Implementation elektronischer Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard

Transkript

1 Implementation elektronischer Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard Reinhard Haase, Somentec Software GmbH Dataflex Entwicklertag, Folie 1

2 Inhalt Wer ist SOMENTEC Was ist ZUGFeRD Technische Konzeption Risiken bei der Umsetzung Nutzenargumentation Folie 2

3 Die Somentec Software GmbH in Zahlen Firma Standorte Management Gesellschafter ~6 Mio. Somentec Software GmbH Langen, Dresden, Schwäbisch Hall Ronald Pfitzer Christian Hartlieb Olaf Polak Stadtwerke Schwäbisch Hall GmbH (84%) Olaf Polak (8%) Christian Hartlieb (8%) >60 Kunden im Energiemarkt in Deutschland profitabler Umsatz p.a. ~70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter >23 Jahre am Markt und in den Zielbranchen etabliert >5 Mrd. werden pro Jahr über XAP.-Lösungen der Somentec abgerechnet Dies entspricht ca. 5% des Abrechnungsvolumens des Strommarktes in Deutschland Folie 3

4 Unser Thema: Verwalten und Abrechnen von Medien und Services in unterschiedlichen Rollen Lieferanten / Vertriebe Verteilnetzbetreiber Messstellenbetreiber Strom Gas Wasser Einspeisung Stadtwerke Wasserver-/entsorger Wärmeversorger Wärme-Kontraktoren Dampf Kälte Wärme Abfall Dienstleistungen Pauschalen Heiz-/Nebenkosten Arealnetzbetreiber Messdienste Wohnungsgenossensch. Folie 4

5 Die XAP.-Produktfamilie. stadtwerk lieferant. portal. netzbetreiber. webserver. wasser. bericht. wärme. inplast. heizkosten. fibu Lösungen für unterschiedliche Energiemarktrollen und Medien Zusatzprodukte Folie 5

6 Die Funktionsbereiche von XAP. XAP.-Kernsystem XAP.-Zusatzprodukte.statistik Statistik Hochrechnung.konto Nebenbuchhaltung Forderungsmanagement.prozess Prozessverwaltung Projekte Aufgaben Business Workflows XAP.fibu Finanzbuchhaltung XAP.webserver Serviceorientierte Architektur.abrechnung.marko XAP.bericht Abrechnung Verteilung Marktkommunikation Marktprozesse Business Intelligence.netz Objektverwaltung Anlagenverwaltung Geräteverwaltung Zählpunktverwaltung.system Systemsteuerung Administration Basistechnologie Framework.crm Kundenbeziehungsmanagement Vertragsverwaltung XAP.inplast Materialwirtschaft Instandhaltung Arbeitsvorbereitung Mobile Workforce XAP.portal Browserbasierte Portallösung Folie 6

7 Was ist ein ZUGFeRD? ZUGFeRD ist ein Dateiformat - Kann für Versand, Bearbeitung und Aufbewahrung der Rechnung genutzt werden. - Eine ZUGFeRD-Datei kann (und darf) Papier ersetzen. ZUGFeRD basiert auf PDF - Das Dokument kann auf nahezu jedem Gerät angezeigt werden. - Wer die Vorteile nicht nutzen möchte, wird davon nicht gestört. - PDF/A-3 eignet sich für Langzeitarchivierung ZUGFeRD enthält Rechnungsdaten in standardisierter Form - alle Nutzdaten der Rechnung sind zusätzlich in XML eigebettet - basiert auf dem internationalen UN-CEFACT-Standard Folie 10

8 Wie funktioniert ZUGFeRD? Was passiert beim ZUGFeRD-Rechnungsdruck - Druck in PDF-Datei - parallel Ausgabe der der XML-Datei mit den Rechnungsdaten - Zusammenführung und Konvertierung nach PDF/A3 - Ablage in einem Verzeichnis (ZUGFeRD-Basismodul) Wie kommt die ZUGFeRD-Datei zum Endkunden? - Versand per (durch eigene Lösungen) - Versand per aus XAP (Zusatzmodul) - Upload in ein Endkundenportal, Linkversand per (Zusatzmodul) - Automatische Verarbeitung der Rückläufer (Zusatzmodul) Folie 11

9 Wie funktioniert ZUGFeRD? Was passiert beim Rechnungsempfänger? - Rechnungseingang - automatische Extraktion aus oder manuell speichern - ZUFReRD-kompatibles Archiv indiziert anhand der XML-Daten - ZUFReRD-kompatible Buchhaltung liest Rechnungsdaten aus - Rechnungsprüfung - Anhand Bestellnummer kann der Kostenstellenverantwortliche automatisch ermittelt werden - optional Regeln zur automatischen Freigabe der Zahlung - optional: automatische Zahlung (Keine XAP-Funktionen, da kreditorische Seite der Abwicklung) Folie 12

10 Prozessablauf 1 Rechnungsgenerierung (bzw. manuell) 2 Rechnungsdruck (PDF) 3 Rechnungsdruck (XML) 4 XSLT-Transformation 5 Einbetten des XML-Containers in das PDF 6 Umwandeln in PDF/A3 7 Archivierung 8 Versand ( , Kundenportal) Folie 13

11 Endergebnis Folie 14

12 Konzeptionelle Überlegungen Entscheidungen - Eigenentwicklung einer ZUGFeRD-Bibliothek? - Open Source Bibliothek (für Java und.net)? - ZUGFeRD-Toolkit zukaufen? - OEM-Lizensierung möglich? - Technologien von zugekauften Produkten klären! - zusätzliche Runtime nötig? - Systemvoraussetzungen? - Akzeptanz dieser Punkte bei den Kunden? Folie 15

13 Konzeptionelle Überlegungen Steuerung über die Zuordnung einer speziellen Adresse diese enthält Kennzeichnungen für den Versandweg Belegnummernvergabe hinterlegt Versandwege am Beleg Generierung mit Standardkomponenten Protokollierung der Generierung im Abrechnungsstammsatz optional: automatischer Versand per optional: upload in das Kundenportal und Versand eines Links optional: automatische Rückläuferbearbeitung - Belegkennzeichnung für Papierdruck - Rücksetzen des Steuerkennzeichens an der Adresse - Protokollierung durch Anlage einer Aktivität beim Kunden - Anlage einer Aufgabe für den Sachbearbeiter / -gruppe Folie 16

14 Der neue Ausgangsrechnungsprozess Kunden Kunden- Adress- Steuerung Rechnungsbelege drucken und buchen Rg.-Belege versenden Rückläufer Rg.Beleg erzeugen Versandarten bestimmen Adressen bestimmen PDF generieren Papierbeleg drucken XML generieren ZUGFeRD PDF Briefpost Postrückläufer Mail-Rückläufer prüfen Aufgabe Archiv Abrechnungen Protokollierung Folie 17

15 Entwicklung Neuentwicklungen - Mailversand / Portal-Upload - Rückläuferverarbeitung Anzupassende / zu erweiternde Prozesse - Verwaltung nötiger Kundenmerkmale - Kennzeichnung der Ausgabekanäle - Belegnummernvergabe - Druckprozess - Archivierung - Rücksetz- und Stornoprozesse - Jobsteuerung Folie 18

16 Entwicklung Folie 19

17 Entwicklung Risiken im Projekt - Eingriff in gewachsene Sourcen - fehlendes / rudimentäres Multi-Channel-Output - Laufzeit des Gesamtprozesses - unterschiedliche Arbeitsweisen der Anwender - unvorhersehbare Probleme bei der Implementierung, z.b. COM-Schnittstellen - Unterschätzung der Komplexität - lediglich ein Kommandozeilenaufruf - Aufbau des Rechnungsdruck muss nicht angepasst werden Folie 20

18 Betrachtungen zur Wirtschaftlichkeit - gutes Konzept verhindert Elbphilharmonie - Kunden vom Nutzen überzeugen Folie 21

19 Zusammenfassung Umfeld - ZUGFeRD senkt Prozesskosten - ZUGFeRD wird sich bei KMU durchsetzen - Kunden werden Unterstützung erwarten Tipps - rechtzeitig mit der Realisierung beginnen - OEM-Lösungen prüfen - Komplexität nicht unterschätzen - gute Konzeption unbedingt erforderlich - Multi-Channel-Output zuerst realisieren Folie 22

20 Nutzen als Unterstützer von ZUGFeRD-Prozessen Als Anwender profitiere ich von: - Einsparung von Porto, Papier und Zeit beim Rechnungsversand - Elektronische Archivierung wird besser unterstützt - verbesserte Liquidität durch leichtere Bezahlung durch die Kunden - Es ist der Wunsch vieler Kunden, auf Papier zu verzichten Meinen Rechnungsempfängern biete ich: - Möglichkeit zur halb- oder vollautomatischen Verarbeitung - kein Papier, einfache Ablage, keine Kopien, einfache Zahlungsfreigabe - automatische Übernahme der Buchungsdaten vermeidet Fehler und spart Arbeitszeit - ein modernes Unternehmensimage Folie 23

21 Weiterführende Informationen Zum späteren Nachlesen: unterstützt von BMI, BMWi, BITKOM - Leitfaden: PDFA3-und-ZUGFeRD.pdf - Infos: Folie 24

22 Weiterführende Informationen Weiterführende Links: - ausführlicher Artikel incl. Beispiel-Listings: - Open Source Bibliothek: - Praxisleitfaden: Etwas zum Thema Unterschätzung von Komplexität : - Wir brauchen schnell eine Funktion zur Ermittlung der Sekunden zwischen zwei Ereignissen! Das kann doch so schwer nicht sein! (sehr sehenswert!) Folie 25

23 Somentec Software GmbH Reinhard Haase Leiter Produktmanagement Somentec Software GmbH Niederlassung Dresden Bamberger Straße Dresden Telefon: Telefax: rhaase@somentec.de Internet: Folie 26

24 Impressung / Schutzbestimmungen Die vorliegende Dokumentation und das darin beschriebenen Produkte sind urheberrechtlich geschützte Werke. Alle Rechte sind vorbehalten. Ohne vorherige schriftliche Genehmigung der Somentec Software GmbH darf die Dokumentation oder Teile daraus nicht reproduziert, kopiert oder an Dritte verliehen oder weitergegeben werden. Der Inhalt dieser Dokumentation ist ausschließlich für Informationszwecke vorgesehen. Texte und Abbildungen dieser Dokumentation wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet. Die Somentec Software GmbH und die Autoren können jedoch für eventuell verbliebene fehlerhafte oder unvollständige Angaben und deren Folgen weder eine juristische noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Somentec Software GmbH als Hersteller des beschriebenen Softwaresystems XAP. behält sich das Recht vor, jederzeit auch ohne Vorankündigung die Ausstattung und Ausführung des Softwaresystems, die Zusammenstellung der Module oder einzelner Programmteile zu ändern. Die tatsächliche Verfügbarkeit der Produkte, deren Versionen sowie die Definition der Module und darin enthaltenen Funktionen ergeben sich aus der jeweils aktuellen Preisliste bzw. dem individuellen Angebot. Somentec und XAP. sind eingetragene Marken der Somentec Software GmbH. Die in diesem Werk erwähnten Soft- und Hardwarebezeichnungen sind in den meisten Fällen auch eingetragene Warenzeichen und unterliegen als solche den gesetzlichen Schutzrechten der Markeninhaber, die ausdrücklich respektiert werden. Die Verwendung dieser Bezeichnungen in diesem Dokument lässt nicht den Schluss zu, dass die Bezeichnungen frei verwendbar sind. Impressum Copyright , Herausgeber: Somentec Software GmbH, Schwäbisch Hall Anschrift: Langen/Hessen, Germany, Heinrich-Hertz-Straße 24 Kontakt: +49 (0) , somentec@somentec.de, Autor: Reinhard Haase Stand: November 2017 XAP. Version 9 Folie 27