Ultimo Facility Management

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1 Ultimo Facility

2 Einleitung Seit 1988 unterstützen wir Unternehmen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. Mit unserer modularen Software bieten wir Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung. Nicht nur für heute, auch für die Zukunft. Denn dank der Flexibilität kann die Standardsoftware auch auf Ihre individuelle Situation zugeschnitten werden. Und wenn sich Ihre Situation verändert, ändert sich die Software einfach mit. Dank dieser Flexibilität und des modularen Aufbaus ist es zudem möglich, zusätzliche Synergien zu erzielen, indem alle anderen unterstützenden Prozesse in Ihrem Unternehmen in demselben System automatisiert werden. Bei der Entwicklung der Software hat die Benutzerfreundlichkeit einen hohen Stellenwert. Beispiele hierfür sind die Verwendung von ansprechenden Piktogrammen, praktischen Übersichten, intelligenten Suchfunktionen und der klare Bildschirmaufbau mit praktischen Registerkarten und Zusatzinformationen als Pop- Ups, sodass ihre Informationen immer schnell verfügbar sind. Die Software kann erworben werden, sodass Sie Eigentümer der Software sind und die Verwaltung selbst durchführen können. Oder Sie entscheiden sich für eine monatliche Mietvariante (Software as a Service), wodurch Sie keine Eigentumsrechte an der Software erwerben, aber auch keinen erhöhten Verwaltungsaufwand haben. Für jedes Unternehmen und jeden Unterstützungsbedarf bieten wir eine passende Lösung. So können Sie sich beispielsweise entscheiden, mittels eines stufenweisen Wachstumsmodells die Unterstützung nach Wunsch zu erweitern, wodurch Investition und Implementierung iphone überschaubar bleiben. 5 Sie können auch mit einer einfachen und günstigen Lite-Version unserer Software beginnen. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt zum umfangreicheren Ultimo Facility wechseln möchten, kann dies zu attraktiven Konditionen realisiert werden. Neben der führenden Software bieten wir Ihnen ein umfangreiches Serviceangebot in Form von Schulungen und unserem fachkundigen Helpdesk, um Sie bei der Implementierung zu begleiten und bei der täglichen Nutzung zu unterstützen. Nokia Lumia Samsung Tab Mit unserer Software und unserem Service Ihre Prozesse optimal einrichten Sa Desktop 2 Desktop L

3 Kennzeichnend für Ultimo Ihr benutzerfreundlicher Standard nach Maß Sie verfügen über eine bewährte und benutzerfreundliche Standardsoftware, die den Marktanforderungen entspricht. Aber Ihre Bedürfnisse bleiben durch bestimmte Aspekte einzigartig. Daher ist die Software einfach anzupassen, um zusätzlichen Ertrag und Benutzerkomfort zu erzielen. Zu diesem Zweck erhalten Sie ein standardmäßig mitgeliefertes Customization Tool. Eine nachhaltige Investition mit geringem Verwaltungsaufwand Mit einer Investition in Ultimo profitieren Sie langfristig von einem technisch fortschrittlichen Produkt, welches kontinuierlich von unserem eigenen Team aus Software- Entwicklern weiterentwickelt wird. Da Sie in der Software auch eigene Anpassungen durchführen können, halten Sie durch die Einsparungen von Beratungskosten Ihre Verwaltungskosten niedrig. Alle unterstützenden Prozesse unter einem Dach Die Ultimo Software kann hervorragend für ein unkomplizierte Aufgaben eingesetzt werden, nach Wunsch ist sie aber auch ausgezeichnet als ganzheitliche Lösung für IT-Service, Facility, Maintenance, Fleet & Human Ressource einsetzbar. Alles einfach unter einem Dach, unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße oder Branche. Seit 1988 verantwortungsbewusst und zuverlässig Unser Verantwortungsbewusstsein ist das Ergebnis jahrelang aufgebauter Expertise und der Überzeugung, dass eine praktisch anwendbare Software den größten Nutzen hat. Bei der Weiterentwicklung der Software stehen Marktentwicklungen und die Meinungen unserer Kunden, die durch Kundenforen aktiv an der Entwicklung teilnehmen, im Mittelpunkt. Unser Unternehmen hat seit seiner Gründung eine solide (finanzielle) Unternehmensführung und ist auch zukünftig ein zuverlässiger Partner für diverse Interessengruppen, auch im sozialen Bereich. Flexibilität mit dem Ultimo Customization Tool Unserer Philosophie nach muss sich die Software an die Arbeitsweise des Unternehmens anpassen, nicht das Unternehmen an das System. Natürlich ist die Implementierung von Ultimo oft Anlass für Prozessoptimierungen, die mithilfe der Anwendung möglich sind. Dank der Flexibilität können wir die Software weitgehend an Ihre spezifische Situation anpassen. Dies nennen wir jedoch nicht Maßarbeit sondern Konfiguration im Standard mithilfe des Ultimo Customization Tools. Ziel ist es, die Software möglichst optimal auf Ihre Prozesse abzustimmen und somit Ihre Leistungen weiter zu verbessern. Dank des Ultimo Customization Tools ist es unter anderem möglich, Autorisierungen einzustellen, Bildschirme, Menüs, Felder und Feldlabel anzupassen und neue Menüs und Bildschirme zu erstellen. Sie können auch zusätzliche Felder und Tabellen hinzufügen und zusätzliche Beziehungen im System festlegen. Die Anpassungen können durch Sie (oder Ihren Anwendungsverwalter) oder uns durchgeführt werden. 3

4 Modulübersicht Ultimo Facility verfügt standardmäßig über eine große Anzahl von Funktionen. Das Basispaket ist nach Wunsch mit optionalen Modulen erweiterbar. Alle Softwaremodule werden auf den folgenden Seiten kurz beschrieben. In der nebenstehenden Abbildung können Sie sehen, welche Module standardmäßig verfügbar sind und welche. DASHBOARDS BERICHTE SERVICEDESK ARBEITSAUFTRAGS- VERWALTUNG Facility VERTRAGS- VERWALTUNG KOSTENERFASSUNG MITTEL- VERWALTUNG AUSGABE- VERWALTUNG ULTIMO CUSTOMIZATION TOOL AUTORISIERUNGS- VERWALTUNG WISSENSBAUM PERIODISCHE- WARTUNG FAKTURIERUNG IMMOBILIEN- VERWALTUNG WORKFLOW SCHEDULER+ STANDARDBENACH- RICHTIGUNGEN ULTIMO GO STUNDEN- VERWALTUNG MEDIZINTECHNIK IMPORT VERSENDEN RESERVIERUNGEN ABSCHREIBUNGEN DIVERSE SCHNITTSTELLEN STAMMDATEN- VERWALTUNG PROJEKTVER- WALTUNG SERVICE LEVEL AGREEMENTS PERSONEN- VERWALTUNG SCHLÜSSEL- VERWALTUNG MEHRJAHRES- PLANUNG WARTUNG SELF SERVICE LAGERHALTUNG & EINKAUF VERMIETUNGS- ADMINISTRATION ZUSTANDS- MESSUNGEN LANGFRISTIGE ANLAGENPLANUNG UMZÜGE KOMMUNIKATION ARBEITSABLÄUFE FINANZEN OBJEKTE FLEXIBILITÄT & TECHNIK STANDARD OPTIONAL DEELS STANDAARD, DEELS OPTIONEEL MULTI-JOBS ARBEITS- GENEHMIGUNGEN HSE-INCIDENT MANAGEMENT ÄNDERUNGS- MANAGEMENT SCHICHTÜBERGABE Fleet Kombinierbar mit unseren Lösungen für: Maintenance IT Service Fleet Fleet Infra Asset Fleet Maintenance Maintenance Facility Maintenance IT Service PERSONAL- MANAGEMENT IT IT Service Service Infra Asset Infra Infra Asset Asset Facility 4 Facility Facility

5 Self Service Der Kunde von heute ist anspruchsvoll und möchte aktiv eingebunden werden. Mithilfe des Moduls Self Service ist es möglich, Ihre Kunden auf aktive Weise in unterstützende Betriebsprozesse einzubeziehen und Sie sind zudem in der Lage, den Druck auf den Servicedesk zu verringern. Erhöhte Benutzerfreundlichkeit Ihre Kunden verfügen über eine persönliche Self Service-Seite, auf die sie einfach über das Internet oder Intranet zugreifen können. Weil Ihre Kunden Ultimo Facility für gewöhnlich nicht selbst nutzen, haben wir bei der Gestaltung der Seiten die Benutzerfreundlichkeit besonders hervorgehoben. Dies geschieht vor allem durch die Nutzung von bekannten Symbolen. Als Unternehmen stellen Sie verschiedene Dienste (mit dazugehörigen Symbolen) zur Verfügung. Ihre Kunden können ihre Beanstandungen, Wünsche, Anfragen oder Störungen mit einem Klick auf das jeweilige Symbol anzeigen. Sie können Ihren Kunden zusätzlich praktische Erläuterungen der einzelnen Schritte und Verfahren geben. Nach der Übermittlung der Meldung kann der Kunde diese in einer praktischen Übersicht einsehen und wird über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten. Stellen Sie selbst Ihr verfügbares Angebot zusammen Welche Dienste Sie zur Verfügung stellen liegt ganz bei Ihnen. So legen Sie ein maßgeschneidertes Serviceangebot für Ihre Kunden an. Einige gängige Beispiele aus der Praxis sind: Reservierungen erstellen (Säle, Mittel, Dienste, Catering) Fehlermeldungen übermitteln Schlüssel oder andere persönliche Mittel anfragen (z.b. Handy) Fahrkarten, Fahrgemeinschaften, Fahrräder oder Taxifahrten anfragen Reinigungsarbeiten anfordern (Büro-) Artikel anfragen IT-Mittel beantragen Störungen weiterleiten Berichte einsehen Ultimo sorgt dafür, dass die Meldungen automatisch an richtiger Stelle ankommen und bietet Unterstützung bei der Durchführung der Prozesse, indem unterstützende Benachrichtigungen eingerichtet werden können. 5

6 Surface Desktop Desktop Laptop Dashboards Um Ihre Einsicht zu vergrößern und zu überwachen, ob Sie Ihre Ziele erreichen werden, können Sie mit den Standard- Dashboards hinsichtlich wichtiger Key Performance Indikatoren (KPIs) steuern. Die Dashboards geben Ihnen einen grafischen Überblick in Planung, Ausführung und Fortschritt von Aktivitäten und die Einhaltung von Service Level Agreements. Wenn Sie noch detailliertere Dashboards wünschen, können Sie das Berichte-Tool QlikView verwenden. Speziell für Ultimo wurden Vorlagen entwickelt, sodass Ihnen eine vollkommen dynamische und interaktive übersicht zur Verfügung steht. Berichte Neben der Überwachung von KPIs ist es wünschenswert, anhand von Berichte einen Einblick in Ihre Leistungen zu erhalten. Standardmäßig ist eine große Anzahl von Berichten verfügbar, die beispielsweise Einsicht über den Fortschritt von Aktivitäten und finanzielle Ergebnisse geben. Mit einem externen Berichte-Tool können Sie Berichte nach Wunsch anpassen. Sie können auch Auswahllisten und gefilterte Informationen direkt in Excel exportieren, um diese darin zu verarbeiten oder zu präsentieren. Nokia Lum Unterstützen Sie flexibles d ipad mini iphone 5 Arbeiten, damit Ihre Mitarbeiter von jedem Arbeitsplatz mit einem Internetbrowser, zu Hause oder im Büro, mit Ultimo arbeiten können. Wissensbaum Mit dem Modul Wissensbaum erhöhen Sie die Bearbeitungsgeschwindigkeit von Vorfällen. Durch die Nutzung der aufgebauten Kenntnis sind Sie in der Lage, Vorfälle schneller abzuwickeln und folglich den Druck auf das Back Office zu vermindern. Durch die Integration des Wissensbaums im Self Service (optional) erhalten Benutzer einen Lösungsvorschlag, noch bevor sie die Meldung einreichen. Dies kann die Zahl von Meldungen reduzieren. Standardbenachrichtigungen Standardmäßig haben Sie Zugriff auf eine Reihe von voreingestellten Meldungen, wodurch Sie über wichtige Vorfälle in Ihrer Ultimo-Umgebung informiert bleiben. So sichern Sie den Fortgang der Aktivitäten und vermeiden durch die fristgerechte Beendigung von Aufträgen unnötige Kosten. Versenden von s In Ultimo können Sie s senden, um Beteiligte zu informieren. Über verschiedene -Vorlagen können Sie Ihre Kunden proaktiv informieren. Mit dem Ultimo Customization Tool entwerfen Sie einfach neue Vorlagen oder passen bestehende an. Stammdatenverwaltung Legen Sie verschiedene Stammdaten fest, die in unterschiedlichen Modulen genutzt werden. Dazu gehören beispielsweise Lieferanten, Dokumentationen und Abteilungen. Auf Wunsch können Stammdaten aus einer anderen Anwendung, z.b. aus einem ERP-System, in Ultimo bereitgestellt werden. 6

7 Personenverwaltung Mithilfe dieses Moduls legen Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter fest. Eine Schnittstelle mit Active Directory oder einem HRM- System ist möglich. Diese Daten werden in den verschiedenen genutzten Modulen verwendet. Sie können außerdem Informationen über Betriebssanitäter hinterlegen. Servicedesk Mit dem Modul Servicedesk verwalten Sie eingehende Störungsmeldungen, (An-)Fragen, Beanstandungen, Reservierungen oder Bestellungen auf strukturierte Weise. Meldungen, die nicht direkt beantwortet werden können, leiten Sie einfach an die richtige Abteilung (Back Office) weiter. Der Bearbeitungsstand der Meldungen kann jederzeit eingesehen werden. Arbeitsauftragsverwaltung Das Modul Arbeitsauftragsverwaltung beinhaltet alle Möglichkeiten für die Erstellung und Abwicklung von Aktivitäten, beispielsweise einer Störung oder einer Anfrage. Benutzerfreundliche Planer machen die Arbeit leicht planbar und die Arbeitsbelastung übersichtlich. Der Auftragsprozess kann durch anpassbare Fortschrittsstatus vollständig an Ihre Prozesse angepasst werden. Die eingegebenen Informationen (Kosten, Stunden, genutztes Material) werden genutzt, um Stundenzettel zu erstellen, Kostenbelastungen durchzuführen, Berichte und Dashboards zu füllen und Lagerbestände zu ändern. Benutzerfreundliche Planer machen die Arbeit einfach planbar und übersichtlich Periodische Wartung Verschiedene Wartungsaktivitäten werden regelmäßig durchgeführt. Dieses Modul erzeugt diese Aufgaben und verhindert, dass Termine verpasst werden. Denken Sie hierbei an Kontrollen von Feuerlöschern, Wasserhähne (Legionellen) oder anderen Geräten und Anlagen. Gesammelte historische Daten über die ausgeführte periodische Wartung für Audits und Kontrollen sind einfach abzurufen. Ihre Vorteile + Nutzen Sie umfassende Dashboards und Berichte, um einen schnellen Überblick zu erhalten oder um ausführliche Analysen durchzuführen. + Unterstützen Sie das Servicedesk mit einem optimalen Workflow, sodass Meldungen (Beanstandungen, Wünsche, Anfragen und Störungen) adäquat registriert und bearbeitet werden. + Integrieren Sie den Wissensbaum für Ihr Servicedesk oder in das Self Service-Portal, um die Abwicklung von Meldungen durch die Nutzung von angesammelten Wissen zu beschleunigen. + Vergrößern Sie die Effizienz durch die Strukturierung von Back Office-Aufträgen. + Weisen Sie bei Audits und Kontrollen durch die übersichtliche und zugängliche Art der Datenspeicherung einfach nach, dass Sie wichtige Vorschriften einhalten. 7

8 Surface Desktop Desktop Laptop Reservierungen Das Reservierungsmodul unterstützt die Reservierung von Räumen, Catering, Mitteln und anderen Dienstleistungen, mit Erfassung der Anwesenheit von Mitarbeitern und Gästen. Außerdem ist es möglich die Kosten zu erfassen und buchen. Das Modul ist durch einprägsame Symbole und Abbildungen einfach zu benutzen. Zudem bestehen umfassende Möglichkeiten für wiederkehrende Reservierungen und die Organisation von Veranstaltungen (z.b. mit mehreren Räumen). Projektverwaltung Dieses Modul unterstützt Sie bei der Erstellung von (Teil-) Projekten, von der Vorbereitung bis zur Planung und Überwachung. Darüber hinaus haben Sie hervorragende Einsicht in alle finanziellen Aspekte von Projekten. Ein Beispiel für ein Projekt ist eine Renovierung oder die Erweiterung Ihrer Immobilie. Schlüsselverwaltung Nutzen Sie das Modul Schlüsselverwaltung für die Erfassung der zu der Gebäudestruktur passenden Zylinder und Schlüssel/ Pässe, einschließlich der Ausgabe- und Rückgabe-erfassung. Nokia Lum d ipad mini iphone 5 Lagerhaltung & Einkauf Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Vorräte und den Einkauf von Artikeln. Erfassen Sie den vollständigen Prozess von Angebotsanfragen, Bestellungen, Retouren und Gutschriften/ Rechnungen. Optional ist eine Webshop-Integration in Kombination mit dem Modul Self Service möglich. Sie behalten damit mehr Kontrolle über den Anfrageprozess aus dem Self Service und können Ihre Produkte effizient verteilen. Zustandsmessungen Um ein objektives Bild von dem aktuellen Wartungszustand Ihrer Anlagen oder Immobilien zu erhalten, nutzen Sie das Modul Zustandsmessungen. Diese Information ist eine ausgezeichnete Grundlage für die Erzeugung realistischer Wartungspläne. Umzüge Koordinieren Sie projektmäßige oder kurzfristige Umzüge und koordinieren Sie bei Bedarf rechtzeitig die unterstützenden Back Offices (zum Beispiel Betriebstechnik, Fuhrpark). Ziel ist ein einwandfrei ablaufender Prozess. Multi-Jobs Das Modul Multi-Jobs ist speziell für die Koordination von multidisziplinären Arbeiten. Denn in der Praxis ist es manchmal wünschenswert, Aufgaben zu bündeln oder der Reihe nach ausführen zu lassen, z.b. bei einem kleinen Umbau oder bei Dienstantritt eines neuen Mitarbeiters. Ein dazugehöriges Gantt-Diagramm macht die Planung sehr übersichtlich. Arbeitserlaubnisse, HSE-Zwischenfälle, Änderungsmanagement, Schichtübergabe & Mitarbeitereinführung Oben aufgeführte Module bilden zusammen die HSE-Suite. Mit dieser Erweiterung können Sie auf professionelle Weise den HSE-Prozess (Health, Safety & Environment) in Ihrem Unternehmen mit Ultimo unterstützen. Weitere Informationen über diese Module finden Sie in einem gesonderten Dokument. Intuitiv und benutzerfreundlich Reservierungen beantragen und abwickeln 8

9 Vertragsverwaltung Verwalten Sie Ihre Verträge und Versicherungen digital und verbessern Sie die Übersicht und Struktur. Erfassen Sie Laufzeiten und Kündigungsfristen transparent, sodass Sie Ihre Verträge fristgerecht anpassen oder kündigen können. Außerdem können Verknüpfungen mit Ihren IT-Assets, Service Level Agreements, Aufgaben, periodischen Wartungen und der Lagerverwaltung erstellt werden. Kostenerfassung Optimieren Sie Ihr Facility mithilfe verschiedener Kostenübersichten. Durch eine sorgfältige Kostenregistrierung behalten Sie die Kontrolle über die Erschöpfung Ihres Budgets. Abschreibungen Verwalten Sie die Abschreibungen Ihrer Objekte auf Basis verschiedener verfügbarer Abschreibungsmethoden. In Kombination mit der technischen und wirtschaftlichen Lebensdauer können Sie mit dem optionalen Modul Grafischer Ersatzplaner auf übersichtliche Weise den Ersatz oder Austausch von Objekten festlegen. Fakturierung Die anfallenden Kosten für Material, Personal, Werkzeuge und externe Aufträge können durch die Verwendung dieses Moduls mit den entsprechenden internen oder externen Kostenstellen verrechnet werden. Stundenverwaltung Erfassen Sie die produktiven und nicht-produktiven Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter, sodass Sie jederzeit wissen, wofür die meiste Zeit eingesetzt wird. Als Ergänzung zum Modul Stundenverwaltung wurde die Funktion für die Start-Stopp -Stundenerfassung entwickelt (möglich in Kombination mit der App Ultimo Go). Service Level Agreements Das Modul Service Level Agreements nutzen Sie für Ihren Kundenservice, einschließlich einer möglichen Beziehung zu externen und internen Service-Vereinbarungen. Die Funktion können Sie aber auch bei dem Service von externen Lieferanten anwenden. Ihre Vorteile + Erhalten Sie eine bessere Kontrolle über Ihre Betriebsmittel, Berichte, Verträge und Dienstleistungen und erkennen Verbesserungspotenziale. + Durch die sorgfältige Registrierung Ihrer Kosten profitieren Sie von verschiedenen Kostenübersichten. Damit behalten Sie die Kontrolle über Planung und Ausführung von Dienstleistungen. + Steigern Sie Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein, indem Sie Energieverbräuche erfassen und vergleichen. Die sorgfältige Verwaltung und Überwachung Ihrer Verträge kann zu erheblichen Einsparungen führen 9

10 Surface Desktop Desktop Laptop Mehrjahresplanung Wartung Erstellen Sie auf Basis von verschiedenen Preis- und Produktlebenszyklusmethoden ein Budget für die langfristige Wartung von Immobilien und Gebäudetechnik. Auch eine Handhabung mehrerer Szenarien und Indexierungen in Ihrer Jahresplanung ist möglich. Aus Ihrem Jahresplan erstellen Sie zum Schluss eine konkrete Aufgabenliste für die jeweils auszuführenden (internen oder externen) Dienstleister. Mittelverwaltung Über dieses Modul können alle Daten von gebäudegebundenen Anlagen, Inventar, Werkzeug und anderer Betriebsmittel erfasst werden. Außerdem können dazugehörige Abbildungen, Dokumente und Zeichnungen verknüpft werden. Vergrößern Sie mit diesem Modul beispielsweise den Einblick in die Betriebsmittel und behalten die Kontrolle über deren Verfügbarkeit. Vermietungsverwaltung Mit dem Modul Vermietungsverwaltung unterstützen Sie die übersichtliche Verwaltung von vermietbaren Einheiten und den dazugehörigen Mietverträgen und erhalten ein klares Bild von den Mieteinnahmen. Sie erhalten einen besseren Einblick in die Verfügbarkeit und den Auslastungsgrad. Die periodische Fakturierung wird unterstützt und es ist eine Standard- Schnittstelle für die Integration von finanziellen Systemen vorhanden. Dank des Moduls ist es auch möglich, Gesetze und Vorschriften in der ambulanten Pflege einzuhalten. Natürlich ist das Modul auch für Unternehmen in anderen Sektoren geeignet. Langfristige Anlagenplanung Mit dem Modul Langfristige Anlagenplanung können Sie eine langfristige Haushaltsplanung erstellen, die laufzeitverlängernde Maßnahmen, Renovierungen und Ersatz von Assets enthält. Diese Planung basiert auf Kosten und Zuständen. Sie haben so die Möglichkeit auf hohem Niveau Assets im Hinblick auf Technik und Restwert zu analysieren. Nokia Lum Ausgabeverwaltung Behalten Sie durch einen übersichtlichen grafischen Planer die Kontrolle über die ausgegebenen Betriebsmittel und registrieren Sie, wann Sie bestimmte Mittel wieder zurück erwarten können. Immobilienverwaltung Mit dem Modul Immobilienverwaltung verschaffen Sie sich einen Überblick und Struktur in Ihr Immobilien-Portfolio und die dazugehörigen Räume gemäß DIN 277. Neben der Einsicht in verfügbare Gebäude, Etagen und Räume legen Sie Entscheidungen aus dem Immobilienbewertungsgesetz fest und verfügen über einen CAD-Viewer. d ipad mini iphone 5 Medizintechnik Das Modul Medizintechnik leistet einen wesentlichen Beitrag zur Verbesserung der Qualität des s und der Verwaltung der Medizintechnik. Das Tool hilft Krankenhäusern zu einem verbesserten Risikomanagement und einer richtigen Sicherung von periodischen (Wartungs-) Aktivitäten. Weitere Informationen finden Sie in einem gesonderten Dokument. Erzielen Sie Synergien und sparen Sie Kosten durch die Unterstützung von Facility und IT Service in einem einzigen System. 10

11 Ultimo Customization Tool Standardmäßig verfügen Sie über das einzigartige Ultimo Customization Tool. Damit sind Sie oder Ihr Anwendungsverwalter in der Lage, ohne Programmierung verschiedene Anpassungen in der Ultimo Software durchzuführen. Zudem stehen Ihnen unsere Berater zur Verfügung. Um Ihnen einen guten und effizienten Start zu ermöglichen, bieten wir eine Reihe spezifischer Schulungen zur Applikationsverwaltung für die Nutzung des Ultimo Customization Tools an. Autorisierungsverwaltung Standardmäßig verfügt die Software über viele Autorisierungsmöglichkeiten, beispielsweise für die Zugangsverwaltung der einzelnen Benutzergruppen. Optional ist es möglich, Einstellungen individuell anzupassen. Mit Standortlizenzen schließen Sie andere Niederlassungen Ihrer Organisation einfach in Ihre Ultimo-Datenbank ein, mit der Möglichkeit für eigene Einstellungen. Workflow Scheduler+ Für benutzerdefinierte Workflows kann mit dem Workflow Scheduler+ eingerichtet werden, ob, wann und wie oft diese ausgeführt werden sollen. Denken Sie hierbei an das Versenden von s nach bestimmten Handlungen oder Ereignissen oder das Erstellen und Versenden von Berichten an Benutzer. Verschiedene Schnittstellen (Business Integration) Eine Integration mit anderen Systemen wirkt sich förderlich auf die Effizienz aus und verhindert in den meisten Fällen doppelte Arbeit. Mit dem Ultimo Business Integration Packs hat Ultimo eine Lösung entwickelt, um moderne und gut zu unterhaltende Schnittstellen zu realisieren. Dies sind beispielsweise Integrationen mit MS Office, Auto CAD, Gebäudeverwaltungssystemen, ERP-Systemen, HRM-Systemen, Active Directory, Dokument-systemen, Preislisten, Schlüsselverwaltungssystemen und Network Inventory Tools. Ihre Vorteile + Erhalten Sie mehr Kontrolle über Ihre Immobilien und deren Wartungen und optimieren Sie die Verwaltung Ihrer vermietbaren Einheiten. + Erhöhen Sie die Effizienz und senken Sie den administrativen Aufwand durch den Einsatz der vielen Integrationsmöglichkeiten mit anderer Unternehmenssoftware. -Import Mit dem Modul -Import können Sie -Nachrichten in Ultimo importieren und diese in eine Meldung umwandeln. Bei Nutzung eines Social Media Monitoring Tools können auch Berichte in Ultimo eingelesen werden. 11

12 IT Service software Sie können Ultimo Facility mit der Lösung IT Service erweitern. Sie verfügen hierdurch über ein umfangreiches Softwaretool für Facility & IT Service. Dadurch sparen Sie Verwaltungskosten und profitieren von der Synergie, die das Arbeiten mit derselben Software ermöglicht. Die IT Service Software ist eine adäquate Lösung für ein professionelles IT Service, welche auf ITIL-Prinzipien basiert und der ISM/FSM-Methode entspricht. Zudem können für eine bessere Benutzerfreundlichkeit und bessere Ergebnisse Ihre spezifischen Anforderungen und Modifikationen an der Software vorgenommen werden. Qualitätsverbesserung bei Vorfällen und Serviceanfragen Verbessern Sie die Qualität und erhöhen Sie die Effizienz der Abwicklung von Vorfällen und Serviceanfragen Ihres Service-/ Helpdesk. Mit der Wissensbaum-Integration und die Sicherung von abgesprochenen Service Level Agreements verfügen Ihre Mitarbeiter über praktische Tools, um im Front-Office gute und zuverlässige Arbeit zu leisten. Meldungen, die nicht direkt bearbeitet werden können, werden an das richtige Back-Office weitergeleitet. Für gute Kommunikation ist es möglich, den Self-Service einzusetzen, wodurch der Druck auf das Helpdesk verringert werden kann. Der Vorteil von Self-Service ist, dass Sie Ihren Kunden Einsicht ermöglichen und Sie an Ihrer Berichterstattung beteiligen. Die aufgebaute Kenntnis im Wissensbaum kann auch durch Kunden genutzt werden. Eine Meldung ist dann bereits behoben, bevor über diese gemeldet wird. Der Kunde kann außerdem mit einer über den Status auf dem Laufenden gehalten werden. Dashboards und Berichte Nutzen Sie die vorhandenen Standard-Dashboards und Berichte, um KPIs zu überwachen und Ergebnisse zu analysieren. Für umfangreichere Analysen können Sie eigene neue Berichte erstellen und optional das Qlikview Template für Ultimo IT Service nutzen. Weitere Informationen Für weitere Informationen über Ultimo IT Service ist eine separate Broschüre verfügbar. Ihre IT-Umgebung straff durchorganisiert Die IT-Umgebung ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Organisation. Die ITSM Software verschafft Ihnen mehr Einsicht in Ihre IT-Assets und IT-Infrastruktur und macht es möglich, entsprechend Ihrer IT-Richtlinien Anpassungen vorzunehmen. Die Konfigurationsverwaltung, die Bearbeitung von Problemen und bekannten Fehlern und die Umsetzung von Änderungen in der IT- Umgebung verlaufen auf strukturierte Weise. Die IT Service Software bietet darüber hinaus Unterstützung bei der Verwaltung von Verträgen, Release, Abschreibungen und Wiederbeschaffungen, Lagerverwaltung und Einkauf von IT-Mitteln. 12

13 Mobil arbeiten mit den Apps Ultimo Go & Ultimo Go+ Leisten Sie einen Großteil Ihrer Arbeit mobil mit den Apps Ultimo Go & Ultimo Go+. Sie sind nicht mehr an Ihren Computer am Schreibtisch gebunden. Nutzen Sie Ihr Smartphone oder Tablet, um direkt an Ort und Stelle Arbeiten durchzuführen. Sie können auch neue Aktivitäten erstellen und Informationen zu Rate ziehen. Und das das alles über eine einfache Touch-Bedienung. Auftragsabwicklung Kontrollen und Prüfungen abwickeln Neue Meldungen erstellen Aufträge einsehen und priorisieren Daten von Mitteln, Gebäuden u.a. einsehen Daten von Lieferanten oder Personal einsehen Daten von Reservierungen einsehen Direkte Kontaktaufnahme mit Kontaktperson über oder Telefon Verträge (z.b. mit Lieferanten) einsehen Benutzerfreundliche Suchfunktion Offline verfügbar; auch ohne Internetverbindung arbeiten können Kamera-Integration (Fotos verknüpfen) Scannen (QR-Code, Barcode) GPS-Integration Fragen Sie uns nach weiteren Informationen über benötigte Hard- und Software und den Voraussetzungen. 13

14 Referenzen in allen Branchen Die Ultimo Software wird in allen erdenklichen Branchen eingesetzt: gewerblicher Dienstleistungssektor, Gesundheitswesen, Behörden, Ämter, Bildung, Logistik, Industrie und Freizeit und Unterhaltung. Auch für international orientierte Kunden bieten wir passende Unterstützung, denn die Software ist in den folgenden Sprachen verfügbar: Deutsch, Englisch, Französisch und Niederländisch. Gewerblicher Dienstleistungssektor Freizeit und Unterhaltung Bildung Gesundheitswesen 14

15 Behörden Industrie Logistik Zehntausende Benutzer nutzen Ultimo täglich. Besuchen Sie unsere Website oder YouTube für Praxisberichte und Filme von führenden Unternehmen und ihren Erfahrungen mit Ultimo. Oder fragen Sie bei uns eine passende Referenz für Ihre Organisation an. Wir sind für Sie da. YouTube Logo for Adobe Illustrator Umwelt und Energie 15

16 Mieten oder kaufen. Was bevorzugen Sie? Je nach Bedarf bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ultimo zu mieten oder zu kaufen. Da die Ultimo Software webbasiert ist, ist eine Entscheidung über mieten oder kaufen für die Verfügbarkeit und Funktionalität der Software unerheblich. Ultimo mieten Sie möchten sich nicht um die Verwaltung und Unterstützung der Software kümmern und sich ausschließlich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren? Darüber hinaus scheuen Sie hohe Einstiegsinvestitionen? Dann raten wir Ihnen zu der Ultimo Facility Software als Service (SaaS). Mit Ultimo SaaS mieten Sie die Software in Form eines Abonnements und führen die Anwendung in der Cloud aus. Vorteile, wenn Sie Ultimo mieten: + Sie erhalten ein attraktives monatliches Abonnement und haben keine hohe Belastung durch eine Anfangsinvestition. + Es bestehen verschiedene Support-Pakete, um die Unterstützung nach Wunsch einzurichten, sodass Sie sich nicht um Verwaltung, Updates und Wartung kümmern müssen. + Ihre Daten werden auf sicheren Servern gespeichert. + Die charakteristische Flexibilität von Ultimo ist gewährleistet. Ultimo kaufen Möchten Sie lieber so viel wie möglich in eigener Verantwortung ausführen und sich die Software anschaffen? Dann ist die Kaufoption die optimale Lösung. Sie kaufen das Nutzungsrecht und nach Wunsch können wir Sie selbstverständlich bei der Einrichtung, Implementierung, bei Updates und Wartung unterstützen. Möchten Sie die Software zwar selbst anschaffen, aber sich nicht um infrastrukturelle Aspekte kümmern? Dann können wir Sie auch durch Hosting unterstützen. Vorteile, wenn Sie Ultimo kaufen: + Nach anfänglicher Investition entstehen keine weiteren hohen Kosten und somit bleiben niedrige Gesamtkosten. + Gesamte Kontrolle über die Verwaltung Ihrer Anwendung. + Sie Entscheiden selbst über Gestaltung, Updates und Upgrades. + Es besteht die Möglichkeit des Hostings. 16

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