Rundschreiben Nr. 16/2015 zur Personalkosten-Hochrechnung (PKH) für das Kalenderjahr 2016

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1 An die Teilnehmer des Personalabrechnungsverfahrens der Pfälzischen Pensionsanstalt Ihr/e Ansprechpartner/in: s. Übersicht Ansprechpartner Durchwahl: Bad Dürkheim, den Rundschreiben Nr. 16/2015 zur Personalkosten-Hochrechnung (PKH) für das Kalenderjahr 2016 (Bitte unbedingt beachten und schnellstmögliche Weitergabe an die Personalabteilung) Inhalt: 1. Auswertungen und deren Übermittlung Archivlisten im Dialog-Abrechnungsverfahren und in Papierform Versand der Papierauswertungen Datei mit Datensätzen auf CD Versand der CD s 3 2. Berücksichtigte Parameter E i n m a l i g e bruttowirksame Zulagen Zuschläge Kinderdaten Sozialversicherung Zusatzversorgung Personenkreis Austrittsdatum Fehlzeiten 4 3. Sonstige Kriterien Stufenaufstiege/Vorrückungen in der Leistungs-/Entwicklungsstufe respektive Änderungen beim Jahresrhythmus Besoldung Berücksichtigung aller bisher bekannten Erhöhungen in folgenden Bereichen: Jahressonderzahlung Sparkassensonderzahlung Leistungsentgelt (nicht berücksichtigt) 5 4. Personalkosten-Planungsrechnung 6 5. Beschreibung der Listen Inhalt der Liste A1F22/P5 Personalkostenhochrechnung Inhalt der Liste A1F22/P6 Personalkosten je Person Inhalt der Liste A1F22/P7 Personalkostensummenblatt Hinweis für Anwender deren Haushalt/e noch nach der Kameralistik geführt werden Hinweis für Anwender deren Haushalt/e nach der Doppik geführt werden Beschreibung der Datei: 11 Seite 2

2 ... Seite 2 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 16 vom zur Sehr geehrte Damen und Herren, für Ihre Planungen werden wir die Personalkosten-Hochrechnung (PKH) für das Kalenderjahr 2016 nach dem Stand der Abrechnungen für den Monat Juli und den bis eingegebenen Daten bzw. für den Monat September und den bis eingegebenen Daten erstellen. Die nachfolgend beschriebene Bereitstellung der Archivlisten im Dialog- Abrechnungsverfahren, sowie in Papierform und die Übermittlung der CD erfolgt, soweit bisher eine entsprechende Vereinbarung getroffen wurde, entweder Ende Juli/Anfang August 2015 oder Ende September Sollten Sie hinsichtlich der PKH für das Folgejahr mit Änderungen planen (z. B. Änderung des Abrechnungsmonats bzw. Einstellung der PKH), teilen Sie uns dies bitte frühzeitig mit. 1. Auswertungen und deren Übermittlung 1.1 Archivlisten im Dialog-Abrechnungsverfahren und in Papierform Im Abrechnungsverfahren werden Ihnen Listen im Archiv zur Verfügung gestellt. Wie im Vorjahr haben wir uns wieder für die Erstellung der Listen in Papierform für alle Teilnehmer entschieden. Eine Druckausgabe nur für bestimmte Teilnehmer ist zurzeit nicht möglich. Die Beschreibung zur Auswertung finden Sie unter Ziffer 5 dieses Rundschreibens Versand der Papierauswertungen Der Versand der Papierauswertungen durch unseren Softwarepartner erfolgt Ende Juli/Anfang August 2015 bzw. in der letzten Septemberwoche Hinweis: Unser Softwarepartner hat bereits eine Papierauswertung mit Datum verschickt. Diese beinhaltet jedoch einen Fehler in der Beamtenbesoldung. Bitte vernichten Sie diese Papierauswertung. Eine berichtigte Ausgabe erhalten Sie im Laufe der KW 32/ Datei mit Datensätzen auf CD Zur Verfügung gestellt werden zusätzlich Dateien mit Datensätzen auf CD (xlsx.- Format) je Personalfall, für Mehrfachverrechnete je Verrechnung (siehe Seite 3

3 ... Seite 3 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 16 vom zur Beschreibung unter Ziffer 6 dieses Rundschreibens), damit vor Ort noch individuelle Veränderungen vorgenommen werden können Versand der CD s Der Versand der CD s durch die ppa erfolgt in der ersten Augustwoche 2015 bzw. in der letzten Septemberwoche Berücksichtigte Parameter 2.1 E i n m a l i g e bruttowirksame Zulagen Einmalige bruttowirksame Zulagen (Lohnarten 1xxx und 5xxx ) mit dem Durchschnitt der letzten 7 Monate ( ) bzw. 9 Monate ( ). Als einmalige Zulagen wurden die Lohnarten 1xxx und 5xxx summiert, die in den Monaten bzw sowohl als tatsächliche Einmalige Bezüge (Dialogmaske Einmalige Bezüge ) als auch auf den jeweiligen Monat begrenzte Zulage (Dialogmaske Zulagen ) eingegeben wurden. Hinweis: Bitte beachten Sie hierzu unser Lohnartenverzeichnis im Extranet, aus dem Sie die PKH-wirksamen Lohnarten ersehen können (Pfad: Extranet/Personalwirtschaft/Personalabrechnung/Allgemeine Informationen). 2.2 Zuschläge Alle Zuschläge (Lohnarten 2xxx und 6xxx ) mit dem Durchschnitt der letzten 7 Monate ( ) bzw. der letzten 9 Monate ( ). 2.3 Kinderdaten Die Begrenzung der Kinderdaten mit einem Ablaufdatum nach bzw wurde aufgehoben, d.h., Kinderdaten werden für das gesamte Kalenderjahr 2015 berücksichtigt. 2.4 Sozialversicherung Die Beitragsbemessungsgrenzen und die Beitragssätze mit den jeweils aktuellen Werten. 2.5 Zusatzversorgung Für den Bereich der Zusatzversorgung die jeweils aktuell bekannten Werte. 2.6 Personenkreis Austrittsdatum Berücksichtigt werden Bedienstete, welche ein Austrittsdatum größer gleich 1. August 2015 bzw. größer gleich 1. Oktober 2015 haben und ab diesem Datum nicht mehr in einem Dienst- oder Beschäftigungsverhältnis stehen. Demnach sind Bedienstete, deren Dienst-/ Beschäftigungsverhältnis spätestens mit Ablauf des Seite 4

4 ... Seite 4 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 16 vom zur (Austrittsdatum = ) bzw. des (Austrittsdatum = ) endet, nicht berücksichtigt. Hinweis: Hierzu verweisen wir nochmals ausdrücklich auf die Bearbeitungshinweise für Dialog-Anwender zur PKH, dass keine zeitraumbegrenzte Eingaben im Dialog Eingruppierung & Arbeitszeit vorgenommen werden dürfen, da sonst diese Personalfälle von der PKH ausgeschlossen werden Fehlzeiten Berücksichtigt werden Bedienstete, die aufgrund einer Fehlzeit ab 1. August 2015 bzw. 1. Oktober 2015 keine laufenden Zahlungen erhalten (zum Beispiel in Mutterschutz oder in Elternzeit befindliche Personalfälle). Diese Personalfälle werden entsprechend der bisherigen Beschäftigung berücksichtigt. Im Bedarfsfall können Sie eine Auflistung für diese Personalfälle bei der/dem für Sie zuständige/n Sachbearbeiter/in anfordern. 3. Sonstige Kriterien Berücksichtigt sind entsprechend den nachstehenden Ausführungen: 3.1 Stufenaufstiege/Vorrückungen in der Leistungs-/Entwicklungsstufe respektive Änderungen beim Jahresrhythmus Besoldung. 3.2 Berücksichtigung aller bisher bekannten Erhöhungen in folgenden Bereichen: Tarif Tarifart(en) Erhöhungsdatum Prozentsatz Bemerkungen Besoldung 111/112/ ,1 v.h. Besoldung 111/112/ ,3 v.h. mind. 75,00 (TA 111/112) mind. 30,00 (TA 118) 150, 151, 153, 156, 158, 500, ,4 v.h. TVöD TV- Ärzte/VKA ,9 v.h. Waldarbeiter ,4 v. H. TVAöD um 20,00 TV-L 160, 163, ,1 v.h. TV-L 160, 163, ,3 v.h. mind. 75,00 TVA-L um 30,00 TVA-L um 30,00 TV- Ärzte/MB ,2 v. H. TV- Ärzte/MB ,2 v. H. DRK 641, 643, 644, ,4 v.h. Seite 5

5 ... Seite 5 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 16 vom zur DRK Azubi ,4 v.h. TV-V ,4 v.h. Ehrenamt ,3 v.h. LoA 1530/1531 Ehrensold ,3 v.h. LoA 1504 Hinweis: Die in der o.a. Tabelle in der Spalte Bemerkungen aufgeführten Mindestbeträge können programmseitig nicht berücksichtigt werden, sofern die produktive Umsetzung noch nicht erfolgte. Zum Zeitpunkt der Erstellung der PKH 2016 waren jedoch alle Tariferhöhungen programmseitig umgesetzt, so dass die aufgeführten Mindestbeträge berücksichtigt sind. 3.3 Jahressonderzahlung Entsprechend den tariflichen Vorschriften des TVöD, TV-L, DRK-RTV usw. 3.4 Sparkassensonderzahlung Nach 18.4 TVöD-S mit dem Garantieanteil von 100 v.h. des Tabellenentgelts sowie die übrigen Teile mit den von Ihnen mitgeteilten V.H.-Sätzen. 3.5 Leistungsentgelt (nicht berücksichtigt) (dies betrifft nur Anwender des TVöD/Bund, TVöD/VKA, TVöD-BT-B, TVöD-BT- K, TVöD-SuE, TVöD-SuE/K und BezTV-W RP) Hinsichtlich der Berücksichtigung bei Ihren Planungen geben wir Ihnen folgende Hinweise bzw. Empfehlungen zum Leistungsentgelt nach 18 (VKA) des TVöD bzw. den Protokollerklärungen: Wegen den unterschiedlichsten Konstellationen und Auswirkungen haben wir das Leistungsentgelt in der PKH 2016 nicht berücksichtigt. Wir empfehlen deshalb für 2016 das zu zahlende Leistungsentgelt im Bereich des TVöD mit dem bekannten v.h.-satz der Monatsentgelte des Jahres 2015 zu berücksichtigen. Dies gilt nicht für Anwender des TV-L, da die Rechtsgrundlage nach 18 ab gestrichen wurde. Als Monatsentgelt zählt: das Tabellenentgelt, die in Monatsbeträgen festgelegten Zulagen einschl. Besitzstandszulagen und das Entgelt im Krankheitsfall und bei Urlaub, soweit dieses Entgelt in dem betreffenden Kalenderjahr ausgezahlt worden ist. Seite 6

6 ... Seite 6 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 16 vom zur Ggfs. sind aber auch unständige Entgeltbestandteile in das Gesamtvolumen einbezogen worden. In der beigefügten Datei sind die Monatsentgelte in den folgenden Spalten enthalten: GRGEHALT1 (Tabellenentgelt) OZSZ 1 (Besitzstand Kind/er) ZULAGEN1 (Zulagen, einschl. Besitzst. IndZwSt. oder IndEndSt.) GRGEHALT2 (Tabellenentgelt aus Tarifsplitting) OZSZ 2 (Besitzstand Kind/er aus Tarifsplitting) ZULAGEN2 (Zulagen einschl. Besitzst. IndZwSt. oder IndEndSt. aus Tarifsplitting) Die unständigen Entgeltbestandteile können den folgenden Spalten entnommen werden: ZUSCHLÄGE1 und ggf. ZUSCHLÄGE2 (aus Tarifsplitting) Zu dem ermittelten Bruttobetrag ist ggf. außerdem auch ein Zuschlag für die Arbeitgeberanteile hinzuzurechnen. 4. Personalkosten-Planungsrechnung Zusätzlich bieten wir Ihnen an, eine Personalkosten-Planungsrechnung (PC-PKH) zu jedem gewünschten Termin gegen eine Kostenerstattung (siehe Ziffer 9 unseres Leistungskataloges) zu erstellen. Seite 7

7 ... Seite 7 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 16 vom zur 5. Beschreibung der Listen 5.1 Inhalt der Liste A1F22/P5 Personalkostenhochrechnung Die Sortierung erfolgt innerhalb des Anwenders nach Arbeitgeber, nach Kst. Einrichtung- (für Kommunalverwaltungen mit Kameralistik siehe nachstehende Übersicht, für Kommunalverwaltungen mit Doppik immer 101 ), nach der Kostenstelle oder dem Produkt, nach der Einrichtungsart immer die 0, für Kommunalverwaltungen mit Doppik entsprechend der nachstehenden Übersicht und alphabetisch nach Namen. Dargestellt sind pro Person und Monat DATUM (Abrechnungsmonate in 2015) EINGRUPPIERUNG (Besoldungs-, Entgelt-, Vergütungs- oder Lohngruppe usw.) OZ (= Kennzeichen Familien-, Orts- oder Sozialzuschlag) ARBEITSZEIT STD ARBEITSZEIT VB-WERT (angegeben ist hier bei Vollbeschäftigung der Faktor 1,000, bei Teilbeschäftigung der anteilige Faktor) GR.GEHALT (Grundgehalt, Tabellenentgelt, Grundvergütung, Monatstabellenlohn oder vergleichbare Werte) OZ/SZ (Besitzstand Kind/er, Orts-, Familien- oder Sozialzuschlag) TV-ZULAGE ZULAGEN (permanente Zulagen ohne bis-datum mit Lohnartenschlüssel 1xxx und 5xxx ) ZUSCHLÄGE (einmalige Zulagen und Zuschläge Lohnartenschlüssel 1xxx, 2xxx, 5xxx und 6xxx ) VL-AG URL.GELD ZUWENDUNG (Einmalzahlung, Sonderzahlung, Jahressonderzahlung, Zuwendung) GESAMTBRUTTO SV AG (Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung einschl. der Insolvenzgeldumlage, soweit Umlagepflicht besteht-) ZVK AG (Arbeitgeberanteile zur Zusatzversorgung ohne Pauschalsteuern-) PAUSCHALSTEUERN, die der Arbeitgeber trägt (Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag für geringfügig Beschäftigte bzw. für Zukunftssicherungsleistungen) BG-BEITRAG (in dieser Spalte sind für ppa-kunden keine Werte enthalten) NETTOBEZUG In dieser Spalte sind ggf. folgende Lohnarten enthalten: 7555 Reisek.Pauschverg. 18 LRKG 7650 Nettobezug Beihilfe 7655 Reisek.-Vergütung 7668 Reisek.-Vergütung (Bild.-Reise) Seite 8

8 ... Seite 8 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 16 vom zur BEIHILFEN (in dieser Spalte sind für ppa-kunden keine Werte enthalten) GES.BELASTUNG und am Ende der Seite GESAMT (Jahressummenzeile) 5.2 Inhalt der Liste A1F22/P6 Personalkosten je Person Die Sortierung erfolgt innerhalb des Anwenders nach Arbeitgeber, der Einrichtung und der jeweiligen Kostenstelle alphabetisch nach Namen; für Mehrfachverrechnete je Verrechnung. Die Jahressumme je Einrichtung und Kostenstelle einschl. Summenbildung am Ende mit folgenden komprimierten Feldern: GESAMTBRUTTO SV AG (Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung einschl. der Insolvenzgeldumlage, soweit Umlagepflicht besteht-) ZVK AG (Arbeitgeberanteile zur Zusatzversorgung ohne Pauschalsteuern-) PAUSCHALSTEUERN, die der Arbeitgeber trägt (Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag für geringfügig Beschäftigte bzw. für Zukunftssicherungsleistungen) NETTOBEZUG In dieser Spalte sind ggf. folgende Lohnarten enthalten: 7555 Reisek.Pauschverg. 18 LRKG 7650 Nettobezug Beihilfe 7655 Reisek.-Vergütung 7668 Reisek.-Vergütung (Bild.-Reise) BEIHILFEN (in dieser Spalte sind für ppa-kunden keine Werte enthalten) GESAMTBELASTUNG GESAMT (Jahressummenzeile) 5.3 Inhalt der Liste A1F22/P7 Personalkostensummenblatt Die gleichen komprimierten Felder entsprechend der Liste A1F22/P6 werden summiert nach Einrichtung/Gruppierung Kostenstelle (bei kameralen Haushalten = Gliederungsziffer) Einrichtungsart/Dienst Arbeitgeber Teilnehmer 5.4 Hinweis für Anwender deren Haushalt/e noch nach der Kameralistik geführt werden Seite 9

9 ... Seite 9 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 16 vom zur Bei der Summierung nach Gruppierungsziffern in der Liste A1F22/P7 Personalkostensummenblatt ist die unter Einrichtung im Personalfall gespeicherte Ziffer ausgewiesen. Zur schnelleren Bearbeitung haben wir Ihnen nachfolgend die Übersicht aus unserem Handbuch für Beleganwender bzw. der bei der Dateneingabe durch Dialoganwender angebotenen Liste abgedruckt. Empfängergruppe Ehrenamtlich Tätige; Ehrenamtliche Bürgermeister Beigeordnete Ortsvorsteher Beamte (BBesG) Nebenamtlich Tätige Auszubildende Tariflich Beschäftigte oder Angestellte (BAT) Nebenamtlich Tätige Auszubildende Arbeiter (BMT-G, MT-Arb) Nebenamtlich Tätige Auszubildende Einrichtung (= Eintragung im Datenerfassungsbeleg bzw. Dateneingabe) Ergibt Gruppierungsziffer für Aufwand Brutto Aufwand ZVK Aufwand Sozialvers Ehrensoldempfänger Seite 10

10 ... Seite 10 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 16 vom zur 5.5 Hinweis für Anwender deren Haushalt/e nach der Doppik geführt werden Bei der Summierung nach dem Status in der Liste A1F22/P7 Personalkostensummenblatt ist die unter Einrichtungsart im Personalfall gespeicherte Ziffer ausgewiesen. Zur schnelleren Bearbeitung haben wir Ihnen nachfolgend die Übersicht aus unserem Handbuch für Beleganwender bzw. der bei der Dateneingabe durch Dialoganwender angebotenen Liste abgedruckt. Einrichtungsart Status des Personalfalles (= Eintragung im Datenerfassungsbeleg) Beamte 10 Auszubildende 11 Nebenamtlich Tätige 12 Bürgermeister 13 Beigeordnete 14 Ortsvorsteher 15 Rats- und Ausschussmitglieder 16 Sonstige (u.a. ehrenamtlich Tätige der 17 Feuerwehr) Ehrensoldempfänger 18 Vergütung der Arbeitnehmer 20 Auszubildende 21 Nebenamtlich Tätige 22 Ehemals Arbeiter 30 Auszubildende 31 Nebenamtlich Tätige 32 Sonstige 50 Seite 11

11 ... Seite 11 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 16 vom zur 6. Beschreibung der Datei: TEILNR AG ER KST ERART PERSNR NAME GEBDAT EINTRITT AUSTRITT FAMST BDADATUM DIENSTZEIT PROZ-VERT DATUM EINGRUP1 OZ1 ARBSTD1 VBWERT1 GRGEHALT1 OZSZ1 TVZULAGE1 ZULAGEN1 ZUSCHLÄGE1 VL-AG1 URL-GELD1 ZUWENDUNG1 EINGRUP2 OZ2 ARBSTD 2 VBWERT2 GRGEHALT2 OZSZ2 TVZULAGE2 ZULAGEN2 ZUSCHLÄGE2 VL-AG2 Teilnehmernummer Arbeitgeber Einrichtung/Gruppierung Kostenstelle Einrichtungsart/Dienst Personalnummer Nachname, Vorname Geburtsdatum Eintritt Austritt Familienstand Besoldungs-, Vergütungs- oder Lohndienstalter (soweit ein Datum ausgewiesen wird, ist dies nur bei Beamten von Bedeutung. Bei tariflich Beschäftigten erfolgt die Vorrückung in die nächste Stufe ausschl. über das Feld nächste Steigerung. Dienstzeit Kostenmäßige Verteilung Datum Eingruppierung Kennzeichen Familien-,Orts- und Sozialzuschlag Arbeitszeit Vollbeschäftigungswert Grundgehalt, Tabellenentgelt, Grundvergütung, Monatstabellenlohn oder vergleichbare Werte Besitzstand Kind/er, Orts-, Familien- oder Sozialzuschlag TV-Zulage Zulagen (einschl. Besitzst. IndZwSt. oder Besitzst. IndEndSt) Zuschläge Vermögenswirksame Anlage Urlaubsgeld Jahressonderzahlung nach TVöD/TVöD-K/TV-L/TV-V/DRK-TV, Zuwendung, laufende Sonderzahlung an Beamte Eingruppierung aus Tarifsplitting Kennzeichen Familien-,Orts- und Sozialzuschlag aus Tarifsplitting Arbeitszeit aus Tarifsplitting Vollbeschäftigungswert aus Tarifsplitting Grundvergütung, Tabellenentgelt, Monatstabellenlohn oder vergleichbarer Wert aus Tarifsplitting Besitzstand Kind/er, Orts-, Familien- oder Sozialzuschlag aus Tarifsplitting Zulage aus Tarifsplitting Zulagen (einschl. Besitzst. IndZwSt. oder Besitzst. IndEndSt) aus Tarifsplitting Zuschläge aus Tarifsplitting Vermögenswirksame Anlage aus Tarifsplitting Seite 12

12 ... Seite 12 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 16 vom zur URL-GELD2 ZUWENDUNG2 GESBRUTTO SV-AG ZVK-AG PAUSTEUERN BG-BEITRAG NETTOBEZUG BEIHILFEN GESBELASTUNG Urlaubsgeld Jahressonderzahlung nach TVöD/TVöD-K/TV-L/TV-V/DRK-TV, Zuwendung, laufende Sonderzahlung an Beamte aus Tarifsplitting Gesamtbrutto Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung einschl. der Insolvenzgeldumlage, soweit Umlagepflicht besteht- Arbeitgeberanteile zur Zusatzversorgung -ohne Pauschalsteuern- Pauschalsteuern, die der Arbeitgeber trägt (Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag für geringfügig Beschäftigte bzw. für Zukunftssicherungsleistungen) z. Zt. nicht belegt In dieser Spalte sind ggf. folgende Lohnarten enthalten: 7555 Reisek. Pauschverg. 18 LRKG 7650 Nettobezug Beihilfe 7655 Reisek.-Vergütung 7668 Reisek.-Vergütung (Bild.-Reise) z. Zt. nicht belegt Gesamtbelastung Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Ihre ppa Bereich Personalabrechnung