckbindungen auf den nun noch existenten Kassen und Bankkonten der Kirchengemeinde bzw. bistumseigene Einrichtungen können Unterkassen angelegt werden. Diesen Unterkassen werden die vorhandenen kumulierten Beträge als Saldovortrag vorgeordnet. WICHTIG: Die Salden der Unterkassen müssen mit den Salden der Barkassen und der Bankkonten übereinstimmen. Sofern eine Unterkasse in KiP erstmals angesprochen wurde, kann kein Saldovortrag mehr angepasst werden! Eine Anpassung ist in diesem Fall nur noch über einen Kassenkorrekturbuchung oder Kassentransfer möglich!

5 Einführung 8 9 Arbeitsweise von Unterkassen (Teilkassen) Von jedem Kassen- bzw. Bankkonto kann auf jeder der Unterkassen zugegriffen werden. Beispiel Unterkasse Caritas: Spendeneingang in der Bank und Barausgabe an Bedürftige. Zahlungsverkehr mit Buchungsstelle Es muss sichergestellt werden, dass die Kirchengemeinde oder bistumseigene Einrichtung der Buchungsstelle eine Einzugsermächtigung erteilt hat, um fällige Beträge per Lastschrift einziehen zu können. Sollte durch die Abrechnung eine Gutschrift für die Einrichtung entstehen, wird diese über den automatischen Zahlungsverkehr ausgeführt. Folgende Unterkassen müssen mindestens vorhanden sein: Allgemeine Freie Mittel Pflichtkollekten Buchungsstelleabrechnung Verfügungsmittel Alle Belege, die der Unterkasse Allgemeine Freie Mittel zugeordnet werden, sind grundsätzlich mit der Buchungsstelle (Rentamt oder Ordinariat) abzurechnen.

6 Stammdaten Stammdaten Buchungskonten Kostenstelle: Bei zweckgebundenen Mittel wird eine Kostenstelle mitgegeben, damit die Rücklagenveränderungen automatisch gebucht werden können. Berechtigung: Zusätzlich kann ein Kontenberechtigung mit dem Benutzernamen des Berechtigten eingetragen werden. Bei der Anlage eines Buchungskontos kann eine Inventar-Nr. mitgegeben werden, wenn diese Barkasse oder Bankkonto zweckgebundenen Mitteln gegenüber stehen. Weiter kann über den Parameter laufendes Kassen-/ Bankkonto definiert werden, welche Konten permanent zur Auswahl stehen. Sollen alle Konten zur Auswahl stehen muss ein entsprechendes Feld in der Erfassungsmaske aktiviert werden.

7 Stammdaten Unterkassen (Teilkassen) Projekt-Nr.: Eine Projektabrechnung ermöglicht es, durch den separaten Ausweis von Aufwendungen bzw. Erträge, unabhängig von der Kostenstelle und Zeiträumen, Sonderaufgaben abzurechnen. Der Einsatz von Projekt-Nr. in KiP ist nur sinnvoll, wenn auch weitere Buchungen (z.b. Rechnungen) vom Rentamt für dieses Projekt anfallen. Parameter: Die Anwahl Verfügungsmittel bedeutet, dass bei der Auswahl der Unterkassen Verfügungsmittel im entsprechenden Eingabefeld des Geschäftsvorgangs aufgeblendet wird. Abrechnung Buchungsstelle: Wird keine Abrechnungsart gesetzt, muss bei jeder Belegerfassung dies explizit festgelegt werden. Sollte es sich bei einem Unterkassen um ein zeitlich begrenztes Projekt handeln, so bietet es sich an die gesamte Unterkasse erst nach Abschluss des Projektes mit der Buchungsstelle abzurechnen. Für jede Unterkasse kann eine Kostenstelle bzw. Projekt-Nr. fest zugeordnet werden. Das heißt, bei der Erfassung der Buchungsdaten wird nur diese Kostenstelle und diese Projekt-Nr. vorgeblendet. Für die Projekt-Nr. werden die aktuell gebuchten Daten und die erfassten Daten in KiP, bis zur eingegebenen Periode in einer Summenzeile angezeigt. Generell Erst nach Abschluss Keine Alle Buchungsbelege dieser Unterkasse werden automatisch mit der Buchungsstelle abgerechnet. Unterkasse wird nicht automatisch monatlich abgerechnet sondern bei der Monatsabrechnung kann festgelegt werden, welche dieser Kassen mit in die Abrechnung hinein genommen werden soll. Kein Buchungsbeleg dieser Unterkasse wird mit der Buchungsstelle abgerechnet.

8 Stammdaten Transfer zwischen zwei Unterkassen (Teilkassen) Um keine zusätzliche Buchung bei einer Korrektur eine Unterkasse ausführen zu müssen, kann ein Kassen-Transfer vorgenommen werden. Für folgende Anlässe kann ein Transfer vorgenommen werden: Falsche Zuordnung eines Beleges zu einer Unterkasse nach Monatsabschluss Auffüllung von Unterkassen bei negativem Bestand Nachträgliche Korrektur der Anfangsbestände von zwei Unterkassen Auflösung von Unterkassen Das Feld Bemerkung soll ausgefüllt werden, damit zu einem späteren Zeitpunkt dieser Transfer noch nach vollzogen werden kann.

9 BELEGERFASSUNG Belegerfassung Grundsätzlich müssen alle in den Barkassen und auf den Bankkonten anfallende Geschäftsvorfälle in KiP abgebildet werden. Jeder Buchungsbeleg wird in zwei Teile aufgesplittert. Zum Einen in den Geschäftsvorgang (klassische Daten eines Kassenbuches) und zum Anderen in die zugehörigen Buchungssätze. Beispiel: Bankgebühren Gründe: Korrekte und einfache Berechtigungsstruktur (Maske Geschäftsvorgang: nur für die Einrichtung vor Ort und Maske Buchungssätze: für Einrichtung und Buchungsstelle) Es können mehrere Buchungssätze zu einem Geschäftsvorfall anfallen Auswahl der Unterkassen: Geschäftsvorgang Bei der Erfassung wird die Laufende Nr. (Beleg-Nr.) nach der Speicherung automatisch vom System vergeben und muss auf den Beleg übertragen werden. Als Kassen-Datum ist nicht das Beleg-Datum relevant sondern wann der Betrag in der Kasse oder dem Bankkonto (Wertstellung) verausgabt oder vereinnahmt wurde. Nach der Eingabe des Feldes Geschäftsvorgang erscheint die Auswahl der angelegten Unterkassen, wo dieser Beleg zugeordnet werden muss. Bei einer Vorbelegung der ausgewählten Unterkasse wird das Feld Abrechnung Buchungsstelle automatisch gefüllt (Festlegung in den Stammdaten) und für die Eingabe gesperrt.

10 Belegerfassung Auswahl der Kirchorte: Nach der Zuordnung der Unterkassen kann zusätzlich eine Zuordnung zu den Kirchorten erfolgen. Hiermit kann eine Zusatzauswertung für die Unterkassen auf die entsprechenden Kirchorte vorgenommen (z.b. Kollekten) werden. Buchungssätze Nachdem die Maske Geschäftsvorgang vollständig erfasst wurde, muss auch die Maske Buchungssätze vervollständigt werden (bisher Kontierungsstempel). Aus der Maske Geschäftsvorgang wird der Buchungstext und der Betrag je nachdem ob Einnahme oder Ausgabe ins Feld Soll oder Haben übertragen. Dieser kann dann noch überschrieben oder geändert werden. Es wird im Feld Buchungskreis die berechtigten Buchungskreise zur Anwahl angezeigt. Dies bedeutet, dass auch andere Fonds (z.b. Kindergärten) bebucht werden können. Anschließend muss entschieden werden, ob die Buchung eine Budget- oder eine Bilanzbuchung (z.b. Geldtransit oder Verfügungsmittel) ist. Eine Splittbuchung ist unbegrenzt möglich. Budgetbuchung: Auswahl der vorgesehenen Kostenstellen Auswahl der vorgesehenen Ertragsart (Einnahmen) oder Aufwandsart (Ausgaben) auf Basis der ausgewählten Kostenstelle Bilanzbuchung: Auswahl der vorgegebenen Bilanzkonten Projekt-Nr.: Sollten für den ausgewählten Buchungskreis Projekte im Rentamt angelegt sein, werden diese in einer Auswahlbox aufgezeigt. Diese könnten dann zugeordnet werden. Verteilungsschlüssel: Hier können Schlüssel für die automatische Buchungsverteilung hinterlegt werden.

11 Belegerfassung Freie Kollekten / Verfügungsmittel Für die Eingabe der freien Kollekten gibt es eine Besonderheit. Es muss der Bruttokollektenbetrag eingetragen werden (100%). Nach dem Setzen des Häkchens bei Verfügungsmittel wird der Anteil der Verfügungsmittel (25%) berechnet und der vorgesehenen Unterkasse Verfügungsmittel des Pfarrers (Definition bei der Anlage) automatisch zugeordnet. Sind mehrere Unterkassen hierfür definiert worden, muss eine Anwahl erfolgen. Die Eingaben in der Maske Buchungssätze werden vom Programm durchgeführt und erfordern keinerlei manueller Eingaben. Sollten Kollekten oder sonstige Einnahmen mit Safebags oder Geldbomben bei der Bank vereinnahmt werden, wird keine Erfassung dieser Summen in den Barkassen vorgenommen. Pflichtkollekten Bei Kollekten, die laut Kollektenplan ans Bischöfl. Ordinariat abgeführt werden müssen, darf bei der Erfassung der Parameter Verfügungsmittel nicht gesetzt werden und es sollte eine eigene Unterkasse BO-Kollekten verwendet werden. Es erfolgt keine automatische Abrechnung mit der Buchungsstelle, da diese Gelder geparkt werden, bis sie wieder weitergeleitet werden. Die Einnahmen und die Weiterleitung dieser Kollekten werden über das Budget gebucht. Kollekten, die zum Teil oder ganz in der Gemeinde oder Einrichtung verbleiben (z. B. Caritas oder Jugendarbeit) muss eine Aufteilung des Betrages vorgenommen und in zwei Unterkassen gebucht werden.

12 Belegerfassung Geldtransit zwischen Bank und Barkasse Hier sind immer zwei Geschäftsvorgänge zu erfassen. Zum Einen der Geldabgang in der Bank oder Barkasse und zum Anderen der Geldeingang in der Barkasse oder Bank! Der Parameter Budgetkonto muss bei diesen Buchungen herausgenommen werden, um das Bilanzkonto Geldtransit auswählen zu können. Erfassung des Geschäftsvorgangs in der Kasse (Bankabhebung): Erfassung des Geschäftsvorgangs in der Bank (Bankabhebung): Dies gilt auch für Zahlungen bzw. Einzüge, die von der Buchungsstelle (Rentamt/Ordinariat) veranlasst wurden. Spenden Bei der Erfassung von zweckgebundenen Spenden ist die Auswahl der entsprechenden Kostenstelle (Caritas, Jugend, Senioren etc.) erforderlich. Alle Spenden mit Zweckbindung werden immer auf der Ertragsart 2220 zweckgebundene Spenden gebucht.

13 Belegerfassung Bistumseigene Einrichtungen Für die Ertragsart 2210 und 2220 muss zusätzlich die Maske Spendenquittung ausgefüllt werden, damit das Bistum eine korrekte Spendenquittung erstellen kann. Dabei muss die vollständige Anschrift des Spenders erfasst und die Spendenart ausgewählt werden. Verfügungsmittel Die Unterkasse in denen die Verfügungsmittel enthalten sind, kann auch direkt angesprochen werden (z.b. Spenden als Einnahmen oder grundsätzliche Ausgaben). Splittbuchung Ein Geschäftsvorgang kann auf mehrere Konten aufgeteilt werden. Dabei muss ein neuer Buchungssatz gebildet werden. Es muss der Buchungsbetrag solange verteilt werden bis dieser komplett aufgeteilt ist. Ein Speichern des Buchungssatzes ist nicht möglich, wenn die Summe der Buchungen nicht mit dem Betrag des Geschäftsvorgangs übereinstimmen. Bistumseigene Einrichtungen: Es muss nur der Geschäftsvorgang erfasst werden und der Beleg kann direkt gespeichert werden ohne dass die Maske Buchungssätze ausgefüllt wurde. Die Buchungssätze werden entsprechend ihrer Vorgangsart automatisch gebildet. Kirchengemeinden: In der Maske Buchungssatz darf keine Budgetbuchung vorgenommen werden (Häkchen aus Klickbox Budgetkonto entfernen) sondern es muss eine Bilanzbuchung erfolgen. Es wird in der Auswahlbox Bilanzkonto ein entsprechendes Verrechnungskonto angeboten.

14 LISTEN / Auswertungen Listen / Auswertungen Für die Kontrolle und die Dokumentation gibt es verschiedene Auswertungsmöglichkeiten. Dabei muss jeweils die entsprechende Auswahl angehakt werden. Nach der Bestätigung mit OK, wird die Liste auf dem Bildschirm ausgegeben. Abrechnung Buchungsstelle Es werden alle Daten, die mit einem Abrechnungsparameter versehen sind, auf einer Liste ausgegeben. Der Abrechnungsbetrag wird in einer Summe ermittelt. Sollte noch keine Abrechnung für diesen Monat erfolgt sein, erscheint im Kopf hinter den Unterkassen Vorläufig. Ersatzbeleg Des Weiteren kann für jeden Beleg ein Ersatzbeleg erstellt werden. Unter Angabe der Laufenden Nr. (Beleg-Nr.) wird dieser mit den erfassten Daten und den zugehörigen Buchungsätzen ausgegeben, der dann noch unterschrieben werden muss. Kassenjournal Es können die Daten der einzelnen Kassen unter Angabe des Finanzkontos und Abrechnungsparameters bezogen auf den Abrechnungszeitraum ausgegeben werden. Eine Summenbildung pro Kasse wird angezeigt. Finanzkontenjournal Es können die Daten der einzelnen Finanzkonten unter Angabe der Unterkassen und Abrechnungsparameters bezogen auf den Abrechnungszeitraum ausgegeben werden. Eine Summenbildung pro Finanzkonto wird angezeigt. => Klassisches Kassenbuch

15 Monatsabschluss Monatsabschluss Prüflauf Aus KiP kann jederzeit eine Liste der getätigten Eingaben einer Periode gedruckt werden, die dann zur Prüfung der Kassen und Konten verwendet werden kann. Wichtig ist, dass das Häkchen bei Monatsabschluss NICHT gesetzt wird. Nur dann kann an den Eingaben im Bedarfsfall noch eine Änderung vorgenommen werden. Zusätzlich kann mit dem Parameter Prüflauf Buchungen eine Kontrolle der Buchungssätze erfolgen. Sollte eine Buchung falsch sein, wird die Laufende Nr. angezeigt, die korrigiert werden muss. Erstellung Monatsabschluss Wurden die Buchungen geprüft, so kann der Monatsabschluss erstellt werden. Dazu muss lediglich das Häkchen bei Monatsabschluss gesetzt werden. Sollten Unterkassen vorhanden sein, die mit Abrechnungsparameter Erst nach Abschluss definiert wurden, erscheinen sie in der Auswahl und können mit abgerechnet werden. Die Liste, die nun generiert wird, dient dem Verwaltungsrat zur Prüfung der Kassen und Konten. Mit der Schließung des Monats werden folgende Funktionen vom Programm durchgeführt: Ermittlung des Zahlungsverkehrsbetrags mit Buchungsstelle Eingabesperre des Monats (nur noch Leserecht) Freischaltung des nächsten Monats (nur zwei Monate gleichzeitig freigegeben) Buchungsfreigabe für die Buchungsstelle Prüfung Monatsabschluss Ein Mitglied des Verwaltungsrates kontrolliert die Bestände auf den Kassen und Konten und prüft die Erfassungen in KiP. Durch die Unterschrift bestätigt das Verwaltungsratsmitglied die Richtigkeit der Abrechnung gemeinsam mit dem / der Kassenführer /-in. Die unterschriebene Abrechnung wird zusammen mit allen Belegen bis zum 15. des Folgemonats an das Rentamt verschickt.

16 Aufgaben der Buchungsstelle Aufgaben der Buchungsstelle Übernahme der KiP-Daten in die Buchhaltung Durch die Erstellung des Monatsabschlusses in KiP wird in der Buchhaltungssoftware der Buchungsstelle eine Importdatei erstellt, die es ermöglicht, die Daten automatisch nach der Prüfung in die Buchhaltungssoftware einzuspielen. Die Buchungssätze können von der Buchungsstelle noch geändert werden. Dagegen kann der Geschäftsvorgang (Kassenbuch) nicht mehr verändert werden. Vorhandene Fehler müssen im Folgemonat von der Einrichtung korrigiert werden. Folgende Eingaben müssen in der Fibu-Schnittstelle getätigt werden: Buchungsperiode Auswahl Schnittstelle KiP Eingabe der Belegnummer (Paginierstempel) Auswahl der zu bearbeitenden Kirchengemeinde Eine debitorische bzw. kreditorische Buchung wird automatisch nach der Verarbeitung der Daten erzeugt. Zusätzlich wird der Zahlungsverkehr zwischen Buchungsstelle und Kirchengemeinde / Einrichtung durchgeführt. In der Finanzbuchhaltung muss überprüft werden, ob der jeweilige Debitor bzw. Kreditor mit Bankverbindung angelegt ist. buchung der Zahlungseingänge bzw. -ausgänge Die Zahlungseingänge bzw. ausgänge der Abrechungen aus KiP müssen in der Buchhaltung immer gegen das Konto Geldtransit gebucht werden. Dies gilt auch für die Erfassung dieser Zahlungen in KiP. Eine Liste mit den Buchungsvorgängen wird erzeugt, die stichprobenartig auf Plausibilität geprüft werden muss. Sollten Änderungen notwendig sein, so können diese ausschließlich in KiP vorgenommen werden. Nach der Änderung der entsprechenden Buchungssätze muss erneut eine Liste mit den Buchungen ausgedruckt werden, da dies als Buchungsbeleg gilt.

17 Adressen und kontaktdaten Fachliche Betreuung Navigator oder zuständiges Rentamt Rentamt Nord Telefon: / Rentamt Süd Telefon: / Softwareentwicklung Brötz, Thomas Telefon: / T.Broetz@BistumLimburg.de Grontzki, Marco Telefon: / M.Grontzki@BistumLimburg.de Technische Betreuung IT-Hotline Telefon: /