Access 2010 Fortgeschrittene. Leseprobe. Hans-Rudolf Wenger. Wings Software Developments Tel

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1 Access 2010 Fortgeschrittene Hans-Rudolf Wenger Leseprobe Wings Software Developments Tel Chaltenbodenstrasse 4 b info@wings.ch CH Schindellegi

2 Version Autor 2011 A Hans-Rudolf Wenger Art. Nr SG SL gebunden lose, 4-fach gelocht Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Copyright Wings Software Developments, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Software Developments urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Software Developments nicht erlaubt.

3 Access 2010 Fortgeschrittene Inhalt Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Erläuterungen zum Lehrmittel 1 2 Datenbankdesign Datenmodell ERD/ERM Relationale Datenbank Normalisierung Nicht optimierte Tabelle Erste Normalform Zweite Normalform Dritte Normalform Namenskonventionen (Ungarische Notation) Bestehende Datenbanken weiterentwickeln Übung: Datenmodell ERD/ERM 10 3 Einige Fachbegriffe Datenbankentwurf Flache Tabellen/Flat Tables Datenstrukturdiagramm Indizes/Indexierte Felder Datenbankbegriffe Datenbankmodelle Structured Query Language (SQL) Phasen einer Datenbank-Erstellung 13 4 Geteilte Datenbanken Einzelne Tabellen verknüpfen Datenbankverknüpfungen betrachten und anpassen Datenbankverknüpfung löschen Datenbank aufteilen Übung: Front-End- und Back-End-Tabelle 18 5 Funktionen Textfunktionen Übung: Links, Rechts, Teil, Glätten Zeitfunktionen Zeitintervalle Übung: Fahrzeugtabelle Logische Funktionen Wenn()-Funktion einfach Wenn-Funktionen() verschachtelt Logische Operatoren UND(), ODER() Diverse Funktionen Beliebiges Runden von Formeln Übung: Logische Funktion 24

4 Inhalt Access 2010 Fortgeschrittene 6 Tabellen Datenblattansicht Entwurfsansicht Felddatentypen Besondere Feldeigenschaften in Tabellen Nachschlagelisten Übung: Nachschlagen/Kombinationsfeld Hyperlink Besonderheiten bei Nullwerten und leeren Zeichenfolgen Gestalten der mehr oder weniger leeren Zellen Standardwert Eingabeformat Eingabe erforderlich Gültigkeitsregel/Gültigkeitsmeldung Übung: Gültigkeitsregeln definieren 34 7 Beziehungen zwischen Tabellen Primärschlüssel Primärschlüssel definieren Sekundärschlüssel / Fremdschlüssel Beziehungen zwischen Tabellen definieren Automatisches Löschen von Daten Aktualisierungsweitergabe an verwandte Felder Beziehungen überarbeiten und löschen Übung: Verknüpfung von Tabellen Spezielle Verknüpfungsarten Exklusionsverknüpfungen (Inner Join oder Equi Join) Inklusionsverknüpfungen (Outer Join) Subtraktionsverknüpfung (Subtract Join) Selbstverknüpfung (Self Join) Übung: Spezielle Verknüpfungsarten 44 8 Abfragen Platzhalter Vergleichsoperatoren Übersichtstabelle Abfragekriterien Übung: Auswahlabfrage Parameterabfrage Übung: Parameterabfragen Gruppierte Abfragen (Aggregierungsfunktionen) Einfache gruppierte Abfrage Gruppen und Untergruppen Funktion «Summe» Funktionen «Anzahl» Funktion «Mittelwert» Funktion «Min» Funktion «Max» Funktion «ErsterWert» Funktion «LetzterWert» Funktion «Ausdruck» Funktion «Bedingung» 53

5 Access 2010 Fortgeschrittene Inhalt Höchstwerte Übung: Gruppieren und Funktion einsetzen Rechnen in Abfragen Mathematische Operatoren Übung: Rechnen mit Feldern Aktionsabfragen Tabellenerstellungsabfrage Anfügeabfrage Aktualisierungsabfrage Löschabfrage Übung: Aktionsabfragen Kreuztabellenabfrage Übung: Kreuztabellenabfrage Duplikatensuche Löschen von doppelten Datensätzen aus einer Tabelle Inkonsistenzabfrage Union-Abfragen 66 9 Formular Text in Kopf- und Fusszeilen ändern Aktivierreihenfolge der Steuerelemente festlegen Steuerelemente Formular- und Steuerelementeigenschaften Formular mit Optionsgruppe erstellen Formular mit Kombinationsfeld erstellen Formular mit Listenfeld Formular mit Objektfeld Formular mit Objektfeld erstellen Haupt - und Unterformulare Unterformular in einem Unterformular erstellen Übung: Formular und Unterformulare bearbeiten Rechnen in Unterformularen Logische Operatoren in Formularen Bedingte Formatierung Übung: Fakturierung Berichte Berichtskopf Seitenkopf/Seitenfuss Kopf- und Fussbereich Detailbereich Berichtsfuss Gruppierten Bericht erstellen Gruppierung in der Entwurfsansicht einstellen Laufende Summe in Berichten (Nummerierung) Logische Operatoren und Formelausdrücke in Berichten Unterbericht Rechnungsbericht erstellen Übung: Bericht gruppiert nach Anfangsbuchstabe Berichts-SnapShot 101

6 Inhalt Access 2010 Fortgeschrittene 11 Makros Grundlagen Makro erstellen Makros starten/ausführen Einer Schaltfläche ein Makro zuordnen (mit dem Assistenten) Ohne Assistent einer Schaltfläche ein Makro zuordnen Makrogruppen Übung: Makro erstellen Makroverschachtelung Makros mit Bedingungen Vergleichsoperatoren Bildschirmaktualisierung ausblenden AutoExec-Makro Nützliche Makros/Beispielmakros Suchmaske mit Textfeld in einem Formular erstellen Makro der Schaltfläche sowie dem Textfeld zuordnen Manuelles Erstellen eines Suchfeldes mit Kombinationsfeld Steuerelemente ein- und ausblenden Suchfeld mit Assistent erstellen Mit Makros Daten filtern Mit Makros Formulare synchronisieren Mit Makros Berichte Drucken Dienstprogramme Datenbank konvertieren Umwandeln alter Access-Datenbanken Umwandeln von 2010 auf Datenbank komprimieren und reparieren Daten importieren und exportieren Datenbanksicherheit Datenbank mit Kennwort schützen VBA Module Beispiel einer Sub Prozedur Beispiel einer Funktionsprozedur 127 Anhang Übungen 129 A - 1 Übungen: Datenmodell ERD/ERM 129 A - 2 Übungen: Erstellen von Front-End- und Back-End-Datenbanken 131 A - 3 Übungen: Textfunktionen 132 A - 4 Übung: Fahrzeugtabelle 134 A - 5 Übung: Logische Funktionen 136 A - 6 Übung: Nachschlagen / Kombinationsfeld 140 A - 7 Übung Gültigkeitsregeln definieren 142 A - 8 Übung Verknüpfungen von Tabellen 143 A - 9 Übungen: Spezielle Verknüpfungsarten 144 A - 10 Übung: Auswahlabfragen anwenden 145 A - 11 Übungen: Parameterabfragen 148 A - 12 Übungen: Abfragen gruppieren 150 A - 13 Übung: Gruppieren, Berechnen und Runden 152

7 Access 2010 Fortgeschrittene Inhalt A - 14 Übung Aktionsabfragen 154 A - 15 Übung Kreuztabellenabfrage 156 A - 16 Übung: Formular bearbeiten 157 A - 17 Übungen: Fakturierung 158 A - 18 Übung: Berichte gruppieren 163 A - 19 Übung: Makro Formular schliessen + öffnen 164 Index

8 Access 2010 Fortgeschrittene 1 1 Einführung 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Dieses Lehrmittel eignet sich als Lehrgang, indem Sie es vom Anfang bis zum Ende fortlaufend durcharbeiten. Sie können es dank dem Index am Dokumentende auch als Nachschlagewerk benützen. Fortgeschrittene Anwender/innen können auch bestimmte Übungen aufschlagen und bei Problemen fehlende Lernziele gemäss den Kapitelverweisen nachschlagen. Symbole im Lehrmittel Repetition Begriffe Tipps, Hinweise Vertiefende Informationen Repetitionsfragen dienen zur Festigung von wichtigen Begriffen und der Lernzielkontrolle. Sie können damit Ihren Wissensstand testen und allfällige Lücken füllen. Wichtige Begriffe und Erläuterungen, die in der Computerpraxis und im Zusammenhang mit der Anwendung auftauchen. Versuchen Sie, sich diese einzuprägen. Beachten Sie die Tipps. Die erlangten Erkenntnisse verhelfen Ihnen zu einem effizienten Arbeitsstil. Hintergrundinformationen, die Ihnen zu erweiterten Kenntnissen in der Anwendung verhelfen. Nach der Behandlung neuer Lernziele erscheint ein Verweis auf geeignete Übungen, die sich im Anhang befinden. So können Sie Ihre theoretischen Kenntnisse direkt praktisch umsetzen. Verweise zu den Voraussetzungen erleichtern Ihnen das Nachschlagen nach Bedarf. Fallweise finden Sie Übungen mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad zum gleichen Thema. Spielen Sie möglichst viele Übungen durch. Sie lernen damit das erworbene Wissen auf neue Situationen zu übertragen. Darstellung von Tasten / Kombinationen und Befehlen Spezielle Tasten Tastenkombinationen Befehle Kontextmenü-Befehle <Tab>, <Shift>, <Ctrl>, <Return> <Ctrl>+C, <Alt>+<F9> Start, Absatz, Schattierung Tabulator, Umschalten, Steuerung, Eingabe. Beispiel: Bei gedrückter Taste <Ctrl> wird zusätzlich C gedrückt. Befehlsfolge: Register, Gruppe, Befehl.

9 Access 2010 Fortgeschrittene 35 7 Beziehungen zwischen Tabellen Access ist eine relationale Datenbank. Das Ziel einer relationalen Datenbank ist, Daten nicht mehrfach zu erfassen. Deshalb besteht eine echte Datenbank nicht nur aus einer, sondern aus mehreren miteinander verknüpften Tabellen. Die Beziehungen zwischen Tabellen können sehr unterschiedlich sein. Es gibt grundsätzlich 3 Beziehungen: 1:1-Beziehung Bei der 1:1-Beziehung gibt es zu einem Datensatz einer Tabelle genau einen passenden Datensatz in einer anderen Tabelle. 1 Mitarbeiter verfügt über einen Lohn. Die Tabelle Lohn könnte in diesem Fall selbstverständlich in der Tabelle Mitarbeiter integriert werden. Vielleicht will man das aber aus Diskretionsgründen nicht. 1:n-Beziehung Zwischen den Tabellen Mitarbeiter und Kinder gibt es eine sogenannte 1:n-Beziehung. Beispiele: Ein Mitarbeiter kann keine, 1, 2, 3 oder auch mehr Kinder haben. Ein Kunde kann eine oder selbstverständlich auch mehrere Bestellungen aufgeben. Die Beziehung ist also eine 1:n-Beziehung. n:m-beziehung Zwischen diesen beiden Tabellen besteht eine n:m-beziehung. Ein Artikel kann in mehreren Bestellungen vorkommen. Zudem können in einer Bestellung mehrere Artikel figurieren. Dies ist ein Problem für Access. Access kann n:m- Beziehungen nicht direkt darstellen. Eine n:m-beziehung muss man immer in zwei 1:n-Verbindungen auflösen. Notizen

10 36 Access 2010 Fortgeschrittene Vorgänge Auflösung einer n:m-beziehung in zwei 1:n-Beziehungen 1. Nehmen Sie die Primärschlüssel der beiden Haupttabellen. 2. Erstellen Sie mit diesen beiden Primärschlüsselfeldern eine neue Tabelle. 3. Fügen Sie dieser Tabelle einen eigenen Primärschlüssel zu. 4. Nun definieren Sie die Beziehung über das Symbol Beziehungen. 7.1 Primärschlüssel > Bei einem Primärschlüssel handelt es sich um ein Feld, das jeden Datensatz einer Tabelle eindeutig identifiziert. > Ein Primärschlüssel ist bei jedem Datensatz einmalig. > Jede Tabelle sollte über einen Primärschlüssel verfügen. > Ein Primärschlüssel darf nie gleichzeitig bei mehreren Datensätzen vorkommen. > Um Beziehungen zwischen Tabellen zu erstellen, braucht es unbedingt einen Primärschlüssel. Ein geeigneter Datentyp bei Primärschlüsseln ist der Typ AutoWert. Wenn Sie nicht wissen, was Sie bei einer Tabelle für einen Primärschlüssel verwenden sollen, nehmen Sie als Feldbezeichnung den Eintrag Laufnummer und den Datentyp AutoWert. Beispiele von Primärschlüsseln: > Kundennummer > Artikelnummer > Personalnummer > Rechnungsnummer Am sichersten ist es, einen Primärschlüssel von Access definieren zu lassen. Wenn Sie eine Tabelle mit dem Assistenten erstellen, werden Sie beim Speichern jeweils gefragt, ob Access einen Primärschlüssel definieren soll. Wählen Sie Ja, legt Access ein zusätzliches Feld an, das jeden Datensatz eindeutig identifiziert. Access verwendet dazu den Dateityp AutoWert. Enthält Ihre Tabelle bereits ein Feld mit eindeutigem Inhalt (z. B. Personalnummer), nehmen Sie selbstverständlich dieses Feld als Primärschlüssel.

11 Access 2010 Fortgeschrittene Primärschlüssel definieren Vorgänge Eigenen Schlüssel definieren 1. Öffnen Sie die Datei Lohn.accdb. 2. Gehen Sie in den Entwurfsmodus der Tabelle tbl_personal. 3. Markieren Sie das entsprechende Feld mit einem Mausklick. 4. Anschliessend klicken Sie in der Symbolleiste auf das Schlüsselsymbol. Primärschlüssel können auch aus mehreren Feldern bestehen. Markieren Sie dazu die entsprechenden Felder und klicken Sie dann auf das Schlüsselsymbol. 7.3 Sekundärschlüssel / Fremdschlüssel Beziehungen zwischen zwei Tabellen werden immer über einen Primärschlüssel zu einem Fremdschlüssel (Sekundärschlüssel) definiert. Der Primärschlüssel ist in der so genannten Haupttabelle. Der Sekundärschlüssel in der Detailtabelle. Hierzu ein Beispiel. Haupttabelle (Mastertabelle) Wir haben eine Personaldatenbank. In der Haupttabelle Sie heisst tbl_personal haben wir als Primärschlüssel die PersonalNr. Als Felddatentyp weist die Personalnummer AutoWert auf. Zudem haben wir die üblichen Daten wie Vorname, Nachname usw. in der Tabelle erfasst.

12 38 Access 2010 Fortgeschrittene Detailtabelle Nun kann es ja sein, dass unser Personal Kinder hat. Die Kinder erfassen wir in einer eigenen Tabelle mit dem Namen tbl_kinder. Auch in dieser Tabelle haben wir einen Primärschlüssel mit dem Felddatentyp AutoWert. Dieser Primärschlüssel ist in dieser Tabelle nicht besonders wichtig. Wichtig ist hier der Sekundärschlüssel (Fremdschlüssel). Wir müssen doch bei jedem Kind sagen, zu welcher Person dieses Kind gehört. Unter dem Feld Personalnummer geben wir also bei jedem Kind die Personalnummer ein, die in der Haupttabelle erfasst ist. 7.4 Beziehungen zwischen Tabellen definieren Sobald die Tabellen erstellt sind, sollten die Beziehungen zwischen den einzelnen Tabellen erstellt werden. Achten Sie darauf, dass Sie die entsprechenden Primärschlüssel sowie die Sekundärschlüssel definiert haben. Die Definition von Beziehungen erleichtert wesentlich das Erstellen von Abfragen, Formularen und Berichten, die mehrere Tabellen erfassen. Vorgänge Beziehung definieren 1. Öffnen Sie die Datenbank Lohn.accdb. 2. Wählen Sie im Register Datenbanktools den Befehl Beziehungen. 3. Anschliessend klicken Sie im Menü Beziehungen auf den Befehl Tabellen anzeigen. 4. Nun wird das Tabellenfenster eingeblendet. 5. Markieren Sie die Tabelle (tbl_personal), die Sie für Ihre Beziehung benötigen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen. 6. Bei der zweiten Tabelle (tbl_kinder) gehen Sie genau gleich vor. 7. Schliessen Sie dann das Dialogfenster mit der Schaltfläche Schliessen.

13 Access 2010 Fortgeschrittene Der Primärschlüssel jeder Tabelle wird mit dem Schlüsselsymbol dargestellt. 9. Zielen Sie mit der Maus auf den Primärschlüssel der Tabelle tbl_personal. Ziehen Sie dann dieses Feld bei gedrückter Maustaste auf das Feld Personalnummer der Tabelle tbl_kinder. Lassen Sie die Maus los und Sie gelangen ins Beziehungsfenster. 10. In diesem Fenster aktivieren Sie die Option Mit referentieller Integrität und klicken dann auf die Schaltfläche Erstellen. Ihre 1:n-Beziehung ist definiert. Referentielle Integrität Darauf müssen Sie bei Beziehungen achten Die Option Referentielle Integrität stellt sicher, dass Beziehungen zwischen Datensätzen in verknüpften Tabellen gültig sind und verknüpfte Daten nicht versehentlich gelöscht oder geändert werden. > Die beiden Felder, die Sie für das Erstellen einer Beziehung verwenden, müssen immer den gleichen Datentyp aufweisen. > Der Name des Feldes spielt dabei keine Rolle. Beim Datentyp Zahl muss die Eigenschaft der Feldgrösse auch übereinstimmen. > Eine Verknüpfung muss immer von einem Primärschlüssel ausgehen.

14 Access 2010 Fortgeschrittene Beziehungen überarbeiten und löschen Vorgänge Beziehung überarbeiten Um eine Beziehung zu überarbeiten, gehen Sie wie folgt vor: 1. Schliessen Sie alle Tabellen. 2. Wählen Sie im Register Datenbanktools die Option Beziehungen. Sie gelangen ins Beziehungsfenster. 3. Markieren Sie die Beziehungslinie und wählen Sie im Register Datenbanktools in der Gruppe Tools die Option Beziehung bearbeiten oder mit einem Rechtsklick und dem entsprechenden Eintrag. So gelangen Sie ins Beziehungsfenster und können diese nun bearbeiten. Beziehung löschen 1. Schliessen Sie alle Tabellen. 2. Wählen Sie im Register Datenbanktools die Option Beziehung. Sie gelangen ins Beziehungsfenster. 3. Markieren Sie die Beziehungslinie mit einem Mausklick und drücken Sie die <Delete>-Taste. 4. Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Beziehung entfernt Übung: Verknüpfung von Tabellen > Lernziele: Beziehungen anwenden und verstehen Sie üben den Umgang mit Beziehungen und stellen Verknüpfungen zu anderen Tabellen her, passen die Einstellungen an und gewinnen Sicherheit im Umgang mit Beziehungen in Datenbanken. Übungen finden Sie im Übungsanhang unter A - 8 ab Seite 143.

15 152 A - 13 Übungen Access 2010 Fortgeschrittene A - 13 Übung: Gruppieren, Berechnen und Runden Voraussetzungen Beliebiges Runden von Formeln Rechnen in Abfragen Übung 1: Gruppierung mit berechnetem Feld > Öffnen Sie die Datenbank Werkzeug.accdb. Die Abfrage bezieht sich auf die Tabelle tbl_artikel. > Wie gross ist der gesamte Warenwert des Artikellagers? Um diesen Wert zu berechnen, müssen Sie in einer Abfrage den Wert des Lagers mit der Formel [Preis] * [Bestand] berechnen. In der Abfrage darf sich nur dieses eine Feld befinden. > Anschliessend gruppieren Sie die Abfrage. In der gruppierten Abfrage wählen Sie dann die Funktion Summe. > Gestalten Sie das Resultat mit der Formatoption Standardformat. Das Resultat ist eine einzige Zahl. Übung 2: Runden von berechneten Werten > Öffnen Sie die Datenbank Musikshop.accdb. > Erstellen Sie eine Abfrage auf die Tabelle tbl_musikshopl mit den abgebildeten Feldern. Das Feld Lagerwert müssen Sie berechnen. Runden Sie das Feld auf 100 genau und sorgen Sie dafür, dass das Feld mit einem Tausender-Trennzeichen dargestellt wird und keine Kommastellen aufweist. Das Resultat sollte wie nebenstehend aussehen. Notizen