Wir bieten Ihnen die. PATENTanwaltskanzlei. Schneller, einfacher und preiswerter geht s nicht.

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1 Wir bieten Ihnen die PATENTE Softwarelösung für Ihre PATENTanwaltskanzlei. Schneller, einfacher und preiswerter geht s nicht. 1 Ein Kurzüberblick über die Leistungsfähigkeit von KPW-PAT >> Unser Ziel ist IHR Erfolg!

2 Aufbau Kurzüberblick über das Gesamtsystem 2 Ziel: Vollständige Abdeckung aller in einer Patentanwaltskanzlei anfallenden Aufgaben Günstige Entwicklungskosten durch einen hohen Anteil an standardisierten Funktionen Hohe Flexibilität durch die Möglichkeit der Anpassung an individuelle Anforderungen Paperless Office Integration in Microsoft Office Technologie: Modularer Aufbau (Einzelmodule für spezielle Aufgaben / Business Roles einer Patentanwaltskanzlei) Zentrale Datenhaltung in einer Datenbank (Standard-Datenbank Microsoft SQL Server 2005 Express, Zugriff mit Microsoft Access auf die Datenbanktabellen am Arbeitsplatz möglich) Entwicklungsumgebung: Microsoft Visual Studio

3 Aufbau Kurzüberblick über das Gesamtsystem 3 Arbeitsrolle Programm-Module File-Server mit Netzlaufwerk P:\ Patentanwalt Sachbearbeiter Kanzleimanager Fachangestellte TAX-Fachkraft Posteingang JJJJ MM: [Fortlaufende Postnummer].pdf Postausgang (Korrespondenz) Mitarbeiter JJJJ MM: [Aktennr-Name].doc Dokumente [1000er Aktennr] Aktennummer: freie Ablage von Dokumenten (Vorschlag Ordnerstruktur) Schreibkraft Buchhaltung Microsoft Access: Datei-basiert (.mdb-dateien auf P:\ mit Verknüpfung) MS SQL Server (Express): Datenbank-Server mit Zugriffsmöglichkeit über Microsoft Access als Frontend

4 Aufbau Die wichtigsten Module im Überblick 4 Anwaltsmodul: Ein Business Information Warehouse für den Patentanwalt Alle Informationen zu Mandanten, Akten, Fristen und Kanzleiumsatz auf einen Blick Grundmodul: Operative Patentbearbeitung durch die Patentanwaltsfachangestellten Akten-, Mandantenstammpflege, Korrespondenz, Formbriefe, Amtsformulare, Rechnungserstellung, Fristbearbeitung, Eingangsposterfassung TAX-Modul: Ermittlung, Erinnerung und Zahlung von Aufrechterhaltungsgebühren Buchhaltungsmodul: Offene Posten-Buchhaltung und Mahnwesen Pavismodul: Elektronische XML-Schnittstelle zu Pavis e.g. für ein effizientes Handling der Zahlung von Verlängerungsgebühren Controlling-Modul: Controlling-Informationen (z.b. Bearbeitungsdauer, Anzahl von Ansprüchen, Zeichnungen oder Beschreibungsseiten) mit statistischer Auswertung ToDo-Modul: Erinnerung der Sachbearbeiter an ablaufende Endfristen Archivmodul: Archivierung von Akten, Adressen und zugehörigen Informationen aus dem Produktivsystem in eine Archivdatenbank

5 Anwaltsmodul Mandanteninformation Alle Informationen zu einem Mandanten auf einen Blick: Kontaktinformationen (1) Alle Akten dieses Mandanten (2) > ein Klick zur Detailinformation zu dieser Akte Gestellte Rechnungen mit Zahlungseingang (3) Alle notierten Fristen / anstehenden Aktionen (4)

6 Anwaltsmodul Akteninformation Kurzinfo zur Akte (1) 6 Übersicht über offene Fristen (2) Hinterlegte Dokumente (3) > ein Klick zum Öffnen Komplette Ausgangspost (4) > ein Klick zum Öffnen Eingangspost (5) > ein Klick zum Öffnen als pdf Gestellte Rechnungen/Details (6) Vorgemerkte Positionen für die nächste Rechnung (7) Aktenfamilie (parallele Fälle in anderen Ländern, inkl. Status) (8) Direkte Recherche in amtlichen Datenbanken (9)

7 Anwaltsmodul Fristenübersicht 7 Überblick über eigene zu erledigende Fristen Möglichkeit zum Export in Microsoft Outlook

8 Anwaltsmodul Überblick über monetäre Analysefunktionen 8 Gesamtumsatz der Kanzlei (nach Zeitraum, Mandant, Anwalt oder Sachbearbeiter auswertbar) Bruttowertschöpfung der Kanzlei Analyse der wichtigsten Mandanten/Umsätze einzelner Mandanten Analyse der Fremdrechnungen von Kollegen

9 Controllingmodul Akten- und Bearbeitungsstatistik 9 Aktenaufteilung auf Patentanwälte, Sachbearbeiter und Fachangestellte Interner und externer Kostenaufwand je Akte Rentabilität von Festpreisakten Akten- und Bearbeitungsanalysen

10 Grundmodul Aktenstammdatenbearbeitung 10

11 Grundmodul mit leistungsfähiger Suchfunktion 11

12 Grundmodul Übersicht zur Akte ähnlich wie im Anwaltsmodul 12

13 Grundmodul Mandantenstammdatenbearbeitung mit leistungsfähiger Suchfunktion 13

14 Grundmodul Eingangsposterfassung 14 Notierung der Eingangspost zur Akte mit fortlaufender Nummer Möglichkeit der Dokumentverknüpfung als pdf-datei mit Scanner Notierung zugehöriger Fristen Erfassung eingehender Fremdrechnungen

15 Grundmodul Rechnungsstellung 15 Rechnungsstellung (basierend auf vordefiniertem Gebührenverzeichnis für Standardleistungen) Vormerkung von Gebührenordnungspositionen oder Zeitaufwand für die nächste Rechnung Verwaltung von Fremdrechnungen Auswertung von noch nicht an Mandanten weiterberechnete Fremdrechnungen

16 Grundmodul Korrespondenz 16 Erstellung von Briefen, Faxen oder Kurzmitteilungen Erstellung von parametrisierten Formbriefen für Standardvorgänge Elektronische Erstellung von Amtsformularen Erstellung von Empfangsbestätigungen für Eingaben bei Ämtern Leistungsfähige Suchfunktion Automatische Ablage, Aktenverknüpfung und Verwaltung der erstellten Dokumente Integration in Microsoft Word

17 Grundmodul Fristnotierung 17 Notierung von Fristen Leistungsfähige Druckreports (für die Akte, Tagesliste Notierung / Streichung, Fristliste) Automatische Notierung von Standardfristen auf Basis der Aktenstammdaten bei Anmeldung und Erteilung

18 Grundmodul weitere Funktionen 18 Pflege paralleler Akten in Aktenfamilien inkl. Status > ein Klick zur Akte Pflege des Aktenstandorts zum erleichterten Auffinden der Papierakte Pflege des Gebührenverzeichnisses

19 TAX-Modul Berechnung fälliger Aufrechterhaltungsgebühren 19 Berechnung aller in einem Zeitraum (i.d.r. Monat oder Jahr) fälligen Aufrechterhaltungsgebühren (unterstützte Länder: Europa, USA, Japan) Automatische Gebühren- und Honorarermittlung für Deutschland und EU Überblick über den aktuellen Status aller derzeit in Bearbeitung befindlichen Taxakten Verknüpfung mit parametrisierten Formbriefen in Word

20 TAX-Modul Formalbriefunterstützung 20 Druckreports mit anstehenden Aktionen (z.b. Zweiterinnerung, Dritterinnerung, Auftragsbestätigung etc.) Durchgehende Unterstützung durch parametrisierte Formbriefe in Microsoft Word

21 Tax-Modul Zahlung der Aufrechterhaltungsgebühren 21 Abwicklung der Gebührenzahlung bei DPMA und EPA Unterstützung der Gebührenermittlung auf Basis des GVZ Erstellung von Zahlungslisten und Eingaben Kommunikation mit Zahlungsdiensten (z.b. PAVIS) mit Formbriefen

22 Pavis-Modul elektronische Schnittstelle zu Pavis e.g. für eine effiziente Abwicklung 22

23 Buchhaltungsmodul Basisfunktionen 23 Erfassung des Zahlungseingangs Überblick über offene Rechnungen (nach Rechnungsnummer oder Mandant) Erstellung von Mahnungen (einzeln oder vollautomatisch) als Formbriefe in Microsoft Word Erstellung einer Rechnungsübersicht für einen Einzelmandanten Berechnung der an die Bundesbank meldepflichtigen Auslandsumsätze

24 Personalmodul Basisfunktionen Automatisierte Zeiterfassung und Abrechnung 24 Urlaubsplanung und Übersicht Geburtstagsliste Telefonliste

25 Archivmodul Basisfunktionen 25 Archivierung von Akten, Adressen, Fristen, Post Anzeige von Inhalten im Archiv Möglichkeit der Reaktivierung archivierter Inhalte in das produktive System

26 Kontakt 26 Notizen: KPW-IT Unternehmensberatung und EDV-Beratung für den Mittelstand Dipl.-Inform. Dipl.-Wirtsch. Inform. Klaus-P. Wagner Schlehenring Kirchheim / München Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) Mobil: +49 (0) k.wagner@kpw-it.de