Ultimo IT Service Management

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1 Ultimo IT Service

2 Einleitung Seit 1988 helfen wir Unternehmen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen. Mit unserer modularen Software bieten wir Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung. Nicht nur für heute, auch für die Zukunft. Denn dank der Flexibilität kann die Standardsoftware auch auf Ihre individuelle Situation zugeschnitten werden. Und wenn sich Ihre Situation verändert, ändert sich die Software einfach mit. Dank der Flexibilität und des modularen Aufbaus ist es ebenfalls möglich, zusätzliche Synergien zu erzielen, indem alle anderen unterstützenden Prozesse in Ihrem Unternehmen mit demselben System automatisiert werden. Durch die starke Betonung der Gebrauchstauglichkeit bei der Entwicklung der Software, ist diese unseren Kunden zufolge einfach zu bedienen. Beispiele hierfür sind die Verwendung von ansprechenden Piktogrammen, praktischen Übersichten, intelligenter Suchfunktionen und der eindeutige Bildschirmaufbau mit praktischen Registerkarten und Zusatzinformationen in Pop-Ups, sodass ihre Informationen immer schnell verfügbar sind. Für jede Organisation und jeden Unterstützungsbedarf bieten wir eine passende Lösung. So können Sie sich beispielsweise entscheiden, mittels iphone eines mehrstufigen 5Wachstumsmodells die Unterstützung nach Wunsch zu erweitern, wodurch Investitionen und Implementierung überschaubar bleiben. Sie können die Software kaufen und deren Verwaltung somit als Eigentümer selbst in die Hand nehmen. Alternativ können Sie diese aber auch kostengünstig mieten, so dass Sie sich nicht selbst um die Software-Verwaltung kümmern müssen. Neben der maßgeblichen Software bieten wir Ihnen ein umfassendes Serviceangebot, um Sie mit Hilfe von Schulungen und sachkundigem Helpdesk bei der Implementierung zu begleiten und bei der täglichen Anwendung zu unterstützen. Nokia Lumia Mit unserer Software und unserem Service Ihre Prozesse optimal ausstatten Samsung Tab Samsung Galaxy Kennzeichnend für Ultimo Ihr benutzerfreundlicher Standard nach Maß Sie verfügen über eine bewährte und benutzerfreundliche Standardsoftware gemäß den Marktstandards. Aber Ihre Situation bleibt durch bestimmte Aspekte einmalig. Die Software ist daher einfach anzupassen, um zusätzlichen Ertrag und Benutzerkomfort zu erzielen. Dafür erhalten Sie ein standardmäßig mitgeliefertes Customization Tool. Alle unterstützenden Prozesse unter einem Dach Die Ultimo Software kann hervorragend für ein einfaches Problem eingesetzt werden, nach Wunsch ist sie aber auch ausgezeichnet als ganzheitliche Lösung für IT Service, Facility, Maintenance, Fleet & Human Ressource einsetzbar. Alles einfach unter einem Dach, unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße oder Branche. Eine nachhaltige Investition mit geringem Verwaltungsaufwand Mit einer Investition in Ultimo profitieren Sie langfristig von einem technisch fortschrittlichen Produkt, welches konsequent von unserem eigenen Team von Software- Entwicklern weiterentwickelt wird. Da Sie in der Software auch eigene Anpassungen durchführen können, halten Sie durch die Einsparungen von Beratungskosten Ihre Verwaltungskosten niedrig. Seit 1988 verantwortungsbewusst und zuverlässig Unser Verantwortungsbewusstsein ist das Ergebnis jahrelang aufgebauter Expertise und der Überzeugung, dass eine praktisch anwendbare Software den größten Nutzen hat. Bei der Weiterentwicklung der Software stehen Marktentwicklungen und die Meinungen unserer Kunden, die durch Kundenforen aktiv teilnehmen, im Mittelpunkt. Die Organisation hat seit ihrer Gründung eine solide (finanzielle) Unternehmensführung und ist gegenwärtig ein zuverlässiger Partner für diverse Stakeholder, auch im sozialen Bereich. Ultimo Flexibilität mit Ultimo Customization Tool Surface Unserer Philosophie nach muss sich die Software an die Arbeitsweise der Organisation anpassen, nicht umgekehrt. Natürlich ist die Implementierung von Ultimo oft Anlass für Prozessoptimierungen, die mithilfe der Anwendung möglich sind. Dank der Flexibilität können wir die Software weitgehend an Ihre spezifische Situation anpassen. Dies nennen wir jedoch nicht Maßarbeit sondern Konfigurationen im Standard mithilfe des Ultimo Customization Tools. Ziel ist es, die Software möglichst optimal auf Ihre Arbeitsprozesse abzustimmen und somit die Leistungen weiter zu verbessern. Dank des Ultimo Customization Tools ist es unter anderem möglich, Autorisierungen einzustellen, Bildschirmansichten, Menüs, Felder und Feldlabel anzupassen und neue Menüs und Bildschirmansichten zu erstellen. Sie können auch zusätzliche Felder und Tabellen hinzufügen und zusätzliche Beziehungen im System festlegen. Die Anpassungen können durch Sie, Ihren Anwendungsverwalter oder uns durchgeführt werden. Laptop 2 3

3 Mit einer modernen ITSM-Software durchstarten Modulübersicht Ultimo IT Service ist eine umfassende und moderne Lösung für professionelles IT Service. Zielgerichtet und effizient arbeiten Sie mit benutzerfreundlichem Tooling an Qualitätsverbesserung, Kosteneinsparung und Schaffung von mehr Übersicht. Dadurch gelangt die Serviceleistung Ihrer IT-Abteilung auf ein zunehmend höheres Niveau. Durch die Skalierbarkeit der Software können Sie diese für einen, einige oder all Ihre IT Service Prozesse einsetzen. Sie bestimmen selbst das Maß der Unterstützung und können jederzeit nahtlos weiterwachsen. Qualitätsimpuls bei Vorfällen und Serviceanfragen Verbessern Sie die Qualität und erhöhen Sie die Effizienz der Abwicklung von Vorfällen und Serviceanfragen bei Ihrem Servicedesk/Helpdesk. Mit der Einbindung des Wissensbaums und die Sicherung abgesprochener Service Level Agreements verfügen die Mitarbeiter über praktische Instrumente, um die Erstbearbeitung so optimal wie möglich vorzunehmen. Meldungen, die nicht direkt bearbeitet werden können, werden an das entsprechende Back Office weitergeleitet. Geeignet für jede Unternehmensgröße Jede Organisation ist anders und hat unterschiedliche Unterstützungsbedürfnisse. Die Ultimo Software deckt diese durch die Modularität und Flexibilität der Anwendung. Sie können die Unterstützung wählen, die Ihren Wünschen und Ihrem Budget entspricht. Ultimo IT Service verfügt standardmäßig über eine große Anzahl von Funktionen. Das Basispaket ist auf Wunsch mit optionalen Modulen erweiterbar. Alle Softwaremodule werden auf den folgenden Seiten kurz beschrieben. In der nachstehenden Abbildung können Sie sehen, welche Module Sie im Basispaket erhalten und welche Module eingefügt werden können. INCIDENT MANAGEMENT KONFIGURATIONS- (CMDB) IT Service WISSENSBAUM VERTRAGS- ULTIMO CUSTOMIZATION TOOL Im kommunikativen Bereich ist es möglich, den Self Service einzusetzen, wodurch der Druck auf das Helpdesk reduziert werden kann. Der Vorteil des Self Services besteht in der Eigenständigkeit Ihrer Kunden bei ihren Meldungen. Das aufgebaute Wissen im Wissensbaum kann (optional) auch von Kunden genutzt werden, mit der möglichen Folge, dass eine Meldung bereits behoben ist, ehe sie gemeldet wird. Der Kunde wird per über den Status informiert. Ihre IT-Umgebung straff durchorganisiert Die IT-Umgebung Ihrer Organisation besitzt einen großen Stellenwert. Die ITSM-Software verschafft Ihnen direkt mehr Einsicht in Ihre IT-Assets und IT-Infrastruktur und ermöglicht eine adäquate Anpassung Ihrer IT-Richtlinien. Das Konfigurationsmanagement, die Verwaltung von Problemen und bekannten Fehlern und die Durchführung von Änderungen in der IT-Umgebung verlaufen auf strukturierte Weise. Die IT Service Software bietet darüber hinaus Unterstützung bei der Verwaltung von Verträgen, Release-, Abschreibungen und Ersatz, Lagerverwaltung und Einkauf von IT-Mitteln. Nokia Lumia Samsung Galaxy WORKFLOW OBJEKTE KOMMUNIKATION FINANZEN FLEXIBILITÄT & TECHNOLOGIE STANDARD OPTIONAL Fleet Maintenance IT Service Auch kombinierbar mit unseren Lösungen für: Infra Asset SERVICEANFRAGEN- PROBLEM MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT ULTIMO GO MULTI-JOBS LAGERHALTUNG & EINKAUF DASHBOARDS BERICHTE VERSENDEN VON S STANDARDBENACH- RICHTIGUNGEN STAMMDATEN- PERSONAL- SELF SERVICE SERVICE LEVEL AGREEMENTS (SLA S) STUNDEN- ABSCHREIBUNGEN AUTORISIERUNGS- 5 Samsung Tab WORKFLOW SCHEDULER+ -IMPORT SCHNITTSTELLEN Facility Fleet Fleet Fleet Maintenance Maintenance Maintenance IT Service IT IT Service Service Infra Asset Infra Infra Asset Asset Facility Facility Facility 4 5

4 Surface Laptop Incident Die Verwaltung von Vorfällen ist eine wichtiger Teil der Arbeit der IT- Abteilung. Mit dem Modul Incident können Sie auf einfache und strukturierte Weise Vorfälle registrieren, wodurch eine wertvolle Historie aufgebaut werden kann und Ausführungen von Mitarbeitern festgehalten werden. Durch die Erfassung von Daten werden First-Line-Meldungen über Vorfälle in der Regel schnell behoben, weil Symptome mit früheren Vorfällen, Fehlern und Problemen verglichen werden können. Ist ein Vorfall (vorübergehend) nicht routinemäßig zu beheben, dann kann eine Second-Line-Meldung (oder schließlich ein Problem) erstellt werden. Natürlich wird eine Verbindung zu den vereinbarten Service Level Agreements hergestellt. Es ist außerdem möglich, einen Vorfall in Teilvorfälle aufzuteilen oder direkt einen Änderungsantrag auf Basis eines Vorfalls einzureichen. Serviceanfragenverwaltung Neben Vorfällen, die durch Benutzer gemeldet werden, kann auch Ihre IT-Abteilung Serviceanfragen erhalten. Denken Sie beispielsweise an ein Passwort-Reset oder eine Bitte um Hilfe am Arbeitsplatz. Mit dem Modul Serviceanfragenverwaltung können Sie gemäß ITIL 3 auf einfache Weise zwischen Serviceanfragen und Vorfällen unterscheiden. Eine Trennung des Workflows für (Service-) Anfragen von Ihrem regulären Incident ermöglicht eine strukturiertere Serviceleistung. Auch in diesem Modul werden die Absprachen aus Ihren Service Level Agreements berücksichtigt. Nokia Lum ipad ipad mini iphone 5 Für Serviceanfragen bietet das Modul Serviceanfragenverwaltung auch die Möglichkeit, wiederkehrende Handlungen periodisch zu generieren (Operation ). Problem Durch die Analyse eingehender Vorfälle können Sie zu dem Ergebnis gelangen, dass bestimmte Vorfälle einen strukturellen Charakter besitzen. Das Modul Problem ermöglicht Ihnen, diese Vorfälle zu gruppieren, zu analysieren und in bekannte Fehler umzuwandeln. Anhand der bekannten Fehler können Sie dann die Lösung durchführen. Dies können Sie entweder direkt ausführen oder eine strukturelle Änderung planen. Durch die Analyse von Vorfällen über das Modul Problem können Sie die Anzahl von Vorfällen zukünftig reduzieren. Change Mit Hilfe des Moduls Change erhalten Sie einen Überblick über Änderungen und Anpassungen, die Sie in Ihrer IT-Umgebung durchführen wollen. Mit einem strukturierten Workflow und Schablonen (und mit Hilfe eines Gantt-Diagramms) minimieren Sie das Risiko fehlerhafter Anpassungen von eventuell abhängigen Änderungsarbeiten. Selbstverständlich registrieren Sie die genutzten Ressourcen. Auf Wunsch können Änderungen in der Release-Planung gebündelt werden, womit Sie Releases übersichtlich verwalten können. Ihr Helpdesk arbeitet übersichtlicher, wodurch sich die Effizienz erhöht und der Kundenservice verbessert Multi-Jobs Das Modul Multi-Jobs ist speziell für die Koordination multidisziplinärer Arbeiten. Denn in der Praxis ist es manchmal wünschenswert, Aufgaben zu bündeln oder der Reihe nach ausführen zu lassen, z.b. bei einem kleinen Umbau oder bei Dienstantritt eines neuen Mitarbeiters. Ein dazugehöriges Gantt-Diagramm macht die Planung sehr übersichtlich. Lagerhaltung & Einkauf Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Vorräte und den Einkauf von Mitteln. Erfassen Sie den vollständigen Prozess von Anfragen, Bestellungen, Rechnungen/Gutschriften und Retouren. Optional ist eine Webshop-Integration in Kombination mit dem Modul Self Service möglich. Sie behalten damit mehr Kontrolle über den Anfrageprozess aus dem Self Service und können Ihre Produkte effizient liefern. Konfigurationsverwaltung (CMDB) Sie können mithilfe des Moduls Konfigurationsverwaltung jede(s) erdenkliche Konfiguration(-selement), wie Hardware, Software, Telefonie usw. verwalten. Zusätzlich können Sie wichtige Informationen verknüpfen, wie beispielsweise organisatorische und technische Informationen, Abbildungen, Dokumente und (Service-)Verträge, aber auch Mitarbeiter. Die Beziehungen untereinander und die ausgeführten Arbeiten werden dokumentiert. Schnittstellen mit Netzwerk-Inventarisierungstools sorgen dafür, dass Ihr System up to date bleibt. Auch die einfache Lizenzverwaltung gehört zu den Möglichkeiten. Ihre Vorteile + Erleben Sie mehr Struktur und Leichtigkeit im Umgang mit Vorfällen durch eine straff durchorganisierte IT-Umgebung. + Unterscheiden Sie mit dem Modul Serviceanfragenverwaltung auf einfache Weise zwischen Serviceanfragen und Vorfällen. + Reduzieren Sie die Anzahl von Vorfällen durch eine Analyse und strukturierte Gruppierung dieser Vorfälle. + Sichern Sie alle wichtigen Informationen über Ihre Konfigurationen/Konfigurationselemente, indem Sie diese übersichtlich festlegen. 6 7

5 Surface Laptop Wissensbaum Mit dem Modul Wissensbaum erhöhen Sie die Bearbeitungsgeschwindigkeit von Vorfällen. Durch die Nutzung der aufgebauten Kenntnisse sind Sie in der Lage, Vorfälle schneller abzuwickeln und folglich den Druck auf das Back Office zu vermindern. Der Wissensbaum bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Vorschläge zu nutzen. Auf Basis der Beschreibung eines Vorfalls werden Ihnen direkt mögliche Lösungen vorgeschlagen. Durch die Integration des Wissensbaums im Self Service (optional) können Benutzer einen Lösungsvorschlag erhalten, noch bevor sie die Meldung einreichen. Dies kann Vorfälle reduzieren. Dashboards Die Standard-Dashboards sorgen für eine Steuerung auf Grundlage wichtiger Key Performance Indikatoren (KPIs). Die Dashboards geben Ihnen eine grafische Übersicht über die Planung, die Ausführung und den Fortschritt von Aktivitäten und die Sicherstellung der Service Level Agreements. Wenn Sie noch mehr Details in Ihren Dashboards wünschen, können Sie das Berichte-Tool QlikView verwenden. Speziell für Ultimo wurden Vorlagen entwickelt, sodass Ihnen eine vollkommene dynamische und interaktive übersicht zur Verfügung steht. Nokia Lum Berichte Um Ihren Überblick zu vergrößern und die Erfüllung Ihrer Zielvorgaben zu überwachen ist es notwendig, dass Sie regelmäßig Berichte erstellen und analysieren. Sollten Sie unerwartet doch einen für Sie wichtigen Bericht vermissen, dann können wir oder auch Sie selbst diesen Bericht mithilfe des externen Berichte-Tools zusammenstellen. Mit diesem Berichte-Tool können Sie sich alle Informationen, die Sie in Ultimo festgelegt haben, erschließen. Standardbenachrichtigungen Ultimo IT Service wird standardmäßig mit einer Anzahl vordefinierter Benachrichtigungen geliefert. Beispiele sind Meldungen bei einer Statusänderungen eines Vorfalls oder eine Benachrichtigung bei einer drohenden Überschreitung einer SLA-Norm. Es können zudem weitere Benachrichtigungen hinzugefügt oder bestehende Benachrichtigungen angepasst werden. In diesem Fall nutzen Sie das optionale Modul Workflow Scheduler+. ipad ipad mini iphone 5 Versenden von s Dank des standardmäßig enthaltenden -Templates ist es aus Ihrer Ultimo-Anwendung möglich, s an Beteiligte zu senden. Denken Sie hier beispielsweise an eine zu Informationszwecken über den Meldefortschritt. Auf Wunsch können mit dem Ultimo Customization Tool Standard-Templates angepasst oder neue Templates hinzugefügt werden. Kontrolle über Ihr IT-Business mit Ultimo Dashboards und Berichten Stammdatenverwaltung Legen Sie verschiedene Stammdaten fest, die in unterschiedlichen Modulen genutzt werden. Dazu gehören beispielsweise Lieferanten, Dokumentationen und Abteilungen. Die Daten werden einmalig festgelegt, wodurch sie in Ultimo zentral verwaltet werden können. Auf Wunsch können Stammdaten aus einer anderen Anwendung, z.b. aus einem ERP-System, in Ultimo bereitgestellt werden. Personalverwaltung Mit Hilfe dieses Moduls legen Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter fest. Eine Schnittstelle mit Active Directory oder einem HRM-System ist möglich. Die Informationen werden von den anderen genutzten Modulen verwendet. Self Service Mit dem Modul Self Service können Sie Ihre (internen) Kunden aktiv in den Prozess einbinden und einen Effizienzgewinn erzielen. Das Modul Self Service kann beispielsweise für die Weitergabe von Vorfällen oder Serviceanfragen eingesetzt werden. Sichern Sie Ihre SLA und halten Sie die Absprachen mit Ihren Kunden jederzeit ein Vertragsverwaltung Verwalten Sie Ihre Verträge und Versicherungen digital und verbessern Sie die Übersicht und Struktur. Gestalten Sie auch Laufzeiten und Kündigungsfristen transparent, sodass Sie Ihre Verträge fristgerecht anpassen oder kündigen können. Es können Beziehungen mit Ihren IT-Assets, Service Level Agreements, Aufgaben, periodischen Wartungen und der Lagerverwaltung erstellt werden. Ihre Vorteile + Nutzen Sie die Einbeziehung des Wissensbaums für Ihr Helpdesk oder im Self Service Portal, um die Abwicklung von Vorfällen durch Verwendung einer aufgebauten Wissensdatenbank zu beschleunigen. + Verwenden Sie umfassende Dashboards und Berichte, um einen schnellen Einblick zu erhalten oder sorgfältig zu analysieren. + Profitieren Sie auch von den umfassenden Möglichkeiten, mit Auswahllisten und Filtern Daten in Excel zu exportieren, sodass Sie diese Daten weiter bearbeiten und präsentieren können. + Verschaffen Sie sich einen Überblick über in Laufzeiten und Kündigungsfristen von Verträgen und sparen Sie dadurch erhebliche Kosten ein. 8 9

6 Surface Laptop Service Level Agreements (SLAs) Durch die Zusammenstellung Ihres Servicekataloges in Ultimo bietet Ihnen Ultimo die Sicherstellung von SLA-Absprachen mit Ihren internen Kunden. Ultimo wählt automatisch das bei der Meldung passende SLA und Servicelevel und überwacht den Fortschritt, berücksichtigt die Durchlaufzeit, aber auch die Wartezeit, beispielsweise wenn Sie eine Frage an den Melder gestellt haben. Mit externen Lieferanten können Rahmenverträge verwaltet werden. Stundenverwaltung Erfassen Sie die produktiven und nicht-produktiven Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter, sodass Sie jederzeit wissen, wofür die meiste Zeit aufgewendet wird. Als Ergänzung zum Modul Stundenverwaltung wurde die Funktion für die Start- Stopp -Stundenregistrierung entwickelt. Mit dieser Funktion können Sie problemlos den Zeitaufwand kontrollieren, der für einen Arbeitsauftrag anfällt. Abschreibungen Verwalten Sie die Abschreibungen Ihrer Assets auf Basis verschiedener verfügbarer Abschreibungsmethoden. In Kombination mit der technischen und wirtschaftlichen Nutzungsdauer können Sie mit dem optionalen Modul Grafischer Ersatzplaner auf übersichtliche Weise den Ersatz oder Austausch von Assets festlegen. Nokia Lum Autorisierungsverwaltung Mit dem Modul Autorisierungsverwaltung steuern Sie die Zugangsverwaltung pro Benutzergruppe. Möchten Sie innerhalb einer Benutzergruppe einen oder mehrere Benutzer mit abweichenden Einstellungen ausstatten? Oder besitzen Sie mehrere Niederlassungen und möchten Sie diese Daten trennen, damit Sie die Möglichkeit haben, pro Niederlassung eigene Einstellungen vorzunehmen? Dann können Sie die optionalen Module Datensatzautorisierung und/oder Standortlizenzen verwenden. Hiermit können Sie auf Benutzerebene Einstellungen festlegen und/oder mit mehreren Niederlassungen in der Ultimo-Datenbank arbeiten. Workflow Scheduler+ Für benutzerdefinierte Workflows kann mit dem Workflow Scheduler+ eingerichtet werden, ob, wann und wie oft diese ausgeführt werden sollen. Denken Sie hierbei an das Versenden von s nach bestimmten Tätigkeiten, Ereignissen oder das Erstellen und Versenden von Berichten an einen Benutzer. ipad ipad mini iphone 5 Erzielen Sie Synergien und Kosteneinsparungen durch eine ganzheitliche Unterstützung von IT Service und Facility -Import Mit dem Modul -Import können Sie -Nachrichten in Ultimo importieren und diese in eine Meldung umwandeln. Auch die Kommunikation über eine bestehende Meldung wird automatisch verbunden, so dass Sie schneller und effizienter arbeiten. Schnittstellen Um den Wert Ihrer verschiedenen Anwendungen zu maximieren und auf effizientere Weise zu arbeiten, besteht die Möglichkeit der Einbindung von Ultimo in andere Business Software. Mit Ultimo Business Integration Packs hat Ultimo eine Lösung zur Realisierung von modernen und gut zu wartenden Schnittstellen erstellt. So ist es beispielsweise möglich, Netzwerk-Inventarisierungssoftware, HRM-Systeme, Identitäts-managementsysteme (u.a. Active Diretory) oder ERP-Systeme zu integrieren. Ultimo Customization Tool Standardmäßig verfügen Sie über das einzigartige Ultimo Customization Tool. Damit sind Sie oder Ihr Anwendungsverwalter in der Lage, ohne Programmierung verschiedene Anpassungen in der Ultimo Software durchzuführen. Außerdem ist es möglich, Autorisierungen einzustellen, Fenster, Menüs, Felder, Feldlabels und Workflows anzupassen und neue Menüs und Fenster zu erstellen. Um Ihnen einen guten und effizienten Start zu ermöglichen, bieten wir eine Reihe spezifischer Schulungen zur Applikationsverwaltung für die Nutzung des Ultimo Customization Tools an. Ihre Vorteile + Bringen Sie die Leistungen Ihrer IT-Organisation auf eine höhere Ebene durch die Erfassung und Sicherung von Dienstleistungsverträgen. + Profitieren Sie von niedrigeren Verwaltungskosten durch die selbstständige Verwaltung und Feintuning der Anwendung. + Steigern Sie die Effizienz und geben Sie den Verwaltungsaufwand durch die Nutzung der vielen Integrationsmöglichkeiten mit anderen Unternehmenssoftware weiter

7 Gesamtlösung für ITSM & Facility Um die besten Ergebnisse zu erzielen, ist Zusammenarbeit von ausschlaggebender Bedeutung. Ultimo ist ein Software-Tool, welches multidisziplinäres Arbeiten möglich macht. Durch die Integration von Ultimo IT Service mit Ultimo Facility verfügen Sie über ein ganzheitliches Software-Tool für IT Service & Facility. Sie sparen damit Verwaltungskosten und profitieren von der Synergie, die das Arbeiten mit derselben Lösung ergibt. Aufgrund des modularen Aufbaus von Ultimo, wodurch Sie das Basispaket mit einer Vielzahl an optionalen Modulen erweitern können, können Sie die Unterstützung wählen, die zu Ihrer Organisation passt. Infra Mobil arbeiten mit den Apps Ultimo Go & Ultimo Go+ Leisten Sie einen Großteil Ihrer Arbeit mobil mit den Apps Ultimo Go & Ultimo Go+. Sie sind nicht mehr an Ihren Computer am Arbeitsplatz gebunden. Nutzen Sie Ihr Smartphone oder Tablet, um direkt an Ort und Stelle Arbeiten durchzuführen. Sie können auch neue Aktivitäten erstellen und Informationen zu Rate ziehen. Und das das alles über eine einfache Touch-Bedienung. Ihr Servicedesk professionalisiert Mit der Facility Software tragen Sie zu einer optimalen Unterstützung Ihres Servicedesks bei und behalten die Kontrolle über alle übrigen sekundären Betriebsprozesse. Sowohl im Front als auch im Back Office werden Sie feststellen, dass die Effizienz einen deutlichen Impuls erhält. Durch den Einbezug des Kunden in Ihren Kundendienst können Sie den Druck auf Ihr Servicedesk vermindern. Durch den Einsatz des Self Services können Sie den Kunden proaktiv über den Status einer Meldung informieren. Ihr Servicedesk erfährt eine wahre Qualitätssteigerung, wodurch der Kunde Ihre Leistungen noch besser zu schätzen weiß. Einsicht in Ihr Immobilien-Portfolio Möglicherweise verfügen Sie über mehrere Gebäude, die einen großen Wert darstellen. Übersicht in Ihr Immobilien-Portfolio ist wesentlich, um Ihre Gebäude auf kostenbewusste Weise zu verwalten. Mit dem Modul Immobilienverwaltung verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihr Immobilien-Portfolio, dessen Struktur und der dazugehörigen Räume gemäß DIN 277. So ist es möglich, Ihre Verwaltung von Vermietungen in Ultimo zu registrieren und Räume auf effiziente Weise zu reservieren. Anschließende Aktivitäten, wie die Organisation von Catering und Mitteln werden direkt an das entsprechende Back Office weitergeleitet. Erstellen Sie übersichtliche Wartungsplanungen für Anlagen, Inventar, mehrjährige Wartung von Gebäuden und periodische Kontrolle und koordinieren Sie die Ausführung. Dashboards & Berichte Nutzen Sie die standardmäßigen Dashboards und Berichte, um Key Performance Indikatoren zu überwachen und Ergebnisse zu analysieren. Für umfangreichere Analysen können Sie neue Berichte erstellen und optional Qlikview Template Ultimo Facility nutzen. Weitere Informationen Ultimo Facility verfügt über ein umfangreiches Basispaket und einer Anzahl optionaler Module, um Ihre sekundären Arbeitsprozesse zu optimieren. Für weitere Informationen verweisen wir auf die separate Broschüre von Ultimo Facility. Oder fordern Sie ein gezieltes Angebot an, wenn Sie IT Service und Facility gleichzeitig professionalisieren möchten. Aufträge vor Ort ausführen Durchführung von Inspektionen Neue Aufträge eingeben und Prioritäten setzen Informationen über Objekte, Gebäude, Verträge abrufen Daten von bevorstehenden Reservierungen einsehen Daten über Lieferanten und Personal einsehen Mit dem Gerät direkten Kontakt mit Ansprechpartnern aufnehmen ( /Anruf) Verträge (zum Beispiel mit Lieferanten) abrufen Benutzerfreundliches Suchen Offline verfügbar: Auch ohne Internetverbindung arbeiten Kamera-Integration (direkt Fotos verknüpfen) Scannen (QR-Code, Barcode) GPS-Integration Infra IT FM Services HAUPTMENÜ TD Gebäude Medizintechnik Fragen Sie uns nach weiteren Informationen über benötigte Hard- und Software und den Voraussetzungen 12 13

8 Referenzen in allen Branchen Die Ultimo Software wird in allen denkbaren Branchen eingesetzt: gewerblicher Dienstleistungssektor, Gesundheitswesen, Behörden, Ämtern, Bildung, Logistik, Industrie und Freizeit und Unterhaltung. Auch für international orientierte Kunden bieten wir passende Unterstützung, denn die Software ist in den folgenden Sprachen verfügbar: Deutsch, Englisch, Französisch und Niederländisch. Gewerblicher Dienstleistungssektor Behörden Industrie Bildung Freizeit und Unterhaltung Logistik Zehntausende Benutzer nutzen Ultimo täglich. Besuchen Sie unsere Website auf YouTube für Praxisberichte und Filme von führenden Organisationen und ihren Erfahrungen mit Ultimo. Oder fragen Sie bei uns eine passende Referenz für Ihre Organisation an. Wir sind für Sie da. YouTube Logo for Adobe Illustrator Gesundheitswesen Umwelt und Energie

9 Mieten oder kaufen. Was bevorzugen Sie? Je nach Bedarf bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ultimo zu mieten oder zu kaufen. Da die Ultimo Software webbasiert ist, ist eine Entscheidung über mieten oder kaufen für die Verfügbarkeit der Software unerheblich. Services Wenn Sie sich entschieden haben, von den Vorteilen der professionellen IT Service Software zu profitieren, unterstützen wir Sie natürlich bei der Inbetriebnahme und der täglichen Nutzung der Software. Unser Service kennzeichnet sich durch eine verantwortungsvolle Haltung und einen pragmatischen Ansatz. Ultimo mieten Sie möchten sich nicht um die Verwaltung und Unterstützung der Software kümmern und sich ausschließlich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren? Darüber hinaus bereitet Ihnen die anfängliche Investition Schwierigkeiten? Dann empfehlen wir Ihnen zu der Ultimo IT Service Software als Service (SaaS). Mit Ultimo SaaS mieten Sie die Software in Form eines Abonnements. Vorteile, wenn Sie Ultimo mieten: + Sie erhalten ein attraktives monatliches Abonnement und haben keine hohe Belastung durch eine Anfangsinvestition. + Es bestehen verschiedene Support-Pakete, um die Unterstützung nach Wunsch einzurichten, sodass Sie sich nicht um Verwaltung, Updates und Wartung kümmern müssen. + Ihre Daten werden auf sicheren Servern gespeichert. + Die charakteristische Flexibilität von Ultimo ist möglich. Ultimo kaufen Möchten Sie lieber so viel wie möglich in eigener Verantwortung ausführen und sich die Software anschaffen? Dann ist die Kaufoption die optimale Lösung. Sie kaufen das Nutzungsrecht und nach Wunsch können wir Sie selbstverständlich bei der Einrichtung, Implementierung, bei Updates und Wartung unterstützen. Möchten Sie die Software zwar selbst anschaffen, aber sich nicht um infrastrukturelle Aspekte kümmern? Dann können wir Sie auch durch Hosting unterstützen. Vorteile, wenn Sie Ultimo kaufen: + Nach anfänglicher Investition entstehen keine weiteren hohen Kosten bei niedrigen Gesamtkosten. + Gesamte Kontrolle über die Verwaltung Ihrer Anwendung. + Sie walten selbst über Gestaltung, Updates und Upgrades. + Es besteht die Möglichkeit des Hostings. Implementierungen Um die passende Lösung für Ihre Organisation zu finden, verwenden wir in Zusammenarbeit mit Ihnen eine erprobte Implementierungsmethode. Diese Methode beruht auf unseren Erfahrungen, die wir seit 1988 auf dem Gebiet der Implementierung gesammelt haben, sowie auf der Methode für das Projektmanagement PRINCE2. Grundsätzlich durchlaufen die Implementierungen folgende Projektphasen: Projektvorbereitungen, Projektstart, Realisierung und Projektabschluss. Diese Einteilung ist nicht starr, sondern je nach Komplexität der Implementierung flexibel anzuwenden. Ihre Organisation kann einen Projektleiter zuweisen, aber auch wir können diese Rolle auf Wunsch übernehmen. Bei der Umsetzung bieten Ihnen unsere Consultants eine kompetente Beratung. Auch in der Praxis arbeiten wir regelmäßig mit Unternehmensberatungen zusammen. Schulungen Die Tatsache, dass die Ultimo Software einen benutzerfreundlichen Charakter hat und aus der täglichen Praxis entwickelt wird, stellt sicher, dass die Akzeptanz des Systems in der Regel reibungslos verläuft. Dennoch ist es in vielen Fällen sinnvoll, Key-User in der Bedienung der Software zu schulen. Sie lernen die Möglichkeiten der Software kennen und können diese Kenntnisse in der täglichen Nutzung anwenden. Es ist ein großes Angebot an Schulungen sowohl für die täglichen Benutzer als auch für Anwendungsverwalter verfügbar. Sehen Sie in unsere Schulungsbroschüre, um mehr über unser Angebot und die Möglichkeiten von Schulungen zu erfahren. Unterstützung und Customer Support Wenn Sie nach der Inbetriebnahme Fragen haben oder Unterstützung wünschen, wenden Sie sich einfach an unseren Customer Support. Das Team steht Ihnen mit Beratung und Unterstützung zur Seite. Abhängig vom Miet- oder Kaufkonstrukt, welches Sie mit uns eingegangen sind, stellen wir mit Ihnen einen Wartungsvertrag auf, in dem unter anderem Absprachen über Updates und Nutzung des Customer Supports festgehalten werden

10 Unternehmen Ultimo Software Solutions ist eine unabhängige, ursprünglich niederländische Organisation, die seit 1988 auf dem Gebiet der Softwareentwicklung für die gezielte Verwaltung von Betriebsmitteln und Prozessen tätig ist. Mit unseren Softwareprodukten für IT Service, Fleet, Maintenance, Facility und Infra Asset sind wir Marktführer in verschiedenen Marktsegmenten. Ultimo hat Niederlassungen in den Niederlanden, Belgien und Deutschland. Neben der Entwicklung, dem Verkauf und der Unterstützung der Unternehmenssoftware, womit Benutzer in der Lage sind, die Nachhaltigkeit zu verbessern, übernehmen auch wir als Organisation die Verantwortung für die Auswirkungen der eigenen Geschäftstätigkeiten auf Mensch und Umwelt. Dafür haben wir eine konkrete Umweltrichtlinie eingeführt. Den Erfolg unseres Unternehmens verdanken wir dem Engagement gegenüber unseren Kunden und dem Markt, der Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität der Software und der gesamten Qualität der Organisation. Alle Lösungen sind vollständig aus der Praxis entwickelt und sind deshalb entsprechend der heutigen Anforderungen und Wünsche der Benutzer angepasst. Die Produkte werden durch mehr als Organisationen in mehreren Ländern und vielen verschiedenen Branchen genutzt. Ultimo Software Solutions GmbH Steigerstraße Dinslaken Deutschland T +49(0) Ultimo Belgium bvba Schaliënhoevedreef 20 A 2800 Mechelen Belgien T +32(0) Ultimo Software Solutions bv Waterweg RR Nunspeet Niederlande T +31(0) Allgemein E I

11 2015. Ultimo Software Solutions bv. Alle rechte vorbehalten. Ultimo ist eine eingetragene Marke von Ultimo Software Solutions bv. Andere verwendete Marken sind (nicht) eingetragene Marken ihrer jeweiligen Eigentümer. Druck- und Satzfehler vorbehalten.

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