Fuhrpark Teil 2 SPEND. indirect. Inhalte: Internes /externes Fuhrparkmanagement. Hersteller- und Händlerrabatte. Wartung, Reparatur, Verschleiß

Transkript

1 Ausgabe 04/2017 Fuhrpark Teil 2 Inhalte: Internes /externes Fuhrparkmanagement Hersteller- und Händlerrabatte Wartung, Reparatur, Verschleiß Tankkarten Reifen Versicherungen Kfz-Steuern

2 FUHRPARK Im zweiten Teil unseres Beitrags zum Fuhrparkmanagement gehen wir auf die Prozesse der Fuhrparkverwaltung ein. Zudem runden wir den Fuhrparkeinkauf um wichtige Bereiche von Herstellerrabatten bis zur Flottenversicherung ab. Denn auch hier sind mögliche Ansatzpunkte für Einsparungen verborgen. Bleiben Sie mit uns auf Fahrt, was den Einkauf von Fuhrparkleistungen angeht. Mehr Informationen erhalten Sie gerne direkt bei uns unter Viel Erfolg im Einkauf. - Ihre Anja Rössel Anja Rössel Geschäftsführerin VORSCHAU NÄCHSTE AUSGABE: In der nächsten Ausgabe indirect Mai werden wir uns mit dem Thema Arbeitsschutz beschäftigen. Hans Becker GmbH Impressum 2

3 FUHRPARKMANAGEMENT: INTERN ODER EXTERN? Das Fuhrparkmanagement (FPM) sollte professionell und effizient ablaufen. Schließlich hat ein professionelles Management des Fuhrparks einen starken Einfluss auf die Kosten. Und natürlich spart ein effizientes Management Personalkosten und schafft mehr, mit weniger Ressourceneinsatz. Effektivität und Effizienz ist also gefordert. Wichtig ist die Trennung zwischen strategischem FPM und operativem FPM. Das operative FPM kann statt an extern auch an die internen Bedarfsträger verlagert werden, damit sich das FPM auf die strategischen Aufgaben fokussieren kann. Eine Verlagerung von Aufgaben an Dienstleister ohne Mehrkosten könnte auch eine Option sein, wenn beide Seiten dadurch einen Vorteil erlangen. Wenn Sie z.b. die Beschaffung auf einen Händler bündeln, erhalten Sie neben tollen Rabatten vielleicht auch noch kostenlos die Abwicklung von operativen Tätigkeiten. Mittlerweile können Sie so ziemlich jedes erdenkliche Paket outsourcen. Sie werden am Markt bestimmt einen Dienstleister dazu finden. Um zu entscheiden, ob das FPM intern oder extern organisiert werden soll, helfen vielleicht folgende Fragen weiter: Haben Sie intern die nötigen Ressourcen für ein professionelles und effizientes FPM? Verfügt Ihr Personal über das notwendige Know-How und über Erfahrung in diesem Bereich? Oder machen Ihre Mitarbeiter das FPM nur neben der jeweiligen Hauptaufgabe mit? Wo liegen Ihre Stärken und Schwächen? Stärken sollten Sie weiter aufbauen, für die Schwächen lässt sich vielleicht ein guter externer Partner finden. Können Sie Ihre internen Ressourcen vielleicht anderweitig besser einsetzen? Dann lohnt sich vielleicht auch ein Outsourcing. Bedenken Sie, dass Sie jedes Outsourcing auch kontrollieren sollten und dafür die nötige Zeit einplanen müssen. Und für Kontrolle ist auch das nötige Know-How erforderlich. Schließlich lagern Sie ja Leistungen bei einem Outsourcing an ein For-Profit-Unternehmen aus, das naturgemäß nach mehr Profit strebt. Überlegen Sie sich daher sehr gut, auch strategische Aufgaben auszulagern! Denken Sie auch an Interessenskonflikte und stellen Sie sicher, dass der Dienstleister z.b. keine Kick-Back-Vereinbarungen mit anderen Dienstleistern hat. Wenn sich dies nicht vermeiden lässt, dann sollten Sie zumindest den Inhalt kennen oder den möglichen Schaden abschätzen können. Wenn Sie outsourcen, dann sorgen Sie für völlige Transparenz, um Kontrollkosten so gering wie möglich zu halten. Vereinbaren Sie mit dem Dienstleister Reports, die zur Selbstkontrolle motivieren und Sie bei Ihren Kontrollaufgaben entlasten. Professionelle Dienstleister liefern diese Reports mit wenig Aufwand (diesen Aufwand müssen Sie ja zahlen!) aus deren Systemen. Hans Becker GmbH Impressum 3

4 HERSTELLER- UND HÄNDLERRABATTE Während Herstellerrabatte bei Einkäufern und Fuhrparkmanagern recht geläufig sind und bei jeder größeren Flotte in der Regel Rahmenvereinbarungen abgeschlossen sind, besteht beim Thema Händlerrabatte, auch Händlerzulage genannt, bei vielen Flotten noch Optimierungspotential. Grundsätzlich macht die Menge den Rabatt, d.h. durch eine Bündelung auf weniger Marken können Sie höhere Rabatte vereinbaren. Schließlich bringt eine Bündelung in der Regel für alle Beteiligten Vorteile. Händler wissen Rahmenverträge zu schätzen, schließlich profitieren diese bei einer Bündelung von folgenden Vorteilen: Höherer Fahrzeugabsatz und dadurch höhere Umsätze Eventuell bessere Einkaufskonditionen / Rückvergütungen durch den höheren Absatz Bessere Planbarkeit Höhere Folgeumsätze bei Wartung und Instandhaltung Geringere Administrationskosten durch standardisierte Abläufe Höhere Bindung zum Kunden und dadurch Reduktion der Vertriebskosten Deshalb zeigen sich die Händler bei einer Bündelung gerne in Form von Zulagen erkenntlich und geben einen Teil ihrer Marge an die Kunden weiter. WARTUNG, REPARATUR, VERSCHLEISS Die Kosten für Wartung, Reparatur und Verschleiß sollten grundsätzlich soweit wie möglich in jede Kaufentscheidung mit einfließen. Daher ist es wichtig, dass Sie diese Kosten bereits im Vorfeld abschätzen können, um die richtige Kaufentscheidung im Sinne der Gesamtkosten treffen zu können. Um die Kosten in diesem Bereich zu optimieren, gibt es grundsätzlich folgende zwei Ansätze: Kostenorientierter Ansatz Beim kostenorientierten Ansatz kümmern Sie sich selbst um das Management und die Administration aller Kosten. Hier sollten Sie die Volumina auf wenige Dienstleister bündeln und Rahmenverträge abschließen, die Vereinbarungen für Wartungspakete, Stundensätze, Rabatte auf Ersatzteile, etc. beinhalten. Beachten Sie, dass dieser Ansatz im Gegensatz zum prozessorientierten Ansatz mehr Aufwand für Sie bedeutet, und zwar für das Fuhrparkmanagement, für die Fahrzeughalter und für die Buchhaltung. Bei sehr homogenen Fuhrparks hält sich der Aufwand jedoch in Grenzen und hier überwiegt meist der Kostenvorteil. Prozessorientierter Ansatz Bei diesem Ansatz stehen die Prozesskosten im Fokus und es soll der Administrationsaufwand so weit wie möglich reduziert werden, ohne dabei die Kosten zu erhöhen. Zuerst muss der Leistungsumfang (z.b. Wartung, Reparatur, Verschleiß, Reifen, Tankkarte) definiert und ein Servicepaket geschnürt werden. Danach werden die Servicepakete ausgeschrieben und Sie erhalten Angebote in Form von Serviceraten. Die Serviceraten sind ähnlich der Leasingrate monatlich zu bezahlen. Die Leistung wird dann prozessoptimiert via Servicekarte von den jeweiligen Fahrzeughaltern direkt abgerufen. Die Fahrzeughalter bezahlen bargeldlos mit Servicekarte bei den freigeschalteten Dienstleistern für Wartung, Reparatur und Verschleiß und müssen sich sonst um nichts mehr kümmern. Das Fuhrparkmanagement muss einmalig die Wartungspakete ausschreiben und das System aufsetzen. Die Buchhaltung erhält eine Sammelrechnung und kann damit die Anzahl der Buchungen stark reduzieren. Hans Becker GmbH Impressum 4

5 Es wird bei den Serviceraten zwischen offener Servicerate und geschlossener Servicerate unterschieden. Bei der geschlossenen Servicerate bezahlen Sie monatlich immer den gleichen Betrag und haben den Vorteil der guten Planbarkeit der Kosten. Allerdings kalkulieren die Dienstleister (Leasinggesellschaft, Händler) bei dieser Variante in der Regel einen Sicherheitspuffer mit ein. Bei der offenen Servicerate werden die tatsächlichen Kosten abgerechnet. Es werden Planraten vereinbart und dann mit den Istkosten gegengerechnet. Der Nachteil ist hier die schlechtere Planbarkeit, dafür erhalten Sie Transparenz über die tatsächlichen Kosten und es werden keine Sicherheitsaufschläge in die Raten reingerechnet. In beiden Fällen fällt jedoch eine Managementgebühr oder Kartengebühr an, die transparent ausgewiesen oder in die Serviceraten inkludiert wird. Bestehen Sie auf Transparenz bei den Gebühren! Der Königsweg wäre es, die Vorteile von beiden Ansätzen zu kombinieren. Bündeln Sie daher die Servicepakete nach Möglichkeit auf einen Dienstleister, um Prozesse signifikant optimieren zu können und versuchen Sie die Kosten trotz Managementgebühr / Servicegebühr des Dienstleisters mindestens im gleichen Rahmen zu halten, wie beim kostenorientierten Ansatz. Bei einem entsprechenden Volumen machen Ihnen die großen Player am Markt meist sehr gute Angebote und Sie können deren jahrelang aufgebaute Infrastruktur mit geringen Aufschlägen nutzen. Hersteller versuchen auch oft mit Subventionen bei den Wartungskosten die Gesamtkosten der eigenen Marken als attraktiver darzustellen als die der Konkurrenz und kurbeln so ganz im Sinne der Fuhrparkmanager den Absatz an. Setzen Sie daher v.a. bei Motivationsfuhrparks die Hersteller auf Basis der Gesamtkosten in einen Wettbewerb. Weiterführende Information zu dieser Vorgehensweise finden Sie beim Optimierungsansatz TCO-Referenzratenmodell, siehe letzte Ausgabe. Der Trend geht sehr stark zum prozessorientierten Ansatz und unsere Empfehlung ist auch dieser Ansatz. Viele Dienstleister bieten mittlerweile die verschiedensten Leistungspakete an, sodass Sie für jeden Bedarf einen Dienstleister finden werden. Für welchen Ansatz Sie sich auch entscheiden, mit präventiven Reparaturen können Sie zusätzlich Kosten sparen. So sollten z.b. Steinschläge sofort präventiv versorgt werden, um spätere Sprünge in der Scheibe zu verhindern. Ein weiteres Beispiel wäre die präventive Anschaffung von Scheibenflüssigkeit, um diese dann im Bedarfsfall nicht teuer an Tankstellen beschaffen zu müssen. Hans Becker GmbH Impressum 5

6 REIFEN Für den Einkauf von Reifen schlagen wir folgende Optimierungsansätze vor: Bündelung auf eine Marke und/oder Bündelung auf einen Händler Einsatz von hochwertigen Alternativen (B-Marken) Downsizing Bündelung auf eine Marke Wenn Sie den Reifeneinkauf auf eine Marke bündeln, sollten Sie sich genau überlegen, welche Marke Sie auswählen. Schließlich muss diese Entscheidung und deren Argumentation möglicherweise den verschiedensten Argumenten der Fahrzeughalter standhalten. Eine Analyse für einen Reifen mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis verursacht zwar zu Beginn viel Arbeit, erleichtert Ihnen aber im Anschluss das Leben. Und Sie erhalten durch die Bündelung höhere Rabatte. Vergleichen Sie neben den Qualitäten v.a. die Kosten pro Kilometer Laufleistung. Neben Tests können Ihnen hier die Ansprechpartner bei den Händlern helfen. Beachten Sie aber, dass der Händler womöglich nicht den besten Reifen für Ihren Bedarf, sondern den besten Reifen für seine Marge empfiehlt. Holen Sie sich daher mehrere Expertenmeinungen ein und entscheiden Sie auf Basis der schlüssigsten Argumente. Das beste Argument gegen eine Bündelung auf eine Reifenmarke sind die Empfehlungen der Fahrzeughersteller. Die Hersteller testen verschiedene Marken und geben Empfehlung ab. Wie diese Entscheidungen getroffen werden, lässt sich jedoch nicht einfach nachvollziehen. Verlassen Sie sich daher nicht auf pauschale Empfehlungen, sondern nur auf Sachargumente. Bündelung auf einen Händler Diesen Optimierungsansatz sollten Sie auf jeden Fall umsetzen. Wenn Sie Ihren gesamten Reifenbedarf auf einen Händler bündeln und Rahmenverträge abschließen, erhalten Sie immer bessere Rabatte, als wenn Sie über verschiedene Händler einkaufen. Auch wenn Ihre Organisation sehr dezentral aufgestellt ist, gibt es meist in der Umgebung eine Niederlassung von den großen Reifenhändlern. Einsatz von hochwertigen Alternativen (Zweitmarken) Jeder Premiumhersteller produziert Zweitmarken, die neben der Erstmarke (Premiummarke) am Markt platziert werden, um andere Kundensegmente ansprechen zu können. Gerade diese Zweitmarken bieten oft ein tolles Preis-/Leistungsverhältnis, da diese oft aus der gleichen Gummimischung und einem ähnlichen Profil, oder dem Vorjahresprofil bestehen. Ein gezielter Einsatz von guten Zweitmarken sollte sich daher auf jeden Fall lohnen, da Sie dadurch Premiumqualität zu einem guten Preis erhalten können. Wenn eine generelle Umstellung auf Zweitmarken zu drastisch und intern nicht vertretbar ist, wäre ein möglicher Lösungsansatz ein gezielter Einsatz von Zweitmarken außerhalb des Motivationsfuhrparks, z.b. bei Transportern. Downsizing Mit Downsizing sparen Sie nicht nur die direkten Kosten rund um das Thema Reifen, sondern meist wirken sich kleinere und v.a. schmälere Reifen durch den niedrigeren Rollwiderstand auch positiv auf den Spritverbrauch aus. Übertreiben Sie es aber nicht mit dem Downsizing, die Herstellerangaben für die Mindestgrößen müssen unbedingt eingehalten werden, ansonsten besteht ein Sicherheitsrisiko durch schlechtes Fahrverhalten (Haftung!). Hans Becker GmbH Impressum 6

7 GÜNSTIGER TANKEN: MIT DER 1-KARTEN-STRATEGIE! Die Netze der großen Mineralölgesellschaften sind aktuell so gut ausgebaut, dass Kunden weitgehend mit nur einer Tankkarte auskommen. Der Vorteil: Durch die Bündelung der Kraftstoffmengen auf einen einzigen Anbieter sind höhere Rabatte pro Liter Kraftstoff möglich. Wenn Sie derzeit zwei Tankkarten im Einsatz haben, sollten Sie die Umstellung auf eine Ein-Karten-Strategie prüfen. Neben administrativen Erleichterungen und besseren Auswertungsmöglichkeiten profitieren Sie von raschen Einsparungen und Rabatten, auch in den Folgejahren. Jedoch gibt es auch Regionen, in denen die Tanknetze aller Anbieter nicht gleichmäßig gut ausgebaut sind. Wenn Ihre Mitarbeiter Umwege fahren müssten, lohnt sich eine Umstellung nicht. Ermitteln Sie daher die Netzabdeckung der Anbieter vor einer Umstellung! TANKKARTEN: RABATTE VERGLEICHEN GENÜGT NICHT, DER ENDPREIS ZÄHLT! Wenn Sie bei den Tankkarten optimieren, sollten Sie immer den Endpreis für den Liter Kraftstoff im Auge behalten. Vergleichen Sie nicht nur die Tankrabatte miteinander, die Sie bei Mineralölgesellschaften (A-Gesellschaften) erhalten. Bei Niedrigpreistankstellen (B & C-Gesellschaften) zahlen Sie letztlich oft weniger für den Liter Kraftstoff, auch wenn Sie dort vielleicht niedrigere Tankrabatte als bei den Premiumanbietern erhalten. Professionelle Tankkartenlösungen sind auch hier mittlerweile gängige Praxis. K F Z H A F T P F L I C H T - U N D K A S K O V E R S I C H E R U N G E N : S T E L L E N S I E D I E VERSICHERUNGSPRÄMIEN AUF EIN STÜCKPRÄMIENMODELL UM! Wir empfehlen, bei KFZ Haftpflicht- und Kaskoversicherungen die Versicherungsprämien auf ein Stückprämienmodell umzustellen. Falls die Versicherung damit nicht einverstanden ist, sollten Sie Angebote von anderen Versicherern einholen. Bestimmte Kriterien müssen für ein Stückprämienmodell nicht erfüllt werden, nur eine bestimmte Stückzahl. Der Nachteil ist, dass ein Großschaden dazu führen kann, dass die Schadenquote der gesamten Flotte schlecht ist und damit der Beitrag für alle Fahrzeuge steigt. Ab ca. 25 Fahrzeugen ist das Stückprämienmodell aber trotzdem das gängige Modell am Markt. Möglich sind diese Stückprämien-Modelle ab 10 Fahrzeugen. Dies hat gegenüber Einzelverträgen (ein Vertrag pro KFZ nach dem sog. Schadenfreiheitsklassen-Modell) folgende Vorteile: Reduktion des Administrationsaufwandes Erhöhung der Planungssicherheit (immer gleiche Prämie); die Prämie ist bereits vor Kauf bekannt. Keine Rückstufung im Schadensfall. Allerdings schauen die Versicherer immer auf den Schadenverlauf der gesamten Flotte. Das kann dazu führen, dass ein Großschaden dazu beiträgt, dass der Versicherer die vereinbarten Stückprämien anpassen will. Neu hinzukommende Fahrzeuge (auch höherwertige) werden zum gleichen, günstigen Beitrag eingestuft. Hans Becker GmbH Impressum 7

8 VERSICHERUNGSKOSTEN OPTIMIEREN: KENNEN SIE IHRE SCHADENSQUOTE? Um Ihre Versicherungskosten bei Haftpflicht und Kasko auf den Prüfstand zu stellen, brauchen Sie die Schadensquoten der letzten drei Jahre. Die Schadensquote wird wie folgt berechnet: Kosten / Beiträge * 100. In der Regel erhalten Sie die Schadensquote auf Nachfrage von Ihrem Versicherungsmakler oder Ihrer Versicherung. Sie können die Schadensquote aber relativ einfach selbst errechnen, in dem Sie eine Einzelschadenaufstellung der letzten drei Jahre anfordern. Wir empfehlen Ihnen, beides zu machen. V.a. bei größeren Schäden werden oft von den Versicherungen Reserven gebildet und in die Quote hineingerechnet. Daher kann es vorkommen, dass die Schadensquote der Versicherung manchmal nicht mit Ihren errechneten Schadensquoten zusammenpasst. Reserven dienen der Versicherung als Risikopuffer, um größere Schäden über einen längeren Zeitraum zu "verdauen". Wenn die Reserven auffällig hoch im Vergleich zu einem größeren Schaden sind, so lassen Sie sich die Zahlen am besten von der Versicherung oder dem Makler erläutern. Bei der Betrachtung der Schadensquote der letzten drei Jahre sind nun Antworten auf folgende Fragen wichtig? Wie hoch ist die durchschnittliche Schadensquote der letzten 3 Jahre? Wie hoch ist die aktuelle Schadensquote? Wohin geht der Trend? Wenn Ihre Schadensquote unter 70% liegt und der Trendverlauf nicht nach oben geht, dann haben Sie gute Chancen für eine Nachverhandlung oder Neuauschreibung. Bei einer Quote unter 80% und einem Trend nach unten besteht ebenfalls Potential für eine Nachverhandlung. Über 80% wird es schwierig, da die Versicherung auch Gemeinkosten und Gewinne kalkulieren muss. KFZ STEUERN SPAREN DURCH DOWNSIZING Bei den reinen KFZ-Steuern sind keine Optimierungen möglich. Diese lassen sich jedoch indirekt positiv durch besonders umweltfreundliche Fahrzeuge mit geringem CO2 Ausstoß bzw. einem Downsizing (kleinere Motoren) beeinflussen. Tipp: Regeln Sie in der Fuhrparkrichtlinie nicht KW/PS-Grenzen sondern die CO2 Grenzen. Dieser Ansatz ist wesentlich umweltfreundlicher und auch meist intern gegenüber den Fahrzeughaltern einfacher zu vertreten. Das bereits angesprochene TCO-Referenzratenmodell sorgt bei Motivationsfuhrparks auch hier Abhilfe, denn bei der Gesamtkostenbetrachtung sollten auch die KFZ Steuern berücksichtigt werden. Hans Becker GmbH Impressum 8

9 Haben Sie noch Fragen oder Interesse am Thema Fuhrpark? Gerne unterstützen wir Sie bei diesem Thema, z. B.: Bestandsaufnahme/ Benchmarking: Prüfung von Potentialen Erstellung von professionellen Ausschreibungsunterlagen Durchführung einer professionellen Ausschreibung und Führung von Verhandlungen. Kontaktieren Sie uns unter 089/ oder unter Hans Becker GmbH Impressum 9

10 Die Hans Becker GmbH im Kurzportrait Als inhabergeführtes Unternehmen hat sich Hans Becker seit über 25 Jahren auf die Optimierung des strategischen indirekten Einkaufs sowie aller damit verbundenen Prozesse spezialisiert. Seit 1992 beobachtet Hans Becker die relevanten Märkte und verfügt über fundierte Erfahrungen in Industrie, Handel, Banken, Versicherungen und vielen anderen Branchen. Über 400 Klienten konnten von dem Spezialwissen der Hans Becker - Experten profitieren und dadurch ihre Kosteneffizienz steigern. Methoden- und Umsetzungskompetenz sind bis heute ein Markenzeichen von Hans Becker. Neben der Durchführung von reinen Kostensenkungsprojekten bzw. strategischen Optimierungsprojekten in einem klar definierten Zeitrahmen übernimmt Hans Becker für die Auftraggeber den kompletten oder auch nur teilweisen strategischen Einkauf von Gütern und Dienstleistungen. Hierzu gehören auch das Coachen von Einkaufs-Mitarbeitern sowie die nachhaltige und langfristige Qualitätskontrolle in den untersuchten Bereichen. Verschiedene Online-Angebote runden das Portfolio ab und unterstützen die Klienten punktuell. Hans Becker GmbH Impressum 10