LfL-Betriebsplanungsprogramm für die Landwirtschaftsschulen

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1 Bayerische Landesanstalt für Landwirtschaft Institut für Agrarökonomie Juli 2010 LfL-Betriebsplanungsprogramm für die Landwirtschaftsschulen Anleitung und Programmhinweise Wolfgang Wintzer, Bayerische Landesanstalt für Landwirtschaft, Institut für Ländliche Strukturentwicklung, Betriebswirtschaft und Agrarinformatik (Institut für Agrarökonomie) Menzinger Straße 54, München, Telefon: 089/ , Telefax: 089/

2 Vorbemerkung Das Planungsprogramm auf Excel-Basis wurde auf der Grundlage der Excel- Arbeitsblätter von Herrn LLD Wenisch (AELF Tirschenreuth) entwickelt. Die Ideen vieler Kolleginnen und Kollegen, die ihrerseits die Arbeitsblätter von Herrn Wenisch weiterentwickelt hatten, sowie Wünsche und Vorschläge der Kolleginnen und Kollegen, die im Winter 2009/2010 mit der ersten Version des Programms gearbeitet haben, flossen in die Weiterentwicklung ein. Das Planungsprogramm ist ausschließlich für die Ausbildung an der Landwirtschaftsschule konzipiert. In der Beratung könnte es eingesetzt werden, wobei der ÖKONOM hier sicher das bessere Werkzeug ist. In der Förderung hingegen darf das Programm nicht eingesetzt werden! Ziel des Planungsprogramms ist es, den Studierenden die Zusammenhänge in der Betriebsplanung beizubringen. Mit Hilfe des Excel-Programms sind die Formeln leicht nachvollziehbar. Es wurde bewusst auf die Hinterlegung von Daten verzichtet, da die Studierenden auch lernen sollen, ihre Daten aus allgemein zugänglichen Quellen herauszusuchen und zu nutzen. Das jetzt vorliegende Programm wird sicherlich noch nicht alle Wünsche der Nutzer befriedigen. Insbesondere die Sammlung der Deckungsbeitragsformulare ist noch nicht vollständig. Deshalb sind alle Nutzer aufgerufen, weiterhin Vorschläge zur Verbesserung einzubringen. Insbesondere Vorschläge zu Deckungsbeitragsformularen für noch fehlende Verfahren sind erwünscht. 1. Grundsätzliches Im Programm finden sich hellgrün, hellbraun und hellgelb unterlegte Zellen. In den hellgrünen und hellbraunen Feldern können Werte eingetragen werden. Bei den hellbraunen Zellen sind bereits Werte oder Formeln vorbelegt, die sich überschreiben lassen. In den gelben Zellen finden Berechnungen statt. Diese Zellen sind geschützt und lassen sich nicht überschreiben. Vom Arbeitsablauf her wird zuerst der bestehende Betrieb kalkuliert (Ist-Betrieb). Wenn die Kalkulation des Ist-Betriebes fertig gestellt ist, wird eine Kopie der Excel- Datei angefertigt (neuer Dateiname!). Diese Kopie ist der Ausgangspunkt einer Ziellösung. Jetzt ist bei allen Angaben zu überprüfen, inwieweit diese auch für die Ziellösung relevant sind. 2. Installation, Programmstart, Speichern Im Amts- und Schulnetzwerk kann über die Funktion INSTALLATION VON PROGRAMMEN, Kategorie Betriebswirtschaft eine Verknüpfung zum Betriebsplanungsprogramm auf dem Desktop eingerichtet werden. Über diese Schaltfläche wird die Originalfassung des Programms gestartet. Da das Programm nichts anderes als eine umfangreiche Excel-Anwendung ist, kann es auch einfach wie jede andere Excel-Datei geöffnet werden. Beim Öffnen wird nachgefragt, ob die Datei mit Schreibschutz geöffnet werden soll. Wird die Nachfrage mit Ja beantwortet, lassen sich Änderungen nur speichern, wenn ein neuer Dateiname vergeben wird. Nachfrage Schreibschutz ausschalten: Office-Schaltfläche Speichern unter Extras Allgemeine Optionen: Häkchen bei Schreibschutz empfehlen entfernen. 2

3 Das Programm funktioniert mit jedem Dateinamen. Eine Kopie kann in jedem beliebigen Verzeichnis gespeichert werden. Programm abspeichern Beim Start des Planungsprogramms über die Desktop-Verknüpfung (und nur dann) erscheint zu Beginn ein deutlicher Hinweis, dass das Programm unter neuem Namen in einem persönlichen Verzeichnis abzuspeichern ist. Dies ist notwendig, da die Ursprungsdatei, die über die Desktop-Verknüpfung gestartet wird, schreibgeschützt ist und nicht verändert werden darf. Zu welchem Zeitpunkt das Abspeichern durchgeführt wird ist grundsätzlich egal. Die Studierenden sollten aber zur Sicherheit gleich zu Beginn der Arbeit ein erstes Mal speichern. Wichtige Hinweise: Über die Office-Schaltfläche gelangt man zum Befehl SPEICHERN UNTER (siehe Abb. 1). Hier ist das Format EXCEL- Arbeitsmappe mit Makros zu wählen (Dateiendung XLSM). Abb. 1: Formatoptionen bei Speichern unter Wird ein anderes, falsches Format gewählt, erscheint im Verlauf des Speicherprozesses eine Warnmeldung (siehe Abb. 2). Diese Warnmeldung ist unbedingt mit NEIN zu beantworten. Ansonsten werden die vorhandenen Excel-Makros aus der Arbeitsmappe gelöscht. Es gibt dann keine Möglichkeit mehr, diesen Schritt rückgängig zu machen. Abb. 2: Warnmeldung beim Speichern unter falschem Format Alle Arbeitsblätter sind geschützt. Das Passwort zum Aufheben des Arbeitsblattschutzes lautet planungpw. Mit dem gleichen Kennwort sind auch die Makros geschützt. Der Schreibschutz der Tabellenblätter lässt sich auch über die Tastenkombination STRG+U ausschalten (unprotect) und mit der Tastenkombination STRG+P einschalten (protect) Verwenden des Planungsprogramms mit älteren Excel-Versionen. Das Programm wurde in Excel 2007 programmiert. Es ist nicht mehr möglich, eine Programmkopie im Excel Format zu speichern. Die enthaltenen mehrfach geschachtelten Funktionen und Formeln können von älteren Excel-Versionen nicht aufgelöst werden. Auch das Update der alten Excel Version mit dem Compatibility Pack für die Dateiformate von Word, Excel und PowerPoint 2007 (offizielles Update von Microsoft) hilft nicht weiter. Wenn die Studierenden das Planungsprogramm auf dem eigenen Rechner nutzen wollen, benötigen sie mindestens Excel Die Home & Student-Version von Office 2010 kostet rund

4 3. Hauptmenü Beim Programmstart öffnet sich immer zuerst das Hauptmenü. 3.1 Grunddaten Im Hauptmenü sind grundlegende Angaben zur kalkulierten Variante und zur Berechnungsweise zu machen. Wichtig ist die Angabe des Kalkulationsjahres (für die Berechnung der Abschreibungen), des Umsatzsteuersystems (für die Berechnung der Abschreibungen von den Brutto- oder Netto-Anschaffungs- und Herstellungskosten) und der Art der Düngung (nach Nährstoffabfuhr = Entzug oder nach tatsächlicher Düngung). Der Kostenansatz für die Reinnährstoffe ist in Absprache mit der Lehrkraft einzutragen. 3.2 Buchführung Die Daten des Buchführungsabschlusses können über die entsprechende Schaltfläche eingelesen werden. Voraussetzung ist, dass der BMELV-Jahresabschluss als CSV-Statistiksatz vorliegt. Auch das Inventarverzeichnis muss als CSV-Datensatz vorliegen, um eingelesen werden zu können. Die Buchführungsdaten werden nicht sofort in die Formblätter übernommen. Hierzu ist in jedem Formblatt eine spezielle Schaltfläche vorhanden. Die Inventardaten werden sofort in die Inventarverzeichnisse geschrieben. Erstellen des CSV-Statistiksatzes und des Inventarverzeichnisses in Hannibal Statistiksatz: Menüpunkt JAHRESABSCHLUSS SONSTIGES STATISTIK-DATENSATZ erstellen. Es ist der Name der Ausgabedatei einzugeben und evtl. der Verzeichnispfad zu wählen. Der Dateiname muss auf.csv enden. Inventarverzeichnis: Menüpunkt DATEI DATENEXPORT INVENTARVERZEICHNIS AUS- GEBEN. Auch hier sind der Verzeichnispfad und der Name der Ausgabedatei (Endung.csv ) zu wählen. Über die Schaltfläche Eingelesene Buchführungs- und Inventardaten löschen können im Programm die im Hintergrund gespeicherten Buchführungsdaten wieder gelöscht werden. Die In die Formblätter übertragenen Buchführungsdaten bleiben davon unbeeinflusst. Wenn in einem Formblatt die Schaltfläche Werte aus der Buchführung übernehmen angeklickt wird, nachdem die Buchführungsdaten im Hintergrund gelöscht wurden, werden die Angaben in den entsprechenden Zellen gelöscht. Deswegen sollten die Buchführungsdaten nur dann gelöscht werden, wenn ein Betrieb fertig kalkuliert wurde. 4. Formblätter 4.1 Allgemeine Funktionen In vielen Formblättern findet sich eine Schaltfläche Werte aus der Buchführung übernehmen. Über diese Schaltfläche werden Daten direkt aus einem vorher eingelesenen BMELV-Jahresabschluss übernommen. Die übernommenen Daten können jederzeit wieder gelöscht oder überschrieben werden. Ebenfalls findet sich in vielen Formblättern die Schaltfläche Zeile an Cursorposition einfügen. Diese Schaltfläche dient dazu, zusätzliche Zeilen in den Formblättern einzufügen. Hierzu ist eine Zelle in der Zeile anzuklicken, in der rechts neben dem Formblatt eine 1 steht. 4

5 In den Inventarverzeichnissen lassen sich überflüssige Leerzeilen mit der Schaltfläche Zeile an Cursorposition löschen entfernen. 4.2 Formblatt F003 Arbeitswirtschaft Hier sind die AK des landwirtschaftlichen Betriebs zu erfassen. Nichtentlohnte Familien-AK können aus der Buchführung übernommen werden (soweit diese Angaben richtig sind). Die entlohnten AK müssen manuell nachgetragen werden. 4.3 Formblätter F005 und F006 Gebäude und Maschinen In diesen Formblättern müssen die Inventare eingegeben werden bzw. erscheinen beim Import des Inventarverzeichnisses. Überflüssige Zeilen können mit Hilfe des Buttons Zeile an Cursorposition löschen entfernt werden, Fehlende Zeilen lassen sich einfügen. Bei Übernahme der Werte aus dem Inventarverzeichnis der Buchführung werden die Herstellungskosten brutto berechnet, wenn der Betrieb pauschaliert (Angabe in den Grunddaten des Hauptmenüs). Aufgrund der höheren Anschaffungs- und Herstellungskosten erhöht sich dadurch auch die Abschreibung gegenüber der Buchführung. Die Abschreibungssätze aus der Buchführung sind zu überprüfen und ggf. anzupassen. Bei den Gebäuden ist auch noch ein Prozentsatz für den Unterhalt einzutragen. Wenn in einer Ziellösung Änderungen am Inventar vorgesehen sind (Zugang oder Abgang), dann sind diese nicht in den Formblättern F005 und F006 einzutragen, sondern in den Formblättern F010 (Ermittlung des Finanzierungsbedarfs, nur Investitionen) und F014 (Änderung der Festkosten, Abgänge bei Gebäuden und Maschinen) zu erfassen. 4.4 Formblatt F007 (Überbetrieblicher Maschineneinsatz) Hier werden die eigenen Leistungen, die durch Arbeits- und Maschineneinsatz in Fremdbetrieben erbracht werden erfasst. Die variablen Kosten werden als variable Maschinenkosten in das Formblatt F008 übernommen, um den Abgleich mit der Buchführung zu ermöglichen. Der Korrekturfaktor der Maschinenkosten wirkt sich auch auf die variablen Kosten beim überbetrieblichen Maschineneinsatz und den Nettoüberschuss aus. Die Inanspruchnahme überbetrieblicher Leistungen ist im Formblatt F007 nur aufzuführen, wenn diese Leistungen keinem Produktionsverfahren zuzuordnen sind. 4.5 Formblatt F008 Kombination der Produktionsverfahren In F008 müssen die Deckungsbeiträge verknüpft werden. Hierzu wird in Spalte C aus dem jeweiligen Pull-Down-Menü das Kürzel für das Deckungsbeitragsformular ausgewählt. Die Bedeutung der Kürzel geht aus der Übersicht über die DB-Formulare hervor. Der Hyperlink zu jedem Formular ist mit dem Kürzel des Formulars bezeichnet. 5

6 Wenn in Spalte C der Formblatts F008 ein Formular gewählt wurde, erscheinen alle Daten aus dem DB-Formular in der entsprechenden Zeile des Formblatts F008. Es ist nur noch die Angabe zum Umfang des Verfahrens notwendig. Da die Auswahl an vorbereiteten Deckungsbeitragsformularen noch nicht vollständig ist, bestehen zwei Möglichkeiten, eigene DB-Formulare zu nutzen: 1. Verknüpfung mit den Hilfsformularen Die Hilfsformulare dienen dazu, eigene Excel-Tabellenblätter mit dem Planungsprogramm zu verknüpfen. Hierzu reicht es, in jeder für den DB maßgeblichen Zelle des Hilfsformulars ein = einzugeben und dann die korrespondierende Zelle des eigenen (externen) DB-Formulars anzuklicken und die Datenfreigabe zu betätigen. Durch diese Verknüpfung wird erreicht, dass nachträgliche Änderungen im externen DB-Formular automatisch in das Planungsprogramm übernommen werden, wenn beide Excel-Dateien parallel geöffnet sind. Die Hilfsformulare werden wie die anderen Deckungsbeiträge in Formblatt F008 eingebunden. 2. Direkte Eingabe in F008 In den Zeilen des Formblatts F008 sind bestimmte Zellen nicht geschützt (hellbrauner Hintergrund). Hier können Werte direkt eingegeben werden. Die in den Zellen stehenden Formeln werden dabei allerdings gelöscht. Auch die Funktion zur Korrektur der Maschinenkosten funktioniert hierbei nicht mehr völlig richtig (s.u.). Bei nachträglichen Änderungen an einem direkt eingegebenen DB müssen alle Werte des DB überprüft werden. Maschinenkosten anpassen In den Deckungsbeitrags-Formularen werden die variablen Maschinenkosten i.d.r. mit den Verfahrenskosten des KTBL kalkuliert. In der Praxis weichen die tatsächlichen Maschinenkosten jedoch von diesen Kalkulationsdaten ab. Im Ist-Betrieb kann diese Abweichung berechnet werden, indem die Summe der tatsächlichen variablen Maschinenkosten mit den Kostenansätzen der Verfahren verglichen wird. Es ergibt sich ein Korrekturfaktor für die Maschinenkosten, der über die Schaltfläche Faktor in die DB übernehmen in die DB-Formulare eingefügt werden kann. Dadurch werden die Maschinenkosten in allen Deckungsbeiträgen entsprechend dem Faktor verändert. Es kann allerdings auch sein, dass die variablen Maschinenkosten aus der Buchführung außergewöhnlich hoch oder gering waren. Hier wäre es sinnvoll, den aus der Buchführung eingelesenen Wert in Zelle AE38 (Formblatt F008) mit einem Durchschnittswert zu überschreiben. Bei der Kalkulation einer Ziellösung aus einem Ist-Betrieb bleiben die Korrekturfaktoren in den DB-Formularen (auch den nicht verwendeten!) so stehen, wie sie im Ist- Betrieb übertragen wurden. In den Deckungsbeiträgen der Verfahren, die ohne wesentliche Veränderung weitergeführt werden, kann der ursprüngliche Korrekturfaktor stehen bleiben. In neu aufzunehmenden Verfahren ist der Korrekturfaktor im DB- Formular jedoch auf 1 zu setzen (durch Überschreiben des Korrekturfaktors im DB- Formular). 4.6 Formblatt F009 Ausgleichszahlungen und entkoppelte Prämien Im Ist-Betrieb können die staatlichen Zuwendungen aus der Buchführung übernommen werden. Für die Zielplanung sind die neuen Prämien selbst zu errechnen. 6

7 Für die Kalkulation der Betriebsprämie im Ziel kann die Rechenhilfe im Formblatt verwendet werden. Mit ihr lässt sich, ausgehend vom durchschnittlichen Wert eines Zahlungsanspruchs im Ist, der Wert der Zahlungsansprüche und die Betriebsprämie nach Modulation im Ziel errechnen. Es kann im Ziel mit einer vom Ist unterschiedlichen Anzahl von aktivierten Zahlungsansprüchen gerechnet werden. Nicht berücksichtigt werden kann jedoch ein vom durchschnittlichen Wert der Zahlungsansprüche im Ist abweichender Wert zusätzlicher Zahlungsansprüche. Hier ist ggf. nachzukalkulieren. 4.7 Formblatt F010 Ermittlung des Finanzierungsbedarfs Im Ist-Betrieb sind keine Eingaben in F010 zu machen. Für eine Zielplanung werden hier die geplanten Investitionen incl. Vermehrung des Umlaufkapitals eingetragen. Bei den Investitionskosten werden immer Netto-Beträge eingegeben. Im pauschalierenden Betrieb ist die Angabe der Umsatzsteuer noch erforderlich. Der regelbesteuernde Betrieb darf hier keine Angaben machen, da er die Umsatzsteuer ja erstattet bekommt. 4.8 Formblatt F012 Kapitaldienstermittlung Unternehmen Auf diesem Formblatt werden die Schulden des Betriebs und evtl. private Darlehen aufgeführt. In der Zielplanung werden Darlehen für die Finanzierung aus Formblatt F011 automatisch in F012 übertragen. Die Tilgungen werden entweder vom Nennbetrag des Darlehens ausgehend errechnet (Abzahlungsdarlehen) oder vom aktuellen Stand (Annuitätendarlehen). Gesteuert wird dies über die Angabe in der Spalte G Tilgung. Auszuwählen ist eine 1 (Tilgung vom Nennbetrag) oder eine 2 (Tilgung von den Valuta). Beim Annuitätendarlehen ist der Tilgungsprozentsatz veränderlich und von daher für die Zielplanung anzupassen. Sobald ein Eintrag in der Spalte D Valuta Ziel gemacht wird, werden nur noch die Summenpositionen für die Ziellösung ausgewiesen. 4.9 Formblätter F013 - Berechnung der Festkosten und F014 Veränderung der Festkosten In Formblatt F013 werden die Festkosten für den Ist-Betrieb errechnet. Veränderungen der Festkosten in der Zielplanung werden dagegen in Formblatt F014 kalkuliert. Bei den Veränderungen der Festkosten müssen auch Minderungen der Festkosten (z.b. durch Wegfall der Abschreibung der Milchquote oder durch günstigere Versicherungen) berücksichtigt werden Formblatt F016 Privataufwand und private Einkünfte Die Angaben auf diesem Formblatt sind wesentlich für die Liquidität im Unternehmen und von daher mit besonderer Sorgfalt einzutragen. Die bloße Übernahme aus der Buchführung ist zwar ein Anfang, jedoch nicht ausreichend. Das Betriebsleiterwohnhaus wird nicht automatisch mit der Abschreibung bei den Lebenshaltungskosten angesetzt. Ob die AfA überhaupt angesetzt wird hängt von der Lehrkraft ab. 7

8 Beim Wohnhausunterhalt und bei den Zinsen für private Darlehen ist zu prüfen, ob diese Beträge nicht bereits in der Position Lebenshaltung außerhalb der GuV- Rechnung aus der Buchführung enthalten sind. Die Tilgung privater Darlehen wird als private Vermögensbildung angesehen. Sie vermindert die Eigenkapitalbildung II. Wenn die Wohnhaus-AfA in den Lebenshaltungskosten berücksichtigt wird, dann sollten die Tilgungen für private Darlehen um die Wohnhaus-AfA gemindert werden, sonst würde die AfA evtl. doppelt abgezogen (als AfA und in Form der Tilgung für das Baudarlehen). 5. Ausdruck Es wurde versucht, alle Seiten bereits so einzustellen, dass sie ordentlich auf eine oder mehrere Din A4 Seiten zu drucken sind. Je nach Tabellenblatt ist Hoch- oder Querformat eingestellt. Durch die Möglichkeit, zusätzliche Zeilen einzufügen, können sich in einzelnen Tabellenblättern ungewollte Seitenumbrüche ergeben. Um die Druckausgabe insbesondere bei den DB-Formularen zu steuern, sollte vor dem Ausdruck ein möglicher Seitenumbruch mit der Seitenumbruchvorschau überprüft werden. Die Seitenumbruchvorschau wird im Menü Ansicht Umbruchvorschau aktiviert. Die blauen Linien in der Umbruchvorschau markieren die Seitenumbrüche. Diese lassen sich ggf. mit der Maus verschieben. Der Ausdruck aller Formblätter des Ist- oder Zielbetriebs lässt sich über die Schaltflächen im Hauptmenü durchführen. Deckungsbeitragsformulare müssen einzeln ausgedruckt werden. 8