SAP ArchiveLink - Szenarios der Anwendungen (BC- SRV- ARL)

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1 SAP ArchiveLink - Szenarios der Anwendungen (BC- SRV- ARL) HELP.BCSRVARLSC Release 4.6C

2 SAP AG Copyright Copyright 2001 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Software-Produkte können Software- Komponenten auch anderer Software-Hersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, OS/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, OS/390 und OS/400 sind eingetragene Marken der IBM Corporation. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. INFORMIX -OnLine for SAP und Informix Dynamic Server TM sind eingetragene Marken der Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, ABAP, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap.com Logo und mysap.com sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen. 2 April 2001

3 SAP AG Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Empfehlung Hinweis Syntax Tip April

4 SAP AG Inhalt... 8 SAP ArchiveLink - Einführung... 9 SAP ArchiveLink und die Szenarios der Anwendung SAP ArchiveLink: Überblick Customizing Ziel und Zweck dieser Dokumentation SAP ArchiveLink - Ablageszenarios (BC) Ablegen von Listen im Berichtsbaum (BC) Ablegen von Dokumenten des Business Workplace SAP ArchiveLink - Ablageszenarios (CA) Ablegen in der Dokumentenverwaltung (CA-DMS) Digitale Originaldateien (CA-DMS) Originaldatei ablegen (CA-DMS) Neue Version anlegen (CA-DMS) Originaldatei für existierende Version bearbeiten (CA-DMS) Abgelegte Originaldatei anzeigen (CA-DMS) Eingehende Dokumente (CA-DMS) Dokument im Ablagesystem ablegen (CA-DMS) Dokument aus dem Ablagesystem anzeigen (CA-DMS) Abgelegtes Dokument übernehmen (CA-DMS) SAP ArchiveLink und die Datenarchivierung (CA-ARC) Plattformunabhängige Dateinamen setzen (CA-ARC) Dokumentart für Archivdateien einstellen (CA-ARC) Archivdateien automatisch ablegen (CA-ARC)...40 Ablagestatus einer Archivdatei prüfen (CA-ARC)...41 Archivdateien manuell ablegen (CA-ARC) SAP ArchiveLink - Ablageszenarios (FI) Ablegen von Drucklisten (FI)...44 Ablegen eingehender Dokumente (FI) Ablegen ausgehender Dokumente (FI) SAP ArchiveLink - Ablageszenarios (SD) Ablegen eingehender Dokumente (SD) Betriebswirtschaftlicher Hintergrund (SD) Ablegen für spätere Erfassung (SD) Zuordnen und Ablegen (SD) Spätes Ablegen mit Barcode (SD) Ablegen und Erfassen (SD) Ablegen von Dokumenten in der Vertriebsunterstützung (SD-CAS) Ablegen eingehender Dokumente (SD-CAS) Ablegen für spätere Erfassung (SD-CAS) Zuordnen und Ablegen (SD-CAS) Spätes Ablegen mit Barcode (SD-CAS) Ablegen und Erfassen (SD-CAS) April 2001

5 SAP AG Ablegen ausgehender Kontakte (SD-CAS) Ablegen ausgehender Kontakte (SD-CAS) Vorbereitung und Customizing bei eingehenden Dokumenten (SD-CAS) Vorbereitung und Customizing bei ausgehenden Kontakten (SD-CAS) Ablegen ausgehender Vertriebsdokumente (SD) Betriebswirtschaftlicher Hintergrund (SD) Ablegen ausgehender Dokumente (SD) SAP ArchiveLink - Ablageszenarios (MM) Ablegen eingehender Einkaufsdokumente mit Workflow Ablegen eingehender Einkaufsdokumente mit Barcode Ablegen ausgehender Einkaufsdokumente (MM-PUR) Ablegen eingehender Leistungserfassungsblätter (MM-SRV) Ablegen eingehender Lieferscheine (MM-IM) Ablegen von Drucklisten (MM-IM) Ablegen von Inventurzählergebnissen (MM-IM) Ablegen in der Logistik-Rechnungsprüfung (MM-IV) SAP ArchiveLink - Ablageszenarios (QM) Ablegen eingehender Dokumente (QM-QN-NT/NM) Betriebswirtschaftlicher Hintergrund (QM-QN-NT/NM) Ablauf beim Ablegen für spätere Erfassung (QM-QN-NT/NM) Ablauf beim Zuordnen und Ablegen (QM-QN-NT/NM) Ablauf bei der Kombination aus beiden Ablageszenarios (QM-QN-NT/NM) Ablegen eingehender Zeugnisse (QM-CA) Ablegen ausgehender Dokumente (QM-QN-NM) Betriebswirtschaftlicher Hintergrund (QM-QN-NM) Ablegen ausgehender Zeugnisse (QM-CA-CG) SAP ArchiveLink - Ablageszenarios (PM) Ablegen ausgehender Dokumente (PM-WOC-MO) Betriebswirtschaftlicher Hintergrund (PM-WOC-MO) Ablegen eingehender Dokumente (PM-WOC-MO) Betriebswirtschaftlicher Hintergrund (PM-WOC-MO) Ablauf beim Ablegen für spätere Erfassung (PM-WOC-MO) Ablegen eingehender Dokumente (PM-SMA-SC) Betriebswirtschaftlicher Hintergrund (PM-SMA-SC) Ablauf beim Ablegen für spätere Erfassung (PM-SMA-SC) Ablegen ausgehender Dokumente (PM-SMA-SC) Betriebswirtschaftlicher Hintergrund (PM-SMA-SC) Ablegen eingehender Dokumente (PM-WOC-MN) Betriebswirtschaftlicher Hintergrund (PM-WOC-MN) Ablauf beim Ablegen für spätere Erfassung (PM-WOC-MN) Ablegen ausgehender Dokumente (PM-WOC-MN) Betriebswirtschaftlicher Hintergrund (PM-WOC-MN) SAP ArchiveLink - Ablageszenarios (PP) Ablegen von Auftragsprotokollen (PP-PI) Auftragsprotokoll (PP-PI) Ablauf beim Ablegen eines Auftragsprotokolls (PP-PI) Auftragsprotokoll simulieren (PP-PI) April

6 SAP AG Auftragsprotokoll ablegen (PP-PI) Auftragsprotokoll aus Ablagesystem anzeigen (PP-PI) Auftragsprotokoll nach dem Ablegen generieren (PP-PI) Optische Archivierung von Chargenprotokollen (PP-PI) Chargenprotokoll (PP-PI) Festlegen von Umfang und Layout der Archivdokumente Statusverwaltung für Chargenprotokolle (PP-PI) Systemstatus für Chargenprotokolle (PP-PI) Anwenderstatus für Chargenprotokolle (PP-PI) Ablauf beim Archivieren von Chargenprotokollen (PP-PI) Chargenprotokolle generieren (PP-PI) Chargenprotokoll bearbeiten (PP-PI) Anlage erstellen (PP-PI) Abweichungsanalyse ausführen (PP-PI) Anwenderstatus bearbeiten (PP-PI) Kommentar zur Version erfassen (PP-PI) Chargenprotokoll optisch archivieren (PP-PI) Chargenprotokoll genehmigen (PP-PI) Digitale Signatur leisten Signaturstrategie ausführen Signaturprozeß abbrechen Überwachung und Protokollierung von Signaturprozessen Protokoll zur digitalen Signatur auswerten Chargenprotokoll anzeigen und drucken (PP-PI) Chargenprotokolle löschen (PP-PI) SAP ArchiveLink - Ablageszenarios (PA) Ablegen in der Personaladministration (PA-PA) Ablegen für spätere Erfassung (PA-PA) Dokument mit Infotypbezug einem Mitarbeiter zuordnen (PA-PA) Dokument ohne Infotypbezug einem Mitarbeiter zuordnen (PA-PA) Zuordnen und Ablegen mit Barcode (PA-PA) Dokument mit Infotypbezug einem Mitarbeiter zuordnen (PA-PA) Dokument ohne Infotypbezug einem Mitarbeiter zuordnen (PA-PA) Ablegen und Erfassen (PA-PA) Dokument mit Infotypbezug einem Mitarbeiter zuordnen (PA-PA) Dokument ohne Infotypbezug einem Mitarbeiter zuordnen (PA-PA) Alle Dokumente zu einem Infotyp eines Mitarbeiters anzeigen (PA-PA) Alle Dokumente eines Mitarbeiters anzeigen (PA-PA) Ablegen in der Personalbeschaffung (PA-RC) Ablegen für spätere Erfassung (PA-RC) Dokumente einem Bewerber bei der Ersterfassung zuordnen (PA-RC) Dokumente einem Bewerber nach der Ersterfassung zuordnen (PA-RC) Zuordnen und Ablegen (PA-RC) Dokumente einem Bewerber bei der Ersterfassung zuordnen (PA-RC) Dokumente einem internen Bewerber bei der Ersterfassung zuordnen (PA-RC) Dokumente einem externen Bewerber bei der Ersterfassung zuordnen (PA-RC) Dokumente einem Bewerber nach der Ersterfassung zuordnen (PA-RC) April 2001

7 SAP AG Ablegen und Erfassen (PA-RC) Dokumente einem Bewerber bei der Ersterfassung zuordnen (PA-RC) Dokumente einem Bewerber nach der Ersterfassung zuordnen (PA-RC) Dokumente über Bewerberlisten anzeigen (PA-RC) Alle Dokumente zu einem Infotyp eines Bewerbers anzeigen (PA-RC) Alle Dokumente zu einem Bewerber anzeigen (PA-RC) Ablegen im Reisemanagement (PA-TV) Ablegen für spätere Erfassung mit Barcode (PA-TV) Eingehende Dokumente einer Dokumentart zuordnen (PA-TV) Eingehende Dokumente anzeigen (PA-TV) Zuordnen und Ablegen (PA-TV) Eingehende Dokumente anzeigen (PA-TV) Zuordnen und Ablegen mit Barcode (PA-TV) Eingehende Dokumente einer Dokumentart zuordnen (PA-TV) Eingehende Dokumente anzeigen (PA-TV) SAP ArchiveLink - Ablageszenarien (IS-RE) Ablegen ausgehender Dokumente (IS-RE) Ablegen der Korrespondenz zum Mietvertrag Ablegen der Korrespondenz zum Mietangebot Ablegen der Korrespondenz zu den Stammdaten SAP ArchiveLink - Ablageszenarios (PY-DE) Ablegen von Beitragsnachweisen zur Sozialversicherung (PY-DE) Ablegen von Anschreiben an die DEÜV-Empfängerkasse (PY-DE) April

8 SAP AG SAP ArchiveLink - Szenarios der Anwendungen (BC- SRV-ARL) SAP ArchiveLink ist eine von der SAP Basis bereitgestellte anwendungsübergreifende Kommunikationsschnittstelle zwischen dem SAP-System und externen Komponenten. Externe Komponenten können allgemeine Desktopapplikationen und externe Ablagesysteme, z.b. HTTP Content Server, sein. Die Integration von SAP ArchiveLink in die verschiedenen SAP- Anwendungen ermöglicht unterschiedliche Ablageszenarios, die in dieser anwendungsübergreifenden Dokumentation erläutert werden. Diese Dokumentation ist wie folgt aufgebaut: ein Einführungsabschnitt [Seite 10] mit allgemeinen Informationen zur Ablage mit SAP ArchiveLink und zur vorliegenden Dokumentation je ein anwendungsspezifischer Abschnitt pro SAP-Anwendungskomponente (z.b. für FI, SD, HR) mit den jeweiligen Ablageszenarios Informationen zu verwandten Themengebieten finden Sie in folgenden Dokumentationen: SAP ArchiveLink [Extern] SAP Business Workflow [Extern] Archivieren und Löschen von Anwendungsdaten [Extern] 8 April 2001

9 SAP AG SAP ArchiveLink - Einführung SAP ArchiveLink - Einführung In den folgenden Abschnitten erhalten Sie allgemeine Informationen zu dieser Szenarios- Dokumentation. April

10 SAP AG SAP ArchiveLink und die Szenarios der Anwendung SAP ArchiveLink und die Szenarios der Anwendung SAP ArchiveLink ist eine in die Basiskomponente des SAP-Systems integrierte Kommunikationsschnittstelle, mit der die unterschiedlichsten Dokumente auf externe Ablagesysteme ausgelagert werden können. Damit bietet SAP ArchiveLink eine Ergänzung zur vorgefertigten SAP Anwendungssoftware. Eine detaillierte Beschreibung von SAP ArchiveLink finden Sie in Einführung zu SAP ArchiveLink [Extern]. Die R/3-Anwendungskomponenten, z.b. SD, FI, HR und MM, unterstützen das Ablegen mit SAP ArchiveLink durch Bereitstellen verschiedener Anwendungsszenarios. Es werden eingehende Dokumente und ausgehende Dokumente, Drucklisten, Archivdateien, Desktopdateien und Binärdateien unterstützt. Wie die Dokumente im System erfaßt werden und der Verarbeitung und Ablage zugeleitet werden, hängt vom verwendeten Ablageszenario ab. Informationen über die möglichen Ablagestrategien [Extern] erhalten Sie in der Dokumentation SAP ArchiveLink [Extern]. Die vorliegende Dokumentation beschreibt die Ablageszenarios, die in die verschiedenen SAP- Anwendungen integriert sind, z.b. wie im Vertrieb (SD) Dokumente mit Hilfe von SAP ArchiveLink in externen Ablagesystemen abgelegt werden können. Die datenbankbasierte Archivierung im ADK (Archive Development Kit) ist nicht dasselbe wie das Ablegen mit SAP ArchiveLink! Informationen über die Datenarchivierung der ADK-Archivierungstransaktion finden Sie in der Dokumentation Archivieren und Löschen von Anwendungsdaten [Extern]. 10 April 2001

11 SAP AG SAP ArchiveLink: Überblick SAP ArchiveLink: Überblick Motivation Im Zuge des Medienwechsels von Papier/Microfilm zu externen Ablagesystemen, z.b. Archiven, erfährt das Ablegen eine immer größere Bedeutung. Durch rechtliche Vorschriften und/oder interne Normen sind Unternehmen verpflichtet, Dokumente eine bestimmte Zeitlang aufzubewahren und damit abzulegen. Traditionellerweise werden Papierarchive oder Microfiches dazu verwendet, die jedoch mit hohen Kosten verbunden sind, sei es für das Kopieren selbst oder die Räumlichkeiten zur Lagerung. Elektronische Ablagemedien dagegen sind kostensparend und bedeuten einen Schritt in Richtung papierarmes Büro. Das SAP System R/3 unterstützt eine Vielzahl von Geschäftsprozessen, die eine Bearbeitung von Dokumenten in Papierform, aber auch in elektronischer Form, beinhalten. Die Dokumente sind entweder Auslöser für die verschiedensten Bearbeitungsschritte in der Finanzbuchhaltung, dem Vertrieb, der Personalverwaltung und vielen anderen Bereichen, oder sie entstehen als Dokumente von Bearbeitungsprozessen in einem dieser betriebswirtschaftlichen Bereiche. Externe Ablagesysteme und die Schnittstelle SAP ArchiveLink erlauben in Verbindung mit SAP- Anwendungskomponenten einen flexiblen Zugriff über alle im SAP-System möglichen Belegrecherchen und führen damit zu großer Zeitersparnis. Des weiteren stellt eine Kombination des SAP-Systems und SAP ArchiveLink mit elektronischen Ablagesystemen sowohl Mehrfachals auch parallelen und direkten Zugriff vom Arbeitsplatz auf abgelegte Dokumente ohne zeitraubende Recherche bereit, wodurch ein schneller Dokumentzugriff gewährleistet ist. Die folgenden Abschnitte dieser Dokumentation beschreiben die Einbindung von SAP ArchiveLink in die Funktionen der verschiedenen Anwendungskomponenten des SAP-Systems. Konzept SAP ArchiveLink stellt die folgenden Schnittstellen zur Verfügung: Benutzerschnittstelle Anwendungsschnittstelle Diese Schnittstelle besteht aus Funktionsbausteinen, die in die SAP-Anwendungen integriert werden müssen, wenn Funktionalität von SAP ArchiveLink genutzt werden soll. Business Objekte werden mit abgelegten Dokumenten verknüpft. Weiterhin werden Objektmethoden zur Verfügung gestellt, die eine flexible Integration der Ablage mit SAP ArchiveLink in den SAP Business Workflow erlauben. Schnittstelle zwischen SAP und externen Komponenten und allgemeinen Desktopapplikationen. Externe Komponenten sind z.b. HTTP Content Server. Allgemeine Desktopapplikationen sind z.b. MS Word oder MS Excel. Positionierung von SAP ArchiveLink SAP ArchiveLink ermöglicht das Ablegen eingehender Dokumente in das SAP-System das Ablegen von Informationen (z.b. ausgehende Dokumente und Drucklisten) aus dem SAP-System April

12 SAP AG SAP ArchiveLink: Überblick den direkten Zugriff auf die abgelegten Dokumente aus den SAP- Anwendungskomponenten heraus die Integration externer Ablagesysteme mit dem SAP-System Die für SAP ArchiveLink spezifischen Begriffe [Extern] Dokument, technischer Dokumenttyp, Dokumentart, Objekttyp sowie synchrones und asynchrones Ablegen werden in der Dokumentation SAP ArchiveLink erläutert, ebenso das Verwaltungskonzept [Extern], das Ablagesysteme, Verknüpfungen und Verknüpfungstabellen beinhaltet. Technische Grundlagen Die Anknüpfung von Dokumenten an Business Objekte erfolgt über die Erzeugung eines Verknüpfungstabelleneintrags, der einerseits eine eindeutige Identifizierung eines Business Objekts über den Objekttyp und den Objektschlüssel und andererseits den Verweis auf ein abgelegtes Dokument über die ID des externen Ablagesystems und einen eindeutigen Schlüssel für jedes in diesem Ablagesystem abgelegte Dokument enthält. Damit wird in Form einer einfachen 1:n Beziehung in einer Tabelle die Verknüpfung eines Business Objekts mit beliebig vielen Dokumenten geschaffen. In den Tabellen der Anwendungen, in denen die Business Objekte verwaltet sind, ist kein Eintrag notwendig. Wird der Verknüpfungstabelleneintrag zu einem abgelegten Dokument gelöscht, so ist im SAP-System jeder Hinweis auf dieses abgelegte Dokument gelöscht. Diese Technik erlaubt eine sehr flexible Einbindung der Zugriffsmöglichkeit auf abgelegte Dokumente ins SAP-System. Anwendungsschnittstelle Die Schnittstelle zu den SAP-Anwendungskomponenten beinhaltet die folgenden Funktionalitäten: Verknüpfung Business Objekt mit abgelegten Dokumenten Hier ist das Ziel, aus dem Business Objekt heraus abgelegte Dokumente anzuzeigen, bereitzustellen oder abzulegen. Ein Beispiel hierfür ist die Verknüpfung vom FI-Beleg Rechnung mit eingescannten Rechnungen. Verknüpfung von Business Objekten mit abgelegten ausgehenden Dokumenten Hier geht es um das Ablegen von über SAPscript erzeugten SAP-Dokumenten und ihre Verknüpfung mit den zugrunde liegenden Business Objekten. Beispiele hierfür sind ausgehende Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen und Rechnungen. Ablegen von Drucklisten Dieses Ablegen läuft ab wie bei ausgehenden Dokumenten, nur daß statt dessen Drucklisten abgelegt werden. Ab R/3 Release 4.6C geschieht das Ablegen von in der Datenarchivierung (ADK) archivierten Anwendungsobjekten nicht mehr über SAP ArchiveLink sondern über den Content Management Service [Extern] des SAP Knowledge Provider [Extern] (KPro). Integrationsstand Im SAP-System sind viele Anwendungen direkt oder indirekt mit SAP ArchiveLink verknüpft: direkte Verknüpfung 12 April 2001

13 SAP AG FI MM SD... indirekte Verknüpfung SAP ArchiveLink: Überblick über DVS (Dokumentenverwaltungssystem): MM, PP,... Über die zentrale Integration von SAP ArchiveLink in das DVS sind alle Anwendungskomponenten mit Objektverknüpfungen ins DVS mit SAP ArchiveLink verknüpft. über NAST (Nachrichtensteuerung): MM, SD,... Über die Integration von SAP ArchiveLink in die Nachrichtensteuerung erfolgt das Ablegen ausgehender Dokumente über SAPconnect und den Business Workplace: Faxe Eingehende Faxe können ohne vorherigen Ausdruck direkt im Business Workplace verarbeitet, abgelegt und mit Business Objekten verknüpft werden. Generische Objektdienste Zu R/3 Release 4.0A werden für vier Funktionen von SAP ArchiveLink generische Objektdienste über das System-Menü für alle SAP-Anwendungen bereitgestellt. Ausgehend von den in den SAP-Anwendungen implementierten Business Objekten können vier SAP ArchiveLink Funktionen anwendungsübergreifend und -unabhängig ausgeführt werden: Die Trefferliste abgelegter Dokumente kann angezeigt werden Abgelegte Dokumente können nachträglich zu einem Business Objekt zugeordnet werden Dokumente können im Dialog abgelegt werden Zu einem Business Objekt kann ein Barcode angelegt werden Über die Objektdienste ist die Integration dieser Funktionen in alle SAP-Anwendungen gegeben, ohne daß spezielle Funktionsbausteine in die jeweiligen Anwendungen integriert werden müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Objektdienste [Extern]. Voraussetzung für das reibungslose Funktionieren dieser Funktionen ist die Objektorientierung der jeweiligen SAP-Anwendung und die Unterstützung der Verknüpfungsdienste. Weitere Informationen finden Sie unter BC Generische Objektdienste und - verknüpfungen [Extern]. April

14 SAP AG SAP ArchiveLink: Überblick Betriebswirtschaftliche Anwendungen MM In der Einkaufsabwicklung im MM können folgende Dokumente abgelegt werden: ausgehende Einkaufsdokumente Anfragen Bestellungen Lieferpläne Lieferabrufe Kontrakte eingehende Einkaufsdokumente Angebote Auftragsbestätigungen eingehende Rechnungen und Gutschriften eingehende Lieferscheine Drucklisten Weitere Informationen über das Ablegen im MM finden Sie unter SAP ArchiveLink - Ablageszenarios MM [Seite 83]. SD/WS In der Verkaufsabwicklung können z.b. folgende Dokumente abgelegt werden: eingehende Anfragen und Änderungen zur Anfrage ausgehende Angebote eingehende Bestellungen und Bestelländerungen ausgehende Auftragsbestätigungen Weitere Informationen über das Ablegen im SD finden Sie unter SAP ArchiveLink - Ablageszenarios SD [Seite 53]. PA In der Personaladministration und -abrechnung können folgende Dokumente abgelegt werden: eingehende Dokumente zu Personalstammdaten eingehende Dokumente zur Bewerberverwaltung eingehende Dokumente zum Reisemanagement Weitere Informationen über das Ablegen im PA finden Sie unter SAP ArchiveLink - Ablageszenarios PA [Seite 213]. QM Im Qualitätsmanagement können folgende Dokumente abgelegt werden: 14 April 2001

15 SAP AG SAP ArchiveLink: Überblick eingehende Dokumente für Qualitätsmeldungen (z.b. Kundenreklamationen) ausgehende Dokumente für Qualitätsmeldungen (z.b. Reklamationsschreiben an Lieferanten) ausgehende Qualitätszeugnisse Weitere Informationen über das Ablegen im QM finden Sie unter SAP ArchiveLink - Ablageszenarios QM [Seite 102]. DVS und an DVS angeschlossene Anwendungen Im DVS und in Anwendungen, die an das DVS angeschlossen sind (häufig MM und PP) können folgende Dokumente abgelegt werden: eingehende Dokumente im DVS verwaltete Originale (PC-Dateien) Weitere Informationen über das Ablegen im DVS finden Sie unter Ablegen in der Dokumentenverwaltung (CA-DMS) [Seite 24]. April

16 SAP AG Customizing Customizing Das Customizing unterteilt sich in drei Bereiche: Allgemeines Customizing für SAP ArchiveLink Customizing für den SAP Business Workflow Anwendungsspezifisches Customizing für einzelne SAP ArchiveLink-Szenarios Allgemeines Customizing für SAP ArchiveLink Um diese Einstellungen durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor: Benutzen Sie den Einführungsleitfaden (IMG): Basis Basis Services SAP ArchiveLink Weitere Informationen enthält der Abschnitt Customizing [Extern] der Dokumentation SAP ArchiveLink. Customizing für den SAP Business Workflow Für die Ablageszenarios, die den SAP Business Workflow einsetzen, nämlich: Ablegen für spätere Erfassung [Extern] Ablegen für spätere Zuordnung [Extern] Ablegen und Erfassen [Extern] Ablegen und Zuordnen [Extern] müssen Sie Workflow-Customizing vornehmen. Weitere Informationen enthalten der Abschnitt Spezial-Customizing [Extern] der Dokumentation von SAP ArchiveLink sowie der IMG (Basis Basis Services SAP ArchiveLink). Anwendungsspezifisches Customizing In den einzelnen Anwendungsszenarios wird es erforderlich sein, weitere Customizing- Einstellungen vorzunehmen. Dieses anwendungsspezifische Customizing wird in den folgenden Abschnitten dieser Dokumentation für jede SAP-Anwendungskomponente beschrieben. 16 April 2001

17 SAP AG Ziel und Zweck dieser Dokumentation Ziel und Zweck dieser Dokumentation Die vorliegende Dokumentation beschreibt die SAP ArchiveLink-Szenarios die Sie im SAP Standard vorfinden. Für jedes Ablageszenario ist ein Abschnitt vorhanden. Die Beschreibungen sollen Ihnen jeweils den Leistungsumfang im Standard aufzeigen. Jede Beschreibung eines Ablageszenarios ist einer der "großen" Anwendungskomponenten im SAP-System zugeordnet. Derzeit sind Ablageszenarios in den folgenden Anwendungskomponenten beschrieben: BC (Basis) CA (Anwendungsübergreifende Komponenten) FI (Finanzwesen) SD (Vertrieb) MM (Materialwirtschaft) IS-RE (Immobilienmanagement) QM (Qualitätsmanagement) PP (Produktionsplanung und -steuerung) PM (Instandhaltung und Service Management) PA (Personalwirtschaft) PY-DE (Personalabrechnung Deutschland) Inhaltlich sind die einzelnen Ablageszenarios als Funktionsbeschreibungen aufgebaut und enthalten in der Regel die folgenden Abschnitte: Abschnitt Beschreibung Verwendung Betriebswirtschaftlicher Hintergrund (dieser Abschnitt ist teilweise aus der reinen Funktionsbeschreibung ausgelagert). Sie erfahren, welche Anwendungsszenarios durch SAP ArchiveLink unterstützt werden, welche Mitarbeiter involviert sein können und welche Vorteile und Erleichterungen Ihnen der Einsatz von SAP ArchiveLink bietet. Diese Informationen reichen aus, wenn Sie sich einen ersten Überblick über die Möglichkeiten eines Ablageszenarios verschaffen wollen. April

18 SAP AG Ziel und Zweck dieser Dokumentation Voraussetzungen Technische Realisierung Sie lernen die Dokumentarten und die dazugehörigen technischen Dokumenttypen kennen, die die Grundlage des Szenarios bilden. Sie erfahren, welche Objekttypen und Verknüpfungstabellen verwendet werden. Diese Informationen helfen Ihnen insbesondere dann, wenn Sie Erweiterungen und Veränderungen des Szenarios planen. Aktivitäten Vorbereitung und Customizing Sie erfahren, welche anwendungs- oder szenariobezogenen Einstellungen notwendig sind, um das Ablageszenario an die spezifischen Gegebenheiten Ihres Unternehmens anzupassen. Die beschriebenen Einstellungen sind spezifisch für das Szenario und in der Regel ergänzend zu dem Customizing der R/3- Anwendungskomponente durchzuführen. Sie erfahren, wie die technische und betriebswirtschaftliche Anbindung des Szenarios an die R/3-Anwendung geregelt ist und wie die entsprechende Anwendungsfunktionalität aufgerufen wird. Die vorliegende Dokumentation kann und soll die Basis-Dokumentation zu SAP ArchiveLink nicht ersetzen. Die vorliegende Dokumentation soll lediglich einen zentralen Zugriff auf die Dokumentation der Einsatzmöglichkeiten von SAP ArchiveLink in den einzelnen SAP-Anwendungen bereitstellen. Um sich über die Bedienung und den Aufruf von SAP ArchiveLink zu informieren und um die volle Funktionalität bei Erweiterungen und eigenen Entwicklungen auszuschöpfen, lesen Sie in der Dokumentation zu SAP ArchiveLink [Extern]nach. 18 April 2001

19 SAP AG SAP ArchiveLink - Ablageszenarios (BC) SAP ArchiveLink - Ablageszenarios (BC) In den folgenden Abschnitten werden Ablageszenarios in der R/3-Basis (BC) beschrieben: Ablegen von Listen im Berichtsbaum Ablegen von SAPoffice-Dokumenten Informationen zum Ablegen von ABAP-Listen finden Sie unter Ablegen von Listen mit SAP ArchiveLink [Extern]. Siehe auch: Allgemeine Einleitung [Seite 10] zu dieser Szenarios-Dokumentation Dokumentation SAP ArchiveLink [Extern] Dokumentation Allgemeine Berichtsauswahl [Extern] Dokumentation BC - ABAP Programmierung [Extern] April

20 SAP AG Ablegen von Listen im Berichtsbaum (BC) Ablegen von Listen im Berichtsbaum (BC) Verwendung In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie im Berichtsbaum generierte Listen mit SAP ArchiveLink in ein externes Ablagesystem auslagern. Der Prozeß ist nicht anwendungsspezifisch und kann für alle Listen verwendet werden, sofern das Ablegen in einem Programm nicht explizit verboten ist. Über die allgemeine Berichtsauswahl des SAP-Informationssystems können Benutzer aus allen Anwendungen leicht auf Reports zugreifen, die sie in der hierarchischen Struktur des Berichtsbaums benötigen. Der von SAP ausgelieferte Standardberichtsbaum enthält mehrere Standardreports für alle Anwendungen. Um auf die Reports einer bestimmten Anwendung zuzugreifen, müssen Sie die Struktur soweit expandieren, bis Sie eine Liste der Reports auf der untersten Ebene erreichen. Hier können Sie dann den gewünschten Report auswählen und ausführen. Sie können das ermittelte Ergebnis entweder auf dem Bildschirm ausgeben oder über das Spool-System ausdrucken. Firmen können den Standardberichtsbaum für ihre Bedürfnisse individuell einstellen. Sie können beispielsweise eigene Reports oder vorgenerierte Listen hinzufügen und sogar die Gesamtstruktur ändern. Voraussetzungen Technische Realisierung (BC) Objekttyp SREPOTREE Dokumentart ABAP Verknüpfungstabelle TOA01 Weitere Informationen zum Ausführen von Reports und zum Anzeigen von vorgenerierten Listen in Berichtsbäumen finden Sie in der Dokumentation Allgemeine Berichtsauswahl [Extern]. Technische Realisierung (BC) Obwohl das Ablegen von im Berichtsbaum generierten Listen für alle Anwendungen ähnlich ist, kann der bei Ihnen verfügbare Berichtsbaum vom SAP-Standard abweichen, da Ihre Firma eigene Reports oder vorgenerierte Listen hinzufügen bzw. die Gesamtstruktur des Baumes ändern kann. Nähere Information zum Customizing des Berichtsbaums finden Sie in dem Einführungsleitfaden (IMG). Wählen Sie auf dem Bild der SAP-Ebene Werkzeuge Business Engineer Customizing Einführungsprojekte SAP Refer.-IMG anz. und dann Basis Reporting - Berichtsbaum. 20 April 2001

21 SAP AG Ablegen von Listen im Berichtsbaum (BC) Aktivitäten Ablegen von Listen Wenn Sie einen Report im Berichtsbaum ausgeführt haben, können Sie die Ergebnisliste dort sichern und gleichzeitig ablegen. So sichern Sie Ihre Liste und führen gleichzeitig die Ablage durch: 1. Wählen Sie System Liste Sichern Berichtsbaum 2. Markieren Sie im angezeigten Dialogfenster Optische archivierung und geben Sie an, wo die Liste im Berichtsbaum abgelegt werden soll. Geben Sie dazu Werte für Berichtsbaum und Knoten an. 3. Wählen Sie Sichern. Damit sichern Sie Ihre Liste im Berichtsbaum und schließen den Prozeß der Ablage ab. Informationen zur Ablage von Listen anzeigen Im Berichtsbaum können Sie nachprüfen, ob eine Liste bereits abgelegt wurde. So prüfen Sie, ob eine Liste abgelegt wurde: 1. Stellen Sie den Cursor auf die gewünschte Liste. 2. Wählen Sie Hilfsmittel Listinformation. Das System zeigt ein Dialogfenster an. Dort können Sie einem der angezeigten Ankreuzfelder entnehmen, ob die Liste abgelegt wurde. Abgelegte Listen anzeigen Um eine abgelegte Liste im Berichtsbaum anzuzeigen, wählen Sie die gewünschte Liste über Doppelklick aus. April