TÜV SÜD TAM Abwicklung für Agenten

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1 Dokumentation TÜV SÜD TAM Abwicklung für Agenten Kunde Projekt TÜV SÜD Auto Partner GmbH TAM Datum Version Aktualisierung :01:00 Seiten 14 Freigabestatus Veröffentlicht (im Projektteam) Seite 1 von 14

2 Inhalt 1 Einleitung Die Auftragslisten Details zu einem öffentlichen Auftrag Einen öffentlichen Auftrag annehmen Bearbeiten eines angenommenen Auftrags Vorbereiten und Hochladen von Fotodateien Reduzierung der Bildergröße Hochladen der Dokumente Abschließen eines Auftrags Seite 2 von 14

3 1 Einleitung TAM steuert den gesamten Prozess von der Beauftragung bis hin zu Produktion und abschließenden Übermittlung des Gutachtens über alle Instanzen. Innerhalb des hier beschriebenen Teilprozesses von TAM erfolgen die Auftragsannahme sowie die Datenlieferung der erstellten Gutachtenfotos durch Gutachter, deren Rolle in TAM als Agenten bezeichnet wird. Abbildung 1: Die Kernprozessschritte in TAM aus Sicht eines Agenten Seite 3 von 14

4 2 Die Auftragslisten Nach der Anmeldung an TAM steht im Menü Agenten die Auswahl Öffentliche Aufträge zur Verfügung. Hier können veröffentlichte Aufträge eingesehen und bei Bedarf angenommen und abgewickelt werden. Abbildung 2: Die Liste der öffentlichen Aufträge Öffentliche Aufträge sind diejenigen Aufträge, die ihnen auf Grund Ihrer Rolle als Agent und Ihrer hinterlegten Ortsangaben zugänglich sind. Öffentliche Aufträge stehen nicht nur Ihnen zur Verfügung, sondern sämtlichen Agenten, die gemäß diesen Kriterien für die Abwicklung in Frage kommen. Um einen Auftrag aus dem Pool der öffentlichen Aufträge tatsächlich bearbeiten zu können, muss dieser in TAM durch Sie angenommen bzw. bestätigt werden. 2.1 Details zu einem öffentlichen Auftrag Jeder öffentliche Auftrag in der Liste ist mit weiterführenden Informationen versehen. Diese können betrachtet werden, indem Sie den Auftrag markieren und anschließend auf den Button Ansehen klicken. Seite 4 von 14

5 Abbildung 3: Ansehen von Detailinformationen zu einem Auftrag Das nun geöffnete Fenster Auftragskarte stellt in mehreren Reitern Detailinformationen dar, die für Sie vor der Annahme des Auftrages relevant sind. Basisdaten: In diesem Reiter sehen Sie die Kerninformationen zum Auftrag. Darunter fallen die Angaben zur durchzuführenden Dienstleistung, Fahrzeuginformationen oder Informationen zum Durchführungsort. Auftragsdokumente: In diesem Reiter befindet sich der konkrete schriftliche Durchführungsauftrag sowie die allgemeinen Durchführungsbedingungen (AGBs), die für die Abwicklung des Auftrags verbindlich zu beachten sind. Beim Annehmen eines Auftrags müssen Sie die Annahme dieser AGBs bestätigen. Historie: Jeder Auftrag wird in TAM über mehrere Stationen vermittelt und von unterschiedlichen Rollen bearbeitet. Alle Aktivitäten und Statuswechsel werden stets protokolliert und in diesem Reiter dargestellt, um den Verlauf einer Abwicklung nachvollziehen zu können. 2.2 Einen öffentlichen Auftrag annehmen Sie können jeden Auftrag innerhalb der Liste der öffentlichen Aufträge annehmen und damit für die Bearbeitung durch Sie buchen. Mit dieser Auftragsannahme wird der betreffende Auftrag von der Liste der öffentlichen Aufträge entfernt und ist damit nur noch für Sie in Ihrer individuellen Liste Eigene Aufträge sichtbar. Seite 5 von 14

6 Um einen öffentlichen Auftrag anzunehmen, markieren Sie diesen in der Liste Öffentliche Aufträge, klicken danach auf den Button Ansehen und innerhalb des nun geöffneten Fensters Auftragskarte auf den Button Annehmen. Danach ist die Bestätigung der hinterlegten AGBs (siehe 2.1) erforderlich, die Sie mit Bestätigen abschließen. Nun befindet sich der von Ihnen angenommene Auftrag in der Liste Ihrer eigenen Aufträge, die Sie im Menü Agenten > Eigene Aufträge finden können. Abbildung 4: Annahme eines Auftrags und Bestätigung der AGBs Sie können einen Auftrag auch explizit ablehnen, indem Sie im Fenster Auftragskarte auf den Button Ablehnen klicken. So wird der selektierte Auftrag dauerhaft aus Ihrer Liste der öffentlichen Aufträge entfernt. Seite 6 von 14

7 3 Bearbeiten eines angenommenen Auftrags Sobald Sie einen Auftrag angenommen haben, können Sie diesen in der Liste Eigene Aufträge bearbeiten. Diese Liste erreichen Sie stets über das Menü Agenten > Eigene Aufträge. Unter Bearbeitung versteht man die tatsächliche Auftragsdurchführung, also die Abwicklung der erforderlichen Tätigkeiten am Fahrzeug selbst. Die Auftragsdurchführung erfordert eine direkte Abstimmung der Abwicklungsdetails zwischen Ihnen und dem betreffenden Autohaus bzw. Ansprechpartner am Besichtigungsstandort. Diese organisatorischen Aktivitäten (Terminvereinbarung, Klärung von Besichtigungsdetails, etc.) führen Sie bitte wie gewohnt selbständig durch. Nach Erstellung Ihrer Gutachtendokumente (Fotos, ggf. gescannte Unterlagen) müssen Sie diese Dokumente in TAM hochladen. Zum Bearbeiten des Auftrags in TAM müssen Sie diesen in der Liste Eigene Aufträge markieren und im Kontextmenü Statusumschaltung die Option Bearbeiten wählen. Nach Bestätigung der nun folgenden Rückfrage können Sie das Hochladen Ihrer Dokumente beginnen. Die erforderliche Maske wird von TAM automatisch geöffnet, das weitere Vorgehen wird in Kapitel erläutert. Abbildung 5: Bearbeiten eines angenommenen Auftrags Seite 7 von 14

8 3.1 Vorbereiten und Hochladen von Fotodateien Die von Ihnen produzierten Fotodateien müssen ins TAM-System als Basis für die weitere Gutachtenerstellung hochgeladen werden. Bevor Sie dies tun, ist die Reduzierung der Dateigröße aller von Ihnen aufgenommenen Fotodateien erforderlich, um die zu übertragende Datenmenge zu verkleinern Reduzierung der Bildergröße In Vorbereitung der hier beschriebenen Schritte benötigen Sie ein kleines Programm PhotoResize1024ISOE.exe für Ihren Windows-PC, welches Sie im Hilfebereich von TAM unter herunterlagen können. Bitte laden Sie dieses Programm herunter und platzieren Sie dieses auf dem Desktop Ihrer Windows-Benutzeroberfläche. Bitte berücksichtigen Sie, dass der Dateiname dieses Programms unter keinen Umständen verändert werden darf. Kopieren Sie die Fotodateien von Ihrer Digitalkamera in gewohnter Art und Weise auf Ihren PC. Dies können Sie entweder mit Hilfe eines geeigneten Kartenlesegeräts durchführen, oder Sie schließen Ihre Kamera direkt mit einem USB-Kabel an Ihren PC an. Erstellen Sie hierzu beispielsweise einen Ordner Digicam Gutachten und kopieren Sie alle Fotodateien dorthin. Anschließend markieren Sie alle Fotodateien mit STRG-A und ziehen diese per Drag n Drop auf das Programm PhotoResize1024ISO. Nun werden sämtliche Fotodateien in das Zielformat 1024x768 Pixel verkleinert. Abbildung 6: Ziehen der großen Fotodateien ins das Tool zum Verkleinern Seite 8 von 14

9 Achtung: Die neuen verkleinerten Fotodateien überschreiben dabei die bestehenden großen Ursprungsdaten. Sollten Sie die Ursprungsdaten also anderweitig benötigen, sichern Sie diese zuvor zusätzlich an einen anderen Ort auf Ihrem PC. Nach Abschluss der Verkleinerung sollte die Dateigröße eines Fotos im Bereich zwischen 30KB bis 80KB liegen. Damit haben Ihre Fotos eine geeignete Größe, um über Ihre bestehende Internet- Verbindung nach TAM hochgeladen zu werden Hochladen der Dokumente Nach Abschluss der Reduzierung der Bildergröße (siehe Kapitel 3.1.1) können Sie alle Fotodateien in den in TAM bereits geöffneten Auftrag hinzufügen. Sollte die Detailmaske des zu bearbeitenden Auftrags nicht bereits geöffnet sein, können Sie den betreffenden Auftrag in der Liste Eigene Aufträge markieren und mit dem Button Bearbeiten erneut öffnen. Klicken Sie nun den Button Hinzufügen. In dem neu geöffneten Fenster Multiupload findet das Hochladen der Fotodateien Dateien statt. Abbildung 7: Das Fenster zum Hochladen von Dateien in den geöffneten Auftrag Klicken Sie in diesem Fenster den Button Dateien auswählen. Nun öffnet sich ein Dialog, in dem Sie erneut per STRG-A sämtliche Fotodateien Ihres zuvor angelegten Ordners Digicam Gutachten markieren können. Klicken Sie anschließend auf Öffnen, um die Fotodateien in das Fenster Multiupload zu übernehmen. Seite 9 von 14

10 Abbildung 8: Auswahl der hochzuladenden Dateien Alle selektierten Fotodateien befinden sich nun in der Warteschlange. Den eigentlichen Prozess zum Hochladen aller Dateien nach TAM starten Sie mit einem Klick auf Dateien hochladen. Der Fortschritt beim Hochladen wird Ihnen durch entsprechende Meldungen laufend angezeigt. Abbildung 9: Die Anzeige im Fenster "Multiupload" während des Hochlade-Prozesses Seite 10 von 14

11 Nach Abschluss des Hochlade-Prozesses stellt TAM alle Dateien innerhalb der Auftragsansicht in einer Übersicht dar. Von hier aus können jederzeit zusätzliche Dateien ergänzt oder bestehende Dateien entfernt werden. Abbildung 10: Die erfolgreich hochgeladenen Fotodateien innerhalb des Auftrags Seite 11 von 14

12 4 Abschließen eines Auftrags Der nun bearbeitete Auftrag muss im letzten Schritt durch Sie abgeschlossen werden, um die Folgeprozesse zur Produktion des Gutachtens auszulösen und Ihre Aktivitäten formell zu beenden. Wechseln Sie hierzu erneut in die Liste Eigene Aufträge, markieren Sie den fertiggestellten Auftrag und wählen Sie im Kontextmenü Statusumschaltung die Option Abschließen. Bestätigen Sie die nun folgende Rückfrage mit Ja. Abbildung 11: Abschließen eines bearbeiteten Auftrags in TAM Damit ist die Datenlieferung für den Gutachtenauftrag durch den Agenten abgeschlossen. Seite 12 von 14

13 Änderungshistorie Lfd. Nr. Version Änderer Datum Änderung Bornschein Erstellung Basisversion Bornschein Verfeinerung und Freigabe Seite 13 von 14

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