Schweizerische Sozialhilfeempfängerstatistik. Datenerhebung 2017

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1 Schweizerische Sozialhilfeempfängerstatistik Datenerhebung 2017 Tutoris Veranstaltung Zürich, und

2 Inhalt 1. Inhaltliche Aspekte der Datenerfassung Grundwissen BFS und Prozess der Datenerhebung 2. Datenerfassung der wirtschaftlichen Sozialhilfe (WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat) Wie funktioniert s im TUTORIS? Fragen der Teilnehmenden Pause 3. Datenerfassung der weiteren bedarfsabhängigen Leistungen Wie funktioniert s im TUTORIS? Fragen der Teilnehmenden 2

3 1. Inhaltliche Aspekte der Datenerfassung Grundwissen BFS 3

4 Grundwissen BFS Leistungsklassen wirtschaftliche Sozialhilfe 4

5 Grundwissen BFS Leistungsklassen weitere bedarfsabhängige Sozialleistungen Alimentenbevorschussung (ALBV) Eltern-/Mutterschaftsbeihilfen (MUBE) Kantonale Beihilfen zu EL der AHV/IV (kbh) Zusatzleistungen zur AHV/IV im Kanton Zürich (ZL-ZH) 5

6 Grundwissen BFS Aufbau des Fragebogens Identifikation Demographie Wohnsituation Arbeit und Ausbildung Gesundheit Finanzielle Situation Involvierte Fachstellen Sozialhilfeleistung Für SH-FlüStat und SH-AsylStat gilt ein leicht gekürzter Fragekatalog. Für die Alimentenbevorschussung, die kantonalen Beihilfen und die Eltern- und Mutterschaftsbeihilfen gilt ein stark gekürzter Fragekatalog. 6

7 Grundwissen BFS Unterstützungseinheit (UE) Bei der wirtschaftlichen Sozialhilfe (WSH, SH-FlüStat, SH- AsylStat), den kantonalen Beihilfen (kbh) und den Eltern- und Mutterschaftsbeihilfen (MUBE): Die antragstellende Person und die mitunterstützten Familienmitglieder im gleichen Haushalt Bei der Alimentenbevorschussung (ALBV): Kinder, deren Unterhaltsbeiträge im gleichen Vertrag geregelt sind, sowie die erziehungsberechtigte Person im gleichen Haushalt (keine weiteren, nicht bevorschussten Haushaltsmitglieder als UE-Mitglieder erfassen) 7

8 Grundwissen BFS [ ] Unterstützungseinheit (UE) bei ALBV Es sind drei Arten von Fällen zu unterscheiden: Erziehungsberechtigte Person mit Kind/ern des gleichen Vertrags 1 BFS-Dossier Details werden auf Ebene Kind und pro Kind erhoben Erziehungsberechtigte Person mit Kindern mehrerer Verträge pro Vertrag 1 BFS-Dossier Details werden auf Ebene Kind und pro Kind erhoben Jugendlicher ALBV-Bezüger mit eigenem Dossier 1 BFS-Dossier Details werden auf Ebene der antragstellenden Person erhoben Achtung: In Kantonen mit Ehegattenalimente müssen die Details auch auf Ebene der antragstellenden Person erhoben werden! 8

9 Grundwissen BFS Erhebungsperiode = Kalenderjahr In der wirtschaftlichen Sozialhilfe (WSH, SH-AsylStat, SH- FlüStat) werden Anfangszustände und Stichtagszustände erhoben. In den anderen Leistungsklassen werden nur Stichtagszustände erhoben. Die Erfassung erfolgt im Fallführungssystem Tutoris. Für die Prüfung der Daten und den verschlüsselten Daten-Export wird ein BFS-Programm aufgerufen (PlausEx). 9

10 Grundwissen BFS Anfangszustand (nur für WSH, SH-FlüStat und SH-AsylStat) Situation der Unterstützungseinheit im ersten ordentlichen Monat des Sozialhilfebezuges wird 6 Wochen nach der ersten ordentlichen Zahlung erstellt und geprüft. wird 1x in der Laufzeit eines Dossiers erstellt betrifft neue Fälle respektive nach einer Unterbrechung von 6 Monaten oder mehr wiedereröffnete Fälle Wichtig: Datum der ersten Auszahlung ist für ALBV, kbh und MUBE nicht erforderlich 10

11 Grundwissen BFS Beispiel Beginn der Unterstützung Erste Zahlung März 2017 Erstellen des Anfangszustandes Mai 2017 (6 Wochen nach der ersten ordentlichen Zahlung)

12 Grundwissen BFS Stichtagszustand Bei laufenden Fällen: Details zum Monat Dezember Fälle mit letztem Bezug: Details zum Monat der letzten ordentlichen SH-Zahlung. Wichtige Datumsfelder: Datum der letzten Zahlung BFS-Abschlussdatum = Letzte Zahlung plus 6 Monate Die Erfassung erfolgt unbedingt sofort Es wird der Stichtag der laufenden Erhebung erfasst. Wenn der BFS-Abschluss ins nächste Jahr reicht, wird der Stichtag der nächsten Erhebungsperiode zusätzlich auch erfasst. 12

13 Grundwissen BFS Beispiel letzter ordentlicher Sozialhilfebezug Letzte Zahlung = Sept Erste Zahlung März 2017 Ende der finanz. Unterstützung Sept Stichtagszustand 2017 erfassen Der Export aller Anfangs- und Stichtagszustände 2017 erfolgt im Februar Stichtagszustand: bezieht sich auf den Monat, in welchem die finanzielle Unterstützung endete = Stichmonat 13

14 Grundwissen BFS Beispiel Abschluss im Folgejahr Letzte Zahlung = Sept BFS-Abschlussdatum = März 2018 Erste Zahlung März 2017 Ende der finanz. Unterstützung Sept Stichtagszustand 2017 erfassen BFS-Abschlussdatum März 2018 = letzte Zahlung plus 6 Monate 2017 Der Export aller Anfangs- und Stichtagszustände 2017 erfolgt im Februar Der Export aller Anfangs- und Stichtagszustände 2018 erfolgt im Februar Der Abschluss eines BFS-Objektes erfolgt sofort auf 6 Monate nach der letzten Zahlung. Wichtige Erfassungsfelder: Abschlussdatum und Beendigungsgrund 14

15 Grundwissen BFS Wechsel der Leistungsklasse Da der Aufenthaltsstatus der antragstellenden Person massgebend ist für die Wahl der Leistungsklasse, kann es mit einem Wechsel des Aufenthaltsstatus der antragstellenden Person auch zu einem Wechsel der Leistungsklasse kommen. Bei einem Wechsel einer Leistungsklasse muss für das alte BFS-Objekt ein BFS-Abschluss durchgeführt und ein neues BFS-Objekt mit Anfangszustand erstellt werden (versehen mit einer neuen Nummer). Beim alten BFS-Objekt folgenden Beendigungsgrund erfassen: «Dossier an regionalen bzw. kommunalen Sozialdienst abgegeben oder Wechsel der Leistungsklasse». 15

16 Grundwissen BFS Wechsel der Leistungsklasse Beispiel: Am 31. März 2017 wechselt der Aufenthaltsstatus der antragstellenden Person von «Asylsuchender N» zu «Flüchtling mit Asyl 5- (B)»: Für diese Unterstützungseinheit Lieferung von 2 BFS-Objekten: 1. Bestehendes BFS-Objekt bearbeiten - neue Version -> Stichtag 2017, Monat März - «SH-Asylsuchende» stehen lassen - letzte Zahlung März 2017, Abschluss Sept Beendigung: «Dossier an reg. Soz. Dienst resp. Wechsel der Leistungsklasse» 2. danach: In Partnerdaten Ausweiskategorie anpassen 3. Mitte Mai: Neues BFS-Objekt mit - Anfangszustand 2017 Monat April, Aufnahmedatum April «SH-Flüchtlinge» - Erstzahlung April Im Januar BFS Objekt vom April bearbeiten, neue Version, - Stichzustand 2017, Monat Dezember, laufender Fall - «SH-Flüchtlinge» stehen lassen. Dies ist immer noch die gleiche Leistungsklasse wie im Anfangszustand 16

17 Grundwissen BFS Wechsel der Leistungsklasse Folgende Wechsel sind möglich: Von Nach SH-AsylStat Asylsuchende/r (N) Vorläufig aufgenommene Person (F) 7-/ VA 7- SH-FlüStat Flüchtling mit Asyl 5- (B) Vorläufig aufgenommener Flüchtling (F) -7 SH-FlüStat Flüchtling mit Asyl 5- (B) Vorläufig aufgenommener Flüchtling (F) -7 Wirtschaftliche Sozialhilfe WSH Alle anderen Aufenthaltsstatus Wirtschaftliche Sozialhilfe WSH Alle anderen Aufenthaltsstatus 17

18 Grundwissen BFS Fremdplatzierte Kinder und Jugendliche in Heimen oder Pflegefamilien Bei Übernahme von Kosten (Platzierungskosten, Teilleistungen; bspw. Nebenauslagen, Elternbeiträge, Pflegekosten etc.) im Zusammenhang mit der Fremdplatzierung durch die wirtschaftliche Sozialhilfe Träger eines eigenen Dossiers: Dies ist auch der Fall, wenn die Mutter respektive der Vater des fremdplatzierten Kindes/Jugendlichen von der Sozialhilfe unterstützt werden. Sind mehrere Kinder/Jugendliche derselben Familie am gleichen Ort fremdplatziert, dann ist für jedes Kind/ jeden Jugendlichen ein separates Dossier zu führen. 18

19 Grundwissen BFS [ ] Fremdplatzierte Kinder und Jugendliche in Heimen oder Pflegefamilien Erfassen von spezifischen Kernvariablen Variable 4.08 Personen im gesamten Haushalt Personen der Pflegefamilie als weitere Haushaltsmitglieder erfassen Mitbewohner/innen in Heimen nicht erfassen Eltern der fremdplatzierten Person nicht miterfassen. Es sind separate Dossiers für Eltern und fremdplatzierte Kinder/Jugendliche zu führen. Variable 4.09 Personen in Unterstützungseinheit Fremdplatzierte Personen gelten als eigene Unterstützungseinheit Variable 6.01 Wohnstatus Platzierungen in Pflegefamilien, Wohnstatus Untermieter/in (Code 3) Platzierungen in Heimen, Stationäre Einrichtung (Code 5) 19

20 Grundwissen BFS [ ] Fremdplatzierte Kinder und Jugendliche in Heimen oder Pflegefamilien Erfassen von spezifischen Kernvariablen Variable Therapie-, Klinik- oder Heimkosten Übernahme Platzierungskosten, Summe im Stichmonat erfassen Variable Weitere sonstige Leistungen Kostenbeteiligungen an Teilleistungen (bspw. Nebenauslagen, Elternbeiträge, Pflegegeld etc.), Summe im Stichmonat erfassen Variable Pauschale für Personen in stationären Einrichtungen Deckung von persönlichen Ausgaben (Sackgeld), Summe im Stichmonat erfassen 20

21 Grundwissen BFS Rückerstattungen in der Sozialhilfeempfängerstatistik nicht mitberücksichtigen Es gilt das Bruttoprinzip. Das heisst, dass Rückerstattungen (z.b. Bevorschussung von Sozialversicherungsleistungen, Rückzahlungen von Klienten/innen selber) von der Erhebung der WSH resp. SH-AsylStat und SH-FlüStat ausgeschlossen sind und somit nicht auf der Einnahmeseite zu erfassen sind. 21

22 1. Inhaltliche Aspekte der Datenerfassung Prozess der Datenerhebung 22

23 Prozess der Datenerhebung Prozess 1. Daten erfassen 2. Plausibilisieren mit PlausEx, korrigieren 3. Export an Fachstelle 4. Import in BFS-Datenbank 5. Rückmeldung an Erhebungsstellen 6. Korrektur und Bestätigung der Fallzahlen 7. Aufbereitung 8. Auswertungen 9. Kommunikation Erhebungsstellen BFS 23

24 Prozess der Datenproduktion Rückmeldung, Importauswertung Importauswertung 24

25 Prozess der Datenerhebung Rückmeldung, Importauswertung Importauswertung 25

26 Prozess der Datenproduktion Rückmeldung, Fehlermeldungen Detaillierte Fehlermeldungen 26

27 Prozess der Datenproduktion Rückmeldung, ZEMIS-Abgleich ZEMIS-Abgleich: Um die Grundgesamtheit der Teilpopulationen (WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat) sicherstellen zu können, wird nach der Lieferung der Daten ein Abgleich mit dem Zentralen Migrationsinformationssystem (ZEMIS) gemacht. 27

28 Prozess der Datenproduktion Rückmeldung, ZEMIS-Abgleich ZEMIS-Abgleich: 28

29 Fragen der Teilnehmenden 29

30 2. Datenerfassung der wirtschaftlichen Sozialhilfe (WSH, SH-FlüStat, SH- AsylStat) Wie funktioniert s in TUTORIS.NET? Erfassen von Beispielen entlang von häufigen Fehlerquellen 30

31 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Datenerfassung WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat Beim Erstellen eines BFS-Objektes / -Version werden die Tutoris-Daten ins BFS-Objekt übernommen. Relativ wenige Angaben werden noch ergänzt. Wichtige Tutoris-Daten: Ersetzen Sie im BFS-Leitfaden «Dossier» mit «BFS-Objekt» Partner Tipps: Felder einfärben sowie Partnerdaten der antragstellenden Person und der unterstützten Personen > 14 Jahre laufend aktuell halten oder jeweils Ende Dezember auf den aktuellen Stand bringen BFS-Zusatzdaten im Dossier (weitgehend automatisch) Buchungen Tipps: Zahlungseingänge automatisch mit betrifft Klient buchen und das BFS-Feld zugesprochene Leistung automatisieren Ev. KK- und Mietvertrag Tipp: laufend aktuell halten oder jeweils Ende Dezember aktualisieren. 31

32 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Datenerfassung WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat. Weitere Tipps: Anfangszustände 6 Wochen nach erstem ordentlichen SH-Bezug erstellen Letzte Zahlung der ordentlichen Sozialhilfe: sofort Stichtag Erhebungsjahr erstellen und bei BFS-Abschluss im nächsten Jahr: zusätzlich sofort Stichtag Folgejahr erstellen. Januar: Funktion Generierung Stichtagszustände (für laufende Fälle) benutzen. Anleitungen ( VRSG: und Telefonisches Coaching benutzen Hotline VRSG: Tel oder Tutoris@vrsg.ch Hotline Infogate: Tel oder Tutoris@infogate.ch 32

33 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Datenerfassung WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat. Partnerdaten WSH 33

34 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Partnerdaten WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat Orange Felder: alle Klienten, alle Statistiken Gelbe Felder: zusätzlich bei der antragst. Personen der WSH. Nicht notwendig bei SH- FlüStat, SH-AsylStat und WBSL 34

35 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Partnerdaten WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat Ausweiskategorie bei allen Ausländern 35

36 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Partnerdaten WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat WBSL: keine Angaben erforderlich. Hellorange Felder: Zusätzlich bei der antragst. Person in WSH Gelbe Felder: zusätzlich bei der antragst. Person der WSH. Nicht notwendig bei SH-FlüStat und SH- AsylStat Orange Felder: alle Klienten 36

37 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Partnerdaten WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat WBSL: Orange Felder links: bei der antragst. Person. Restliche Felder nicht notwendig. Andere Klienten WBSL: nicht notwendig WSH, SH-FlüStat und SH- AsylStat: Hellorange Felder rechts: zusätzlich bei der antragst. Person WSH, SH-FlüStat und SH- Asylstat: Orange Felder links: alle Klienten ab 14 J. WSH: Gelbe Felder: zusätzlich bei der antragst. Person der WSH WSH, SH-FlüStat und SH- AsylStat: Orange Felder rechts: alle Klienten, sofern zutreffend 37

38 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Beziehungen WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat Beziehungen. Partner-Partner Dossier-Partner Zusatzfragen BFS im Dossier 38

39 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Beziehungen WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat 39

40 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Anfangszustand WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat. Anfangszustand SH Laufende Erfassung ganzes Jahr Erstellung 6 Wochen nach erstem ordentlichen SH-Bezug oder nach einem Unterbruch von 6 Monaten oder länger Tipp: Terminsetzung in den Ablauf einer Neuerfassung resp. Wiedereröffnung auf dem Dienst einbauen und z.b. in der Eröffnungs-Checkliste aufführen. 40

41 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Anfangszustand WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat Anfangszustand erfassen 6 Wochen nach 1. ordentlichem SH-Bezug. 41

42 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Anfangszustand WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat 42

43 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Anfangszustand WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat BFS-Objekt: Register Dossier 43

44 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Anfangszustand WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat BFS-Objekt: Register Identifikation (antragstellende Person) WSH: alle Felder SH-FlüStat und SH- AsylStat nur dunkelorange Felder 44

45 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Anfangszustand WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat Weitere Mitglieder der UE und weitere Mitglieder des Haushaltes 45

46 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Anfangszustand WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat Mitglied der UE: Person ab 14 Jahren - Personendaten 46

47 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Anfangszustand WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat Mitglied der UE: Person ab 14 Jahren Daten zur Finanz. Situation 47

48 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Anfangszustand WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat Mitglied der UE: Person unter 14 Jahre Weiteres Mitglied des Haushaltes - Nicht unterstützte Person 48

49 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Anfangszustand WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat WSH: alle Felder SH-FlüStat und SH- AsylStat nur dunkelorange Felder 49

50 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Anfangszustand WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat Finanzielle Situation (Antragssteller) WSH: alle Felder SH-FlüStat und SH- AsylStat nur dunkelorange Felder 50

51 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Anfangszustand WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat Zusatzeinkommen (ganze UE) WSH alle Felder SH-FlüStat und SH- AsylStat nur dunkelorange Felder 51

52 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Anfangszustand WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat Budget (ganze UE) 52

53 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Anfangszustand WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat Register Sozialhilfe 53

54 Aufruf Programm PlausEx Beispiel Fehlermeldungen (anderer Fall) Korrekturen: Soweit als möglich vornehmen. Achtung: manchmal können nicht alle Fehler korrigiert werden Partnerfehler: In PA korrigieren/** Objektdatenfehler: in OBJ korrigieren/** Beziehungsfehler: in Dossierversion korrigieren/ ** Betragsfehler/Restliche Fehler: Im BFS-Objekt korrigieren ** Daten NEU ins BFS-Objekt übernehmen 54

55 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Anfangszustand WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat Daten nach Pa-/Obj-/DO-Korrekturen neu ins BFS-Objekt übernehmen 55

56 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Anfangszustand WSH, SH-FlüStat, SH-AsylStat Daten neu ins BFS übernehmen 56

57 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Stichtag letzte Zahlung Ṣtichtagszustand bei letzter Zahlung Laufende Erfassung ganzes Jahr Wichtige Datumfelder: Datum der letzten ordentlichen Auszahlung (letzte Zlg) BFS-Abschlussdatum = letzte Zlg + 6 Monate Tipps: Partner- und Objektdaten aktualisieren auf Zustand im letzten Monat Erstellung Stichtag unmittelbar bei Feststellung Erstellung des Stichtages Erhebungsperiode (EP). Neue Version, Letzter Monat, Manuelle Verarbeitung, Prüfen Sofern das BFS-Abschlussdatum in die nächste Erhebungsperiode reicht: zusätzlich neue BFS-Version mit Stichtag der nächsten Erhebungsperiode erstellen. 57

58 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Stichtag letzte Zahlung Erhebungsperiode Stichtag Erhebungsperiode erstellen Vorgängig: Partner, KK- u. Mietverträge sowie Dossier wo nötig aktualisieren. BFS-Objekt bearbeiten: Stichtag letzte Erheb.Periode oder Anfangszust. laufende Periode 58

59 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Stichtag letzte Zahlung Erhebungsperiode Stichtagserstellung mit Button: Neue Version 59

60 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Stichtag letzte Zahlung Erhebungsperiode Monat des letzten ordentlichen SH-Bezuges auswählen 60

61 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Stichtag letzte Zahlung Erhebungsperiode Stichtag 2017: Manuelle Stichtagsverarbeitung markieren Zum Schutz vor Generierung (Massenerstellung der Stichtagszustände Folgejahre) Zur Überprüfung der Anzahl abgeschlossener Fälle 61

62 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Stichtag letzte Zahlung Erhebungsperiode Nach Prüfen: allenfalls Korrekturen vornehmen und nochmals prüfen 62

63 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Stichtag nächste Erhebungsperiode Stichtag der nächsten Erhebungsperiode erstellen Stichtag mit letzter Zahlung der laufenden Periode markieren, Bearbeiten 63

64 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Stichtag nächste Erhebungsperiode Stichtag der nächsten Erhebungsperiode erstellen Neue Version klicken 64

65 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Stichtag nächste Erhebungsperiode Zuordnen Sichern ohne Ergänzungen ohne Prüfen 65

66 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Wiederaufnahme Wiederaufnahme Innerhalb von 6 Monaten nach letztem ordentlichem Bezug = Fortsetzung des Falles löschen der überflüssigen Stichtage. Im Januar normale Erstellung des Stichtages für laufende Fälle, vorzugsweise mit Generieren. Länger als 6 Monate = neuer Fall Neues BFS-Objekt Anfangszustand nach 6 Wochen der erneuten ordentlichen Auszahlung erstellen. 66

67 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Wiederaufnahme Wohngemeindewechsel oder relevanter Statuswechsel Bei einem Wohngemeindewechsel oder einem relevanten Aufenthaltsstatus-Wechsel handelt es sich um einen Abschluss und einen neuen Fall Vorgehen: Bisheriges BFS-Objekt sofort bearbeiten, neue Version, Stichtag auswählen. Letzten Monat wählen. In der 2. Jahreshälfte auch noch nächsten Stichtag erfassen. Adresse resp. Ausweiskategorie im Partner anpassen. Sichern. Neues BFS-Objekt mit Anfangszustand erstellen und zwar 6 Wochen nach der ersten Auszahlung in neuer Wohngemeinde oder mit neuem Aufenthaltsstatus. 67

68 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Stichtag laufender Fall Stichtage laufende Fälle Voraussetzung: Alle Partner- und Objektdaten sowie die Beziehungen im Dossier sind auf den Zustand im Dezember aktualisiert worden Erstellung im Januar des Folgejahres Angaben / Zustand Dezember Manuelle Erstellung oder Generierung* Einzel und Massenprüfung * Die Generierung ist im ersten Jahr der BFS-Erfassung-mit-Tutoris nicht möglich, da die Generierung nebst den Daten aus Tutoris auf einer BFS-Vorgängerversion basiert. 68

69 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Stichtag laufender Fall Manuelle Erstellung Stichtag laufender Fall Zustand Dezember Vorgehen: PA-,Obj-,DO-Daten aktualisieren BFS-Objekt markieren Bearbeiten neue Version Stichtag 2017 zuordnen Dez übernehmen 69

70 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Stichtag laufender Fall Manuelle Erstellung Stichtag laufender Fall Zustand Dezember 70

71 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Stichtag laufender Fall Manuelle Erstellung Stichtag laufender Fall Zustand Dezember Je nach Fehlermeldungen: Korrigieren, Daten neu übernehmen, nochmals prüfen, sichern 71

72 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Stichtag laufender Fall / Generierung Generierung aller Stichtage für laufende Fälle im Januar Voraussetzung Generierung*: Alle Anfangszustände wurden erstellt Alle Stichtage infolge letzter Zahlung wurden erstellt und mit manueller Stichtagsverarbeitung gekennzeichnet * Die Generierung ist im ersten Jahr der BFS-Erfassung-mit-Tutoris nicht möglich, da die Generierung nebst den Daten aus Tutoris auf einer BFS- Vorgängerversion basiert. 72

73 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Stichtag laufender Fall / Generierung Generierung aller Stichtage für laufende Fälle Auswahlmöglichkeiten 73

74 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Massenprüfung Massenprüfung Menu Objekte, BFS-Statistik, DatenExport Die Fehlerliste kann ins Excel exportiert und ausgedruckt werden. Fall-Nr, MitarbeiterIn und AntragstellerIn sind ersichtlich 74

75 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Rückmeldung Importauswertung Rückmeldung Importauswertung Überprüfung Anzahl Fälle und Personen (Anfangszustände, Stichtagszustände) Überprüfung Anzahl abgeschlossene Fälle Überprüfung Anzahl laufende Fälle Überprüfung Anzahl Fälle und Personen des Asyl- und Flüchtlingsbereichs 75

76 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Rückmeldung Importauswertung Anzahl Fälle und Personen prüfen Anzahl Stichtage analog Tipp: Export ins Excel. Pivot/Sortierungen/Filter anwenden 76

77 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Rückmeldung Importauswertung Anzahl Fälle/Personen Stichtage Export Excel / Pivot Anzahl Fälle Anzahl Personen 77

78 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Rückmeldung Importauswertung Anzahl Fälle Leistungsbezug/Leistungsart Beispiele: Erste Ausz. im 2017: neue Fälle / mit Bezug Letzte Ausz. im 2016: ohne Bezug im 2017 Letzte Ausz. leer oder im 2017: mit Bezug im

79 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Rückmeldung Importauswertung Anzahl Fälle nach Ausweiskategorie Zur SH-AsylStat zählen:: F VA-7 Vorl. AufgenommeneR bis 7 Jahre (BFS-Code 20) N Asylbewerber (BFS-Code 19) Zur SH-FüStat zählen: B Flüchtling mit Asyl 5- / B Flüchtlinge i.d.r. bis 5 Jahre (BFS-Code14) F VAF-7 Vorl. aufgen. Flüchtling bis 7 Jahre (BFS-Code 15) Zur WSH zählen: Schweizer B Ausländer (BFS-Code 01) C Niederlassung (BFS-Code 02) L Kurzaufenthalter (BFS-Code 03) Keine Bewilligung (BFS-Code 06) F VAF7+ vorl. aufgen. Flüchtling ab 7 Jahren (BFS-Code16) F VA7+ Vorl. AufgenommeneR ab 7 Jahren (BFS-Code 17) B Flüchtling mit Asyl 5+ (BFS-Code 18) 79

80 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Rückmeldung Fehlermeldungen Rückmeldung Detaillierte Fehlermeldungen Auffinden der Dossiers, bei denen Korrekturen gemacht werden müssen Auffinden der Fehler in den Dossiers effiziente Fehlerkorrektur 80

81 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Rückmeldung Fehlermeldungen Rückmeldungen Detaillierte Fehlermeldungen häufig Fehler bezüglich der Einnahmen Wer ein Erwerbseinkommen hat, ist auch erwerbstätig. Wer kein Erwerbseinkommen hat, ist in der Regel nicht erwerbstätig. die Zugesprochene Leistung muss ausgefüllt sein. Tipps: Partnerdaten ausfüllen und rechtzeitig aktualisieren Zahlungseingänge automatisch auf betrifft Klient buchen Feld: Zugesprochene Leistung automatisieren 81

82 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Rückmeldung Fehlermeldungen Auffinden des Tutoris-Falles zur BFS-Dossiernummer Menu Objekte, BFS-Statistik, Übersicht Objekte BFS-Dossiernummer eingeben, suchen klicken 82

83 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Schwerpunkte 2017 Im Fokus der Erhebung Fremdplatzierung Rückerstattungen nicht berücksichtigen Leistungsklassenwechsel 83

84 Wie funktioniert s in Tutoris.Net - Fremdplatzierung Träger eines eigenen Dossiers: 1 Dossier SH für die Eltern (Patrick und Petra) 1 Dossier für die fremdplatzierte Patrizia 1 Dossier für den fremdplatzierten Placido Dossier - Beziehungen: Partner Übersicht: Dossier Zusatzfragen BFS-Objekt - Personen: Personen gesamt: 5 Personen in UE: 1 84

85 Wie funktioniert s in Tutoris.Net - Fremdplatzierung Wohnstatus Untermieter/in Therapie-, Klinik- oder Heimkosten Pauschale für Personen in stationären Einrichtungen Weitere sonstige Leistungen 85

86 Wie funktioniert s in Tutoris.Net - Rückerstattungen nicht berücksichtigen Wie funktioniert das in Tutoris? Gewisse «Rückerstattungs»-Budgetartikel gelangen korrekterweise nicht in die Statistik z.b. Rückerst.Klient, Rückerst.Mietdepot, Rückerst.Krankenkasse. Budgetartikel für den laufenden Bezug plus für Rückerstattungen hingegen gelangen in die Statistik z.b. IV-Rente Beispiel: Ein IV-Renten-Eingang von z.b. Fr , der sich mit Fr auf frühere Zeiten bezieht, ist im Stichmonat und im Monatstotal zu korrigieren. Vor der Korrektur Nach der Korrektur 86

87 Wie funktioniert s in Tutoris.Net - Leistungsklassen Leistungsklassen wirtschaftliche Sozialhilfe 87

88 Wie funktioniert s in Tutoris.Net - Bestimmung der Leistungsklasse Beispiel 1: : erste SH-Auszahlung / Ausweis N. Mann / Familie nicht in CH Erfassung Anfangszustand 6 Wochen später -> ca Leistungsart «SH für Asylsuchende». erste Auszahlung: Familiennachzug am Integration der Familie ins Dossier mit neuer Dossierversion ab Alle haben Ausweis N. Im BFS-Objekt fallen keine Arbeiten an. Beispiel 2: erste SH-Ausz. / Ausweis «B - Flüchtling mit Asyl bis 5 Jahre». Mann / Familie nicht in CH Erfassung Anfangszustand 6 Wochen später -> ca Leistungsart «SH für Flüchtlinge». erste Auszahlung: Familiennachzug am Integration der Familie ins Dossier mit neuer Dossierversion ab Alle anderen haben den Ausweis N. Im BFS-Objekt fallen keine Arbeiten an. => Falls Sie auf Ihrem Dienst obigen B-Fall nicht im gleichen Dossiertyp wie N-Fälle behandeln können oder wollen, erfolgt die Erfassung eines separaten Dossiers für die Frau mit den Kindern und in der Folge auch ein separates BFS- Objekt mit der Leistungsart «SH für Asylsuchende». Aus technischen Gründen gibt es somit 2 Unterstützungs - einheiten. (Dieses Vorgehen gilt nur für Dienste, die dies aus anderweitigen Gründen so vorschreiben). 88

89 Wie funktioniert s in Tutoris.Net - Wechsel der Leistungsklasse Am 31. März 2017 wechselt der Aufenthaltsstatus der antragstellenden Person von «Asylsuchender N» zu «Flüchtling mit Asyl 5- (B)»: Für diese Unterstützungseinheit Lieferung von 2 BFS-Objekten: 1. Bestehendes BFS-Objekt bearbeiten, neue Version, Stichtag 2017, Monat März, «WSH Asylsuchende» stehen lassen, - letzte Zahlung März 2017, Abschluss Sept Beendigung: «Dossier an reg. Soz.Dienst resp. Wechsel der Leistungsklasse» 2. danach: In Partnerdaten Ausweiskategorie anpassen 3. Mitte Mai: Neues BFS-Objekt mit Anfangszustand 2017 Monat April, Aufnahmedatum April 2017, «WSH Flüchtlinge», Erstzahlung April Im Januar 2018: BFS Objekt vom April bearbeiten, neue Version, Stichzustand 2017, Monat Dezember, laufender Fall, «WSH Flüchtlinge» stehen lassen => Falls Sie auf Ihrem Dienst in diesem Falle den Dossiertypen wechseln, gehen Sie ebenfalls gemäss den Punkten 1-4 vor. D.h. im bisherigen Dossier nehmen Sie Punkt 1 vor. Danach passen Sie in den Partnerdaten die Ausweiskategorie an. Dann eröffnen Sie ein neues Dossier und nehmen den Punkt 3 und später den Punkt 4 vor. 89

90 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Varia Varia 90

91 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Zusammenfassung Zusammenfassung WSH, SH-AsylStat und SH-FlüStat 1/2 Basis: Partnerdaten, BFS-Zusatzdaten im Dossier und Buchungen. Je nach Parametrierung auch Mietvertrag, KK-Vertrag Partner-, Objekt- und Dossierdaten laufend oder vor BFS-Erstellung aktualisieren Neue Fälle in SH: Anfangszustand nach 6 Wochen mit Details 1.ordentl.Bezugs- Monat erstellen. Prüfen/Korrigieren. Wiederaufnahme: unter 6 Monaten = laufender Fall, ab 6 Monaten = Wiederaufnahme. Vorgehen wie bei einem neuen Fall Letzte Zahlungen: sofort Partner- Dossier- und Objektdaten auf letzten ordentlichen Bezugsmonat aktualisieren. Umgehend Stichtag der Erhebungsperiode mit manuelle Stichtagserfassung und letztem ordentlichen Bezugsmonat erstellen. Prüfen/Korrigieren. BFS-Abschlussdatum = letzte Zahlung + 6 Monate. Wenn im nächsten Jahr: Stichtag nächste Erhebungsperiode als neue Version ebenfalls sofort erstellen. 91

92 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Zusammenfassung Zusammenfassung WSH, SH-AsylStat und SH-FlüStat 2/2 Laufender Fall: Ende Dezember aktualisieren der Partner-, Dossier- und Objektdaten. Im Januar Stichtag mit Details vom Dezember oder mittels Generierung alle laufenden Fälle erstellen. Einzel- oder Massenprüfung. Export aller Anfangs- und Stichtagszustände der letzten Erhebungsperiode erfolgt Ende Februar. Versand an Ihre Fachstelle. Rückmeldungen BFS: Überprüfen der Anzahl BFS-Anfangszustände und Stichtagszustände sowie das Auffinden der vom BFS gemeldeten Dossiers. Menu: Objekte, BFS-Statistik, Übersicht Objekte Neue Verzeichnisse eröffnen bis Ende Juni (z.b. bis Ende Juni 2017: Anfangszust.2018, Stichtagszust.2018) Umstellung auf laufende Erfassung mit Coaching VRSG (tutoris@vrsg.ch) oder Infogate (tutoris@infogate.ch) 92

93 Fragen der Teilnehmenden 93

94 Fragen Nützliche Hinweise Leitfaden zur Durchführung der Erhebung, FAQ: Fragen zum PlausEx 2.9.XX: Hotline PlausEx: , Inhaltliche Fragen: Für Ihren Kanton zuständige Fachstelle Downloadlink Präsentation: 94

95 Fachstellen Fachstelle BE Sandra Schwander Bundesamt für Statistik Espace de l'europe Neuchâtel Tel Fachstelle BL-BS Annegret Bieri Bundesamt für Statistik Tel Fachstelle NE-GE-TI Nicole Chenaux Bieri Bundesamt für Statistik Tel Fachstelle FR-VS Corinne Pfeuti Bundesamt für Statistik Tel Fachstelle JU-VD Antoinette Donini Bundesamt für Statistik Tel Fachstelle LU-OW-NW-UR-SZ-ZG Dominic Höglinger LUSTAT Statistik Luzern Burgerstrasse 22 / Postfach Luzern Tel Fachstelle SG-AR-AI Esther Gerber ffs.shs@sg.ch Fachstelle für Statistik Kanton St. Gallen, Volkswirtschaftsdepartement Davidstrasse St. Gallen Tel Fachstelle AG-SO Stephan Gysi social@ag.ch Statistik Aargau Bleichemattstrasse Aarau Tel Fachstelle ZH-TG-SH-GL-GR Rainer Gabriel social@statistik.ji.zh.ch Statistisches Amt des Kantons Zürich Schöntalstrasse Zürich Tel

96 3. Datenerfassung der weiteren bedarfsabhängigen Leistungen (ALBV, MUBE, kbh) Wie funktioniert s im TUTORIS? Erfassen von Beispielen entlang von häufigen Fehlerquellen 96

97 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Datenerfassung ALBV Alimentenbevorschussung ALBV Basis: Partnerdaten BFS-Zusatzdaten im Dossier (weitgehend automatisch) Buchungen (Betrifft Klient) 97

98 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Partnerdaten WBSL Partnerdaten ALBV/MUBE/kBH Beim Register Allgemein und Zusatz gelten die gleichen Regeln wie bei der Sozialhilfe: Antragstellende Person: alle farbigen Felder Weitere unterstütze Personen: nur orange Felder Register Wohnsitz/Zuzug: Keine Angaben erforderlich 98

99 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Partnerdaten WBSL Partnerdaten ALBV/MUBE/kBH Register BFS Zusatzfragen Nur für antragstellende Person Nur orange Felder links ausfüllen Nicht ausfüllen: orange Felder rechts gelbe Felder 99

100 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Datenerfassung ALBV Beziehungen ALBV 100

101 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Datenerfassung ALBV Erfassung BFS für ALBV Es sind drei Arten von Fällen zu unterscheiden ErziehungsberechtigteR mit Kind/ern des gleichen Vertrages 1 BFS-Objekt Details werden auf Ebene Kind und pro Kind erhoben ErziehungsberechtigteR mit Kindern mehrerer Verträge pro Vertrag 1 BFS-Objekt Details werden auf Ebene Kind und pro Kind erhoben Jugendlicher ALBV-Bezüger mit eigenem Dossier 1 BFS-Objekt Details werden auf Ebene der antragstellenden Person erhoben 101

102 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Datenerfassung ALBV BFS-Objekt ALBV erstellen (im Januar mit Zustand Dezember) Vorgehen: Pa-,Obj-,DO-Daten aktualisieren Dossier bearbeiten BFS-Statistik markieren Entweder bestehendes BFS- Objekt markieren und bearbeiten oder Neu klicken Fragekatalog Alimente auswählen Stichtag 2017 markieren und zuordnen Dezember 2017 auswählen 102

103 Wie funktioniert s in Tutoris.Net BFS Objekt ALBV Register Dossier gleiche Regeln wie bei WSH Im laufenden Bezug: automatische Stichtagsverarbeitung Wenn die letzte Zahlung erfolgte: manuelle Stichtagsverarbeitung 103

104 Wie funktioniert s in Tutoris.Net BFS Objekt ALBV Register Personen Die Kinder eines anderen Unterhaltsvertrages werden gelöscht 104

105 Wie funktioniert s in Tutoris.Net ALBV antragst. Person mit Kind/ern Register Personen Jedes Kind bearbeiten 105

106 Wie funktioniert s in Tutoris.Net ALBV antragst. Person mit Kind/ern Im laufenden Bezug Mit letzter Zahlung Wenn es in diesem Vertrag keine Kinder mehr hat, die noch im laufenden Bezug sind, ist nach der Erfassung des Stichtages 2017 auch noch der Stichtag 2018 als neue BFS-Version zu erstellen. Analog der Regeln der WSH. Bitte fügen Sie im letzten Register das Datum «Dossier abgeschlossen am» ein ( ). 106

107 Wie funktioniert s in Tutoris.Net ALBV antragst. Person mit Kind/ern Beim nächsten Kind analog verfahren 107

108 Wie funktioniert s in Tutoris.Net ALBV antragst. Person mit Kind/ern Das Register Arbeit bezieht sich auf die antragstellende Person Die Angaben werden aus Tutoris.Net-Partner übernommen 108

109 Wie funktioniert s in Tutoris.Net ALBV antragst. Person mit Kind/ern Das Register Finanzielle Situation bezieht sich auf die antragst. Person Die Angaben werden bei den meisten Tutoris-Kunden manuell ergänzt. 109

110 Wie funktioniert s in Tutoris.Net ALBV antragst. Person mit Kind/ern Register Leistung Im laufenden Bezug Mit letzter Zahlung Prüfen klicken und Fehler soweit als möglich korrigieren 110

111 Wie funktioniert s in Tutoris.Net ALBV antragst. Person mit Kind/ern Weiteres BFS-Objekt zum Unterhaltsvertrag für die anderen Kinder (Zora und Zita) Neben dem bereits bestehenden BFS-Objekt Toni und Tamara wird ein weiteres BFS-Objekt erfasst für «Zora und Zita» 111

112 Wie funktioniert s in Tutoris.Net ALBV antragst. Person mit Kind/ern Weiteres BFS-Objekt zum Unterhaltsvertrag für die anderen Kinder (Zora und Zita) Pro Vertrag wird ein BFS-Objekt geführt 112

113 Wie funktioniert s in Tutoris.Net ALBV Jugendlicher mit eigenem DO Jugendlicher mit eigenem Dossier Die Erstellung des BFS-Objektes resp. einer neuen Version und die Auswahl des Stichtages sowie Monat/Jahr erfolgt analog dem bisher Gezeigten Register Personen: keine weiteren Personen vorhanden Register Arbeit und Finanzielle Situation für die antragst. Person analog Bisheriges 113

114 Wie funktioniert s in Tutoris.Net ALBV Jugendlicher mit eigenem DO Register Leistung bei ALBV-Bezug der antragst. Person Im laufenden Bezug Bei letzter Zahlung Bei BFS-Abschluss im nächsten Jahr ist nach der Erfassung des Stichtages 2017 auch noch der Stichtag 2018 als neue BFS- Version zu erfassen. Analog den Regeln der WSH. Prüfen. Fehler soweit als möglich korrigieren 114

115 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Datenerfassung MUBE MUBE Basis: Partnerdaten (Siehe ALBV) BFS-Zusatzdaten im Dossier (weitgehend automatisch) Buchungen (UE) 115

116 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Datenerfassung MUBE Beziehungen MUBE 116

117 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Datenerfassung MUBE BFS-Version MUBE Stichtag 2017 Bestehendes Objekt markieren Bearbeiten Neue Version 117

118 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Datenerfassung MUBE BFS-Version MUBE Stichtag 2017 Fragekatalog beachten Stichtag 2017 zuordnen Dezember 2017 übernehmen Bei einer letzten Zahlung: Letzten Monat übernehmen 118

119 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Datenerfassung MUBE BFS-Version MUBE Stichtag 2017 Register Dossier: es gelten die gleichen Regeln wie bei WSH und ALBV Im laufenden Bezug: automatische Stichtagsverarbeitung Bei letzter Zahlung: manuelle Stichtagsverarbeitung 119

120 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Datenerfassung MUBE Die Angaben in Register Personen und Arbeit werden automatisch aus Tutoris-Partner übernommen. (ohne Print) Register Finanzielle Situation: Einkommen der gesamten UE. Je nach Kanton und Parametrierung werden die Beträge aus Tutoris übernommen oder manuell ergänzt. 120

121 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Datenerfassung MUBE Register Leistung: MUBE-Betrag der gesamten UE. Je nach Kanton und Parametrierung werden die Beträge aus Tutoris übernommen oder manuell ergänzt. Im laufenden Bezug od. neuer Fall. Wiederaufnahme Letzter Bezug Wenn der BFS-Abschluss in die nächste Erhebungsperiode reicht: Bitte den nächsten Stichtag (2018) als neue BFS-Version ebenfalls sofort erfassen (analog WSH). 121

122 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Datenerfassung WBSL KBH / ZLZH Für Support wenden Sie sich bitte an die Infogate. Per Remoteverbindung zeigen wir Ihnen das Vorgehen für die Erfassung der KBH-Statistik auf Ihrem Tutoris.Net. Bis zum Umfang von einer Stunde ist dies für Sie ohne Kostenfolgen. 122

123 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Zusammenfassung alle Statistiken Zusammenfassung 1/2 Basis für alle BFS-Statistiken in Tutoris: Partnerdaten, BFS-Zusatzdaten im Dossier Je nach Katalog / Kanton / Parametrierung auch Mietvertrag, KK-Vertrag, Buchungen Partner-, Objekt- und Dossierdaten laufend oder vor BFS-Erstellung aktualisieren Neue Fälle in SH: Anfangszustand nach 6 Wochen mit Details 1.ordentl.Bezugs-Monat erstellen. Prüfen/Korrigieren. Neue Fälle andere Statistiken: Stichtag im Januar mit Details Dezember erstellen. Prüfen/Korrigieren. Wiederaufnahme, alle Statistiken: unter 6 Mte = laufender Fall, ab 6 Monaten = neuer Fall Letzte Zahlungen, alle Statistiken: sofort Partner- Dossier- und Objektdaten auf letzten ordentlichen Bezugsmonat aktualisieren. Umgehend Stichtag der Erhebungsperiode mit manuelle Stichtagserfassung und letztem ordentlichen Bezugsmonat erstellen. Prüfen/Korrigieren. BFS-Abschlussdatum = letzte Zahlung + 6 Monate. Wenn im nächsten Jahr: Stichtag nächste Erhebungsperiode als neue Version ebenfalls sofort erstellen. 123

124 Wie funktioniert s in Tutoris.Net Zusammenfassung alle Statistiken Zusammenfassung 2/2 Laufender Fall: Ende Dezember aktualisieren der Partner-, Dossier- und Objektdaten. Im Januar Stichtag mit Details vom Dezember oder mittels Generierung erstellen. Einzel- oder Massenprüfung. Export aller Anfangs- und Stichtagszustände der letzten Erhebungsperiode erfolgt Ende Februar. Versand an Ihre Fachstelle. Rückmeldungen BFS: Überprüfen der Anzahl BFS-Anfangszustände und Stichtagszustände sowie das Auffinden der vom BFS gemeldeten Dossiers. (Menu: Objekte, BFS-Statistik, Übersicht Objekte). Neue Verzeichnisse eröffnen bis Ende Juni (z.b. bis Ende Juni 2017: Anfangszust.2018, Stichtagszust.2018) Umstellung auf laufende Erfassung mit Coaching VRSG (tutoris@vrsg.ch) oder Infogate (tutoris@infogate.ch) 124

125 Fragen der Teilnehmenden 125

126 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 126