bearbeitet von Fabienne Wenger, KPMG Fides Aarau 2. Prozesseinheit "Verbuchen von Bankzahlungen/-Eingängen" Fabienne Wenger

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1 bearbeitet von Fabienne Wenger, KPMG Fides Aarau KPMG Fides Seite 1 von 13

2 1) Titelblatt Seite 1 2) Inhaltsverzeichnis Seite 2 3) Kopie Aufgabenstellung 4) Vereinbarung Prozesseinheit 5) Vorgehensplan Seite 3 6) Flussdiagramm Seite 4-6 7) Prozessbeschreibung (Kurzbericht) Seite 7-12 Mit Beiblatt Mehrwertsteuer Und Erfahrungsbericht anhand von 3 Beispielen 8) Musterdokumente Seite Kontoauszug (Valiant Bank) Kreditorenrechnung, Swisscom Fixnet Debitorenrechnung, KPMG Fides Rapport Sparkonto Kontenplan Finanzbuchhaltungsprogramm 9) Auswertungsbogen der Lernjournale Seite 19 KPMG Fides Seite 2 von 13

3 Vorgehensplan Prozesseinheit: Datum: Dauer: Betreff: Mi, ¼ Stunde Vereinbarung der PE Do, ¼ Stunde Erstellung Titelblatt Fr, Stunden Erstellung Zeitplan Auflistung wichtigste Punkte 1. Lernjournal Fr, Stunden Erarbeitung Flussdiagramm 2. Lernjournal Mi, Stunden Grobfassung Kurzbericht 3. Lernjournal Do, Stunden Weitere Informationsbeschaffung Fortsetzung Kurzbericht Fr, ½ Stunden Überarbeitung Flussdiagramm Überarbeitung Kurzbericht Mi, Stunden Musterbeispiele Fr, Stunden Meine Erfahrungen beim Prozess 4. Lernjournal Mi, ½ Stunde Erstellung Inhaltsverzeichnis Fr, Stunde Layoutbearbeitung, Auswertung der Lernjournale Fr, ½ Stunden Überarbeitung ganze PE Do, Stunde Letzter Schliff Beendigung PE Einsenden der PE an Hr. Hutter KPMG Fides Seite 3 von 13

4 Bankzahlungen/ -eingänge verbuchen Buchhaltungsordner zur Hand nehmen Kontoauszug studieren Evt. Bankbeleg dazu Entsprechende Debitoren rechnung suchen G Gutschrift / Belastung? B Entsprechende Kreditoren rechnung suchen Rechnungsbetrag kontrollieren Rechnungsbetrag kontrollieren 1 MWST konform? = Ja Rechnung zurückschicken = Nein KPMG Fides Seite 4 von 13

5 1 Dienstleistung Ausland? 0% Mehrwertsteuer 7.6 / 2.4 / 3.6 / 0 / 100 % Mehrwertsteuer Gegenkonto wählen Kontenplan studieren Kontierung auf Beleg Verbuchung im FiBu Programm 2 = Ja = Nein KPMG Fides Seite 5 von 13

6 2 Saldo Abstimmung Zurück zu Rechnungs betrag kontrollieren GEBUCHT Stempel Ende (nächste Buchung) = Stimmt = Stimmt nicht KPMG Fides Seite 6 von 13

7 PROZESSBERICHT VERBUCHEN VON BANKZAHLUNGEN/-EINGÄNGEN Liebe Leserin Lieber Leser Mein zweites Lehrjahr verbringe ich in der Abteilung. Deshalb handelt meine zweite Prozesseinheit von einem Prozess, welcher uns viel beschäftigt. Dieser Prozess beginnt damit, dass mir meine Berufsbildnerin den Buchhaltungsordner von einem entsprechenden Kunden überreicht um die Bank zu buchen Zuerst nimmt man den Buchhaltungsordner zur Hand, startet das Finanzbuchhaltungsprogramm und öffnet die entsprechende Kundendatei. Im Buchhaltungsordner sind der Kontoauszug und je nach Bank die einzelnen Bankbelege (Gutschriftanzeige / Belastungsanzeige) dazu eingeordnet. Auf dem Kontoauszug sind alle Umsätze des entsprechenden Bankkontos ersichtlich. Anhand dieses Dokuments prüft man zuerst um welches Bankkonto es sich handelt. Je nach Kunde kann es sein, dass er mehrere Bankkonten besitzt. Danach erfolgt die erste Saldoabstimmung, ob der Anfangsbestand des Kontos mit dem Anfangsbestand in der Finanzbuchhaltung übereinstimmt. Besteht keine Übereinstimmung muss untersucht werden, ob zwischenzeitlich noch etwas gebucht wurde, oder ob eine Falschbuchung vorliegt. Und als drittes checkt man welche Monate (oder Perioden) gebucht werden müssen. Mittels Bankbeleg bzw. dem Kontoauszug bestimmt man, ob eine Bankgutschrift oder eine Bankbelastung vorliegt. Dazu nimmt man die entsprechende Debitoren bzw. Kreditorenrechnung zur Hand, welche wir vom Kunden erhalten haben. In der Folge vergleichen wir die Rechnung mit dem Kontoauszug bzw. dem Bankbeleg. Es wird kontrolliert, ob das Zahlungsdatum und der Rechnungsbetrag übereinstimmen. Die Kreditorenrechnung muss immer mehrwertsteuerkonform sein; d.h. die Adresse der Firma oder Privatperson muss mit dem Handelsregistereintrag übereinstimmen, z.b. KPMG Fides Peat Mühlemattstrasse 56 Postfach 5001 Aarau Wenn die Rechnung an das Geschäft geht, darf sie nicht an eine Privatperson adressiert sein. KPMG Fides Seite 7 von 13

8 die MWST Nummer des Rechnungsstellers muss auf der Rechnung angegeben sein z.b. MWST- REGISTER-NR der MWST Satz bzw. der MWST Betrag muss ersichtlich sein. z.b. 7.6 % / 2.4 % / 3.6% MWST oder z.b. Total CHF MWST CHF 76.- (Beispiel bei 7.6% MWST) und das Datum oder eine Periode muss angegeben sein. z.b. Rechnungsdatum 15. September 2005 oder z.b. Unsere Leistungen vom Je nach Kunde kann es sein, dass er einen Rapport (Journal) führt. In diesem Rapport ist anzugeben, um welches Konto es sich handelt (Kassa, Post, Bank). Der Rapport gibt Auskunft über die Kontoveränderungen des entsprechenden Monats. Im Rapport ist das Zahlungsdatum, der Buchungstext, (die Beleg-Nr.), die Konto-Nr. gemäss Kontenplan, der MWST-Satz und die Buchungsart (Einnahme oder Ausgabe) anzugeben. Nach jedem Eintrag wird der Saldo direkt ausgerechnet. Die Mehrwertsteuer* ist eine indirekte Bundessteuer (auch Verbrauchssteuer genannt). Sie heisst so, weil der von einer Unternehmung geschaffene Mehrwert besteuert wird. Der Bund erhebt eine Mehrwertsteuer auf den Umsätzen im Inland und auf den Einfuhren von Gegenständen. Sie wird an der Grenze durch die Eidgenössische Zollverwaltung und im Inland durch die Eidgenössische Steuerverwaltung erhoben. Abrechnungspflichtig sind Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als CHF 75'000.- In der Schweiz gelten folgende Steuersätze: Normalsatz 7.6 % Reduzierter Satz 2.4 % Spezialsatz 3.6 % Ausgenommene / Befreite Umsätze 0% * Beiblatt über die Mehrwertsteuer KPMG Fides Seite 8 von 13

9 Stimmen der Bankbeleg und die entsprechende Rechnung überein, wird das Ertrags bzw. das Aufwandskonto oder. Aktiv bzw. Passivkonto gemäss Kontenplan bestimmt. Für jeden Kunden existiert ein individueller Kontenplan. Der Kontenplan ist das Verzeichnis aller Konten einer Unternehmung, wobei er 9 Kontenklassen unterscheidet (nach KMU): Klasse 1 Klasse 2 Klasse 3 Klasse 4 Klasse 5 Klasse 6 Klasse 7 Klasse 8 Klasse 9 Aktiven Passiven Betriebsertrag aus Lieferungen und Leistungen Aufwand für Material, Waren und Dienstleistungen Personalaufwand Sonstiger Betriebsaufwand Betriebliche Nebenerfolge Ausserordentlicher und betriebsfremder Erfolg Abschluss Bei der Kontierung ist immer ein Konto im Soll (links) und eines im Haben (rechts) Doppelte Buchhaltung. Da wir die Bank buchen steht das eine Konto schon fest. Bei einer Belastungsanzeige steht die Bank somit im Haben und bei einer Gutschriftanzeige im Soll. Gemäss Kontenplan bestimmen wir das Gegenkonto. Die Kontierung erfolgt direkt auf den Beleg. Anschliessend wird die Rechnung im Finanzbuchhaltungsprogramm verbucht. Dort werden das Bankkonto und das Gegenkonto, das Zahlungsdatum, der Rechnungsbetrag, der Mehrwertsteuersatz und der Buchungstext eingetragen. Bei vielen Konten ist der Mehrwertsteuersatz schon automatisch hinterlegt. Das Finanzbuchhaltungsprogramm zeigt direkt den neuen Saldo des Kontos an. Optimal ist es, wenn man immer nach einer verbuchten Rechnung prüft, ob der Saldo noch mit dem Bankkonto übereinstimmt. Falls nicht, muss kontrolliert werden warum. Dies kann mehrere Gründe haben: Der Rechnungsbetrag stimmt nicht mit dem Bankauszug überein Der Rechnungsbetrag wurde falsch eingegeben (Tippfehler) Eine Korrigierte Buchung wurde falsch korrigiert (Betrag oder Konto) Wenn man nach dem Rapport bucht, kann es durchaus sein, dass der Kunde eine Zahlung vergessen hat (z.b. eine Einzahlung in die Kasse) Um die Buchung zu korrigieren braucht man sie nicht zu stornieren, sondern man kann sie überschreiben. Stimmt der Saldo von vornherein oder ist er nun korrigiert, wird der GEBUCHT-Stempel auf die Rechnung gedrückt und sie wird wieder im Kreditoren bzw. Debitorenordner alphabetisch eingeordnet. Ist die Rechnung abgelegt, nimmt man sich die nächste Buchung bzw. die nächste Rechnung vor und der ganze Prozess fängt wieder von vorne an. KPMG Fides Seite 9 von 13

10 Dieser Prozess hat mir sehr viel Spass bereitet, da ich die Buchhaltung gerne führe. Es ist sehr interessant in die verschiedenen Branchen unserer Kunden Einsicht zu bekommen. Es braucht immer wieder Zeit sich in die entsprechende Buchhaltung ein zu denken, und dies macht es spannend. Ich hoffe ich habe Ihnen einen Einblick in das Verbuchen von Bankeingängen und Ausgängen verschafft und danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit. Erfahrungsbericht: 1) Meine ersten Erfahrungen habe ich bei einem Kunden gemacht, der einen Rapport führt. Ich habe anhand dieses Rapports gebucht und mich auf die Zahlen verlassen. Am Schluss stimmten die Bank und die Finanzbuchhaltung nicht überein. Wir haben dann herausgefunden, dass der Kunde eine Einzahlung in die Kasse vergessen hatte aufzuschreiben. Zudem hatte er noch einen Rechnungsbetrag falsch abgeschrieben. Ich habe daher gelernt, dass man sich nicht auf die Zahlen des Rapports verlassen sollte, sondern noch mit dem Bankauszug vergleicht. Auch die Konten und der MWST-Satz könnten falsch angegeben sein. Deshalb, immer zuerst noch kontrollieren, ob wirklich alles stimmt und erst dann wird gebucht. 2) Meine zweite Erfahrung war, dass man sich immer in die Lage des Kunden versetzen muss, bevor mit den Buchungen begonnen wird. Man muss sich immer überlegen, in welcher Branche der Kunde arbeitet. Wenn beispielsweise eine Rechnung kommt für ein gekauftes Auto; für die eine Firma ist es Wareneinkauf, weil sie Autos verkaufen. Aber für einen Gärtner zum Beispiel wäre dies ein Geschäftsauto, also Fahrzeuge. 3) Viele Erfahrungen habe ich auch mit dem Finanzbuchhaltungsprogramm bemacht. Man muss immer die Seiten einrichten, ob es ein Kontenplan, oder einen Kontoauszug oder ein Journal ist, etc. In diesem Programm braucht es auch überall ein bisschen den Trick 77, z.b. wenn ein MWST-Satz bereits hinterlegt ist, man diesen aber noch ändern muss. Beim buchen ist es auch so, dass eine Falschbuchung nicht storniert werden muss. Diese kann entweder einfach überschrieben, oder als Betrag 0 eingegeben werden. Da musste ich mich am Anfang noch mit dem Programm vertraut machen. KPMG Fides Seite 10 von 13

11 Beiblatt zur Mehrwertsteuer: Die Mehrwertsteuer (MWST) ist eine indirekte Bundessteuer und besteuert den Konsum von Waren und Dienstleistungen im Inland; sie wird deshalb auch als Verbrauchssteuer bezeichnet. Für den Bund ist die Mehrwertsteuer die wichtigste Einnahmequelle. Die Unternehmungen ziehen die MWST ein zusammen mit dem Kaufpreis, erstellen die Abrechnung und liefern die Steuer ab; aber der Konsument trägt sie, indem er die MWST mit dem Kaufpreis bezahlt. Die Mehrwertsteuer-Abrechnung ist vierteljährlich zu erstellen. Abrechnungspflichtig sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als CHF 75' Liegt der Umsatz in einem Jahr zwischen 75'001 und 250'000 Franken, ist die Umsatzsteuerpflicht nur gegeben, wenn die Steuerzahllast (Umsatzsteuer - Vorsteuer) 4'000 Franken übersteigt. Werden diese Grenzen erstmals erreicht, ist die Umsatzsteuerpflicht ab dem 1.1. des Folgejahres gegeben. Die Registrierung muss durch das Unternehmen erfolgen. Nur wer abrechnungspflichtig ist, kann den Vorsteuerabzug geltend machen Die Mehrwertsteuer wird auf Inland-Lieferungen sowie Eigenverbrauch von Gegenständen und Dienstleistungen erhoben. Man unterscheidet folgende Steuersätze: Normalsatz 7.6 % grundsätzlich für alle Umsätze, soweit keine Ausnahmen gelten: Waren aller Art wie Maschinen, Autos, Rohstoffe, Kleider, Möbel Energie wie Heizöl, Gas, Elektrizität, Benzin Dienstleistungen von Hotels*, Restaurants, Coiffeuren, Ingenieuren, Architekten, Notaren, Rechtsanwälten, Reisebüros, Spediteuren, büros, Vermögensverwaltung, Telefon Leistungen des Baugewerbes und der Handwerker Reduzierter Satz 2.4 % aus sozialpolitischen Überlegungen auf Gütern und Dienstleistungen des täglichen Bedarfs: Nahrungsmittel alkoholfreie Getränke Wasser in Leitungen Medikamente Zeitungen, Zeitschriften Bücher Futtermittel, Getreide Pflanzen Vieh, Geflügel, Fisch Radio- und Fernsehgebühren * Für Übernachtungen (mit Frühstück) in Hotels, Motels, Gasthäusern, Jugendherbergen usw. gilt ein Sondersatz von 3.6 % KPMG Fides Seite 11 von 13

12 Steuerfrei 0 % Lieferungen von Gütern und Dienstleistungen ins Ausland (= Exporte) nicht steuerpflichtiger Umsatz 0 % Bankgeschäfte im Bereich Geld und Kapitalverkehr (Zinserträge sowie Handel mit Devisen, Wertschriften, Gold) Versicherungsprämien Brief und Paketpost Konzerte, Theater, Kino Ärzte, Zahnärzte, Spitäler Soziale Institutionen Unterricht, Ausbildung Dienstleistungen von Kur- und Verkehrsvereinen Lotterien Sportanlässe Wohnungs und Geschäftsmiete Liegenschaftskäufe Die Mehrwertsteuer ist eine Allphasensteuer mit Vorsteuerabzug. Sie wird auf jeder Unternehmungsstufe (beim Importeur, Hersteller, Grossisten, Detaillisten) auf dem Nettoerlös erhoben. Um eine Mehrfachbesteuerung zu vermeiden, kann der Steuerpflichtige von seiner Brutto Steuerschuld die beim Einkauf belastete MWST abziehen. Dieser Abzug wird als Vorsteuerabzug bezeichnet. Somit wird tatsächlich nur der Mehrwert mit der Umsatzsteuer belastet. Zur Erleichterung des administrativen Aufwandes können Klein und Mittelbetriebe bis zu einem Jahresumsatz von CHF 3'000'000.- bzw. bis maximal CHF 60'000.- pro Jahr abzuliefernde MWST, eine vereinfachte, pauschale Abrechnung der Mehrwertsteuer mit einem Saldosteuersatz durchführen. Die Verkäufe werden ganz normal mit dem branchenüblichen Steuersatz belastet und fakturiert; abzuliefern ist jedoch die Steuerschuld nach dem reduzierten Saldosteuersatz, der von Branche zu Branche unterschiedlich ist. Weil die durchschnittliche Vorsteuer branchenabhängig pauschal festgelegt wird und im Saldosteuersatz bereits abgezogen ist, kann auf die aufwendige Erfassung der Vorsteuer verzichtet werden. Zudem ist die MWST - Abrechnung nur noch halbjährlich zu erstellen. KPMG Fides Seite 12 von 13

13 Auswertungsbogen (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil ich viel gelernt habe durch diesen Prozess. Da ich diesen viel anwenden muss in dieser Abteilung, hatte ich gleichzeitig eine gute Übung für den Alltag... Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil ich ihn schon ein paar Mal machen musste und ich es gleichzeitig in der Schule lerne. Es gibt aber doch Details (wie z.b. Mehrwertsteuer) die man wirklich erlernen muss und komplex sind... Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden weil ich mich immer wieder selbst verbessern konnte. Ich wusste, wo ich Informationen holen kann und habe sie in meinem Bericht umsetzen können... Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil man von Erfahrungen nur profitieren kann, damit man nicht denselben Fehler zweimal macht. Solche Erfahrungen sind für die 3. Prozesseinheit sehr wichtig. Man erspart sich so viel Zeit... KPMG Fides Seite 13 von 13