Spindle Professional. Produkt. Kompletter Dokumentenversand. Informationsbroschüre.

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1 Spindle Professional Kompletter Dokumentenversand Produkt Informationsbroschüre

2 Einführung in Spindle Professional Inhalt 1 Einführung in Spindle Professional 2 Was ist Spindle Professional? 3 Vorzüge und Funktionen 5 Was kann Spindle Professional? 7 Warum Spindle Professional erwerben? 8 Support 9 Fallstudien Chancen Die Vorteile im Überblick... > Beträchtliche Verringerung der jährlichen Ausgaben für Büromaterial und Porto > Verringerung der Arbeitsstunden, die für Schreibarbeiten aufgewendet werden > Erprobte und zuverlässige Software > Benutzerfreundliche PDF-Archivierung Spindle Professional kam 2003 auf den Markt und wird heute von tausenden von Nutzern weltweit erfolgreich verwendet. > Problemlos mit anderer Software integrierbar > Erschwinglich schnelle Amortisation der Investition > Verbesserung der Dokumentensicherheit Mit Hilfe von Spindle Professional wickeln wir bis zu 80 % unserer Dokumente auf elektronischem Weg per ab. Durch den Wegfall der Kosten für Porto und Papier haben wir immense Kosteneinsparungen erzielt. Wir gehen davon aus, dass es uns das Äquivalent eines Gehalts eingespart und darüber hinaus unsere Effizienz gesteigert hat. Sarah Whewell, Top Gear Recruitment Ltd. 1

3 Was ist Spindle Professional? Das preisgekrönte Produkt Spindle Professional ist ein intelligenter Windows-Druckertreiber, der mit praktisch jeder Anwendung funktioniert. Mit ihm können Unternehmen den richtigen Eindruck schaffen, die Dokumentensicherheit verbessern und sowohl Zeit als auch Geld sparen. Spindle Professional ist das ideale Tool für kleine und mittelständische Betriebe, die ihre Kommunikationsprozesse optimieren und automatisieren möchten, weil Zeit und Ressourcen doch beschränkt sind. Die Verwendung von Spindle Professional kann zu enormen Kosteneinsparungen bei Büromaterial, Porto und der Personalverwaltung führen. Durch die Automatisierung der routinemäßigen Kommunikation werden durch menschliches Versagen bedingte Fehlerquellen ausgeschaltet und zeitliche Kapazitäten für wichtigere Aufgaben freigesetzt. Mit der dynamischen und flexiblen Software von Spindle Professional können Benutzer sofort und mühelos Informationen aus Geschäftsanwendungen zur Erstellung von Dokumenten verwenden, die dann per , Fax, Druck versandt und auch als PDF-Dateien archiviert werden können. Mit Spindle Professional lassen sich Unternehmenslogos und Markenzeichen in Dokumente wie Briefe, Aufstellungen, Rechnungen, Überweisungen, Lieferscheine und Bestellungen einbinden, wodurch der Schriftverkehr professioneller erscheint. Der Benutzer kann direkt auf Normalpapier drucken, wodurch sich der Kostenaufwand für gedrucktes Firmenbriefpapier erübrigt. Dank seiner Flexibilität können Sie Werbeangebote und Schreiben zu besonderen Anlässen erstellen und an Ihre Kunden senden. Die Verwendung digitaler Signaturen in elektronischen Rechnungen gewährleistet die garantierte Authentizität der Herkunft sowie die Integrität des Inhalts der Rechnungen über ihre gesamte Speicherdauer. Dies steht im Einklang mit der am 01. Januar 2013 in Kraft getretenen Richtlinie 2010/45/EU des Rates. 2

4 Vorzüge und Funktionen > Enorme Kosteneinsparung Dokumentenlieferung per und Fax > Schafft ein professionelleres Image, da die versandten Dokumente mit Unternehmenslogos und Markenzeichen versehen sind > Spart Zeit und reduziert Papierabfall, da anstelle von Briefbögen Normalpapier verwendet werden kann > Flexibilität Allgemeine Geschäftsbedingungen sowie Botschaften zu besonderen Anlässen oder Werbeangebote sind automatisch einfügbar > Intelligent Dokumente werden per Vorprogrammierung automatisch gefaxt, g t, gedruckt und gespeichert und sind bei Bedarf sofort wieder abrufbar > Verbesserung der Dokumentensicherheit durch die Integration digitaler Signaturen * Archiv Dokumente werden an das Archiv gesendet Durch elektronische Speicherung Ihrer Dokumente können Sie sofort auf diese zugreifen. Dokumente können an mehreren Orten gespeichert und dann von beliebig vielen Benutzern abgerufen werden. Spindle Professional kann sogar einen Vermerk in Ihrem CRM-System, beispielsweise ein ACT!, erstellen und ihn mit dem archivierten Dokument verknüpfen. Diese Dokumente können sogar innerhalb des CRM-Systems angezeigt werden. SharePoint ARCHIVIERUNG MIT MICROSOFT SHAREPOINT Durch Microsoft SharePoint können Sie und Ihre Kollegen enger zusammenarbeiten, indem Sie Dokumente, Aufgaben und Kalender gemeinsam nutzen. Spindle Professional ist eine wertvolle Ergänzung zu SharePoint und bewirkt, dass die Software schneller und leistungsfähiger läuft. 3

5 Druck AN EINEN DRUCKER GESENDETE DOKUMENTE Dokumente können gleichzeitig an mehrere Drucker gesendet werden, wobei jede Kopie mit ihren eigenen Logos und Markenzeichen versehen wird. So kann beispielsweise ein Lieferschein für den Fahrer an den Drucker im Lager gesendet werden, während eine andere Kopie zu Buchhaltungszwecken an den Drucker in der Buchhaltungsabteilung weitergeleitet wird. PER GESENDETE DOKUMENTE Am kostengünstigsten und schnellsten lassen sich Dokumente per versenden. s können mit dem integrierten HTML- Editor entworfen werden. Alle angehängten PDF-Dateien können an das Corporate Design des Unternehmens angepasst werden und Geschäftsbedingungen sowie eine digitale Signatur enthalten. Spindle Professional erzeugt PDF-Dateien, die von der britischen Steuer- und Zollbehörde als Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer geprüft und akzeptiert wurden. Fax PER FAX GESENDETE DOKUMENTE Mit Spindle Professional lassen sich Dokumente von Ihren Anwendungen direkt an Ihre Faxsoftware senden, ohne Unterbrechung und zusätzliche Fragen. Es unterstützt faxoptimiertes Firmenbriefpapier und eine breite Palette an Faxlösungen einschließlich Microsoft Fax. CRM AUTOMATISIERUNG DER DOKUMENTENINTEGRATION IN CRM Digitale Signaturen von PDF-Dokumenten AUTHENTIFIZIEREN UND SCHÜTZEN SIE IHRE DOKUMENTE Mit Spindle Professional können Sie Ihre Dokumente digital signieren und dadurch ihre Gültigkeit zertifizieren. Dies trägt zum Schutz gegen Identitätsbetrug bei. Digitale Signaturen geben Ihren Kunden die zusätzliche Sicherheit, dass das Dokument echt ist, und können auch zur Einleitung eines Workflowprozesses in Ihrem Unternehmen verwendet werden. * Gedruckte Dokumente aus anderen Geschäftsanwendungen können von Spindle Professional in Microsoft Dynamics CRM oder Sage 200 CRM automatisch unter dem richtigen Unternehmen und/oder Kontakt abgelegt werden. Somit sind die Benutzer in der Lage, alle Interaktionen mit der betreffenden Firma im Gesamtüberblick einzusehen. * Weitere Informationen über digitale Signaturen sind in einer Broschüre erhältlich, die Sie hier finden: downloads.draycir.com/signatures.pdf 4

6 Was kann Spindle Professional? Die von Spindle Professional gebotene Flexibilität bedeutet, dass alle jeweils betroffenen Mitarbeiter, Abteilungen und Systeme automatisch Kopien der Dokumente erhalten. Jonas Kunde Er hat soeben per seine Auftragsbestätigung in Form einer PDF-Datei erhalten. Sie enthält das Corporate Design, die Geschäftsbedingungen und Sonderangebote sowie eine digitale Signatur, die ihre Gültigkeit gewährleistet. Katharina druckt einen Auftrag. Katharina erstellt einen Kundenauftrag und druckt ihn mit Spindle Professional. Und das alles mit nur einem Mausklick 5

7 Niklas Verkaufsabteilung Er hat soeben die Auftragsbestätigung erhalten und gleicht sie mit dem Angebot ab. Eine Kopie wurde im CRM gespeichert, wodurch ein einziger Speicherort für alle Kommunikationsvorgänge und Dokumente gegeben ist. Stellen Sie sich nun das gleiche Szenario vor für: > die Abteilung Vertrieb und Marketing > den Kundendienst > die Personalabteilung > die Fertigung > die Konstruktionsabteilung... Sophia Buchhaltungsabteilung Ihr lokaler Drucker hat ein Exemplar zur Ablage mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (doppelt) ausgedruckt. Eine Kopie wurde erstellt und in Microsoft SharePoint indexiert, sodass mehrere Teams leicht darauf zugreifen können. Alexander Lager Gedruckt wurde direkt an den Drucker im Lager, wobei der Barcode zur Vereinfachung der Kommissionierung hinzugefügt wurde. Für den Fall, dass die Papiere erneut gedruckt werden müssen, wurde eine Kopie per an Alexander gesendet. 6

8 Warum Spindle Professional erwerben? Die nachfolgenden Fragen sollen Ihnen dabei helfen, abzuwägen, warum Spindle Professional für Ihr Geschäft nützlich sein könnte und wie es Ihre Dokumentverteilung verbessern könnte. > Wissen Sie, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für den Postversand von Dokumenten benötigen? > Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter damit, Briefe in Briefumschläge einzulegen? > Welche Methoden setzt Ihr Marketing-Team ein, um Informationen aus Ihrem Unternehmen weiterzuleiten? > Wäre es hilfreich, mit Ihren s zusätzliche Dokumente zu versenden? Sparrechner > Wie könnten sofortige Aktualisierungen Ihres Firmenbriefpapiers Ihnen helfen? > Machen Sie sich über die CO2-Bilanz Ihres Unternehmens Gedanken? > Wie nützlich wäre es, wenn Sie Ihre Rechnungen, Aufstellungen und Bestellungen in Ihrem CRM-System speichern könnten? > Wie hilfreich wäre es für Ihr Unternehmen, wenn die richtigen Leute automatisch auf dem Laufenden gehalten würden? > Was haben Sie in der Vergangenheit unternommen, wenn Sie Ihr Corporate Design aktualisieren mussten? > Wie behandeln Sie verschiedene Arten von Kunden und Zulieferern? > Welche Einflüsse haben gesetzliche Vorgaben auf Ihre Geschäftsvorgänge im Ausland? > Würden Identitätsdiebstahl und die Fälschung von Dokumenten Ihr Unternehmen und seine Beziehungen beeinträchtigen? Warum prüfen Sie nicht ganz einfach nach, was Ihr Unternehmen sparen könnte? 7

9 Support Angesichts der fortlaufenden Programmentwicklung und der umfassenden größeren Upgrades, die für Spindle Professional geplant sind, ist der richtige Supportplan die beste Gewähr dafür, dass Sie den Wert ihrer Investition maximieren können. Wenn Sie Spindle Professional erstmalig erwerben, ist der Support obligatorisch. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Sie unmittelbar von zukünftigen Updates und geplanten Upgrades profitieren. Die Supportverträge für Spindle Professional werden jährlich erneuert und von Ihrem Softwarehändler in Rechnung gestellt. Weitere Informationen über Upgrades und Preise erhalten Sie von Ihrem Softwarehändler. 8

10 Fallstudien Towsure Website: Fallstudie > Kosteneinsparungen von mehr als pro Jahr > Reduzierung der Anrufe bei den Kundendienstabteilungen um 40 % > Einsparung von Arbeitsstunden pro Jahr für das Drucken, Organisieren, Trennen sowie die Ablage von Rechnungen Das Unternehmen im Überblick Towsure ist ein bedeutendes Einzelhandelsunternehmen für Campingartikel und Anhängevorrichtungen, das in Großbritannien drei Superstores betreibt. Das Unternehmen, mit einem Jahresumsatz von 15 Millionen verschickt jedes Jahr eine halbe Million Broschüren und verkauft seine Produkte über seine eigene Website sowie über e-bay und Amazon. Die Herausforderung Kinspeed führte bei Towsure zunächst Spindle Professional ein, damit Kunden beim Versand eines bestellten Artikels eine zugesandt werden konnte. Mit Hilfe der Paketverfolgungsnummer des Frachtunternehmens können Kunden den Transportweg ihrer Ware auf der Website des Frachtunternehmens mit Leichtigkeit selbst verfolgen. Dadurch ging die Zahl der Anrufe bei den Kundendienstabteilungen um 40 % zurück, was bei Towsure bedeutende Kosteneinsparungen erbracht hat. Wiederverkäufer von Spindle Professional Der Firmensitz von Kinspeed befindet sich in Sheffield, England. Eine weitere große Herausforderung für die Mitarbeiter des Warenauslieferungslagers bestand darin, verschiedene Sorten Firmenbriefpapier für die verschiedenen Marken, für Lieferscheine und für Rechnungen in die sechs vorhandenen Drucker einzulegen. Der korrekte Ausdruck von Kundenaufträgen konnte nur mit beträchtlichem personellem und manuellem Aufwand gewährleistet werden. Die Lösung Kinspeed schlug die Verwendung eines mit Hilfe von Spindle Professional erstellten Firmenbriefpapiers und von nur mehr drei HP-Laserdruckern vor, von denen einer für Express-Kommissionierscheine, einer für Standard- Kommissionierscheine und einer für Rechnungen verwendet wird. Kinspeed fügte die Marke einem Analysencode in der Auftragsbearbeitung unter Sage 200 hinzu und passte Spindle Professional so an, dass die richtigen Word- Hintergrundgrafiken für die verschiedenen Unternehmen verwendet werden. Rechnungen werden in Sage 200 aufgeschlüsselt nach einzelnen Kunden elektronisch archiviert, wobei die Dokumentmanagement-Funktionen von Spindle Professional genutzt werden. Towsure verfügt über ein Sage 200-System für 100 Benutzer und Spindle Professional für 50 Benutzer. Ansicht des Unternehmens Andrew Hogg, Geschäftsführer bei Towsure, meint dazu folgendes: Die Implementierung von Spindle Professional hat uns dabei geholfen, Prozesse zu rationalisieren, Geld zu sparen und unseren Kundendienst zu verbessern ohne Spindle Professional wäre all dies nicht möglich. 9

11 Bishop Sports Website: Fallstudie > Die Arbeitszeit der Belegschaft, die für die Bearbeitung von Dokumenten anfiel, konnte um 25 % reduziert werden. > Die Abläufe wurden gestrafft und optimiert. > Spindle Professional ist voll in Microsoft Dynamics NAV integriert. > Die Speicherung, der Abruf und die Verteilung von Dokumenten sind besser zu steuern. Das Unternehmen im Überblick Bishop Sports hat seinen Sitz in Slough und ist ein Fachversandhandel, der Bildungseinrichtungen mit Sportartikeln und -geräten beliefert. Die Herausforderung Nach einem nachhaltigen Unternehmenswachstum und einem deutlichen Anstieg der produzierten Dokumentationen auf monatlich über 2000 Dokumente für Ein- und Verkäufe entschied das Unternehmen sich zu einer Überprüfung seiner Prozesse. Die Lösung Creative Computing, Bishop Sports EDV-Wiederverkäufer, empfahl Spindle Professional als logischen Partner, wodurch die Effizienz des Dokumentenmanagements in einem Unternehmen verbessert werden kann. Zusammen mit Microsoft Dynamics NAV ermöglicht Spindle Professional Bishop Sports eine wesentlich bessere Kontrolle über die Dokumentierung von Accounts, was den reibungslosen Ablauf des Geschäfts unterstützt. Ansicht des Unternehmens Seb Bishop, Leiter der Bishop-Unternehmensgruppe, äußert sich wie folgt: Ich war sofort von der Leistungsfähigkeit und Effizienz von Spindle Professional beeindruckt. Spindle Professional hält, was es verspricht. Das ist der Punkt, an dem viele Softwarepakete versagen, aber Spindle Professional überzeugt immer wieder. Ich würde es jederzeit weiterempfehlen. Wiederverkäufer von Spindle Professional Creative Computing Solutions mit Sitz in Maidenhead, Berkshire. 10

12 Spindle Professional funktioniert mit bedeutenden Buchhaltungssystemen, beispielsweise Sage Office Line, Sage Classic Line, Sage ERP X3, Sage CRM, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics GP, Microsoft Dynamics CRM, SunSystems, SAP Business One und vielen anderen. Außerdem funktioniert es mit nahezu jeder Anwendung, die druckt, zum Beispiel mit Microsoft Word, Excel, Access, ACT! und Crystal Reports. Systemanforderungen 1 GHz Intel-kompatibler Prozessor 1 GB Speicher 500 MB freier Festplattenspeicher Internet Explorer 7 oder höher 32-bit (x86), Windows 7, Vista, XP, Server 2003, Server bit (x64), Windows 7, Vista, Server 2003, Server 2008 Draycir verfolgt eine Strategie konstanter Weiterentwicklung und Verbesserung. Wir behalten uns das Recht vor, unsere Softwareprodukte und Veröffentlichungen ohne vorherige Ankündigung und ohne Übernahme irgendwelcher Verpflichtungen zu ändern, zu modifizieren, zu korrigieren und zu aktualisieren. Produktsortiment Spindle Professional ist ein Produkt aus dem Sortiment von Draycir, dem Spezialisten für Dokumentverteilungsund Kreditmanagement-Lösungen. Ich bin von der Leistungsfähigkeit und Flexibilität von Spindle Professional unglaublich beeindruckt. Einer der großen Vorzüge ist, dass Spindle Professional mit so vielen Programmen zusammenarbeitet. Es hat all unsere Erwartungen übertroffen. Chris Hill, Tokai Carbon Preise Weitere Informationen finden Sie unter oder rufen Sie uns unter +44 (0) an Zum Zeitpunkt der Drucklegung waren alle Informationen korrekt. Draycir Ltd. 1-3 De Montfort Mews, Leicester LE1 7FW, United Kingdom T: +44 (0) F: +44 (0) E: sales@draycir.com Copyright Draycir Ltd. Alle Rechte vorbehalten. Draycir, das Draycir-Logo, Spindle Professional und das Spindle-Professional-Logo sind entweder Marken oder eingetragene Marken von Draycir Ltd. Windows und das Windows-Logo sind Marken der Microsoft- Unternehmensgruppe. Alle anderen Marken werden anerkannt.