i-deal 3.4 Auftragserfassung Leistungsbeschreibung

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1 i-deal 3.4 Auftragserfassung Leistungsbeschreibung 1

2 Inhaltsverzeichnis Firmenstamm... 5 Firmen und Personen suchen... 5 Karten - Darstellung... 5 Firmen und Personen bearbeiten... 6 Kunden Analyse... 7 Analyse Umsatzstruktur... 7 Durchsuchbares Beleg-Archiv... 8 PDF-Archiv... 9 Anzeige : offene Posten... 9 CRM - Funktionen Projekte Berichte / Notizen Aufgaben Darstellung Artikel / Katalog Artikel suchen Daten - Objekte Auftragserfassung Erfassung Artikel Erfassung Auftragsdaten Auftrag übertragen

3 Prüfungen Unterschrift Bestände Bestandsführung Mehrere Lagerort Preise Preisrechnung Rabattrechnung Umsatzsteuerberechnung Preislisten Mengengerüst Antwortzeit-Verhalten Voraussetzungen / Rahmenbedingungen Als einzelner Handelsvertreter Firma mit angebundenem ERP / Warenwirtschaft Benutzer-Berechtigungen Voraussetzung Login Benutzerwechsel Berechtigungen Mehrsprachigkeit

4 Schnittstellen Warenwirtschaft / ERP itunes FTP Server Dropbox Hardware Mobiles Gerät ( ipad ) Server ( bei ERP Anbindung )

5 i-deal ist ein Programm zur Auftragserfassung auf einem Apple ipad. Es bringt hierzu Produktkatalog, Firmenstamm und grundlegende CRM Funktionen mit. Das Programm ist offline-fähig. Es wird keine Netzverbindung während der Arbeit benötigt. Erfasste Aufträge können als PDF versendet - oder direkt in eine Warenwirtschaft eingespielt werden. Funktionsübersicht i-deal Firmenstamm Firmen und Personen suchen Firmen / Personen suchen ( Name / Nr ) Firmen oder Personen können nach Firmen / Personenname oder nach Firmennummer gesucht werden. Firmen suchen ( Ort, PLZ, Land ) Firmen können nach Ort, PLZ oder Land gesucht werden. Firmen suchen ( GPS-Umkreis ) i-deal kann Ihnen die örtlich 50 nächsten Firmen im Umkreis um den aktuellen Standort auf einer Karte anzeigen. Der Standort wird per GPS ermittelt. Beachten Sie, dass nur die UMTS-Modelle des ipad einen GPS Sensor haben. Die GPS Daten der Anschriften müssen im Import bereitgestellt werden oder können vom ipad auch in einem Batch Lauf ermittelt werden. Karten - Darstellung Karten-Darstellung Anschrift Jede Anschrift kann als Zielpunkt auf einer Google maps Karte dargestellt werden. 5

6 Firmen und Personen bearbeiten Firmen erfassen oder bearbeiten Firmen können angelegt und bearbeitet werden. Grundlage aller Kontaktdaten sind Firmen. Firmen müssen in eine der nachfolgenden Kategorien zugeordnet werden: Eigene Firma Kunde Lieferant Interessent Die App i-deal wurde mit Firmen getestet. Personen erfassen oder bearbeiten Personen können angelegt und bearbeitet werden. Personen müssen Firmen zugeordnet sein. Eine Firma kann eine beliebige Anzahl von Personen besitzen. Personen besitzen: Name Vorname Titel Position Adressen erfassen oder bearbeiten Adressen können angelegt und bearbeitet werden. Eine Firma kann eine beliebige Anzahl von Adresse besitzen. Es sind folgende Adress-Typen definiert: Standard, Rechnung, Lieferung Kommunikationsdaten erfassen oder bearbeiten Kommunikationsdaten ( Tel. / , Fax... ) können angelegt und bearbeitet werden. Mögliche Kommunikationsdaten sind : Tel. Fax Handy Kommunikationsdaten müssen entweder einer Person oder einer Firma zugewiesen sein. Die Anzahl ist nicht begrenzt. 6

7 Kunden Analyse Analyse Umsatzstruktur Analyse Umsatz Produktgruppen Aufgeteilt nach Produktgruppen wird ein Vergleich im Umsatz ( aktuelles Jahr zu Vorjahr ) ermittelt. Hierbei wird beachtet, dass die jeweils gleichen Zeiträume verglichen werden. Der Vergleich ist monatsgenau. Analyse Absatz Produktgruppen Aufgeteilt nach Produktgruppen wird ein Vergleich der verkauften Mengen ( aktuelles Jahr zu Vorjahr ) ermittelt werden. Hierbei wird beachtet, dass die jeweils gleichen Zeiträume verglichen werden. Der Vergleich ist monatsgenau. Dieser Vergleich macht nur Sinn für Kunden, die nur Artikel in identischen Mengeneinheiten verkaufen. Analyse Umsatz Einzelprodukte Durch Drill-down aus der Produktgruppe zum Artikel kann der Umsatz einzelner Artikel ( aktuelles Jahr zu Vorjahr ) ermittelt werden. Hierbei wird beachtet, dass die jeweils gleichen Zeiträume verglichen werden. Der Vergleich ist monatsgenau. Analyse Absatz Einzelprodukte Durch Drill-down aus der Produktgruppe zum Artikel kann der Absatz einzelner Artikel ( aktuelles Jahr zu Vorjahr ) ermittelt werden. Hierbei wird beachtet, dass die jeweils gleiche Zeiträume verglichen werden. Der Vergleich ist monatsgenau. Dieser Vergleich macht nur Sinn für Kunden, die nur Artikel in identischen Mengeneinheiten verkaufen. 7

8 Durchsuchbares Beleg-Archiv Rechnungen Die Rechnungen zum Kunden werden angezeigt. Angezeigt werden jeweils die Positionsdaten des Beleges ( Menge, Datum, Preis ). Eine komplette Rabatt-Rechnung ist somit ggf. nicht erkenntlich. Die Darstellung kann je nach angebundenem ERP / Warenwirtschaft unterschiedlich sein. Es ist insbesondere möglich, in den Belegen nach Beleg-Nummer, Artikel-Nummer oder Artikel-Text zu suchen. Angebote Die Angebote zum Kunden werden angezeigt. Angezeigt werden jeweils die Positionsdaten des Beleges ( Menge, Datum, Preis ). Eine komplette Rabatt-Rechnung ist somit ggf. nicht erkenntlich. Die Darstellung kann je nach angebundenem ERP / Warenwirtschaft unterschiedlich sein. Es ist insbesondere möglich, in den Belegen nach Beleg-Nummer, Artikel-Nummer oder Artikel-Text zu suchen. Aufträge Die Aufträge zum Kunden werden angezeigt. Angezeigt werden jeweils die Positionsdaten des Beleges ( Menge, Datum, Preis ). Eine komplette Rabatt-Rechnung ist somit ggf. nicht erkenntlich. Die Darstellung kann je nach angebundenem ERP / Warenwirtschaft unterschiedlich sein. Es ist insbesondere möglich in den Belegen nach Beleg-Nummer, Artikel-Nummer oder Artikel-Text zu suchen. 8

9 PDF-Archiv Zu einem Kunden können Belege als PDF im Original angezeigt werden. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn auf den Belegen weitere Informationen enthalten sind, die im durchsuchbaren Beleg-Archiv nicht angezeigt werden. Die Original PDF müssen von ERP / Warenwirtschaft zur Verfügung gestellt werden. Anzeige : offene Posten Anzeige offener Posten zum Kunden Angezeigt werden jeweils die Positionsdaten des Beleges ( Menge, Datum, Preis ). Eine komplette Rabatt-Rechnung ist somit ggf. nicht erkenntlich. Die Darstellung kann je nach angebundenem ERP / Warenwirtschaft unterschiedlich sein. Es ist insbesondere möglich in den Belegen nach Beleg-Nummer, Artikel-Nummer oder Artikel-Text zu suchen. 9

10 CRM - Funktionen Projekte Projekte erfassen oder bearbeiten Projekte können angelegt oder geändert werden. Eine Firma kann eine beliebige Anzahl von Projekten besitzen. Mit Projekten können Berichte und Aktivitäten gruppiert werden. Projekte haben : Kopftext Inhalt ( freier Text ) Zuständige Person Berichte / Notizen Berichten erfassen oder bearbeiten Berichte können erfasst oder geändert werden. Berichte / Notizen sind Freitextinformationen. Sie müssen einer Firma oder einem Projekt zugeordnet sein. Aktivitäten haben : Kopftext Inhalt ( freier Text ) Erfasser Aufgaben Aufgaben erfassen oder bearbeiten Aufgaben können erfasst oder geändert werden. Es ist nur möglich Aufgaben zu ändern, die der eigenen Peron zugewiesen sind. Aktivitäten sind einer Firma, einem Projekt oder einer Notiz zugeordnet. Aktivitäten haben : Kopftext Inhalt ( freier Text ) Zieltermin ( Datum ) Verantwortlichen Bearbeiter Erfasser Zustand ( offen / erledigt ) 10

11 Darstellung Firmen - Sicht In der Firmenansicht werden alle Informationen (Projekte / Berichte / Aktivitäten) zu einer Firma angezeigt. Die Anzeige erfolgt unabhängig davon, für oder von welchem Mitarbeiter die Einträge angelegt wurden. Projekt - Sicht In der Projekt-Sicht werden nur die Informationen (Projekte / Berichte / Aktivitäten) zum betreffenden Projekt angezeigt. Die Anzeige erfolgt unabhängig davon, für oder von welchem Mitarbeiter die Einträge sind. Mitarbeiter - Sicht In der Mitarbeiter-Sicht sieht der Mitarbeiter alle seine eigenen oder alle vom ihm delegierten Aktivitäten. Diese Darstellung ist eine Aktivitäten-Liste für den Mitarbeiter. 11

12 Artikel / Katalog Artikel suchen Suchen und Anzeigen von Artikel Im Shop können Artikel gesucht und angezeigt werden. Die Artikeldaten können auf dem ipad nicht geändert werden. Die Suche ist möglich nach : Strukturbaum Freitext ( Artikelnummer und Text ) Sondermerkmalen ( Aktion, Restposten, Neue Kollektion,... ) Daten - Objekte Artikel Die Datenfelder zu einem Artikel sind : ArtikelNr Artikel Text 1 Artikel Text 2 Langtextbeschreibung ( HTML ) EAN Code Mengeneinheit (Stk. / kg / etc.) Verpackungseinheit Bis zu 5 Artikelgruppen zur strukturierten Suche Preise Preislisten Rabatte Die Länge der Textfelder ist unbeschränkt. Die Anzeige ist jedoch begrenzt auf die auf der Bildschirmmaske vorgesehene Textfläche. Varianten-Artikel Optional können Artikel mit Varianten in 2 Dimensionen angelegt sein. Die Varianten-Gruppen sind frei einstellbar. Ein übliches Beispiel ist : Größe ( S,M,L, XL ) 12

13 und Farbe ( rot, grün, blau ) Bilder und Dokumente Zu einem Artikel kann eine beliebige Anzahl von Bildern und Dokumenten hinterlegt und angezeigt werden. Unterstützt werden die Formate: MS Word doc/docx MS Excel xls/xlsx MS PowerPoint ppt/pptx pdf png jpg mov mv4 Hinweis : Bei Filmen ist zuvor zu prüfen, ob das ipad das jeweilige Format abspielen kann. 13

14 Auftragserfassung Erfassung Artikel Erfassung mit Scanner Über einen angebundenen Bluetooth Barcode Scanner können Artikel direkt mit Barcode erfasst werten. Es kann sowohl die EAN als auch die Artikelnummer gescannt werden. Erfassung durch Struktur-Suche Durch Suche im 5-stufigen Strukturbaum können Artikel manuell in den Warenkorb gelegt werden. Erfassung durch Filter-Suche Artikel können Merkmale haben wie Restposten, neue Kollektion, Angebotsware Nach diesen Merkmalen kann zusätzlich zur Struktur-Suche gefiltert werden. Erfassung durch Freitext-Suche Eine Freitextsuche über Artikelnummer oder Kurztext zum Artikel liefert alle zum Suchausdruck passenden Artikel. Die Suche ist unscharf, das heißt es ist ausreichend einen Teilausdruck des Textes zu suchen (z.b. ül für Firma Müller ). Erfassung durch Übernahme aus alten Aufträgen Alte Aufträge, Rechnungen, Angebote können ganz oder in Teilen in einen neuen Auftrag übernommen werden. Somit kann z.b. die Bestellung des Vorjahres oder letzten Quartals einfach übernommen werden. Erfassung Auftragsdaten Erfassung Auftragskopf-Daten Im Auftrag können zusätzlich folgende Informationen erfasst werden : Zahlungsbedingungen Frachtart Lieferanschrift Rechnungsanschrift Lieferbedingung 14

15 Lieferdatum ( Auftrag ) Unterschrift Kunde Freitext zum Auftrag Adresse von Kunde und Lieferant, die den Auftrag als PDF erhalten sollen. Auftrag übertragen Versenden Auftrag an ERP / Warenwirtschaft Beim Versenden des Auftrages kann dieser sofort in ihr ERP / Warenwirtschaft eingespielt werden. Details hierzu sind in der jeweiligen Schnittstelle zu ihrem ERP / Warenwirtschaft beschrieben. Versenden Auftrag als / PDF Beim Versenden des Auftrages werden bis zu 3 s ( eigene Firma, Kunde, Lieferant ) versendet mit einem PDF als Anhang. Das PDF enthält den Auftrag. Prüfungen Verfügbarkeitsabfrage Vor dem Versenden des Auftrages kann eine Verfügbarkeitsabfrage für die Artikel erfolgen. Die Aktualität der Bestände kann je nach Schnittstelle zu ihrem ERP / Warenwirtschaftssystem variieren. Verkauf in Verpackungseinheiten Artikel, für die Verpackungseinheiten definiert sind, können nur als Vielfaches der Menge der Verpackungseinheit in den Warenkorb gelegt werden ( z.b.: 3,6,9,12 Stk. ). Unterschrift Erfassung einer Unterschrift Ein Auftrag kann mit einer Unterschrift auf dem ipad bestätigt werden. Es gibt spezielle Stifte, mit denen auf einem ipad geschrieben werden kann. Die Unterschrift wird als Bild-Datei zur Verfügung gestellt. 15

16 Bestände Bestandsführung Anzeige des verfügbaren Bestandes Zu jedem Artikel kann ein Bestand geführt werden. Ein erfasster und versendeter Auftrag führt zur Reduktion der Bestände auf dem ipad. Mehrere Lagerort Unterscheidung verschiedener Läger Die Führung mehrere Lagerorte wird unterstützt. So ist es z.b. möglich einen im Fahrzeug mitgeführten Bestand zu führen, und einen Hauptlagerbestand, der erst geliefert werden muss. 16

17 Preise Preisrechnung Es werden die nachfolgenden Preisfindungen unterstützt: Standard-Listenpreise Staffelpreise Kundengruppen-Preise Kunden-Preise Manuelle Preisvergabe Falls es zu einem Artikel mehrere Preise gibt, wird der Preis mit der höchsten Priorität genutzt. In allen Fällen werden entsprechend der Menge des bestellten Artikels Staffelpreise unterstützt. Priorität Preis 1 Preis zum Kunden 2 Preis zur Kundengruppe 3 Standard-Preis Rabattrechnung Es werden 2 additive Rabatte unterstützt: Auftragsrabatt Positionsrabatt Der Positionsrabatt kann vorbelegt worden mit folgenden Methoden: Priorität Rabatt 1 Rabatt zu einem Artikel für speziellen Kunden 2 Rabatt zu einen Artikel für eine Kundengruppe 3 Rabatt zu einer Artikelgruppe für einen Kunden 4 Rabatt zu einer Artikelgruppe für eine Kundengruppe 5 Rabatt zu einem Kunden 6 Rabatt zu einer Kundengruppe Es gilt der Rabatt mit der höchsten Priorität. Der nach den Regeln berechnete Rabatt kann im Warenkorb manuell überschrieben werden. 17

18 Umsatzsteuerberechnung Die Software unterstützt unterschiedliche Steuersätze. Jedem Artikel kann ein separater Steuersatz über einen Schlüssel zugewiesen werden. Die Steuersätze und die Schlüssel sind in der Tabelle VAT gepflegt ( z.b. 0%, 7%, 19% ) Die Berechnung der Umsatzsteuer erfolgt nach folgender Regel : Rechnung / Lieferung USTID Nr. vorhanden Steuersatz In das Inland Ja Mit Umsatzsteuer In das Inland Nein Mit Umsatzsteuer Innerhalb der EU Ja 0 % Innerhalb der EU Nein Mit Umsatzsteuer Drittland Ja 0 % Drittland Nein 0 % Die Richtigkeit der USTID Nr. wird nicht überprüft. Jeder eingetragene Wert wird als gültig angenommen. Preislisten Zu einem Artikel können mehrere Preislisten festgelegt werden. Dies können z.b. Staffelpreislisten sein für : EK-Preise Endkundenpreise Großhandelspreise Der Anwender kann die Listen frei definieren. 18

19 Allgemeine Informationen zu i-deal Mengengerüst Die Anwendung ist auf Firmen und Artikel auf ipad und iphone getestet und optimiert. Auf dem iphone oder ipad arbeitet eine echte SQL Datenbank ( SLQLite ). Deren Größe ist nicht begrenzt. Dennoch ist es theoretisch möglich an die Speicherplatzgrenzen des ipad zu stoßen. Dies ist nicht zu erwarten. Rechenbeispiel : Wenn eine Datenbank Firmen, Adressen, Personen und Telefonnummern enthält, dann beträgt die Größe der Datenbank etwa 40 MB. Auch wenn Sie nun Artikel, Preise, Notizen etc. im gleichen Umfang füllen, ist davon auszugehen, dass ihre Datenbank < 300 MB = 0,3 GB ist. Zum Vergleich : Das kleinste ipad hat einen Speicher von 16 GB Antwortzeit-Verhalten Je größer die Datenbank wird, desto langsamer ist das Antwortzeitverhalten. Als Richtwert gilt: Eine Verdoppelung der Datenbankgröße führt zu einer Verdopplung der Suchzeiten. Wir haben deshalb mit einer großen Datenbank mit Kunden das Antwortzeitverhalten gemessen : Suche in Kunden nach Firmennamen ( IOS 4.3.1, i-deal 2.83 ). iphone 4 = ca. 1 Sekunde ipad 2 = < 1 Sekunde Kleinere Datenbanken ergeben eine kürzere Suchzeit. 19

20 Voraussetzungen / Rahmenbedingungen Als einzelner Handelsvertreter Hier ist ein ipad und ein PC oder Mac mit installiertem i-tunes ausreichend. Zur Aufbereitung der Daten bietet sich ein Programm wie MS Excel oder Open Office Calc an. ( FTP und Dropbox sind optional möglich ) Zur Übertragung der Aufträge benötigt das ipad Internetzugang ( über WLAN oder UMTS ) Firma mit angebundenem ERP / Warenwirtschaft Jeder Außendienstmitarbeiter ist mit einem ipad auszustatten. Auf einem PC im Netz des Kunden ist der Sync-Server zu installieren. Dieser PC benötigt Internetzugang nach außen und Zugriff auf die Datenbank des ERP nach innen. Für die Bereitstellung von Bildern und Dokumenten wird ein FTP Server oder Dropbox benötigt. Zur Übertragung der Aufträge benötigt das ipad Internetzugang ( über WLAN oder UMTS ) Benutzer-Berechtigungen Voraussetzung Für die Nutzung von Berechtigungen wird der Synchronisationsserver aus der Anbindungen an ERP / Warenwirtschaft benötigt. Der Import über Dropbox, FTP oder itunes gestattet keine Nutzung der Berechtigungen. Login Sie können ein Passwort für das ipad selbst vergeben. Dieses schützt alle Anwendungen und Daten auf dem ipad. Ein zusätzliches Login für die Anwendung i-deal ist nicht vorgesehen. 20

21 Benutzerwechsel Ein Benutzerwechsel wird nur zusammen mit einem Synchronisationsserver unterstützt. Für einen Benutzerwechsel ist auf dem Server dem ipad eine neue Berechtigung zuzuteilen. Anschließend sind die Daten auf dem ipad neu zu importieren. Ein Mehrbenutzerfall, bei dem sich mehrere Personen ein ipad teilen und unterschiedliche Daten sehen, ist nicht vorgesehen. Berechtigungen Die Berechtigung erfolgt auf Firmenebene. Wenn ein Mitarbeiter die Berechtigung für eine Firma zugewiesen bekommen hat, so kann er auf alle Informationen zu dieser Firma zugreifen. Des Weiteren kann er immer auf alle eigenen oder von ihm delegierten Aktivitäten zuggreifen. Für die Nutzung von Berechtigungen wird ein Synchronisationsserver benötigt. Der Import über FTP oder itunes gestattet keine Nutzung der Berechtigungen. 21

22 Mehrsprachigkeit Die Anwendung unterstützt die deutsche Sprache. Französisch und Englisch sind in Vorbereitung. Weitere Sprachen sind auf Anfrage verfügbar. Schnittstellen Warenwirtschaft / ERP Wichtig! Die Schnittstelle zu Ihrem ERP / Warenwirtschaft stellt möglicherweise nicht alle Funktionen von i-deal zur Verfügung. Details entnehmen Sie bitte der jeweiligen Schnittstellenbeschreibung Infor:com Schnittstelle vorhanden und produktiv im Einsatz ( infor:com 6.1 / 6.3 / 7.1.) Nachfolgende Funktionen werden von der Schnittstelle nicht unterstützt: Offene Posten Varianten Artikel ( Funktion in infor nicht vorhanden ) CRM Funktionalität ( Funktion in infor nicht vorhanden ) Faktura 2000 ( Reinecke Software ) Schnittstelle vorhanden und produktiv im Einsatz. Nachfolgende Funktionen werden von der Schnittstelle nicht unterstützt: Varianten Artikel ( Funktion in nicht vorhanden ) Microsoft Dynamics AX Schnittstelle vorhanden und produktiv im Einsatz Nachfolgende Funktionen werden von der Schnittstelle nicht unterstützt: Varianten Artikel ( Funktion in nicht vorhanden ) CRM Funktionalität 22

23 Microsoft Navision Schnittstelle wird zurzeit erstellt. Bitte erfragen Sie den genauen Funktionsumfang. Sage office Line Schnittstelle wird zurzeit erstellt. Bitte erfragen Sie den genauen Funktionsumfang. itunes Import Daten Über i-tunes können Datenfiles im csv-format in die App importiert werden. Es können jeweils komplette Datenbanktabellen importiert werden. Import Dokumente, Bilder, Filme Über i-tunes können Dokumente ( Word, Excel, PowerPoint, pdf ), Bilder ( png, jpg ), Filme ( mov, mv4 ) in i-deal importiert werden. Export / Backup Über i-tunes kann ein kompletter Export aller Datenbanktabellen aus der App ausgelesen werden. Die Daten werden als csv zur Verfügung gestellt. FTP Server Import Daten Über FTP können Datenfiles im csv-format in die App importiert werden. Es können jeweils komplette Datenbanktabellen importiert werden. Import Dokumente, Bilder, Filme Über FTP können Dokumente ( Word, Excel, PowerPoint, pdf ), Bilder ( png, jpg ), Filme ( mov, mv4 ) in i-deal importiert werden. Export / Backup Über FTP kann ein kompletter Export aller Datenbanktabellen aus der App ausgelesen werden. Die Daten werden als csv zur Verfügung gestellt. 23

24 Dropbox Import Daten Über Dropbox können Datenfiles im csv-format in die App importiert werden. Es können jeweils komplette Datenbanktabellen importiert werden. Import Dokumente, Bilder, Filme Über Dropbox können Dokumente ( Word, Excel, PowerPoint, pdf ), Bilder ( png, jpg ), Filme ( mov, mv4 ) in i-deal importiert werden. Export / Backup Über Dropbox kann ein kompletter Export aller Datenbanktabellen aus der App ausgelesen werden. Die Daten werden als csv zur Verfügung gestellt. 24

25 Hardware Mobiles Gerät ( ipad ) i-deal ist lauffähig auf ipad 1 und ipad 2 ab dem geringsten Speicherausbau. Es benötigt IOS ab 5.0. Server ( bei ERP Anbindung ) Der Sync-Server kann auf einem beliebigen Windows PC ab Windows XP oder einer Linux Maschine ( getestet auf Ubuntu ) betrieben werden. Der Betrieb in einer VM ist möglich. 25