Der Neuköllner Weg der Personalgewinnung

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Nikolas Goldschmidt
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1 Der Neuköllner Weg der Personalgewinnung

2 1. Einstieg in die Thematik der digitalen und beschleunigten Personalgewinnung

3 1. Agenda 1. Einstieg in die Thematik der digitalen und beschleunigten Personalgewinnung mit Agenda 1.1Ausgangssituation 1.2Maßnahmen des Bezirksamtes Neukölln von Berlin 2. Vorstellung eines Musterprozesses für Stellenbesetzungen 3. Bündelung der Auswahlverfahren im Zentralen Bewerbungsbüro und flächendeckende Einführung von rexx 4. Moderne Öffentlichkeitsarbeit und Arbeitgebermarke HAUPSTADT MACHEN 5. Diskussion und Ausblick

4 1.1 Ausgangssituation - Dilemma Fachkräftemangel, Konkurrenzkampf, schlechtere Bezahlung demografische Entwicklung mit hoher Altersfluktuation Ergebnis: keine bedarfsgerechte Personalgewinnung Aufgaben- und Stellenzuwachs durch Wachsende Stadt mit steigender Anzahl von Stellenbesetzungsverfahren DILEMMA langwierige, ineffiziente und überreglementierte Verfahrensabläufe negative Auswirkungen auf die Arbeitsfähigkeit und Außenwahrnehmung des öffentlichen Dienstes

3 Monate ab Veröffentlichung der Ausschreibung E-Government Gesetz Berlin

5 1.1 Ausgangssituation - Ziele 100-Punkte- Programm Beschleunigung der Stellenbesetzungsverfahren auf max. 3 Monate ab Veröffentlichung der Ausschreibung E-Government Gesetz Berlin flächendeckende Digitalisierung aller Geschäftsprozesse bis 2023 Quelle: Koalitionsvereinbarung, S. 137; Berliner E-Government-Gesetz, 30. Mai 2016 (GVBl. S. 282)

1.1 Ausgangssituation - Vergleichsdaten landesweiter Durchschnitt: 4,4 Monate (Stand März 2017, Quartal I-III 2016) Durchschnitt im BA Neukölln: 5,4 Monate (Stand März 2017,

6 1.1 Ausgangssituation - Vergleichsdaten landesweiter Durchschnitt: 4,4 Monate (Stand März 2017, Quartal I-III 2016) Durchschnitt im BA Neukölln: 5,4 Monate (Stand März 2017, Quartal I-III 2016) aktuell 3,0 Monate mit flächendeckendem Einsatz von rexx Tendenz < (noch nicht veröffentlicht) Quelle: PVPP 0016 vom Bild: d-maps.com, NIC

7 1.2 Maßnahmen des Bezirksamtes Neukölln 4. Abbau des Bewertungsstaus: Geschäftsprozessoptimierung: digital (rexx) + zentral 3. homogene Strukturen der Büroleitungen: Workshop mit Büroleitungen 1. Erarbeitung von inhaltlichen Standards: AG Auswahlverfahren 2. Einstellung von 10 Trainees

8 1.2 Maßnahmen des Bezirksamtes Neukölln Ergebnis: 1. Erarbeitung von inhaltlichen Standards: AG Auswahlverfahren Leitfäden Vorlagen Muster Corporate Design f

1.2 Maßnahmen des Bezirksamtes Neukölln Ergebnis: Qualifizierung für Bewertungsaufgaben, Auswahlverfahren, Büroleitung vollständiger Abbau der

9 1.2 Maßnahmen des Bezirksamtes Neukölln Ergebnis: Qualifizierung für Bewertungsaufgaben, Auswahlverfahren, Büroleitung vollständiger Abbau der Bewertungsrückstände bis Ende April 2017 Ziel: Verringerung der Bewertungsdauer auf max. 8 Wochen 2. Abbau des Bewertungs- Staus: Einstellung von 10 Trainees

10 1.2. Maßnahmen des Bezirksamtes Neukölln Ergebnis: Einrichtung der Büroleitungen für alle Abteilungen mit 3. homogene Strukturen der Büroleitungen: Workshop mit Büroleitungen identischen Kernaufgaben und identischer Personalausstattung

Ergebnisse: Modellbehörde für strategische Maßnahmen zur Beschleunigung von Stellenbesetzungsverfahren

11 1.2 Maßnahmen des Bezirksamtes Neukölln 4. Geschäftsprozessoptimierung: digital (rexx) + zentral homogene Strukturen der Büroleitungen Ergebnisse: Modellbehörde für strategische Maßnahmen zur Beschleunigung von Stellenbesetzungsverfahren Einrichtung des Zentralen Bewerbungsbüros Soll-Prozess mit externer Begleitung durch BOC Evaluation und Anpassung in Soll-Prozess 2.0 digital (rexx) + zentral

12 2. Vorstellung eines Musterprozesses für Stellenbesetzungen Geschäftsprozess: zielgerichtete, zeitlich-logische Aufgabenabfolge arbeitsteilig ausgeführt von mehreren Organisationen/Organisationseinheiten unter Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) Ziel: Erstellung von Leistungen entsprechend den für die Unternehmensstrategie relevanten Prozesszielen; Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) Herangehensweise: Gestaltung von Verwaltungsorganisation verlagert sich von den Strukturen und Funktionen auf die Prozesse aufgrund des Übergangs zum E-Government Aufgaben: Prozessmodellierung und -optimierung, Bewertung, Überwachung und Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen

13 2. Vorstellung eines Musterprozesses für Stellenbesetzungen - Modellierung Soll-Prozess 2.0 digital (rexx) + zentral

14 2. Vorstellung eines Musterprozesses für Stellenbesetzungen - Phasenunterteilung Phase 1: Vorbereitungsmanagement Phase 2: Bewerbungsmanagement Phase 3: Auswahlmanagement Phase 4: Einstellungsmanagement

15 2. Vorstellung eines Musterprozesses für Stellenbesetzungsverfahren Schritte der Realisierung Beginn Digitalverfahren rexx für Azubis und parallel Papierverfahren bei Stellenbesetzungsverfahren Ausbau zentraler Strukturen i. S. eines Shared Services (Idee ZBB) und Anwendung Digitalverfahren rexx auf alle Nachwuchskräfte Anpassung des Musterprozesses (BOC) und stufenweise Umsetzung von einzelnen Prozessphasen im Stellenbesetzungsverfahren in bestimmten Abteilungen Evaluation und Nutzwertanalyse flächendeckende Durchführung aller Stellenbesetzungen durch das Zentrale Bewerbungsbüro entsprechend des neuen Musterprozesses Soll-Prozess 2.0 digital (rexx) + zentral

16 3. Bündelung der Auswahlverfahren im Zentralen Bewerbungsbüro Aufgabe: zentrale Steuerung aller Stellenbesetzungsverfahren ab Vakanz bis Dienstaufnahme Vorteile: schnelle und einheitliche Umsetzbarkeit der strategischen/politischen Vorgaben spezialisierte Mitarbeiter_innen in Allzuständigkeit hohe Rechtssicherheit & Standardisierung Einbindung der Fachleute mit gleichzeitiger Entlastung enger Kundenkontakt/hohe Dienstleistungsorientierung verbesserte Zusammenarbeit mit den Gremien Einbindung strategisches Personalmarketing konsequenter Einsatz von E-Recruiting (rexx)

17 3. Bündelung der Auswahlverfahren im Zentralen Bewerbungsbüro ZBB Beratung Bewerbungsmanagement mit rexx Durchführungsverantwortung für den gesamten Stellenbesetzungsprozess Einbindung und Beteiligung von Beschäftigtenvertretungen, Personalwirtschaft und -service Bearbeitung laufbahnrechtlicher Einzelangelegenheiten Umsetzung der Willkommenskultur Praktikanten- und Bewerbungspool Marketingmaßnahmen Büroleitungen neben allgemeinen Aufgaben: Mitwirkung bei der Formulierung der Anforderungen Beteiligung an der Auswahlentscheidung Begrüßung der Beschäftigten

18 3. Bündelung der Auswahlverfahren im ZBB und flächendeckende Einführung von rexx Wirkungsbereich von rexx: Publizierung der Ausschreibung im Jobportal des Karriereportals des Landes Berlin Bewerbungseingang und Verwaltung der Bewerberdaten, parallele Bearbeitung von Datensätzen Einlesen/Einscannen von Papierunterlagen Prüfung der Bewerbungsunterlagen Abrufbarkeit der Bewerberdaten nach Suchkriterien und entsprechende Zusammenstellung von Auflistungen Eignungsdiagnostik mit cut-e Veranstaltungsmodul Formschreibenmodul (Funktion der Serien- , z. B. Zwischennachrichten an Bewerber)

19 4. Moderne Öffentlichkeitsarbeit Von der landesweiten Arbeitgebermarke zur Behördenmarke: Personalmarketing als klarer politischer Auftrag 2016: Senatsbeschluss HAUPTSTADT MACHEN 2016: Leitbild Neukölln & DU Aufbau einer Behördenmarke einheitliches Design bei der Innen- und Außendarstellung 2018/2019 Budget Euro im Doppelhaushalt 2018/2019 Personalmarketingkonzept, definiert Handlungsempfehlungen Ohne Personalmarketing keine Personalgewinnung!

4. Moderne Öffentlichkeitsarbeit Externes Personalmarketing: Plakatwerbung Onlineanzeigen Werbung in Printmedien Teilnahmen an diversen Veranstaltungen

20 4. Moderne Öffentlichkeitsarbeit Externes Personalmarketing: Plakatwerbung Onlineanzeigen Werbung in Printmedien Teilnahmen an diversen Veranstaltungen Social Media zentraler Bewerbungsraum Beratung durch Personalmarketingagenturen Internes Personalmarketing: Willkommenskultur Mitarbeiterstammtisch

21 5. Diskussion und Ausblick 1. langwierige, ineffiziente und überreglementierte Verfahrensabläufe Gesetzesänderungen notwendig 2. Bewerbermangel verstärkte Ausbildung in allen Behörden 3. fehlende vergleichbare Datenlage Optimierung durch den Senat 4. unzureichende Systembetreuung und funktionale Schwächen in rexx, z. B. Schnittstellen zu Veröffentlichungsportalen, Social Media, IPV, Bundeszentralregister, e-akte Optimierung durch den Senat 5. hoher Kostenfaktor für elektronische Eignungsdiagnostik mit cut-e Nutzung ohne Kosten analog rexx 6. hoher Zeit- und Ressourcenfaktor für partizipative GPO (1 Prozess ca. 1 Jahr) mehr Zeit, Geld und Personal

22 5. Diskussion und Ausblick Laufende Evaluation des Prozesses: Prozessverantwortung im ZBB laufende Erhebung von Kennzahlen im Soll-Prozess zur Überprüfung der Zielerreichung Produkt ZBB weitere Identifizierung von Handlungsfeldern im Prozess Überführung in Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) langfristig medienbruchfreien elektronischen Prozess von der Personalgewinnung bis zur Personalverwaltung

23 Vielen Dank

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