BüroWARE Lohn und Gehalt. Mehr Komfort und Effizienz für das Lohnbüro

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1 BüroWARE Lohn und Gehalt Mehr Komfort und Effizienz für das Lohnbüro

2 Der Maßanzug für die Personalabteilung Umfassend in den Funktionen, leicht zu bedienen, hocheffizient und individuell anpassbar an die Anforderungen in Ihrem Unternehmen von diesen Stärken und lohnenden Vorteilen profitieren Sie als Anwender der neuen Abrechnungssoftware BüroWARE Lohn & Gehalt von SoftENGINE. Nutzen Sie daher die Möglichkeit der Gehaltsabrechnung in Eigenregie und sparen Sie somit viel Zeit und Geld! Flexibel, bedienerfreundlich und sicher bis ins Detail Die BüroWARE Lohn & Gehaltsabrechnung macht Ihnen die Arbeit leicht durch benutzerfreundliche Bedienung und höchste Flexibilität. Sparen Sie sich daher teures Outsourcing. Mit der Inhouse-Lösung zielgenau anpassbar an alle betriebsinternen Anforderungen sparen Sie schon mit der ersten Anwendung Kosten. Dank der vielfältigen, flexiblen Anbindungsmöglichkeiten lässt sich BüroWARE Lohn & Gehalt bestens mit anderen Softwaresystemen kombinieren. Auch step-by-step-umstellungen sind bei BüroWARE kein Problem. Besonders im Personalbereich werden immer wieder neue Anforderungen an die Organisationsstruktur gestellt. Neue Gesetzesgrundlagen und Sozialversicherungs-Vorschriften stellen eine Lohn & Gehalts-Software immer wieder auf den Qualitäts-Prüfstand. BüroWARE bleibt immer up to date und gibt Ihnen Sicherheit auf lange Sicht! Das BüroWARE Modul Lohn & Gehalt ist DEÜV-zertifiziert und wird regelmäßig auf seine Praxistauglichkeit von der Zertifizierungsstelle der Krankenkassen geprüft. Die Stärke der BüroWARE Lohn & Gehalt ist die umfassende Verknüpfungsmöglichkeit mit anderen Modulen. So können alle Daten direkt in die Kostenrechnung und Finanzbuchhaltung übertragen werden. Sicherheit wird bei uns groß geschrieben. Per Codewortsystem können Sie im Lohnbereich unerlaubte Zugriffe auf die sensiblen Personaldaten verhindern, sogar bis auf Feldebene. Auch in Sachen Urlaubsplanung haben Sie mit der BüroWARE Lohn & Gehalt ein professionelles Instrument, das mit seiner grafischen Darstellung die Urlaubs- und Einsatzplanung vom einzelnen Mitarbeiter über die Abteilungs- bis hin zur Unternehmensebene ermöglicht. Der schnelle Gehaltrechner ist ein praktischer Assistent für jedes Bewerbungsgespräch. Per Knopfdruck berechnen Sie Netto oder Bruttogehälter inklusive Arbeitgeberanteile. Varianz auf drei Ebenen Sie wollen Wachstum wir wachsen mit Ihnen. Je nach Anforderung können sie jederzeit von der BüroWARE basic über das medium-paket zur premium-ausstattung wechseln. Mit jeder höheren Version der BüroWARE wächst z.b. die Zahl der verwaltbaren Personalstammdaten. Mit der DEÜV-zertifizierten BüroWARE basic Lohnabrechnung können Sie Löhne und Gehälter bis zu 20 Mitarbeitern abrechnen, mit der BüroWARE medium bis zu 50 Mitarbeiter und im Rahmen der BüroWARE premium können Sie sogar bis zu 1000 Mitarbeiter eigenständig abrechnen. Darüber hinaus verfügen Sie in der BüroWARE premium über alle Funktionen des Personalmanagers Ihr Planungsprofi auf allen Ebenen. 2 SoftENGINE

3 Inhalt DEÜV-Zertifizierung Datenübermittlung über Dakota Elster elektronische Lohnsteuer Gesetzliche Abrechnungsdaten inkl. Plausibilitätsprüfung Firmenstamm Krankenkassenstamm Personalstamm Lohnarten Kurzarbeitergeld Lohn- und Gehaltsabrechnung Korrekturen Personalmanagement Bewerberverwaltung Urlaubsübersicht Personalzeiterfassung über Zusatzprodukte unserer Partner Lohnpfändung Dauerhafte Softwarepflege laut gesetzlichen Änderungen immer aktuell Stand: Januar 2005 Publiziert von: SoftENGINE GmbH Kaufmännische Softwarelösungen Alte Bundesstr Hauenstein Telefon: (06392) Telefax: (06392) SoftENGINE 3

4 DEÜV Datenübermittlung für Meldedaten und Beitragsnachweise Getestet und zertifiziert Die Weiterleitung der Meldedaten von Mitarbeitern und deren Beitragsnachweisen an Krankenkassen und Sozialversicherungsträger gehört zu den zentralen Aufgaben der Personalabteilung. Mit BüroWARE Lohn & Gehalt haben Sie bei der Datenverarbeitung leichtes und vor allem sicheres Spiel. Datenverwaltung und übermittlung lassen sich in automatisierten Arbeitsschritten schnell und komfortabel durchführen. Auch den ständig sich verändernden Anforderungen im Personalwesen und Sozialversicherungsrecht sind Sie mit BüroWARE jederzeit gewachsen. Dank der Updates bleiben Sie mit BüroWARE Lohn & Gehalt auch in diesem Bereich immer auf der Höhe der Zeit. Automatisiert Sie haben einen neuen Mitarbeiter? Kein Problem: BüroWARE übernimmt alle notwendigen Schritte für die Anmeldung. Alle relevanten Personaldaten generiert die Software über den Punkt Meldedaten. Mit dem Monatsabschluss werden die Daten dann übermittelt. Dafür sorgt das optionale Übertragungsprogramm DAKOTA ein sicheres Verfahren, das selbstverständlich über ein gültiges Zertifikat gemäß der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) verfügt. Die Übertragung der Beitragsnachweise erfolgt immer am Monatsende, ganz bequem zusammen mit den Beiträgen für die Krankenkassen. Mit Druck werden die Datensätze erzeugt und über das DAKOTA per an die Annahmestellen übermittelt. Dakota ist in der BüroWARE optional erhältlich. Sie müssen lediglich einen Zertifizierungsantrag an das TrustCenter der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherungsträger GmbH (ITSG) senden. Im DAKOTA-Assistenten ist der Zertifizierungsantrag bereits hinterlegt und kann so ohne großen Aufwand an die ITSG gefaxt werden. Sicher in die Zukunft BüroWARE Lohn & Gehalt ist umfangreich von der ITSG getestet worden. In diesem vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Verfahren hat BüroWARE Lohn & Gehalt alle Testhürden problemlos genommen und seine Sicherheit und Praxistauglichkeit bewiesen. Sie als Anwender können sicher sein, dass die DEÜV-Tauglichkeit in regelmäßigen Intervallen von Prüfstellen nach gesetzlich vorgegebenen Kriterien kontrolliert wird, und die Software per Upgrade auf den neuesten Stand gebracht wird. Damit sind Sie in einem wichtigen Bereich der Personalverwaltung, der sich stets verändert, weiterentwickelt und neue Anforderungen stellt, immer up to date. Das bedeutet für Sie: Sicherheit und dauerhaften Nutzung zu kalkulierbarem Preis! 4 SoftENGINE

5 ELSTER die elektronische Steuererklärung Schneller dank ELSTER Mit der elektronischen Steuererklärung bringen Sie Tempo in das monatliche Pflichtgeschäft mit dem Finanzamt. Stellen Sie Ihr Verfahren um. BüroWARE Lohnund Gehalt macht Ihnen die Umstellung leicht. Denn darin verfügen Sie über ein integriertes ELSTER-Modul. Nutzen Sie die klaren Vorteile des papierlosen Prozedere. ELSTER by BüroWARE bedeutet nicht nur, eine zeitgemäßes Software-Produkt zu nutzen, sondern auch bedeutende Sparpotenziale. Sie bringt neben der schnelleren Bearbeitung(smöglichkeit) beim Finanzamt zugleich erhebliche Zeit- und Arbeitsersparnis bei Umsatzsteuerklärungen oder Dauerfristverlängerungen. Zeit ist Geld Für eine bevorzugte Behandlung bei Ihrem Finanzamt können wir natürlich nicht garantieren. Aber mit der BüroWARE ELSTER-Schnittstelle verschaffen Sie sich einen Zeitvorteil in der Erstellung Ihrer Steuerunterlagen. Ein separater Einsatz der ELSTER entfällt. BüroWARE steuert das Programm der Finanzverwaltung automatisch an und trägt die Daten in die Formulare ein. Das erhöht den Workflow und wirkt sich zusammen mit dem eingesparten Porto kostensenkend aus. Die Bearbeitungszeiten der Finanzbehörde verkürzen sich durch die elektronische Antragsstellung. Für den Sachbearbeiter entfallen die zeitraubenden Überprüfungen und Einzelberechnungen. Die ELSTER beschleunigt die Bearbeitung und jeder weiß: Zeit ist Geld. BüroWARE macht Ihnen die Umstellung auf ELSTER denkbar bequem. Es genügt ein Knopfdruck auf den ELSTER-Button, und das System wandelt alle in BüroWARE Fibu und Lohn & Gehalt erstellten Anträge und Formulare um in das vom Finanzamt ab 2005 geforderte elektronische Pflicht-Format. Damit ist es in Sekundenschnelle fertig für den Versand. COALA Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung Künftig wird auf die Lohnsteuerbescheinigung in Papierform verzichtet und stattdessen die elektronische Lohnsteuerbescheinigung eingeführt. Der Arbeitgeber hat die Daten, die bisher auf der Lohnsteuerkarte bescheinigt werden, auf elektronischem Wege direkt und ohne Umweg über den Arbeitnehmer an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Damit entfällt einerseits für Sie, als Arbeitgeber das Aufkleben der Bescheinigung auf die Lohnsteuerkarte. Andererseits verfügt die Finanzverwaltung über die Lohndaten Ihrer Arbeitnehmer und kann sie automatisch in die Steuerveranlagung des Arbeitnehmers einfließen lassen. Via web ins Amt ELSTER ist in den Lohnauswertungen integriert und wird bei Druck der Lohnsteueranmeldung oder Lohnsteuerbescheinigung inklusive Datenübermittlung aktiviert. Die Daten werden automatisch über eine offene Internetverbindung versandt. Alle notwendigen Empfängerdaten sind bereits im Programm hinterlegt. Nach erfolgreicher Übermittlung erstellt BüroWARE ein Übertragungsprotokoll für Ihre hausinterne Archivierung. Lediglich vor der erstmaligen Verwendung der elektronischen Steuererklärung über das Modul müssen Sie die Übertragung per ELSTER bei ihrem zuständigen Finanzamt anmelden. SoftENGINE 5

6 Gesetzliche Abrechnungsdaten inkl. Plausibilitätsprüfung Einfach wie von selbst... BüroWARE Lohn & Gehalt stützt sich auf drei Säulen. Einmal gespeist mit den Daten aus Firmen-, Krankenkassen- und Personalstamm, erledigt die Software die Abrechnung der Löhne und Gehälter nahezu von selbst. Sie können sich auf ein sicheres, zertifiziertes Produkt verlassen, das sich vor allem durch seine große Anpassungsfähigkeit und eine komfortable Softwarepflege bei Gesetzesänderungen oder Programmerweiterungen auszeichnet. 1. Der Firmenstamm: Automatik hilft Zeit sparen Die Stammdaten Ihres Unternehmens bilden die Grundlage für BüroWARE Lohn & Gehalt. Sie müssen die einzelnen Beitragssätze, Bemessungsgrenzen und Mindestwerte nur einmal erfassen danach stehen sie dauerhaft für die Abrechnung zur Verfügung. Die programmierte Lohnsteuerberechnung der BüroWARE Lohn & Gehalt führt die Stammdaten zusammen und ermöglicht so eine schnelle und präzise Lohnund Gehaltsabrechnung. Die Dateneingabe ist simpel: Sie hinterlegen im Firmenstamm die Firmenadresse und das Programm hinterlegt die Beitragsbemessungsgrenzen automatisch. Diese Automatik war eine wesentliche Anforderung für die DEÜV-Zertifizierung des Produkts durch die ITSG. Kämpfen Sie sich nicht mehr durch Listen und Tabellen. BüroWARE speichert die Berechnungsgrundlagen für definierte Zeiträume und wählt je nach Abrechnungsdatum die richtigen Sätze aus. BüroWARE Lohn & Gehalt geht in Sachen Abrechnung immer auf Nummer sicher, denn der Lohnzettel muss stimmen. Bei jedem Programmstart werden automatisch der Firmenstamm, Personalstamm und Krankenkassenstamm auf die Richtigkeit der Daten überprüft. Dies geschieht durch die Plausibilitätsprüfung. Das Programm erkennt dabei beispielsweise sofort, wenn ein Beitragssatz von der gesetzlichen Vorgabe abweichen sollte. 6 SoftENGINE

7 2. Krankenkassenstamm: BüroWARE kennt sie alle Eine große Stärke von BüroWARE Lohn & Gehalt liegt in der Grundausstattung mit zahlreichen abrechnungsrelevanten Daten. Mit einem Klick oder bereits automatisch voreingetragen sind die richtigen Zahlen und Daten eingegeben. Dadurch entfallen an vielen Stellen eine zeitraubende manuelle Datenerfassung und das aufwändige Suchen in Listen sowie deren Aktualitätsprüfung. Das gilt insbesondere für den Krankenkassenstamm. Die Stammdaten für die Krankenkassen sind für eine alphanumerische Erfassung von über 1000 Kassen ausgelegt. BüroWARE vereinfacht das zeitraumbezogene Verwalten der Beitragssätze jeder Kasse. Natürlich ist auch das Einlesen von Beitragssatzdateien, die von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherungsträger GmbH (ITSG) erworben werden können, möglich. Das erspart Ihnen die manuelle Erfassung der einzelnen Krankenkassensätze. SoftENGINE 7

8 3. Personalstamm: Elektronischer Karteikasten mit Grips Abgegriffene Karteikarten mit verblichenen Eintragungen auch das war gestern. Zur Verwaltung der Mitarbeiterdaten bietet Ihnen BüroWARE Lohn & Gehalt ein virtuelles Karteikartensystem. In die Karten tragen Sie Anschrift, Gehalt, Steuer- und Sozialversicherungsdaten sowie bestehende VWL-Verträge der Mitarbeiter ein. Abhängig von der BüroWARE-Version können bis zu vier unterschiedliche VWL- Verträge und auch Lohnpfändungen im System gespeichert und verwaltet werden. Diese Möglichkeit können Sie ab der BüroWARE medium mit einem separaten Modul nutzen. Die Karte nimmt die Vertragsinformationen, Beträge, Empfänger- und Zahlungsmodalitäten auf. Die Karten zur Steuer nehmen Daten aus der Lohnsteuerkarte auf. Auf diesen Karten können Sie weitere steuerrelevante Informationen wie Kindergeldzahlungen oder Freibeträge hinterlegen. Im Bereich der Sozialversicherungsdaten ist aufgeführt, wer und wie Beiträge zur Krankenkassen-, Renten- und Arbeitslosenversicherung bezahlt werden. BüroWARE prüft die Feldeingaben nach logischen Gesichtspunkten und hilft Ihnen so, mögliche Erfassungsfehler zu vermeiden. Für die eigentliche Lohn- und Gehaltsabrechnung zieht das Programm nun Karteikarte für Karteikarte hervor und verarbeitet automatisch die hinterlegten Lohndaten. Der sichere Umgang mit den sensiblen Lohndaten ist über eine integrierte Zugriffsverwaltung geregelt. Kein Unbefugter hat die Chance, Einblick in Gehaltslisten oder sonstige personenbezogene Dateien zu nehmen. 8 SoftENGINE

9 Lohnarten Alle Löhne und Lohnarten im Griff Mit der BüroWARE haben Sie die Löhne und Gehälter stets im Blick. Alle in Ihrem Unternehmen anfallenden Lohnarten zeigt BüroWARE Lohn & Gehalt übersichtlich an. Selbstverständlich bietet Ihnen das Programm alle Standardlohnarten zur Anwendung an. Brauchen Sie mehr wollen Sie variieren? Die BüroWARE-Palette lässt sich jederzeit ergänzen oder verändern. Ganz nach den individuellen Anforderungen Ihres Betriebes oder Ihrer Branche. Die verschiedenen Lohnarten sind in einer Auswahltabelle griffbereit aufgelistet und lassen sich so einfach und komfortabel per Mausklick festlegen und bei Bedarf wieder ändern. Alle Lohnpositionen werden über Lohnarten verwaltet, die sozialversicherungs- und steuerrelevante Aspekte der Lohnabrechnung berücksichtigen. Die spätere Lohnabrechnung kann dadurch die Löhne und Gehälter in Netto- und Bruttobestandteile aufteilen. Sie müssen die Dienstwohnung für den Hausmeister abrechnen oder den geldwerten Vorteil für die Fahrzeuge ihrer Außendienstler ermitteln? Die BüroWARE listet Ihnen auch hier per Fiktivermittlung alle Werte schnell und exakt. SoftENGINE 9

10 Kurzarbeitergeld Kurz und bündig auch beim KuG Die BüroWARE Lohn- und Gehaltsabrechnung berechnet das Kurzarbeitergeld schnell und präzise und auch das automatisch. Zu den besonderen Lohnarten zählt auch das Kurzarbeitergeld (KuG). Dabei werden Leistungsgruppe und Leistungssatz eines jeden betroffenen Mitarbeiters berücksichtigt. So garantiert Ihnen die BüroWARE, dass die Abrechnungen entsprechend den Ausführungsbestimmungen des Arbeitsförderungsgesetzes ( 66) und des Einkommensteuergesetzes ( 32) vorgenommen werden. Für die automatische Abrechnung können die notwendigen Daten einfach und ohne großen Aufwand in den Firmen-, Personal- und Lohnartenstammdaten der BüroWARE hinterlegt werden. Die komfortable Berechnungsfunktion der KuG-Sätze ermittelt anhand der Angaben im Personalstamm die gültigen Kurzarbeitersätze für die Leistungsgruppen, Leistungssätze, Ausgangsätze und den KuG-Stundensatz komplett automatisch. Die BüroWARE ermöglicht Ihnen per Auswahlmodus, die Berechnung des Kurzarbeitergeldes auf einzelne Mitarbeiter oder bestimmte Personalgruppen oder Abteilungen einzuschränken. 10 SoftENGINE

11 Lohn- und Gehaltsabrechnung Genau und verlässlich! SoftENGINE bietet Ihnen mit BüroWARE Lohn & Gehalt eine komfortable und schnelle Inhouse-Lösung, die Ihre Abrechnungskosten deutlich senkt. Für die Abrechnung mit BüroWARE Lohn & Gehalt müssen Sie fortan keinen hohen Zeitaufwand mehr einplanen. Eine Lohn- und Gehaltsabrechnung muss genau und sicher sein und möglichst kostengünstig ebenso. BüroWARE Lohn & Gehalt erfüllt diese drei Bedingungen ohne Abstriche. Sparen Sie sich daher teures Outsourcing, wenn es darum geht, Monat für Monat die Gehälter und Löhne für Ihre Mitarbeiter zu berechnen. Einmal erfasst, können Sie die Abrechnungsdaten einfach in den Folgemonat übertragen. Schnell und unkompliziert können Sie Änderungen einpflegen und neue Abrechnungen erstellen. BüroWARE automatisiert den Prozess in hohem Maße, fertigt die Gehaltsabrechnungen an, erstellt notwendige Meldungen und führt für Sie Statistiken. Alle sozialversicherungsrelevanten Daten (Stammdaten, VWL-Verträge, SV, Unterschiedsbeträge oder auch Werte für Mitarbeiter in Altersteilzeit) werden durch BüroWARE Lohn & Gehalt übersichtlich auf einem Lohnkonto dargestellt. Übrigens: Alle Beitragsabrechnungen und Jahreslohnkonten wurden den Anforderungen der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherungsträger GmbH (ITSG) angepasst! SoftENGINE 11

12 Pünktlich zum Ersten muss die Lohnabrechnung stehen. Die korrekte Lohnzahlung ist eine der sensibelsten Aufgaben eines jeden Unternehmens unabhängig von seiner Größe und den Lohnsummen. Das funktionelle Konzept von BüroWARE Lohn & Gehalt ermöglicht Ihnen eine reibungslose Abrechnung, unkompliziert und schnell. Einmal eingegebene Daten von Personen, Gehältern und Kassen stehen bei neuer Abrechnung wieder zur Verfügung. Problemlos können Sie beispielsweise feste Gehälter markieren, so dass sie Monat für Monat erneut in gleicher Weise abgerechnet werden. Sie sehen sofort den Brutto- und den Nettoanteil der Lohnabrechnung. Fehlzeiten werden dargestellt und definierte Statistiken angelegt und fortgeschrieben. Einfache Zuordnungen in den Lohnarten genügen, um die Einträge zu erzeugen. Mit der BüroWARE ist auch die Verwaltung der Urlaubstage eine unkomplizierte Angelegenheit. Die Software erlaubt es, jede Lohnposition einer Kostenstelle zuzuordnen und mit Zu- oder Abschlägen zu versehen. Änderungen sind selbstverständlich jederzeit möglich. Abrechnungen der Gehälter können beispielsweise so gekennzeichnet werden, dass sie im nächsten Monat wieder verwendet werden. Dabei bietet Ihnen das System eine Vielzahl von Automatikfunktionen. Ändern sich die Krankenkassensätze, sucht BüroWARE anhand eines Stichtagdatums die für den Abrechnungszeitraum gültigen Daten und gibt diese aus, Zeit- und Kosten sparend. Kontrolle inbegriffen Die Stärke der BüroWARE liegt in der Effizienz ihrer Datenverarbeitung: So splittet die Software während der Lohnerfassung eigenständig oder auf Befehl die Brutto- und Nettobestandteile im Lohn auf. Die Lohnabrechnung basiert auf einer Vielzahl von Parametern und Abrechnungskennzeichen. Ein separater Prüflauf kontrolliert, ob die Abrechnungen sachlich korrekt sind. Und Sie werden automatisch auf die Fehlerursachen aufmerksam gemacht. Das bedeutet für Sie bei einem Höchstgrad an Sicherheit die Ersparnis einer zeitraubenden und personalintensiven Eigenkontrolle. Ist die Überprüfung abgeschlossen und gibt das System die Abrechnung frei, druckt die BüroWARE die Lohnund Gehaltszettel aus. Parallel dazu werden automatisch die Überweisungsträger ausgefüllt, die Steueranmeldungen sowie die Beitragsnachweise für die Kranken- und Rentenkassen und die Berufsgenossenschaft geschrieben. BüroWARE verfügt über Schnittstellen zur genauen Zeiterfassung und Kostenrechnung. In einer separaten Tabelle werden die notwendigen Daten für die integrierte Kostenstellenverarbeitung aufgelistet wichtig für effektives Controlling. Darüber hinaus können Sie einzelne Mitarbeitergruppen getrennt abrechnen. Dazu hinterlegen Sie zu jedem Druckstapel eine Selektion. Als Selektionsmerkmale unterstützt BüroWARE die Personalnummern, Beschäftigungsarten, Personalklassen sowie den Nummernkreis der Krankenkassenstammdaten. Automatisch werden die Daten der Lohnbuchungen an die Finanzbuchhaltung weitergegeben und die erforderlichen Buchungsbelege gedruckt. Ein weiteres Plus für Sie: Dank einer integrierten Mandantenverwaltung kann BüroWARE Lohn & Gehalt die Abrechnungen mehrerer Unternehmen verwalten. 12 SoftENGINE

13 Immer auf dem neuesten Stand Die zahlreichen Automatikfunktionen der BüroWARE lassen Sie auch in Sachen Aktualität nie im Stich. Die permanente Softwarepflege gewährleistet eine uneingeschränkte Funktionalität unter Beachtung der jeweiligen gesetzlichen Änderungen. Auch der Nachtrag von abrechnungsrelevanten Werten kann schnell und komfortabel vollzogen werden. Taucht ein neuer Mitarbeiter auf der Lohnliste auf, müssen nicht selten die aufgelaufenen Steuer- und SV-Werte aus einem vorher bestandenen Arbeitsverhältnis nachgetragen werden. Auch in diesem Fall können Sie mit dem hohem Funktionskomfort der BüroWARE(ab)rechnen. Durchschnittswerte und aufgelaufene Steuerdaten werden automatisch berücksichtigt. Für die Märzklauselregelung können Sie die Differenzwerte zur Sozialversicherungshöchstgrenze des Vorjahres eintragen. Übersicht garantiert Ein Abrechnungssystem muss übersichtlich, anwenderfreundlich und vor allem sicher sein. Nur dann lässt sich mit der Gehaltsabrechnung in Eigenregie tatsächlich Geld sparen. BüroWARE Lohn & Gehalt stützt sich auf den Stammdatenzugriff so auch bei der Wunschlohnberechnung. Fehlt dieser Stammdatensatz, können beispielsweise die Mitarbeiterdaten direkt eingegeben werden. Alle Daten, die durch die laufenden Abrechnungen ermittelt werden, führt BüroWARE in einem Lohnkonto. Dieses Konto können Sie monatsweise beauskunften. Ein integriertes Karteikartensystem verschafft Ihnen Überblick über sämtliche Statistikwerte, die Daten zur Steuer und zur Sozialversicherung, zu Verträgen und zu Stammdaten. Nur wenige Mausklicks und Sie sind umfassend informiert. SoftENGINE 13

14 Optimal vom Handling Ein gutes Gehaltsabrechnungs-System muss nicht nur die korrekte Datenverarbeitung und Entgeltberechnung beherrschen. Gleichermaßen wichtig für den Work-Flow ist eine praktikable und kostengünstige Abwicklung vom Drucken der Lohn- und Gehaltsabrechnung bis zur Verteilung. Ist die Abrechnung vollzogen, starten Sie am Monatsende nur den Druckstapel und alle Auswertungen wie Lohnzettel, Beitragsnachweise, Steuer- und SV-Anmeldungen sowie weitere notwendige Belege werden nacheinander in einem einzelnen Lauf gedruckt. Kostensenkend wirkt sich auch der Druck auf neutralem Papier aus. Mit BüroWARE Lohn & Gehalt sparen Sie sich teure Lohntaschen und deren Lagerhaltung. Der Druckvorgang geht schneller, Papierwechsel ist unnötig. Die Auswertungen, Statistiken und Nachweise, die Sie für die Lohnabrechnung benötigen, sind in der Quick-Print"-Funktion der BüroWARE integriert und auf die einzelnen Lohndaten abgestimmt. Ein Abrechnungsformular mit sämtlichen Informationen über Gehalt, Abzüge, Urlaub und Statistiken ist bereits integriert. Weitere Formulare können Sie mit dem Formulargenerator leicht neu erstellen oder bestehende einfach abändern. BüroWARE nutzt hierbei die Möglichkeiten der Druckausgabe von Windows mit allen Schriftarten, -schnitten und -größen voll aus. Sämtliche Ausdrucke werden von Finanzämtern, Berufsgenossenschaften und Krankenkassen akzeptiert. Ein manueller Übertrag von Hand auf amtliche Formulare erübrigt sich damit komplett. Ein weiterer Zeit- und Kostenvorteil für Sie. BüroWARE Lohn & Gehalt bietet Ihnen auch bei den Zahlungsarten vielfältige Möglichkeiten. Bei Überweisungen können Sie Laserdruckergeeignete Vordrucke verwenden. Auf Wunsch erstellt BüroWARE für Sie eine Bankclearingdiskette oder ermöglicht per e-banking" die Online-Anbindung zu Ihrer Bank. Wunschlohnberechnung Auf den Cent genau 2900 Euro brutto das sind bei Steuerklasse 3, zwei Kindern, minus Geschäftswagen-Pauschale circa...? Auf das Schätzen und auf unsichere Zahlen können Sie zukünftig verzichten. BüroWARE Lohn & Gehalt verfügt über einen integrierten Lohn- & Gehaltsrechner. Mit diesem berechnen Sie schnell und präzise alle Zahlen rund um Löhne, Gehaltserhöhungen, Sondervergütungen etc. In nur wenigen Arbeitsschritten berechnet die Software sekundenschnell Brutto- und Nettogehälter, und das centgenau. Auch komplizierte Vergütungsbedingungen und Sonderzahlungen sind für das praktische neue Tool kein Problem. Es berücksichtigt ebenso regionale Regelungen bei Urlaubs- und Feiertagen. Je nach Branche und Tarifgebiet setzen sich Löhne und Gehälter häufig aus zahlreichen, teils variablen Einzelkomponenten zusammen. Zum Grundgehalt oder Stundenlohn kommen Schichtzulagen, Provisionszahlungen, Bonusprogramme, Urlaubsgeld und Weihnachtgravitation, Pauschalsteuer Bequem und komfortabel berechnet der Lohn- und Gehaltsrechner die richtigen Summen sehr nützlich zum Beispiel im Vorstellungsgespräch. und hier hilfreich für beide Seiten, für den Chef wie für Bewerber. 14 SoftENGINE

15 Korrekturen Nachträgliche Änderungen, Korrekturen? Nichts leichter als das... Was passiert, wenn bei einer Abrechnung etwas vergessen wurde? Kein Problem! Mit Büro- WARE Lohn & Gehalt sind Korrekturen schnell und einfach erledigt. Bei durchlaufenden Änderungen in der gesamten Abrechnung oder bei einzelnen Gehaltsstreifen können Sie innerhalb des Abrechnungszeitraumes die Berechnung beliebig oft wiederholen. Aber die BüroWARE bietet noch mehr Sicherheit, denn sie ermöglicht auch, bereits abgeschlossene Zeiträume des Geschäftsjahres wieder zu bearbeiten. Die Software übernimmt die komplette Neuberechnung, bereitet die Daten auf und druckt neue Gehaltsabrechnungen sowie die erforderlichen Korrekturnachweise für die Mitarbeiter. Im gleichen Arbeitsschritt werden die Änderungen im Steuer- und Sozialversicherungsbereich vorgenommen. Für Veränderungen im Stammdatenbereich bietet BüroWARE die änderbaren Stammdaten in einer Karteikartenverwaltung an. Dort werden die Änderungen einfach eingetragen. Jetzt können Sie eine Neuberechnung des Nettolohns starten. BüroWARE nimmt nun sämtliche Korrekturen automatisch vor und vermerkt sie auf den steuer-, sozialversicherungs- und gehaltsrelevanten Ausdrucken. SoftENGINE 15

16 Personalmanagement, Bewerberverwaltung: Eine erhebliche Arbeitserleichterung! Mühevolles Sichten, endlose Vorstellungsgespräche, und eine Unmenge Papierkram BüroWARE-Personalmanagement hilft Ihnen, Bewerbungsverfahren von Beginn an zu vereinfachen und rationalisieren. Die integrierte BüroWARE-Bewerberverwaltung reduziert den erhöhten Arbeitsaufwand für Ihre Personalabteilung spürbar. Intelligenter Automatismus spart Zeit und Geld Nicht selten folgen auf eine Stellenausschreibung stapelweise Bewerbungsunterlagen. Diese müssen katalogisiert und beurteilt werden, Einladungen für die Vorstellungsgespräche müssen geschrieben, Absagen und Bewerbungsunterlagen zurückgesandt werden. Mit der Büro- WARE-Bewerberverwaltung bewältigen Sie diesen zusätzlichen Verwaltungsaufwand schneller und rationeller als je zuvor. Denn die laufenden Geschäfte in der Personalabteilung müssen nicht zwangsläufig unter erhöhtem Arbeitsaufwand leiden. Durch die Exportfunktion der Bewerberverwaltung in der BüroWARE können die Daten der einzelnen Bewerber in einen Serienbrief automatisch kopiert werden. Das zeit- und kostensparende Ergebnis: Durch dieses automatisierte Verfahren geht die komplette Korrespondenz mit Einladungen, Zwischeninformationen und Absagen leicht von der Hand. Vorbei die Zeiten, in denen Mitarbeiter mühsam Namen, Adressdaten und weitere variable Daten in Schreiben einfügen mussten. Auch nach dem Abschluss von Bewerbungsverfahren unterstützt Sie die BüroWARE-Bewerberverwaltung mit automatisierten Verfahrenstechniken. Nach der Neueinstellung können Daten zum Beispiel für die Zeiterfassung über Schnittstellen direkt weitergegeben und -verarbeitet werden. 16 SoftENGINE

17 Hilfe bei der Entscheidung Die BüroWARE-Bewerberverwaltung innerhalb des Personalmanagements unterstützt nicht nur die organisatorischen Prozesse. Durch die Vergabe von individuellen Bewertungskriterien, definiert für jede offene Stelle, kann die BüroWARE für Sie zum wichtigen Assistenten werden. Ohne Ihnen die letztendliche Entscheidung abzunehmen, erstellt die BüroWARE anhand der Bewertungskriterien eine Gesamtnote für jeden Bewerber, eine Art Vornote auf dem Papier. So entsteht ein objektiveres Bild. Und so sind Sie zu jedem Zeitpunkt des Bewerbungsverfahrens in der Lage, einzelne Kandidaten auch bei scheinbar gleicher Qualifikation besser gegeneinander abzuwägen. Die BüroWARE hilft Ihnen mit schnell und sauber aufbereiteten Informationen das letzte Wort aber haben immer noch Sie! SoftENGINE 17

18 Personalmanagement Urlaubsplanung Urlaubsplanung all inclusive Alle Jahre wieder stehen Unternehmer, Personalchefs und Abteilungsleiter vor der Aufgabe, die Urlaubsplanung für Betrieb und Mitarbeiter sinnvoll und gerecht zu gestalten. War die Urlaubsplanung am DIN-A-O-Plan mit bunten Nadeln und unzähligen Korrekturvermerken bis dato äußerst mühsam, aufwändig und fehleranfällig, so erledigen Sie diese Arbeit mit BüroWARE Lohn & Gehalt jetzt weitaus einfacher, schneller und vor allem sicherer! Überlassen Sie die intelligente Planung der Urlaubszeiten dem Personalmanager der BüroWARE. Der Urlaubsplaner hält sie immer auf dem neuesten Stand der Dinge, verschafft Ihnen schnellsten Überblick und liefert Ihnen bei Urlaubsanfragen alle wichtigen Daten und Fakten, die Sie für Ihre Entscheidung benötigen. Auf einen Blick Der BüroWARE-Urlaubsplaner stellt Ihnen die Ist- und Plansituation grafisch dar. Mit einem Blick erkennen Sie, ob eine Personalunterdeckung auf Abteilungs- oder Unternehmensebene vorliegt. Dabei zeigt Ihnen die BüroWARE nicht nur die Urlaubssituation und -planung an. Sie haben dank der intelligenten Verknüpfung auch alle aktuellen Projekte und Terminaufträge auf dem Schirm. Kein langes Suchen mehr und keine lästigen Telefonate mit dem Vorarbeiter oder Schichtführer. Mit einem Mausklick sind Sie voll im Bilde. Planung leicht gemacht Mit dem Urlaubsplaner von BüroWARE Lohn & Gehalt behalten Sie den Überblick über die Zeitressourcen in Ihrem Unternehmen. Auf einen Blick sehen Sie die Arbeitszeit und die arbeitsfreie Zeit. Das Programm erlaubt Ihnen neben der Urlaubsansicht und Uralubstage-Statistik auch, eventuelle Fehlzeiten von Mitarbeitern einzutragen oder einem bestimmten Projekt zuzuordnen. Sie wechseln bequem von der Einzeldarstellung auf Abteilungs- oder Unternehmensebene. Die Grafik des Urlaubsplaners zeigt Ihnen die Mitarbeiterauslastung auf einem Zeitstrahl übersichtlich an. Sofort können Sie erkennen, welcher Mitarbeiter verfügbar ist und welcher nicht. Ein praktisches Tool, das besonders bei Termingeschäften und projektbezogener Produktion hilft, nie den Überblick zu verlieren. Gutes Personalmanagement bringt Sie nach vorn. Durch frühzeitiges Anzeigen drohender Überschneidungen hilft BüroWARE, Engpässe zu vermeiden. So können Sie rechtzeitig reagieren. Individuelle Einstellmöglichkeiten wie betriebsinterne Arbeitstag-Definitionen oder die Berücksichtigung von Teilzeit-Verträgen machen den Urlaubsplaner zu einem Planungsassistenten, auf den Sie sich verlassen können. Jederzeit auch im Urlaub! 18 SoftENGINE

19 Pfändungen Ein sensibles Thema Sie gehört wohl zu den sensibelsten und unbeliebtesten Aufgaben einer Personalabteilung: die Lohn- oder Gehaltspfändung. Hierbei kommt Arbeitgebern eine besondere Rolle zu. Einerseits sind Sie Ihrem Mitarbeiter verpflichtet, müssen ihn trotz dessen finanziell belasteter Lage motivieren, andererseits werden Sie im Pfändungsverfahren zum Erfüllungsgehilfen des Staates, werden dabei zum Drittschuldner. Da müssen Sie sich auf ein gut funktionierendes, exakt arbeitendes Rechenprogramm verlassen können. Automatische Berechnung Mit dem Pfändungs-Modul beweisen die Linien BüroWARE Lohn & Gehalt medium und premium, dass die BüroWARE auch für seltenere und spezielle Arbeitsvorgänge in der Personalabrechnung ausgelegt ist. Bei der Pfändung von Gehältern oder Gehaltsanteilen muss die Personalabteilung eine Vielzahl von gesetzlichen Regelungen beachten. BüroWARE unterstützt den Anwender dabei. Bei Anlage einer Pfändung wird das Entgelt des Arbeitnehmers mit den Pfändungstabellen abgeglichen und der pfändbare Betrag automatisch errechnet. Die Pfändungstabellen sind im Programm enthalten. Wichtig für die korrekte Berechnung der pfändbaren Summe sind die richtige Einstufung und Unterscheidung pfändbarer und unpfändbarer Bezüge. Ebenso muss die Personalabteilung genauestens prüfen, welche wann erworbenen Gehaltsanteile zu den pfändbaren Bezügen hinzuzurechnen sind beziehungsweise in welchen Zeiträumen ein Arbeitsverhältnis gemäß der gesetzlichen Bestimmungen bestanden hat. Unterschiedliche Bemessungsgrenzen sind dabei zu beachten. Mit dem Pfändungs- Modul der BüroWARE vereinfachen und beschleunigen Sie das Berechnungsverfahren. Das Pfändungs-Modul ist ab BüroWARE medium integrierter Bestandteil des Moduls Lohn & Gehalt. Innerhalb der BüroWARE basic steht Ihnen ein vereinfachtes Konzept zur Behandlung von Pfändungen zur Verfügung. SoftENGINE 19

20 Dauerhafte Softwarepflege Immer up to date Wenn Sie sich für BüroWARE Lohn & Gehalt entscheiden, wählen Sie ein Softwareprodukt, mit dem Sie durch Wartung und Softwarepflege immer auf dem aktuellen Stand der Dinge sind. Besonders im Bereich der Lohnabrechnung ändern sich Bestimmungen und Gesetzesgrundlagen sehr häufig. Ob Krankenkassenbeiträge oder andere Sozialversicherungsvorschriften, ob Bestimmungen nach dem Arbeitsförderungsgesetz oder Lohnnebenkosten hier müssen Sie sich auf ein Programm mit stets aktuellen und aktualisierbaren Daten verlassen können Monat für Monat! BüroWARE Lohn & Gehalt garantiert Ihnen diese Sicherheit. Gemäß den gesetzlichen Änderungen wird die Software von SoftENGINE permanent auf dem aktuellsten Stand gehalten, damit Sie wie gewohnt weiterarbeiten können. Auch für die Kalkulation ist die Verlässlichkeit auf aktuelle Werte von großer Bedeutung. So gibt es keine bösen Überraschungen beispielsweise bei den Arbeitgeberanteilen. Nutzen Sie daher die umfassenden Vorteile von BüroWARE Lohn & Gehalt. Denn damit sind Sie immer up to date auf allen Ebenen, für alle Fälle und Anforderungen. 20 SoftENGINE