Bericht des Rechnungshofes

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1 Reihe TIROL 2009/7 Bericht des Rechnungshofes Innsbruck: medex Medizinische Ausstellungsgesellschaft m.b.h Rechnungshof GZ /181-S3-1/09

2 Auskünfte Rechnungshof 1031 Wien, Dampfschiffstraße 2 Telefon ( ) Fax ( ) presse@rechnungshof.gv.at Impressum Herausgeber: Rechnungshof 1031 Wien, Dampfschiffstraße 2 Rechnungshof druck aktiv OG Redaktion und Grafik: Druck: Herausgegeben: Wien, im Oktober 2009

3 Bericht des Rechnungshofes Innsbruck: medex Medizinische Ausstellungsgesellschaft m.b.h

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5 Inhalt Vorbemerkungen Vorlage an den Gemeinderat und den Landtag 1 Berichtsaufbau 1 Innsbruck Wirkungsbereich der Landeshauptstadt Innsbruck medex Medizinische Ausstellungsgesellschaft m.b.h. Kurzfassung 3 Prüfungsablauf und gegenstand 5 Eigentümerstruktur und Unternehmensgegenstand 6 Geschäftsführung 7 Organisation 9 Erbringung von Dienstleistungen 10 Rechnungswesen 11 Zusammenarbeit mit der Congress und Messe Innsbruck GmbH 14 Schlussbemerkungen/Schlussempfehlungen 15 ANHANG Entscheidungsträger der überprüften Unternehmung 17 Tirol 2009/7 A

6 Abkürzungen EUR G(es)mbH Mill. rd. RH TZ usw. z.b. Euro Gesellschaft mit beschränkter Haftung Million(en) rund Rechnungshof Textzahl(en) und so weiter zum Beispiel Weitere Abkürzungen sind bei der erstmaligen Erwähnung im Text angeführt. B Tirol 2009/7

7 Vorbemerkungen Vorbemerkungen Vorlage an den Gemeinderat und den Landtag Der RH erstattet gemäß Artikel 127a Abs. 6 erster Satz B VG dem Gemeinderat der Landeshauptstadt Innsbruck über seine Tätigkeit im vorausgegangenen Jahr nachstehenden Bericht. Dieser Bericht wird inhalts und zeitgleich dem Tiroler Landtag gemäß Artikel 127 Abs. 6 zweiter Satz B VG in Verbinung mit 18 Abs. 8 zweiter Satz des Rechnungshofgesetzes 1948 vorgelegt. Berichtsaufbau Nachstehend werden in der Regel punkteweise zusammenfassend die Sachverhaltsdarstellung (Kennzeichnung mit 1 an der zweiten Stelle der Textzahl), deren Beurteilung durch den RH (Kennzeichnung mit 2), die Stellungnahme der überprüften Stelle (Kennzeichnung mit 3 und im Kursivdruck) sowie die allfällige Gegenäußerung des RH (Kennzeichnung mit 4) aneinander gereiht. Das in diesem Bericht enthaltene Zahlenwerk beinhaltet allenfalls kaufmännische Auf und Abrundungen. Alle personenbezogenen Bezeichnungen werden aus Gründen der Übersichtlichkeit und einfachen Lesbarkeit nur in einer Geschlechtsform gewählt und gelten gleichermaßen für Frauen und Männer. Der vorliegende Bericht des RH ist nach der Vorlage über die Website des RH verfügbar. Tirol 2009/7 1

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9 Innsbruck Wirkungsbereich der Landeshauptstadt Innsbruck medex Medizinische Ausstellungsgesellschaft m.b.h. Die Gründung der medex Medizinische Ausstellungsgesellschaft m.b.h. erwies sich als nicht notwendig. Ihre Aufgaben hätten auch von der Muttergesellschaft Congress und Messe Innsbruck GmbH mit einem geringeren Verwaltungsaufwand und daher kostengünstiger erledigt werden können. Das Rechnungswesen entsprach nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung. Kurzfassung Prüfungsziel Ziel der Überprüfung war, die Zweckmäßigkeit der Gründung der medex Medizinische Ausstellungsgesellschaft m.b.h. (medex) sowie deren Aufgabenerfüllung zu beurteilen. Das Unternehmen wurde aufgrund einer Stichprobe nach dem Zufallsprinzip ausgewählt. Dieses Verfahren bezieht auch Rechtsträger ein, die nach dem ansonsten risikoorientierten Auswahlverfahren (z.b. wegen ihres geringen Gebarungsumfanges) nicht überprüft würden. Der RH wendet dieses Verfahren an, um seine präventive und beratende Wirkung zu verstärken. (TZ 1) Eigentümer und Unternehmensgegenstand Die medex stand seit der Gründung 2001 im Eigentum der TILAK Tiroler Landeskrankenanstalten GmbH und der Congress und Messe Innsbruck GmbH. Sie hatte vor allem bei medizinischen Kongressen Fachausstellungen im medizinisch technischen Bereich zu organisieren. (TZ 2) Geschäftsführung und Organisation Der Geschäftsführer unterlag weder Weisungen der Generalversammlung noch einzelner Gesellschafter, hatte jedoch in den von der Geschäftsordnung bestimmten für die medex bedeutsamen Fällen vorweg eine Stellungnahme der Gesellschafter einzuholen, die zur Verbesserung der Entscheidungsgrundlagen des Geschäftsfüh- Tirol 2009/7 3

10 Kurzfassung rers dienen sollten. Die Generalversammlung erließ jedoch keine diesbezügliche Geschäftsordnung. (TZ 4) Die Gesellschafter schlossen mit dem Geschäftsführer keinen Dienstvertrag ab. Lohnsteuer und sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen kamen daher nicht zur Anwendung. (TZ 4) Der Geschäftsführer war auch gleichzeitig Geschäftsführer der Congress und Messe Innsbruck GmbH. Für das von der medex von der Congress und Messe Innsbruck GmbH angemietete Büro unterzeichnete der Geschäftsführer Mietverträge als Vertreter sowohl der Vermieterin als auch der Mieterin; dadurch kam es zu Insichgeschäften in der Form der so genannten Doppelvertretung. (TZ 6) Über die Höhe von Provisionen lagen keine schriftlichen Vereinbarungen vor. (TZ 3) Vertragsgestaltung Die medex schloss teilweise mit Veranstaltern der Kongresse nur mündliche Verträge ab. Sofern sie schriftlich abgeschlossen wurden, erfolgte dies grundsätzlich in fremdem Namen und auf fremde Rechnung, obwohl laut Vereinbarung über die Geschäftsführerbestellung Geschäfte nur im Namen und auf Rechnung der medex durchzuführen waren. (TZ 7) Rechnungswesen In Bezug auf Honorarnoten des Geschäftsführers als Einzelunternehmer gab es Unvereinbarkeiten bei Zahlungsanordnung und Zahlungsvollzug. (TZ 11) Im Jahresabschluss der medex waren Aufwendungen und Erträge ausgewiesen, die aufgrund der Vertragslage nicht auszuweisen gewesen wären; Aufwendungen und Erträge für ein im Namen und auf Rechnung der medex abgeschlossenes Projekt fehlten aber. (TZ 12) Die medex verfügte über kein schriftlich dokumentiertes Internes Kontrollsystem. (TZ 10) 4 Tirol 2009/7

11 Innsbruck medex Medizinische Ausstellungsgesellschaft m.b.h. Kenndaten zur medex Medizinische Ausstellungsgesellschaft m.b.h. Rechtsgrundlage Errichtungserklärung vom 13. April 2001 Gesellschafter Congress und Messe Innsbruck GmbH (50 %) TILAK Tiroler Landeskrankenanstalten GmbH (50 %) Organe Unternehmensgegenstand Standort Geschäftsführung und Generalversammlung Organisation und Durchführung von Fachausstellungen im In und Ausland, insbesondere im medizinischen und medizinisch technischen Bereich Innsbruck Gebarung in Mill. EUR Bilanzsumme 0,01 0,02 0,14 0,62 0,10 0,32 0,59 0,26 Betriebserfolg 0,06 0,03 0,01 0,05 0,01 0,05 0,03 0,02 Finanzerfolg 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,01 0,01 Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit 0,06 0,03 0,01 0,05 0,01 0,05 0,04 0,04 Prüfungsablauf und gegenstand 1 Der RH überprüfte im Oktober 2008 die Gebarung der medex Medizinische Ausstellungsgesellschaft m.b.h. (medex). Das Unternehmen wurde aufgrund einer Stichprobe nach dem Zufallsprinzip ausgewählt. Dieses Verfahren bezieht auch Rechtsträger ein, die nach dem ansonsten risikoorientierten Auswahlverfahren (z.b. wegen ihres geringen Gebarungsumfanges) nicht überprüft würden. Der RH wendet dieses Verfahren an, um seine präventive und beratende Wirkung zu verstärken. Der überprüfte Zeitraum umfasste im Wesentlichen die Jahre 2005 bis Ziel der Überprüfung war, die Zweckmäßigkeit der Gesellschaftsgründung sowie deren Aufgabenerfüllung zu beurteilen. Zu dem im Dezember 2008 übersandten Prüfungsergebnis nahmen die medex im Jänner 2009 und die Landeshauptstadt Innsbruck im Februar 2009 Stellung. Die Tiroler Landesregierung teilte im März 2009 mit, dass ihr aufgrund der nur indirekten Beteiligung des Landes Tirol (im Wege der TILAK Tiroler Landeskrankenanstalten GmbH TILAK) kein unmittelbarer Einfluss auf die Führung und Gebarung der medex zukomme, verwies jedoch auf eine ihrem Schreiben angeschlossene Stellungnahme der TILAK. Der RH erstattete seine Gegenäußerung im Juni Tirol 2009/7 5

12 Eigentümerstruktur und Unternehmensgegenstand 2 Die medex wurde im April 2001 mit einem Stammkapital von EUR errichtet. Die Eigentümerstruktur stellte sich wie folgt dar (Beteiligungen in % des Stammkapitals): Land Tirol Landeshauptstadt Innsbruck Wirtschaftskammer Österreich Tourismusverband Innsbruck Igls und Umgebung 100 % 25,5 % 58 % 13,5 % 3 % TILAK Tiroler Landeskrankenanstalten GmbH Congress und Messe Innsbruck GmbH 50 % 50 % medex Medizinische Ausstellungsgesellschaft m.b.h. Unternehmensgegenstand der medex war vor allem die Organisation und Durchführung von Fachausstellungen im In und Ausland, insbesondere im medizinischen und medizinisch technischen Bereich und möglichst im Zusammenhang mit medizinischen Veranstaltungen (Kongressen, Symposien usw.). Durch die Gründung der medex sollte das Serviceangebot für Kongressveranstalter im wirtschaftlichen Bereich insbesondere bei der Ausstellungsorganisation und im Sponsormanagement erweitert werden. Der Gesellschafter Congress und Messe Innsbruck GmbH war unter anderem für die Erhaltung und den Betrieb des Kongresshauses Innsbruck durch Akquisition, Vorbereitung und Durchführung von Kongressen jeder Art verantwortlich. Die Kongressorganisation nahm eine Organisationseinheit der Congress und Messe Innsbruck GmbH wahr (PCO = Professional Congress Organisation), die bis 1999 von der Congress und Messe Innsbruck GmbH gemeinsam mit anderen Gesellschaftern als GmbH geführt wurde. 6 Tirol 2009/7

13 Innsbruck medex Medizinische Ausstellungsgesellschaft m.b.h. Der Gesellschafter TILAK war Betreiber und Rechtsträger der Tiroler Landeskrankenanstalten. Durch die Beteiligung der TILAK an der medex sollte die Zusammenarbeit mit den Tiroler Landeskrankenanstalten bei der Akquisition von Kongressen verstärkt werden. Geschäftsführung 3.1 Einen im April 2001 mit einer Laufzeit von drei Jahren abgeschlossenen Geschäftsführervertrag lösten die Gesellschafter im Herbst 2002 mit Umlaufbeschluss mit sofortiger Wirkung auf und bestellten gleichzeitig den Geschäftsführer der Congress und Messe Innsbruck GmbH als Geschäftsführer der medex mit selbstständiger Vertretungsbefugnis. Dieser beauftragte im August 2003 einen Einzelunternehmer mit der Planung, Organisation und Durchführung von medizinischen Ausstellungen. Laut Vereinbarung übte der Einzelunternehmer die Tätigkeit als selbstständig Erwerbstätiger aus, hatte jedoch alle Geschäfte im Namen und auf Rechnung der medex durchzuführen. Er erhielt als Abgeltung ein monatliches Pauschalhonorar von EUR sowie für jedes durchgeführte Projekt eine Provision in Höhe von 50 % des von der medex erzielten Organisationshonorars. Über die Höhe dieser Provisionen lagen keine schriftlichen Vereinbarungen vor. 3.2 Der RH empfahl daher, Vereinbarungen über die Höhe der zu zahlenden Provisionen schriftlich abzuschließen. 3.3 Laut Stellungnahmen der Landeshauptstadt Innsbruck, der medex und der TILAK sei bereits eine schriftliche Provisionsvereinbarung abgeschlossen worden. 4.1 Die Generalversammlung der medex berief im Juni 2004 den bisherigen Geschäftsführer als handelsrechtlichen Geschäftsführer ab; er blieb aber weiterhin gewerberechtlicher Geschäftsführer. Tirol 2009/7 7

14 Geschäftsführung Die Gesellschafter bestellten den im August 2003 beauftragten Einzelunternehmer zum handelsrechtlichen Geschäftsführer der medex, schlossen mit ihm aber keinen Dienstvertrag ab. Lohnsteuer und sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen kamen daher auch nicht zur Anwendung. Die Vereinbarung über die Geschäftsführerbestellung vom Juli 2004 enthielt Folgendes: Der Tätigkeitsbereich des Geschäftsführers entsprach der mit ihm als Einzelunternehmer getroffenen Vereinbarung von August Der Geschäftsführer war berechtigt und verpflichtet, nach Maßgabe der einschlägigen Gesetze, des Gesellschaftsvertrags, der Gesellschafterbeschlüsse und der Geschäftsordnung die medex zu vertreten und deren Geschäfte zu führen. Der Geschäftsführer unterlag weder Weisungen durch die Generalversammlung noch einzelner Gesellschafter, er hatte jedoch in den von einer Geschäftsordnung bestimmten, für die medex bedeutsamen Fällen vorweg Stellungnahmen der Gesellschafter einzuholen, die seine Entscheidungsgrundlagen verbessern sollten. Der Geschäftsführer übte seine Tätigkeit als selbstständiger Erwerbstätiger an keinem bestimmten Ort und während keiner bestimmten Zeit aus. Die in dieser Vereinbarung genannte Geschäftsordnung für den Geschäftsführer bestand jedoch nicht. Bereits seit Jänner 2004 erhielt der Geschäftsführer als Einzelunternehmer für die Betreuung des Büros der medex monatlich EUR; dieser Betrag wurde ab 2008 auf EUR erhöht. Als Einzelunternehmer legte der Geschäftsführer außerdem an die medex Rechnungen über Honorare, Reisevergütungen, Repräsentationsspesen sowie für die Bürobetreuung. 4.2 Der RH bemängelte, dass die Gesellschafter der medex keine Geschäftsordnung für den Geschäftsführer beschlossen hatten, die regelte, in welchen Fällen der Geschäftsführer die Gesellschafter zu befassen hätte. Der RH empfahl daher, eine Geschäftsordnung für den Geschäftsführer zu beschließen. Weiters wies er darauf hin, dass durch die in der Vereinbarung über die Geschäftsführerbestellung vorgesehene Einholung von Stellungnahmen der Gesellschafter in bestimmten für die medex bedeutsamen Fällen sowie durch die faktische örtliche Gebundenheit durch das Büro 8 Tirol 2009/7

15 Geschäftsführung Innsbruck medex Medizinische Ausstellungsgesellschaft m.b.h. der medex, für dessen Betreuung der Geschäftsführer ein monatliches Honorar erhielt, Elemente eines Dienstvertrags vorlagen. Der RH empfahl, die Notwendigkeit des Abschlusses eines Dienstvertrags mit dem Geschäftsführer zu prüfen. 4.3 Laut Stellungnahme der Landeshauptstadt Innsbruck, der medex und der TILAK sei mittlerweile eine Geschäftsordnung für den Geschäftsführer erlassen worden. Die Thematik Dienstverhältnis des Geschäftsführers sei bereits vor Abschluss der Vereinbarung behandelt worden. 4.4 Der RH entgegnete, dass bei der Tätigkeit des Geschäftsführers Elemente des Dienstvertrags vorlagen und daher erneut der Abschluss eines Dienstvertrags zu prüfen wäre. Organisation 5 Die medex beschäftigte keine Dienstnehmer. Die Buchhaltung der medex betreute die Congress und Messe Innsbruck GmbH mit. Ein Wirtschaftstreuhänder erstellte den Jahresabschluss. Laut Jahresabschluss 2007 fielen an Rechts und Beratungskosten (Buchhaltung und Erstellung des Jahresabschlusses) für die medex rd EUR an. 6.1 Die medex mietete im April 2001 von der Congress und Messe Innsbruck GmbH ein Büro an. Im Herbst 2002 wurde der Mietvertrag bis zur Klärung der Beteiligungsverhältnisse und der Geschäftstätigkeit der medex ausgesetzt. Der für beide Vertragsparteien tätige Geschäftsführer trat als Vertreter sowohl der Vermieterin als auch der Mieterin auf und unterzeichnete auch den Zusatzvertrag vom Jänner 2004, mit dem der Mietvertrag ab 1. Jänner 2004 wieder in Kraft gesetzt wurde. Die Mietaufwendungen betrugen 2007 rd EUR. 6.2 Da der Geschäftsführer der Congress und Messe Innsbruck GmbH gleichzeitig auch als Geschäftsführer der medex auftrat, kam es zu Insichgeschäften in Form der so genannten Doppelvertretung. Auch wenn Insichgeschäfte nicht generell unzulässig und unwirksam waren, so bargen diese die Gefahr, dass der Geschäftsführer die gegenläufigen Interessen der beiden Gesellschaften mit unterschiedlicher Eigentümerstruktur nicht angemessen wahren konnte. Der RH empfahl, künftig Insichgeschäfte in Form der so genannten Doppelvertretung zu vermeiden. Tirol 2009/7 9

16 Organisation 6.3 Laut Stellungnahme der medex hätten sich aus Gründen der Sparsamkeit und der wirtschaftlichen Situation zwingend Insichgeschäfte ergeben. Die Landeshauptstadt Innsbruck gab bekannt, dass Insichgeschäfte durch die Bestellung von unterschiedlichen Personen als Geschäftsführer der Congress und Messe Innsbruck GmbH und der medex sowie der Einführung eines Internen Kontrollsystems künftig nicht mehr auftreten könnten. Erbringung von Dienstleistungen 7.1 Von 2005 bis November 2008 führte die medex insgesamt 39 Projekte (Kongresse und Veranstaltungen in Innsbruck sowie an anderen Orten) durch. Weiters betreute die medex im Auftrag der Tiroler Landesregierung jährlich eine Sonderschau zum Thema Gesundheit bei der Innsbrucker Frühjahrsmesse. Die medex schloss bei 20 Projekten schriftlich und 19 Projekten mündlich Verträge mit den Veranstaltern der Kongresse über gegenseitig zu erbringende Leistungen ab. Die schriftlichen Verträge schloss sie grundsätzlich in fremdem Namen und auf fremde Rechnung ab; einen Vertrag im eigenen Namen und auf eigene Rechnung. 7.2 Der RH bemängelte, dass durch den Abschluss von mündlichen Verträgen nur eingeschränkte Rechtssicherheit bestand und außerdem die Gebarung nicht vollständig überprüfbar war. Er empfahl, künftig alle Verträge schriftlich abzuschließen. Weiters wies der RH darauf hin, dass der Geschäftsführer der medex durch den Abschluss von schriftlichen Verträgen in fremdem Namen und auf fremde Rechnung die ausdrückliche Verpflichtung in der Vereinbarung über die Geschäftsführerbestellung, die medex zu vertreten und deren Geschäfte zu führen, nicht einhielt. Der RH empfahl, künftig alle Bestimmungen der im Juli 2004 abgeschlossenen Vereinbarung mit dem Geschäftsführer einzuhalten und alle Geschäfte der medex nur in deren Namen und auf deren Rechnung durchzuführen. 7.3 Laut Stellungnahmen der Landeshauptstadt Innsbruck und der medex werde den Empfehlungen künftig nachgekommen. 10 Tirol 2009/7

17 Erbringung von Dienstleistungen Innsbruck medex Medizinische Ausstellungsgesellschaft m.b.h. 8 Bei den von der medex im Jahr 2007 durchgeführten neun Projekten war in einigen schriftlichen Verträgen mit den Veranstaltern von Kongressen vereinbart, dass diese die Aussteller und Sponsoren selbst akquirierten. Für die vereinbarten Dienstleistungen erhielt die medex jeweils ein Honorar. Weiters war vereinbart, dass nach Abzug der Aufwendungen von den Gesamterlösen aus der Vermietung an Aussteller und aus Sponsoring ein Nettoüberschuss an die Veranstalter zu überweisen war. 9.1 Die Congress und Messe Innsbruck GmbH stellte der medex ihre Dienstleistungen für die Ausstellungsorganisation im Kongresshaus Innsbruck in Rechnung. Weiters zahlte die medex an die Congress und Messe Innsbruck GmbH die Dienstleistungen des PCO für das Kongressmanagement und verrechnete alles an die Veranstalter weiter. Die Zahlungen der medex an die Congress und Messe Innsbruck GmbH betrugen insgesamt jährlich zwischen rd EUR und rd EUR oder zwischen rd. 31 % und rd. 50 % der gesamten an die Veranstalter verrechneten Aufwendungen. 9.2 Der RH wies darauf hin, dass aufgrund der Rechtskonstruktion Mehraufwendungen für beide Gesellschaften (Rechnungslegung, Zahlung, Verbuchung) entstanden sind. 9.3 Laut Stellungnahme der medex seien ihre Leistungen im Sinne eines Full Service Angebots und einer gesamtheitlichen Herangehensweise in der Kongressorganisation erbracht worden. 9.4 Auch wenn es Strategie der medex war, den Kunden ein Full Service Angebot zu stellen, entstanden durch die Verrechnung von Dienstleistungen der Congress und Messe Innsbruck GmbH vermeidbare Aufwendungen. Rechnungswesen Internes Kontrollsystem 10.1 Nach den Bestimmungen des GmbH Gesetzes hat der Geschäftsführer dafür zu sorgen, dass ein Rechnungswesen und ein Internes Kontrollsystem geführt werden, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Das Interne Kontrollsystem soll insbesondere das vorhandene Vermögen sichern, die betriebliche Leistungsfähigkeit steigern und die Einhaltung der Geschäftspolitik sowie die Richtigkeit und Vollständigkeit der Aufzeichnungen gewährleisten. Die medex verfügte über kein schriftlich dokumentiertes Internes Kontrollsystem. Tirol 2009/7 11

18 Rechnungswesen Auch wenn bei der medex keine Dienstnehmer angestellt waren und nur ein Geschäftsführer tätig war, empfahl der RH, ein den Anforderungen des Unternehmens entsprechendes Internes Kontrollsystem aufzubauen, um jedenfalls Gebarungssicherheit zu gewährleisten Laut Stellungnahme der Landeshauptstadt Innsbruck, der medex und der TILAK sei bereits ein Internes Kontrollsystem festgelegt worden. Unvereinbarkeiten 11.1 Ab Juni 2004 legte der Geschäftsführer der medex als Einzelunternehmer Honorarnoten an die medex, bestätigte deren sachliche und rechnerische Richtigkeit in seiner Funktion als Geschäftsführer der medex und veranlasste gemeinsam mit der Buchhaltung der medex, die auch gleichzeitig für die Congress und Messe Innsbruck GmbH tätig war, die elektronische Zahlung der Beträge auf sein Bankkonto als Einzelunternehmer. In gleicher Weise wurden auch die elektronischen Zahlungen auf das Bankkonto der Congress und Messe Innsbruck GmbH sowie zwischen dem Bankkonto und dem Sparbuch der medex veranlasst. Von 2004 bis 2008 wurden diesbezügliche Ein und Auszahlungen in Höhe von rd. 4 Mill. EUR durchgeführt Der RH kritisierte die fehlende Trennung von Zahlungsanordnung und Zahlungsvollzug. Personen, die in der Buchhaltung buchungsberechtigt sind, dürfen nicht gleichzeitig auf einem Bankkonto zeichnungsberechtigt sein. Außerdem war die Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit der Rechnungen des Einzelunternehmers durch dieselbe Person als Geschäftsführer unvereinbar. Der RH empfahl, die Unvereinbarkeiten beim Zahlungsvollzug unverzüglich zu beheben Laut Stellungnahme der Landeshauptstadt Innsbruck, der medex und der TILAK seien die Unvereinbarkeiten behoben worden. Buchhaltung und Jahresabschluss 12.1 Laut Jahresabschluss der medex für 2007 betrugen die Umsatzerlöse rd EUR und die Aufwendungen für Material und sonstige bezogene Herstellungsleistungen rd EUR. In den Umsatzerlösen waren jedoch rd EUR oder rd. 88 % und in den Aufwendungen für Material und sonstige bezogene Her- 12 Tirol 2009/7

19 Rechnungswesen Innsbruck medex Medizinische Ausstellungsgesellschaft m.b.h. stellungsleistungen rd EUR oder rd. 84 % für jene acht Projekte enthalten, die in fremdem Namen und auf fremde Rechnung durchgeführt wurden. Die Umsatzerlöse und die Aufwendungen für Material und sonstige bezogene Herstellungsleistungen des einzigen in eigenem Namen und auf eigene Rechnung abgeschlossenen Projekts fehlten im Jahresabschluss der medex für Bei diesem Projekt wurden lediglich das Honorar der medex und direkte Aufwendungen erfasst Im Jahresabschluss der medex waren Aufwendungen und Erträge in erheblichem Ausmaß ausgewiesen, die aufgrund der Vertragslage nicht zur Gänze, sondern nur in Höhe der Provisionen und der damit im Zusammenhang stehenden Aufwendungen auszuweisen gewesen wären. Die Aufwendungen und Erträge in unbekannter Höhe für das in eigenem Namen und auf eigene Rechnung abgeschlossene Projekt fehlten jedoch. Das Rechnungswesen der medex (Buchhaltung und Jahresabschluss) entsprach somit nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung. Der RH empfahl, künftig die Bestimmungen über die Rechnungslegung zu beachten Laut Stellungnahme der medex seien die Verträge teilweise im Namen und auf Rechnung des Veranstalters abgeschlossen worden. Es hätte aber dem Willen der Vertragspartner entsprochen, alle Geschäfte im Namen und auf Rechnung der medex abzuwickeln. Die Landeshauptstadt Innsbruck führte dazu aus, dass das Interne Kontrollsystem dazu beitragen werde, die Rechnungslegungsbestimmungen einzuhalten. Die TILAK gab bekannt, dass die Jahresabschlüsse von einer renommierten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erstellt worden seien und daher der Rückschluss gerechtfertigt sei, dass das Rechnungswesen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprochen hätte Der RH erwiderte, dass, wenn der medex tatsächlich bewusst war, dass die Abwicklung der Geschäftsvorfälle entgegen der Vertragslage, aber dem Willen der Vertragsparteien entsprechend, erfolgt war, es die Verpflichtung der medex gewesen wäre, die Verträge dem Willen der Vertragspartner anzupassen. Tirol 2009/7 13

20 Zusammenarbeit mit der Congress und Messe Innsbruck GmbH 13.1 Für die Veranstalter von Kongressen und Veranstaltungen waren sowohl die Dienstleistungen der Congress und Messe Innsbruck GmbH für die Kongressorganisation als auch die der medex für die Ausstellungsorganisation und das Sponsormanagement nötig. Es bestand daher diesbezüglich eine enge Zusammenarbeit der beiden Gesellschaften Das Leistungsangebot sollte mit möglichst geringen Kosten und geringem Verwaltungsaufwand erbracht werden. Der RH empfahl deshalb eine der beiden folgenden Lösungen: Auflösung der medex als GmbH und Eingliederung in die Congress und Messe Innsbruck GmbH. Dies würde eine Verwaltungsvereinfachung durch den Wegfall der Verrechnung, Bezahlung und Verbuchung der Dienstleistungen der Congress und Messe Innsbruck GmbH bringen. Weiters wären Kosteneinsparungen durch Wegfall der Rechts und Beratungsaufwendungen, des Honorars für die Bürobetreuung sowie des Mindestbetrags der Körperschaftsteuer bei der medex (2007: rd EUR) zu erzielen. Auflösung der medex als GmbH und Beauftragung der Einzelunternehmung des Geschäftsführers mit der Durchführung der Ausstellungsorganisation und dem Sponsormanagement. Die Vorteile dieser Lösung wären vor allem Kosteneinsparungen Laut Stellungnahme der medex sei sie wegen der steigenden Nachfrage nach gesamtheitlicher Kongressorganisation in Innsbruck gegründet worden. Die Landeshauptstadt Innsbruck sah die Fortführung der medex als eigenständige GmbH als sinnvoll und zweckmäßig an. Die TILAK führte aus, dass die medex ein gewinnträchtiges Unternehmen sei. Die Abtretung des Geschäftsanteils an die Mitgesellschafterin zum wertangepassten Nominalwert würde bedeuten, dass die TILAK auf einen wesentlich höher liegenden Unternehmensertragswert verzichten müsste Der RH erwiderte, dass die von medex hervorgehobene steigende Nachfrage nach einer gesamtheitlichen Kongressorganisation es nahe lege, diese von ein und derselben Gesellschaft durchführen zu lassen. Die Dienstleistungen der medex könnten kostengünstiger als Organisationseinheit der Congress und Messe GmbH angeboten werden. 14 Tirol 2009/7

21 Innsbruck medex Medizinische Ausstellungsgesellschaft m.b.h. Schlussbemerkungen/Schlussempfehlungen 14 Zusammenfassend hob der RH folgende Empfehlungen hervor: (1) Die Auflösung der medex als GmbH sollte erwogen werden, um eine Verwaltungsvereinfachung und Kosteneinsparungen zu erzielen. (TZ 13) Sollte die Auflösung der medex nicht erwogen werden: (2) Eine Geschäftsordnung für den Geschäftsführer sollte beschlossen werden. (TZ 4) (3) Die Notwendigkeit des Abschlusses eines Dienstvertrags sollte überprüft werden. (TZ 4) (4) Insichgeschäfte in Form der so genannten Doppelvertretung sollten künftig vermieden werden. (TZ 6) (5) Die Vereinbarungen über die Höhe von Provisionen sollten schriftlich festgelegt werden. (TZ 3) (6) Alle Verträge sollten künftig schriftlich abgeschlossen werden. (TZ 7) (7) Alle Bestimmungen der im Juli 2004 abgeschlossenen Vereinbarung mit dem Geschäftsführer sollten eingehalten und Geschäfte nur im Namen und auf Rechnung der medex durchgeführt werden. (TZ 7) (8) Unvereinbarkeiten beim Zahlungsvollzug sollten unverzüglich behoben werden. (TZ 11) (9) Die Bestimmungen über die Rechnungslegung sollten beachtet werden. (TZ 12) (10) Ein den Anforderungen des Unternehmens entsprechendes Internes Kontrollsystem sollte aufgebaut werden. (TZ 10) Tirol 2009/7 15

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23 Innsbruck ANHANG Entscheidungsträger ANHANG Entscheidungsträger (Aufsichtsratsvorsitzende und deren Stellvertreter sowie Vorstandsmitglieder) der überprüften Unternehmung Anmerkung: im Amt befindliche Entscheidungsträger in Gründruck Tirol 2009/7 17

24 18 Tirol 2009/7

25 Innsbruck ANHANG Entscheidungsträger medex Medizinische Ausstellungsgesellschaft m.b.h. Geschäftsführung Ralph KERSCHBAUMER (seit 5. August 2004) Tirol 2009/7 19

26 20 Tirol 2009/7

27 Tirol Wien, im Oktober 2009 Der Präsident: Dr. Josef Moser Tirol 2009/7 21

28 22 Tirol 2009/7

29 Bisher erschienen: Reihe Tirol 2009/1 Reihe Tirol 2009/2 Reihe Tirol 2009/3 Reihe Tirol 2009/4 Reihe Tirol 2009/5 Reihe Tirol 2009/6 Bericht des Rechnungshofes Nachfrageverfahren 2006/2007 EU Finanzbericht 2008 Aufgabenerfüllung und Organisation der Forstdienste in den Ländern Bericht des Rechnungshofes Klimarelevante Maßnahmen bei der Wohnbausanierung auf Ebene der Länder Bericht des Rechnungshofes Haushaltsstruktur der Länder (ohne Wien) Reform der Beamtenpensionssysteme der Länder Tirol, Vorarlberg und Wien Finanzierungsinstrumente der Gebietskörperschaften mit Schwerpunkt Land Tirol Abfallwirtschaftsverband Unterland Bericht des Rechnungshofes Abfallwirtschaftsverband Unterland Bericht des Rechnungshofes Reformen der Beamtenpensionssysteme des Bundes und der Länder Bericht des Rechnungshofes Klimarelevante Maßnahmen der Länder im Bereich Energie medex Medizinische Ausstellungsgesellschaft m.b.h