Reisebüro-Ausschreibung Wege zu einer gewinnbringenden Partnerschaft 18. Juni 2013

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Babette Grosse
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1 Reisebüro-Ausschreibung Wege zu einer gewinnbringenden Partnerschaft 18. Juni 2013 Nadine Wendt Barceló Cologne City Center, Köln

2 On your own?

3 Inhaltsangabe Kurze Vorstellung von LANXESS Changes Das neue Travel Management bei LANXESS Ausgangslage Workshop - Reisebüroausschreibung Ergebnis Präsentation Datenanalyse & Benchmark 7 Einkaufsschritte Ziel & Nutzen sowie Umsetzung LANXESS Travel Caretaker Was haben wir erreicht? Wirtschaftlichkeit Hat LANXESS Savings genieren können? Weitere Fragen?

Datenanalyse & Benchmark 7 Einkaufsschritte Ziel & Nutzen sowie Umsetzung LANXESS Travel

4 Umsatz 3M / ,095 Mrd. Euro Umsatz im Geschäftsjahr ,094 Mrd. Euro Mitarbeiter weltweit ca Portfolio Performance Polymers Advanced Intermediates Performance Chemicals Globale Ausrichtung 50 Produktionsstandorte weltweit LANXESS zählt zu den bedeutenden Chemie- und Polymeranbietern Deutschlands Daten und Fakten

400 Portfolio Performance Polymers Advanced Intermediates Performance Chemicals

5 Globale Präsenz Standorte

6 Unsere Mitarbeiter sind weltweit zu Hause Menschen auf der ganzen Welt wirken mit am Erfolg unseres Unternehmens. Unterschiedliche Perspektiven tragen Menschen dazu auf bei, der konventionelle ganzen Welt Denkmuster wirken mit am zu verlassen Erfolg unseres und zusammen Unternehmens. ganz Unterschiedliche neue Lösungen zu Perspektiven finden. tragen dazu bei, konventionelle Denkmuster zu verlassen und zusammen ganz neue Lösungen zu finden. Weltweit inkl. Servicebereiche Mitarbeiter nach Segmenten Performance Polymers Advanced Intermediates Performance Chemicals Stand / Mitarbeiter weltweit Mitarbeiter

Unternehmens. ganz Unterschiedliche neue Lösungen zu Perspektiven finden.

7 Organisation mit globaler Verantwortung Dr. A. C. Heitmann (Vorstandsvorsitzender) Dr. W. Breuers (Mitglied des Vorstands) Dr. B. Düttmann (Finanzvorstand) Dr. R. van Roessel (Arbeitsdirektor) Corporate Communications Corporate Development Executive Human Resources Internal Auditing Aliseca Procurement & Logistics Industrial & Environmental Affairs Innovation & Technology Business Units: AII, BTR, HPE, HPM, KEL PBR, SGO Accounting Corporate Controlling Investor Relations Law & Intellectual Property Mergers & Acquisitions Tax Treasury Human Resources Information Technology Business Units: FCC, IPG, LEA, LPT, MPP, RCH, RUC LANXESS Vorstand

Industrial & Environmental Affairs Innovation & Technology Business Units: AII, BTR, HPE, HPM, KEL PBR, SGO Accounting Corporate Controlling Investor Relations

8 Neuer Standort für LANXESS Headquarter Mit herausragender Infrastruktur und optimaler Verkehrsanbindung, der Strahlkraft eines bedeutenden Wissenschafts- und Wirtschaftsplatzes sowie einem attraktiven Umfeld wird der neue Standort der Unternehmenszentrale in Köln dem Wachstumskurs von LANXESS zu Gute kommen. Der Umzug von über Mitarbeitern in den LANXESS Tower im Kölner Stadtteil Deutz findet in der zweiten Jahreshälfte 2013 statt. Headquarter in Köln

Standort der Unternehmenszentrale in Köln dem Wachstumskurs von LANXESS zu Gute kommen. Der Umzug von über 1.

9 Das Team steht, die Chemie stimmt und die Strategie passt LANXESS ist ein führender Spezialchemie-Konzern, der 2012 einen Umsatz von 9,1 Milliarden Euro erzielte und aktuell rund Mitarbeiter in 31 Ländern beschäftigt. Das Unternehmen ist an 50 Produktionsstandorten weltweit präsent. Das Kerngeschäft von LANXESS bilden Entwicklung, Herstellung und Vertrieb von Kunststoffen, Kautschuken, Zwischenprodukten und Spezialchemikalien. LANXESS verfolgt eine nachhaltige Wachstumsstrategie, um den Markt der Chemie national und international aktiv mitzugestalten.

Das Unternehmen ist an 50 Produktionsstandorten weltweit präsent.

10 Changes Das neue Travel Management bei LANXESS Ausganglage Hintergrund Start Länder 49 Produktionsstandorte Mitarbeiter ZIELE: Kein global agierendes Travel Management Ein Globales Travel Management Kein einheitliches Travel Management Traveller Tracking (Sicherheit) & globale Profil-Datenbank Keine awareness für Travel Management Volumenbündelung von Einkaufspotentialen Keine Datenbasis Erhöhung der Kundenzufriedenheit (Stakeholder) Kein Traveler Profil (Systemgestütztes Profil)

Management Traveller Tracking (Sicherheit) & globale Profil-Datenbank Keine awareness für Travel Management Volumenbündelung

11 Workshop Gruppe I Aufgabe Erarbeiten Sie in der Gruppe: Was ist für eine Assistentin bei der Reisebuchung wichtig? Worauf muss Sie genau achten? Was würde Ihr das Leben vereinfachen? Gibt es evtl. versteckte Bedürfnisse die mit zu berücksichtigen sind? Was könnte Sie veranlassen bestimmte Dinge zu tun? Bearbeitungszeit: ca. 30 Minuten Ende Bitte präsentieren Sie Ihre Ergebnisse in der Runde max. 5 Minuten Assistenz

versteckte Bedürfnisse die mit zu berücksichtigen sind?

12 Workshop Gruppe II Erarbeiten Sie in der Gruppe: Bearbeitungszeit: ca. 30 Minuten Aufgabe Ende Was ist für den Einkauf bei einer Reisebüroausschreibung wichtig? Worauf muss geachtet werden? Welche Daten muss der Einkauf zur Verfügung stellen? Gibt es Spezielle Dinge auf die geachtet werden muss? Gibt es bei einer globalen Ausschreibung auf etwas zu achten? Bitte präsentieren Sie Ihre Ergebnisse in der Runde max. 5 Minuten Einkauf

Worauf muss geachtet werden? Welche Daten muss der Einkauf zur Verfügung stellen?

13 Workshop Gruppe III Erarbeiten Sie in der Gruppe: Bearbeitungszeit: ca. 30 Minuten Aufgabe Ende Was ist für den Reiseanbieter bei einer Ausschreibung wichtig? Worauf muss geachtet werden? Welche Daten müssen dem Reiseanbieter zur Verfügung gestellt werden? Gibt es Spezielle Informationen die benötigt werden? Gibt es bei einer globalen Ausschreibung auf etwas zu achten? Bitte präsentieren Sie Ihre Ergebnisse in der Runde max. 5 Minuten Reiseanbieter

Worauf muss geachtet werden? Welche Daten müssen dem Reiseanbieter zur Verfügung gestellt werden?

14 Ergebnisse

15 Changes Das neue Travel Management bei LANXESS Datenanalyse & Benchmark Datenanalyse & Benchmark Neues Travel Management Globaler Fokus & Mandat Datenanalyse & Benchmark halfen bei der Bewertung Information Process definition finding pieces Strukturierter Ausschreibungsprozess inkl. E- Auktion Stakeholder Erstellung eines LANXESS-Travel- Profil get connected listen Aufbau eines Travel Teams bei LANXESS valued outcome RFQ Implementation day to day Implementierung

finding pieces Strukturierter Ausschreibungsprozess inkl.

16 7 Einkaufsschritte 1 Demand analyses 2 Supply analysis 3 4 Sourcing Strategy Definition Strategy Communication 5 Supplier Selection 6 7 Implementation Supplier Management

17 Ausschreibung von Reisebürodienstleistungen von A-Z Datenanalyse & Benchmark Involvierte Abteilungen Travel Management Einkauf finding pieces Volumen Spezielle Anforderungen (VIPs) Einigung SLA Transaktion Fees OBE ja/nein Implant ja/nein Kreditkarte RFQ Information Stakeholder an Board holen Systeme aktualisieren Informationen einholen Andere Bereiche mit einbeziehen Implementation Process definition Wer schreibt aus? Einkauf? E-Auktion? ggf. Berater? Zuhören day to day Accounting Treasury Tax Internal Auditing IT Corporate Security Corporate Communication Geschäftsführung Stakeholder

holen Systeme aktualisieren Informationen einholen Andere Bereiche mit einbeziehen Implementation Process definition Wer schreibt aus? Einkauf?

18 Changes Das neue Travel Management bei LANXESS Ziel & Nutzen sowie Umsetzung Neues Travel Management bei LANXESS Globales Mandat wurde vergeben (Board) GPL (Global Procurement & Logistics) ist im Lead Ziel: Volumenbündelung & Kostensenkung Strategie Wechsel: OBE: Einfache A/B Buchungen ausschließlich Einführung eines Implant Reisebüros für Intercont Ziel: Höhere Kundenzufriedenheit (Stakeholder) Neues Globales Travel Management Deutschland 01/12 (Implant & Testphase 06/11) Globale Implementierung (10 Länder 01/12) Ziel: Übersicht & Tracking / Security

A/B Buchungen ausschließlich Einführung eines Implant Reisebüros für Intercont Ziel: Höhere Kundenzufriedenheit (Stakeholder) Neues

19 Man kann die Welt oder sich selbst ändern. Das Zweite ist schwieriger! Mark Twain

21 Responsibilities LANXESS travel caretaker Julia Küssner LANXESS Travel Management Set up of global LXS hotel program > LANXESS-hotels.com Local airline contracting (subject to agreement JK) Report to and update global TM on all travel matters (traffic light report) Lothar Berning CWT Program Consulting Local car rental contracting Local contact for MICE Claudia Rönker Multinational Program 21 Manager

22 Innovation LANXESS stellt sich komplett neu auf! Was haben wir erreicht? In weniger als einem Jahr konnten wir das neue LANXESS Travel Management in 13 Länder implementieren und 50% der Kosten für Reisebüro-Leistungen senken durch: Ein Globales Travel Management Mandat Strategie Wechsel Implant vs. OBE Volumenbündelung z.b. Zusammenspiel Hotel-Einkauf & MICE Traveller Tracking & globale Profil-Datenbank Eine Profil Verwaltung der Reisenden Volumenbündelung von Einkaufspotentialen Fehlerminimierung Erhöhung der Kundenzufriedenheit (Stakeholder)

23 Wirtschaftlichkeit Hat LANXESS Savings genieren können? Monetäre Ergebnisse Konzept & Strategie Wechsel realisierte Savings: Einsparungen von ca. 50% in den Bereichen Implant / OBE / Travelmanagement Fee emotionale Ergebnisse Kundenzufriedenheits-analyse (Stakeholder): Nach kürzester Zeit wurde eine Kundenzufriedenheit von 8,9 von 10 möglichen Punkten gemessen Erstmalige Transparenz des Travel Spends führt zu Erfolgreichen Verhandlungen mit Leistungsträger und zur Lenkung des Gesamtvolumens In der Vergangenheit wurde dies nicht berücksichtigt & gemessen Kundennähe gestiegen Alles aus einer Hand (z.b. Visa) Steuerungsmöglichkeiten

24 Data Consolidation - Basis 24

25 Fragen & Diskussion

26 Ich möchte gerne schließen Unglaubliche Ideen sind wie Schachspieler, manchmal werden Sie geschlagen, aber manchmal führen Ihre Züge auch zum Gewinn Johann Wolfgang von Goethe ( )

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