Zentrales Webmailsystem der FH Köln (Horde) Anleitung, Stand: , Ver.: 1.3, op

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1 Fachhochschule Köln University of Applied Sciences Cologne Zentrales Webmailsystem der FH Köln (Horde) Anleitung, Stand: , Ver.: 1.3, op CampusIT Tel / Fax / Fachhochschule Köln Betzdorfer Strasse 2 D Köln support@campusit.fh-koeln.de Was ist das zentrale Webmailsystem (Horde)? Das Webmailsystem bietet Ihnen die Funktion, Ihre s über einen Webbrowser wie z.b. Internet Explorer oder Firefox weltweit zu bearbeiten. Für wen ist das zentrale Webmailsystem gedacht? Das Webmailsystem ist für alle Nutzer der Fachhochschule gedacht, also Beschäftigte und Studierende, welche einen Account für den zentralen Mailserver der Fachhochschule Köln besitzen. Wozu brauche ich das zentrale Webmailsystem? Das zentrale Webmailsystem ist eine -Anwendung, welche Sie über Ihr Internet-Programm, also Ihren Webbrowser, nutzen können. Wie Funktioniert das zentrale Webmailsystem? Mit Hilfe des zentralen Webmailsystem können Sie Ihre s ohne andere lokal installierte -Programme, wie z.b. Outlook oder Thunderbird von Mozilla, bearbeiten. Der Zugriff auf das Mailpostfach geschieht über eine Weboberfläche, welche vom Mailserver bereitgestellt wird. Wer braucht das zentrale Webmailsystem? Das zentrale Webmailsystem ist für alle Nutzer gedacht, die -Programme wie Outlook oder Mozilla nicht nutzen können, zum Beispiel wenn Sie von unterwegs Mails bearbeiten wollen. Vorraussetzungen: Einen gültigen ZVD-Account. Persönlich eingerichteten/aktivierten Dienst Mailbox. Dies können Sie unter: Eine Anleitung finden Sie unter Inhaltsverzeichnis Einloggen/Anmeldung Identität einstellen Adressbuch einstellen Anmerkungen und Hinweise /9

2 Einloggen/Anmelden: 1) Öffnen Sie hierzu Ihr Internet-Programm (Browser) und geben Sie die folgende Adresse ein: Sie gelangen zur folgenden Seite. 2) Erscheint der folgende Sicherheitshinweis beantworten Sie ihn bitte mit Ja. Nutzen Sie das Horde-Webmail-Interface über ein persönliches System wie z.b. Ihr Notebook, sollten Sie die zur Verifizierung des Serverzertifikates erforderlichen Wurzelzertifikate in Ihrem Webbrowser installieren / 9

3 3) In dem Dialogfeld geben Sie Ihren Benutzernamen und das dazu gehörige Passwort in die entsprechenden Felder ein (siehe Zugangsdaten, ZVD-Account). Wählen Sie ggf. bitte noch die Sprache aus in der die Menüs und Informationen verwendet werden soll. Schließen Sie die Eingabe mit einem Klick auf Anmelden ab. Die Daten (Benutzername und Passwort) finden Sie in dem Ihnen zugesandten Brief / 9

4 Identität Einstellen Beim ersten Aufruf ist Ihr Webmail bereits personifiziert. Diese Werte bleiben für Ihr Account gespeichert können aber durch Sie wie folgt angepasst werden. Unter der Identität versteht man die persönlichen Daten, die ein -Empfänger zu sehen bekommt, wenn er Ihre erhält. 1) Dazu Klicken Sie bitte auf Einstellungen. 2) In diesem Fenster sehen Sie Ihre Einstellungs-Möglichkeiten. Klicken Sie bitte jetzt auf Persönliche Angaben / 9

5 3) Klicken Sie Bitte jetzt auf Identität bearbeiten. Es sollte Standardidentität ausgewählt sein, ein neues Dialogfeld erscheint. 4) Wählen Sie unter zuerst unter Ihre Identitäten die Standardidentität aus. Hier stehen ihre persönlichen Informationen, die beim Aktivieren des Dienstes Mailbox eingetragen wurden. Wollen Sie diese nicht anpassen, können Sie den folgenden Absatz überspringen / 9

6 5) Ändern Sie die Felder nach ihren Wünschen. Ihr "vollständiger Name" und "Ihre Von: Adresse". "Ihre Antwort an: Adresse (optional)." ist optional -> siehe Bild vollständiger Name: Ihr kompletter Name z.b. Max Mustermann Ihre Von: Adresse (Absender-Adresse): Die -Adresse, die der -Empfänger sehen soll, wenn er Ihre erhält z.b. Ihre Antwort an Adresse : Die Adresse, an die der - Empfänger eine Antwort senden soll, wenn er auf Ihre antwortet. Diese ist optional. Wenn nichts eingetragen wird, wird die Von-Adresse verwendet. Als nächstes setzen Sie ein Häkchen an Gesendete Nachrichten speichern. 6) Als letzte Einstellung wählen Sie einen Ordner, in dem die gesendeten Nachrichten gespeichert werden. Hier bitte Standardwert verwenden auswählen. Dadurch wird ein Ordner mit dem Namen Sent angelegt. Der Button Ändern übernimmt alle Einstellungen. Sollten Sie bereits aus Ihrem bevorzugten Mail-Client einen Ordner für Ihre versendeten Nachrichten eingerichtet haben, sollten Sie diesen hier natürlich auch verwenden. Groß-Klein-Schreibung ist bei den Einträgen nicht relevant. Optional können Sie unter "Ihre Signatur" weitere Informationen z.b. die postalische Anschrift, eine Telefonnummer, etc. angeben. Die "Signatur" wird beim Erstellen einer Mail an den "Textbereich" angehängt. Sie erleichtern auf diese Weise Ihrem Gegenüber eine ggf. erforderliche Kontaktaufnahme / 9

7 Adressbuch Einstellen Es gibt zwei Adressbücher, die Ihnen zur Verfügung stehen. Ein Persönliches Adressbuch und ein Adressbuch der FH Köln. In Ihrem Persönlichen Adressbuch können Sie Ihre - Kontakte ablegen, im Adressbuch der FH Köln sind alle Mitarbeiter der FH Köln gespeichert, die eine adresse besitzen. 1) Dazu klicken Sie auf Einstellung. 2) Klicken jetzt auf Adressbücher / 9

8 3) Hier klicken Sie nacheinander die Verfügbaren Adressbücher an und laden Sie diese mit Hilfe der nach rechts zeigenden Hand in die Ausgewählten Adressbücher. Diese ausgewählten Adressbücher stehen Ihnen künftig zur Verfügung. 4) Markieren Sie jetzt das Adressbuch der FH Köln und wählen Sie aus, nach welchen Kriterien (Namen oder adresse) dieses Adressbuch durchsucht werden soll. Um neue Adressen speichern zu können, wählen Sie aus dem Auswahl-Menü Ihr Privates Adressbuch aus. Speichern Sie Ihre Einstellungen / 9

9 Nun haben Sie alle Grundeinstellungen vorgenommen. Wenn Sie noch weitere Konfigurationen vornehmen möchten, können Sie nun in den anderen Einstellungsfeldern viele Parameter für z.b. die automatische Ansichtsaktualisierung oder Aufgaben die beim Aufruf der Webmail-Oberfläche ausgeführt werden sollen, aktivieren. Alle Einstellungen die Sie vornehmen, werden auf dem zentralen Mailserver gespeichert, so dass Sie egal von welchem Rechnersystem (Webbrowser) Sie auf das Webmail-Interface zugreifen immer Ihre persönliche Konfiguration vorfinden werden. Anmerkungen und Hinweise: Sichere Verbindung, Zertifikate Zu Ihrem eingesetzten Webbrowser. Wenn Sie das Webmail-Interface über eine sichere Verbindung nutzen möchten (https) müssen Sie auf Ihrem Rechnersystem für die Verifizierung der Serverzertifikate die so genannten 'Wurzelzertifikate' bzw. 'Root-Zertifikate' installieren. Anleitungen wie Sie die Root-Zertifikate auf Ihrem Webbrowser installieren und wie Sie ein Server-Zertifikat auf Echtheit prüfen können, entnehmen Sie bitte den gesonderten Anleitungen. Zeitliche Beschränkungen (Timeout) Wie bei allen Webbrowser gestützten Systemen gibt es zeitliche Beschränkungen in denen das System Sie als berechtigten Nutzer erkennt. Diese Zeiten sind immer ein Kompromiss zwischen dem Komfort (lange Erkennungszeiten) und der Sicherheit (kurze Erkennungszeiten) in denen eine Authentisierung an dem System gültig ist. Um den Zugriff auf Ihr Mailkonto durch Dritte zu unterbinden, beendet das Serversystem nach 30 Minuten ohne Eingabe automatisch die Verbindung um ggf. eine 'Vergessene', unbeendete Sitzung zu schließen. Dabei werden auch alle begonnenen s ("Neu -Fenster") geschlossen und Ihr Inhalt geht verloren. Benötigen Sie mehr Zeit um einen Text zu formulieren oder ist nicht sichergestellt dass Sie ihn auch beenden können, sollten Sie immer auf einen alternativen Editor wie das Notepad oder auch Word zurückgreifen. Wenn Sie den Text zu Ende formuliert haben können Sie ihn ohne Probleme mit Copy-Paste in ein Neu -Fenster kopieren. Empfehlenswert ist immer die Nutzung von Mail-Clients wie Outlook Express oder Thunderbird, da sie, neben dem erhöhten Komfort, nicht an die Einschränkungen einer authentisierten Web-Oberfläche gebunden sind. Das Horde-Interface hat seine Stärke in der System- und Ortsunabhängigkeit erfordert aber dafür die oben genannten Einschränkungen. ACHTUNG: Verlassen Sie das Webmail-Interface immer über den "Logout"-Button und schließen Sie alle Browserfenster. Nur so können Sie sicher sein dass kein Unbefugter ihre Daten ausspähen oder mit Ihrem Account Missbrauch treiben kann / 9