HILTES4000 / HILTES BASIC Die umfassende Softwarelösung. Bereit für Ihr tägliches Business.

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1 Die 5 wichtigsten Schritte am Tag. Und die Warenwirtschaft stimmt! HILTES4000 / HILTES BASIC Die umfassende Softwarelösung. Bereit für Ihr tägliches Business.

2 Die täglichen Hausaufgaben in HILTES 4000 und HILTES BASIC: Die nachfolgend aufgeführten Schritte stellen einen Vorschlag zur chronologischen Abfolge der 5 wichtigsten Schritte innerhalb der Warenwirtschaft dar, die täglich durchlaufen werden sollten um einen reibungslosen und fehlerfreien Betrieb der Warenwirtschat HILTES 4000 oder HILTES BASIC zu gewährleisten. Die meisten Fragen und Unstimmigkeiten im Umfeld einer Warenwirtschaft treten dann auf, wenn Daten überhaupt nicht oder lückenhaft verbucht wurden. Dieses Handbuch soll unsere Anwender unterstützen die grundlegenden Vorgänge schnell und verständlich abwickeln zu können. Bei einer täglichen Abarbeitung der Vorgänge entsteht in der Regel kein großer Zeitaufwand und diese ca. 15 Minuten am Tag sollte es einem Wert sein um betriebswirtschaftlich saubere und stimmige Statistiken zu bekommen. Ganz nach dem Mini Maxi Prinzip Mit so wenig Aufwand wie nötig, den größten Nutzen zu erzielen. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 2 von 44

3 Inhaltsverzeichnis: 1. Kontrolle Kassenübertragung Hin- und Rückweg Seite: 04 Die Kontrolle der Datenübertragung ist sehr wichtig um zum einen die aktuellen Umsätze in der Warenwirtschaft auswerten zu können und zum anderen um sicherzustellen, dass an der Kasse alle notwendigen Artikelinformationen (Identnummern und EAN-Nummern) bekannt sind um einen fehlerfreien Kassiervorgang zu ermöglichen. Jede nicht vorhandene Identnummer oder EAN-Nummer an der Kasse, zieht zwangsläufig einen Folgefehler mit sich der später nachbearbeitet werden muss. 2. Kontrolle EDI-Empfang Seite: 09 Jeder Anwender der heute einen Großteil seines Sortiments auf Basis von EDI-Nachrichten der Hersteller abwickelt, muss kontrollieren ob diese Nachrichten auch sauber empfangen wurden, oder ob irgendwelche Nachrichten im -Eingang hängen geblieben sind. Nicht empfangene Nachrichten bzw. nicht verbuchte Nachrichten führen zwangsläufig zu Kassenfehlern die mühsam nachvollzogen werden müssen und zu einem Mehraufwand führen. 3. Kontrolle EDI-Verbuchung Seite: 25 Der Empfang der Nachrichten ist das eine, das andere ist das endgültige verbuchen der Nachrichten. Ein nicht gebuchter Wareneingang führt logischer Weise zu Kassenfehlern. Eine Kontrolle ist somit unumgänglich. 4. Kassenfehlerkorrektur Seite: 31 Ist die Kontrolle der Datenübertragung und der EDI-Verarbeitung erfolgt, steht als nächstes die Korrektur evt. aufgetretener Kassenfehler an. Es gibt kein Unternehmen bei dem es nicht zu Kassenfehlern kommt. Aber alle diese Schritte führen dazu diese zu minimieren und in einem überschaubaren Zeitfenster abarbeiten zu können. 5. Kontrolle EDI-Versand Seite: 39 Sind alle Kassenfehler korrigiert sollte abschließend noch eine Kontrolle des EDI-Versand s erfolgen. Die EDI fähigen Lieferanten möchten SLSRPTs haben und reagieren sehr unterschiedlich darauf sollte dieser einmal über einen längeren Zeitraum nicht verschickt werden. Ebenso spielt dieser EDI-Bericht eine große Rolle bei vertikalen Lieferanten beim Thema NOS-Ware und stellt sicher, das Leer-Verkäufe vermieden werden, das kann also nur im Sinne unserer Anwender sein, da damit ja auch automatisch der Umsatz und somit auch der Gewinn gesteigert wird. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 3 von 44

4 1. Kontrolle Kassenübertragung Hin- und Rückweg Die einfachste und schnellste Möglichkeit um zu kontrollieren ob alle Verkaufsdaten der Kassen verbucht wurden ist die Kassenfehlerkorrektur. Dieses Programm ist über den Menüpunkt Kasse/Verkauf zu finden Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 4 von 44

5 Nun öffnet sich die Kassenfehlerkorrektur Über die zwei markierten Datums-Felder kann wenn gewünscht eine Eingrenzung stattfinden. Diese beiden Felder bestätigt man mit Enter und erhält dann im oberen Fensterbereich die übertragenen Kassendaten. Pro Tag, wird pro Filiale und Kassenstelle eine Zeile dargestellt. Wurde also eine Kasse nicht übertragen, ist dies in dieser Übersicht sofort ersichtlich. Sind alle Filialen übertragen und verbucht, ist damit die erste Kontrolle des Tages schon erledigt. Bis auf die Kassenfehler stehen somit alle Bewegungsdaten die aus den Kassen gemeldet wurden in den Auswertungen zur Verfügung. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 5 von 44

6 An der WinCash 4.5 Kasse, kann ebenfalls geprüft werden, ob die Daten aus dem Warenwirtschaftssystem ordnungsgemäß übermittelt wurden. Hierfür gibt es an den Kassen zwei Möglichkeiten. Über eine Parametereinstellung kann die Kasse so eingestellt werden, dass nach einem erfolgten Import, automatisch ein Importprotokoll über den Bondrucker gedruckt wird. Ist dieser Parameter also gesetzt, sieht ein Bediener sofort wenn er an die Kasse kommt, ob die Kasse importiert hat oder nicht. Ist dieser Parameter nicht gesetzt, gibt es einen Programmaufruf über den man die letzten Übertragungen kontrollieren kann. Hierzu wählt man auf dem Kassenbildschirm den Button Hauptmenü 1. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 6 von 44

7 als nächstes den Punkt Datenaustausch 2. und als 3. und letzten Punkt dann die Funktion Importstatistik Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 7 von 44

8 Nun werden in dieser Statistik die letzten 3 Importvorgänge angezeigt - jeweils mit Datum, Uhrzeit und der Information, ob es sich um eine Gesamtübergabe oder Teilübergabe gehandelt hat. Wenn also in dieser Statistik alles auf dem Laufenden ist, läuft der Übertragungsweg zu der oder den Kassen reibungslos und es ist weitestgehend sichergestellt, dass im täglichen Kassierbetrieb keine unbekannten Etiketten auftreten. Dabei ist jedoch zu beachten, dass eine Kasse die nicht permanent also ONLINE an die Warenwirtschaft angebunden ist, natürlich keine neuen Teile erkennen kann die noch nicht an die Kasse übertragen wurden. Unbekannte Etiketten können zwar trotz allem an der Kasse kassiert werden, jedoch möchte das Programm dann wissen um welche Warengruppe es sich handelt und welchen Verkaufspreis das Teil hat. Mit den Funktionen die in diesem 1. Punkt beschrieben wurden, ist der Anwender nun in der Lage zu kontrollieren ob der Hin- und Rückweg zwischen der Kasse und der Warenwirtschaft störungsfrei läuft und damit ist mit wenig Aufwand sichergestellt, dass in den Statistiken der Warenwirtschaft die korrekten Zahlen dargestellt werden. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 8 von 44

9 2. Kontrolle EDI-Empfang Dieser Kontrollpunkt ist natürlich nur notwendig, wenn mit der EDI-Verarbeitung gearbeitet wird. Sobald also Daten in elektronischer Form mit dem Lieferanten ausgetauscht werden, muss kontrolliert werden ob in diesem Zusammenhang alles störungsfrei gelaufen ist, oder ob es hier zu Problemen gekommen ist. Bei den EDI-Nachrichten die empfangen werden, handelt es sich um die PRICAT-Daten, die ORDRSP-Daten und die DESADV-Daten. Wichtig für einen störungsfreien Betrieb sind die beiden Nachrichtenarten PRICAT und DESADV. In den PRICAT Nachrichten der Hersteller, werden die EAN-Nummern und die dazugehörigen Preisinformationen übermittelt. Diese Nachricht stellt also sicher, dass die Kasse beim einscannen einer EAN-Nummer weiß um welches Teil es sich handelt und welcher Verkaufspreis auf dem Etikett steht. In den DESADV Nachrichten der Hersteller, werden die Lieferschein Informationen übermittelt, also welche Ware wurde entsprechen im Geschäft angeliefert. Ein Lieferschein kann natürlich nur dann verbucht werden, wenn zuvor der PRICAT (die Artikeldaten) eingebucht wurden. Die ORDRSP-Daten beziehen sich auf Bestellbestätigungen. Diese sind zwar nicht lebensnotwendig, werden jedoch zu einer vernünftigen Limitplanung bzw. Liquiditätsplanung dringend benötigt. Es ist also aus betriebswirtschaftlicher Sicht, dringend zu empfehlen mit dieser Nachrichten-Art zu arbeiten und diese auch entsprechend in die Warenwirtschaft einzubuchen. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 9 von 44

10 Aber kommen wir zurück auf die Kontrolle ob sämtliche Daten verbucht wurden oder nicht. Hierzu wählt man in der Warenwirtschaft den Bereich EDIFACT an. 1. Im nächsten Menü wie unter 2. dargestellt, wählt man dann den Punkt Nachrichten empfangen an Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 10 von 44

11 Folgendes Programmfenster öffnet sich: 1. Im besten Fall werden in diesem Programmfenster keine EDI-Nachrichten dargestellt. Dann wurden alle EDI-Nachrichten in die Warenwirtschaft importiert und alles ist ok. Ist dies der Fall, ist man mit der Kontrolle bereits fertig und kann das Programm verlassen. Wenn aber (wie im obigen Beispiel) Nachrichten zu sehen sind, ist in der Regel folgendes passiert 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 11 von 44

12 Fallbeispiel 1 = siehe Beispiel 1. = Absender-GLN-Nummer unbekannt Diese Nachricht konnte nicht verbucht werden, da die GLN-Nummer unbekannt ist. Die GLN-Nummer muss im Lieferantenstamm hinterlegt sein, damit eine EDI-Nachricht verarbeitet werden kann. Wenn die Nachricht hier nicht verarbeitet werden konnte, liegt es also daran, dass die Warenwirtschaft nicht weiß, um welchen Lieferanten es sich handelt. Hier muss der Anwender den Lieferantenstamm nachpflegen. Dazu geht man in die Stammdaten -> Lieferanten -> in den Reiter EDIFACT I 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 12 von 44

13 Fallbeispiel 2 automatische Verbuchung nicht eingestellt: 2. Die Nachricht, die oben mit der 2 markiert ist, kann zwar verbucht werden (Lieferant ist bekannt - siehe grüner Haken), ist aber trotzdem nicht automatisch verbucht worden. Die Ursache dafür liegt entweder im Lieferantenstamm oder im INFAS-Cockpit. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 13 von 44

14 Erklärung: Damit eine automatische Verbuchung der EDI-Nachrichten erfolgen kann, müssen vier Voraussetzungen gegeben sein: 1.) Im Lieferantenstamm muss die Absender-GLN-hinterlegt sein. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 14 von 44

15 2.) Im Lieferantenstamm muss bei dem entsprechenden Lieferanten die automatische Verbuchung aktiviert sein. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 15 von 44

16 3.) Im INFAS-Cockpit wurde ein entsprechender Job (INFASSERVICE-Befehl) angelegt, der die Auto-Verbuchung startet. 4.) Der INFAS-Job muss aktiv sein und laufen. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 16 von 44

17 In der Regel werden die Jobs (Punkte 3+4) im Rahmen der Grundinstallation des Systems von HILTES mit erledigt. Der Anwender kann dann über den Lieferantenstamm bestimmen, ob bzw. bei welchem Lieferanten die EDI-Nachrichten automatisch empfangen und verbucht werden sollen. Wenn die Nachricht stehen geblieben ist, sind die Voraussetzungen 1-4 zu prüfen. Nur wenn alle 4 Punkte gegeben sind, kann die automatische Verbuchung erfolgen. Sollten die Punkte 3 und 4 unklar sein, bitten wir Sie, sich bei der HILTES (Hotline) zu melden. Anmerkung: Unter Umständen kann es gewollt sein, dass EDI-Nachrichten nicht automatisch verbucht werden! Wenn es sich z.b. um einen DESADV (elektronischen Lieferschein) eines Lieferanten handelt, der nicht immer sauber liefert, macht es durchaus Sinn, den Wareneingang händisch zu buchen und dabei den tatsächlichen/physischen Wareneingang gegen zu kontrollieren. Dass hier eine Nachricht stehen geblieben ist, ist also nicht immer ein Fehler, sondern vielleicht von Ihnen / Ihrer Geschäftsleitung so auch gewollt. Dies wäre dann bei Ihnen intern zu erfragen / zu klären. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 17 von 44

18 Aber zurück zum EDI-Empfang was muss jetzt getan werden um die Nachrichten zu verbuchen? Die Bedienung dieses Programms ist sehr einfach. Möchte man eine EDI-Nachricht die mit einem grünen Haken versehen ist (also verbuchbar ist) einbuchen, so muss diese Nachricht lediglich mit der Maus markiert werden und das Diskettensymbol wie oben mit dem Punkt 1 dargestellt anwählen. Danach verschwindet die EDI-Nachricht aus dieser Anzeige. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 18 von 44

19 Möchte man nachschauen ob die Lieferanten neue Nachrichten geschickt haben, kann dies über einen Automatismus in regelmäßigen Abständen durch die Warenwirtschaft erfolgen oder über die beiden Funktion die oben unter 2. und 3. dargestellt sind erledigt werden. Dabei ist der Punkt 2 für eine Anbindung über die Telebox 400 (Mailboxsystem der Telekom) gedacht und der Punkt 3 für die Anbindung per . Aktuell ist die Anbindung per die am häufigsten vorkommende Variante, da der -Empfang einfach im Handling ist und keine weiteren Zusatzkosten produziert. Beim Klick auf einen dieser Buttons, wird also eine Verbindung zum Telebox Konto oder Konto aufgebaut und nachgeschaut ob neue Nachrichten der Lieferanten vorliegen und wenn ja, werden diese automatisch abgeholt und in die Übersicht der nicht importierten EDI-Nachrichten eingetragen. Abschließend zur Kontrolle des EDI-Empfangs muss ein Anwender noch prüfen ob die PRICAT-Daten alle verbucht wurden. Auch wenn die Warenwirtschaft auf Automatikbetrieb geschalten ist, kann es passieren, dass ein neuer PRICAT eines Herstellers nicht automatisch verbucht wird. Warum ist das so? Ein Hersteller kann z.b. neue Warengruppen in sein Sortiment aufnehmen. Zu diesen neuen Warengruppen kennt die Warenwirtschaft entsprechend noch kein Gegenstück, also die Warengruppe die der Anwender angelegt hat. Ein Hersteller verwendet eine EAN-Nummer neu und in der Warenwirtschaft ist diese EAN-Nummer bereits bebucht, z.b. ist die EAN-Nummer aktuell in der Warenwirtschaft eine Bluse in der Größe 38 und nun sendet der Hersteller diese EAN-Nummer jedoch als T-Shirt in der Größe 36. Dieser Fall tritt in der Regel nur bei Artikeln auf die älter als 3 Jahre sind. Die Warenwirtschaft verbucht dann nicht automatisch, sondern möchte vom Anwender wissen was mit den Alt-Teilen passieren soll. Tritt dieser Fall ein, ist es am sinnvollsten mit der HILTES Hotline Kontakt aufzunehmen um die möglichen Verbuchungsschritte zu besprechen. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 19 von 44

20 Ein Hersteller kann wie oben beschrieben, neben den neuen Warengruppen auch neue Größen in einem PRICAT mitliefern die bis dato noch nicht geliefert wurden und somit kennt die Warenwirtschaft hierfür auch kein Gegenstück, also das Mapping muss ergänzt werden. Das waren mal die gängigen und am häufigsten auftretenden Fehler die zu einer Unterbrechung eines Automatismus führen können und nun kommen wir zum Vorgang der Kontrolle. Die Kontrolle findet wieder im Menüpunkt EDIFACT statt und zwar über die Funktion PRICAT buchen. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 20 von 44

21 Sind keine Fehler aufgetreten, wird dieses Programm mit einer Meldung gleich wieder beendet und man ist mit der Kontrolle fertig. Wird in diesem Programm wie oben dargestellt, ein Hersteller angezeigt, ist irgendetwas im Mapping nicht zugeordnet oder der Hersteller ist auf ein manuelles verbuchen der EDI-Nachrichten eingestellt. Um nun diesen PRICAT des Herstellers verbuchen zu können, klickt man diesen mit der linken Maustaste an und klickt unten auf den Button Weiter. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 21 von 44

22 Im ersten Schritt werden die Grundparameter der PRICAT-Übernahme angezeigt. Diese sollte man nicht verändern und lediglich mit dem Button Weiter überspringen. Änderungen an diesen Parametern sollte man nur vornehmen wenn es sich um einen komplett neuen Hersteller handelt mit dem man EDI betreiben möchte oder wenn die Bearbeitungsform der Artikeldaten dieses Herstellers generell verändert werden soll. Wir empfehlen vor einer Veränderung die Rücksprache mit der Hotline zu suchen um eventuelle Fehlbuchungen zu vermeiden. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 22 von 44

23 In diesem Beispiel ist nun sehr gut zu erkennen, dass der Hersteller in seinem PRICAT Warengruppen liefert die noch keinem Gegenstück in der Warenwirtschaft zugewiesen wurden. Es muss also eine Vervollständigung des Mappings erfolgen und jeweils über den Button Weiter kommt man zum nächsten Mapping Bildschirm. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 23 von 44

24 Was könnte also nach diesen Warengruppen noch kommen? Die Größen Die Formen (Längen bei Jeans oder die Cup s bei der Wäsche) Die Farben (nur wenn man die Lieferantenfarbe auf die Eigene-Farbe mappen möchte) Die Labels (nur wenn man mit dem Merkmal Label arbeiten möchte) Wenn keine Lücken im Mapping mehr vorhanden sind, wird der entsprechende PRICAT ins System eingebucht und die Kontrolle dieses Punkts ist damit abgeschlossen. Im Programm PRICAT buchen darf also nichts drin stehen bleiben, da es ansonsten zu Folgefehlern im Wareneingang, in der Ordererfassung und im Kassierbereich kommt. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 24 von 44

25 3. Kontrolle EDI-Verbuchung Der Empfang der EDIFACT Nachrichten und das verbuchen der PRICAT s ist die eine Seite der Medaille, die andere Seite ist das kontrollieren der ORDRSP Daten und DESADV Daten. Grundsätzlich kann man auch hier die Warenwirtschaft auf einen Automatismus stellen, so dass alle Bewegungsdaten, also Orderbestätigung und Lieferscheine automatisch und ohne Zutun eines Anwenders in der Warenwirtschaft verbucht werden. Dabei muss aber der Anwender pro Lieferant abwiegen ob ein Automatismus Sinn macht oder nicht. Als Stichwort kann man hier nur die Liefergenauigkeit des Lieferanten nennen. Liefert er das was auf dem Lieferschein steht auch tatsächlich an Ware. Wenn dem oftmals nicht so ist, ist es empfehlenswert den Wareneingang nicht automatisiert ins System laufen zu lassen, sondern über das Wareneingangsprogramm nochmals zu kontrollieren und dann endgültig zu verbuchen. Wenn nun aber ein Automatismus aktiv ist, muss trotzdem kontrolliert werden ob die Wareneingänge sauber verbucht wurden oder ob Lieferscheine hängen geblieben sind. Warum kann das passieren? Ein Hersteller liefert einen DESADV in dem eine EAN-Nummer enthalten ist, die bis dato noch nicht über einen PRICAT eingebucht wurde. Das ist der absolute Klassiker! Oder ein Hersteller liefert (aus welchem Grund auch immer), einen Lieferschein ein zweites Mal. Das kontrolliert die Warenwirtschaft und verbucht diesen Lieferschein daher nicht doppelt und vermeidet somit Fehler. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 25 von 44

26 Und nun zur Durchführung der Kontrolle. Hierzu startet man die bekannte Wareneingangs- oder Ordererfassung. Wir nehmen hier mal das Beispiel Wareneingang Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 26 von 44

27 Im Wareneingang gibt man zunächst die Saison ein in der man sich befindet und bestätigt mit Enter und steht somit im Feld Lieferant. Um nun zu kontrollieren ob irgendwelche Lieferscheine nicht verbucht wurden, klickt man auf die oben dargestellte Weltkugel und entweder es wird eine Meldung ausgegeben, dass keine zu verbuchenden Daten vorhanden sind, dann ist man mit der Kontrolle schon fertig, oder es werden die jeweiligen Lieferscheine dargestellt. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 27 von 44

28 Diese Lieferscheine sind nicht verbucht und demzufolge stimmen die Bestände in den Statistiken nicht und entsprechend kommt es bei einem Abverkauf der Ware über die Kasse zu Folgefehlern, den sogenannten Kassenfehlern. Durch einen Doppelklick auf einen Lieferschein kann dieser verbucht werden. Beim verbuchen dieser Lieferscheine können dann unterschiedliche Meldungen erscheinen. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 28 von 44

29 Dieser Lieferschein hat zwar alle benötigten Informationen und alle EAN-Nummern sind ebenfalls vorhanden, jedoch ist der Liefertermin (Fixtermin) überschritten und somit wird dieser nicht automatisch eingebucht. Im Lieferscheinabschluss wird das dann nochmals mit einem Symbol dargestellt. Hier entscheidet der Anwender nun ob er diesen Lieferschein verbuchen möchte oder nicht. In der Regel wird die Ware ja zunächst ins System gebucht um dann später wenn gewünscht über die Lieferantenretoure wieder ausgebucht. Es könnte auch diese Meldung erscheinen. Hier kann der Lieferschein zwar verbucht werden, jedoch wurden für eine oder mehrere Positionen keine passende Order gefunden werden. In der Regel verbucht man diese Daten. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 29 von 44

30 Und nun der Klassiker. Bei diesem Lieferschein, übermittelt der Hersteller EAN-Nummern die zuvor noch nicht über einen PRICAT eingebucht wurden. Der Anwender muss nun zuerst die PRICAT- Daten anfordern, diese verbuchen und dann den Lieferschein endgültig in der Warenwirtschaft verbuchen. Über den Button Ja können die fehlenden EAN s angezeigt werden. Diese kann man auch ausdrucken (Drucker-Symbol) und dem Hersteller faxen oder mailen. Wenn alle Lieferscheine und natürlich auch Orderbestätigungen über die jeweiligen Programme endgültig verbucht wurden, ist diese Kontrolle erledigt! 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 30 von 44

31 4. Kassenfehlerkorrektur Kommen wir nun zum wichtigsten Punkt der täglichen Kontrollen und zwar zu der Kassenfehlerkorrektur. Warum können diese eigentlich entstehen? Um Kassenfehler korrigieren zu können, muss man zunächst einmal verstehen warum diese zustande kommen. Nur dann kann man richtig darauf reagieren. Gründe: Einer der am häufigsten auftretende Fehler passiert dann, wenn man EAN ausgezeichnete Ware sofort beim Eintreffen in den Verkauf gibt, dort diese Ware dann auch sofort verkauft und in der Warenwirtschaft ist noch gar kein Wareneingang gebucht. Dann lautet also der Verkaufstag z.b. auf den und der Wareneingang würde z.b. am gebucht. Für die Warenwirtschaft war also am noch gar kein Bestand vorhanden und somit kann dieser Umsatz erst einmal nicht verbucht werden. Wie man das behebt kommt später. Ein weiterer Grund für einen Kassenfehler kann z.b. auch sein, dass an einem Stück Ware, dass Etikett abgefallen ist und man dieses lediglich auf die Warengruppe kassiert. Man tippt also an der Kasse die Warengruppe und den Verkaufspreis ein. Damit ist zwar der Umsatz an der Kasse gebucht, die Kasse stimmt also, aber die Warenwirtschaft erwartet ja zu diesem Stück Ware eine Identnummer oder EAN- Nummer. Also landet dieses Teil zunächst einmal in der Kassenfehlerkorrektur. Um diese Fehler besser abarbeiten zu können, sollten Verkäufe die man auf die Warengruppe erfasst, separat auf einem Notiz-Zettel notiert werden und zwar sollte man hier Zusatzinformationen erfassen wie z.b. den Hersteller der Ware, die Größe der Ware, die Farbe und den Lieferantenartikel. Denn nur mit diesen Zusatzinformationen kann man dann in der Kassenfehlerkorrektur die passende Identnummer oder EAN-Nummer finden und diesem Vorgang zuordnen. Die Kassenfehler sollten wenn möglich täglich bearbeitet werden. Diese Fehler sind nämlich in keiner Auswertung aufgeführt. Was natürlich bedeutet, dass wenn man z.b. 200 Euro Kassenfehler hat, die Auswertung um 200 Euro verfälscht wird. Ist man hier also nachlässig in der Bearbeitung, summiert sich das ziemlich schnell. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 31 von 44

32 Folgende Korrekturmöglichkeiten stehen in der Kassenfehlerkorrektur zur Verfügung: Die Bedeutung und die Funktionen die hinter jeder Variante steht, wird im nachfolgenden erklärt. Zunächst jedoch muss man die Kassenfehlerkorrektur starten wie bereits im oberen Bereich dieses Dokuments dargestellt. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 32 von 44

33 Nun klickt man doppelt auf den gewünschten Tag der entsprechende Kassenfehler beinhaltet. Nun bekommt man die einzelnen Fehler dargestellt und im unteren Bereich kommen die GRÜNEN, die BLAUEN und die ROTEN Korrekturhilfen zum Einsatz. Generell kann man sagen, dass die GRÜNEN und die BLAUEN eher unkritisch sind und bei den ROTEN handelt es sich kritischere Funktionen bei denen der Anwender wissen muss welche Auswirkungen eine Verbuchung über diese Hilfen in der Warenwirtschaft hat. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 33 von 44

34 Fangen wir mit den GRÜNEN an: Autom. Umlagerung Identnummer Diese Korrekturhilfe gilt für alle im Fehlerprotokoll enthaltenen Hiltes- Einzelidentnummern. Ist ein Teil mit einer Hiltes-Einzelidentnummer ausgezeichnet und der Bestand liegt in Filiale A, es wird aber in Filiale B verkauft, dann bucht das System bei gesetztem Haken eine automatische Umlagerung von A an B und verkauft dieses Teil anschließend. Diese Korrekturhilfe ist automatisch aktiviert, wenn im Parameterstamm der Parameter: "Mit autom. Umlagerung Verkauf/Kundenumtausch" aktiviert ist. Autom. Wareneingang Umsatzwarengruppe Diese Korrekturhilfe gilt für alle im Fehlerprotokoll enthaltenen Buchungen auf Warengruppe und bei aktivieren der Korrekturhilfe Ausbuchung auf Umsatzwarengruppe. Ist an der Kasse ein Verkauf auf eine Warengruppe gebucht worden und die Position steht mit der Meldung Kein Bestand vorhanden im Kassenfehlerprotokoll, so wird bei gesetztem Haken ein automatischer Wareneingang auf diese Warengruppe (sofern in den WGR-Stammdaten vorhanden) gebucht und das Teil verkauft. Achtung: Der Wareneingangswert erhöht sich (Inventurdifferenz)! Mit Alternativ-Verkäufer im Kundenumtausch Diese Korrekturhilfe gilt für alle im Fehlerprotokoll enthaltenen Kundenumtäusche. Bevor ein Kundenumtausch einwandfrei gebucht werden kann, wird vom System ein passender Verkauf gesucht. Dabei wird auch der Verkäufer beachtet, der das Teil verkauft hat und der das Teil zurückgenommen hat. Bei gesetztem Haken wird der Verkäufer nicht beachtet und der Umtausch auf den von der Kasse gelieferten Verkäufer gebucht. Durch diese Automatik werden die Prämienberechnung und die Verkäuferumsätze ungenauer: Ein Verkäufer erhält eine/n Prämie/Umsatz, die/der ihm nicht zusteht, einem anderen wird eine/r ungerechtfertigt abgezogen. Diese Korrekturhilfe ist automatisch aktiviert, wenn im Parameterstamm der Parameter: "Mit Alternativ-Verkäufer im Kundenumtausch" aktiviert ist. ACHTUNG! Wenn Sie Wert auf eine exakte Prämienberechnung und Verkäuferauswertung legen, dürfen Sie diesen Parameter nicht aktivieren. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 34 von 44

35 Mit freiem Kundenumtausch Diese Korrekturhilfe gilt für alle im Fehlerprotokoll enthaltenen Kundenumtäusche. Bevor ein Kundenumtausch einwandfrei gebucht werden kann, wird vom System ein passender Verkauf gesucht. Dabei wird normalerweise neben dem Verkäufer auch die Filiale, der Verkaufspreis und auch die Kunden-Nummer beachtet. Bei gesetztem Haken wird kein passender Verkauf mehr gesucht. Es wird einfach der Umsatz des Tages um den VK-Betrag vermindert und das Teil wird in den Bestand genommen, damit es anschließend z. B. an den Lieferanten retourniert oder wieder verkauft werden kann. Diese Korrekturhilfe ist automatisch aktiviert, wenn im Parameterstamm der Parameter: "Mit freiem Kundenumtausch" aktiviert ist. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 35 von 44

36 Kommen wir nun zu den BLAUEN: Verkauf trotz Stornierung Diese Korrekturhilfe gilt für alle im Fehlerprotokoll enthaltenen Hiltes- Einzelidentnummern. Wird ein Etikett verkauft, welches den Zustand storniert hat, wird dieses Stornokennzeichen bei gesetztem Haken wieder entfernt (Zustand wird wieder auf Bestand gesetzt) und verkauft. Verkauf mit Alternativ-Etikett (Nachdruck) Diese Korrekturhilfe gilt für alle im Fehlerprotokoll enthaltenen Hiltes- Einzelidentnummern mit der Meldung Wurde bereits verkauft. Ist z. B. durch einen Etiketten-Nachdruck eine Identnummer nochmals verkauft worden, so sucht das System bei gesetztem Haken nach einem Etikett, welches in allen Angaben dem gescannten Artikel entspricht und noch auf Bestand ist. Dies wird dann statt des gescannten Etiketts verkauft. Nachteil: Es kann natürlich vorkommen, dass die Identnummer, die nun genommen wurde, sich auch noch im Laden befindet. Dadurch wird diese dann bei dem Verkauf im Fehlerprotokoll landen. Verkauf mit Korrektur Wareneingangsdatum Sind Teile verkauft worden, deren Wareneingang chronolgisch erst nach dem Verkauf als WE gebucht wurden, so wird bei gesetztem Haken das WE-Datum auf den Tag des Verkaufs zurückdatiert und kann somit verkauft werden. Dieser Parameter greift nur bei Hiltes-Etiketten und bei EAN-Nummern. Verkauf ohne Prämie Ist z. B. eine an der Kasse gebuchte Verkaufsprämie nicht vorhanden, so wird bei gesetztem Haken das Teil ohne Prämie verkauft. Verkauf mit "Alternativ Etikett" aus Inventur (Identnummer) Kann der Verkauf nicht gebucht werden so sucht das System bei gesetztem Haken ein Alternativ-Etikett das durch die Inventur erzeugt wurde, welches in allen Angaben dem gescannten Artikel entspricht und noch auf Bestand ist. Dieses Teil wird dann statt dem gescannten Etikett verkauft. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 36 von 44

37 Und zum Schluss die ROTEN: Ausbuchung auf autom. Wareneingang Fremdartikel Diese Korrekturhilfe gilt für alle im Fehlerprotokoll enthaltenen Fremdartikel. Hat ein Fremdartikel die Meldung Kein Bestand vorhanden, so wird bei gesetztem Haken ein automatischer Wareneingang gebucht und das Teil verkauft. Achtung: Der Wareneingangswert erhöht sich (Inventurdifferenz)! Ausbuchung auf autom. Wareneingang EAN Diese Korrekturhilfe gilt für alle im Fehlerprotokoll enthaltenen EAN - Artikel. Hat ein EAN - Artikel die Meldung Kein Bestand vorhanden, so wird bei gesetztem Haken ein automatischer Wareneingang gebucht und das Teil verkauft. Achtung: Der Wareneingangswert erhöht sich (Inventurdifferenz)! Ausbuchung auf Umsatzwarengruppe Achtung! Diese Korrekturhilfe gilt für alle im Fehlerprotokoll enthaltenen Positionen!! Kann nicht mehr nachvollzogen werden, was an der Kasse gebucht wurde, so wird bei gesetztem Haken der Umsatz mit dem entsprechenden VK-Wert auf die von der Kasse gelieferte Warengruppe (sofern im WGR-Stamm vorhanden) gebucht. Oft muss zusätzlich noch die Korrekturhilfe Autom. Wareneingang Umsatzwarengruppe gesetzt werden. Ausbuchung auf Kassenfehlerausbuchungswarengruppe Achtung! Diese Korrekturhilfe gilt für alle im Fehlerprotokoll enthaltenen Positionen!! Man kann im Warengruppenstamm eine Warengruppe als Ausbuchungswarengruppe definieren. Aktiviert man diesen Parameter, dann werden alle Kassenfehler auf diese eine Warengruppe gebucht Verkauf mit autom. Wareneingang Identnummer Kann kein Verkauf gebucht werden, wird ein autom. Wareneingang und Verkauf mit einer neuen Identnummer gebucht. Verkauf mit autom. Umlagerung Inventurdifferenzfiliale In der Verkaufsfiliale ist kein ausreichender Bestand vorhanden. Ist Bestand in der Inventurdifferenzfiliale vorhanden, wird dieser umlagert und verkauft. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 37 von 44

38 Ausbuchung auf autom. Wareneingang Meterware Ist beim Verkauf von Meterware kein ausreichender Bestand vorhanden, wird automatisch ein Wareneingang und der dazugehörige Verkauf gebucht. Abschließende Bemerkung: Mit all diesen Hilfsmitteln hat ein Anwender sehr flexible Möglichkeiten, die entstandenen Kassenfehler sehr elegant endgültig zu verbuchen, und die Warenwirtschaft bezüglich der betriebswirtschaftlichen Aussagen auf einem sauberen Stand zu halten. HILTES empfiehlt eine tägliche Abarbeitung der Kassenfehler, da es am Folgetag immer noch relativ einfach möglich ist, die entstandenen Fehler nachzuvollziehen und bei den entsprechenden Mitarbeitern nachzufragen was denn da genau war. Wenn man die Fehler über Monate hin vernachlässigt ist eine saubere Verbuchung nahezu unmöglich. Ebenso sollte/müssen vor einer Inventur die noch nicht verbuchten Kassenfehler auf jeden Fall bearbeitet werden um ein sauberes Inventurergebnis zu bekommen. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 38 von 44

39 5. Kontrolle EDI-Versand Die letzte Kontrolle die täglich stattfinden sollte, ist der EDI-Versand. Hat also jeder EDI-Lieferant auch die von ihm gewünschten EDI-Nachrichten (SLSRPT, INVRPT und ORDERS) bekommen. Wird z.b. ein NOS-System auf Basis des SLSRPT s aufgebaut, benötigt der Hersteller täglich seinen SLSRPT um dem Händler die abverkaufte Ware nachzuliefern und somit Nullverkäufe zu verhindern. Die Warenwirtschaft HILTES 4000 und HILTES BASIC stellen hierfür zwei sehr übersichtliche Kontrollfunktionen zur Verfügung. Die erste ist im Lieferantenstamm ersichtlich. Hierzu öffnet man den Lieferantenstamm und ruft den entsprechenden Lieferanten auf. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 39 von 44

40 Auf der Seite EDIFACT-III wird pro Nachricht das letzte Datum der Ausführung dargestellt. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 40 von 44

41 Die zweite Kontrollfunktion findet man über das Menü Reorganisation im - Protokoll. In diesem Programm kann man über die Eingrenzung des Benutzers und des Datums die unterschiedlichen Protokolle aufrufen. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 41 von 44

42 Als Ergebnis bekommt man tagesgenau und lieferantengenau dargestellt, welche EDI- Nachricht an den -Server übergeben wurde. Dabei ist zu beachten, dass die Warenwirtschaft die EDI-Nachricht lediglich an den -Server übergibt. Wenn es hierbei zu keinem Fehler kommt, geht die Warenwirtschaft davon aus, dass die Nachricht dann auch vom -Server versendet wurde. Ob das -Programm / der -Server die Nachrichten auch tatsächlich versendet hat, kann HILTES nicht beeinflussen. Da ein -Server auch keine Rückmeldung an HILTES geben kann, können wir hier im Protokoll dazu also auch keine Auskunft geben. Es besteht also immer noch die Möglichkeit, dass der -Server (der ja nicht im Zugriff der Warenwirtschaft steht) die Nachricht nicht versendet hat. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 42 von 44

43 Schlusswort: Diese 5 einfachen Schritte sind kein Hexenwerk. Mit einem relativ geringen Aufwand halten Sie Ihr System sauber und bilden so die Grundlage für eine exakte und genaue betriebswirtschaftliche Aussage aus den HILTES Warenwirtschaftssystemen. Wir wünschen viel ERFOLG! 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 43 von 44

44 HILTES auch ganz in Ihrer Nähe: Die Nähe zu unseren Kunden ist uns sehr wichtig. Egal ob es um Beratung, Schulung, Support oder vertriebliche Fragen geht deutschlandweit sind über 70 Mitarbeiter gerne für Sie da. 5 Schritte zur stimmigen Warenwirtschaft v1.0 vom Seite 44 von 44