Geschäftsprozessmanagement mit ADONIS in Berlin / Brandenburg Chancen, Einsatzszenarien und Potenziale

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1 Geschäftsprozessmanagement mit ADONIS in Berlin / Brandenburg Chancen, Einsatzszenarien und Potenziale Vortrag bei der KRZ-Hausmesse am 29. September 2005 Robert Klose (robert.klose@boc-de.com) Manfred Lenhardt (manfred.lenhardt@boc-de.com) BOC GmbH Voßstr. 22, Berlin Tel.: 030/

2 Inhalt 1 Vorstellung der BOC GmbH 2 Warum Geschäftsprozessmanagement? 3 Überblick über ADONIS 4 Beispiele für Geschäftsprozessmanagement a) Kommunal- und Landesverwaltung Berlin b) Landesverwaltung Brandenburg c) Die "Virtual Community" der FHVR Berlin -2-

3 1 Vorstellung der BOC GmbH Firmenprofil Daten und und Zahlen :: gegründet 1995 entstanden aus der BPMS-Gruppe der Universität Wien ca. 130 Mitarbeiter an sechs europäischen Standorten Geschäftsfelder: Entwicklung IT-gestützter Management-Werkzeuge: ADONIS, ADOscore, ADOit und ADOlog Entwicklung von Integrationsmodulen (Workflow-, Standardsoftware-Schnittstellen etc.) Services im Bereich Geschäftsprozessmanagement Organisationsanalysen, Wirtschaftlichkeitsanalysen, IT-Projekte -3-

4 1 Vorstellung der BOC Gruppe Organigramm BOC BOC Gruppe "Holding" SW-Entwicklung SW-Entwicklung ADONIS: ADONIS: BOC BOC Information Information Systems Systems GmbH GmbH Wien Operativen Strategische Strategische Beratung Beratung Wien BOC BOC Unternehmensberatung Unternehmensberatung GmbH GmbH BOC BOC Information Information Technologies Technologies Consulting Consulting GmbH GmbH BOC BOC Business Business Objectives Objectives Consulting Consulting Iberica, Iberica, S.A. S.A. BOC BOC Information Information Technologies Technologies Consulting Consulting Ltd. Ltd. BOC BOC Information Information Technologies Technologies Consulting Consulting EPE EPE BOC BOC Polska Polska Spółka Spółka z z ograniczoną ograniczoną Odpowiedzialnością Odpowiedzialnością Wien Berlin Madrid Dublin Athen Warschau -4-

5 1 Vorstellung der BOC GmbH Produktportfolio: Das BOC Management Office Branchen-Know Know-How Methoden-Know Know-How Balanced Scorecard -5- Strategie- Management Business Process Management Supply Chain Management Prozessmanagement IT Service- und Architekturmanagement IT-Management

6 1 Vorstellung der BOC GmbH Consulting Services Kapazitäts- Prozesskostenrechnung Management Balanced Scorecard AdoScore Prozessbasiertes E-Learning Call-Center Management IT- Management Busines Activity Monitoring E-Business (Re-) Organisation Workflow Management Qualitätsmanagement BPMS Business ADONIS Process Business Management Process Management Systems Toolkit Standard- Software Wissensmanagement Supply Chain Management Branchen Versicherungen Banken Telekom Gesundheitsbereich Öffentliche Verwaltung AdoLog -6-

7 Inhalt 1 Vorstellung der BOC GmbH 2 Warum Geschäftsprozessmanagement? 3 Überblick über ADONIS 4 Beispiele für Geschäftsprozessmanagement a) Kommunal- und Landesverwaltung Berlin b) Landesverwaltung Brandenburg c) Die "Virtual Community" der FHVR Berlin -7-

8 2 Warum Geschäftsprozessmanagement? Definition "Geschäftsprozessmanagement" GPM (GeschäftsProzessManagement) = Sämtliche Tätigkeiten eines Unternehmens, welche - zumindest mittelbar - die Dokumentation, Veränderung (Verbesserung) Durchführung/Steuerung und/oder Evaluation der Geschäftsprozesse zum Inhalt haben und diese auch "bewusst" durchführen. -8-

9 2 Warum Geschäftsprozessmanagement? Warum????? F E U E R?!? Quelle:Leitfaden GPO, Hamburger Finanzbehörde -9-

10 2 Warum Geschäftsprozessmanagement? Definition "Geschäftsprozess" Ein Geschäftsprozess ist nicht nur eine logische Abfolge von Aktivitäten,, die von ausführenden Rollen mit bestimmten Ressourcen zu einer bestimmten Zeit,, an einem definierten Ort... durchgeführt wird sondern......die Know-how how-plattform der Organisation......und wird mittels einer Wertschöpfungskette, die zur Erreichung des strategischen Zweckes der Organisation dient, realisiert. -10-

11 2 Warum Geschäftsprozessmanagement? Grafische Darstellungen von Geschäftsprozessen Ein Vorgang ist eine Ausprägung eines Geschäftsprozesses, definiert durch: Bearbeitungspfad spezifische Bearbeiter verwendete Dokumente bestimmte Zeitpunkte Ergebnis -11-

12 2 Warum Geschäftsprozessmanagement? Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) Zielsetzung des Geschäftsprozessmanagements ist der Aufbau eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses: Strategische Entscheidungen Grafische Grafische (Prozess-) (Prozess-) Modellierung! Modellierung! Fachliche Fachliche & technische technische Sicht Sicht Gestaltung Umsetzung Evaluation Kennzahlendefinitiodefinition & -messung Kennzahlen- -messung Ausführung -12-

13 2 Warum Geschäftsprozessmanagement? Geschäftsprozessmanagementwerkzeuge Geschäftsprozessmanagementwerkzeuge unterstützen einen effizienten Kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Vorteile von GPM-Werkzeugen wie ADONIS : Grafische Darstellung der Aufbau- und Ablauforganisation als geeignete Kommunikationsbasis für die Prozessbeteiligten Einfaches Ändern der Abläufe Vorteile einer zentralen Datenbank, z.b. Analysen/Reports Nutzung der Prozesse als Arbeitshilfe/Organisationshandbuch (z.b. Publikation in HTML) Weiterführende Funktionalitäten von ADONIS : Berechnungsmethoden (Simulation) für die Geschäftsprozessoptimierung, Stellenbemessung, Ermittlung von Prozesskosten Integration in den Anwendungsentwicklungsprozess, z.b. Schnittstelle zum Vorgangsbearbeitungssystem DOMEA -13-

14 Inhalt 1 Vorstellung der BOC GmbH 2 Warum Geschäftsprozessmanagement? 3 Überblick über ADONIS 4 Beispiele für Geschäftsprozessmanagement a) Kommunal- und Landesverwaltung Berlin b) Landesverwaltung Brandenburg c) Die "Virtual Community" der FHVR Berlin -14-

15 3 ADONIS Überblick Typische Einsatzgebiete Geschäfts(prozess prozess)modellierung Transparenz erzeugen Verstärkung der "Informatisierung" Aufwand reduzieren/ optimieren Verbesserung der Internen/externen Kooperation -15- Qualitätssicherung & Qualitäts- management Leistungsvergleiche ("Benchmarking Benchmarking") Verbesserung von Strategie & Kontrolle

16 3 ADONIS Überblick Die Komponenten/Funktionalitäten von ADONIS Erhebung Modellierung Analyse Import/Export Simulation Evaluation Dokumentation Transformation -16- Prozesskostenanalyse Personalmanagement Call-Center- Management

17 3 Geschäftsprozessmodellierung mit ADONIS Die Modellierungskomponente (1/3) Grafische Modellierung von Prozessen im Modelleditor: -17- Bearbeitungs- Button Modellfenster mit Zeichenfläche Modellierungsleiste Positionsinformation Modellstatus Zoomfaktor

18 3 Geschäftsprozessmodellierung mit ADONIS Die Modellierungskomponente (2/3) Verschiedene Ansichten: tabellarisch graphisch mit Explorerleiste mehrere Modi/ Sichten -18-

19 3 Geschäftsprozessmodellierung mit ADONIS Die Modellierungskomponente (3/3) Weitere Funktionalitäten: Modellvergleich Modellverwaltung über Modellattribute Anbindung externer Dokumente (z.b. Word-Dokumente) Makrosprache für kundenspezifische Erweiterungen -19-

20 3 Geschäftsprozessmodellierung mit ADONIS Die Erhebungskomponente Erhebung von Modellen und Daten unabhängig von ADONIS. Datenerhebung Vollautomatische Übernahme -20-

21 3 Geschäftsprozessmodellierung mit ADONIS Die Analysekomponente Statische Auswertung von ADONIS -Modellen für fachliche Auswertungen und zur Vollständigkeitskontrolle. Vordefinierte Abfragen (Beispiel: Welche Rolle ist für welche Aufgaben zuständig?) Standardisierte Abfragen Benutzerdefinierte Abfragen Beziehungstabellen -21-

22 3 Geschäftsprozessmodellierung mit ADONIS Die Simulationskomponente Dynamische Auswertung von ADONIS -Modellen Ermittlung von Kritischen Prozesspfaden Service-Levels (z.b. DLZ) Durchschnittsergebnisse Simulationsbibliothek Pfadanalyse Belastungsanalyse Auslastungsanalyse Einsatz bei: Was-wäre-wenn-Analysen Kosten-Nutzen-Überlegungen Ermittlung von Engpässen Personalbedarfsrechnung -22-

23 3 Geschäftsprozessmodellierung mit ADONIS Die Dokumentationskomponente Erstellung von Publikationen, z.b. für das Intranet Arbeitsanweisungen/Organisationshandbücher Informationsquelle für die am Prozess Beteiligten -23-

24 Inhalt 1 Vorstellung der BOC GmbH 2 Warum Geschäftsprozessmanagement? 3 Überblick über ADONIS 4 Beispiele für Geschäftsprozessmanagement a) Kommunal- und Landesverwaltung Berlin b) Landesverwaltung Brandenburg c) Die "Virtual Community" der FHVR Berlin -24-

25 4 Beispiele für Geschäftsprozessmanagement a) Kommunal- und Landesverwaltung Berlin (1/3) Projekt "Mieter-Vermieter-Verhältnis" Ausgangssituation: Behörde 1 ist Vermieter einer Liegenschaft, die von Behörde 2 genutzt wird Es gibt keine Service-Vereinbarungen, z.b. Reaktionszeiten, Dauer von Reparaturen, Schönheitsreparaturen Zuständigkeiten / Ansprechpartner sind zum Teil nicht bekannt Ansprechpartner sind u.u. nicht erreichbar Beide Behörden sind mit der Ist-Situation nicht zufrieden -25-

26 4 Beispiele für Geschäftsprozessmanagement a) Kommunal- und Landesverwaltung Berlin (2/3) Projekt "Mieter-Vermieter-Verhältnis" Die Geschäftsprozessmodellierung mit ADONIS war ein wichtiges Hilfsmittel im Projekt um die Probleme der anderen Seite zu verstehen um die Probleme der am Prozess Beteiligten zu objektivieren und um über Optimierungen / Verbesserungsmaßnahmen zu diskutieren und diese zu beschließen -26-

27 4 Beispiele für Geschäftsprozessmanagement a) Kommunal- und Landesverwaltung Berlin (3/3) Projekt "Mieter-Vermieter-Verhältnis" Die wichtigsten Projektergebnisse: Definierte Abläufe im Mieter-Vermieter-Verhältnis Definierte Ansprechpartner/Verantwortliche auf beiden Seiten Abschluss einer Service-Vereinbarung Bereitstellung von Formularen und Hilfsmitteln Anschaffung eines Mobiltelefons für den Hausmeister -27-

28 4 Beispiele für Geschäftsprozessmanagement b) Landesverwaltung Brandenburg Projekt OPEN (1/3) Projekt "Organisationsuntersuchung zur Einführung eines integrierten Personalverwaltungssystem" Die Organisationsuntersuchung beinhaltete u.a.: Eine Ist-Aufnahme der Abläufe im Bereich der Personal- und Stellenverwaltung in vier Behörden der Landesverwaltung Eine Ist-Aufnahme der IT-Architektur Ein Aufzeigen der Potenziale durch die Einführung eines integrierten Personalverwaltungssystems Die Entwicklung eines Stufenplans für die Einführung eines integrierten Personalverwaltungssystem Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nach IT-WiBe 21 für zwei Produkte in diesem Bereich -28-

29 4 Beispiele für Geschäftsprozessmanagement b) Landesverwaltung Brandenburg Projekt OPEN (2/3) Projekt "Organisationsuntersuchung zur Einführung eines integrierten Personalverwaltungssystem" ADONIS unterstützte bei der Ist-Aufnahme und der Schwachstellenanalyse der Abläufe und der IT-Architektur. Beispiel: Prozess "Arbeitszeitänderung eines Mitarbeiters" in 3 Behörden Die Abläufe unterscheiden sich Links: Behörde 1: "späte" EDV-Unterstützung Mitte: Behörde 2: "frühe" EDV-Unterstützung Rechts: Behörde 3: keine EDV-Unterstützung -29-

30 4 Beispiele für Geschäftsprozessmanagement b) Landesverwaltung Brandenburg Projekt OPEN (3/3) Projekt "Organisationsuntersuchung zur Einführung eines integrierten Personalverwaltungssystem" Ergebnisse der Ist-Aufnahme (bezogen auf die Geschäftsprozesse): Es gibt große Unterschiede in den Prozessen der Behörden bedingt durch unterschiedliche Kompetenzregelungen bedingt durch den Unterstützungsgrad der IT Unterschiedliche Anwendungen, teilweise keine IT-Unterstützung Doppel-/Dreifachtätigkeiten in Bereichen ohne IT-Unterstützung Viele Medienbrüche Eine reine "Elektrifizierung" der Abläufe nutzt nur einen Teil der Potenziale. Begleitend sollte eine organisatorische und fachliche Verbesserung der Prozesse erfolgen. -30-

31 Projektsteuerung Überblick über den Einsatz von ADONIS und b) Landesverwaltung Brandenburg ADOscore KLR-Einführung (1/3) 4 Beispiele für Geschäftsprozessmanagement Aufgabenstellungen im Rahmen der Prozessanalyse und Projektsteuerung: Prozessanalyse und -dokumentation der Kernprozesse bei der Einführung der KLR ("Rechnungswesenprozesse"), die durch SAP R/3 unterstützt werden sollen Prozessanalyse und -dokumentation der Prozesse des Produktivbetriebs für den Aufbau des SAP-Leitstandes und des UHD (User-Help-Desk) Projektsteuerung Sicherstellung der Projektleitung ("momentan keine Kennzahlen für das Projektmanagement") -31-

32 4 Beispiele Erfolgsfaktoren für Geschäftsprozessmanagement innerhalb der Projekt-Scorecard b) Landesverwaltung Brandenburg KLR-Einführung (2/3) Beispiel für Ziele und Erfolgsfaktoren im Rahmen der Projektsteuerung: -32-

33 Projektcontrolling mit ADOscore 4 Beispiele für Geschäftsprozessmanagement b) Landesverwaltung Brandenburg KLR-Einführung (3/3) Steuerung mittels Kennzahlen Darstellung des Kennzahlenverlaufs zugleich Instrument für die Überwachung der SLA s Idee: Steuerung über ein Cockpit ("Alle Instrumentarien auf einen Blick!") -33-

34 4 Beispiele für Geschäftsprozessmanagement c) Die "Virtual Community" der FHVR Berlin (1/2) Frau Professor Dr. Margrit Falck (Fachhochschule für Verwaltung und Rechtspflege Berlin (FHVR)) hat für die Kommunal- und Landesverwaltung Berlin in 2001/2002 eine Wissens- und Kommunikationsplattform zum Thema Geschäftsprozessmanagement ins Leben gerufen Diese Plattform (= Virtual Community) bietet Einsteigern/Profis vielfältige Informationen zum Thema Geschäftsprozessmanagement: Diskussionsforum Überblick über Methoden/Verfahren Projektberichte Publikationen Glossar und vieles mehr -34-

35 4 Beispiele für Geschäftsprozessmanagement c) Die "Virtual Community" der FHVR Berlin (2/2) Der öffentliche Teil der "Virtual Community" ist zugänglich unter: Falck/vc/schnupper-vc/beispiel-forum.htm -35-

36 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Besuchen Sie uns am Stand Nr. 10! Für Fragen stehen wir gern zur Verfügung. Robert Klose & Manfred Lenhardt BOC GmbH, Voßstraße 22, Berlin Tel. (0) bzw