AKTIONSTAGE DER FINANZPOLIZEI

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1 Stteuerliche S FINANZPOLIZEI NACHSCHAU AUFZEICHNUNGSSYSTEME TAXAMETER TODO DISKUSSION Gesetzliche Aufzeichnungspflichten für WKOÖ Taxi-Mietwagen Ing. Dr. Axel Kutschera Steuerberater Unternehmensberater EDV-Berater 2013 Axel Kutschera FINANZPOLIZEI AKTIONSTAGE DER FINANZPOLIZEI Mit Organen der Polizei, der Gebietskrankenkasse und Organen der Finanzämter (KIAB) wurden Wiener Taxis kontrolliert. Durch eine taktisch kluge und koordinierte Einsatzplanung aller beteiligten Behörden sollte vermieden werden, dass schwarze Schafe mittels Funk über die Kontrolle informiert werden und sich dadurch einer Überprüfung entziehen. An stark frequentierten Standplätzen am West- und Südbahnhof sowie bei der Staatsoper wurden insgesamt 153 Fahrzeuge überprüft. Einige davon wurden auch aus dem fließenden Verkehr herausgezogen. Insgesamt gab es 69 Beanstandungen verschiedenster Art. Auf Grund von Steuerrückständen mussten die Fahrer von 20 Fahrzeugen die Zündschlüssel den Finanzbehörden übergeben und die Taxis wurden vor Ort beschlagnahmt. Bei vier Fahrzeugen wurden illegal beschäftigte Ausländer angetroffen und angezeigt. Zwei Fahrer standen im Arbeitslosengeldbezug und auch von den Kontrolloren der Gebietskrankenkasse wurden Verstöße gegen das Sozialversicherungsgesetz festgestellt und zur Anzeige angebracht. Als nicht sehr gastfreundlich kann man das Ergebnis der Überprüfung der Taxameter durch die ebenfalls teilnehmden Beamten des Eichamtes des Wiener Magistrats bezeichnen. 27 Geräte waren nicht geeicht und der Fahrgast musste dadurch viel mehr für eine Fahrt zahlen. Eine Anzeige für die betroffenen Unternehmen war die logische Konsequenz Axel Kutschera Kutschera, Seite 1

2 KONTROLLEBEGINN FINANZPOLIZEI Unangekündigt und außerhalb der Amtszeiten (z.b. in der Nacht, Feiertag oder Sonntag) Vorerst als Kunden bzw. Passanten und beobachten Anhaltebefugnisse (KFZ) mit Lichtzeichen und Dienstkleid Gemeinsam mit Polizei oder anderen Erhebungsdiensten Keine Fluchtmöglichkeit Unaufgeforderte Belehrung über die Rechsfolgen Amtshandlung ist unter größtmöglicher Schonung des Betriebsablaufs vorzunehmen. Diverse Unterlagen sollten vorbereitet sein 2013 Axel Kutschera KONTROLLHANDLUNGEN Anhaltebefugnisse (KFZ) mit Lichtzeichen und Dienstkleid Auskunftsrecht (mit Verweigerungsrecht) Identitätsfeststellung bei den anwesenden Mitarbeitern Nachschau, Erhebung FINANZPOLIZEI Betretung Betriebsstätten, Betriebsräumen, Arbeitsstätten, Fahrzeuge, Nur bei konkretem Verdacht: Wohnräume und Unterkünfte Das Betretungsrecht umfasst nicht das Recht zur Durchsuchung nach Personen oder Gegenständen Vertretung durch Dienstnehmer Vertretungsrecht durch Steuerberater 2013 Axel Kutschera Kutschera, Seite 2

3 KONTROLLERGEBNISSE FINANZPOLIZEI AuslBG: Zwangsstrafe bis EUR 8.000,-; Strafen bis EUR ,- BAO: Zwangs- und Ordnungsstrafen bis EUR 5.000,- Wenn durch Zuwarten der Kontrollzweck gefährdet ist Gefahr im Verzug Festnahmerecht (nur Ausländer); Beschlagnahmerecht; Vollstreckung ; Sicherstellung; Sicherung Kassennachschau Betriebsprüfung Hausdurchsuchung 2013 Axel Kutschera KASSENNACHSCHAU (AUF DER STRASSE) NACHSCHAU Internes Kontrollsystem des Rechnungswesens Aufzeichnungen nicht verändern oder vernichten!!! Papier-Aufzeichnungen Kassabericht bei Umsatz < Einzelaufzeichnungen nach der Barbewegungsverordnung Besichtigung der EDV-Anlage Registrierkassen Warenwirtschaftssystem (Tankstellen) Zeiterfassung (Zutrittskontrollsysteme) Taxametern Kontrolle von Abrechnung der Tageslosung Vergleichendes zählen von Bargeldbestandes Fotos der Amtshandlung zur Beweissicherung 2013 Axel Kutschera Kutschera, Seite 3

4 2013 Axel Kutschera DIENSTNEHMERDATENBLATT IM FAHRZEUG Empfehlung: FINANZPOLIZEI 2013 Axel Kutschera Kutschera, Seite 4

5 ARBEITSZEITGESETZ: FAHRTENBUCH-VO (1876) NACHSCHAU Allgemeines persönliche Fahrtenbuch (Anlage 1) Ausnahme für Fahrten im Nahverkehr: vereinfachten persönlichen Fahrtenbuches (Anlage 2) Ausnahme bei geeichtem mechanischen Kontrollgerät persönlichen Wochenberichtsbuches (Anlage 3) Ausnahme Taxameter: Kein Fahrtenbuch Form und Gestaltung der Fahrtenbücher Nummerierungen Wöchentliche/Monatliche Unterschrift 2013 Axel Kutschera GEEIGNETER NACHWEIS NAHEVERKEHR NACHSCHAU Laufend einzutragen: Beginn der Arbeitszeit Ende der Arbeitszeit Lenkzeit Lenkpausen Ruhepausen Die vorgesehenen Nachweise sind dem für die Betriebsstätte zuständigen Arbeitsinspektorat zu übermitteln. Etwaige Einwendungen erfolgen innerhalb von vier Wochen schriftlich Axel Kutschera Kutschera, Seite 5

6 Vereinfachten persönlichen Fahrtenbuches (Anlage 2) 2013 Axel Kutschera GPS-TRACKER FINANZ-KONFORMITÄT 2013 Axel Kutschera Kutschera, Seite 6

7 GEMISCHTE AUFZEICHNUNGSSYSTEME In einem Unternehmen können gleichzeitig verschiedene Aufzeichnungssysteme kombiniert werden. Beispielsweise kann ein gemischtes System folgende Bereiche umfassen: NACHSCHAU + Taxameter-Ausdrucke... für Fahrten im Tarifgebiet + Einzelaufzeichnung... für Botenfahrten, (Losungsblatt) Patienten/Schülerbeförderungen, Fahrten ohne Tarifgebiet = Tageslosung 2013 Axel Kutschera BEISPIEL: EINFACHER KASSASTURZ NACHSCHAU Der Kassasturz soll pro Kassa (Fahrzeug) und kann auch pro Schicht erfolgen. Die Aufzeichnung des Kassasturzes in einem gebundenen Buch ist eine zusätzliche Maßnahme zum Beweis der Vollständigkeit der Aufzeichnungen Axel Kutschera Kutschera, Seite 7

8 NACHSCHAU 2013 Axel Kutschera HANDSCHRIFTLICHE EINZELAUFZEICHNUNGSLISTE Für Fahrzeuge oder Schichten NACHSCHAU Empfehlung: Immer gebundene Bücher verwenden 2013 Axel Kutschera Kutschera, Seite 8

9 RECHNUNGEN nach UStG NACHSCHAU Rechnungen an Private Freiwillig aber nach KRL empfohlen Rechnungen an Unternehmen Wenn Rechnungen ausgestellt werden und Rechnungsbetrag»Unter EUR 75,- Keine Duplikate» Über EUR 75,- Duplikate aufbewahren» Unter EUR 150,- Kleinbetragsrechnungen»Über EUR 150,- Alle Rechnungsmerkmale (Firmenname usw.) Trennung von 10%-igen und 20%-igen Umsätzen Unterschiedlichen Ausstellung im Fahrzeug? Elektronische Rechnungen sind zulässig 2013 Axel Kutschera INHALT DER Allgemeines 2. Rechtliche Grundlagen 2.1. Allgemein 2.2. Nichtbeachtung der Ordnungsmäßigkeitskriterien 3. Kriterien der Ordnungsmäßigkeit nähere Spezifizierung 3.1. Voraussetzungen für die Ordnungsmäßigkeit 4. Begriffsdefinitionen 4.1. Kassen 4.2. Dokumentationsgrundlagen» Ausdrucke» Daten 4.3. Weitere Unterlagen / Begriffsdefinitionen / Inhalte 5. Dokumentation 5.1. Dokumentationsgrundlagen und deren Bestandteile Allgemeines» Ausdrucke» Daten 5.2. Dokumentationsgrundlagen der Tageseinnahmen nach Kassengruppen 5.3. Weitere Unterlagen, welche für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind und aufbewahrt werden sollen 6. Sonstiges 6.1. Kassenwaagen 6.2. Taxameter 6.3. Sonstige Einrichtungen 7. Datensicherung und Datenvorlage 8. Anwendung 2013 Axel Kutschera Kutschera, Seite 9

10 ALLGEMEINES Fragen bei fortschreitender technischer Entwicklung Kriterien der Ordnungsmäßigkeit z.b. 131, 132 BAO Rechtssicherheit» Unternehmen» Kassenanbieter und -hersteller Einheitliche Regelungen zum Zweck der leichteren Beurteilung» Kassentypen» Ausdrucke» Datenexport Keine Zertifizierung von Kassen durch das BMF Keine über das Gesetz hinausgehende Rechte und Pflichten 2013 Axel Kutschera ORDNUNGSMÄßIGKEITSGRUNDSÄTZE Sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit Ordnungsmäßigkeitskriterien Sicherstellung, dass geordnet, vollständig, richtig und lückenlos» Beispielsweise durch Protokollierung der Erfassung und Änderung Überprüfbarkeit» BESCHREIBUNG DER EINRICHTUNG NACH 131 BAO = E131 Verfolgbarkeit der Entstehung und Abwicklung von Geschäftsvorfällen 7 Jahre aufbewahren: Angebot, Bestellung (über Funkzentrale???), Kalkulation, Produktion, Grundaufzeichnungen täglich einzeln festgehalten Jahresumsatz > EUR Einzelaufzeichnung nach der Barbewegungsverordnung 2013 Axel Kutschera Kutschera, Seite 10

11 VERMUTUNG DER ORDNUNGSMÄßIGKEIT Mängel Geringer formeller Mangel» Z.B. Tagesabrechnung wird nach Mitternacht gemacht Gravierender formeller Mangel» Z.B. fehlende Nummerierung, die der Dokumentation der vollständigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle dient Vielzahl von formellen Mängeln Bei Gesamtbetrachtung kann die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen bzw. des Kassensystems in Zweifel gezogen werden Dies kann zur Schätzung des Umsatzes bzw. Gewinns durch das Finanzamt führen 2013 Axel Kutschera E 131 EINRICHTUNG NACH 131 (2) u. (3) BAO Dokumentation = aufschreiben! Sicherstellung der sofortigen Kontrollfähigkeit bei Steueraufsichtsmaßnahmen Beschreibung durch den Steuerpflichtigen Ausdrucke Daten Betriebskontrollen IKS (Internes Kontrollsystem) Kassenhersteller oder programmierer kann beschreiben» technischen und logischen Gegebenheiten» Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle» Kassentyp 2013 Axel Kutschera Kutschera, Seite 11

12 FREIWILLIGE VERBESSERUNG Erhöhung der Ordnungsmäßigkeitsvermutung durch freiwillige Maßnahmen Freiwillige Belegerteilung bei allen Geschäftsvorfällen Ausfolgung der Belege an jeden Kunden Geschäftsvorfälle leicht und sicher nachprüfbar Belegkontrolle durch Vergleich anhand der Rechnungsnummer Geforderte Mindestinhalte von Kassenbelegen Kassensturzfähigkeit, wenn der Kassastand ermittelt werden kann Ausdrucke und Daten aufheben 2013 Axel Kutschera KASSE TYP 1 Mechanische Registrierkassen mechanisch/numerisch druckende Registrierkassen Ältere Registrierkassen ohne Elektronik / Datenträger / Speicher, DOKUMENTATION Mitlaufender Journalstreifen Nummerierung der Journalzeilen Mechanischer Taxameter ohne Drucker kein Typ 1 de.wikipedia.org 2013 Axel Kutschera Kutschera, Seite 12

13 KASSE TYP 2 Elektronische Registrierkassen Subtypen: Typ 2a - Bondruck und Journaldruck (2 Rollen) ohne Datenexport Typ 2b - Bondruck (1 Rolle) und elektronisches Journal ohne Datenexport Typ 2c - Bondruck (1 Rolle) und elektronisches Journal Datenexport über einen PC Typ 2d - mit Bondruck (1 Rolle) und elektronisches Journal unter begrenzten Speicherverhältnissen mit Schnittstelle zum Datenexport auf externen Datenträger FOLGENDE DOKUMENTATION MUSS AUFBEWAHRT WERDEN! Alle Ausdrucke aufbewahren (Papier?)» Quittungsjournal!» Tagesabschluss bzw. Tagesendsummenbon (Z-Bon, Z-Abschlag)» GT-Speicherstand (-stände) Elektronisches Journal ist auzubewahren!» Datei entspricht dem Kassenstreifen de.wikipedia.org 2013 Axel Kutschera Druckdateien fehlen! KASSE TYP 3 Kassensysteme proprietäre Kassensysteme PC-Kassen sonstige Einrichtungen Taxameter, GPS-Flottenmanagement Fakturierungsprogramme FOLGENDE DOKUMENTATION MUSS AUFBEWAHRT WERDEN! Datenerfassungsprotokoll» Nummerierung der Kassenbons (Rechnungen)» Mitlaufende Ereignisprotokolldatei mit allen Änderungen Tagesabschlüsse» Warengruppenbericht, Bedienerbericht und Finanzartenbericht 2013 Axel Kutschera Kutschera, Seite 13

14 TAXAMETER Taxameter können bei Vorhandsein einer Schnittstelle zur Datenübertragung auch zur Losungsermittlung eingesetzt werden. Alle geführten Aufzeichnungen sind aufzubewahren! Tipp: Freiwillige Belegerteilung TAXAMETER Variante 1 Abrechnung mit Kassensturz kein Taxameter vorhanden oder Taxameter ohne Schnittstelle Variante 2 Einzelaufzeichnungen Taxameter mit Schnittstelle Taxameterdaten elektronisch aufbewahren Einzelaufzeichnungen auf Papier zu führen» Chronologisches Aufschreiben der einzelnen vereinnahmen Entgelte» Empfehlung sind Aufzeichnungen für jedes Taxi in gebundener Form 2013 Axel Kutschera FISKALTAXAMETER TAXAMETER Derzeit keine Definition in Österreich INSIKA-Projekt in BRD Hamburg, Griechenland Technisch/organisatorische Maßnahmen Belegerteilungspflicht Signatur Automatische Schaltung» Gewichtssensor» Lichtschranken Axel Kutschera Kutschera, Seite 14

15 TAXAMETER EU-FISKALTAXAMETER EU-Richtlinie 2004/22/EG vom 31. März 2004 über Messgeräte Taxameter + Signalgeber = Messgerät misst die Fahrtdauer errechnet die Wegstrecke Errechnet zu entrichtenden Fahrpreis und zeigt diesen Preis an. Ein Taxameter muss über eine (oder mehrere) geeignete gesicherte Schnittstelle(n) folgende Daten übertragen können: Betriebseinstellung: Frei, Besetzt oder Kasse ; Zählwerksdaten gemäß Nummer 15.1; allgemeine Daten: Konstante des Wegstreckensignalgebers, Datum der Sicherung, Taxikennung, Echtzeit, Tarifkennung; Preisdaten einer Fahrt: in Rechnung gestellte Gesamtsumme, Fahrpreis, Berechnung des Fahrpreises, Zuschlag, Datum, Fahrtbeginn, Fahrtende, zurückgelegte Strecke; Tarifdaten: Parameter des bzw. der Tarife Jahre *** Die Verwendung national zugelassener Taxameter ist derzeit *** *** eichrechtlich unbefristet weiter möglich. *** 2013 Axel Kutschera DATENSICHERUNG UND DATENVORLAGE Datensicherung Unveränderbare Speicherung auf einem externen Datenträger Die archivierten Daten sollen die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden Kassensystem ermöglichen. Datenvorlage Druck- oder Exportdateien SAFT-AT 2013 Axel Kutschera Kutschera, Seite 15

16 ANWENDUNG Im Wesentlichen keine Neuerungen, sondern nur näher präzisiert. Hinsichtlich der Vorzeiträume wie bisher zu beurteilen Daten, Dokumentations- bzw. Verfahrensgrundlagen sind aufzubewahren und vorzulegen. Sind zusätzliche Maßnahmen zur Sicherstellung der vollständigen und richtigen Erfassung notwendig, sollen diese sobald als möglich - in zumutbarer Zeit jedenfalls bis Ende geschaffen werden. Dies gilt ebenfalls für die nähere Beschreibung der Einrichtung nach 131 Abs. 2 und 3 BAO" Axel Kutschera TODO Beschreibung der Einrichtung 131 BAO EDV Verfahrensdokumentation Software / Versionsnummer Hardware Handbücher Sicherstellung Radierverbot Vollständigkeitsnachweis Internes Kontrollsystem (IKS) Dokumentationsgrundlagen Ausdrucke Datenformatbeschreibung (STEUER)BERATER» DEP» GEP Datensicherung Exportfunktion auf einen Datenträger (z.b. USB Stick) 2013 Axel Kutschera HERSTELLER Kutschera, Seite 16

17 TODO 2013 Axel Kutschera DISKUSSION DISKUSSION Verbesserung der Rechtssicherheit? Erleichterung der Überprüfbarkeit (durch Finanzpolizei)? Kosten der Adaptierung? Einführung des IKS? Schätzungsmethoden Beschreibung der Einrichtung nach 131 Abs. 2 u. 3 BAO! bis ! Google: handbuch taxi wko (2. Fundstelle) Beratung! 2013 Axel Kutschera Kutschera, Seite 17

18 ENDE Ing. Dr. Axel Kutschera Verfahrenshilfe Steuerberater-Berater IT-(Wirtschafts)-Prüfungen Fachsenates für Datenverarbeitung der KWT Kanzlei Sonnbergstraße Maria Enzersdorf Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 2013 Axel Kutschera Kutschera, Seite 18