Dictate + Connect (Dictamus) Version 12.1 Anleitung für iphone / ipod touch JOTOMI GmbH

Transkript

1 Dictate + Connect (Dictamus) Version 12.1 Anleitung für iphone / ipod touch JOTOMI GmbH

2 1 Diktieren Aufnahme Speichern Überschreiben / Einfügen Bookmarks Auswahl verschieben oder löschen Diktat sperren / entsperren Quickshare 7 2 Diktatliste Einstellungen News-Button Connect-Button Mehrfachweitergabe / Mehrfachlöschen 10 3 Diktat-Detailansicht Abspielen / Bearbeiten Kopieren Löschen Wechseln der Diktate Zurück zur Diktatliste 12 4 Weitergabe von Diktaten ios-mail Download Export 13 5 Einstellungen Allgemein Diktat Aufnahme Wiedergabe 17

3 5.2.3 Diktatsteuerung Spultasten D+C Bluetooth-Pedale Weitergabe Weitergabeziele FTP WebDAV box, Dropbox, CloudMe, Google Drive, OneDrive Transkriptionsdienstleister Workflow Format Audio-Format Verschlüsselung Dateinamen Sicherheit Sichere Verbindung erzwingen Löschen nach Weitergabe Info / Twitter Rezension Support 29 6 Connect Connect kostenlos testen Aktives Abo Schreibkräfte verwalten Abo kaufen Einkäufe wiederherstellen Beschreibungs-Kennwort setzen 33

4 6.2.5 Einstellungen Geschäftsbedingungen Status eines Diktats ändern 33 7 Sprachdateien in Dictate + Connect importieren Import über itunes Import aus einer anderen App 35 Anhang A Lizenzen 37 A.1 zxing 37 A.2 box.net SDK 37 A.3 SBJSON 37 A.4 MPOAuth 38

5 1 Diktieren Sie starten ein Diktat, indem Sie auf den roten Schriftzug Neues Diktat in der Mitte unten in der Diktatliste drücken. Die Ansicht wechselt zur Diktatsteuerung. Mit dem Schriftzug Details links oben gelangen Sie zurück zur Detailansicht. 1.1 Aufnahme Statusanzeige Einstellungen Aussteuerung Wellenform- Anzeige Zeitlinie Bookmark- Steuerung Aufnahme Schnellrücklauf/ Springen Position Länge Beschreibung/Name Abschnittauswahl Schnellvorlauf/ Springen Rücklauf Vorlauf Quickshare Sperren/ Entsperren Abspielen Einfügen 5

6 Auf einem iphone oder ipad können Sie ein Diktat sowohl über das eingebaute Mikrofon als auch über ein Mikrofon-Headset aufnehmen. Wenn Sie auf einem iphone über das eingebaute Mikrofon aufnehmen, halten Sie das Gerät über Kopf, also mit dem Dock-Connector nach oben, und sprechen Sie in das Mikrofon neben dem Dock-Connector. Der Bildschirm wird sich automatisch mitdrehen, so dass die Ausrichtung der Oberfläche wieder korrekt ist. Auf älteren ipod Touch (3. Generation oder früher) können Aufnahmen nur mit externem Mikrofon durchgeführt werden, da die Geräte kein eingebautes Mikrofon haben. Auf iphones können Aufnahmen auch über Bluetooth-Headsets durchgeführt werden, sofern Sie Bluetooth im Aufnahme-Abschnitt der Dictate + Connect- Einstellungen aktiviert haben. 1.2 Speichern Das manuelle Speichern von Diktaten ist nicht erforderlich. Das Diktat wird während der Aufnahme fortlaufend automatisch gespeichert. Wenn Sie den Schriftzug links oben Details drücken, kehren Sie in die Detailansicht des Diktats. Dictate + Connect vergibt automatisch einen Diktatnamen, der sich aus dem Datum und Uhrzeit zusammensetzt. Wir empfehlen, diesen Namen unter Beschreibung zu ändern, um das Diktat in der Diktatliste besser kenntlich zu machen. Den Namen können Sie auch im Aufnahmedialog ändern. 1.3 Überschreiben / Einfügen Mit Dictate + Connect können Sie das Diktat während der Aufnahme an jeder beliebigen Position übersprechen und damit eine Korrektur des Diktats vornehmen. Um an einer bestimmten Position einen Einschub aufzunehmen, spulen Sie das Diktat an die entsprechende Stelle. Schieben Sie den Schalter nach rechts auf Einfügen in der Mitte unten. Anstelle der Aufnahmetaste erscheint nun der Einfügetaste. Drücken Sie diese Einfügetaste. Der Einschub beginnt. Er wird mit dem erneuten Drücken der Einfügetaste beendet. 6

7 1.4 Bookmarks Mit der Bookmark-Taste können Sie an beliebigen Stellen Bookmarks setzen und mit den Pfeiltasten zu den jeweiligen Bookmarks im Diktat springen. Bookmarks werden an der entsprechenden Position durch erneutes Drücken auf die Bookmark-Taste gelöscht. 1.5 Auswahl verschieben oder löschen Innerhalb eines Diktats können Sie Abschnitte verschieben oder löschen. Mit der linken und rechten Auswahltaste ist zunächst die Auswahl zu bestimmen. Mit der Aktionstaste wird dieser Abschnitt gelöscht oder an eine andere beliebige Position verschoben. Das Verschieben ist nur innerhalb eines Diktats möglich. Das Löschen eines Abschnitts ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. 1.6 Diktat sperren / entsperren Das Diktat kann im Aufnahmedialog mit der Sperrtaste gesperrt werden. Die Aufnahme-, Einfügetaste und Funktionstaste sind deaktiviert. Damit wird eine Veränderung des Diktats verhindert. Wurde das Diktat bereits verschickt, ist das Diktat automatisch gesperrt, um versehentliche Änderungen zu verhindern. Es kann jedoch jederzeit mit der Sperrtaste entsperrt werden. 1.7 Quickshare Mit der Taste Quickshare (links unten) kann das Diktat aus dem Aufnahmedialog direkt an den eingerichteten Quickshare- Empfänger verschickt werden. Ist die Taste grau deaktiviert, müssen Sie unter Einstellungen zunächst einen Quickshare- Empfänger einrichten (siehe Workflow). 7

8 2 Diktatliste Ihre aufgenommenen Diktate werden in der Diktatliste verwaltet. Sie sehen für jedes Diktat die beim Speichern angegebene Kurzbeschreibung, Uhrzeit und Datum der Aufnahme, die Länge des Diktats sowie eine Markierung für eine erfolgte Weitergabe. Zur Verwaltung und Detailansicht eines Diktats tippen Sie den entsprechenden Eintrag in der Liste an. 2.1 Einstellungen In das Einstellungsmenü gelangen Sie durch Drücken des Zahnradsymbols. 8

9 ! 2.2 News-Button Der News-Button befindet sich unmittelbar rechts neben dem Einstellungs- Button. Blinkt dieser rot, gibt es neue Information rund um Dictate + Connet (kleines i -Symbol). Wurden alle neuen Nachricht gelesen, hört das Blinken automatisch auf. Die Nachrichten können nicht gelöscht werden. 2.3 Connect-Button Wenn Sie den Connect-Button in der Diktatliste drücken, erscheinen die Connect-Warnungen zu Ihren Diktaten. In einer Liste sind die Diktate aufgeführt, bei denen es Probleme oder keinen Fortschritt bei der Transkription gibt. Auch sind die ungesendeten Diktate aufgeführt. Blinkt der Connect-Button rot, gibt es neue Warnungen zu Ihren Diktaten. 9

10 Wenn Sie ein Diktat in der Liste der Connect-Warnungen auswählen, können Sie der Schreibkraft eine senden, den Status ändern oder den Diktat-Status aus Connect entfernen. Sie können weiter auch einen neuen Warnungstermin manuell eingeben. In der Status-Historie ist der Connect-Verlauf ersichtlich. Voraussetzung für die Darstellung der Connect-Warnungen ist ein Connect-Abo. Einzelheiten hierzu erhalten Sie nachstehend unter Punkt Mehrfachweitergabe / Mehrfachlöschen In der rechten oberen Ecke befindet sich die Mehrfachfunktion. Drücken Sie den Schriftzug Bearbeiten. Wählen Sie die Diktate aus, die Sie mehrfach versenden oder löschen wollen. Die ausgewählten Diktate werden durch einen blauen Punkt mit weißem Hacken gekennzeichnet. Wählen Sie die entsprechende Funktion Versenden oder Löschen. Beim Versenden müssen Sie ein Weitergabeziel auswählen. Das Löschen von Diktaten ist unwiderruflich, eine Wiederherstellung ist nicht möglich. 10

11 3 Diktat-Detailansicht In der Detailansicht für ein Diktat können Sie die Kurzbeschreibung des Diktats unter Beschreibung ändern, den Connect-Status einsehen und ändern, das Diktat abspielen, bearbeiten, weitergeben, kopieren oder löschen. 3.1 Abspielen / Bearbeiten Zur Bearbeitung bzw. zum Fortsetzung eines Diktats drücken Sie den Schriftzug Abspielen/Bearbeiten. Danach wechselt die Ansicht zur üblichen Diktieransicht. 3.2 Kopieren Mit der Kopiertaste unten links wird das Diktat kopiert. Das kopierte Diktat wird dabei sofort in der Detailansicht angezeigt. Das Diktat erhält automatisch den gleichen Namen des kopierten Diktats mit 11

12 dem Zusatz copy. Den Namen können Sie in Beschreibung jederzeit ändern. 3.3 Löschen Das Diktat wird mit der Löschtaste rechts unten (Mülleimersymbol) gelöscht. Die Sicherheitsabfrage verhindert versehentliches Löschen. Bitte beachten Sie, dass ein einmal gelöschtes Diktat nicht mehr wiederhergestellt werden kann. 3.4 Wechseln der Diktate Mit den Pfeiltasten rechts oben können sie schnell von einem Diktat zum nächsten oder zum vorhergehenden wechseln, ohne in die Diktatliste zurückkehren zu müssen. 3.5 Zurück zur Diktatliste Mit dem Schriftzug Diktate gelangen Sie zurück in die Diktatliste. 12

13 4 Weitergabe von Diktaten In der Detailansicht der Diktate sind die konfigurierten Weitergabeziele aufgelistet. Weitere Eingabeziele können Sie unter Einstellungen einrichten. Um ein Diktat an ein bestimmtes Weitergabeziel zu senden, wählen Sie dieses Ziel aus. 4.1 ios-mail Bei ios-mail wird das Diktat als Anhang an das integrierte Mailprogramm Ihres iphones, ipods oder ipads übergeben. Bitte geben Sie noch die Mailadresse ein und drücken Sie Senden. Bitte beachten Sie, dass hierfür eine Verbindung zum Internet bestehen muss, bis die Mail vollständig an den Empfänger übertragen ist. Dictate + Connect kann das vollständige Versenden nicht überwachen und markiert das Diktat als versendet, sobald es erfolgreich an das ios-mailsystem übergeben wurde Bitte geben Sie bei der Weitergabe per die - Empfängeradresse an oder wählen Sie diese aus Ihrem Adressbuch. 4.3 Download Der Download von Diktaten ist nur über ein lokales WLAN möglich. Sie können Diktate, die Sie zum Download bereitstellen, von jedem beliebigen Rechner im gleichen WLAN aus mit einem Browser herunterladen. Wechseln Sie dazu in die Ansicht Diktat zum Download bereitstellen und geben Sie dann in Ihrem Browser die URL ein, die Dictate + Connect anzeigt. Nach Abschluss des Downloads gelangen Sie automatisch zurück in die Detailansicht. 4.4 Export Um ein oder mehre Diktate zu exportieren, wählen Sie für diese 13

14 Diktate das Weitergabeziel Export. Dictate + Connect stellt diese Diktate für die itunes-dateiübertragung zur Verfügung. Verbinden Sie dann Ihr iphone/ipad per USB-Kabel mit Ihrem Computer. Sie finden die Diktate in itunes im Apps-Tab Ihres iphones/ipads unter der Liste der zu synchronisierenden Apps. 14

15 ! 5 Einstellungen Um die Einstellungen zu erreichen, drücken Sie den Button mit dem Zahnradsymbol links oben in der Diktatliste. 5.1 Allgemein Unter Diktatliste wird die Sortierfolge der Diktate in der Diktatliste nach Datum bestimmt. Neue oben stellt die jüngsten Diktate voran, Neue unten die ältesten. Unter Barcode Einstellungen aktivieren Sie den Barcode-Scanner, wenn Sie einen Barcode zum Diktat speichern wollen. Wählen Sie unter Engine" ios oder ZXing aus. Standardmäßig ist ios von Apple ausgewählt. Ist der Barcode-Scanner aktiviert, kann unter Details eines jeden Diktats der Barcode unter der Rubrik Metadaten gescannt werden. 15

16 ! 5.2 Diktat Aufnahme Ist die Sprachaktivierung eingeschaltet, wird die Aufnahme bei Stille automatisch angehalten. Wählen Sie die Aufnahmequalität des Diktats zwischen Normal (Standard), Hoch und Höchste. Bitte beachten Sie, dass höhere Qualitäten größere Dateien erzeugen, deren Versand entsprechend länger dauert. Aktivieren Sie Bluetooth, um mit einem Bluetooth-Headset zu diktieren. Das Headset muss dazu mit dem iphone gekoppelt sein. 16

17 ! Wiedergabe Das Diktat wird standardmäßig in einfacher Geschwindigkeit auf dem iphone, dem ipod oder ipad abgespielt. Die Wiedergabegeschwindigkeit kann auf das 0,75-fache reduziert oder auf das 1,5 bis 2-fache erhöht werden. Durch Aktivieren des Schalters Immer über Lautsprecher abspielen werden die Diktate ausschließlich über den Lautsprecher des iphones, ipads oder ipods abgespielt, auch wenn ein Headset eingesteckt ist. Diese Funktion ist vor allem dann von Nutzen, wenn Sie ein reines Mikrofon ohne Abspieleinrichtung in die Kopfhörerbuchse Ihres Geräts einstecken. 17

18 ! Diktatsteuerung Spultasten Im Aufnahmedialog sind die oberen beiden Spultasten standardmäßig auf Schnellspulen eingestellt. So wird das Diktat schnell vor- oder zurückgespult, so lange Sie die Tasten gedrückt halten. Das Verhalten der Spultasten kann von 5 Sekunden springen bis 30 Sekunden springen eingestellt werden. Das Diktat wird durch das einmalige Drücken der Spultaste entsprechend der Auswahl 5, 10 oder 30 Sekunden vor- oder zurückgespult. Das Tastensymbol für Schnellspulen im Aufnahmedialog ändert sich. Diese Konfiguration kann auch direkt im Aufnahmedialog unter Einstellungen geändert werden D+C Bluetooth-Pedale 18

19 Mit dem Fußschalter Dictate + Connect Pedal können Sie den Diktatdialog der Diktier-App Dictate + Connect steuern, ohne dabei das iphone, ipad oder ipod in der Hand halten zu müssen. Sie haben die Hände frei und können die Aufnahme des Diktats mit Ihren Füßen steuern. Das Dictate + Connect Pedal können Sie bei unserem Vertriebspartner dr. dresing pehl GmbH erwerben. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: Die Verbindung der App mit dem Pedal erfolgt über Bluetooth. Folgende Geräte werden dabei mit dem Pedal derzeit unterstützt: - iphone ab 4S - ipad ab 3 - ipad mini alle Modelle - ipod touch ab 5te Generation Einmalige Einrichtung am Fußpedal Das Fußpedal ist aktiv und funktionsbereit, sobald die Batterien in das externe Batteriefach angelegt sind. Bitte beachten Sie, dass das Fußpedal nur dann funktioniert, wenn keine wiederaufladbaren Batterien verwendet werden. Batterien sind im Lieferumfang nicht enthalten. Einmalige Einrichtung der App Dictate + Connect Öffnen Sie Dictate + Connect auf Ihrem iphone, ipad oder ipod. Gehen Sie in Einstellungen auf den Menüpunkt Diktat. Wählen Sie ganz am Ende der Liste den Punkt D+C Bluetooth-Pedale. Aktivieren Sie die Funktion, indem Sie den Schiebeschalter Pedale aktivieren einschalten. Gehen Sie dann auf Neues Pedal registrieren. Die App zeigt dann alle Pedale an, die mit Bluetooth verbunden werden können. Wird 19

20 das Pedal nicht angezeigt, kontrollieren Sie die im Pedal eingelegten Batterien. Sie müssen sich zudem in Reichweite zum Pedal befinden. Wird das Pedal mit dem Pedalnamen, bspw. D+C Pedal 06D9 angezeigt, wird die Verbindung mit dem Pedal hergestellt, sobald das Pedal durch antippen ausgewählt wurde. Sie können mehrere Fußpedale parallel registrieren. Die einmalige Einrichtung ist mit der Registrierung des Fußpedals abgeschlossen. Die Verbindung wird hergestellt, sobald sich das Gerät mit der App und das Pedal in Bluetooth-Reichweite befinden. Pedal-Symbol Im Diktataufnahmedialog befindet sich links neben dem Diktatname das Pedal-Symbol. Ist dieses rot, besteht die Verbindung zum Pedal. Ist es grau, liegt keine Verbindung vor. Drücken Sie das Symbol, um direkt in die Einstellungen von Dictate + Connect-Pedal zu gelangen. Steuerung Besteht die Verbindung, können Sie das Diktat wie folgt mit dem Pedal steuern: - Linker Fußschalter gedrückt: Das Diktat wird zurückgespult. - Rechter Fußschalter gedrückt: Das Diktat wird wiedergegeben. - Mittlerer Fußschalter gedrückt: Das Diktat wird aufgenommen/ überschrieben. Die Aufnahme oder die Wiedergabe stoppt, sobald der Fußschalter nicht gedrückt wird. Parallel dazu können Sie wie gewohnt auch die Steuerung über die Buttons in der App vornehmen. 20

21 ! 5.3 Weitergabe Weitergabeziele Mit Dictate + Connect können Sie Diktate bspw. per versenden, per USB-Kabel vom iphone/ipod/ipad auf den Computer übertragen, im gleichen W-LAN-Netzwerk downloaden oder an Server wie Web-DAV, idisk, FTP weitergeben. Dictate + Connect bietet drei voreingestellte Weitergabeziele an: die Weitergabe der Diktate per ios Mail, Download und Export. Sie können weitere Weitergabeziele wie , FTP, WebDAV, SFTP, icloud Drive, box, Dropbox, Google Drive, OneDrive oder CloudMe einrichten. Dictate + Connect hat zudem namhafte Workflow- Lösungen und Transkriptionsdienstleister integriert. Die Weitergabeziele werden in Dictate + Connect kontinuierlich erweitert. 21

22 Dictate + Connect unterstützt den Diktatversand über ios Mail. Dazu ist keine Konfiguration in Dictate + Connect nötig, es besteht allerdings eine Grenze für die Dateigröße, die Dictate + Connect auf diesem Weg verschicken kann, und es können so nur komprimierte Dateien verschickt werden. Die Grenze liegt bei Geräte wie ipad 2 sowie iphone 4 und neuere bei 35 MB. Der Vorteil von ios Mail ist, dass auf diesem Weg auch Mail über Exchange ActiveSync verschickt werden kann. Wir empfehlen die Einrichtung eines -Weitergabeziels. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: Wählen Sie unter Weitergabe -Konten zunächst Neues E- Mail-Konto hinzufügen. Geben Sie die Daten Ihres -Accounts an, über den die Diktate versendet werden sollen. Tragen Sie einen SMTP-Server mit Port (in der Regel 25 oder 587) ein. Geben Sie außerdem Ihren Benutzernamen und das Passwort für die Authentifizierung an diesem SMTP-Server an. Sie können diese Einstellungen später jederzeit ändern. Sollte Ihnen diese Daten nicht bekannt sein, können Sie sie bei Ihrem -Anbieter erfragen. Fügen Sie dann ein -Weitergabeziel hinzu. Wählen Sie dabei das zu verwendende -Konto für den Versand des Diktats aus. Sie können zudem einen festen Empfänger, den Betreff und den Inhalt festlegen. Beachten Sie bitte beim -Versand, dass die Sprachdateien abhängig von der aufgenommenen Länge sehr groß sein können. Viele -Anbieter begrenzen die Größe der Dateien, die verschickt werden können. Setzen Sie sich mit Ihrem - Anbieter in Verbindung, um zu erfahren, wie hoch Ihre Begrenzung ist bzw. um sie ggf. erhöhen zu lassen. Beachten Sie bitte, dass eine vom Versender zum Ziel über mehrere Server laufen kann, von denen jeder eine eigene Maximalgröße festsetzt. Sollte eine Erhöhung nicht möglich sein, bietet sich die Einrichtung einer speziellen Mailbox für Diktate bei einem Anbieter mit hoher 22

23 Maximalgrenze an. Zum Zeitpunkt der Entstehung dieses Dokuments bietet beispiels- weise Google Mail kostenlose Mailboxen mit einer Maximal-Dateigröße von 35 MB und 5 GB Gesamtspeicherkapazität an (Irrtum und Änderung von Verfügbarkeit sowie Konditionen vorbehalten). Falls Sie während des Versands eines Diktats per Mail einen Anruf erhalten, wird die Speicherung bzw. der Versand automatisch unterbrochen, damit der Anruf angenommen werden kann. Dictate + Connect wird in diesem Fall im Anschluss an das Telefongespräch automatisch neu gestartet FTP Dictate + Connect kann die Diktate an einen FTP-Server senden. Geben Sie hierzu die Daten des Servers und die Zugangsdaten ein WebDAV Um die Diktate an einen WebDAV-Server zu senden, geben Sie die Daten dieses Servers und die Zugangsdaten ein. Wenn Sie statt den in Dictate + Connect gefragten Einstellungen (SSL, Server, Port, Pfad) nur eine URL er- halten haben, erhalten Sie die Einstellungen daraus wie folgt. Wenn die URL beispielsweise lautet: dann geben Sie als Server dav.server.com ein, als Pfad webdav/username, und aktivieren Sie SSL. Wenn die URL http statt https enthält, deaktivieren Sie SSL. Der Pfad muss alle Zeichen nach dem ersten Schrägstrich (/) nach dem Servernamen enthalten. Wenn Dictate + Connect nach der Übertragung einer Datei mit mehr als 1MB Länge meldet, dass die Größe nicht übereinstimmt, deaktivieren Sie versuchsweise im Abschnitt Erweitert den Schalter Partial PUT. Wenn die Übertragung mit einer Fehlermeldung scheitert, die sinngemäß 40xContent-Range not allowed lautet, deaktivieren Sie ebenfalls Partial PUT. 23

24 box, Dropbox, CloudMe, Google Drive, OneDrive box.net ( Dropbox ( CloudMe ( Google Drive ( und OneDrive ( sind Cloud-Storage-Anbieter, zu denen Sie die Diktate senden und anderen Anwender wie bspw. Ihrer Sekretärin oder Ihren Mitarbeitern zugänglich machen können. Um diese Dienste nutzen zu können, müssen Sie sich dort anmelden und die Zugangsdaten in Dictate + Connect eintragen Transkriptionsdienstleister Dictate + Connect bietet als Weitergabeziele zahlreiche Transkriptionsdienstleister in den USA, United Kingdom, Deutschland und Australien an, wie bspw. OutSec, SMARTMD, SpeakWrite, Synapse etc.tragen Sie für die Verwendung dieser Weitergabeziele die jeweiligen Zugangsdaten ein, die Sie direkt von diesem Dienstleister erhalten. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, falls Ihr Transkriptionsdienstleister nicht aufgeführt ist. Wir prüfen dann, ob eine direkte Zusammenarbeit möglich ist, um Ihnen die Weiterleitung der Diktate so einfach wie möglich zu gestalten. 24

25 ! Workflow Im Aufnahmedialog befindet sich unterhalb der Rückspultasten die Quickshare-Taste. Diese ist im Aufnahmedialog standardmäßig auf ios eingerichtet. In Einstellungen können Sie das Quick- Share-Weitergabeziel ändern. Wird diese im Aufnahmedialog gedrückt, wird das Diktat nach Rückfrage an das ausgewählte Ziel verschickt. Nach der Weitergabe des Diktats kehrt Dictate + Connect standardmäßig zur Detailansicht des Diktats zurück. Alternativ kann hier die Rückkehr in die Diktatliste eingestellt werden. 25

26 5.3.3 Format Audio-Format Dictate + Connect bietet derzeit die vier Audioformate MP4 AAC, WAV IMA4, WAV und AIFF an. Das Standardformat ist MP4 AAC. Die Formate unterscheiden sich insbesondere bei der Größe der Datei. Je kleiner die Datei ist, um so schneller wird sie übertragen. Prüfen Sie, ob Ihre Abspielsoftware bzw. Ihr Transkriptionsdienstleister das ausgewählte Format unterstützt Verschlüsselung Dictate + Connect bietet die Verschlüsselung der Diktate beim Versenden an. Dictate + Connect verwendet dabei den Advanced Encryption Standard (AES) mit 128 bit Schlüssellänge. Die verschlüsselten Dateien können entweder im Zip-Format, im GPG- Format oder im Dictate + Connect-GPG- Format (eine minimal erweiterte Form des GPG-Formats) erzeugt werden. Der Empfänger des Diktats kann die Datei nur öffnen, wenn er das entsprechende Passwort (Passphrase) kennt. Damit bietet Dictate + Connect höchste Sicherheit beim Versenden von Diktaten mit vertraulichem Inhalt über das Internet. Zur Entschlüsselung der Diktate können Sie alle Softwareprodukte einsetzen, die das entsprechende Format lesen können. In der nachstehenden Tabelle haben wir einige Beispiele für verschiedene Betriebssysteme zusammengestellt. 26

27 Dictate + Connect GPG Mac OS X Dictate + Connect Decrypter Standard GPG Dictate + Connect Decrypter, GnuPG Zip Keka, Better- Zip Windows - GnuPG 7-Zip, WinZip Linux - GnuPG p7zip ios - - WinZip Dictate + Connect Decrypter ist eine App für Mac OS X, die Sie im Mac App Store erhalten. Dictate + Connect Decrypter macht die Entschlüsselung sehr einfach. Mit einem Doppelklick auf eine verschlüsselte Dictate + Connect- Datei startet Dictate + Connect Decrypter, entschlüsselt die Datei und legt sie in einem voreingestellten Ordner ab. Das Passwort müssen Sie dabei nur einmal eingeben, Dictate + Connect Decrypter speichert es für Sie im System-Schlüsselbund. Wenn Sie das Dictate + Connect GPG Format einsetzen, können Sie auch problemlos verschiedene Passwörter für mehrere Diktierer verwalten. Dazu stellt jeder Diktierer eine andere Sender-ID in Dictate + Connect ein. Dictate + Connect Decrypter erkennt dann, von welchem Sender eine Datei stammt, und wählt automatisch das richtige gespeicherte Passwort aus. Um die Diktate verschlüsseln zu können, muss ein Password, ein sogn. Passphrase eingegeben werden. Wir empfehlen dringend, mindestens 8 Zeichen lange Passwörter einzusetzen. Verwenden Sie bspw. ganze Sätze mit Groß- und Kleinschreibung und Sonderzeichen. Zu einfache oder zu kurze Passwörter sind möglicherweise anfällig für Brute-Force-Angriffe, bei denen einfach alle möglichen Passwörter durchprobiert werden. Denken Sie daran, dass jede Verschlüsselung immer nur höchstes so sicher ist wie das eingesetzte Passwort. 27

28 5.3.4 Dateinamen Unter Schema kann die Zusammensetzung des Diktatdateinamens festgelegt werden. Geben Sie die Initialen des Dictate + Connect-Anwenders ein. Diese sind Bestandteil des Dateinamens bei der Weitergabe des Diktats. Der Empfänger kann so mit einem Blick auf den Dateinamen den Ersteller des Diktats erkennen. 5.4 Sicherheit Sichere Verbindung erzwingen Wenn die Funktion Sichere Verbindung erzwingen aktiviert ist, verweigert Dictate + Connect die Übertragung von Diktaten zu Zielen, die keine SSL- verschlüsselten Verbindungen anbieten. Außerdem wird die Validierung der Server-SSL-Zertifikate zwangsweise aktiviert, es können also keine selbstsignierten oder abgelaufenen Zertifikate mehr akzeptiert werden Löschen nach Weitergabe Wenn diese Option aktiviert ist, löscht Dictate + Connect ein Diktat automatisch, nachdem es erfolgreich weitergegeben wurde. Wa r n u n g : E s i s t n i c h t m ö g l i c h, g e l ö s c h t e D i k t a t e wiederherzustellen. Wir raten daher dringend davon ab, diese Option zu aktivieren, wenn Sie Weitergabeziele einsetzen, bei denen die Zustellung nicht garantiert ist, wie z.b Info / Twitter Empfehlen Sie Dictate + Connect weiter per oder per Twitter Rezension Dictate + Connect wird ausschließlich über den itunes App-Store 28

29 von Apple vertrieben. Dictate + Connect-Nutzer können im itunes- Store Rezensionen zum App schreiben. Rezensionen helfen anderen bei der Kaufentscheidung und unterstützen die Weiterentwicklung von Dictate + Connect. Verbesserungsvorschläge oder Support-anfragen schreiben Sie bitte nicht in Rezensionen, sondern wenden Sie dazu an unsere Support- Mailadresse dcsupport@dictate-connect.de. Unsere Erfahrung zeigt, dass wir Ihre Anfragen und Probleme in aller Regel umgehend lösen können. Auf Anfragen und Hinweise in Rezensionen können wir nicht antworten, da das Rezensionssystem keine Antworten vorsieht Support Die Firma JOTOMI bietet für Dictate + Connect einen - Support an. Die -Adresse lautet: dcsupport@dictateconnect.de. Bitte richten Sie Ihre Anfragen, Anregungen und Verbesserungsvorschläge an diese - Adresse. 29

30 6 Connect Connect ist ein Dienst, der Sie über den Stand Ihrer Diktate informiert. Ihr(e) Transkriptionist(in) aktualisiert fortlaufend den Status Ihres Diktats auf einer sicheren Internetseite und alle Änderungen erscheinen wenige Momente später direkt in Ihrer Diktatliste in der App Dictate + Connect. Damit behalten Sie stets den Überblick über den Status Ihrer Diktate. Connect ist ein kostenpflichtiger Dienst, der per In-App Purchase aus der App Dictate + Connect erworben werden kann. Damit Sie sich einen Eindruck von Connect machen können, können Sie den Dienst kostenlos für einen Zeitraum von 14 Tagen aktivieren und nutzen. Der Dienst endet automatisch nach Ablauf der Testzeit. Eine Kündigung ist nicht erforderlich. 6.1 Connect kostenlos testen Gehen Sie im App Dictate + Connect in die Einstellungen. Den Einstellungsbutton finden Sie in der Diktatliste links oben. Wählen Sie in Einstellungen den Menüpunkt Connect. Wenn Sie ein einmaliges kostenloses Abo starten wollen, drücken Sie Kostenloses Testabo starten. Für diesen Vorgang benötigen Sie eine Internetverbindung. Die Nutzung des Dienstes unterliegt unseren Geschäftsbedingungen für diesen Dienst. Diese werden angezeigt, wenn Sie Geschäftsbedingungen anzeigen drücken. Voraussetzung für die Nutzung des Dienstes ist die Zustimmung zu diesen Geschäftsbedingungen. Tippen Sie Ich stimme zu, um fortzufahren. Andernfalls tippen Sie Ich stimme nicht zu oder Zurück. Nachdem Sie Ich stimme zu gedrückt haben, wird Ihnen eine Identifizierungsnummer zugewiesen, Ihre Connect ID. Bitte notieren Sie diese an einem sicheren Ort oder senden Sie sie an sich selbst per Mail. Falls Sie Ihr ios-gerät verlieren oder versehentlich die 30

31 App Dictate + Connect vom ios-gerät löschen, benötigt unser Support-Team Ihre Connect ID, um Ihr Abo wiederherzustellen. Drücken Sie Weiter, um mit der Connect Einrichtung fortzufahren. Damit Ihr(e) Transkriptionist(in) den Status Ihrer versendeten Diktate aktualisieren kann, braucht sie/er Zugang zu Ihrem Connect-Dienst. Um den Zugang einzurichten, fügen Sie mit Benutzer hinzufügen einen oder mehrere Benutzer hinzu und senden Sie ihr/ihm oder ihnen den persönlichen Zugangs-Link zu. Geben Sie hierzu den Namen und die adresse des Benutzers ein und drücken Sie den Button Sichern oben rechts. Drücken Sie Zugangs-Link senden, um den Link an den Benutzer per Mail weiterzuleiten. Um dem Benutzer den Zugang zum Connect-Dienst zu entziehen, drücken Sie Benutzer entfernen. Nachdem Sie alle Benutzer angelegt und die Links weitergeleitet haben, drücken Sie Weiter, um die Connect Einrichtung fortzusetzen. Connect speichert Ihre Diktate nicht auf unseren Servern, nur ihre Beschreibungen. Sie können diese Beschreibungen verschlüsseln lassen, um sie von unseren Server geheim zu halten. Um diese Verschlüsselung zu aktivieren, tragen Sie ein Beschreibungs-Kennwort ein. Drücken Sie hierzu Beschreibungs- Kennwort setzen und geben Sie ein Kennwort ein. Bestätigen Sie dieses mit dem Button Sichern rechts oben. Wünsche Sie keine Verschlüsselung, setzen Sie kein Kennwort. Um die Connect Einrichtung abzuschließen, drücken Sie auf Fertig. Sie erhalten die Meldung Ihr Probe-Abo ist aktiv. Das Ende der Laufzeit wird ebenfalls angezeigt. Während oder nach der Testlaufzeit können Sie ein kostenpflichtiges Abo erwerben. Gehens Sie hierzu unter Einstellungen in Connect und wählen Sie den Button Abo kaufen. 31

32 6.2 Aktives Abo Während eines aktiven Abos stehen Ihnen die nachfolgenden Einstellungen zur Verfügung Schreibkräfte verwalten Um weitere Schreibkräfte zu Ihrem Connect-Dienst hinzuzufügen oder zu entfernen, wählen Sie den Button Schreibkräfte verwalten. Die bereits eingerichteten Schreibkräfte werden angezeigt Abo kaufen Gehen Sie im App Dictate + Connect in die Einstellungen. Den Einstellungsbutton finden Sie in der Diktatliste links oben. Wählen Sie in Einstellungen den Menüpunkt Connect. Wenn Sie ein Abo starten wollen, drücken Sie Abo kaufen. Für diesen Vorgang benötigen Sie eine Internet-Verbindung. Connect ist als Monats-Abo mit einer automatischen Verlängerung erhältlich. Wählen Sie Abonnieren zu dem angegebenen Preis aus. Der Kauf des Abos erfolgt über In-App Purchase. Die Abrechnung erfolgt über Ihr Apple itunes-konto. Bitte bestätigen Sie den Kauf des Abos durch Eingabe Ihres Apple-ID Kennworts Einkäufe wiederherstellen Haben Sie bereits ein Abo erworben und wollen Sie dieses Abo auf Ihrem ios-gerät wiederherstellen, wählen Sie in Connect den Button Einkäufe wiederherstellen. Nach Eingabe Ihres itunes- Kennwortes ist Ihr Abo wieder aktiviert. 32

33 6.2.4 Beschreibungs-Kennwort setzen Connect speichert Ihre Diktatinhalte nicht auf unseren Servern, nur ihre Beschreibungen. Sie können diese Beschreibungen verschlüsseln lassen, um sie vor unseren Server geheim zu halten. Um diese Verschlüsselung zu aktivieren, tragen Sie ein Beschreibungs-Kennwort ein. Drücken Sie hierzu den Button Beschreibungs-Kennwort setzen. Geben Sie das Kennwort ein und drücken Sie rechts oben auf Sichern. Ihr(e) Transkriptionist(in) muss ebenfalls dieses Kennwort auf der Internetseite eingeben, um Ihre Diktatbeschreibung zu sehen Einstellungen in den Einstellungen können Sie die Connect-Warnungen konfigurieren. Bestimmen Sie, ob und wann eine Warnung in der Liste der Connect-Warnungen ausgegeben werden soll Geschäftsbedingungen Unter Geschäftsbedingungen können Sie die Geschäftsbedingungen zu unserem Connect-Dienst einsehen. 6.3 Status eines Diktats ändern Als Connect-Benutzer (Transkriptionist/in) können Sie den Status der Diktatbeschreibungen auf dem Connect-Server ändern. Öffnen Sie mit einem Internet-Browser auf Ihrem PC/Mac mit Internetanbindung den Ihnen per Mail geleiteten Connect-Link (Wir empfehlen dabei die jeweils aktuellsten Versionen von Firefox, Safari oder Internet Explorer). Die Connect-Internetseite wird geöffnet. Sie werden nach einem Kennwort gefragt, damit der Beschreibungstext entschlüsselt wird. Ist kein Beschreibungskennwort gesetzt worden, lassen Sie das Feld leer und bestätigen Sie den Vorgang mit OK. Wurde ein Kennwort gesetzt und ist Ihnen dieses nicht bekannt, erfragen Sie dieses bitte beim Connect- 33

34 Abo-Inhaber. Andernfalls werden die Diktatbeschreibungen nur mit??? angegeben. Um den aktuellen Status eines Diktats in der Diktatliste zu ändern, klicken Sie den Button Details. Sie können den Status von Weitergegeben auf Angekommen, In Bearbeitung, Rückfrage, Erledigt, Beschädigt, Verloren oder Problem ändern. Mit Klick auf Update wird der neue Status gesetzt. In der Diktatliste des Apps Dictate + Connect wird der Status entsprechend aktualisiert. Ist das App nicht aktiv erhält der Nutzer eine Push-Nachricht. Damit ist der Dictate + Connect Nutzer jederzeit über den aktuellen Stand seiner Diktate informiert. Den Connect-Status können Sie auch in der App Dictate + Connect in Details eines Diktats ändern. Bei Durchsicht der Diktatliste werden am Status des Diktats sofort etwaige Unstimmigkeiten oder Probleme erkannt und können dadurch sofort behoben werden. Daneben dokumentiert und informiert Connect über alle Bearbeitungsschritte von Diktat Weitergegeben bis zu Erledigt. HINWEIS: Löscht der Dictate + Connect Nutzer auf dem ios-gerät in der Diktatliste ein Diktat, wird der entsprechende Eintrag zugleich auch auf der Connect-Internet-Seite unwiderruflich entfernt. Der Connect-Benutzer (Transkriptionist/in) kann den Eintrag nicht löschen. 34

35 7 Sprachdateien in Dictate + Connect importieren Sie können eine Sprachdatei in Dictate + Connect importieren und diese als neues Diktat weiterverarbeiten (aufnehmen, einfügen, überschreiben, etc.). 7.1 Import über itunes Verbinden Sie Ihr iphone oder ipod mit dem Mac/PC und öffnen Sie itunes. Wählen Sie in itunes Ihr Gerät aus. Gehen Sie auf den Menüpunkt Apps unter den Geräteeinstellungen. Scrollen Sie nach unten bis zur Position Dateifreigabe. Wählen Sie die App Dictate aus. Unter Dokumente von Dictate werden bereits exportierte Diktate angezeigt. Kopieren Sie in dieses Verzeichnis Dokumente von Dictate die Sprachdateien, die Sie in Dictate + Connect importieren wollen. Öffnen Sie die App Dictate + Connect auf Ihrem iphone oder ipad. In der Diktatliste erscheint rechts unten das Import-Symbol. Drücken Sie dieses Symbol. In der Import-Liste erscheinen sodann die Sprachdateien, die sich im Verzeichnis Dokumente von Dictate befinden. Bitte beachten Sie, dass dort auch die Diktate aufscheinen, die Sie aus Dictate + Connect exportiert haben. Wählen Sie die Sprachdatei aus, die importiert werden soll. Sie finden das neue Diktat in der Diktatliste von Dictate + Connect. Wenn Sie in der Diktatliste das Diktat antippen, beginnt der Import. Je nach Größe der zu importierenden Sprachdatei kann der Vorgang einige Zeit dauern. Nach dem Import kann die Sprachdatei als neues Diktat in der Diktatliste bearbeitet werden. Das Diktat muss hierfür im Diktiermodus zunächst entsperrt werden. 7.2 Import aus einer anderen App Alternativ können Sie eine Sprachdatei aus einer anderen App mit der Funktion In App öffnen in Dictate + Connect importieren. Erhalten Sie beispielsweise per als Anhang eine Sprachdatei in Mail auf Ihr iphone oder ipod zugeschickt, drücken Sie lange auf das Symbol des Anhangs. Wählen Sie dann In Dictate öffnen aus. Sie finden das neue Diktat in der Diktatliste von Dictate + 35

36 Connect. Wenn Sie in der Diktatliste das Diktat antippen, beginnt der Import. Je nach Größe der zu importierenden Sprachdatei kann der Vorgang einige Zeit dauern. Nach dem Import kann die Sprachdatei als neues Diktat in der Diktatliste bearbeitet werden. Das Diktat muss hierfür im Diktiermodus zunächst entsperrt werden. 36

37 Anhang A Lizenzen Dictate + Connect enthält Software von Dritten in Binärform. Die folgenden Abschnitte führen enthaltene Software von Dritten und ihre Lizenzen und Copyright-Bestimmungen auf. A.1 zxing Lizenziert unter der Apache License, Version A.2 box.net SDK Lizenziert unter der Apache License, Version A.3 SBJSON Copyright (C) Stig Brautaset. All rights reserved. Redistribution and use in source and binary forms, with or without modification, are permitted provided that the following conditions are met: Redistributions of source code must retain the above copyright notice, this list of conditions and the following disclaimer. Redistributions in binary form must reproduce the above copyright notice, this list of conditions and the following disclaimer in the documentation and/or other materials provided with the distribution. Neither the name of the author nor the names of its contributors may be used to endorse or promote products derived from this software without specific prior written permission. THIS SOFTWARE IS PROVIDED BY THE COPYRIGHT HOLDERS AND CONTRIBUTORS AS IS AND ANY EXPRESS OR IMPLIED WARRANTIES, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE ARE DISCLAIMED. IN NO EVENT SHALL THE COPYRIGHT OWNER OR CONTRIBUTORS 37

38 BE LIABLE FOR ANY DIRECT, INDIRECT, INCIDENTAL, SPECIAL, EXEMPLARY, OR CONSEQUENTIAL DAMAGES (INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, PROCURE- MENT OF SUBSTITUTE GOODS OR SERVICES; LOSS OF USE, DA- TA, OR PROFITS; OR BUSINESS INTERRUPTION) HOWEVER CAUSED AND ON ANY THEORY OF LIABILITY, WHETHER IN CONTRACT, STRICT LIABILITY, OR TORT (INCLUDING NEGLIGENCE OR OTHERWISE) ARISING IN ANY WAY OUT OF THE USE OF THIS SOFTWARE, EVEN IF ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGE. A.4 MPOAuth Copyright (c) 2008, Karl Adam, matrixpointer All rights reserved. Redistribution and use in source and binary forms, with or without modification, are permitted provided that the following conditions are met: Redistributions of source code must retain the above copyright notice, this list of conditions and the following disclaimer. Redistributions in binary form must reproduce the above copyright notice, this list of conditions and the following disclaimer in the documentation and/or other materials provided with the distribution. THIS SOFTWARE IS PROVIDED BY THE COPYRIGHT HOLDERS AND CONTRIBUTORS AS IS AND ANY EXPRESS OR IMPLIED WARRANTIES, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE ARE DISCLAIMED. IN NO EVENT SHALL THE COPYRIGHT HOLDER OR CONTRIBUTORS BE LIABLE FOR ANY DIRECT, INDIRECT, INCIDENTAL, SPECIAL, EXEMPLARY, OR CONSEQUENTIAL DAMAGES (INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, PROCUREMENT OF SUBSTITUTE GOODS OR SERVICES; LOSS OF USE, DATA, OR PROFITS; OR BUSINESS INTERRUPTION) HOWEVER CAUSED AND ON ANY THEORY OF LIABILITY, WHETHER IN CON- TRACT, STRICT LIABILITY, OR TORT (INCLUDING NEGLIGENCE 38

39 OR OTHERWISE) ARISING IN ANY WAY OUT OF THE USE OF THIS SOFTWARE, EVEN IF ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGE. 39