Kindergartengeschäftsführung Seite 1
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- Claudia Holzmann
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1 Aufgabenbeschreibung Kindergartengeschäfts Hinweis zur Erarbeitung: = trägt die Verantwortung = Benehmen* I = wird informiert *Benehmen bedeutet, dass Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben wird. Die Stellungnahme ist für die Entscheidung nicht bindend, wird jedoch mindestens zur Kenntnis genommen und in die Überlegungen einbezogen. : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Personal Personalakte führen Dienstaufsicht über: Gruppenleiterinnen Zweitkräfte Praktikanten Reinigungskraft Hausmeister sonstiges Personal Mitarbeitergespräche führen: mit der mit den anderen Mitarbeiterinnen Personaleinteilung Dienstplan erstellen Beteiligung der MAV Einhaltung der Arbeitszeiten Arbeitszeitliste kontrollieren Kindergartengeschäfts Seite 1
2 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Dienstbesprechungen (Vorbereitung/Durch/Protokoll) Ferienplanung/ Schließzeiten: Vorschlag an GF Mit Elternbeirat beraten/ örtlicher Vorschlag Kuratorium/Gemeinde beteiligen Entscheidung Eltern informieren Urlaubsplanung Urlaub genehmigen Urlaubsliste führen Urlaubs- und Arbeitszeitliste zum Jahresende/bei Austritt kontrollieren Zeugnissen/Beurteilungen erstellen: Leit. Leit. Entwurf Leit. Formulierung Unterschrift Vertretungen: Bedarf melden Mehrarbeit anordnen Vertretung einstellen Stundenabrechnung prüfen Leit. Zahlungsanweisung an GKG Zahlung der Vergütung Kindergartengeschäfts Seite 2
3 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Personalförderung Fortbildungsbedarf ermitteln / Fortbildungsplanung Leit. Fortbildung der : Genehmigen/Unterschreiben Anmeldung Bezahlung anweisen Dienstreiseantrag gegenzeichnen Reisekostenabrechnung kontrollieren/ anweisen Fortbildung der pädagogischen Mitarbeiterinnen: Genehmigen/Unterschreiben Anmeldung Bezahlung anweisen Dienstreiseantrag gegenzeichnen Reisekostenabrechnung kontrollieren / anweisen Praktikanten betreuen Kontakt zu Ausbildungsstätten halten Personalpflege: Betriebsausflug genehmigen I Bei Geburtstag, Heirat, Jubiläen gratulieren I Kindergartengeschäfts Seite 3
4 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Personalgewinnung Stellenplan überwachen Bedarf in Abhängigkeit von Kinderzahlen/ Gruppenformen/ Finanzen/ Personalbedarf ermitteln: Vorschlag an GF Entscheidung Zustimmung der politischen Gemeinde einholen Anforderungsprofil ermitteln Stelle ausschreiben MAV beteiligen Bewerbungen entgegennehmen/ Eingang bestätigen Leit. Auswertung/Vorauswahl nach bestimmten Kriterien Entscheidung über Einladung zum Vorstellungsgespräch treffen Vorstellungsgespräch einladen Vorstellungsgespräche durchführen Einstellungsvorschläge für eine Kindergartenleitung für Stiftungsrat erarbeiten Entscheidung über Einstellung der Kindergartenleiterin Einstellung von Personal (ohne ) I Zustimmung der MAV einholen Zusage/Absagen verschicken Mitteilung an GKG schicken Personalbogen und wesentliche Unterlagen der Mitarbeiterin aufbewahren Arbeitsvertrag erstellen Einstellungsgespräch u.a. mit Belehrung nach 35 IfSG führen Arbeitsvertrag f. Dienstgeber unterzeichnen Kindergartengeschäfts Seite 4
5 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Mitteilung an Landesjugendamt bei Neueinstellung der Probezeitbeurteilung/Mitarbeitergespräch (nach ca. 3 Monaten) Probezeitbeurteilung/Mitarbeitergespräch (nach ca. 3 Monaten) bei der KiGa-Leitung Be Beurteilung/Mitarbeitergespräch bei Ablauf der Probezeit Beurteilung/Mitarbeitergespräch bei Ablauf der Probezeit bei der KiGa-Leitung Praktikantinnen einstellen Be Allgemeine Personalverwaltung Belehrung nach 35 IfSG alle zwei Jahre Sonderurlaub/Dienstbefreiung gewähren Tarifliche Ansprüche genehmigen, z. B. Gehaltsvorschüsse, Beihilfe Höhergruppierung: Zeiten überwachen Über Bewährungsaufstieg entscheiden Über Zeitaufstieg entscheiden Beteiligung der MAV Abmahnung: Dokumentation Leit. Leit. Mitarbeitergespräch mit Konsequenzen Leit. Beschluss über Abmahnung Leit. I sonst. Pers. Abmahnung erstellen/formulieren Leit. Zustellung der Abmahnung Die Betroffenen nach BAT 13 Abs. 2 anhören Kindergartengeschäfts Seite 5
6 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Kündigung: Kündigung durch Arbeitnehmer: Kündigung entgegennehmen Kündigung durch Arbeitgeber: Leit. sonst. Pers. Vorschlag/Beratung Beschluss Leit. Aus (Formulierung/Zustellung) Prozess (Genehmigung bei EO einholen) Vergleich (Genehmigung bei EO einholen) Beteiligung MAV Allgemeine Verwaltung Richtlinien, Vorschriften, Gesetze einhalten Von der Schweigepflicht entbinden Räume/Gebäude instandhalten Alle Materialbedarf feststellen/ Material beschaffen Wartungsplan einhalten Handkasse führen Statistiken ausfüllen Statistiken unterschreiben Schriftverkehr bearbeiten Alle Nachweise, Berichte, Akten u.ä. ablegen Kindergartengeschäfts Seite 6
7 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Aufnahmekriterien und Aufnahmeverfahren festlegen I Abschluss Aufnahmevertrag Bibliothekspflege Inventarliste führen Einteilung der Gruppen vornehmen Feste planen und organisieren Änderungen der Öffnungszeiten/ des Angebots: Anfragen/Trends/Stadtteilorientierung sammeln Fachberatung einbeziehen I Bedarfsermittlung vorbereiten I Bedarfsermittlung durchführen I Bedarfsermittlung auswerten I Pädagogische Beurteilung des Ergebnisses/ Umsetzbarkeit (Dienstplan) prüfen Finanzielle Beurteilung (Beiträge, Personalkosten, etc.) I Grundsatzentscheidung über eine Änderung Politische Gemeinde beteiligen Antrag auf Änderung der Betriebserlaubnis beim LJA stellen Baumaßnahmen inkl. Außenanlagen: Einzelne Maßnahmen zusammenstellen I Fachberatung einbeziehen I Bedarfsanmeldung an den Stiftungsrat Grundsätzliche Zustimmung, wenn Baumaßnahme gem. Bauordnung nicht genehmigungspflichtig ist Grundsätzliche Zustimmung, wenn Baumaßnahme gem. Bauordnung genehmigungspflichtig ist Kindergartengeschäfts Seite 7
8 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Kostenschätzungen/Angebote einholen Finanzierungsvorschlag erarbeiten Entscheidung über Durch und Finanzierung treffen bei nach BauO nicht genehmigungspflichtigen Maßnahmen Entscheidung über Durch und Finanzierung treffen bei nach BauO genehmigungspflichtigen Maßnahmen Mitteilung an die Fachberatung Maßnahme und Zuschuss bei der Kommune beantragen Antrag auf Genehmigung der Finanzierung beim EO wenn Kosten über Architekten beauftragen Bauvergabe/Aufsicht bei nach BauO nicht genehmigungspflichtigen Maßnahmen bei nach BauO genehmigungspflichtigen Maßnahmen Rechnungen anweisen bei nach BauO nicht genehmigungspflichtigen Maßnahmen bei nach BauO genehmigungspflichtigen Maßnahmen Rechnungen bezahlen/verbuchen Maßnahme abrechnen Zuschuss der Kommune anfordern Kindergartengeschäfts Seite 8
9 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Versicherungsfall (vgl. Leitfaden 8.): Unfälle an Träger/ Versicherung/ Trägerverband (Fachberatung) melden Unfallbericht schreiben Schadensanzeige Schadensabwicklung Mahnverfahren (Elternbeiträge): Zahlungsrückstand feststellen Erste Mahnung innerhalb von 10 Tagen (Frist zwei Wochen) Zweite Mahnung Verfahren betreiben (einschl. Ratenzahlungsvereinbarung, Zahlungen entgegennehmen, Mahn- und Vollstreckungsbescheid beantragen, Gerichtsvollzieher beauftragen, Antrag auf Erlass einer Pfändungsverfügung stellen bis Beendigung) Kindergartengeschäfts Seite 9
10 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Empfehlung zur Kündigung des Kindergartenplatzes Entscheidung über Kündigung I Kündigung aussprechen Entscheidung treffen bzgl. Übernahme des Beitrags durch einen Förderverein für karitative/soziale Aufgaben Beitragsverzicht entscheiden I Information an die politische Gemeinde bei Beitragsverzicht Finanzen Monatliche Beitragsabrechnung erstellen Kontrolle der monatl. Beitragsabrechnung Haushaltsplan: Bedarfsermittlung und -anmeldung für besondere Maßnahmen beim Stiftungsrat Beteiligung der politischen Gemeinde, falls vertraglich geregelt Entscheidung über Aufnahme in den Haushaltsplan Haushaltsplan-Entwurf erstellen Entwurf durchsehen Über den Entwurf beschließen Genehmigung beim EO einholen den Haushaltsplan zur Verfügung stellen über den aktuellen Kontenstand informieren Kindergartengeschäfts Seite 10
11 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Haushaltsvollzug bei Budgetierung:* 1. Ausgaben im Rahmen des Budgets** bis 400 je Einzelfall: Angebot einholen Bestellung/Kauf Lieferung und Rechnung prüfen Rechnungen anweisen Rechnungen bezahlen Kosten (Haushalt) überwachen Endkontrolle 2. Ausgaben außerhalb des Budgets: Angebot einholen Finanzierung prüfen Entscheidung über die Beschaffung I I Bestellung Lieferung und Rechnung prüfen Rechnungen anweisen Rechnungen bezahlen Kosten (Haushalt) überwachen Endkontrolle und Mitteilung des Ergebnisses an Stiftungsrat und *Soweit eine Budgetierung vorgesehen ist. **Zum Budget der gehören u.a.: Porto, Fernmeldekosten, Büro- und Geschäftsbedarf, Zeitschriften und Fachliteratur, Lebensmittel und Getränke, medizinischer Bedarf, Lehr- und Lernmittel, Werkmaterial, Veranstaltungen und Maßnahmen, Reinigungsmittel (vgl. Haushaltsplan) Kindergartengeschäfts Seite 11
12 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Haushaltsvollzug ohne Budgetierung: Angebot einholen Finanzierung prüfen Entscheidung über die Beschaffung I I Bestellung Lieferung und Rechnung prüfen Rechnungen anweisen Rechnungen bezahlen Kosten (Haushalts) überwachen Außer- und überplanmäßige Beschaffungen: Bedarf feststellen Angebot einholen Finanzierungsvorschlag erarbeiten Antrag an Stiftungsrat mit Stellungnahme von GKG I Entscheidung über die Beschaffung Beteiligung der politischen Gemeinde (wenn erforderlich) Bestellung Lieferung und Rechnung prüfen Rechnung anweisen Rechnung bezahlen Kindergartengeschäfts Seite 12
13 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Kooperation mit der Kirchengemeinde Den Mitarbeiterinnen die Vorstellungen und Erwartungen des Trägers mitteilen Vertretung des Kiga s im PGR Beteiligung des Kindergartens bei Gemeindefesten Jährliches Gespräch im Pfarrgemeinderat und Stiftungsrat über die Kindertageseinrichtung Teilnahme an Sitzungen des Pfarrgemeinderats zum Thema Tageseinrichtung für Kinder Religionspädagogischer Aspekte in die Kindergartenarbeit einbringen Kindergartengeschäfts Seite 13
14 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Pädagogik Leitbild erarbeiten Konzeption erstellen Konzeption genehmigen Religionspädagogische Aspekte einbringen Konzeption weiterentwickeln Zusammenarbeit mit Eltern Informationsveranstaltung für neue Eltern Elterngespräche führen Elternabende vorbereiten und durchführen Elternbeiratswahl Zusammenarbeit mit dem Elternbeirat Feste und Feiern Öffentlichkeitsarbeit Elternbriefe erstellen Präsentationen (in der Einrichtung, in kirchlichen oder öffentlichen Räumen) Pressearbeit I Flyer, Prospekte, Logo I Internetauftritt I Förderverein/Sponsoren I I Kindergartengeschäfts Seite 14
15 Regelkommunikation Bezeichnung Beteiligte Inhalt Zyklus Dauer Protokoll Kurzbesprechung GF, L Kurzfristige Klärungen (evtl. telefonisch) Wöchentl. 15 Minuten entfällt Dienstgespräch GF, L Aktuelle Fragen und Themen Monatlich 1 Stunde L Jahresgespräch GF, L, MA Rückblick, Ausblick für die Einrichtung Jährlich 1,5 Stunden entfällt MA-Gespräch (Leitung) GF, L Personalentwicklungsgespräch, Zielvereinbarungsg. Jährlich 2 Stunden GF MA-Gespräch L, MA Personalentwicklungsgespräch, Zielvereinbarungsg. Jährlich 1 Stunde L Abkürzungen: GF: Kindergartengeschäfts L: Leitung der Tageseinrichtung für Kinder MA: alle pädagogischen Mitarbeiterinnen Kindergartengeschäfts Seite 15
16 Aufgabenbeschreibung Kindergartengeschäfts Hinweis zur Erarbeitung: = trägt die Verantwortung = Benehmen* I = wird informiert *Benehmen bedeutet, dass Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben wird. Die Stellungnahme ist für die Entscheidung nicht bindend, wird jedoch mindestens zur Kenntnis genommen und in die Überlegungen einbezogen. : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Personal Personalakte führen Dienstaufsicht über: Gruppenleiterinnen Zweitkräfte Praktikanten Reinigungskraft Hausmeister sonstiges Personal Mitarbeitergespräche führen: mit der mit den anderen Mitarbeiterinnen Personaleinteilung Dienstplan erstellen Beteiligung der MAV Einhaltung der Arbeitszeiten Arbeitszeitliste kontrollieren Kindergartengeschäfts Seite 1
17 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Dienstbesprechungen (Vorbereitung/Durch/Protokoll) Ferienplanung/ Schließzeiten: Vorschlag an GF Mit Elternbeirat beraten/ örtlicher Vorschlag Kuratorium/Gemeinde beteiligen Entscheidung Eltern informieren Urlaubsplanung Urlaub genehmigen Urlaubsliste führen Urlaubs- und Arbeitszeitliste zum Jahresende/bei Austritt kontrollieren Zeugnissen/Beurteilungen erstellen: Leit. Leit. Entwurf Leit. Formulierung Unterschrift Vertretungen: Bedarf melden Mehrarbeit anordnen Vertretung einstellen Stundenabrechnung prüfen Leit. Zahlungsanweisung an GKG Zahlung der Vergütung Kindergartengeschäfts Seite 2
18 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Personalförderung Fortbildungsbedarf ermitteln / Fortbildungsplanung Leit. Fortbildung der : Genehmigen/Unterschreiben Anmeldung Bezahlung anweisen Dienstreiseantrag gegenzeichnen Reisekostenabrechnung kontrollieren/ anweisen Fortbildung der pädagogischen Mitarbeiterinnen: Genehmigen/Unterschreiben Anmeldung Bezahlung anweisen Dienstreiseantrag gegenzeichnen Reisekostenabrechnung kontrollieren / anweisen Praktikanten betreuen Kontakt zu Ausbildungsstätten halten Personalpflege: Betriebsausflug genehmigen I Bei Geburtstag, Heirat, Jubiläen gratulieren I Kindergartengeschäfts Seite 3
19 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Personalgewinnung Stellenplan überwachen Bedarf in Abhängigkeit von Kinderzahlen/ Gruppenformen/ Finanzen/ Personalbedarf ermitteln: Vorschlag an GF Entscheidung Zustimmung der politischen Gemeinde einholen Anforderungsprofil ermitteln Stelle ausschreiben MAV beteiligen Bewerbungen entgegennehmen/ Eingang bestätigen Leit. Auswertung/Vorauswahl nach bestimmten Kriterien Entscheidung über Einladung zum Vorstellungsgespräch treffen Vorstellungsgespräch einladen Vorstellungsgespräche durchführen Einstellungsvorschläge für eine Kindergartenleitung für Stiftungsrat erarbeiten Entscheidung über Einstellung der Kindergartenleiterin Einstellung von Personal (ohne ) I Zustimmung der MAV einholen Zusage/Absagen verschicken Mitteilung an GKG schicken Personalbogen und wesentliche Unterlagen der Mitarbeiterin aufbewahren Arbeitsvertrag erstellen Einstellungsgespräch u.a. mit Belehrung nach 35 IfSG führen Arbeitsvertrag f. Dienstgeber unterzeichnen Kindergartengeschäfts Seite 4
20 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Mitteilung an Landesjugendamt bei Neueinstellung der Probezeitbeurteilung/Mitarbeitergespräch (nach ca. 3 Monaten) Probezeitbeurteilung/Mitarbeitergespräch (nach ca. 3 Monaten) bei der KiGa-Leitung Be Beurteilung/Mitarbeitergespräch bei Ablauf der Probezeit Beurteilung/Mitarbeitergespräch bei Ablauf der Probezeit bei der KiGa-Leitung Praktikantinnen einstellen Be Allgemeine Personalverwaltung Belehrung nach 35 IfSG alle zwei Jahre Sonderurlaub/Dienstbefreiung gewähren Tarifliche Ansprüche genehmigen, z. B. Gehaltsvorschüsse, Beihilfe Höhergruppierung: Zeiten überwachen Über Bewährungsaufstieg entscheiden Über Zeitaufstieg entscheiden Beteiligung der MAV Abmahnung: Dokumentation Leit. Leit. Mitarbeitergespräch mit Konsequenzen Leit. Beschluss über Abmahnung Leit. I sonst. Pers. Abmahnung erstellen/formulieren Leit. Zustellung der Abmahnung Die Betroffenen nach BAT 13 Abs. 2 anhören Kindergartengeschäfts Seite 5
21 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Kündigung: Kündigung durch Arbeitnehmer: Kündigung entgegennehmen Kündigung durch Arbeitgeber: Leit. sonst. Pers. Vorschlag/Beratung Beschluss Leit. Aus (Formulierung/Zustellung) Prozess (Genehmigung bei EO einholen) Vergleich (Genehmigung bei EO einholen) Beteiligung MAV Allgemeine Verwaltung Richtlinien, Vorschriften, Gesetze einhalten Von der Schweigepflicht entbinden Räume/Gebäude instandhalten Alle Materialbedarf feststellen/ Material beschaffen Wartungsplan einhalten Handkasse führen Statistiken ausfüllen Statistiken unterschreiben Schriftverkehr bearbeiten Alle Nachweise, Berichte, Akten u.ä. ablegen Kindergartengeschäfts Seite 6
22 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Aufnahmekriterien und Aufnahmeverfahren festlegen I Abschluss Aufnahmevertrag Bibliothekspflege Inventarliste führen Einteilung der Gruppen vornehmen Feste planen und organisieren Änderungen der Öffnungszeiten/ des Angebots: Anfragen/Trends/Stadtteilorientierung sammeln Fachberatung einbeziehen I Bedarfsermittlung vorbereiten I Bedarfsermittlung durchführen I Bedarfsermittlung auswerten I Pädagogische Beurteilung des Ergebnisses/ Umsetzbarkeit (Dienstplan) prüfen Finanzielle Beurteilung (Beiträge, Personalkosten, etc.) I Grundsatzentscheidung über eine Änderung Politische Gemeinde beteiligen Antrag auf Änderung der Betriebserlaubnis beim LJA stellen Baumaßnahmen inkl. Außenanlagen: Einzelne Maßnahmen zusammenstellen I Fachberatung einbeziehen I Bedarfsanmeldung an den Stiftungsrat Grundsätzliche Zustimmung, wenn Baumaßnahme gem. Bauordnung nicht genehmigungspflichtig ist Grundsätzliche Zustimmung, wenn Baumaßnahme gem. Bauordnung genehmigungspflichtig ist Kindergartengeschäfts Seite 7
23 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Kostenschätzungen/Angebote einholen Finanzierungsvorschlag erarbeiten Entscheidung über Durch und Finanzierung treffen bei nach BauO nicht genehmigungspflichtigen Maßnahmen Entscheidung über Durch und Finanzierung treffen bei nach BauO genehmigungspflichtigen Maßnahmen Mitteilung an die Fachberatung Maßnahme und Zuschuss bei der Kommune beantragen Antrag auf Genehmigung der Finanzierung beim EO wenn Kosten über Architekten beauftragen Bauvergabe/Aufsicht bei nach BauO nicht genehmigungspflichtigen Maßnahmen bei nach BauO genehmigungspflichtigen Maßnahmen Rechnungen anweisen bei nach BauO nicht genehmigungspflichtigen Maßnahmen bei nach BauO genehmigungspflichtigen Maßnahmen Rechnungen bezahlen/verbuchen Maßnahme abrechnen Zuschuss der Kommune anfordern Kindergartengeschäfts Seite 8
24 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Versicherungsfall (vgl. Leitfaden 8.): Unfälle an Träger/ Versicherung/ Trägerverband (Fachberatung) melden Unfallbericht schreiben Schadensanzeige Schadensabwicklung Mahnverfahren (Elternbeiträge): Zahlungsrückstand feststellen Erste Mahnung innerhalb von 10 Tagen (Frist zwei Wochen) Zweite Mahnung Verfahren betreiben (einschl. Ratenzahlungsvereinbarung, Zahlungen entgegennehmen, Mahn- und Vollstreckungsbescheid beantragen, Gerichtsvollzieher beauftragen, Antrag auf Erlass einer Pfändungsverfügung stellen bis Beendigung) Kindergartengeschäfts Seite 9
25 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Empfehlung zur Kündigung des Kindergartenplatzes Entscheidung über Kündigung I Kündigung aussprechen Entscheidung treffen bzgl. Übernahme des Beitrags durch einen Förderverein für karitative/soziale Aufgaben Beitragsverzicht entscheiden I Information an die politische Gemeinde bei Beitragsverzicht Finanzen Monatliche Beitragsabrechnung erstellen Kontrolle der monatl. Beitragsabrechnung Haushaltsplan: Bedarfsermittlung und -anmeldung für besondere Maßnahmen beim Stiftungsrat Beteiligung der politischen Gemeinde, falls vertraglich geregelt Entscheidung über Aufnahme in den Haushaltsplan Haushaltsplan-Entwurf erstellen Entwurf durchsehen Über den Entwurf beschließen Genehmigung beim EO einholen den Haushaltsplan zur Verfügung stellen über den aktuellen Kontenstand informieren Kindergartengeschäfts Seite 10
26 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Haushaltsvollzug bei Budgetierung:* 1. Ausgaben im Rahmen des Budgets** bis 400 je Einzelfall: Angebot einholen Bestellung/Kauf Lieferung und Rechnung prüfen Rechnungen anweisen Rechnungen bezahlen Kosten (Haushalt) überwachen Endkontrolle 2. Ausgaben außerhalb des Budgets: Angebot einholen Finanzierung prüfen Entscheidung über die Beschaffung I I Bestellung Lieferung und Rechnung prüfen Rechnungen anweisen Rechnungen bezahlen Kosten (Haushalt) überwachen Endkontrolle und Mitteilung des Ergebnisses an Stiftungsrat und *Soweit eine Budgetierung vorgesehen ist. **Zum Budget der gehören u.a.: Porto, Fernmeldekosten, Büro- und Geschäftsbedarf, Zeitschriften und Fachliteratur, Lebensmittel und Getränke, medizinischer Bedarf, Lehr- und Lernmittel, Werkmaterial, Veranstaltungen und Maßnahmen, Reinigungsmittel (vgl. Haushaltsplan) Kindergartengeschäfts Seite 11
27 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Haushaltsvollzug ohne Budgetierung: Angebot einholen Finanzierung prüfen Entscheidung über die Beschaffung I I Bestellung Lieferung und Rechnung prüfen Rechnungen anweisen Rechnungen bezahlen Kosten (Haushalts) überwachen Außer- und überplanmäßige Beschaffungen: Bedarf feststellen Angebot einholen Finanzierungsvorschlag erarbeiten Antrag an Stiftungsrat mit Stellungnahme von GKG I Entscheidung über die Beschaffung Beteiligung der politischen Gemeinde (wenn erforderlich) Bestellung Lieferung und Rechnung prüfen Rechnung anweisen Rechnung bezahlen Kindergartengeschäfts Seite 12
28 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Kooperation mit der Kirchengemeinde Den Mitarbeiterinnen die Vorstellungen und Erwartungen des Trägers mitteilen Vertretung des Kiga s im PGR Beteiligung des Kindergartens bei Gemeindefesten Jährliches Gespräch im Pfarrgemeinderat und Stiftungsrat über die Kindertageseinrichtung Teilnahme an Sitzungen des Pfarrgemeinderats zum Thema Tageseinrichtung für Kinder Religionspädagogischer Aspekte in die Kindergartenarbeit einbringen Kindergartengeschäfts Seite 13
29 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Pädagogik Leitbild erarbeiten Konzeption erstellen Konzeption genehmigen Religionspädagogische Aspekte einbringen Konzeption weiterentwickeln Zusammenarbeit mit Eltern Informationsveranstaltung für neue Eltern Elterngespräche führen Elternabende vorbereiten und durchführen Elternbeiratswahl Zusammenarbeit mit dem Elternbeirat Feste und Feiern Öffentlichkeitsarbeit Elternbriefe erstellen Präsentationen (in der Einrichtung, in kirchlichen oder öffentlichen Räumen) Pressearbeit I Flyer, Prospekte, Logo I Internetauftritt I Förderverein/Sponsoren I I Kindergartengeschäfts Seite 14
30 Regelkommunikation Bezeichnung Beteiligte Inhalt Zyklus Dauer Protokoll Kurzbesprechung GF, L Kurzfristige Klärungen (evtl. telefonisch) Wöchentl. 15 Minuten entfällt Dienstgespräch GF, L Aktuelle Fragen und Themen Monatlich 1 Stunde L Jahresgespräch GF, L, MA Rückblick, Ausblick für die Einrichtung Jährlich 1,5 Stunden entfällt MA-Gespräch (Leitung) GF, L Personalentwicklungsgespräch, Zielvereinbarungsg. Jährlich 2 Stunden GF MA-Gespräch L, MA Personalentwicklungsgespräch, Zielvereinbarungsg. Jährlich 1 Stunde L Abkürzungen: GF: Kindergartengeschäfts L: Leitung der Tageseinrichtung für Kinder MA: alle pädagogischen Mitarbeiterinnen Kindergartengeschäfts Seite 15
31 Aufgabenbeschreibung Kindergartengeschäfts Hinweis zur Erarbeitung: = trägt die Verantwortung = Benehmen* I = wird informiert *Benehmen bedeutet, dass Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben wird. Die Stellungnahme ist für die Entscheidung nicht bindend, wird jedoch mindestens zur Kenntnis genommen und in die Überlegungen einbezogen. : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Personal Personalakte führen Dienstaufsicht über: Gruppenleiterinnen Zweitkräfte Praktikanten Reinigungskraft Hausmeister sonstiges Personal Mitarbeitergespräche führen: mit der mit den anderen Mitarbeiterinnen Personaleinteilung Dienstplan erstellen Beteiligung der MAV Einhaltung der Arbeitszeiten Arbeitszeitliste kontrollieren Kindergartengeschäfts Seite 1
32 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Dienstbesprechungen (Vorbereitung/Durch/Protokoll) Ferienplanung/ Schließzeiten: Vorschlag an GF Mit Elternbeirat beraten/ örtlicher Vorschlag Kuratorium/Gemeinde beteiligen Entscheidung Eltern informieren Urlaubsplanung Urlaub genehmigen Urlaubsliste führen Urlaubs- und Arbeitszeitliste zum Jahresende/bei Austritt kontrollieren Zeugnissen/Beurteilungen erstellen: Leit. Leit. Entwurf Leit. Formulierung Unterschrift Vertretungen: Bedarf melden Mehrarbeit anordnen Vertretung einstellen Stundenabrechnung prüfen Leit. Zahlungsanweisung an GKG Zahlung der Vergütung Kindergartengeschäfts Seite 2
33 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Personalförderung Fortbildungsbedarf ermitteln / Fortbildungsplanung Leit. Fortbildung der : Genehmigen/Unterschreiben Anmeldung Bezahlung anweisen Dienstreiseantrag gegenzeichnen Reisekostenabrechnung kontrollieren/ anweisen Fortbildung der pädagogischen Mitarbeiterinnen: Genehmigen/Unterschreiben Anmeldung Bezahlung anweisen Dienstreiseantrag gegenzeichnen Reisekostenabrechnung kontrollieren / anweisen Praktikanten betreuen Kontakt zu Ausbildungsstätten halten Personalpflege: Betriebsausflug genehmigen I Bei Geburtstag, Heirat, Jubiläen gratulieren I Kindergartengeschäfts Seite 3
34 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Personalgewinnung Stellenplan überwachen Bedarf in Abhängigkeit von Kinderzahlen/ Gruppenformen/ Finanzen/ Personalbedarf ermitteln: Vorschlag an GF Entscheidung Zustimmung der politischen Gemeinde einholen Anforderungsprofil ermitteln Stelle ausschreiben MAV beteiligen Bewerbungen entgegennehmen/ Eingang bestätigen Leit. Auswertung/Vorauswahl nach bestimmten Kriterien Entscheidung über Einladung zum Vorstellungsgespräch treffen Vorstellungsgespräch einladen Vorstellungsgespräche durchführen Einstellungsvorschläge für eine Kindergartenleitung für Stiftungsrat erarbeiten Entscheidung über Einstellung der Kindergartenleiterin Einstellung von Personal (ohne ) I Zustimmung der MAV einholen Zusage/Absagen verschicken Mitteilung an GKG schicken Personalbogen und wesentliche Unterlagen der Mitarbeiterin aufbewahren Arbeitsvertrag erstellen Einstellungsgespräch u.a. mit Belehrung nach 35 IfSG führen Arbeitsvertrag f. Dienstgeber unterzeichnen Kindergartengeschäfts Seite 4
35 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Mitteilung an Landesjugendamt bei Neueinstellung der Probezeitbeurteilung/Mitarbeitergespräch (nach ca. 3 Monaten) Probezeitbeurteilung/Mitarbeitergespräch (nach ca. 3 Monaten) bei der KiGa-Leitung Be Beurteilung/Mitarbeitergespräch bei Ablauf der Probezeit Beurteilung/Mitarbeitergespräch bei Ablauf der Probezeit bei der KiGa-Leitung Praktikantinnen einstellen Be Allgemeine Personalverwaltung Belehrung nach 35 IfSG alle zwei Jahre Sonderurlaub/Dienstbefreiung gewähren Tarifliche Ansprüche genehmigen, z. B. Gehaltsvorschüsse, Beihilfe Höhergruppierung: Zeiten überwachen Über Bewährungsaufstieg entscheiden Über Zeitaufstieg entscheiden Beteiligung der MAV Abmahnung: Dokumentation Leit. Leit. Mitarbeitergespräch mit Konsequenzen Leit. Beschluss über Abmahnung Leit. I sonst. Pers. Abmahnung erstellen/formulieren Leit. Zustellung der Abmahnung Die Betroffenen nach BAT 13 Abs. 2 anhören Kindergartengeschäfts Seite 5
36 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Kündigung: Kündigung durch Arbeitnehmer: Kündigung entgegennehmen Kündigung durch Arbeitgeber: Leit. sonst. Pers. Vorschlag/Beratung Beschluss Leit. Aus (Formulierung/Zustellung) Prozess (Genehmigung bei EO einholen) Vergleich (Genehmigung bei EO einholen) Beteiligung MAV Allgemeine Verwaltung Richtlinien, Vorschriften, Gesetze einhalten Von der Schweigepflicht entbinden Räume/Gebäude instandhalten Alle Materialbedarf feststellen/ Material beschaffen Wartungsplan einhalten Handkasse führen Statistiken ausfüllen Statistiken unterschreiben Schriftverkehr bearbeiten Alle Nachweise, Berichte, Akten u.ä. ablegen Kindergartengeschäfts Seite 6
37 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Aufnahmekriterien und Aufnahmeverfahren festlegen I Abschluss Aufnahmevertrag Bibliothekspflege Inventarliste führen Einteilung der Gruppen vornehmen Feste planen und organisieren Änderungen der Öffnungszeiten/ des Angebots: Anfragen/Trends/Stadtteilorientierung sammeln Fachberatung einbeziehen I Bedarfsermittlung vorbereiten I Bedarfsermittlung durchführen I Bedarfsermittlung auswerten I Pädagogische Beurteilung des Ergebnisses/ Umsetzbarkeit (Dienstplan) prüfen Finanzielle Beurteilung (Beiträge, Personalkosten, etc.) I Grundsatzentscheidung über eine Änderung Politische Gemeinde beteiligen Antrag auf Änderung der Betriebserlaubnis beim LJA stellen Baumaßnahmen inkl. Außenanlagen: Einzelne Maßnahmen zusammenstellen I Fachberatung einbeziehen I Bedarfsanmeldung an den Stiftungsrat Grundsätzliche Zustimmung, wenn Baumaßnahme gem. Bauordnung nicht genehmigungspflichtig ist Grundsätzliche Zustimmung, wenn Baumaßnahme gem. Bauordnung genehmigungspflichtig ist Kindergartengeschäfts Seite 7
38 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Kostenschätzungen/Angebote einholen Finanzierungsvorschlag erarbeiten Entscheidung über Durch und Finanzierung treffen bei nach BauO nicht genehmigungspflichtigen Maßnahmen Entscheidung über Durch und Finanzierung treffen bei nach BauO genehmigungspflichtigen Maßnahmen Mitteilung an die Fachberatung Maßnahme und Zuschuss bei der Kommune beantragen Antrag auf Genehmigung der Finanzierung beim EO wenn Kosten über Architekten beauftragen Bauvergabe/Aufsicht bei nach BauO nicht genehmigungspflichtigen Maßnahmen bei nach BauO genehmigungspflichtigen Maßnahmen Rechnungen anweisen bei nach BauO nicht genehmigungspflichtigen Maßnahmen bei nach BauO genehmigungspflichtigen Maßnahmen Rechnungen bezahlen/verbuchen Maßnahme abrechnen Zuschuss der Kommune anfordern Kindergartengeschäfts Seite 8
39 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Versicherungsfall (vgl. Leitfaden 8.): Unfälle an Träger/ Versicherung/ Trägerverband (Fachberatung) melden Unfallbericht schreiben Schadensanzeige Schadensabwicklung Mahnverfahren (Elternbeiträge): Zahlungsrückstand feststellen Erste Mahnung innerhalb von 10 Tagen (Frist zwei Wochen) Zweite Mahnung Verfahren betreiben (einschl. Ratenzahlungsvereinbarung, Zahlungen entgegennehmen, Mahn- und Vollstreckungsbescheid beantragen, Gerichtsvollzieher beauftragen, Antrag auf Erlass einer Pfändungsverfügung stellen bis Beendigung) Kindergartengeschäfts Seite 9
40 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Empfehlung zur Kündigung des Kindergartenplatzes Entscheidung über Kündigung I Kündigung aussprechen Entscheidung treffen bzgl. Übernahme des Beitrags durch einen Förderverein für karitative/soziale Aufgaben Beitragsverzicht entscheiden I Information an die politische Gemeinde bei Beitragsverzicht Finanzen Monatliche Beitragsabrechnung erstellen Kontrolle der monatl. Beitragsabrechnung Haushaltsplan: Bedarfsermittlung und -anmeldung für besondere Maßnahmen beim Stiftungsrat Beteiligung der politischen Gemeinde, falls vertraglich geregelt Entscheidung über Aufnahme in den Haushaltsplan Haushaltsplan-Entwurf erstellen Entwurf durchsehen Über den Entwurf beschließen Genehmigung beim EO einholen den Haushaltsplan zur Verfügung stellen über den aktuellen Kontenstand informieren Kindergartengeschäfts Seite 10
41 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Haushaltsvollzug bei Budgetierung:* 1. Ausgaben im Rahmen des Budgets** bis 400 je Einzelfall: Angebot einholen Bestellung/Kauf Lieferung und Rechnung prüfen Rechnungen anweisen Rechnungen bezahlen Kosten (Haushalt) überwachen Endkontrolle 2. Ausgaben außerhalb des Budgets: Angebot einholen Finanzierung prüfen Entscheidung über die Beschaffung I I Bestellung Lieferung und Rechnung prüfen Rechnungen anweisen Rechnungen bezahlen Kosten (Haushalt) überwachen Endkontrolle und Mitteilung des Ergebnisses an Stiftungsrat und *Soweit eine Budgetierung vorgesehen ist. **Zum Budget der gehören u.a.: Porto, Fernmeldekosten, Büro- und Geschäftsbedarf, Zeitschriften und Fachliteratur, Lebensmittel und Getränke, medizinischer Bedarf, Lehr- und Lernmittel, Werkmaterial, Veranstaltungen und Maßnahmen, Reinigungsmittel (vgl. Haushaltsplan) Kindergartengeschäfts Seite 11
42 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Haushaltsvollzug ohne Budgetierung: Angebot einholen Finanzierung prüfen Entscheidung über die Beschaffung I I Bestellung Lieferung und Rechnung prüfen Rechnungen anweisen Rechnungen bezahlen Kosten (Haushalts) überwachen Außer- und überplanmäßige Beschaffungen: Bedarf feststellen Angebot einholen Finanzierungsvorschlag erarbeiten Antrag an Stiftungsrat mit Stellungnahme von GKG I Entscheidung über die Beschaffung Beteiligung der politischen Gemeinde (wenn erforderlich) Bestellung Lieferung und Rechnung prüfen Rechnung anweisen Rechnung bezahlen Kindergartengeschäfts Seite 12
43 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Kooperation mit der Kirchengemeinde Den Mitarbeiterinnen die Vorstellungen und Erwartungen des Trägers mitteilen Vertretung des Kiga s im PGR Beteiligung des Kindergartens bei Gemeindefesten Jährliches Gespräch im Pfarrgemeinderat und Stiftungsrat über die Kindertageseinrichtung Teilnahme an Sitzungen des Pfarrgemeinderats zum Thema Tageseinrichtung für Kinder Religionspädagogischer Aspekte in die Kindergartenarbeit einbringen Kindergartengeschäfts Seite 13
44 : trägt Verantwortung, : Benehmen, I: wird informiert Pädagogik Leitbild erarbeiten Konzeption erstellen Konzeption genehmigen Religionspädagogische Aspekte einbringen Konzeption weiterentwickeln Zusammenarbeit mit Eltern Informationsveranstaltung für neue Eltern Elterngespräche führen Elternabende vorbereiten und durchführen Elternbeiratswahl Zusammenarbeit mit dem Elternbeirat Feste und Feiern Öffentlichkeitsarbeit Elternbriefe erstellen Präsentationen (in der Einrichtung, in kirchlichen oder öffentlichen Räumen) Pressearbeit I Flyer, Prospekte, Logo I Internetauftritt I Förderverein/Sponsoren I I Kindergartengeschäfts Seite 14
45 Regelkommunikation Bezeichnung Beteiligte Inhalt Zyklus Dauer Protokoll Kurzbesprechung GF, L Kurzfristige Klärungen (evtl. telefonisch) Wöchentl. 15 Minuten entfällt Dienstgespräch GF, L Aktuelle Fragen und Themen Monatlich 1 Stunde L Jahresgespräch GF, L, MA Rückblick, Ausblick für die Einrichtung Jährlich 1,5 Stunden entfällt MA-Gespräch (Leitung) GF, L Personalentwicklungsgespräch, Zielvereinbarungsg. Jährlich 2 Stunden GF MA-Gespräch L, MA Personalentwicklungsgespräch, Zielvereinbarungsg. Jährlich 1 Stunde L Abkürzungen: GF: Kindergartengeschäfts L: Leitung der Tageseinrichtung für Kinder MA: alle pädagogischen Mitarbeiterinnen Kindergartengeschäfts Seite 15
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