WILKEN SOFTWARE GROUP

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1 WILKEN SOFTWARE GROUP Öffentliches Verfahrensverzeichnis Version: / Klassifikation: Status: Öffentlich Freigegeben Wilken Holding GmbH Hörvelsinger Weg Seite 1 von 12

2 Alle Rechte vorbehalten. Copyright Wilken Holding GmbH Dieses Dokument dient als Bekanntgabe der Wilken Holding GmbH sowie der Unternehmen der Wilken Software Group und beinhaltet den Stellenwert der Informationssicherheit und des Datenschutzes der Unternehmen der Wilken Software Group. Das Werk einschließlich seiner Inhalte ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der Wilken Holding GmbH unzulässig. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Weitergabe an Dritte und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronische Systeme. Die Wilken Holding GmbH versichert, soweit dies möglich ist, dass alle in diesem Dokument enthaltenen Informationen korrekt sind, übernimmt aufgrund der ständigen Weiterentwicklung aber keine Garantie auf Vollständigkeit. Bitte fragen Sie nach aktuellen Versionen bzw. beachten Sie die aktuellen Versionen in der nachstehenden Tabelle. Wilken Holding GmbH Hörvelsinger Weg Seite 2 von 12

3 Dokumentinformationen Klassifikation (Sperrvermerk) Ersteller Kategorie Dateiname Öffentlich seb (WHG) Datenschutz- und Informationssicherheitskonzept _FB_ _Öffentliches_Verfahrensverzeichnis_ docx Letzte Änderung :18 (Speicherdatum) Aktuelles Datum Seitenzahl 12 Dokument: Status und Freigabe Status Datum Bearbeiter/Firma Erstellt Entwurf seb (WHG) Prüfung Überprüft Geschäftsführung Freigabe Freigegeben Durch jeweilige Geschäftsführung herausgegeben und in Kraft getreten In der Änderungshistorie werden in Stichworten die wesentlichen Änderungen, die nach Fertigstellung des Dokuments vorgenommen werden, dokumentiert. Änderungshistorie Version Status Datum Bearbeiter/Firma Änderung/Bemerkung 1.0 Freigegeben Geschäftsführung Durch Geschäftsführung freigegeben. 1.1 Überarbeitet seb (WHG) Neue Einfügung der Historie und Satz 1 unter Öffentliches Verfahrensverzeichnis ; Aktualisierung unter Ziffer 1 hinsichtlich GF Wilken GmbH und Ziffer 1 bis 4 hinsichtlich Wilken Service GmbH sowie Änderung der Reihenfolge der Aufzählung; Neue Einfügung von Abs. 2 und 3 unter Ziffer 8 Wilken Holding GmbH Hörvelsinger Weg Seite 3 von 12

4 Änderungshistorie Version Status Datum Bearbeiter/Firma Änderung/Bemerkung 1.2 Überarbeitet seb (WHG) Änderung Deckblatt und Ziff. 8 Konzernbezeichnung; Aktualisierung Stand in der Kopfzeile; Verschiebung Historie nach Ziff. 9; Aktualisierung Bezeichnungen unter Öffentliches Verfahrensverzeichnis ; Aktualisierung unter Ziff. 1 hinsichtlich der GF sowie Aufnahme der Wilken Akademie GmbH und Änderung der Reihenfolge der Aufzählung unter Ziff. 1 bis 4, Überarbeitet seb (WHG) Aktualisierung unter Ziffer 1 bis 4 hinsichtlich GF Wilken GmbH, Wilken Rechenzentrum GmbH, Wilken IT-Services GmbH, Wilken PRO GmbH und Wilken Service GmbH. Nach Firmenänderung Wilken Prozessmanagement GmbH in Wilken IT-Services GmbH geändert. Aktualisierung unter Ziff. 4 bei Wilken PRO GmbH und Wilken IT-Services GmbH. Streichung Wilken Akademie GmbH und Änderung der Reihenfolge der Aufzählung unter Ziff. 1 bis 4. Wilken Holding GmbH Hörvelsinger Weg Seite 4 von 12

5 Inhaltsverzeichnis Dokumentinformationen... 3 Inhaltsverzeichnis... 5 Öffentliches Verfahrensverzeichnis Name der verantwortlichen Stelle und deren gesetzliche Vertreter... 7 Mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragte Personen... 7 Anschrift der verantwortlichen Stelle... 8 Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung... 9 Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten... oder Datenkategorien Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können.. 12 Regelfristen für die Löschung der Daten Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten Wilken Holding GmbH Hörvelsinger Weg Seite 5 von 12

6 FB Öffentliches Verfahrensverzeichnis Wilken Holding GmbH Öffentliches Verfahrensverzeichnis der Wilken Holding GmbH für sich und die Unternehmen der Wilken Software Group. Die Wilken Holding GmbH tritt für die Herausgabe dieses Dokuments als Vertreterin der Unternehmen der Wilken Software Group auf. Gemäß 4 g Abs. 2 S. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hat der Beauftragte für den Datenschutz auf Antrag jedermann in geeigneter Weise die in 4 e Satz 1 Nr. 1 bis 8 BDSG festgelegten Angaben auf Antrag verfügbar zu machen. Dieser Verpflichtung kommen wir unmittelbar in Form eines öffentlichen Verfahrensverzeichnisses für die Wilken Holding GmbH und der Unternehmen der Wilken Software Group nach. Bei Fragen zum Datenschutz, Öffentlichen Verfahrensverzeichnis und Auskunftsersuchen nach 34 BDSG steht Ihnen der Beauftragte für den Datenschutz Herr Sebastian Boehnke gerne zur Verfügung. Sebastian Boehnke Datenschutzbeauftragter Wilken Holding GmbH Hörvelsinger Weg datenschutz(at)wilken.de Wilken Holding GmbH Hörvelsinger Weg Seite 6 von 12

7 1. Name der verantwortlichen Stelle und deren gesetzliche Vertreter Name/Firma Gesellschaft Gesetzliche Vertreter Registergericht Handelsregisternummer Wilken Holding GmbH Folkert Wilken Amtsgericht Ulm HRB Ulm Wilken GmbH Folkert Wilken, Eberhard Macziol Amtsgericht Ulm HRB Ulm 794 WILKEN NEUTRASOFT GmbH Peter Heinz, Peter Schulte- Rentrop Amtsgericht Steinfurt HRB Steinfurt 8225 Wilken Rechenzentrum GmbH Hans-Günther Märkle, Jochen Rudner Amtsgericht Ulm HRB Ulm 4784 Wilken Entire GmbH Rocco Rignanese Amtsgericht Ulm HRB Ulm Wilken Ciwi GmbH Bernd Schneider Amtsgericht Ulm HRB Ulm 4426 Wilken Gourmet GmbH Harald Laatsch Amtsgericht Ulm HRB Ulm 3026 Wilken Informationsmanagement GmbH Frank Jenkel Amtsgericht Ulm HRB Ulm Wilken PRO GmbH Wilken IT-Services GmbH Daniel Samatin, Christine Tomschi Peter Schulte-Rentrop, Ralph Wirth Amtsgericht Ulm HRB Ulm Amtsgericht Ulm HRB Ulm Wilken Service GmbH Dr. Jörg Vogt Amtsgericht Ulm HRB Ulm Wilken Software Engineering GmbH Folkert Wilken Amtsgericht Ulm HRB Ulm Mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragte Personen Name/Firma Gesellschaft Wilken Holding GmbH Wilken GmbH WILKEN NEUTRASOFT GmbH Wilken Rechenzentrum GmbH Wilken Entire GmbH Wilken Ciwi GmbH Leitung Datenverarbeitung Folkert Wilken Folkert Wilken Peter Schulte-Rentrop Hans-Günther Märkle Hans Rau Bernd Schneider Wilken Holding GmbH Hörvelsinger Weg Seite 7 von 12

8 Name/Firma Gesellschaft Wilken Gourmet GmbH Wilken Informationsmanagement GmbH Wilken PRO GmbH Wilken IT-Services GmbH Wilken Service GmbH Wilken Software Engineering GmbH Leitung Datenverarbeitung Harald Laatsch Frank Jenkel Daniel Samatin Ralph Wirth Dr. Jörg Vogt Folkert Wilken 3. Anschrift der verantwortlichen Stelle Name/Firma Gesellschaft Leitung Datenverarbeitung Wilken Holding GmbH Hörvelsinger Weg Wilken GmbH Hörvelsinger Weg WILKEN NEUTRASOFT GmbH Hansaring Greven Wilken Rechenzentrum GmbH Hörvelsinger Weg Wilken Entire GmbH Hörvelsinger Weg Wilken Ciwi GmbH Hörvelsinger Weg Wilken Gourmet GmbH Hörvelsinger Weg Wilken Informationsmanagement GmbH Hörvelsinger Weg Wilken PRO GmbH Hörvelsinger Weg Wilken IT-Services GmbH Hörvelsinger Weg Wilken Service GmbH Hörvelsinger Weg Wilken Software Engineering GmbH Hörvelsinger Weg Wilken Holding GmbH Hörvelsinger Weg Seite 8 von 12

9 4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung Name/Firma Gesellschaft Wilken Holding GmbH Wilken GmbH Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung Gegenstand des Unternehmens ist die Beteiligung an anderen Unternehmen jeglicher Art sowie die Erbringung von Dienstleistungen für andere Unternehmen, sofern diese keiner behördlichen Genehmigung bedürfen. Die Wilken GmbH ist ein bundesweit tätiges Unternehmen im Bereich der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware. Gegenstand des Unternehmens ist die Vornahme von Beratungen auf dem Gebiet der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) sowie der Informations-Technologie, die Entwicklung und der Vertrieb von Software. WILKEN NEUTRASOFT GmbH Wilken Rechenzentrum GmbH Wilken Entire GmbH Wilken Ciwi GmbH Gegenstand des Unternehmens ist die Entwicklung und der Vertrieb von Software aller Art für Datentechnik sowie die Vermietung von Computersystemen und Software. Gegenstand des Unternehmens ist der Betrieb eines Rechenzentrums und die Erbringung aller damit zusammenhängenden Dienstleistungen. Gegenstand des Unternehmens ist die Erbringung von Beratungs- und Dienstleistungen im Umfeld der EDV, die Beschaffung und Weitergabe von selbst- und fremdgewonnenen Informationen und Erkenntnissen im gesetzlichen Rahmen, die Erstellung und Vermarktung anwendungsbezogener Informations- und Verarbeitungssysteme und der dazu erforderlichen Software, die Forschung und Entwicklung im Bereich der Softwaretechnologie, die Entwicklung von Produktionstechniken für die Softwareherstellung, die Entwicklung und Vermarktung von Schulungsmethoden und deren Durchführung, sowie die Überlassung von Mitarbeitern bei Kundenprojekten. Gegenstand des Unternehmens ist die Erstellung von Software und die dazugehörige Wilken Holding GmbH Hörvelsinger Weg Seite 9 von 12

10 Name/Firma Gesellschaft Wilken Gourmet GmbH Wilken Informationsmanagement GmbH Wilken PRO GmbH Wilken IT-Services GmbH Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung Beratung, Projektentwicklung und Projektmanagement. Gegenstand des Unternehmens ist der Handel mit naturbelassenen Produkten aus kontrolliertem biologischem Anbau, insbesondere mit Produkten aus biologisch-dynamischem Anbau sowie die Erbringung aller damit zusammenhängenden Dienstleistungen und Vornahme aller artverwandten Geschäfte, insbesondere Party-Service, der Betrieb einer Kantine und eines Casinos. Der Gegenstand des Unternehmens ist der Verkauf und Handel mit Hardware, Herstellung und Vertrieb von Software aller Art, Erbringung von Dienstleistungen im Bereich der Informatik sowie Durchführung von Kursen und Seminaren. Gegenstand des Unternehmens ist die Erbringung von Prozessdienstleistungen im Bereich zählpunktscharfer Mehr-Mindermengen-abrechnung und die Bereitstellung von Prozessdienstleistungen im Bereich der Abwicklung intelligenter Messsysteme als Folge der Digitalisierung. Weiterhin umfasst der Unternehmensgegenstand unmittelbar damit verbundene Dienstleistungen für kommunale Unternehmen zur Förderung und Sicherstellung der Daseinsvorsorge. Dies sind insbesondere die Prozesse der energiewirtschaftlichen Marktkommunikation vor allem auf Basis von Festlegungen der Bundesnetzagentur, der Verbrauchsabrechnung, Netznutzungsabrechnung und Bilanzierung, des Zahlungs- und Forderungsmanagements und des Kundenservice. Gegenstand des Unternehmens ist die Beratung und das Erbringen von IT-Dienstleistungen aller Art sowie die Entwicklung und der Vertrieb von Lösungen im Bereich der Datenverarbeitung. Zum Unternehmensgegenstand zählt auch der Vertrieb von Hardund Software. Darüber hinaus der Betrieb, die Wilken Holding GmbH Hörvelsinger Weg Seite 10 von 12

11 Name/Firma Gesellschaft Wilken Service GmbH Wilken Software Engineering GmbH Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung Verwaltung und die Bereitstellung von Datensystemen und IT-Infrastruktur. Gegenstand des Unternehmens ist die Durchführung von Unternehmensberatungen, die Erbringung sowie die Vermittlung von Dienstleistungen für die Unternehmen der Wilken- Gruppe sowie anderer Unternehmen und die Finanzierung von Investitionen, soweit hierfür keine behördliche Genehmigung erforderlich ist. Gegenstand des Unternehmens ist die Entwicklung von Software. Die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung erfolgt zur Ausübung der oben angegebenen Zwecke. 5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien Daten von Kunden, Mitarbeitern, Bewerbern, Interessenten, Lieferanten und sonstige Dienstleister, sofern diese zur Erfüllung der unter Ziffer 4 genannten Zwecke erforderlich sind. Diese sind die nachfolgend im Wesentlichen aufgeführten Daten oder Datenkategorien: Kunden (Adressdaten, Kontaktkoordinaten einschließlich Telefon-, Fax- und -Daten, Vertragsdaten, Betreuungsinformationen einschließlich Kundenentwicklung, Statistikdaten, Abrechnungs- und Leistungsdaten). Mitarbeiter, Außendienstmitarbeiter, Bewerber, Auszubildende, Praktikanten, Ruheständler, frühere Mitarbeiter und Unterhaltsberechtigte (im Wesentlichen Bewerbungsdaten, Angaben zum beruflichen Werdegang, zur Ausbildung und Qualifikationen); Vertrags-, Stamm- und Abrechnungsdaten (Angaben zu Privat- und Geschäftsadresse, Tätigkeitsbereich, Gehaltszahlungen, Name und Alter von Angehörigen soweit für Sozialleistungen relevant, Lohnsteuerdaten, Bankverbindungsdaten, dem Mitarbeiter anvertraute Vermögensgegenstände); Kontaktinformationen; Mitarbeiterstatus; Qualifikationen; Mitarbeiterbeurteilungen; beruflicher Werdegang; Daten zur Personalverwaltung und steuerung; Arbeitszeiterfassungsdaten sowie Zugangskontrolldaten; Terminverwaltungsdaten; Daten zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen sowie der technischen Systeme; Notfallkontaktdaten zu vom Mitarbeiter ausgewählten Personen, die im Notfall kontaktiert werden sollen. Wilken Holding GmbH Hörvelsinger Weg Seite 11 von 12

12 Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien Interessenten/Nichtkunden (Adressdaten, Interessentengebiete, Angebotsdaten). Dienstleister (Adressdaten; Kontaktkoordinaten; Bankverbindungen; Vertragsdaten; Terminverwaltungsdaten; Abrechnungs- und Leistungsdaten). 6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können Öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften, externe Auftraggeber und Auftragnehmer entsprechend 11 BDSG sowie externe Stellen und interne Bereiche zur Erfüllung der unter Ziffer 4 genannten Zwecke. 7. Regelfristen für die Löschung der Daten Regelfristen für die Löschung von Daten Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Sofern Daten hiervon nicht betroffen sind, werden sie gelöscht, wenn die unter Ziffer 4 genannten Zwecke wegfallen. 8. Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten Eine Übermittlung an Drittstaaten ist nicht geplant. Verbundene Unternehmen der Wilken Software Group außerhalb der EU, insbesondere der Schweiz, sind bzw. werden auf das EU-Niveau des Datenschutzes gemäß EG-Datenschutzrichtlinie (Richtlinie 95/46/EG) verpflichtet. Auf der Grundlage von Art. 25 Abs. 6 EG-Datenschutzrichtlinie hat die EU-Kommission für verschiedene Staaten festgestellt, ob sie über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügen. Das Vorliegen eines angemessenen Datenschutzniveaus wurde insbesondere für die Schweiz festgestellt Wilken Holding GmbH Hörvelsinger Weg Seite 12 von 12