Schweizerische Sozialhilfeempfängerstatistik. Datenerhebung 2013

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1 Schweizerische Sozialhilfeempfängerstatistik Datenerhebung 2013 Tutoris Veranstaltung Luzern, 12. November 2013 Zürich, 27. November 2013

2 Inhalt 1. Inhaltliche Aspekte der Datenerfassung Grundwissen BFS Prozess der Datenproduktion 2. Datenerfassung der wirtschaftlichen Sozialhilfe Wie funktioniert s im TUTORIS Erfassen von Beispielen entlang von häufigen Fehlerquellen 3. Fragen 4. Ausblick Erhebungsperiode 2013 Pause 5. Datenerfassung der weiteren bedarfsabhängigen Leistungen Wie funktioniert s im TUTORIS Erfassen von Beispielen entlang von häufigen Fehlerquellen 6. Fragen 2

3 1. Inhaltliche Aspekte der Datenerfassung Grundwissen BFS 3

4 Grundwissen BFS Leistungsart Wirtschaftliche Sozialhilfe (WSH) 1 Regulärer Fall ohne Zielvereinbarung 2 Regulärer Fall mit Zielvereinbarung 3 Einmalige Zahlung mit Budget 4 Einmalige Zahlung ohne Budget 5 Bevorschussung ALV 4

5 Grundwissen BFS Leistungsart Wirtschaftliche Sozialhilfe für Personen des Flüchtlingsbereichs Aufenthaltsstatus BFS- Code Aufenthaltsdauer Name der Statistik Anerkannter Flüchtling B 14-5 Jahre FlüStat Vorläufig aufgenommener Flüchtling 7- (F) 15-7 Jahre FlüStat Vorläufig aufgenommener Flüchtling 7+ (F) Jahre SHS Vorläufig Aufgenommener (VA7+) Jahre SHS Weitere Ausweiskategorien Aufenthaltsstatus BFS- Code Aufenthaltsdauer Name der Statistik B Ausländer / Jahresaufenthalt 01 SHS C Ausländer / C Flüchlting 02 SHS L Kurzaufenthalter 03 SHS Keine Bewilligung 06 SHS «Vorläufig Aufgenommene bis 7 Jahre (F)» und «Asylsuchende (N)» werden weder in der SHS noch in der FlüStat sondern, je nach Aufgebot, in der Statistik easyl erfasst. 5

6 Grundwissen BFS Leistungsart Weitere bedarfsabhängige Sozialleistungen (WBSL) Alimentenbevorschussung (ALBV) Eltern-/Mutterschaftsbeihilfen (MUBE) Kantonale Beihilfen zu EL der AHV/IV (kbh) 35 Kantonale Beihilfen zur Altersrente 36 Kantonale Beihilfen zur Invalidenrente 37 Kantonale Beihilfen zur Hinterlassenenrente Zusatzleistungen zur AHV/IV im Kanton Zürich (ZL-ZH) 6

7 Grundwissen BFS Aufbau des Fragebogens Identifikation Demographie Wohnsituation Arbeit und Ausbildung Gesundheit Finanzielle Situation Involvierte Fachstellen Leistungen Budget Für die Alimentenbevorschussung, die kantonalen Beihilfen und die Eltern- und Mutterschaftsbeihilfen gilt ein stark gekürzter Fragekatalog. 7

8 Grundwissen BFS Unterstützungseinheit (UE) Bei der wirtschaftlichen Sozialhilfe (WSH), den kantonalen Beihilfen (kbh) und den Eltern- und Mutterschaftsbeihilfen (MUBE): Die antragstellende Person und die mitunterstützten Familienmitglieder im gleichen Haushalt Bei der Alimentenbevorschussung (ALBV): Kinder, deren Unterhaltsbeiträge im gleichen Vertrag geregelt sind, sowie die erziehungsberechtigte Person im gleichen Haushalt 8

9 Grundwissen BFS Erhebungsperiode = Kalenderjahr In der wirtschaftlichen Sozialhilfe werden Anfangszustände und Stichtagszustände erhoben. In den anderen Leistungsarten werden nur Stichtagszustände erhoben. Die Erfassung erfolgt im Fallführungssystem Tutoris. Für die Prüfung der Daten und den verschlüsselten Daten-Export wird ein BFS-Programm aufgerufen (PlausEx) 9

10 Grundwissen BFS Anfangszustand (nur für wirtschaftliche Sozialhilfe) Situation der Unterstützungseinheit im ersten ordentlichen Monat des Sozialhilfebezuges wird 6 Wochen nach der ersten ordentlichen Zahlung erstellt und geprüft. wird 1x in der Laufzeit eines Dossiers erstellt betrifft neue Fälle respektive nach einer Unterbrechung von 6 Monaten oder mehr wiedereröffnete Fälle Wichtig: Datum der ersten Auszahlung ist für ALBV, kbh und MUBE nicht erforderlich 10

11 Grundwissen BFS Beispiel Beginn der Unterstützung Erste Zahlung März 2013 Erstellen des Anfangszustandes (6 Wochen nach der ersten ordentl. Zahlung)

12 Grundwissen BFS Stichtagszustand Bei laufenden Fällen: Details zum Monat Dezember Fälle mit letztem Bezug: Details zum Monat der letzten ordentlichen SH-Zahlung. Wichtige Datumsfelder: Datum der letzten Zahlung BFS-Abschlussdatum = Letzte Zahlung plus 6 Monate Die Erfassung erfolgt sofort Es wird der Stichtag der laufenden Erhebung erfasst. Wenn der BFS-Abschluss ins nächste Jahr reicht, wird der Stichtag der nächsten Erhebungsperiode zusätzlich auch erfasst. 12

13 Grundwissen BFS Beispiel letzter ordentlicher Sozialhilfebezug Letzte Zahlung = Sept BFS-Abschluss = März 2014 Erste Zahlung März 2013 Ende der finanz. Unterstützung Sept Stichtagszustand 2013 und Stichtagszustand 2014 werden sofort erfasst Der Export aller Anfangs- und Stichtagszustände 2013 erfolgt im Februar Der Export aller Anfangs- und Stichtagszustände 2014 erfolgt im Februar

14 1. Inhaltliche Aspekte der Datenerfassung Prozess der Datenproduktion 14

15 Prozess der Datenproduktion Prozess 1. Daten erfassen 2. Plausibilisieren mit PlausEx, korrigieren 3. Export an Fachstelle 4. Import in BFS-Datenbank 5. Rückmeldung an Erhebungsstellen 6. Korrektur und Bestätigung der Fallzahlen 7. Aufbereitung 8. Auswertungen 9. Kommunikation Erhebungsstellen BFS 15

16 Prozess der Datenproduktion Rückmeldung, Importauswertung 16

17 Prozess der Datenproduktion Rückmeldung, Dossierrapport 17

18 2. Datenerfassung der wirtschaftlichen Sozialhilfe Wie funktioniert s im TUTORIS? Erfassen von Beispielen entlang von häufigen Fehlerquellen 18

19 Wie funktioniert s im TUTORIS Datenerfassung WSH Beim Erstellen eines BFS-Objektes / -Version werden die Tutoris-Daten ins BFS übernommen. Relativ wenige Angaben werden noch ergänzt. Wichtige Tutoris-Daten: Partner Tipps: Felder einfärben sowie Partnerdaten der Dossierträger und der unterstützten Personen > 14 Jahre laufend aktuell halten oder jeweils Ende Dezember auf aktuellen Stand bringen BFS-Zusatzdaten im Dossier (weitgehend automatisch) Buchungen Tipps: Zahlungseingänge automatisch mit betrifft Klient buchen und das BFS-Feld zugesprochene Leistung automatisieren Ev. KK- und Mietvertrag Tipp: laufend aktuell halten oder jeweils Ende Dezember aktualisieren. 19

20 Wie funktioniert s im TUTORIS Datenerfassung WSH. Weitere Tipps: Anfangszustände 6 Wochen nach erstem ordentlichen SH-Bezug erstellen Letzte Zahlung der ordentlichen Sozialhilfe: sofort Stichtag Erhebungsjahr erstellen und bei BFS-Abschluss im nächsten Jahr: zusätzlich sofort Stichtag Folgejahr erstellen. Januar: Funktion Generierung Stichtagszustände (für laufende Fälle) benutzen. Anleitungen ( VRSG: und Telefonisches Coaching benutzen Hotline VRSG: Tel oder Tutoris@vrsg.ch Hotline Infogate: Tel oder Tutoris@infogate.ch 20

21 Wie funktioniert s im TUTORIS Datenerfassung WSH. Partnerdaten WSH 21

22 Wie funktioniert s im TUTORIS Partnerdaten WSH Orange Felder: alle Klienten Gelbe Felder: zusätzlich beim Dossierträger 22

23 Wie funktioniert s im TUTORIS Partnerdaten WSH Ausweiskategorie bei allen Ausländern 23

24 Wie funktioniert s im TUTORIS Partnerdaten WSH Orange Felder: alle Klienten Gelbe Felder: zusätzlich beim Dossierträger 24

25 Wie funktioniert s im TUTORIS Partnerdaten WSH Orange Felder links: alle Klienten > 14 Jahre Orange Felder rechts: alle Klienten, sofern zutreffend Gelbe Felder: zusätzlich beim Dossierträger 25

26 Wie funktioniert s im TUTORIS Datenerfassung WSH Beziehungen. Partner-Partner Dossier-Partner Zusatzfragen BFS im Dossier 26

27 Wie funktioniert s im TUTORIS Beziehungen WSH 27

28 Wie funktioniert s im TUTORIS Datenerfassung WSH. Anfangszustand SH Laufende Erfassung ganzes Jahr Erstellung 6 Wochen nach erstem ordentlichen SH-Bezug oder nach einem Unterbruch von 6 Monaten oder länger Tipp: Terminsetzung in den Ablauf einer Neuerfassung resp. Wiedereröffnung auf dem Dienst einbauen und z.b. in der Eröffnungs-Checkliste aufführen. 28

29 Wie funktioniert s im TUTORIS Anfangszustand WSH Anfangszustand erfassen 6 Wochen nach 1. ordentlichem SH-Bezug. 29

30 Wie funktioniert s im TUTORIS Anfangszustand WSH 30

31 Wie funktioniert s im TUTORIS Anfangszustand WSH BFS-Objekt: Register Dossier 31

32 Wie funktioniert s im TUTORIS Anfangszustand WSH BFS-Objekt: Register Identifikation (Antragsteller) 32

33 Wie funktioniert s im TUTORIS Anfangszustand WSH Weitere Mitglieder der UE und weitere Mitglieder des Haushaltes 33

34 Wie funktioniert s im TUTORIS Anfangszustand WSH Mitglied der UE: Person ab 14 Jahren - Personendaten 34

35 Wie funktioniert s im TUTORIS Anfangszustand WSH Mitglied der UE: Person ab 14 Jahren Daten zur Finanz. Situation 35

36 Wie funktioniert s im TUTORIS Anfangszustand WSH Mitglied der UE: Person unter 14 Jahre Weiteres Mitglied des Haushaltes - Nicht unterstützte Person 36

37 Wie funktioniert s im TUTORIS Anfangszustand WSH 37

38 Wie funktioniert s im TUTORIS Anfangszustand WSH Finanzielle Situation (Antragssteller) 38

39 Wie funktioniert s im TUTORIS Anfangszustand WSH Zusatzeinkommen (ganze UE) 39

40 Wie funktioniert s im TUTORIS Anfangszustand WSH Budget (ganze UE) 40

41 Wie funktioniert s im TUTORIS Anfangszustand WSH Register Sozialhilfe 41

42 Aufruf BFS-Programm PlausEx Beispiel Fehlermeldungen (anderer Fall) Korrekturen: Soweit als möglich vornehmen. Achtung: manchmal können nicht alle Fehler korrigiert werden Partnerfehler: In PA korrigieren/** Objektdatenfehler: in OBJ korrigieren/** Beziehungsfehler: in Dossierversion korrigieren/ ** Betragsfehler/Restliche Fehler: Im BFS-Objekt korrigieren ** Daten NEU ins BFS-Objekt übernehmen 42

43 Wie funktioniert s im TUTORIS Anfangszustand WSH Daten nach Pa-/Obj-/DO-Korrekturen neu ins BFS-Objekt übernehmen 43

44 Wie funktioniert s im TUTORIS Anfangszustand WSH Daten neu ins BFS übernehmen Ersten Monat/Jahr übernehmen Warnung beachten. BFS-Daten ergänzen, prüfen und sichern 44

45 Wie funktioniert s im TUTORIS Stichtag letzte Zahlung Ṣtichtagszustand bei letzter Zahlung Laufende Erfassung ganzes Jahr Wichtige Datumfelder: Datum der letzten ordentlichen Auszahlung (letzte Zlg) BFS-Abschlussdatum = letzte Zlg + 6 Monate Tipps: Partner- und Objektdaten aktualisieren auf Zustand im letzten Monat Erstellung Stichtag unmittelbar bei Feststellung Erstellung des Stichtages Erhebungsperiode (EP). Neue Version, Letzter Monat, Manuelle Verarbeitung, Prüfen Sofern das BFS-Abschlussdatum in die nächste Erhebungsperiode reicht: zusätzlich neue BFS-Version mit Stichtag der nächsten Erhebungsperiode erstellen. 45

46 Wie funktioniert s im TUTORIS Stichtag letzte Zahlung EP Stichtag Erhebungsperiode erstellen Vorgängig: Partner, KK- u. Mietverträge sowie Dossier wo nötig aktualisieren. BFS-Objekt bearbeiten: Stichtag letzte Erheb.Periode oder Anfangszust. laufende Periode 46

47 Wie funktioniert s im TUTORIS Stichtag letzte Zahlung EP Stichtagserstellung mit Button: Neue Version 47

48 Wie funktioniert s im TUTORIS Stichtag letzte Zahlung EP Monat des letzten ordentlichen SH-Bezuges auswählen 48

49 Wie funktioniert s im TUTORIS Stichtag letzte Zahlung EP Stichtag 2013: Manuelle Stichtagsverarbeitung markieren Zum Schutz vor Generierung (Massenerstellung der Stichtagszustände Folgejahre) Zur Überprüfung der Anzahl abgeschlossener Fälle 49

50 Wie funktioniert s im TUTORIS Stichtag letzte Zahlung EP Nach Prüfen: allenfalls Korrekturen vornehmen und nochmals prüfen 50

51 Wie funktioniert s im TUTORIS Stichtag letzte Zahlg. nächste EP Stichtag der nächsten Erhebungsperiode erstellen Stichtag mit letzter Zahlung der laufenden Periode markieren, Bearbeiten 51

52 Wie funktioniert s im TUTORIS Stichtag letzte Zahlg. nächste EP Stichtag der nächsten Erhebungsperiode erstellen Neue Version klicken 52

53 Wie funktioniert s im TUTORIS Stichtag letzte Zahlg. nächste EP Zuordnen Sichern ohne Ergänzungen ohne Prüfen 53

54 Wie funktioniert s im TUTORIS Wiederaufnahme Wiederaufnahme Innerhalb von 6 Monaten nach letztem ordentlichem Bezug = Fortsetzung des Falles löschen der überflüssigen Stichtage. Im Januar normale Erstellung des Stichtages für laufende Fälle, vorzugsweise mit Generieren. Länger als 6 Monate = neuer Fall Neues BFS-Objekt Anfangszustand nach 6 Wochen der erneuten ordentlichen Auszahlung erstellen. Bei einem Wohngemeindewechsel = neuer Fall Beim Wechsel einer Wohngemeinde ist das Dossier in der Altgemeinde zu schliessen und ein neues Dossier in der Neugemeinde zu eröffnen. Abschluss des Dossiers der Altgemeinde gemäss der 6-Monate-Regel. 54

55 Wie funktioniert s im TUTORIS Stichtag laufender Fall Stichtage laufende Fälle Voraussetzung: Alle Partner- und Objektdaten sowie die Beziehungen im Dossier sind auf den Zustand im Dezember aktualisiert worden Erstellung im Januar des Folgejahres Angaben / Zustand Dezember Manuelle Erstellung oder Generierung* Einzel und Massenprüfung * Die Generierung ist im ersten Jahr der BFS-Erfassung-mit-Tutoris nicht möglich, da die Generierung nebst den Daten aus Tutoris auf einer BFS-Vorgängerversion basiert. 55

56 Wie funktioniert s im TUTORIS Stichtag laufender Fall Manuelle Erstellung Stichtag laufender Fall Zustand Dezember Vorgehen: PA-,Obj-,DO-Daten aktualisieren BFS-Objekt markieren Bearbeiten neue Version Stichtag 2013 zuordnen Dez übernehmen 56

57 Wie funktioniert s im TUTORIS Stichtag laufender Fall Manuelle Erstellung Stichtag laufender Fall Zustand Dezember 57

58 Wie funktioniert s im TUTORIS Stichtag laufender Fall Manuelle Erstellung Stichtag laufender Fall Zustand Dezember Je nach Fehlermeldungen: Korrigieren, Daten neu übernehmen, nochmals prüfen, sichern 58

59 Wie funktioniert s im TUTORIS Stichtag laufender Fall Generierung aller Stichtage für laufende Fälle im Januar Voraussetzung Generierung*: Alle Anfangszustände wurden erstellt Alle Stichtage infolge letzter Zahlung wurden erstellt und mit manueller Stichtagsverarbeitung gekennzeichnet * Die Generierung ist im ersten Jahr der BFS-Erfassung-mit-Tutoris nicht möglich, da die Generierung nebst den Daten aus Tutoris auf einer BFS-Vorgängerversion basiert. 59

60 Wie funktioniert s im TUTORIS Stichtag laufender Fall Generierung aller Stichtage für laufende Fälle Auswahlmöglichkeiten 60

61 Wie funktioniert s im TUTORIS Massenprüfung Massenprüfung Menu Objekte, BFS-Statistik, Daten-Export Die Fehlerliste kann ins Excel exportiert und ausgedruckt werden. Fall-Nr, MitarbeiterIn und AntragstellerIn sind ersichtlich 61

62 Wie funktioniert s im TUTORIS Rückmeldung Importauswertung Rückmeldung Importauswertung Überprüfung Anzahl Fälle und Personen (Anfangszustände, Stichtagszustände) Überprüfung Anzahl abgeschlossene Fälle Überprüfung Anzahl laufende Fälle Überprüfung Anzahl Flüchtlingsdossiers 62

63 Wie funktioniert s im TUTORIS Rückmeldung Importauswertung Anzahl Fälle und Personen prüfen Anzahl Stichtage analog Tipp: Export ins Excel. Pivot/Sortierungen/Filter anwenden 63

64 Wie funktioniert s im TUTORIS Rückmeldung Importauswertung Anzahl Fälle/Personen Stichtage Export Excel / Pivot Anzahl Fälle Anzahl Personen 64

65 Wie funktioniert s im TUTORIS Rückmeldung Importauswertung Anzahl Fälle Leistungsbezug/Leistungsart Erste Ausz. im 2013: neue Fälle / mit Bezug Letzte Ausz. im 2012: ohne Bezug im 2013 Letzte Ausz. leer oder im 2013: mit Bezug im

66 Wie funktioniert s im TUTORIS Rückmeldung Importauswertung Anzahl Fälle nach Ausweiskategorie Zur FüStat zählen: B Flüchtlinge i.d.r. bis 5 Jahre (BFS-Code14) F VAF-7 Vorl. aufgen. Flüchtling bis 7 Jahre (BFS-Code 15) Zur Sozialhilfestatistik zählen: Schweizer B Ausländer (BFS-Code 01) C Niederlassung (BFS-Code 02) L Kurzaufenthalter (BFS-Code 03) Keine Bewilligung (BFS-Code 06) F VAF7+ vorl. aufgen. Flüchtling ab 7 Jahren (BFS-Code16) F VA7+ Vorl. AufgenommeneR ab 7 Jahren (BFS-Code 17) Zur easyl Statistik zählen (Selten mit Tutoris): F VA-7 Vorl. AufgenommeneR bis 7 Jahre (BFS-Code 07) N Asylbewerber (BFS-Code 07) 66

67 Wie funktioniert s im TUTORIS Rückmeldung Dossierrapport Rückmeldung Dossierrapport Auffinden der Dossiers, bei denen Korrekturen gemacht werden müssen Auffinden der Fehler in den Dossiers effiziente Fehlerkorrektur 67

68 Wie funktioniert s im TUTORIS Rückmeldungen Dossierrapport Rückmeldungen Dossierrapport häufig Fehler bezüglich der Einnahmen Wer ein Erwerbseinkommen hat, ist auch erwerbstätig. Wer kein Erwerbseinkommen hat, kann nicht erwerbstätig sein. die Zugesprochene Leistung muss ausgefüllt sein. Tipps: Partnerdaten ausfüllen und rechtzeitig aktualisieren Zahlungseingänge automatisch auf betrifft Klient buchen Feld: Zugesprochene Leistung automatisieren 68

69 Wie funktioniert s im TUTORIS Rückmeldung Dossierrapport Auffinden des Tutoris-Fall zur BFS-Dossiernummer BFS-Dossiernummer eingeben, suchen klicken 69

70 Wie funktioniert s im TUTORIS Zusammenfassung SHS Varia Der Unterstützungswohnsitz und der zivilrechtliche Wohnsitz müssen dem Gemeindecode entsprechen. Neu ist es in Tutoris möglich den U- WS aus dem Partnerregister «Wohnsitz» zu beziehen. Bei der Variable Branche (Var 7.11) ist der Code -1 weiss nicht inzwischen ungültig. In der BFS-Anleitung 2012 ist beschrieben, wie die Parametrierung angepasst werden muss. Bestehende Daten dürfen korrigiert werden, müssen aber nicht. Gewisse Anpassungen im Aufenthaltsstatus führen zu einem Statistikwechsel (FlüStat/SHS, Folien 5 und 66). Empfohlenes Vorgehen: 1. BFS-Abschluss durchführen 2. Aufenthaltsstatus anpassen 3. 6 Wochen nach der «ersten» Auszahlung unter dem neuen Status einen Anfangszustand erfassen (Stichmonat: erster Monat unter neuem Status). 70

71 Wie funktioniert s im TUTORIS Zusammenfassung SHS Zusammenfassung SHS 1/2 Basis: Partnerdaten, BFS-Zusatzdaten im Dossier und Buchungen. Je nach Parametrierung auch Mietvertrag, KK-Vertrag Partner-, Objekt- und Dossierdaten laufend oder vor BFS-Erstellung aktualisieren Neue Fälle in SH: Anfangszustand nach 6 Wochen mit Details 1.ordentl.Bezugs- Monat erstellen. Prüfen/Korrigieren. Wiederaufnahme: unter 6 Monaten = laufender Fall, ab 6 Monaten = Wiederaufnahme. Vorgehen wie bei einem neuen Fall Letzte Zahlungen: sofort Partner- Dossier- und Objektdaten auf letzten ordentlichen Bezugsmonat aktualisieren. Umgehend Stichtag der Erhebungsperiode mit manuelle Stichtagserfassung und letztem ordentlichen Bezugsmonat erstellen. Prüfen/Korrigieren. BFS-Abschlussdatum = letzte Zahlung + 6 Monate. Wenn im nächsten Jahr: Stichtag nächste Erhebungsperiode als neue Version ebenfalls sofort erstellen. 71

72 Wie funktioniert s im TUTORIS Zusammenfassung SHS Zusammenfassung SHS 2/2 Laufender Fall: Ende Dezember aktualisieren der Partner-, Dossier- und Objektdaten. Im Januar Stichtag mit Details vom Dezember oder mittels Generierung alle laufenden Fälle erstellen. Einzel- oder Massenprüfung. Export aller Anfangs- und Stichtagszustände der letzten Erhebungsperiode erfolgt Ende Februar. Versand an Ihre Fachstelle. Rückmeldungen BFS: Überprüfen der Anzahl BFS-Anfangszustände und Stichtagszustände sowie das Auffinden der vom BFS gemeldeten Dossiers. Menu: Objekte, BFS-Statistik, Übersicht Objekte Neue Verzeichnisse eröffnen bis Ende Juni (z.b. bis Ende Juni 2013: Anfangszust.2014, Stichtagszust.2014) Umstellung auf laufende Erfassung mit Coaching VRSG (tutoris@vrsg.ch) oder Infogate (tutoris@infogate.ch) 72

73 3. Fragen 73

74 4. Ausblick Erhebungsperiode

75 Ausblick Erhebungsperiode 2013 Meilensteine der Erhebung November/Dezember 2013: Erhebungsaufforderung Fachstelle Ende Februar 2014: Einsendetermin für die Daten 2013 Februar-April 2014: Rückmeldungen an die Sozialdienste März-Mai 2014: Korrekturen durch die Sozialdienste (und nochmaliger Export) April-Juni 2014: Schlusskontrollen durch die Fachstelle und Weitergabe zur Auswertung 75

76 Ausblick Erhebungsperiode 2013 Nützliche Hinweise Leitfaden zur Durchführung der Erhebung, FAQ: Inhaltliche Fragen: Für Ihren Kanton zuständige Fachstelle Fragen zum PlausEx 2.72: , 76

77 Fachstellen 77

78 Fachstellen 78

79 Fachstellen 79

80 5. Datenerfassung der weiteren bedarfsabhängigen Leistungen (ALBV, MUBE, kbh) Wie funktioniert s im TUTORIS? Erfassen von Beispielen entlang von häufigen Fehlerquellen 80

81 Wie funktioniert s im TUTORIS Datenerfassung ALBV Alimentenbevorschussung ALBV Basis: Partnerdaten BFS-Zusatzdaten im Dossier (weitgehend automatisch) Buchungen (Betrifft Klient) 81

82 Wie funktioniert s im TUTORIS Partnerdaten WBSL Partnerdaten ALBV/MUBE/kBH Bei den ersten drei Registern gelten die gleichen Regeln wie bei der Sozialhilfe: Dossierträger: alle farbigen Felder Weitere unterstütze Personen: nur orange Felder 82

83 Wie funktioniert s im TUTORIS Partnerdaten WBSL Partnerdaten ALBV/MUBE/kBH Register BFS Zusatzfragen Nur für Dossierträger / Antragsteller Nur orange Felder links ausfüllen Nicht ausfüllen: orange Felder rechts gelbe Felder für weitere unterst. Personen 83

84 Wie funktioniert s im TUTORIS Datenerfassung ALBV Beziehungen ALBV 84

85 Wie funktioniert s im TUTORIS Datenerfassung ALBV Erfassung BFS für ALBV Es sind drei Arten von Fällen zu unterscheiden ErziehungsberechtigteR mit Kind/ern des gleichen Vertrages 1 BFS-Objekt Details werden auf Ebene Kind und pro Kind erhoben ErziehungsberechtigteR mit Kindern mehrerer Verträge pro Vertrag 1 BFS-Objekt Details werden auf Ebene Kind und pro Kind erhoben Jugendlicher ALBV-Bezüger mit eigenem Dossier 1 BFS-Objekt Details werden auf Ebene Antragsteller erhoben 85

86 Wie funktioniert s im TUTORIS Datenerfassung ALBV BFS-Objekt ALBV erstellen (im Januar mit Zustand Dezember) Vorgehen: Pa-,Obj-,DO-Daten aktualisieren Dossier bearbeiten BFS-Statistik markieren Entweder bestehendes BFS-Objekt markieren und bearbeiten oder Neu klicken Fragekatalog Alimente auswählen Stichtag 2013 markieren und zuordnen Dezember 2013 auswählen 86

87 Wie funktioniert s im TUTORIS BFS Objekt ALBV Register Dossier gleiche Regeln wie bei SH Im laufenden Bezug: automatische Stichtagsverarbeitung Wenn die letzte Zahlung erfolgte: manuelle Stichtagsverarbeitung 87

88 Wie funktioniert s im TUTORIS BFS Objekt ALBV Register Personen Die Kinder eines anderen Unterhaltsvertrages werden gelöscht 88

89 Wie funktioniert s im TUTORIS ALBV Antragsteller mit Kind/ern Register Personen Jedes Kind bearbeiten 89

90 Wie funktioniert s im TUTORIS ALBV Antragsteller mit Kind/ern Im laufenden Bezug Mit letzter Zahlung Wenn es in diesem Vertrag keine Kinder mehr hat, die noch im laufenden Bezug sind, ist nach der Erfassung des Stichtages 2013 auch noch der Stichtag 2014 als neue BFS-Version zu erstellen. Analog der Regeln in SH. Bitte fügen Sie im letzten Register das Datum «Dossier abgeschlossen am» ein. Siehe Folie

91 Wie funktioniert s im TUTORIS ALBV Antragsteller mit Kind/ern Beim nächsten Kind analog verfahren 91

92 Wie funktioniert s im TUTORIS ALBV Antragsteller mit Kind/ern Das Register Arbeit bezieht sich auf den Antragsteller Die Angaben werden aus dem Tutoris Partner übernommen 92

93 Wie funktioniert s im Tutoris ALBV Antragsteller mit Kind/ern Das Register Finanzielle Situation bezieht sich auf den Antragsteller Die Angaben werden bei den meisten Tutoris-Kunden manuell ergänzt. 93

94 Wie funktioniert s im TUTORIS ALBV Antragsteller mit Kind/ern Register Leistung Im laufenden Bezug Mit letzter Zahlung Prüfen klicken und Fehler soweit als möglich korrigieren 94

95 Wie funktioniert s im TUTORIS ALBV Antragsteller mit Kind/ern Weiteres BFS-Objekt zum Unterhaltsvertrag für die anderen Kinder (Zora und Zita) Neben dem bereits bestehenden BFS-Objekt Toni und Tamara wird ein weiteres BFS-Objekt erfasst für «Zora und Zita» 95

96 Wie funktioniert s im TUTORIS ALBV Antragsteller mit Kind/ern Weiteres BFS-Objekt zum Unterhaltsvertrag für die anderen Kinder (Zora und Zita) Pro Vertrag wird ein BFS-Objekt geführt 96

97 Wie funktioniert s im TUTORIS ALBV Jugendlicher mit eigenem DO Jugendlicher mit eigenem Dossier Die Erstellung des BFS-Objektes resp. einer neuen Version und die Auswahl des Stichtages sowie Monat/Jahr erfolgt analog dem bisher Gezeigten Register Personen: keine weiteren Personen vorhanden Register Arbeit und Finanzielle Situation für den Antragsteller analog Bisheriges 97

98 Register Leistung bei ALBV-Bezug des Antragstellers Im laufenden Bezug Bei letzter Zahlung Bei BFS-Abschluss im nächsten Jahr ist nach der Erfassung des Stichtages 2013 auch noch der Stichtag 2014 als neue BFS- Version zu erfassen. Analog Regeln SH. Prüfen. Fehler soweit als möglich korrigieren 98

99 Wie funktioniert s im TUTORIS Datenerfassung MUBE MUBE (Kanton Zürich: KKBB) Basis: Partnerdaten (Siehe ALBV) BFS-Zusatzdaten im Dossier (weitgehend automatisch) Buchungen (UE) 99

100 Wie funktioniert s im TUTORIS Datenerfassung MUBE Beziehungen MUBE 100

101 Wie funktioniert s im TUTORIS Datenerfassung MUBE BFS-Version MUBE Stichtag

102 Wie funktioniert s im TUTORIS Datenerfassung MUBE BFS-Version MUBE Stichtag 2013 Fragekatalog beachten Stichtag 2013 zuordnen Dezember 2013 übernehmen Bei einer letzten Zahlung: Letzten Monat übernehmen 102

103 Wie funktioniert s im TUTORIS Datenerfassung MUBE BFS-Version MUBE Stichtag 2013 Register Dossier: es gelten die gleichen Regeln wie bei SH und ALBV Im laufenden Bezug: automatische Stichtagsverarbeitung Bei letzter Zahlung: manuelle Stichtagsverarbeitung 103

104 Wie funktioniert s im TUTORIS Datenerfassung MUBE Die Angaben in Register Personen und Arbeit werden automatisch aus Tutoris-Partner übernommen. (ohne Print) Register Finanzielle Situation: Einkommen der gesamten UE. Je nach Kanton und Parametrierung werden die Beträge aus Tutoris übernommen oder manuell ergänzt. 104

105 Wie funktioniert s im TUTORIS Datenerfassung MUBE Register Leistung: MUBE-Betrag der gesamten UE. Je nach Kanton und Parametrierung werden die Beträge aus Tutoris übernommen oder manuell ergänzt. Im laufenden Bezug od. neuer Fall Dat./Betr. Wiederaufnahme Letzter Bezug Wenn der BFS-Abschluss in die nächste Erhebungsperiode reicht: Bitte den nächsten Stichtag (2014) als neue BFS-Version ebenfalls sofort erfassen (analog SH). 105

106 Wie funktioniert s im TUTORIS Datenerfassung WBSL KBH / ZuD / ZLZH Für Support wenden Sie sich bitte an die Infogate. Per Remoteverbindung zeigen wir Ihnen das Vorgehen für die Erfassung der ZuD-Statistik auf Ihrem Tutoris. Bis zum Umfang von einer Stunde ist dies für Sie ohne Kostenfolgen. 106

107 Wie funktioniert s im TUTORIS Zusammenfassung alle Statistiken Zusammenfassung 1/2 Basis für alle BFS-Statistiken in Tutoris: Partnerdaten, BFS-Zusatzdaten im Dossier Je nach Katalog / Kanton / Parametrierung auch Mietvertrag, KK-Vertrag, Buchungen Partner-, Objekt- und Dossierdaten laufend oder vor BFS-Erstellung aktualisieren Neue Fälle in SH: Anfangszustand nach 6 Wochen mit Details 1.ordentl.Bezugs-Monat erstellen. Prüfen/Korrigieren. Neue Fälle andere Statistiken: Stichtag im Januar mit Details Dezember erstellen. Prüfen/Korrigieren. Wiederaufnahme, alle Statistiken: unter 6 Mte = laufender Fall, ab 6 Monaten = neuer Fall Letzte Zahlungen, alle Statistiken: sofort Partner- Dossier- und Objektdaten auf letzten ordentlichen Bezugsmonat aktualisieren. Umgehend Stichtag der Erhebungsperiode mit manuelle Stichtagserfassung und letztem ordentlichen Bezugsmonat erstellen. Prüfen/Korrigieren. BFS-Abschlussdatum = letzte Zahlung + 6 Monate. Wenn im nächsten Jahr: Stichtag nächste Erhebungsperiode als neue Version ebenfalls sofort erstellen. 107

108 Wie funktioniert s im TUTORIS Zusammenfassung alle Statistiken Zusammenfassung 2/2 Laufender Fall: Ende Dezember aktualisieren der Partner-, Dossier- und Objektdaten. Im Januar Stichtag mit Details vom Dezember oder mittels Generierung erstellen. Einzel- oder Massenprüfung. Export aller Anfangs- und Stichtagszustände der letzten Erhebungsperiode erfolgt Ende Februar. Versand an Ihre Fachstelle. Rückmeldungen BFS: Überprüfen der Anzahl BFS-Anfangszustände und Stichtagszustände sowie das Auffinden der vom BFS gemeldeten Dossiers. (Menu: Objekte, BFS-Statistik, Übersicht Objekte). Neue Verzeichnisse eröffnen bis Ende Juni (z.b. bis Ende Juni 2013: Anfangszust.2014, Stichtagszust.2014) Umstellung auf laufende Erfassung mit Coaching VRSG (tutoris@vrsg.ch) oder Infogate (tutoris@infogate.ch) 108

109 6. Fragen 109

110 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 110