Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes. für das Projekt: 3 Beamer-Anlagen

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1 V öakurz Datum der Versendung/ Veröffentlichung Vergabenummer Vergabeart: Öffentlich Eröffnungs-/Einreichungstermin bei Vergabestelle an die Bieter Datum: Uhrzeit: 12:00 Uhr zur Ausschreibung Ort; (nur bei VOB/A): Anschrift: s. Deckblatt Ausschreibung, Ort: rechtzeitig bei Rezeption melden Telefon: Nachprüfungsstelle bei Vergaben durch LM: Leipziger Messe, Abteilung Recht Bindefrist endet am: Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes für das Projekt: 3 Beamer-Anlagen Sehr geehrte Damen und Herren, Es wird beabsichtigt, Leistungen zum o. g. Projekt zu vergeben. In Anlage erhalten Sie in Kurzform dazu alle notwendigen Informationen und Unterlagen. Freundliche Grüße gezeichnet. gezeichnet. i. V. G. Freund i. A. H. Müller AL Einkauf Einkäuferin

2 Funktionale Leistungsbeschreibung für 3 Beamer-Anlagen Ein Angebot gilt für alle Unternehmen der Leipziger Messe-Unternehmensgruppe Datum: Termine Abgabe Angebot* :00 Uhr Fertigstellungstermin/ Abnahme am Auftraggeber Leipziger Messe GmbH F-EINK Tel.: Messe-Allee Leipzig Ansprechpartner für Einkauf Herr Freund einkauf [at] leipziger-messe.de Ansprechpartner für Fachbereich und ggf. Terminvereinbarungen/ Ortsbesichtigung Abteilung TS-BM Herr Schaffors e.schaffors [at] leipziger-messe.de *Evtl. Fragen zur Ausschreibung können nur schriftlich und nur im angegebenen Zeitfenster (s. Besondere Bedingungen ) gestellt werden. 2

3 1 Aufgabe Die Leipziger Messe beabsichtigt, vorbehaltlich noch freizugebender Mittel nachfolgende Leistungen über 3 Beamer-Anlagen zu vergeben. Achtung! NEU! 2 Erläuterung Ausschreibungsverfahren und Konditionen Verfahren: Diese Ausschreibung erfolgt öffentlich ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb. Die Information wurde formgerecht veröffentlicht. Die verbindlichen, physischen Ausschreibungsunterlagen finden Sie im angegebenen Zeitraum ausschließlich unter Dieses Verfahren wollen wir abweichend zur bisherigen Form und damit deutlich effizienter gestalten, ohne dabei die Grundprinzipien zu verletzen. Ihr Vorteil ist, sich zuerst nur auf Ihre Angebotspreise konzentrieren zu können ohne sich mit zeitraubenden Formularangaben beschäftigen zu müssen. Deshalb reichen Sie im ersten Schritt nur die unter 3.2. benannten Unterlagen ein. Wir werden vor der späteren Eignungs- und Wirtschaftlichkeitsprüfung Ihre Preise mit unserem Budget vergleichen. Alle Bieter erhalten nach Eingang der Preis-Unterlagen jeweils zeitgleich eine Eingangsbestätigung per mit folgenden Informationen: o o Die Unternehmen, deren Preise im für uns interessanten Bereich liegen, werden wir mit diesem zweiten Schritt auffordern, die weiteren, formerforderlichen Unterlagen (s. Punkt 3.3) nachzureichen. Den Unternehmen, deren Preise für uns nicht interessant sind, teilen wir das entsprechend mit. Diese erklären sich infolge durch Nichtstun bereit, dass Ihr Angebot nicht weiter mitbewertet und berücksichtigt wird. Alternativ steht es diesen Unternehmen frei, die in Punkt 3.3. benannten Formulare unverzüglich nach Erhalt unserer dennoch anzufordern, um final mitbewertet werden zu können. (Preise dürfen jedoch nicht korrigiert werden!). Nach Eingang der vollständigen Bieterunterlagen (3.2. und 3.3.) erfolgt dann die interne formgerechte Auswertung nach einem Punktesystem gemäß den u. g. Kriterien. Preisverhandlungen sind verfahrensbedingt ausgeschlossen. Sie erhalten im Ergebnis der Endauswertung in jedem Fall eine Information. LM behält sich vor, die Leistungen positionsweise zu vergeben und die Räume zu unterschiedlichen Terminen umrüsten zu lassen. Die Abrechnung erfolgt dann nach einem jeweils abgenommenen Raum. Mit Abgabe Ihres Angebotes erkennen Sie die Regelungen dieser Ausschreibung an, sofern Sie im Einzelnen nichts Abweichendes erklären und dies begründen. Führen Abweichungen jedoch zu potenziellen Wettbewerbsverzerrungen im Vergleich mit den anderen Angeboten, wird Ihr Angebot ausgeschlossen oder nur als Nebenangebot behandelt. Der AN verpflichtet sich gegenüber dem AG, Arbeitnehmern, die vom AN für die Ausführung der vertraglichen Leistungen eingesetzt werden, wenigstens den gesetzlichen Mindestlohn, wenn vorhanden, den Tariflohn zu zahlen. Der AN haftet dafür, dass von ihm beauftragte Nachunternehmer gleichermaßen handeln. Senden Sie Ihr Preis-Angebot rechtzeitig zum Tag/ Uhrzeit der Abgabe an den Einkauf der Leipziger Messe GmbH (in verschlossenem, mit Ausschreibung markiertem Umschlag). Zum Öffnen der PDF-Datei inkl. evtl. Anhänge empfehlen wir den im Internet kostenfrei verfügbaren Acrobat Reader oder eine Acrobat Vollversion. Mit anderen Programmen ist ggf. nicht sichergestellt, dass Sie alle Informationen aus der Datei sehen können. 3

4 3 Inhalte 3.1 Inhalte dieser Datei - Leistungsbeschreibung - Preisblatt (im Fließtext und als Excel-Tabelle im PDF-Anhang-Register) - Besondere Ausschreibungsbedingungen der Leipziger Messe - Formular Angebotsanschreiben - Formular Ortsbesichtigung - AEB - Grundriss für Punkt Mit Ihrem Preis-Angebot reichen Sie zuerst nur die folgenden Unterlagen ein: - Ausgefülltes Formular Angebotsanschreiben - korrekt ausgefülltes und unterschriebenes Preisblatt und ausgefüllte Datei zum Preisblatt (Excel-Tabelle), per Datenträger oder nach Abgabedatum - ausgefülltes Formular Ortsbesichtigung (ist für die Preiskalkulation unerlässlich) - Darstellung der technischen Lösung - Datenblätter / techn. Angaben zu den angebotenen Komponenten 3.3 Nach gesonderter Aufforderung reichen Sie - eingehend nach 6 Werktagen - folgende Unterlagen nach: - Anschreiben auf Ihrem Kopfbogen - Konzept / Zeitplan zur Leistungserbringung - Ausgefülltes Formular Selbstauskunft * - Datenschutz/ Arbeitsschutz unterschrieben * - Leistungs- und Produktportfolio Ihres Unternehmens/ kurze Firmenvorstellung * - Weitere Unterlagen des Bieters, die er dem AG darüber hinaus mitteilen möchte - Produktunterlagen und ggf. Datenblätter - Aktuelle Freistellungsbescheinigung des FiA für Bauleistungen * Dazu senden wir Ihnen mit der Aufforderung nach 3.3. folgende Formulare zu: - Formular Selbstauskunft (PDF und WORD) - Formular Datenschutz, Arbeitsschutz, Hausordnung, Einfahrtreglung - Formular Nachunternehmerverzeichnis - Formular Verpflichtungserklärung des/der Nachunternehmer * Sollten Sie diese Anlagen kürzlich im Zusammenhang mit einer anderen Ausschreibung eingereicht haben, und hat sich daran nichts geändert, genügt ein kurzer Verweis in Ihrem Anschreiben darauf. 4 Wertungskriterien Die finale Bewertung der verbleibenden Angebote erfolgt nach einer Eignungs- und Wirtschaftlichkeitsprüfung. Es werden dabei die nachfolgenden Kriterien angewendet. 4.1 Die Zulassung zur Eignung (Eignungskriterien, Bewertung der Firma) Einhaltung der formalen Anforderungen an die Angebotsunterlagen Vorhandensein wichtiger Bieterangaben (z. B. Pflichtangaben in der Selbstauskunft, zur Berufsausübung sowie zur wirtschaftlichen und technischen Leistungsfähigkeit, Referenzen) Ergebnisse: zugelassen (weiter mit Bewertung der Wirtschaftlichkeit), nicht zugelassen (die Wirtschaftlichkeit wird nicht bewertet, Absage) 4

5 4.2 Wirtschaftlichkeitskriterien (Bewertung des Angebotes) Hauptkriterium Wichtung wesentliche Unterkriterien K.O.-Kriterium OK. / K.O. unterschriebene Ortskenntnis Nutzbarkeit und Wert für LM (Formel: Wichtung/5 x Punkte von Null bis 5) 30 Erfüllung der geforderten Funktionen, Qualität, Service, genaue Geräteparameter, Folgekosten, techn. Lösungsbeschreibung Preis netto (Formel: P min * Wichtung / P Ang) 60 geprüft (inkl. Nachlass und Skonto) Nachhaltigkeit/ Vertrag/ Konditionen/ (Formel: Wichtung/5 x Punkte von Null bis 5) 10 konform zu den Erfordernissen der Ausschreibungsunterlagen, Konditionen, Abfragen im Preisblatt Die bestmögliche Gesamt-Bewertung sind 100 Punkte. 5 Technische Details Die angegeben Positionen beschreiben die Anforderungen an die zu liefernde Leistung. Die vollständige und zusammenhängende Funktion ist geräteabhängig und durch den Bieter im Detail zu ermitteln und mit dem Angebot kurz darzustellen. Fehlende Komponenten sind zu benennen und im Angebot auszuweisen. Lieferleistung ist ein vollständig funktionierendes System. Maßnahmenbeschreibung : Jeder Raum ist mit einer eigenständigen Präsentationstechnik in hoher Qualität auszustatten, und muss die derzeit möglichen Standards erfüllen. Dazu gehören Beamer, Lautsprecher und alle notwendigen Komponenten. Als Eingänge sind unterschiedliche Signalquellen möglich, die über ein automatisches Umschaltgerät eine Anpassung an die Ausgabegeräte sicherstellt. Ein Eingang über eine WiFi - Quelle ist vorzusehen. Die Anschlusspunkte, Verkabelung und die Nebenarbeiten sind mitzuliefern. Teilweise werden bereits vorhandene Geräte ersetzt, vorhandene Komponenten sind zu nutzen, sofern sie zu keinen Qualitätseinschränkungen führen. 5.1 Messehaus Konferenzraum 1 (im 3. OG) Tausch des vorhandenen Beamers liefern, anbauen, prüfen und funktionsfähig anschließen, die optimale Einstellung des Beamers für die Projektion ist zu ermitteln Projektor: Laser, ca AnsiLumen, Full HD, Anschlüsse HD-Base T, VGA, HDMI inkl. passendem Objektiv für die Örtlichkeit; Adapterplatte für vorhandene Deckenbefestigung Tausch der 2 Lautsprecherboxen Links/Rechts aktives System 2 Aktivboxen inkl. Halter (sofern vorhandene Halter nicht verwendet werden) für Deckenanbau liefern, einbauen, einmessen, prüfen und funktionsfähig anschließen ca. 200 W 2-Wege Auto On/Off abhängig vom Signaleingang Manueller Schalter Netz On/Off Geringe Leistungsaufnahme im StandBy Anschlusspunkte und Autoswitcher HD Scaling Auto Switcher & Extender Sender Empfänger Kombination vom Beamer, um VGA oder HDMI Signale zu übertragen 5

6 5.1.4 Leitungen vorhanden unter Verwendung der vorhandenen Verkabelung und Anschlusspunkte im Bodentank, prüfen und funktionsfähig anschließen, für Daten-, A/V- und Stromkabel, Datenleitung Cat 7 Kabelführung in Zwischendecke bzw. Doppelboden, Zwischenwand usw., im sichtbaren Bereich mit optisch angepasstem Kabelkanal, Anpassung Bodentank Kabel schwer entflammbar und halogenfrei, inkl. Prüfzertifikat Kabelführung ist vor Ort zu ermitteln Abrechnung nach Aufmaß Alternative: Leitungen neu Verkabelung, liefern, einbauen, prüfen und funktionsfähig anschließen, für Daten-, A/V- und Stromkabel, Datenleitung Cat 7 Kabelführung in Zwischendecke bzw. Doppelboden, Zwischenwand usw., im sichtbaren Bereich mit optisch angepasstem Kabelkanal Kabel schwer entflammbar und halogenfrei, inkl. Prüfzertifikat Kabelführung ist vor Ort zu ermitteln, Verlegung im Doppelboden, Zwischendecke, hinter Wandverkleidung Abrechnung nach Aufmaß Tischanschlussset vorhanden Vorhandene Tischanschlusssets prüfen und funktionsfähig anschließen, Kabelführung am Tisch, in geeignetem Kabelkanal, fest am Tisch montiert, optisch angepasst Anschlusspunkte: HDMI, VGA, 2 x Audio, 2x Netzwerk RJ45, 2x Steckdose 230V Alternative: Tischanschlussset neu Tischeinbauanschlusssets liefern, einbauen prüfen und funktionsfähig anschließen, Ausschnitt Tischplatte herstellen / anpassen Kabelführung am Tisch, in geeignetem Kabelkanal, fest am Tisch montiert, optisch angepasst Anschlusspunkte: HDMI, VGA, 2 x Audio, 2x Netzwerk RJ45, 2x Steckdose 230V 5.2 Messehaus Konferenzraum 2 (im 3. OG) Tausch des vorhandenen Beamers liefern, anbauen, prüfen und funktionsfähig anschließen, die optimale Einstellung des Beamers für die Projektion ist zu ermitteln Projektor: Laser, ca AnsiLumen, Full HD, Anschlüsse HD-Base T, VGA, HDMI inkl. passendem Objektiv für die Örtlichkeit ; Adapterplatte für vorhandene Deckenbefestigung Tausch der 2 Lautsprecherboxen Links/Rechts aktives System 2 Aktivboxen für Deckenanbau inkl. Halter (sofern vorhandene Halter nicht verwendet werden) liefern, einbauen, einmessen, prüfen und funktionsfähig anschließen 6

7 ca. 200 W 2-Wege Auto On/Off abhängig vom Signaleingang Manueller Schalter Netz On/Off Geringe Leistungsaufnahme im StandBy Anschlusspunkte und Leitungen HD Scaling Auto Switcher & Extender Sender Empfänger Kombination vom Beamer um VGA oder HDMI Signale zu übertragen Leitungen vorhanden unter Verwendung der vorhandenen Verkabelung und Anschlusspunkte im Bodentank, prüfen und funktionsfähig anschließen, für Daten-, A/V- und Stromkabel, Datenleitung Cat 7 Kabelführung in Zwischendecke bzw. Doppelboden, Zwischenwand usw., im sichtbaren Bereich mit optisch angepasstem Kabelkanal, Anpassung Bodentank Kabel schwer entflammbar und halogenfrei, inkl. Prüfzertifikat Kabelführung ist vor Ort zu ermitteln Abrechnung nach Aufmaß Alternative: Leitungen neu Verkabelung, liefern, einbauen, prüfen und funktionsfähig anschließen, für Daten-, A/V- und Stromkabel, Datenleitung Cat 7 Kabelführung in Zwischendecke bzw. Doppelboden, Zwischenwand usw., im sichtbaren Bereich mit optisch angepasstem Kabelkanal Kabel schwer entflammbar und halogenfrei, inkl. Prüfzertifikat Kabelführung ist vor Ort zu ermitteln, Verlegung im Doppelboden, Zwischendecke, hinter Wandverkleidung Abrechnung nach Aufmaß Tischanschlussset vorhanden Vorhandene Tischanbauanschlusssets prüfen und funktionsfähig anschließen, Kabelführung am Tisch, in geeignetem Kabelkanal, fest am Tisch montiert, optisch angepasst Anschlusspunkte: HDMI, VGA, 2 x Audio, 2x Netzwerk RJ45, 2x Steckdose 230V Alternative: Tischanschlussset neu Tischeinbauanschlusssets liefern, einbauen prüfen und funktionsfähig anschließen, Ausschnitt Tischplatte herstellen / anpassen Kabelführung am Tisch, in geeignetem Kabelkanal, fest am Tisch montiert, optisch angepasst Anschlusspunkte: HDMI, VGA, 2 x Audio, 2x Netzwerk RJ45, 2x Steckdose 230V 7

8 5.3 Messehaus PresseRaum (im EG) siehe dazu Anlage Grundriss Festeinbau eines Beamers an die Decke Laser-Beamer AnsiLumen Lichtstärke, Full-HD, Anschlüsse: HD-Base T, VGA, HDMI, liefern, einbauen, prüfen und funktionsfähig anschließen,position des Beamers ist zu ermitteln, Beamer ist für die optimale Projektion einzustellen Deckenhalterung für abgehängte Decke liefern und einbauen, inkl. baulicher Arbeiten wie Öffnen der Decke, Einbau einer danebenliegenden Revisionsklappe, Schließen der Decke und farbliche Anpassung Passendes Objektiv unter Berücksichtigung der Örtlichkeit Festeinbau einer Rollenleinwand Rollenleinwand ca. 3,2 m breit, angepasst an Projektionsfläche in vorhandene Decke einbauen motorischer Antrieb mit Ansteuerung über Funkfernbedienung, 2 Stück liefern, einbauen, prüfen und funktionsfähig anschließen Herstellen des Deckenausschnittes an abgehängter Zwischendecke, notwendige Unterkonstruktion ist mitzuliefern, Anpassen der Zwischendecke nach Fertigstellung an Umgebung Festeinbau von 2 Lautsprecherboxen Links/Rechts aktives System 2 Aktivboxen für Deckenanbau, ca. 400 W 2-Wege, liefern, einbauen, einmessen, prüfen und funktionsfähig anschließen Auto On/Off abhängig vom Signaleingang Manueller Schalter Netz On/Off Geringe Leistungsaufnahme im StandByLiefern und Einbau einer Deckenhalterung für abgehängte Decke inkl. baulicher Arbeiten wie Öffnen der Decke, Schließen der Decke und farbliche Anpassung, Anschlusspunkt 1 liefern, einbauen, prüfen und funktionsfähig anschließen Position Wandbereich Projektionsseite Gehäuse Alu matt, Maße sind vor Ort aufzunehmen Bestückung: 2 XLR Anschlüsse von den Boxen kommend 4 XLR Anschlüsse gehend zu einem hinteren Anschlusspunkt 2 Netzwerkanschlüsse zum Beamer 1 Internetanschluss 2 Stromanschlüsse 230 V 1 Hauptschalter Strom HD Scaling Auto Switcher & Extender Sender Empfänger Kombination vom Beamer um VGA oder HDMI Signale zu übertragen 8

9 5.3.5 Anschlusspunkt 2 liefern, einbauen, prüfen und funktionsfähig anschließen Position Wandbereich neben Eingangstür Hofseite Gehäuse Alu matt, Maße sind vor Ort aufzunehmen Bestückung: 4 XLR Anschlüsse zum vorderen Anschlusspunkt (Anschlussmöglichkeit Medienwagen) 2 Netzwerkanschlüsse zum Beamer 2 Stromanschlüsse 230 V(gleicher Stromkreis wie Beamer und vorderer Anschlusspunkt) Leitungen Daten-, A/V- und Stromkabel für die medientechnischen Geräte liefern, einbauen, prüfen und funktionsfähig anschließen Kabelführung in Zwischendecke bzw. Doppelboden, Zwischenwand usw., im sichtbaren Bereich mit optisch angepasstem Kabelkanal Kabel schwer entflammbar und halogenfrei, inkl. Prüfzertifikat Kabelführung ist vor Ort zu ermitteln Abrechnung nach Aufmaß Deckenleuchten Rückbau der 3 Deckenleuchten vor der Leinwand (Leuchten sind Bestandteil der EIB Verkabelung) Sichern der Leuchten und Übergabe an den AG Schließen des Deckenbereiches und optisches Anpassen 6 Preisblatt s. Anlage weiter unten Beachten Sie bitte die im PDF-Anhang-Register eingefügte Excel-Tabelle! Diese ist in den nicht geschützten Feldern gemäß den Vorgaben auszufüllen und zum Angebot zuzuordnen (auf Datenträger, oder per nach Abgabetermin an einkauf [at] leipziger-messe.de.) 9

10 Besondere Ausschreibungsbedingungen der Leipziger Messe (LM) 1. Alle Leistungen werden als fix und fertige Funktion ausgeschrieben, d.h., es sind alle nötigen Nebenleistungen mit einzurechnen, auch wenn diese nicht ausdrücklich beschrieben und abgefragt sind. 2. Die Ausschreibung erfolgt ausdrücklich unter dem Vorbehalt noch bereitzustellender Mittel. 3. Es wird VOB/B +C vereinbart. 4. Eine Trennung in Lose ist nicht vorgesehen, weil sich die Leistungsteile nur aufwendig oder gar nicht von einander trennen lassen. 5. Wegen regelmäßiger Veranstaltungen können meist keine zusammenhängenden Werkleistungszeiten zugesichert werden. Im Angebot sind die Anzahl der benötigten Montagetage und die Anzahl der eingesetzten Arbeitskräfte zu benennen. 6. Nebenangebote sind generell zulässig, wenn sie im Konkreten nicht ausdrücklich ausgeschlossen sind. Diese müssen positionsweise vergleichbar sein und technisch mindestens die gleiche Qualität bieten. Ein Nebenangebot muss ausdrücklich als solches gekennzeichnet und nummeriert sein. Ein Anspruch auf Prüfung, Wertung und Begründung bei Nichtbeachtung besteht ausdrücklich nicht. Für jedes Nebenangebot ist ein gesondertes Deckblatt zu verwenden! 7. Es können mehrere Hauptangebote abgegeben werden (z. B. bei verschiedenen Systemherstellern). Diese sind klar zu kennzeichnen und zu nummerieren. Für jedes Hauptangebot ist ein gesondertes Deckblatt zu verwenden! 8. Soweit im Leistungstext auf technische Spezifikationen und/oder Hersteller Bezug genommen wird, ist auch ohne den ausdrücklichen Zusatz oder gleichwertig, immer Gleichwertiges gemeint. Gleiches gilt für Normen, Spezifikationen, Gütezeichen etc. Dabei ist die Gleichwertigkeit vom Bieter im Angebot nachzuweisen. 9. Auskünfte werden erteilt. Fragen zur Ausschreibung sind bis zum um 12:00 Uhr in textlicher oder schriftlicher Form und ausdrücklich nur an den EINKAUF (s. o. g. -Adresse!) zu senden. Diese werden dort gesammelt und spätestens am neutral und zeitgleich beantwortet. Später eingehende Fragen werden unter Rücksichtnahme auf die anderen Bieter grundsätzlich nicht mehr beantwortet. Die Veröffentlichung der Antworten erfolgt über unser Internetportal Bieter, die sich in diesem Vergabeverfahren erkennbar an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Der Bieter hat auf Verlangen der LM Auskünfte darüber zu erteilen, ob und auf welche Art er z. B. wirtschaftlich und rechtlich mit anderen Unternehmen verbunden ist. 11. Geplante Bietergemeinschaften müssen sich durch jedes Mitglied unterschriftlich erklären (je Bieter eine Selbstauskunft) und den geplanten rechtsverbindlichen Bevollmächtigten benennen. Bietergemeinschaften haften ausnahmslos gesamtschuldnerisch. 12. Unternehmen, die an der Planung bzw. Erstellung der Leistungstexte beteiligt waren, werden grundsätzlich nicht zugelassen bzw. von der Bewertung ausgeschlossen. 13. LM kann verlangen, dass die Preisberechnungen der angebotenen Leistungen (inkl. NAN) im verschlossenen Umschlag zur Aufbewahrung zu übergeben sind. Auch nach Angebotsabgabe kann LM verlangen, dass Angebotspreise in Material- und Arbeitsanteile gesplittet werden. 14. Eine elektronische Angebotsabgabe mit fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur ist derzeit nicht vorgesehen. 15. Das Angebot ist in deutscher Sprache zu verfassen. Beschreibungen müssen allgemeinverständlich sein; Abkürzungen, Fremdwörter, Anglizismen etc. sind möglichst zu vermeiden; alternativ sind die Fach-Begriffe zu erläutern. 16. Im Angebotsdeckblatt ist unbedingt eine gültige -Adresse zu benennen, die regelmäßig und in kurzen Abständen abgefragt wird, da die gemeinsame Kommunikation grundsätzlich darüber erfolgt. 17. Angebote mit belastbaren Nachweisen über positive Umwelteigenschaften zum Produkt (z. B. besonders sparsamer Energieverbrauch) wie auch über nachhaltiges Wirtschaften bei Produktion, Vertrieb und/oder Dienstleistung, werden bei sonstiger Gleichwertigkeit höher bewertet. 18. Nachauftragnehmer (NAN) sind LM im zweiten Schritt zu benennen, für sie gelten die gleichen Bedingungen. Der Bieter ist für die entsprechende Mitteilung und entsprechenden Verpflichtung seiner NAN in vollem Umfang verantwortlich. 19. Anlieferungs- und Annahmestelle, bzw. Leistungsort ist grundsätzlich, und wenn nicht anderweitig beschrieben, die LM. Ggf. nötige Materialanlieferungen werden im Zentrallager (über Einfahrt Süd 1, 10

11 Messeallee 1) und nur unter Angabe der Bestellnummer von Montag - Freitag von 8:00 bis 16:00 Uhr angenommen. Unterschriften auf Lieferscheinen bei Annahme im Zentrallager gelten weder als Prüfung, noch als Abnahme und somit nicht als Gefahrübergang der Ware. Vereinbaren Sie idealerweise mit dem Ansprechpartner einen Übergabe- oder Abnahmetermin mit Ort, Datum und Uhrzeit. Der Verjährungsbeginn von Mängelansprüchen (Gewährleistung) beginnt erst nach einer formalen Abnahme der Leistung. Bei Werkleistungen ist ein schriftliches Protokoll mit Aufmaß zu fertigen und der (Schluss-)Rechnung beizulegen. 20. Werbung am Leistungsort ist nur nach vorheriger Zustimmung in Form einer Werbekostenvereinbarung zulässig. 21. Im Fall von Werkleistungen hat der Auftragnehmer den Auftraggeber rechtzeitig und nachweislich zu informieren, wenn durch die weitere Ausführung Teile der Leistungen der Prüfung und Feststellung entzogen werden. 22. Rechnungen: a. Rechnungen sind vorrangig im Original beim Auftraggeber einzureichen. Rechnungen per sind zwingend an einvoice [at] leipziger-messe.de zu senden, anderenfalls gelten diese als nicht eingegangen! b. Rechnungen müssen nach den gesetzlichen und ggf. speziell benannten - Reglungen prüffähig sein; anderenfalls entfällt die Zahlungsverpflichtung für LM. Es gelten, wenn nicht anders vereinbart, die gesetzlichen Zahlungsbedingungen. Sollten für LM auf der Rechnung günstigere Zahlungsbedingungen angeboten sein, so gelten diese als vereinbart. Bei Arbeitsgemeinschaften (ARGE) werden Zahlungen mit befreiender Wirkung für LM an den bevollmächtigten Vertreter der ARGE geleistet. Dies gilt auch nach Auflösung der ARGE. c. Bei Teilrechnungen sind diese fortlaufend zu nummerieren. In jeder Rechnung sind der Umfang und Wert aller bisherigen Leistungen und die bereits erhaltenen Zahlungen mit gesondertem Ausweis der darin enthaltenen Umsatzsteuerbeiträge anzugeben. Die Positionsnummern in der Rechnung müssen mit denen der Ausschreibungs- oder Anfrageunterlagen übereinstimmen. d. Im Falle der Überzahlung durch LM ist der überzahlte Betrag innerhalb 14 Kalendertagen nach Zugang des Rückforderungsschreibens zu erstatten. Bei Verzug fallen die gesetzlichen Verzugszinsen (Basiszinssatz zzgl. 9%) an. Auf einen Wegfall der Bereicherung kann sich nicht berufen werden. e. Bei der Abrechnung nach Stundensätzen und Mengen sind diese in entsprechenden aussagefähigen täglichen Listen bzw. Aufmaßen nachzuweisen und von LM jeweils bestätigen zu lassen. Liegen diese Listen/ Aufmaße der Rechnung nicht bei, so ist die Rechnung nicht prüffähig und gilt als nicht gestellt. 23. Bei Auslegung des Vertrags ist ausschließlich der in deutscher Sprache abgefasste Vertragswortlaut verbindlich. Erklärungen und Verhandlungen erfolgen in deutscher Sprache. Für die Regelung der vertraglichen und außervertraglichen Beziehungen zwischen den Vertragspartnern gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland. 24. Informieren Sie sich auch über folgende allgemeine Erklärungen und AGB der LM: Verhaltenskodex: AGB und Hinweise für Dienstleister und Zulieferer der Leipziger Messe: Die Ausschreibungsplattform der LM erreichen Sie passwortfrei unter Bitte laden Sie Ausschreibungen und evtl. Ergänzungsdateien der LM nur von dieser Seite herunter. 25. Über das Endergebnis Ihres Angebotes werden Sie entsprechend den o. g. Terminen grundsätzlich in Textform informiert. Hilfsweise wurde Ihr Angebot nicht berücksichtigt, wenn Ihnen bis zum Zeitpunkt Binde-/Zuschlagsfrist bzw. binnen drei Monaten nach Angebotsabgabe keine Information zugesandt wurde. Ende der besonderen Ausschreibungsbedingungen der Leipziger Messe. *** 11

12 Name/Anschrift des Bieters Leipziger Messe GmbH Abteilung Einkauf Messe-Allee Leipzig Datum:.. Angebotsanschreiben Zum Projekt: 3 Beamer-Anlagen 1. Unser Angebot beinhaltet neben diesem Schreiben [...] Die in der Ausschreibungsunterlage geforderten Inhalte. [ ] weitere Unterlagen: 2. Gesamtpreis(e) Wir bieten die Ausführung der beschriebenen Leistung zu den von uns zusammengefassten Preisen und mit allen den Preis betreffenden Angaben wie folgt an. An unser Angebot halten wir uns bis zum Ablauf der vorgegebenen Bindefrist gebunden. Angebotsendsumme des Hauptangebotes gem. Preisblatt der Leistungsbeschreibung, ohne Umsatzsteuer, ohne Nachlass beträgt:. Anzahl Nebenangebote St. Preisnachlass ohne Bedingung auf die Abrechnungssumme, für Haupt- und Nebenangebote. % 12

13 3. Wir erklären, mindestens alle (mit einem [ * ] markierten) Pflicht-Einträge der Selbstauskunft eingetragen zu haben. alle notwendigen Eintragungen im Preisblatt vorgenommen zu haben und dass wir alle nicht als Nachunternehmerleistungen benannten Leistungen im eigenen Betrieb ausführen werden. falls zutreffend, dass wir unter..,nr.:... und gültig bis....freiwillig präqualifiziert sind. dass wir den Wortlaut der Langfassung des Leistungsverzeichnisses bzw. der Leistungsbeschreibungen als alleinverbindlich anerkennen. Gleiches gilt im Falle des Vorliegens für Ergänzungen der Vergabeunterlagen (z. B. Antworten auf gestellte Fragen). dass die Bedingungen dieser Ausschreibung gelten. Die AGB des Bieters gelten ausdrücklich nicht, auch wenn sie beigefügt oder auf der Rückseite eines Kopfbogens aufgedruckt sein sollten. in einem gesondert beigelegten Blatt, dass wir bei Zuschlagserteilung mit den darauf benannten Unternehmen eine Arbeitsgemeinschaft unter unserer ARGE-Führung bilden wollen. Wichtige Kommunikationsdaten für dieses Projekt: Gut leserlich und in Druckschrift eintragen! Ansprechpartner (AP): -Adresse *: Telefon: * Wir erklären, dass die (erste) angegebene -Adresse bis zum Abschluss der Ausschreibung zur weiteren Kommunikation aktiv gehalten wird regelmäßiger Abruf ist sichergestellt. Ort, Datum, Unterschrift, Name, Funktion.. 13

14 Bescheinigung der Vor-Ort-Kenntnis Projekt: 3 Beamer-Anlagen Bieter.. Das Beilegen dieser ausgefüllten Bescheinigung zum Angebot ist zwingend nötig. Anderenfalls ist LM berechtigt, das Angebot von der weiteren Wertung auszuschließen! Dazu erklären wir: [...] Wir haben eine Ortsbesichtigung am.. von..... bis.. Uhr wahrgenommen. [...] Aus folgendem Grund verfügen wir auch ohne eine Ortsbesichtigung über ausreichende und aktuelle Ortskenntnisse:.... Unterschrift Bieter (..) (Name in Klartext) Bestätigung (durch Verantwortlichen/AP der LM-Gruppe) Oben genanntes Unternehmen hat eine Ortsbesichtigung wahrgenommen. Das Unternehmen wurde darauf hingewiesen, o dass angebotsverbindliche Fragen nur schriftlich eingereicht werden können. o dass mündliche Aussagen der LM ausdrücklich keine Geltung erlangen... /.. Unterschrift LM / Datum 14

15 LM/F-EINK Druck am: PREISBLATT 3 Beameranlagen Fa.: Pos Kurztext, bezogen auf vorgenannte Beschreibungen Anz. Einh. EP in EUR GP in EUR 5.1 Konferenzraum a Laser-Beamer ca AnsiLumen liefern, einbauen, prüfen und funktionsfähig anschließen Alternativ: AnsiLumen, baugleich Pos. 531 Objektivangaben: Leistungsaufnahme Standby in W Tausch der 2 Lautsprecherboxen Links/Rechts aktives System Leistungsaufnahme Standby in W AudioLeistung max 1 St St. - //// 2 St Anschlusspunkte und Autoswitcher 1 Psch Leitungen vorhanden 1 Psch Alternative: Leitungen neu 1 Psch - //// Tischanschlussset vorhanden 1 Psch Alternative: Tischanschlussset neu 1 Psch - ///// verbindliche Lieferzeit nach Auftragserteilung für die Hauptleistungen/ -materialien 5.2 Konferenzraum a Laser-Beamer ca AnsiLumen liefern, einbauen, prüfen und funktionsfähig anschließen Alternativ: AnsiLumen, baugleich Pos. 531 Objektivangaben: in W Leistungsaufnahme Standby in W Tausch der 2 Lautsprecherboxen Links/Rechts aktives System Leistungsaufnahme Standby in W AudioLeistung max... Tage 1 St St. - //// 2 St Anschlusspunkte und Autoswitcher 1 Psch Leitungen vorhanden 1 Psch Alternative: Leitungen neu 1 Psch - //// Tischanschlussset vorhanden 1 Psch Alternative: Tischanschlussset neu 1 Psch - ///// verbindliche Lieferzeit nach Auftragserteilung für die Hauptleistungen/ -materialien 5.3 Presseraum in W... Tage Festeinbau eines Beamers an die Decke 1 St a Einzelnachlass, bei Beauftragung von Pos a und 5.2.1a Objektivangaben: Leistungsaufnahme Standby in W 1 Psch //// PBlatt02 3 Beamer.xlsx, Preisblatt_ Seite 1 von 2

16 LM/F-EINK Druck am: PREISBLATT 3 Beameranlagen Fa.: Pos Kurztext, bezogen auf vorgenannte Beschreibungen Anz. Einh. EP in EUR GP in EUR Festeinbau einer Rollenleinwand 1 St Festeinbau von 2 Lautsprecherboxen Links/Rechts aktives System Leistungsaufnahme Standby in W AudioLeistung max 2 St Anschlusspunkt 1 1 Psch Anschlusspunkt 2 1 Psch Leitungen 1 Psch Deckenleuchten 1 Psch S S1a verbindliche Lieferzeit nach Auftragserteilung für die Hauptleistungen/ -materialien SONSTIGES Nachunternehmer (NAN)-Einsatz in W...% Fremdleistung... Tage...% Eigenleistung S1b Für / Firma: mit... Arb.- S3 Grobkalkulation Gesamt-Arbeitszeit:... Stunden Kräften Regie-Arbeitsstunde (für gesondert anzuweisende S4 1 h - Arbeiten) Zuschlagsatz für Arbeiten außerhalb üblicher S5 %. % Arbeitszeiten (Mix: WT-Nacht, Sa, So, FT) S6 zusätzliche An-/Abfahrt auf Regie 1 Psch - S8a S8b S9 S14 S15 Z Höhe unserer Betriebshaftpflichtversicherung für Sach-und Vermögensschäden Höhe unserer Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden Die beiliegenden Besonderen- und Ausschreibungs- Bedingungen der Leipziger Messe werden akzeptiert. Bindefrist des Angebotes Zahlungkonditionen ZUSAMMENFASSUNG Räume [ ] NEIN (Begründung beilegen) mind. bis: Z1 Konferenzraum 1 - Z2 Konferenzraum 2 - Z3 Presseraum - E ENDSUMME bei: Mio... Mio [ ] JA angeboten bis:... E1 Gesamtsumme netto - E2 Nachlass ohne Bedingung, auch auf Zusatzleistungen % - E3 Skonto % - E5 ENDSUMME netto - alle Preise zzgl. Ust. Datum, Ort: Unterschrift / Name in Klarschrift PBlatt02 3 Beamer.xlsx, Preisblatt_ Seite 2 von 2

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18 Einkaufsbedingungen, V-7-15 Allgemeine Einkaufsbedingungen (AEB) Leitgedanke Ein wichtiges Ziel der Leipziger Messe ist die vorausschauende, effiziente und kreative Erfüllung von Kundenwünschen. Dazu benötigen wir die Unterstützung von leistungsfähigen und innovativen Partnern. In unserer Zusammenarbeit setzen wir dabei auf hohe Qualität und Termintreue. Eine hervorragende Zusammenarbeit erkennen wir an regelmäßigen Anregungen zur Optimierung von Qualität, Prozessabläufen und Kosten. 1. Die nachfolgenden Bedingungen gelten, soweit im konkreten Fall nicht anderes vereinbart wurde. 2. Übergebenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Bieters wird widersprochen. Diese gelten nur nach ausdrücklicher, ggf. auch nur teilweiser Bestätigung durch die Leipziger Messe GmbH (LM). 3. Zur Kommunikation und evtl. Zusammenarbeit benötigen wir von Ihnen unbedingt eine aktiv betriebene -Adresse. Die Abgabe eines Angebotes hat immer an die Abteilung Einkauf zu erfolgen; dieses gilt stets als verbindliches Angebot, wenn nicht gemeinsam etwas anderes vereinbart wurde. Grundsätzlich genügt die Zusendung auf einkauf (at) leipziger-messe.de bzw. an eine benannte Person der Abteilung Einkauf. Angebote auf Ausschreibungen, die per Post zu zusenden sind, werden wie folgt adressiert: Leipziger Messe GmbH Abt. Einkauf, Angebot für (Projektname) Messe-Allee Leipzig 4. Angebote mit belastbaren Nachweisen über positive Umwelteigenschaften (z. B. besonders sparsamer Energieverbrauch, nachhaltiges Wirtschaften bei Produktion/ Vertrieb/ Dienstleistung, positive Aktivitäten im Bereich Nachhaltigkeit/ CSR etc.) werden bei sonstiger Gleichwertigkeit höher bewertet. 5. In den vorgegebenen Ausschreibungsunterlagen dürfen keine Änderungen von Texten und Mengen vorgenommen werden. 6. Vergleichbare Nebenangebote können grundsätzlich unterbreitet werden, ein Anspruch auf Wertung besteht nicht. 7. Ist bei der Leistungserbringung bereits vor einem vereinbarten Termin abzusehen, dass dieser nicht eingehalten werden kann, sind selbständig Gegenmaßnahmen zu treffen. Der Einkauf der Leipziger Messe ist darüber unverzüglich zu informieren. Gleiches gilt bei absehbaren Qualitäts- und Quantitäts- Abweichungen. 8. Es wird grundsätzlich nach BGB und bei gesonderter Benennung nach VOL/B bzw. VOB/B+C beauftragt. 9. Der Bieter hat sich vor Angebotsabgabe je nach Notwendigkeit über örtliche Gegebenheiten und rechtliche Hintergründe umfassend zu informieren. 10. Leipziger Messe kann vom Bieter verlangen, dass auch nach Angebotsabgabe Einzelpreise in Material- und Arbeitsanteile gesplittet angeboten werden. 11. Weitere Informationen zum Unternehmen und zum Angebot kann LM auch nach Angebotsabgabe verlangen; diese sind dann unverzüglich zu übergeben. 12. Nur bei baunahen Leistungen gilt: a) Der Bieter erkennt mit Angebotsabgabe die Sicherheits- und allgemeinen Bestimmungen bei Instandhaltungsarbeiten und Erweiterungsleistungen und die Hausordnung an, auch wenn er diese nicht einzeln unterzeichnet. b) Vorarbeiter bzw. Fachbauleiter müssen die deutsche Sprache beherrschen und sind vor Leistungsbeginn mit Name und Telefonnummer bei der Leipziger Messe anzumelden. c) Leipziger Messe kann eine Sicherheitsleistung auf Basis der Auftragsnettosumme für Vertragserfüllung bzw. Gewährleistung verlangen. In einem solchen Fall gilt die Bürgschaft für die gesamte Gewährleistungsfrist als vereinbart. d) Regieleistungen werden nur nach vorheriger Anzeige (mit ca. Betrag und Menge) und nach schriftlicher Bestätigung durch die Leipziger Messe zum Vertragsbestandteil. e) Positionspreise müssen die zur Erreichung des benannten Leistungs- bzw. Funktionsziels nötigen und ggf. nicht beschriebenen Nebenleistungen enthalten. f) Die Übergabe üblicher Dokumentations- und Revisionsunterlagen ist wesentlicher Vertragsbestandteil, auch wenn die Unterlagen nicht gesondert angefordert wurden. Falsche oder fehlende Unterlagen können somit zur Abnahmeverweigerung führen. g) Die Leistungsausführung muss so erbracht werden, dass bei ungeplantem Stopp der Arbeiten innerhalb angemessener Zeit die Baustelle beräumt und die Umgebung für die Leipziger Messe nutzbar ist. h) Durch Abgabe eines Angebotes erklären Sie grundsätzlich die Bereitschaft zur Leistungserbringung auch außerhalb üblicher Geschäftszeiten. i) Schutt und Abbruch sind täglich von der Baustelle zu entfernen. j) Lagerplätze für Material können nur nach ausdrücklicher, vorheriger Absprache zur Verfügung gestellt werden. k) Eine fiktive Abnahme wird ausgeschlossen; ein formaler Abnahmenachweis ist der Schlussrechnung beizulegen. 13. Lieferungen und Leistungen sind immer frei Verwendungsstelle mit Gefahrübergang am Verwendungsort zu erbringen (i.d.r. ist das die Leipziger Messe). Diese bedürfen stets einer formalen Abnahme bzw. Übernahme. 14. Es gelten die gesetzlichen Bestimmungen zur Haftung. Ausnahmen gelten nur, wenn LM diesen ausdrücklich zugestimmt hat. Der Bieter hat eine Betriebshaftpflichtversicherung abzuschließen und diese LM auf Verlangen vorzuweisen. Der Bieter haftet für alle Schäden, die durch seine Angestellten und Erfüllungsgehilfen schuldhaft verursacht worden sind. Dem Bieter obliegt der Beweis dafür, dass ihm oder seinen Erfüllungsgehilfen kein schuldhaftes Verhalten zur Last fällt. 15. Mit Abgabe eines Angebotes bestätigen Sie, dass Sie und Ihre Nachunternehmer die Bestimmungen zum gesetzlichen und ggf. tariflichen Mindestlohn einhalten. 16. Der Bieter erklärt sich mit Angebotsabgabe bereit, die relevanten Regelungen des BDSG einzuhalten und eine je nach Veranlassung nötige Datenschutzvereinbarung mit der Leipziger Messe zu unterzeichnen. 17. Sollten Bestimmungen der AEB unwirksam sein oder werden oder sollte sich eine Lücke herausstellen, so soll hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt werden. Anstelle der unwirksamen Bestimmungen oder zur Ausfüllung der Lücke soll eine Regelung gelten, die, soweit wie rechtlich möglich, dem am nächsten kommt, was LM und Bieter gewollt haben oder nach Sinn und Zweck gewollt haben würden, sofern der Punkt bedacht worden wäre. 18. Es gilt Deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Vertragssprache ist ausschließlich Deutsch. 19. Gerichtsstand ist Leipzig. Leipziger Messe, Zentraler Einkauf