Regelungen und Vereinbarungen. Einarbeitung & Rotation
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- Ella Lorenz
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1 Regelungen und Vereinbarungen Einarbeitung & Rotation Augenklinik I. Deckblatt 1. Ziele Die sorgfältige und systematische Einarbeitung von neuen ärztlichen Mitarbeitern ist ein wesentliches Qualitätsmerkmal der Klinik. Die Leitung und die zuständigen Vorgesetzten haben dafür zu sorgen, dass die organisatorische Einweisung und die fachliche Einarbeitung geplant und in Abstimmung mit den Beteiligten durchgeführt wird. Auf diese Weise soll die reibungslose und schnelle Integration neuer Mitarbeiter in Klinik und Forschung gewährleistet werden. Es ist darauf zu achten, dass den neuen Mitarbeitern in sinnvollen Abständen eine Rückmeldung über die während der in der Einarbeitung erbrachten Leistungen gegeben wird. Insbesondere hat rechtzeitig vor Ablauf der Probezeit ein Rückmeldungs-Gespräch zu erfolgen. Verantwortlich für die einzelnen Phasen der Einarbeitung sind der Personal- Oberarzt als allgemeiner Ansprechpartner, auf Station der explizit benannte Pate (i.d.r. der erfahrene Kollege auf Station) und in der Ambulanz der zuständige Ambulanz-Senior/ Ambulanz-Leiter. Alle übrigen Kolleginnen und Kollegen und insbesondere der Ärztliche Direktor stehen neuen Mitarbeitern bei Fragen und Problemen zur Verfügung. Im Einzelfall kann der individuelle Einarbeitungsplan von diesem Standard abweichen, bspw. wenn der Einstellungstermin nicht im Rotations-Rhythmus (2. und 4. Quartal) liegt. In diesem Fall wird der neue Mitarbeiter dann sinnvoll in den Standard-Rhythmus eingesteuert. 2. Prozessbeteiligte (Pflege und Verwaltung mit eigenen Prozessen) Personal-Oberarzt (PersOA) = Prozessverantwortlicher Mitarbeiter der Universitäts-Augenklinik (MA) 3. Dokumente 3.a Interne Dokumente Checkliste Allgemeine Einführung Checkliste Aufgaben Pate Rotationsdokumentation Stationsverteilung Gutachten für Facharztprüfung 3.b Externe Dokumente Weiterbildungsordnung Ärztekammer (für Facharztausbildung Augenheilkunde) 4. Bewertungsparameter keine 5. Bemerkungen Geltungsbereich Ärzte X Pflege Verwaltung Freigabe (Ärztlicher Direktor) (Pflegedienstleitung) (Teaml G2) Dateiname Einarbeitung & Rotation 13_06_2016_1.docx Seite 1 von 7
2 Die Checkliste Allgemeine Einführung mit Ausnahme der zentralen Einführungsveranstaltung sollte innerhalb der vorgegebenen Zeit abgearbeitet sein. Der neue Mitarbeiter übergibt sie an PersOA. Der Arbeitsvertrag wird vor Dienstantritt unterschrieben. Einarbeitung & Rotation 13_06_2016_1.docx Seite 2 von 7
3 II. Prozessdarstellung Prozess: Einstellung neuer MA PersOA begrüßt Ordner Einarbeitung ausgefüllte Checkliste zurück an PersOA allgemeine Einführung (erste Arbeitswoche) Checkliste Allgemeine Einführung Rotationsdokumentation (laufend in XLS) Stationsverteilung (¼-jährlich) PersOA Rotationsplanung (Wechsel 2. und 4. Quartal) PersOA/Ass Vorstellung Pate für Einarbeitung Arbeit auf Station Manz (3-6 Monate) Checkliste Aufgaben Pate Bereitschafts- Dienste (nach min. 3 / max. 6 Monate) 1. Visitendienst (Stationsarzt) 2. Vordergrunddienst (Assistent) ASen: Betreuung und Einweisung Ambulanz- Rotation allg. Sprechstunde (6 Monate) einfache OPs - Lid/Laser Prozess: Planung Bereitschafts- Dienst Abschluss Basis-Ausbildung i.d.r. nach 18 Monaten Station Manz (3-6 Monate) oder Axenfeld (6 Mo) einfache OPs - Neuroophtalmologie (3 Monate) - Kinderophtalmologie (3 Monate) - Hornhautbox (3 Monate) Ambulanz - spez. Sprechstunde in Schielrotation mind. 10 gerade Muskeln laufender Wechsel Station/ Ambulanz gem. Rotation auf Station anspruchsvolle Ops einschl. intraokular Abschluss Facharzt- Ausbildung i.d.r. nach 5 Jahren Abschluss Facharzt- Ausbildung Weiterbildungsordnung Gutachten Einarbeitung & Rotation 13_06_2016_1.docx Seite 3 von 7
4 Checkliste Allgemeine Einführung: Formular Aufgabe Ansprechpartner Soll Datum erledigt Allgemeine Führung durchs Haus und Vorstellung des anwesenden Personals, insbesondere Vorstellung des vorgesehenen Arbeitsplatzes Vorstellung in der Morgenandacht - Übergabe Piepser - Einweisung Arbeitssicherheit - Registrierung für Geräteeinweisungen Einkleidung und Zuteilung Spind Zugang Casino und Parken (Chipkarte), Mitarbeiter mit Vertrag sind zentral erfasst Prof. Agostini Ärztlicher Direktor Prof. Reinhard Ltg. Technik Hr. Weisert Hauswirtschaft Fr. Stricker Personalverwaltung Anfertigung eines Fotos für die Mitarbeiterdatei Fotolabor EDV-Einführung, Meona Schulungsinformationen; Zack- Konsil-Programm, Schlüssel, Stempel, Visitenkarte IT-Koordinator Dr. Jedynak / Hr. Brühl Verwaltungsreferent Hr. Büttner Einstieg in die Kodier-Richtlinien Fr. Escher Online-Hygienetest PD Dr. Neß Einweisung Arbeitszeitdokumentation Fr. Dr. Knoche Einweisung Qualitätsmanagement, Vorstellung der wichtigsten Dokumente (Organigramm, Beauftragtenliste, Abläufe Ambulanz und Station, Aufgabenbeschreibungen), Sortierung der Patientenakte Einführung in die Hornhautbank Einführung in das Lehrkonzept der Augenklinik (Seminare, Wahlseminare, U-Kurs, OSCE, Rotation) Zentrale Informationsveranstaltung (Pflicht, wird zweimal im Jahr angeboten) Orientierender Besuch der Laborgruppentreffen und des zentralen Laborseminars QMB Dr. Lang / Dr. Grundel PD Dr. Maier oder aktueller HH-Bank Assistent PD Dr. Maier Verwaltung Personalrat PD Dr. Schlunck 3Mo 3Mo Einarbeitung & Rotation 13_06_2016_1.docx Seite 4 von 7
5 Rückgabe der Checkliste an Prozessverantwortlichen Prof. Agostini 3Mo Einarbeitung & Rotation 13_06_2016_1.docx Seite 5 von 7
6 Checkliste Aufgaben Pate Einführung in die Stationsarbeit: Aufnahme Entlassung Arzt-Schwester-Kommunikation Visite OA/Chef-Visite OP-Vorstellung Dokumentation Einführung in Untersuchungstechniken: Je nach Bedarf Einführung in kleinere Eingriffe: Betäubungsspritze Subkonjunktivale Spritze Ansprechpartner für Probleme (gemeinsam mit PersOA) Fachlich! Persönlich! Einarbeitung & Rotation 13_06_2016_1.docx Seite 6 von 7
7 III. Dokumenteninformation Titel: Einarbeitung DokuID: AUG-VA 0350 Doku-Typ: Verfahrensanweisung (VA) Herausgeber QMB Augenklinik: Dres. Kube & Staubach : Stichwörter: Einarbeitung, Pate, Checkliste Version Gültigkeitsdatum Beschreibung der Änderung (Anlass und Umfang) Autor V Ersterstellung Dr. Agostini V Ergänzung der Checkliste um Dr. Agostini Einführung QM V Ergänzung Checkliste um Dr. Agostini Handzeichenliste und Arbeitssicherheit V Ergänzung Checkliste um PD Dr. Agostini Einweisung Hornhautbank, Dr. Potsch als QMB; Entfernung der Anweisung Arbeitsvertrag, entsprechende Änderung unter 5. Bemerkungen. V Checkliste aktualisiert PD Dr. Agostini V Checkliste aktualisiert PD Dr. Agostini V Checkliste um Lehre ergänzt Prof. Agostini V Änderung Personal und Prof. Agostini Ablaufsplanung V Ergänzung Checklist Einführung Prof. Agostini V Aktualisierung der Checkliste Prof. Agostini V Einbeziehung von Forschung, Prof. Agostini Änderung der Soll-Daten V Ergänzung Checkliste Einführung Prof. Agostini Einarbeitung & Rotation 13_06_2016_1.docx Seite 7 von 7
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