Globalisierung im Travel Management

Transkript

1 Globalisierung im Travel Management Aufgaben und Herausforderungen Nadine Wendt, LANXESS Deutschland GmbH München, 20. November Global Travel Management Nadine Wendt München,

2 Agenda für heute Wer ist LANXESS Globales Travel Management Definition und Ansätze Management Ansatz, Ausgangslage bei LANXESS, Datenanalyse & Benchmark, Mandatsvergabe Gruppenarbeit & Präsentation Ergebnis Analyse Zahlen, Daten, Fakten, Strategische Überlegungen, Projektmanagement über Distanz, Umsetzung, Globales Mandat & virtuelle Teams, Kultur & Kommunikationsstil Zusammenfassung Review bei LANXESS Fragen & Anregungen Die Inhalte beruhen auf derzeitigen Erfahrungswerte und Begebenheiten. Sie sollen Anregungen schaffen und zur Diskussion beitragen erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit! 2 Global Travel Management Nadine Wendt München,

3 Umsatz 6M / 2013 Umsatz im Geschäftsjahr 2012 Mitarbeiter weltweit 4,326 Mrd. Euro 9,094 Mrd. Euro ca Portfolio Performance Polymers Advanced Intermediates Performance Chemicals Globale Ausrichtung 52 Produktionsstandorte weltweit LANXESS zählt zu den bedeutenden Chemie- und Polymeranbietern Deutschlands Daten und Fakten

4 Globale Präsenz Standorte

5 Unsere Mitarbeiter sind weltweit zu Hause Menschen auf der ganzen Welt wirken mit am Erfolg unseres Unternehmens. Unterschiedliche Perspektiven tragen Menschen dazu auf bei, der konventionelle ganzen Welt Denkmuster wirken mit am zu Erfolg verlassen unseres und Unternehmens. zusammen ganz Unterschiedliche neue Lösungen Perspektiven zu finden. tragen dazu bei, konventionelle Denkmuster zu verlassen und zusammen ganz neue Lösungen zu finden. Weltweit inkl. Servicebereiche Mitarbeiter nach Segmenten Performance Polymers Advanced Intermediates Performance Chemicals Stand / Mitarbeiter weltweit Mitarbeiter

6 Organisation mit globaler Verantwortung Dr. A. C. Heitmann (Vorstandsvorsitzender) Dr. W. Breuers (Mitglied des Vorstands) Dr. B. Düttmann (Finanzvorstand) Dr. R. van Roessel (Arbeitsdirektor) Corporate Communications Corporate Development Executive Human Resources Internal Auditing Aliseca Procurement & Logistics Industrial & Environmental Affairs Innovation & Technology Business Units: AII, BTR, HPE, HPM, KEL PBR, SGO Accounting Corporate Controlling Investor Relations Law & Intellectual Property Mergers & Acquisitions Tax Treasury Human Resources Information Technology Business Units: FCC, IPG, LEA, LPT, MPP, RCH, RUC LANXESS Vorstand

7 Neuer Standort für LANXESS Headquarter Mit herausragender Infrastruktur und exzellenter Verkehrsanbindung, der Strahlkraft eines bedeutenden Wissenschafts-und Wirtschaftszentrums sowie einem attraktiven Umfeld kommt der neue Standort der Unternehmenszentrale in Köln dem Wachstumskurs von LANXESS zu Gute. Headquarter in Köln

8 Das Team steht, die Chemie stimmt und die Strategie passt LANXESS ist ein führender Spezialchemie-Konzern, der 2012 einen Umsatz von 9,1 Milliarden Euro erzielte und aktuell rund Mitarbeiter in 31 Ländern beschäftigt. Das Unternehmen ist an 52 Produktionsstandorten weltweit präsent. Das Kerngeschäft von LANXESS bilden Entwicklung, Herstellung und Vertrieb von Kunststoffen, Kautschuken, Zwischenprodukten und Spezialchemikalien. LANXESS verfolgt eine nachhaltige Wachstumsstrategie, um den Marktder Chemie national und internationalaktiv mitzugestalten.

9 Globales Travel Management. 9 Global Travel Management Nadine Wendt München,

10 Fokus ShiftG. Management Ansatz Global Travel Management Kostentransparenz und/ oder optimierung Hohe Fokussierung auf Kostenreduzierung Synergien durch Lieferantenbündelung Transparentes Reporting Global Travel Management Prozess-und Richtlinientransparenz und/ oder -optimierung Bedarf nach Transparenz in Hinblick of Corporate Governance Wachsender Wunsch nach Nachhaltigkeit Security Reise- und Servicequalität resp. Effizienz Fragestellung: Informationen, Daten Themen Erfolgreiche Umsetzung Was müssen wir machen? 10 Global Travel Management Nadine Wendt München,

11 Das globale Travel Management bei LANXESS. Ausganglage. Hintergrund Start Länder 49 Produktionsstandorte Mitarbeiter ZIELE: Ein Globales Travel Management Traveller Tracking (Sicherheit)& globale Profil-Datenbank Volumenbündelung von Einkaufspotentialen Erhöhung der Kundenzufriedenheit (Stakeholder) 11 Global Travel Management Nadine Wendt München,

12 Man kann die Welt oder sich selbst ändern. Das Zweite ist schwieriger! Mark Twain 12 Global Travel Management Nadine Wendt München,

13 Mögliche Themen für einen globen Ansatz. Finding piecesg. Datenanalyse & Benchmark Übergeordnete FragestellungG In welcher Situation befindet sich mein Unternehmen? Leistungen Volumen Spezielle Anforderungen (VIPs) Verträge mit LT Reisebüro Kreditkartenanbieter Mietwagen Hotels Airlines Outsourcingpartner Information Stakeholder an Board holen Travel Policy Sicherheit & Versicherungen (Veranstaltungen) (Fuhrpark) Prozess-Definition Arbeitsabläufe/ Prozesse Bestell/Buchungswege Workflows/ Genehmigungen Bezahlwege/ Reisekostenabrechnungen Softwareeinsatz OBE Worflowsystem SAP etc. Reisekostensoftware In welcher Branche bin ich tätig, Entwicklung? Unternehmensstrategie Ziele Kultur & Philosophie Welche Organisationsstruktur herrscht vor? Lokal/überregional/global Zentral/Dezentral Reaktionspflicht der Standorte Anordnung Travel Management 13 Global Travel Management Nadine Wendt München,

14 Bestandsaufnahme. Finding pieces to build a strong fundamentg Wer hat Daten? Welche Datenquellen gibt es? Welche Daten? Qualität? Plausibilität? Zugriffsmöglichkeiten? Frequenz? Aktualität? Einbeziehen Datenschutz? 14 Global Travel Management Nadine Wendt München,

15 Globales Travel Management. Gesamtreisekosten Reisekosten nach Kostenarten Reisekosten Standorte Kreditorenumsätze Reisekosten nach Kostenarten Reisekostenabrechnung Einzelbelege Lieferantenumsätze Marktanteile Lieferantenkonditionen Umsatzreports von Lieferanten 15 Global Travel Management Nadine Wendt München,

16 Zusammenfassung der Ergebnisse & Management Plazierung. Doing s. Ist-Positionierung vs Soll-Positionierung Erste Analyseergebnisse Chancen & Risiken RFQ Projectplan Vorstellung der Idee, des Projektes day to day Welche anspruchsgruppen (Stakeholder) gibt es? Welche Interessen verfolgen die Bereiche/Personen? Welche Beziehungen herrschen untereinander und in welcher welcher Ausprägung? WechePriorität bekommt das Thema? Mandat? 16 Global Travel Management Nadine Wendt München,

17 Welches Mandat habe ich? Die Formen des Globalen Mandates. Formel: Grad der Autorisierung (Mandat) + Reaktionspflicht der Beteiligten (Standorte) = Wahl des Weges der Strategieumsetzung Kommuniziertes Mandat geheimes Mandat kein Mandat Strategieumsetzung Top-Down problemlos möglich Vorstand/Geschäftsführung gibt ein klares Mandat aus! z.b. Einführung Kreditkartenprogramm Weltweit oder globales Reisebüro Strategieumsetzung Top-Down/ Bottom-up möglich bei ausreichender Kommunikation und wenn Unterstützer vorhanden. Ein Bereich gibt mit mäßiger Unterstützung ein Mandat aus. z.b. Einführung Security Manager Strategieumsetzung Zufall /Bottom-up wenn ausreichend Bedarf vorhanden. Kein Mandat und Unterstützung vorhanden. z.b. Überarbeitung der Travel Policy bei Unklarheit einzelner Passagen 17 Global Travel Management Nadine Wendt München,

18 Gruppenarbeit. Aufgabe Erarbeiten Sie in der Gruppe: Sie haben nun als Projektleiter die Aufgabe in Ihrem Unternehmen das globale Travel Management einzuführen. Wie gehen Sie vor? An welche Meilensteine müssen Sie denken? Welche Stolpersteine können sich bei einer globalen Umsetzung ergeben? Bearbeitungszeit: ca. 20 Minuten Ende Bitte präsentieren Sie Ihre Ergebnisse in der Runde max Minuten. 18 Global Travel Management Nadine Wendt München,

19 Gruppenarbeit. 19 Global Travel Management Nadine Wendt München,

20 Ergebnisse. 20 Global Travel Management Nadine Wendt München,

21 Zahlen, Daten und Fakten.. Lieferantenmanagement Basisdaten Reisekosten je Standort Anzahl der Reisenden je Standort Umsatz und Anzahl der Transaktionen nach Lieferant Marktanteil Lieferant Zieldestinationen / City-Pair Kosten ggf. Durchschnitts-Raten Reasons Codes 21 Global Travel Management Nadine Wendt München,

22 Strategische Überlegungen. Wie schnüre ich das richtige Globale Paket. Globales Travel Management Länderabdeckung Marktstellung GDS/OBE s Account Management Reporting Datensicherheit Reisesicherheit Kreditkarten Wettbewerbsfähigkeit Vertragskonstrukte (Server USA?) Implementierungssupport Preisstrukturen (Transaktion/MMF) Länderabdeckung Marktstellung Partner/ Sublieferanten Organisation / Account Management Reporting Datensicherheit Akzeptanz Konditionen Vertragskonstrukte Roll-out Unterstützung Flug Globale Verträge: Star Alliance, Skyteam, Oneworld Single Contracts Verhandlungen von Discounts, Kickbacks etc. Hotels OBE oder Reisebüro Verhandlungen mit Ketten oder Einzelhotels, RFP Prozess Fragestellung: Global oder national? Nutzung Preferred Suppliers BC / EC oder ggf. Zeitangaben Hotelklassen Mietwagen Kreditkartenanbieter Genehmigungsworkflow Reisesicherheit, Security Etc. Reisebüro Kreditkarte Leistungsträger Travel Policy 22 Global Travel Management Nadine Wendt München,

23 Projektmanagement über Distanz. Virtuelles Team So halten Sie es trotz räumlicher Distanz zusammeng Eine Projekt-Website fördert den Austausch von aktuellen Informationen Videokonferenzen Das gute alte Telefon bleibt weiterhin unabdingbar Mobiltelefone und SMS Aufgaben, Ziele & Ansprechpartner Definition der Prozesse Zeit & Raum 23 Global Travel Management Nadine Wendt München,

24 Erfolgreiche Umsetzung. ABC-Analyse Reihenfolge der Länder festlegen zur Implementierung Zeitplan & Termine Verantwortliche abholen Lieferanten mit ins Boot holen Kommunikation Pilot starten 24 Global Travel Management Nadine Wendt München,

25 An alles gedacht? 25 Global Travel Management Nadine Wendt München,

26 Der kleine UnterschiedG. 26 Global Travel Management Nadine Wendt München,

27 Globales Mandat ist nicht gleich Globales Mandat. Wir befinden uns im Jahre 2011 n. Chr. Wir kommen in friedlicher Absicht und zum Wohle der Firma, um den ganzenglobus vom einzig wahren Travel Management zu besetztent. Wir nähern uns einem kleinen Dorf Argentinien das durch sein geringes Volumen besticht, aber wir dennoch meinen, es ohne Probleme mit in unser globales Netzwerk integrieren zu könnent Nach vielem guten Essen und Wein vielen DiskussionenT..mussten wir feststellent. Ein von unbeugsamen Galliern bevölkertes Dorf, hört nicht auf Wiederstand zu leisten! Wir konnten nicht den ganzen Globus vom einzig wahren Travel Management überzeugen trotz globalen MandatesT es wird immer Gallische Dörfer geben. 27 Global Travel Management Nadine Wendt München,

28 Warum ist der Blick über den Tellerrand so schwierig? Was gibt es zu beachten? Verschiedene Standorte Unterschiedliche Zeitzonen Andere Vorgaben Kommunikation Kultur Sprache Verständnis 28 Global Travel Management Nadine Wendt München,

29 Einfluss der Kultur auf den Kommunikationsstil Cultural Landscape von Richard D. Lewis 29 Global Travel Management Nadine Wendt München,

30 Einfluss der Kultur auf den Kommunikationsstil Cultural Landscape von Richard D. Lewis 30 Global Travel Management Nadine Wendt München,

31 Der kleine UnterschiedG. 31 Global Travel Management Nadine Wendt München,

32 Schaffen von Nähe. Persönliche Nähe Kick-off Meeting, wenn möglich persönlich abhalten Travel Konferenzen durchführen zur Schaffung des Wir-Gefühls Persönliche Bindung schaffen Virtuelle Nähe Regelmäßig kommunizieren und einbinden Transparenz schaffen (z.b. SharePoint, Intranet etc.) Geeigneter Medieneinsatz (Webconferencen, etc.) 32 Global Travel Management Nadine Wendt München,

33 Review Globales Travel Management bei LANXESS. Was haben wir erreicht? Innerhalb eines Jahres konnten wir ein globales Travel Management in 13 Länder implementieren und erhebliche Kosten bei den Leistungsträgern senken, durch: Ein Globales Travel Management Mandat Strategie Wechsel Implant vs. OBE Volumenbündelung z.b. Zusammenspiel Hotel-Einkauf & MICE Traveller Tracking & globale Profil-Datenbank Profil-Verwaltung der Reisenden Volumenbündelung von Einkaufspotentialen Fehlerminimierung Erhöhung der Kundenzufriedenheit (Stakeholder) 33 Global Travel Management Nadine Wendt München,

34 Wirtschaftlichkeit Hat LANXESS Savings genieren können? Monetäre Ergebnisse Konzept & Strategie Wechsel realisierte Savings: Einsparungen in den Bereichen: Implant / OBE / Travelmanagement Fee emotionale Ergebnisse Kundenzufriedenheitsanalyse (Stakeholder): Nach kürzester Zeit wurde eine Kundenzufriedenheit von 8,9 von 10 möglichen Punkten gemessen In der Vergangenheit wurde dies nicht berücksichtigt & gemessen Erstmalige Transparenz des Travel Spends führt zu erfolgreichen Verhandlungen mit Leistungsträgern und zur Lenkung des Gesamtvolumens Kundennähe gestiegen Alles aus einer Hand (z.b. Visa) Steuerungsmöglichkeiten 34 Global Travel Management Nadine Wendt München,

35 Strategien die zum Erfolg führen. Klare Projektdefinition und Datenkonsolidierung führen zum Erfolg. Projektplan-Erstellung und alle Stolpersteine müssen mit berücksichtigt werden. Ziel: Strategie Umsetzung durch Mandatsvergabe Selbst- und Fremdwahrnehmung, sowie Zielgruppenorientierung in der Kommunikation, Rücksicht auf andere Standorte & Kulturen (versteckte Bedürfnisse), Virtuelle Nähe, Feedback (Kritik) Ziel: Höhere Kundenzufriedenheit (Stakeholder) Nur soviel Bündelung, Standardisierung, Freiheit, wie möglich gutes Verhältnis mit Dienstleistern: ein Boot Ziel: Zuverlässige, transparente Dienstleister 35 Global Travel Management Nadine Wendt München,

36 Fragen & Diskussion 36 Global Travel Management Nadine Wendt München,

37 Ich möchte gerne schließen. Unglaubliche Ideen sind wieschachspieler, manchmalwerdensiegeschlagen, aber manchmal führen Ihre Züge auch zum Gewinn Johann Wolfgang von Goethe ( ) 37 Global Travel Management Nadine Wendt München,

38 38 Global Travel Management Nadine Wendt München,

39 Back-up Recherchequellen & Literatur- und Quellenhinweise Recherchequellen Studien und White Papers der Leistungsträger (z.b. Reisebüros) Fachzeitschriften VDR, International: NBTA Benchmark mit anderen Travel Managern Informationsgespräche mit Lieferanten Externe Berater Literatur-und Quellenhinweise Allgemeiner Leitfaden Globales Travel Management (Mittelstand), VDR e.v., Modernes Geschäftsreise-Management 2011, Mittelstand goes global, Michael Marx, Alabasta Vertrag Inernationaler Roll-out, Der AirPlus Werkzeugkasten, AirPlus 2011 Lewis Richard D.: Cross Cultural Communication A Visual Approach 1999 Youtoube HSBC Filme Praxistag Geschäftsreisen Vortrag Sabine Schotzger 39 Global Travel Management Nadine Wendt München,