Einführung in die Arbeit mit. WinCongress Version 8

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1 Einführung in die Arbeit mit WinCongress Version 8 Copyright Dr. Weidelt & Partner Göttingen-Waake Stand 20. August 2013

2 Inhalt Systemvoraussetzungen und Ordnerstruktur... 3 Grundlegende Programmeinstellungen... 4 Einführende Hinweise... 5 Projektablauf im Überblick... 7 Menüpunkt Projekt Allgemeine Anmeldung Buchungskategorien und Programmpunkte Freie Teilnehmerklassifizierung Die Teilnehmerverwaltung Der Hauptbildschirm Online-Anmeldungen empfangen Serienbrief, Serien- und Adressetiketten Auswahlabfrage Teilnehmerdatenbank Namensschilder drucken Das Ticket-Modul Rechnungsschreibung mit WinCongress Die Buchführung Einzug von Lastschriftzahlungen Einzug von Kreditkartenzahlungen Tageskasse Reports abrufen Reportdesigns verwalten Extras-Menü Word-Dokumentvorlagen für Einzel- und Serienbriefe erstellen Zeitplan Anhang Eigene Reports entwickeln Eine kurze Einführung in die SQL-Syntax Rechnungen mit Barcodes für die Einlasskontrolle Einzelne Adressen aus einer Importdatei übernehmen Internetanmeldungen ( -Verfahren) RTF-Ausgabe Adressenliste Datensicherheit und Datensicherung Dateien und Registrierungseinträge Die WinCongress-Zusatzbausteine Index Willkommen bei WinCongress! Das vorliegende Manual soll Sie in die Lage versetzen, den gesamten Leistungsumfang von WinCongress für Ihre Veranstaltungsorganisation zu nutzen. Auch wenn sich die meisten Programmfunktionen "intuitiv" handhaben lassen, sollten Sie es zumindest "diagonal" lesen. Im Mittelpunkt von WinCongress und damit auch dieser Anleitung steht das Teilnehmermanagement mit allen damit zusammenhängenden Fragen: Teilnehmeranmeldung online oder offline, Rechnungswesen, Mail- und Briefkorrespondenz, Listen, Badges (Namensschilder), Teilnahmebescheinigungen usw. usw. Wir haben versucht, die Anleitung so kurz wie möglich zu halten. Deshalb verzichtet sie absichtlich auf minutiöse Detailschilderungen dessen, was man offenen Auges auch selbst auf den WinCongress-Bildschirmen entdecken kann.

3 Systemvoraussetzungen und Ordnerstruktur Vorausgesetzt werden elementare Windows-Kenntnisse, für die Erstellung der Dokumentvorlagen für Rechnungen und die Briefkorrespondenz ferner entsprechende Kenntnisse von MS Word. Darüber hinaus sind Erfahrungen mit Datenbank-Programmen von Vorteil, aber keineswegs Bedingung. Der Abschnitt über die Entwicklung eigener Reports wendet sich in erster Linie an fortgeschrittene und diesbezüglich interessierte Benutzer, die mehr über die beachtlichen Möglichkeiten dieses Tools erfahren wollen. Ähnliches gilt auch für die Einführung in Datenbankabfragen mit SQL (Standard Query Language). Wir hoffen, dass es uns gelungen ist, auch WinCongress trotz des deutlich erweiterten Leistungsumfangs so übersichtlich zu gestalten wie die Vorgängerversionen. Sollten dennoch Fragen oder Unklarheiten bestehen, helfen wir Ihnen gern weiter. Die Autoren Systemvoraussetzungen und Ordnerstruktur Das Programm läuft auf allen PCs unter Windows 2000, XP, Vista oder Windows 7 (32 und 64 Bit) Der Speicherplatzbedarf für die Erstinstallation liegt bei ca. 20 MB. Bildschirmauflösung minimal 1024 * 768 Punkte WinCongress benötigt MS Word ab Version Ordnerstruktur WinCongress erlaubt die Trennung von Programm und Daten. Programmordner Der Programmordner enthält die Programmdatei congress.exe und einige weitere Dateien, u. a. Dateien zur verschlüsselten Datenübertragung (*.dll, *.crt). Die Datei congress.ini enthält die Information über die Lage des Datenordners. Datenordner Der Datenordner enthält einerseits die Projektordner (s.u.), andererseits in seiner Root diverse projektübergreifende Dateien, u. a.: Reportlayouts (*.fr3), die Ländereinstellungen für die Adressschreibung (Base.adb), gespeicherte Datenbankabfragen (*.sql). DATENORDNER EINSTELLEN Entweder per Menüpunkt System Datenordner einstellen oder direkt in der congress.ini: [optionen] datenordner= Projektordner Jedes Projekt belegt einen Ordner unmittelbar unter der Root des Datenordners. Von Ihnen (neu) angelegte Projekte werden automatisch so platziert, dass sie diese Voraussetzung erfüllen. Sie brauchen sich also im Normalfall um diese Strukturen nicht zu kümmern, sollten allerdings vorhandene Projektordner nur dann verlagern, wenn sie für das Programm nicht mehr zugänglich sein sollen. Unterhalb des jeweiligen Projektordners wird der Vorlagenordner angelegt, der die projektspezifischen Word- Dokumentvorlagen für die Korrespondenz und die Rechnungsschreibung enthält. Projekte können Sie umbenennen, indem Sie den Namen des Projektordners ändern. Nicht mehr benötigte Projekte entfernen Sie, indem Sie den betreffenden Projektordner löschen oder verlagern. Um Windows- 3

4 Grundlegende Programmeinstellungen Fehlermeldungen zu vermeiden, sollte das betreffende Projekt während dieser Aktionen nicht in WinCongress geöffnet sein. Lokaler WinCongress-Ordner Benutzerspezifische und temporäre Dateien, z. B. die CSV-Datenquellen zur Serienbriefschreibung werden in einem benutzerspezifischen Ordner gespeichert, auch als Lokaler WinCongress-Ordner bezeichnet. Dadurch ist der Zugriff auf temporäre Dateien auf den aktiven Benutzer begrenzt, so dass diese nicht von anderen Benutzern versehentlich geändert oder gelöscht werden können. Bei Bedarf kann er per Menüpunkt Extras Lokaler WinCongress-Ordner geöffnet werden. Release- und Lizenzanzeige erhalten Sie im Menüpunkt Hilfe Info. Auch die für Sie freigeschalteten Zusatzbausteine werden angezeigt. Grundlegende Programmeinstellungen Projektübergreifende Einstellungen nehmen Sie im Menüpunkt System vor. Datenordner einstellen s. o. Mail-Einstellungen Die Mail-Einstellungen sind für verschiedene Funktionen erforderlich, bei denen die programminterne Mailfunktionalität verwendet wird, z. B. für Serienmails oder den Rechnungsversand als Mailanhang. Die Mail-Einstellungen sind benutzerspezifisch, gelten im Netzwerkbetrieb also nur für den Rechner / Benutzer, für den Sie eingegeben sind. Ländertabelle Die Ländertabelle dient u. a. dazu, Briefadressen im Format des Empfängerlandes auszugeben. An dieser Tabelle sollten Sie nur in Ausnahmefällen etwas ändern, z. B. wenn sich Länderkennungen oder Adressformate ändern. 4

5 Einführende Hinweise Einführende Hinweise Programmstart und Projektauswahl Nach dem Programmaufruf erscheint der Hauptbildschirm, im Vordergrund das Bildschirmfenster Projektauswahl. Es zeigt alle vorhandenen Projekte. Bevor Sie ein eigenes Projekt anlegen, sollten Sie unbedingt mit dem Projektbeispiel experimentieren. Die Projektauswahl kann nicht nur unmittelbar nach Programmstart aufgerufen werden, ein Projektwechsel ist auch zu jedem späteren Zeitpunkt möglich. Passworteingabe Jedes Projekt lässt sich wahlweise durch eine Passwortabfrage vor unbefugtem Zugang schützen. Ist dieser Schutz aktiviert, so erscheint nach der Projektauswahl ein Bildschirmfenster zur Eingabe von Benutzernamen und Passwort. Geben Sie hier bitte Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Sofern Sie das Projektpasswort kennen, voreingestellt mit 123 (ohne Anführungszeichen), können Sie auf die Eingabe Ihres Benutzernamens verzichten. Programmende Sie können WinCongress mit Hilfe des x-buttons rechts oben auf dem Hauptbildschirm oder entsprechend dem Windows-Standard mit der Tastenkombination <ALT+F4> beenden. Der Datenbanknavigator Ein wichtiges Hilfsmittel ist der sogenannte Datenbanknavigator. Mit Hilfe dieses Steuerelements können Sie die Datensätze in der Datenbank durchblättern, Datensätze anlegen, speichern oder löschen. 5

6 Einführende Hinweise Der Datenbanknavigator befindet sich bei Tabellendarstellungen entweder rechts oberhalb oder links unterhalb der jeweiligen Tabelle. Die Buttons Speichern und Abbrechen sind im Normalfall deaktiviert (grau). Beim Anlegen eines neuen Datensatzes oder beim Ändern eines vorhandenen werden sie automatisch aktiv (schwarz). Den Button Speichern brauchen Sie praktisch nie, da WinCongress Ihnen diese Arbeit automatisch abnimmt. Wichtig ist dagegen der Button Abbrechen, mit der Sie den Ausgangszustand vor Änderung des jeweiligen Datensatzes wieder herstellen oder das begonnene Anlegen eines (neuen) Datensatzes abbrechen können. Nächstes voriges Eingabefeld Mit der Tabulatortaste gelangen Sie zu dem nächsten Eingabefeld des jeweiligen Bildschirms. Mit der Tastenkombination <UMSCHALT+TAB> geht es rückwärts: Sind die Daten in Tabellenform angeordnet, sind Tabulator- und Eingabetaste gleichwertig. Mit beiden Tasten erreichen Sie also das rechts daneben liegende Feld der gleichen Tabellenzeile. Dementsprechend gelangen Sie dort auch mit <UMSCHALT+ENTER> zu dem links daneben liegenden Feld. Das Gleiche gilt für Bildschirme mit einer größeren Zahl von Eingabefeldern (Teilnehmeranschrift, Einnahmeund Ausgabebuchungen etc.). Mit Hilfe der Maus können Sie natürlich jederzeit in das gewünschte Eingabefeld springen, ohne sich dorthin durchtasten zu müssen. Eingabehinweise Auf vielen Bildschirmen finden Sie kurze Eingabehilfen in grüner Schrift. Sortieren bei Tabellendarstellung per Mausklick Falls sinnvoll, ermöglichen die tabellarischen Darstellungen die Sortierung per Klick auf die jeweilige Spaltenüberschrift wie beim Windows-Explorer bzw. Arbeitsplatz. Währungssymbol WinCongress verwendet das Währungssymbol, das für den aktiven Benutzer in der Windows-Systemsteuerung festgelegt ist, in Deutschland also üblicherweise oder EUR. Button und Schaltfläche Beide Ausdrücke werden synonym verwendet. Teilnehmer/in oder Teilnehmer Teilnehmer/in wird nach Möglichkeit verwendet, gelegentlich der Kürze halber synonym auch nur Teilnehmer. 6

7 Projektablauf im Überblick Projektablauf im Überblick WinCongress ist in der Lage, Kongressprojekte sehr unterschiedlicher Komplexität zu verwalten, von der einfachen Arbeitstagung mit kostenloser Teilnahme bis hin zu internationalen Kongressen mit mehrsprachiger Onlineanmeldung, Online-Kreditkartenzahlung usw. In diesem Abschnitt wollen wir versuchen, einen typischen Ablauf zu skizzieren. Details zu den genannten Punkten werden in den folgenden Abschnitten behandelt. Vorbereitungen und Vorüberlegungen Teilnahmegebühren Wir gehen hier davon aus, dass Teilnahmegebühren erhoben werden. Das bedeutet in aller Regel, dass auch eine Rechnungsstellung erforderlich ist. Folgende Fragen sollten im Vorfeld geklärt werden: - Welche Zahlungsarten sollen angeboten werden? WinCongress unterstützt die Folgenden: Überweisung, Lastschrift für Teilnehmer/innen mit Konto in Deutschland sowie zwei Arten der Kreditkartenzahlung. Kartenzahlung sollte bei internationalen Kongressen mit einer größeren Zahl von Teilnehmer/innen aus dem außereuropäischen Ausland angeboten werden. Die zulässigen Zahlungsarten bitte mit Ihrer Verwaltung absprechen. - Soweit teilnehmerseitig Überweisung gewählt: Wann sollen die Teilnehmer überweisen? Unmittelbar nach der Anmeldung (online oder offline) oder sollen sie erst den Rechnungserhalt abwarten? o Ggf. können Sie im ersten Fall auf den Rechnungsversand verzichten und sie vor Ort beim Check- In ausgeben werden, ggf. in einer Kongressmappe mit Veranstaltungsinformationen, Badge(s) usw. Die Alternative besteht darin, die Rechnungen mit Bezahlvermerk also als Quittungen an die Teilnehmer zu versenden, die ihre Gebühren vollständig bezahlt haben. o Im Fall des Rechnungsversands sollten Sie überlegen, ob Sie nicht den zeit- und portosparenden Rechnungsversand als Mailanhang im PDF-Format wählen sollten (= WinCongress-Zusatzbaustein) - Gibt es unterschiedliche Anmeldetarife für Früh- und Spätbucher? Wenn ja, wann soll die Spätbucherphase beginnen? Bei entsprechendem Bedarf kann unsererseits für die Onlineanmeldung auch eine weitergehende Phaseneinteilung eingerichtet werden. Steuerliches UNBEDINGT vor der ersten Rechnungsstellung klären, um peinliche und zeitaufwendige Rec h- nungsrückrufe zu vermeiden!!! Bitte klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, ob und für welche Leistungen Sie umsatzsteuerpflichtig sind. Bei Veranstaltungen im Ausland ist möglicherweise(!) der dort geltende Umsatzsteuersatz zugrunde zu legen! Im Zweifelsfall konsultieren Sie bitte Ihren Steuerberater! EU-Nettorechnungen: Für umsatzsteuerpflichtige Veranstalter mit Firmensitz in einem EU-Land: Falls Gleiches (Umsatzsteuerpflicht, Sitz in einem EU-Land, aber nicht in dem des Veranstalters) für den jeweiligen Teilnehmer gilt, müssen Sie eine EU-Nettorechnung für innergemeinschaftliche Leistungen erstellen. Beachten Sie bitte, dass in diesem Fall sowohl Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als auch die des Teilnehmers in der Rechnung erscheinen müssen. Natürlich muss letztere im Rahmen der Anmeldung erhoben werden. WinCongress unterstützt diesen lästigen EU-Formalismus in den Programmreleases seit Herbst Entwurf des Formulars für die Onlineanmeldung Falls Sie Onlineanmeldung anbieten wollen, senden Sie uns bitte so früh wie möglich Ihren Entwurf für das Anmeldeformular sowie den gewünschten Text für die automatische Bestätigungsmail, am besten als Word- Dokument. Anregungen für den Entwurf stellen wir Ihnen gern zur Verfügung. Falls es sich um die Neuauflage eines früheren Anmeldeformulars handelt, ist es in der Regel einfacher, uns nur die gewünschten Änderungen gegenüber dem bisherigen Formular zu nennen. 7

8 Projektablauf im Überblick Ein neues Projekt anlegen Zum Menüpunkt System Neues Projekt anlegen Für die Anlage eines neuen Projekts benötigt WinCongress folgende Informationen: 1. Wollen Sie den Vorlagenordner aus einem früheren Kongressprojekt in das neue Projekt übernehmen? Falls ja, wird ein Vorlagenordner in dem neuen Projektordner angelegt, in den alle Dateien des gewählten Vorlagenordners kopiert werden (Rechnungsvorlagen, Einzel- und Serienbriefvorlagen). Je nachdem dürfte dies die Erstellung von Dokumentvorlagen für das neue Projekt erheblich vereinfachen. 2. WinCongress benötigt ferner eine möglichst treffende Bezeichnung für das neue Projekt. Diese Bezeichnung wird als Name für den neuen Projektordner verwendet und ist zur Orientierung stets in der Titelzeile des Hauptbildschirms sichtbar. 3. Nach dem Anlegen des neuen Projekts startet automatisch der Assistent für die Projektkonfiguration, der Sie Schritt für Schritt durch die Eingabe der Stammdaten des neuen Projekts führt (s. a. Folgeabschnitt Projekteinstellungen und Projektstammdaten ). Die hier getätigten Eingaben können Sie ggf. auch später mit Hilfe des Menüpunktes Projekt abändern bzw. sie neu tätigen. Angezeigt wird Ihnen auch das Projektpasswort, das vor der Ausführung kritischer Aktionen erfragt wird. 4. Tipp: Falls WinCongress für ein lokales Netzwerk eingerichtet ist, könnte grundsätzlich von allen Arbeitsstationen auf das jeweilige Projekt zugegriffen werden. Falls dies nicht erwünscht ist, können Sie per Menüpunkt Projekt - Benutzer und Passwörter (dort Registerseite Optionen ) einstellen, ob vor dem Öffnen des Projekts das Projektpasswort abgefragt wird. Auch können Sie dort das Projektpasswort ändern. EDV-Technisches Für jedes Projekt wird ein eigener Festplattenordner in dem WinCongress-Datenordner mit einer eigenen Datenbank (wincongress.adb) angelegt. Unter diesem Projektordner befindet sich der zugehörige Vorlagenordner. Projekteinstellungen - Projektstammdaten Grundsätzlich könnten Sie nach der Anlage des neuen Projekts auch ohne jegliche Stammdateneingabe gleich mit der Eingabe von Adressen beginnen. Allerdings ist es dringend zu empfehlen, zuvor die Projektstammdaten so vollständig wie zu diesem Zeitpunkt möglich einzugeben und anzupassen. Den Zeitaufwand, den Sie in eine sorgfältige Vorbereitung investieren, ersparen Sie sich später vielfach. Erläuterungen zu einzelnen Punkten der folgenden Tabelle finden Sie weiter unten. Menüpunkt Kostenlos Kostenpflichtig Nicht MWSt-pflichtig MWSt-pflichtig Basisdaten Ja MWST-Sätze - - Falls abweichend von den Vorgaben oder die Stornogebühr steuerpflichtig ist Rechnungseinstellungen - Ja Rechnung als Mailanhang: Anschreiben - Falls Zusatzbaustein freigegeben Rechnungsnummernzähler - Falls der Nummernbereich geändert werden soll Allgemeine Anmeldung Programmpunkte Funktionen Üblicherweise ja Üblicherweise ja Falls weitere Teilnehmerfunktionen als die vorhandenen Funktionen gewünscht werden (Vorgegeben: Teilnehmer/in, Aussteller ) 8

9 Projektablauf im Überblick Freie Teilnehmerklassifizierung Badges: Layoutwahl für Einzeldruck Konten Bei Bedarf Falls ausgewählter Badge aus der Reportkategorie Badges per Mausklick auf den Button Badge: Einzeldruck für den aktuell gewählten Teilnehmer gedruckt werden soll Falls weitere Konten als die vorhandenen Konten gewünscht werden Acquirer-Einstellungen - Falls Kreditkartenzahlung mit Übertragung der Kreditkartendaten an Veranstalter gewünscht Tageskassengebühren Benutzer und Passwörter Falls Verkauf per Tageskasse gewünscht wird Bei Bedarf Onlineprojekte: Interneteinstellungen Damit Ihr WinCongress-Projekt in der Lage ist, mit Ihrem Online-Anmeldeformular (genaugenommen mit der dazu gehörigen Webserver-Datenbank) zu kommunizieren, erhalten Sie von uns Zugangsdaten für das Onlinekonto, das wir für Sie auf unserem Server einrichten. Diese Zugangsdaten geben Sie in WinCongress ein und können dann einerseits die zu buchenden Positionen in Ihr Serverkonto hochladen, andererseits die eintreffenden Onlineanmeldungen in WinCongress abholen. Rechnungsvorlagen anpassen Bevor Sie Rechnungen ausgeben können, muss die Rechnungsvorlage $Rechnung.doc im Vorlagenordner des Projekts angepasst sein. Für den Fall des Totalstornos ist die Vorlage $Stornorechnung.doc vorgesehen. Detailliertes dazu im Abschnitt Rechnungsschreibung mit WinCongress. Routinearbeiten Nach Einrichtung des Projekts fallen im Wesentlichen die folgenden Routinearbeiten an: - Onlineanmeldungen empfangen, falls Projekt mit Onlineanmeldung - Falls erforderlich, Teilnehmer in WinCongress erfassen und anmelden (offline) - Anmeldungen nachträglich ändern, falls von Teilnehmer/in gewünscht - Totalstorno von Teilnehmeranmeldungen, falls gewünscht - Rechnungen erstellen und versenden - Zahlungseingänge verbuchen Onlineanmeldungen abholen Hauptbildschirm: Button Internetanmeldungen Rechnungen erstellen und versenden Teilnehmer, deren Anmeldedaten per Internetanmeldungen abgeholt und in die Projektdatenbank eingefügt wurden, sind automatisch für die Rechnungsstellung vorgemerkt. Rechnungsstellung für alle entsprechend vorgemerkten Teilnehmer per Button Agenda Serienrechnungen erstellen. Dort den Button Bearbeiten anklicken. Falls der Zusatzbaustein Rechnungsversand als Mailanhang freigeschaltet ist, folgt Abfrage, ob der Rechnungsversand als Mailanhang erfolgen soll. Namensschilder (Badges) Für viele Einsatzfälle reicht das Standard-Modul Teilnehmer Namensschilder drucken mit folgenden Features: - Auswahl zwischen drei Namensschildformaten - Einbindung einer Grafik (Kongress-Logo) mit Größenanpassung und Positionierungsmöglichkeit - Schriftgrößenanpassung (kleinere Schrift für längere Namen) - Schriftwahl - Diverse textliche Optionen (ohne/mit akad. Titel, Landesname deutsch oder englisch usw. usw.) - Teilnehmerauswahl (von Teilnehmernummer bis Teilnehmernummer ) 9

10 Projektablauf im Überblick Sonderwünsche quasi beliebiger Art können mit Hilfe des zu WinCongress gehörigen Reportdesigners umgesetzt werden. Über das Standard-Modul hinaus besteht insbesondere auch die Möglichkeit, die von den Teilnehmer/innen gebuchten Punkte in der einen oder anderen Form auf dem Namensschild aufzulisten, Barcodes auszudrucken, mehr als eine Grafik auszugeben usw. Beispiele finden Sie in der Reportkategorie Badges. Diese können entweder von Ihnen oder von uns wunschgemäß adaptiert werden. Unterstützung für die OnSite-Anmeldung Je nach Veranstaltung gibt es eine kleinere oder größere Zahl von Teilnehmer/innen, die unangemeldet am ersten Kongresstag erscheinen. Ist mit einer größeren Zahl derartiger Personen zu rechnen, dann empfiehlt es sich, um Wartezeiten zu vermeiden, schriftliche Anmeldeformulare bereitzuhalten, die anschließend in den oder die Rechner eingegeben werden. Unabhängig davon bietet WinCongress EDV-technisch folgende Unterstützung bei der Abwicklung von OnSite- Anmeldungen: Einzelne Adressdaten übernehmen Möglicherweise existieren Adressdaten zu den in Frage kommenden Personen, gleichgültig, ob es sich dabei um Daten aus der Mitgliederdatei oder des letzten Kongresses handelt. Ist dies der Fall, sollten diese Daten in einer Datei mit bestimmtem Format und bestimmtem Namen abgelegt werden. Ist nämlich eine entsprechende Datei vorhanden, besteht die Möglichkeit, die Adressdaten einzelner Teilnehmer aus dieser Datei per Mausklick in die Projektdatenbank einzufügen, ohne dass diese manuell erfasst werden müssen. Details zu dieser Funktion finden Sie im Anhang. Einzelrechnung ausgeben Nach manueller Anmeldung eines Teilnehmers kann die zugehörige Rechnung auf der Registerseite Gebühren unmittelbar per Button Neue Rechnung erstellt und ausgegeben werden. Einzelnen Badge ausgeben Falls Sie nicht das Standard-Modul für den Namensschilddruck, sondern Badges der Reportkategorie Badges verwenden, sollten Sie das gewünschte Layout per Projekt Badges: Layoutwahl für Einzeldruck auswählen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, das zu einer angemeldeten Person gehörige Namensschild per Mausklick (Klick auf den Button Badge: Einzeldruck) auszugeben. Sonstiges Teilnahmebescheinigungen Teilnahmebescheinigungen erstellen Sie bei Bedarf mit der WinCongress-Serienbriefschreibung. Teilnehmerbenachrichtigungen Falls erforderlich per Teilnehmer Serienbrief oder Teilnehmer Serienmail. Auch Benachrichtigung per Brief oder Mail an alle, die einen bestimmten Programmpunkt gebucht haben, ist möglich. Reports Erlaubt die Ausgabe von Listen, Auswertungen, Übersichten usw., gegliedert nach diversen Kategorien. Näheres s. dort. 10

11 Menüpunkt Projekt Menüpunkt Projekt Im Menüpunkt Projekt legen Sie die grundlegenden Einstellungen für das jeweilige Projekt fest. Die Unterpunkte werden im Folgenden mit kurzen Erläuterungen tabellarisch aufgelistet. Die Punkte Allgemeine Anmeldung und Programmpunkte sowie Freie Teilnehmerklassifizierung werden anschließend ausführlicher beschrieben. Menüpunkt Basisdaten MWSt-Sätze Rechnungseinstellungen Rechnung als Mailanhang Rechnungsnummernzähler einstellen Vorlagenordner Allgemeine Anmeldung Programmpunkte Funktionen Hinweis Allgemeine Angaben zur Veranstaltung, u. a.: Bezeichnung der Veranstaltung: Verwendet u. a. in Listenüberschriften, Spätbuchergebühren nach : Gilt auch für die automatische Gebührenumschaltung im Online-Formular. Vgl. Menüpunkt Projekt Allgemeine Gebühren Reihenfolge bei Adressschreibung: erst Person, dann Institution oder umgekehrt? Freifelder: Für die Teilnehmer existieren 4 Felder, in die je max. 80 Zeichen beliebiger Text eingegeben werden kann. Sie dienen dazu, Inhalte zu erfassen, die in der Datenbank eigentlich nicht vorgesehen sind. In Projekt Basisdaten können Sie die Freifeldbezeichnungen festlegen, die auf der Registerseite Sonstiges des Hauptbildschirms angezeigt werden sollen Bitte unbedingt VOR der ersten Ausgangsrechnung prüfen und ggf. korrekt einstellen. Hier legen Sie auch fest, ob die im Fall des Teilnahmestornos ggf. anfallende Stornogebühr zu versteuern ist. Hier legen Sie spezielle Platzhalterersetzungen für die Rechnungsschreibung fest. Mail-Betreff und -Anschreiben (nur sichtbar, falls betreffender Zusatzbaustein freigegeben ist) Falls der Zähler nicht bei 1, sondern mit einem anderen Wert beginnen soll. Öffnet den zum Projekt gehörigen Vorlagenordner mit Einzelbrief-, Serienbrief- und Rechnungsvorlagen Die eingegebenen Anmeldekategorien und Gebühren werden bei Online- Teilnehmerregistrierung im Online-Formular angezeigt (Näheres dazu im Abschnitt Allgemeine Anmeldung ). Festlegung der von den Teilnehmer zu buchenden Programmpunkte in beliebig vielen Kategorien: Workshops, Rahmenprogramm, Mahlzeiten etc. (Näheres dazu im Abschnitt Programmpunkte ) Jeder Teilnehmer kann einer der hier eingegebenen Funktionsgruppen zugeordnet werden. Zusätzlich zu den vorgegebenen ersten beiden Gruppen mit festgelegter Bedeutung können Sie beliebig viele weitere definieren. Die Funktionszuordnung der Teilnehmer/innen kann für die Auswahl bei Teilnehmerlisten, Serienbriefen, Serienmails, aber auch für die Badge-Gestaltung herangezogen werden (z. B. unterschiedliche Farbgebung je nach Funktion). 11

12 Menüpunkt Projekt Freie Teilnehmerklassifizierung Badges: Layoutwahl für Einzeldruck Konten Tageskassengebühren Acquirer-Einstellungen Benutzer und Passwörter Ferner kann eine prinzipiell beliebig große Menge an Klassifikationsmerkmalen angelegt werden. Die Merkmale sind dichotom (zweiwertig): Die Person ist Mitglied im Arbeitskreis "Sozialpolitik" oder nicht usw. Ausführliche Informationen zur Anwendungen dieser Klassifizierung finden Sie in dem entsprechenden Abschnitt. Hier können Sie eines der Namensschild-Layouts auswählen, das beim Betätigen des Buttons Badge: Einzeldruck aufgerufen werden soll. Diese Funktion ist insbesondere dann hilfreich, wenn Sie unter entsprechendem Zeitdruck eine größere Anzahl von OnSite-Anmeldungen zu bewältigen haben. Hier legen Sie bei Bedarf den Kontenplan für das Projekt fest bzw. ergänzen die vorgegebenen Konten (s. a. Abschnitt Buchführung) Das Tageskassenmodul ist vor allem für den Verkauf von Tageskarten an nicht namentlich erfasste Tagesgäste vorgesehen. Falls Sie es einsetzen, geben Sie hier die Bezeichnungen ( Tageskarte, 2-Tageskarte usw.) und die zugehörigen Preise ein. Gebührensätze u. a. für die Kreditkartenabrechnung Benutzer und Passwörter anlegen, Projektpasswort ändern, Passwortabfrage bei Projektbeginn erforderlich? Das Projektpasswort wird für die Ausführung kritischer Programmfunktionen benötigt! 12

13 Allgemeine Anmeldung Allgemeine Anmeldung Menüpunkt Projekt Allgemeine Anmeldung In diesem und dem folgenden Abschnitt Programmpunkte finden Sie Informationen, wie Sie selbst nicht nur das Buchungsangebot festlegen können, sondern auch die Darstellung im Onlineformular steuern können, sofern Sie mit Onlineanmeldung arbeiten. Im Bildschirm Allgemeine Anmeldung legen Sie die Gebührenkategorien für die allgemeine Veranstaltungsanmeldung an. Ihre Anzahl ist nicht begrenzt. Die allgemeinen Anmeldekategorien im Onlineformular Falls Sie mit Online-Teilnehmeranmeldung arbeiten, erscheinen die hier eingegebenen Kategorien und die zugehörigen Gebühren ggf. unterschieden nach Früh- und Spätbuchergebühren im Online-Formular abgesehen von den Kategorien, bei denen Sie das entsprechende Häkchen weggeklickt haben. Steuermöglichkeiten für die Darstellung im Onlineformular Üblicherweise muss im Rahmen der allgemeinen Anmeldung von den Teilnehmern genau eine Kategorie gewählt werden. Daher werden im Online-Formular üblicherweise so genannte Radiobuttons verwendet, die genau dies bewirken. Voreingestellt beim Formularaufruf ist in diesem Fall die Wahl der zuerst aufgeführten Kategorie. Gelegentlich sind Abweichungen von dieser Einstellung sinnvoll, z. B. dann, wenn zu den allgemeinen Anmeldekategorien auch Tageskarten für bestimmte Tage (Freitag, Sonntag usw.) gehören. In diesem Fall wird man Mehrfachwahlen mit Hilfe von Checkboxen ( Häkchenboxen ) zulassen, aber die Prüfregel so ansetzen, dass mindestens eine Kategorie gewählt sein muss, bevor die Onlineanmeldung fortgesetzt werden kann. Bitte informieren Sie uns, wenn Sie diese Variante für Ihr Onlineformular benötigen. Gebühreneingabe BRUTTO Falls Sie als Veranstalter umsatzsteuerpflichtig sind, bitte die Gebühren BRUTTO, also INKL. der für Sie geltenden Umsatzsteuer eingeben! Achtung: Umsatzsteuer-Kennung Sofern Umsatzsteuer bei dem betreffenden Projekt eine Rolle spielt, müssen die erforderlichen Kennungen für die Kategorien der allgemeinen Anmeldung UNBEDINGT feststehen, BEVOR Sie die erste Rechnung erstellen! Gebuchte Anmeldekategorien können nicht gelöscht werden Eine Anmeldekategorie kann - sinnvollerweise - nur dann gelöscht werden, wenn Sie noch nicht von den Teilnehmer/inne/n gebucht wurde. Soll sie nicht im Onlineformular erscheinen, klicken Sie das Häkchen in der Spalte Sichtbar im Onlineformular? weg. 13

14 Buchungskategorien und Programmpunkte Buchungskategorien und Programmpunkte Menüpunkt System Programmpunkte Dieser komplexe Menüpunkt ist von zentraler Bedeutung für das Teilnehmermanagement: Hier legen Sie die Angebot fest, das Sie den Teilnehmern über die allgemeine Anmeldung hinaus zur Buchung präsentieren wollen, seien es Workshops, Exkursionen, die Kongressparty, Mahlzeiten oder der Tagungsband. Dabei kann es sich um gebührenpflichtige Programmpunkte handeln, aber auch um solche, bei denen eine Anmeldung wegen begrenzter Teilnehmerzahl erforderlich ist. Es kann sich auch um Punkte handeln, bei denen Sie nur die Nachfrage als Anhaltspunkt für die bestmögliche Raumwahl erfassen wollen. Falls Sie nur eine schriftliche Anmeldung vorsehen, sind hier nur die Bezeichnungen der Programmpunkte, die zugehörigen Gebühren und ggf. die jeweilige maximale Teilnehmerzahl anzugeben. Gliederung, Layout, Zusatzinformationen usw. legen Sie in Ihrem schriftlichen Anmeldeformular fest. Im Fall der Onlineanmeldung verlagern sich die Gestaltungsfunktionen auf das Onlineformular. Hinzu kommen hier neue Möglichkeiten, insbesondere die Online-Prüfung der Teilnehmereingaben, die Ihnen lästige und zeitraubende Rückfragen weitestgehend erspart (Stichwort: Intelligente Formulartechnik ). Der aktuelle Menüpunkt stellt Ihnen die Werkzeuge zur Verfügung, sowohl einfache als auch sehr komplexe Buchungsstrukturen in dem Onlineformular nach Ihren Vorstellungen übersichtlich zu realisieren. Überblick Gliederung in Buchungskategorien Layout Reihenfolge Prüfregeln Zusatzinformationen, Erläuterungen je Buchungskategorie und Programmpunkt Workshops, Fachexkursionen, Rahmenprogramm, Catering usw. Hervorgehoben? Rahmen? In welcher Reihenfolge sollen die Buchungskategorien angezeigt werden. In welcher Reihenfolge die Programmpunkte innerhalb der jeweiligen Buchungskategorie? Einfach- oder Mehrfachwahl möglich? Welche Programmpunkte finden gleichzeitig statt und können daher nicht gemeinsam gebucht werden? Hier geben Sie solche Zusatzinformationen ein, die im Online- Formular, nicht aber auf der Rechnung erscheinen sollen. Sie erscheinen oberhalb bzw. unterhalb der Buchungskategorie bzw. des Programmpunktes. Die Auswirkung Ihrer Vorgaben können Sie unmittelbar im Onlineformular kontrollieren: Mausklick auf die Schaltfläche Webserver aktualisieren (falls Änderungen vorgenommen wurden), anschließend auf Webformular öffnen! 14

15 Die Buchungskategorien Buchungskategorien und Programmpunkte Die Buchungskategorien bilden die Oberbegriffe für die Gliederung Ihres Onlineformulars, z.b. Workshops, Rahmenprogramm, Exkursionen. Ihre Anzahl ist nicht begrenzt. Sie finden sie auf der linken Seite des Bildschirmfensters Programmpunkte, darunter die Funktionsschaltflächen Neu, Löschen und Bearbeiten. Bei Neu und Bearbeiten öffnet sich ein Bildschirmfenster, mit dessen Hilfe Sie die Eigenschaften der betreffenden Buchungskategorie festlegen können. Die Einträge dieses Bildschirmfensters beziehen sich sämtlich auf das Onlineformular und eröffnen wichtige Steuermöglichkeiten. Sichtbar Hervorgehoben Preise anzeigen Position Kürzel Datum/Uhrzeit Beschreibung Anmerkung Hinweis Soll die Buchungskategorie im Onlineformular sichtbar sein? Gilt auch für alle zugehörigen Programmpunkte! Standardeinstellung: Sichtbar Bezeichnung der Kategorie durch Schriftauszeichnung (im Allgemeinen durch Fettschrift) hervorheben? Standardeinstellung: Nicht hervorgehoben Das Ausblenden der Preise ist nur bei Kategorien sinnvoll, die ausschließlich kostenlose Programmpunkte enthalten. Standardeinstellung: Preise sollen angezeigt werden. Steuert die Anzeigereihenfolge der Kategorien im Onlineformular. Kann leer bleiben. Fehlen alle Positionsangaben zu den Buchungskategorien, dann gilt die Reihenfolge, in der die Kategorien erfasst wurden. Erscheint im Onlineformular links neben der Bezeichnung der Kategorie Erscheint eingeklammert rechts neben der Bezeichnung der Buchungskategorie. Kann bei Bedarf auch für andere Angaben verwendet werden. Erscheint in Onlineformular zwischen der Bezeichnung der Buchungskategorie und den Programmpunkten Erscheint im Onlineformular unter dem letzten Programmpunkt der Buchungskategorie Erscheint eingerahmt unter dem letzten Programmpunkt der Buchungskategorie, unter Anmerkung, sofern vorhanden. 15

16 Buchungskategorien und Programmpunkte Auswahlmöglichkeit im Internetformular. Gelten jeweils für alle Programmpunkte der betreffenden Buchungskategorie. Radiobox (ausschließend): Genau ein Programmpunkt dieser Kategorie muss gewählt werden. Checkbox (nicht ausschließend): Ein oder mehrere Programmpunkte dieser Kategorie können gewählt werden, Anzahl jeweils gleich 1. Auswahlbox (mehrfach, nicht ausschließend): Jeder Programmpunkt dieser Kategorie kann mit Anzahl 0, 1, 2, gebucht werden. Sinnvoll insbesondere bei Punkten des Rahmenprogramms, die auch für Begleitpersonen gebucht werden sollen. Maximale Anzahl an Buchungen: Bei Wahl Auswahlbox können Sie eine Obergrenze für die Anzahl der jeweils anzumeldenden Personen festlegen. Standardeinstellung: 5. Die in der Tabelle beschriebenen Layout-Eigenschaften für Kürzel, Datum/Uhrzeit, Beschreibung, Anmerkung und Hinweis können für das konkrete Onlineformular von uns modifiziert werden. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn entsprechende Wünsche bestehen. Inkompatible Buchungen von Programmpunkten innerhalb der gleichen Buchungskategorie blockieren 16 Ein keineswegs seltener Fall ist der, dass mehrere Workshops, Kurse etc. zur gleichen Zeit stattfinden, so dass es nicht sinnvoll ist, mehr als einen dieser Programmpunkte zu buchen. Werden diese zeitlichen Überschneidungen von den Teilnehmern übersehen, sind Rückfragen, Reklamationen, Stornierungen etc. vorprogrammiert. Besser ist es, derartige Mehrfachbuchungen bereits online durch entsprechende Prüfregeln wirksam zu verhindern: Eine solche Prüfung realisieren Sie folgendermaßen: Nachdem Sie alle Programmpunkte der betreffenden Buchungskategorie eingegeben haben, rufen Sie das Bearbeitungsfenster der Kategorie auf und wählen Checkbox (nicht ausschließend), sofern nicht schon vorher geschehen (s. Screenshot links) In der Liste der angezeigten Programmpunkte vergeben Sie gleiche (von Null verschiedene) Gruppennummern für Programmpunkte, die nicht gleichzeitig gewählt werden dürfen. Im Beispiel links sollen sich die Buchungen der beiden Montagskurse und der beiden Dienstagskurse gegenseitig ausschließen. Den Text für die Fehlerrückmeldung legen Sie wie gewünscht fest, z.b. Sie haben gleichzeitig stattfindende Workshops gewählt.

17 Buchungskategorien und Programmpunkte Die Programmpunkte Für die Programmpunkte stehen Ihnen im Wesentlichen die gleichen Einstellungen wie für die Buchungskategorien zur Verfügung (Kürzel, Beschreibung, Hinweis usw.). Zusätzlich folgende: Preis Zweitgebühr und die zugehörige Bezeichnung Maximale Teilnehmerzahl MWSt-Satz Zwischenüberschrift Kurzbezeichnung für Teilnehmerkarten Falls Sie als Veranstalter umsatzsteuerpflichtig sind, bitte die Gebühren BRUTTO, also INKL. der für Sie geltenden Umsatzsteuer eingeben! Anwendungsbeispiel: Für den betreffenden Programmpunkt soll zusätzlich ein ermäßigter Preis angeboten werden. Wird für einen Programmpunkt die maximale Teilnehmerzahl erreicht, so wird dieser Punkt im Onlineformular als ausgebucht gekennzeichnet ( Leider ausgebucht bzw. Fully booked ) und ist nicht mehr buchbar. Falls durch Stornierungen Plätze frei werden, wird diese Sperre wieder aufgehoben. Bei der Offline-Anmeldung erhalten Sie einen Warnhinweis, wenn Sie die Maximalzahl überschritten haben. ACHTUNG: Sofern Mehrwertsteuer bei dem betreffenden Projekt eine Rolle spielt, müssen die MWSt-Sätze auch für die Programmpunkte UNBEDINGT feststehen, BEVOR Sie die erste Rechnung erstellen! Bei einer größeren Zahl von Programmpunkten in ein- und derselben Buchungskategorie kann es sinnvoll sein, diese im Onlineformular visuell zu gliedern. Verwendung: Auflistung der gebuchten Punkte auf Teilnehmerkarten (Näheres s. Reports zur Reportkategorie Badges ). Bitte bei der Festlegung der Programmpunktbezeichnungen beachten, dass in Rechnungen usw. anders als im Onlineformular - nur diese ausgegeben werden, nicht aber die Bezeichnungen der zugehörigen Buchungskategorien. Die Buttons BUTTON BENACHRICHTIGEN Die Teilnehmer, die den gewählten Programmpunkt gebucht haben, per Serienbrief oder per Serienmail anschreiben. Tipp: Versuchen Sie zunächst, die Teilnehmer per Serienmail zu benachrichtigen. Falls nicht alle Adressaten eine Mailadresse haben, erhalten Sie vor dem Versenden eine entsprechende Rückmeldung. Die Adressaten ohne Mailadresse können Sie über die Wahl Serienbrief an die Teilnehmer ohne Mailadresse anschreiben. BUTTON INTERNET-EINSTELLUNGEN Hier geben Sie die von uns erhaltenen Zugangsdaten ein. Fall in Ihrem EDV-Umfeld erforderlich, außerdem die Proxyserver-Einstellungen. Diese Einstellungen sind auch für den späteren Empfang der eingegangenen Anmeldungen erforderlich. Die getätigten Eingaben werden benutzerspezifisch gespeichert. Sollen z. B. also zwei Benutzer Zugang zu dem Webserver-Konto haben, müssen beide die Zugangsdaten eingeben. BUTTON WEBSERVER AKTUALISIEREN Hochladen der relevanten Stammdaten in die für das betreffende Projekt eingerichtete Server-Online-Datenbank. Im Wesentlichen handelt es sich um die in den Modulen Basisdaten, Allgemeine Anmeldung und Programmpunkte getätigten Eingaben. Dieser Upload ist nach jeder Änderung in diesen Modulen erforderlich, im Fall der Basisdaten nur, falls die Angabe Spätbuchergebühren gelten nach geändert wurde, so dass der Server weiß, ab wann er auf die Spätbuchergebühren umschalten soll. BUTTON WEBFORMULAR ÖFFNEN Öffnet das zu dem Projekt gehörige Online-Anmeldeformular. Sie können dadurch per Mausklick prüfen, ob die Darstellung Ihren Vorstellungen entspricht. Falls nicht, bitte ggf. Änderungen in Allgemeine Anmeldung bzw. in Programmpunkte vornehmen. Soweit Sie die gewünschten Darstellungsänderungen nicht selbst umsetzen können, benachrichtigen Sie uns bitte. 17

18 Freie Teilnehmerklassifizierung Freie Teilnehmerklassifizierung Die Teilnehmerklassifizierung hat sich als sehr hilfreich erwiesen, um Merkmale abzubilden, die eigentlich nicht in der WinCongress-Datenbank enthalten sind. Sie bietet sehr flexible Einstufungsmöglichkeiten für die Teilnehmer zusätzlich zu der nach "Funktion". Sie ist im Unterschied zu dieser nicht exklusiv: Eine Person kann also beliebig viele Merkmale dieser Art aufweisen. Anwendungsmöglichkeiten Die Teilnehmerklassifizierung können Sie für die Empfängerauswahl bei Serienbriefen, Serien- s und Adressetiketten sowie für den Listendruck der Reportkategorie Teilnehmer als Auswahlgesichtspunkte heranziehen: - Schreibe eine Serien- an alle Mitglieder des Arbeitskreises Physik - Erstelle eine Liste aller Sponsoren - Erstelle Teilnahmebescheinigungen für alle anwesenden Personen (s. unten die Beispiele 2 und 3) usw. Manuelles Verfahren Bei diesem Vorgehen erfassen Sie in dem Menüpunkt Projekt Freie Teilnehmerklassifizierung die in Frage kommenden Merkmale manuell. Die eigentliche Zuordnung dieser Merkmale zu den jeweiligen Teilnehmer/inne/n nehmen Sie auf dem Hauptbildschirm vor: Freie Klassifizierung, Button Bearbeiten. Automatisches Verfahren Ein ganz besonderer Aspekt der Flexibilität dieses Features besteht darin, dass nicht nur diese Stammdateneinträge, sondern ggf. sogar die Zuordnung der Merkmale zu den Personen quasi automatisch geschehen können. Anwendungsbeispiel 1 Ihr Online-Anmeldeformular soll statistische Daten erfassen, z. B. die Altersgruppe der Teilnehmenden als Auswahlfelder ( Altersgruppe usw.). Wenn Sie diese Abfrage als normalen Programmpunkt eingeben, erscheint dieser auch in der Rechnung, was im Allgemeinen nicht besonders sinnvoll sein dürfte. In diesem Fall informieren Sie uns, dass dieser Punkt in die Freie Teilnehmerklassifizierung übernommen werden soll. Im vorliegenden Beispiel sollten Sie natürlich auch eine Altersgrupppierung vorgeben. Alles Weitere Stammdateneinträge und die Zuordnung des jeweiligen Teilnehmers zu seinem Klassifikationsmerkmal richten wir so ein, dass es völlig automatisch bei der Übernahme der Online-Anmeldungen in die Datenbank geschieht! Anwendungsbeispiel 2 Sie wollen Teilnahmebescheinigungen nur für die Personen ausstellen, die sich tatsächlich eingecheckt haben: Dazu legen Sie vorab einen Klassifikations-Stammdateneintrag ein, den Sie zum Beispiel mit ANWESEND bezeichnen. Beim Check-In ordnen Sie das ANWESEND -Merkmal der betreffenden Person zu. Für die Ausstellung der Teilnahmebescheinigungen per Serienbriefschreibung wählen Sie die Personen aus, denen das Merkmal ANWESEND zugeordnet ist. Anwendungsbeispiel 3 Der Menüpunkt Teilnehmer Tickets erlaubt es Ihnen, Barcode-Tickets zu drucken und zu versenden. Nach erfolgreichem Druck der Tickets und zugehörigen Adressetiketten können die einbezogenen Personen gekennzeichnet werden, damit sie nicht ein weiteres Mal in den Versand einbezogen werden. Umsetzung: Den betreffenden Personen wird das Merkmal $TICKVERSAND zugeordnet. Personen mit diesem Merkmal werden von weiteren Versandaktionen ausgeklammert. Übrigens: Beim Einscannen der Barcode-Tickets beim Check-In wird zur Kontrolle das Merkmal $TICKCHECK vergeben, könnte also ebenfalls als Basis für die Erstellung von Teilnahmebescheinigungen dienen. 18

19 Die Teilnehmerverwaltung Die Teilnehmerverwaltung Leistungsübersicht 1. Teilnehmeranmeldung / Finanzielles Online-Teilnehmerregistrierungen empfangen Manuelle Teilnehmeranmeldung: Adressdaten und gebuchte Programmpunkte eingeben / bearbeiten Rechnungsdruck für neue bzw. geänderte Anmeldungen Teilnahmestorno: Stornorechnung bei Gesamtstorno Zahlungseingänge verbuchen Zahlungen an die Teilnehmer (Rückzahlungen, Reisekostenerstattungen, Honorarzahlungen etc.) verbuchen Information über den Kontostand je Teilnehmer Zahlungsübersicht über alle von dem Teilnehmer oder an den Teilnehmer gezahlten Beträge 2. Adressverwaltung Teilnehmer suchen, gruppieren, filtern Teilnehmerdaten nach MS Excel exportieren Manuelle Erfassung und Bearbeitung der Teilnehmeradressen Unterstützung bei der Kongresskorrespondenz durch Einbindung von Word-Briefvorlagen an den gewählten Teilnehmer starten Adressetiketten für gewählten Teilnehmer drucken Serienbriefe, Serienetiketten und Serien- s mit Teilnehmerauswahl über eine grafische Benutzeroberfläche Namensschilddruck mit umfangreichen Optionen 3. Teilnehmerlisten Vorgegebene und selbst gestaltete Teilnehmerlisten Kontostands-Listen Teilnehmerlisten je buchbaren Programmpunkt 4. Aussteller Falls mit dem Kongress eine Ausstellung verbunden ist: Erfassung ausstellerspezifischer Daten: Platz- und Platzierungswunsch, Standnummer, Website etc. 19

20 Der Hauptbildschirm Der Hauptbildschirm Der Hauptbildschirm bildet nicht nur die Schaltzentrale von WinCongress, sondern umfasst auch die wichtigsten Bestandteile der Teilnehmerverwaltung. Aufbau Überschriftzeile mit Angabe des aktuellen Projekts und des jeweiligen Teilnehmernamens Pulldown-Menü ( System Hilfe ) Symbolleiste für häufiger benötigte Programmfunktionen Teilnehmerübersicht, rechts daneben zugehörige Eingabefelder und Schaltflächen ( Buttons ) Registerseiten zur Anzeige und Bearbeitung der jeweiligen Teilnehmerdaten. Die Funktionen des Pulldown-Menüs und der Symbolleiste werden im jeweiligen Kontext beschreiben. Die Teilnehmerübersicht Die Teilnehmerübersicht bietet nahezu unbegrenzte Möglichkeiten für die Darstellung von Teilnehmerdaten, sondern auch für das Erfassen, Ändern, Löschen, Suchen und Exportieren und weitere Funktionen. Die Darstellungsfunktionen Diese Funktionen Sortieren, Gruppieren, Filtern - haben keinerlei Auswirkung auf die in der Datenbank gespeicherten Daten: Eine Filtereinstellung, die die Anzeige auf die Teilnehmer aus Deutschland begrenzt, bewirkt also keinesfalls, dass nicht angezeigte Teilnehmer gelöscht werden. Ebenso wenig hat das Ausblenden von Tabellenspalten irgendeine Auswirkung auf die gespeicherten Daten. Zwei Steuermöglichkeiten über die Spaltenüberschriften der Tabelle per Schaltfläche Tabellensteuerung 20

21 Der Hauptbildschirm Sortieren Wie beim Windows Explorer / Arbeitsplatz : Sortierte Anzeige nach jeder beliebigen Spalte per Klick auf die Spaltenüberschrift Der helle Pfeil zeigt die Sortierungsrichtung an: Pfeilspitze oben ( von klein nach groß ): Aufsteigende Sortierung Pfeilspitze unten: absteigende Sortierung Gruppieren Filtern Gruppierung nach jeder Tabellenspalte möglich. Bitte die betreffende Spaltenüberschrift per Drag&Drop in die sogenannte Gruppierungsbox ( Ziehen Sie eine Spaltenüberschrift hierher, um nach dieser Spalte zu gruppieren ) verlagern. Mit Hilfe der Plus- und Minus-Schaltflächen aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Anzeige der Einzeldatensätze. Wenn Sie mehrere Spaltenüberschriften in die Gruppierungsbox ziehen, erhalten Sie eine mehrstufige Gruppierung! Gruppierung beenden: Die Tabellenüberschriften per Drag&Drop an beliebige Stelle in der Übersichtstabelle ziehen. Filter Nr. 1 Dunkle, nach unten weisende Pfeilspitze anklicken und gewünschte Filterung auswählen Filter Nr. 2: Spezial- oder Anwenderfilter Filteranzeige: Erscheint bei aktivem Filter Anzahl bezieht sich auf die Personen, die die aktuelle Filterbedingung erfüllen Checkbox: Filter temporär ein- und ausschalten Filter Nr. 3: Filterdesigner Aufruf: Trichtersymbol im Datenbanknavigator anklicken Der Filterdesigner erlaubt die komplexesten Filterungen. Speichern : Filterregel in einer Datei speichern. Öffnen : Gespeicherte Filterregel einlesen 21

22 Der Hauptbildschirm Spalteneigenschaften Spaltenreihenfolge ändern: Spaltenüberschrift per Drag&Drop an die gewünschte Position ziehen. Ohne Abb. Spaltenbreite ändern: Klicken Sie mit der Maus in der Tabellenüberschrift auf die Trennlinie zwischen zwei Spalten und ziehen Sie die Trennlinie bei gedrückter Maustaste nach rechts oder links, wie gewünscht Spalte ausblenden und weitere Funktionen zur Steuerung der Spaltendarstellung Erreichbar über das Kontextmenü (rechte Maustaste) zu den Spaltenüberschriften Ausgeblendete Spalten werden in der Spaltenablage angezeigt und können bei Bedarf von dort aus wieder an die gewünschte Position gezogen werden. Button Tabellensteuerung Alle Einzeldatensätze sichtbar / unsichtbar: nur bei aktiver Gruppierung wirksam Excel-Export: exportiert werden die Daten der angezeigten Spalten. Ein eventuell aktiver Filter wird berücksichtigt. Die Daten zu einzelne Datenfeldern exportieren: 1. Alle Spalten unsichtbar: 2. Spaltenablage anzeigen und die gewünschten Spalten in die Tabelle einfügen 3. Exportieren: Excel wird automatisch gestartet 4. Alle Spalten sichtbar Tabelleneigenschaften speichern: Per Mausklick speichern Sie Ihre ganz persönlichen Einstellungen. Beim nächsten WinCongress-Start werden sie automatisch reaktiviert. Speicherung als GridProps1.ini und GridProp2.ini in dem lokalen WinCongress-Ordner. Tipp: Diese Dateien löschen, falls die im Programm verankerten Standardeinstellungen wieder hergestellt werden sollen. 22

23 Suchfunktionen Der Hauptbildschirm SUCHE ÜBER ORT UND NAME Klicken Sie bitte in das Eingabefeld "Ortssuche" am rechten Bildschirmrand, geben Sie zum Beispiel f oder F ein und klicken Sie anschließend auf Suchen : Angezeigt werden alle Teilnehmer, in deren Wohnortsbezeichnung ein f oder F vorkommt. Das Entsprechende gilt für die Namenssuche: Angezeigt werden alle Personen, die die eingegebene Zeichenfolge in ihrem Vor- oder Nachnamen aufweisen. SUCHE ÜBER DIE RECHNUNGSNUMMER Von Interesse bei dem Einbuchen von Überweisungen, in deren Verwendungszweck die Rechnungsnummer enthalten ist. INKREMENTELLE NAMENSSUCHE Automatische Einstellung der Sortierung auf die Namensspalte. Cursor zeigt auf den ersten Namen, dessen Anfangsbuchstaben zu der bisherigen Eingabe passen. Anwendungsbeispiel: wie zuvor, wenn jedoch nur der Name, aber nicht die Rechnungsnummer bekannt ist. Editierfunktionen TEILNEHMER/INNEN ANLEGEN Starten per Klick auf den + -Button des Datenbanknavigators rechts oben (neben dem Beenden-Button). Das Folgende dient dazu, das Risiko von Doppeleinträgen in die Datenbank zu minimieren. VORHANDENE TEILNEHMERDATEN ÄNDERN Die Angaben des gewählten Teilnehmers auf der Registerseite Anschrift ändern TEILNEHMEREINTRAG LÖSCHEN Starten per Klick auf den -- -Button des Datenbanknavigators rechts oben. Ein Teilnehmereintrag kann nur dann gelöscht werden, wenn - der Teilnehmerstatus Vorläufig ist - der Kontostand ausgeglichen ist - Noch keine Rechnung erstellt wurde. Trifft eine dieser Voraussetzungen nicht zu, kann der Teilnehmereintrag nicht gelöscht werden. Teilnehmer markieren Bei Serienbriefen, Serien- s, Listen, Namensschildern usw. besteht die Möglichkeit, nur markierte Teilnehmer in die Auswahl einzubeziehen. So markieren Sie den oder die gewünschten Teilnehmer: 1. den Teilnehmer mit der Maus oder den Pfeiltasten anwählen 2. die Leertaste betätigen oder die Schaltfläche Markierung ein/aus anklicken. Der Teilnehmer ist jetzt markiert, erkennbar an dem Stern in der mit M überschriebenen Tabellenspalte. Tipp: Falls Sie mehrere zusammenhängende Einträge markieren wollen, empfiehlt sich die Markierung per Leertaste, da in diesem Fall der Satzzeiger automatisch auf den nächsten Datensatz in der eingestellten Sortierfolge positioniert wird. Hinweis: Diese Markierungen werden in der Datenbank gespeichert, bleiben also auch beim Verlassen des Programms oder beim Ausschalten des Rechners erhalten. Falls Sie im Netzwerkbetrieb arbeiten, sollten Sie sich absprechen, dass nicht von einem anderen Terminal gleichzeitig markiert wird. 23

24 Der Hauptbildschirm MARKIERUNGEN AUFHEBEN: Betätigen Sie die Leertaste erneut, verschwindet die Markierung des betreffenden Datensatzes wieder. Alternativ können Sie auch hierfür die Schaltfläche Markierung ein/aus verwenden. Mit Hilfe der Schaltfläche Markierungen löschen entfernen Sie alle Markierungen. Registerseite Anschrift Die Eingabe eines neuen Teilnehmers kann auch von einer anderen Registerseite aus eingeleitet werden. Da man sinnvollerweise mit den Adressdaten beginnt, wechselt das Programm stets auf diese Registerseite Vorbesetzungen: Der Status vorbesetzt mit Vorläufig unterscheidet im Wesentlichen zwischen den Teilnehmern, die als Interessenten einzustufen sind, und den angemeldeten Teilnehmern. Für (manuelle) Anmeldungen verwenden Sie bitte die Registerseite Gebühren. Funktion Zu Aussteller: Falls Sie eine Person als Aussteller einstufen, erscheint die zusätzliche Registerseite Aussteller, auf der Sie Informationen wie Platzbedarf, Platzierungswünsche, Homepage usw. vermerken können. Anrede Ohne ist für Ämter, Institutionen etc. ohne namentlich genannten Ansprechpartner vorgesehen. Land Das Herkunftsland der Teilnehmer wird durch das maximal zweistellige Länderkennzeichen (IT, DK, IE, PL, GB usw.) entsprechend der ISO-Norm 3166 festgelegt. Ist Ihnen das Länderkennzeichen des Teilnehmers geläufig das dürfte der Normalfall sein geben Sie es als Land oder wählen es per Klick auf den Abwärtspfeil aus. Pflichtfelder Die Pflichtangaben auf der Adressenseite sind mit einem Stern (*) gekennzeichnet. Falls Sie die Adressen nur für den internen Bedarf benötigen, kommen Sie mit der Eingabe von Anrede, Funktion, Land, Nachname und Ort aus (Pflichtfelder). Falls Sie postalisch vollständige Anschriften für Ihre Korrespondenz benötigen, sollte die Straßenangabe nicht fehlen Rechnungsadresse Falls vorhanden, wird diese bei allen Rechnungen und Stornorechnungen gewählt, nicht jedoch bei der sonstigen Korrespondenz. Freie Teilnehmerklassifizierung und Schaltfläche Bearbeiten Die Tabelle zeigt die für den aktuellen Teilnehmer gültigen Klassifikationsmerkmale an. Mit Hilfe der Schaltfläche Bearbeiten können noch nicht zugeordnete Merkmale zugeordnet oder vorhandene abgewählt werden. Bemerkungen Hier können Sie für jeden Teilnehmer einen beliebigen Bemerkungstext eingeben. Die Schaltfläche Per Mausklick können Sie eine an den aktuellen Teilnehmer starten. Aufgerufen wird das in der Windows- Systemsteuerung (Internetoptionen) eingestellte Standard- -Programm. 24

25 Die Schaltfläche Duplizieren Der Hauptbildschirm Beim Anlegen eines neuen Teilnehmers können Sie die Anschrift des aktuell gezeigten Teilnehmers duplizieren. Diese Funktion erspart besonders dann Eingabearbeit, wenn die Datensätze mehrerer Personen aus der gleichen Institution manuell anzulegen sind. Die Schaltfläche Brief Über diese Schaltfläche rufen Sie die Einzelbrief-Funktion von WinCongress auf: Es erscheint ein Bildschirmfenster, in dem Ihnen eine oder mehrere Word-Briefvorlagen zur Auswahl angezeigt werden. Die Vorlagenbeispiele im Projektbeispiel dienen lediglich der Illustration. Wie Sie Ihre eigenen Vorlagen gestalten, richtet sich weitgehend nach Ihren Erfordernissen und Vorstellungen. Der Abschnitt über die Erstellung der Word-Dokumentvorlagen erläutert das Vorgehen im Einzelnen. Bitte wählen Sie eine Briefvorlage aus: MS Word wird gestartet und zeigt einen Brief mit Anschrift und Briefanrede für den ausgewählten Adressaten. Bei Bedarf können Sie den so erzeugten Brief vor dem Druck natürlich noch abändern. Die Briefanrede wird in deutscher oder in englischer Sprache ausgegeben. Wie Sie die Briefanrede auf die gewünschte Sprache einstellen, ist ebenfalls im erwähnten Abschnitt beschrieben. Die Schaltfläche Adressetikett Als Aufkleber für Päckchen, fensterlose Briefumschläge wird gelegentlich ein einzelnes Adressetikett benötigt. Nach Anklicken dieser Schaltfläche erscheint ein Bildschirmfenster, in dem Sie auswählen können, welches der 12 Etiketten des Druckbogens bedruckt werden soll. Die Schaltfläche Badge: Einzeldruck Beim Anklicken wird der Badge-Druck zu der gewählten Adresse gestartet. Verwendetes Badge-Layout wie in Projekt Badges Layoutwahl für Einzeldruck eingestellt. Der Button ist nur für angemeldete Personen aktiv. 25

26 Der Hauptbildschirm Registerseite Gebühren Funktionen Teilnehmeranmeldung offline Anmeldungen ändern Teilnahmestorno insgesamt Rechnungen erstellen Kostenerstattungen buchen Zahlungseingänge verbuchen Steuerung über die Funktionsschaltflächen im rechten Bildschirmbereich. Ihre Beschriftung, Funktion und Status (aktiviert deaktiviert) wechseln in Abhängigkeit von dem Teilnehmerstatus. Anmelden / Anmeldung ändern Mit Hilfe dieses Bildschirms melden Sie Teilnehmer manuell an oder ändern bei Bedarf vorhandene Anmeldungen. Die obere Tabelle enthält alle Kategorien für die allgemeine Anmeldung, entsprechend den Vorgaben im Menüpunkt Projekt Allgemeine Anmeldung. Als gebucht gelten nur die Punkte, für die eine von Null verschiedene Anzahl eingetragen ist. Die obere Tabelle lässt Anzahleinträge größer als 1 zu, auch wenn diese allenfalls in Ausnahmefällen in Frage kommen dürfte. 26 Im Unterschied dazu sind bei der unteren

27 Der Hauptbildschirm Tabelle, die auf den Vorgaben im Menüpunkt Projekt Programmpunkte beruht, Anzahleinträge größer 1 wegen eventueller Begleitpersonen beim Rahmenprogramm nicht ungewöhnlich. Falls erforderlich, können Sie auch die vorgegebene Gebühr verändern. Eine solche Änderung gilt ausschließlich für die betreffende Buchung der betreffenden Person, hat also keine Rückwirkung auf die Stammdaten Sofern für einen Programmpunkt eine zweite Gebührenstufe ( Ermäßigt, Kinder o. ä.) vorgesehen ist, sind Anzahl2 und Gebühr2 ebenfalls editierbar, andernfalls rötlich eingefärbt. Wenn Sie einen Teilnehmer angemeldet oder seine Anmeldedaten verändert haben informiert Sie das Programm, dass Teilnehmer/in für die Rechnungserstellung vorgemerkt wurde. Außerdem erscheint die Beschriftung der Schaltfläche Neue Rechnung auf der Registerseite Gebühren in Fettschrift. Bei Bedarf erstellen Sie die neue Rechnung sofort per Mausklick auf die betreffende Schaltfläche. Um mehrere oder alle anstehenden Rechnungen in einem einzigen Rechnungslauf zu erstellen, verwenden Sie zweckmäßigerweise die Agenda-Funktion, dort Serienrechnungen erstellen. Anmeldung ändern: Dient der (nachträglichen) Änderung der Anmeldedaten über den Anmeldebildschirm. Der Unterschied zur Erstanmeldung besteht darin, dass die Gebührenvorgaben aus der vorausgegangenen Bearbeitung der Anmeldedaten dieses Teilnehmers stammen und nicht aus den Stammdaten. WEBSERVER-AKTUALISIERUNG BEI ONLINE-PROJEKTEN Falls Sie Personen zu Programmpunkten mit Teilnehmerbegrenzung angemeldet haben, sollten Sie die Webserver-Aktualisierung starten, damit die Teilnehmerzählung auf dem Webserver aktuell ist (vgl. Abschnitt Online- Anmeldungen empfangen ). UNTERSCHIEDE ZWISCHEN OFFLINE- UND ONLINE-ANMELDUNG Im Vergleich zu der bisher besprochenen Offline-Anmeldung, ist der Ermessensspielraum für Teilnehmer, der sich über das Internet anmelden, zwangsläufig begrenzter. Die folgende Tabelle fasst die Unterschiede zusammen. Gebühren Offline-Anmeldung Sie können die vom Programm vorgeschlagenen Gebühren für den aktuellen Teilnehmer ändern. Online-Anmeldung Die Gebühren sind von dem Teilnehmer nicht änderbar. Maximale Teilnehmerzahl Das Programm weist auf eine eventuelle Überschreitung der maximalen Teilnehmerzahl hin, erlaubt die Überbuchung. Überbuchung wird nicht zugelassen. Bei ausgebuchten Programmpunkten erscheint ein entsprechender Hinweis ( Leider ausgebucht ) o. ä. Button Stornieren Das Teilnahmestorno bewirkt folgendes: Stornoablauf: 1. Nach Anklicken der Storno-Schaltfläche öffnet sich das Stornofenster. Gebührenvorschlag entsprechend der Festlegung im Menüpunkt System Basisdaten. Kann von Ihnen überschrieben werden. 2. Da vorausgesetzt wird, dass der Teilnehmer physisch nicht anwesend sein wird, werden für diesen Teilnehmer alle Buchungen gelöscht. 3. Unter bestimmten Bedingungen (Kontostand des Teilnehmers ausgeglichen, bisher keine Rechnung erstellt) wird der Teilnehmerstatus nicht auf Storniert, sondern auf Vorläufig zurückgesetzt. Teilnehmer mit diesem Status können aus der Datenbank gelöscht werden. Andernfalls erhält Teilnehmer/in den Status Storniert und wird für die Ausgabe einer Stornorechnung vorgemerkt. Hinweis: Das Storno wird vom Programm auch dann ausgeführt, wenn an den Teilnehmer Kostenerstattungen (Reisekosten, Honorare, Stipendien) geleistet wurden, deren Voraussetzungen durch das Storno womöglich entfallen. Sie können also auch nach dem Storno noch entscheiden, wie mit diesen Beträgen zu verfahren ist. 27

28 Der Hauptbildschirm Button Gebührenzahlung Öffnet ein Fenster zur Verbuchung von Überweisungen, ggf. auch von Bar- oder Scheckzahlungen. Kreditkartenzahlungen verbuchen Sie bitte über den entsprechenden Unterpunkt des Menüpunktes Buchführung. Bei Lastschriftzahlern wird die Zahlung bereits bei der Erstellung der Lastschriftdatei als eingegangen verbucht. Eine Verbuchung des Zahlungseingangs entfällt daher (s.u. ). Die Überweisung muss für die Zuordnung entweder den Teilnehmernamen oder/und die Rechnungsnummer enthalten. Falls nur die Rechnungsnummer enthalten ist, finden Sie den Teilnehmer mit Hilfe der Funktion Suche nach Rechnungs-Nr (Hauptbildschirm rechts oben). Auf der Registerseite Gebühren für den betreffenden Teilnehmer den Button Gebührenzahlung anklicken, um den Zahlungseingang zu verbuchen. Button Rechnungen + Zahlungen Übersicht über alle erstellten Rechnungen, Zahlungseingänge und Kostenerstattungen für die aktuell gewählte Person Button Kostenerstattungen Verbuchung von Reisekostenzuschüssen, Honoraren oder Stipendien Registerseite Sonstiges Anzeige und Eingabe der 4 Freifelder pro Person Daten einer eventuellen Begleitperson. Angaben zum Shuttle-Transfer (nur sichtbar, falls Zusatzbaustein freigeschaltet), Registerseite Aussteller Nur sichtbar, wenn der Teilnehmer als Aussteller eingestuft wurde. 28

29 Online-Anmeldungen empfangen Online-Anmeldungen empfangen Aufruf: Button Internetanmeldungen auf dem Hauptbildschirm SCHALTFLÄCHE EINSTELLUNGEN Bevor Sie Internetanmeldungen empfangen können, geben Sie hier die von uns für das aktuelle Onlineprojekt erhaltenen Zugangsdaten ein, sofern für diese Arbeitsstation noch nicht geschehen. Bitte beachten: Die Zugangsdaten werden nur auf der Arbeitsstation gespeichert, auf der sie eingegeben wurden (Windows-Registrierung). SCHALTFLÄCHE EMPFANGEN Über diese Schaltfläche rufen Sie die seit dem letzten Abruf auf dem Internetkonto eingetroffenen Anmeldungen ab. Die eingespielten Daten werden nicht sofort in die WinCongress-Teilnehmerdatenbank übernommen. Vielmehr haben Sie die Möglichkeit, zuvor offensichtlich fehlerhafte Daten zu korrigieren bzw. zu löschen. SCHALTFLÄCHE ÜBERNEHMEN Nach der Sichtung und eventuellen Korrektur der eingespielten Daten übernehmen Sie diese in die WinCongress- Teilnehmer-Datenbank. Die übernommenen Teilnehmer werden als Angemeldet gekennzeichnet und für die Rechnungserstellung vorgemerkt. Werden bei der Datenübernahme Auffälligkeiten oder Fehler festgestellt (z. B. Buchung eines nicht mehr vorhandenen Programmpunktes), so erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Die entsprechenden Fehlerhinweise werden in einer Protokolldatei namens IntLog.txt festgehalten, die Ihnen anschließend angezeigt wird. Bitte beachten: Die Protokolldatei wird bei der nächsten Datenübernahme gelöscht bzw. überschrieben! Fehler sollten also umgehend korrigiert werden. SCHALTFLÄCHE WEBSERVER AKTUALISIEREN Falls die Datenübernahme sich auf auch Programmpunkte mit Teilnehmerbegrenzung bezog, erhalten Sie anschließend einen entsprechenden Hinweis zur Webserver-Aktualisierung. Diese ist erforderlich, um den aktuellen Anmeldestand an den Webserver zu melden, so dass ggf. Programmpunkte für weitere Buchungen gesperrt bzw. freigegeben werden können. 29

30 Serienbrief, Serien- und Adressetiketten Serienbrief, Serien- und Adressetiketten Aufruf über den Menüpunkt Teilnehmer im Pulldown-Menü. Die Assistenten führen Sie jeweils Schritt für Schritt durch den Arbeitsablauf. Besonderheiten Serienbrief ANSCHRIFTFENSTER VERTIKAL ZENTRIEREN Die Wahl der Zentrierungsoption bewirkt, dass der Druck der kürzeren Adressen, also der Adressen mit weniger als 8 Druckzeilen, nicht auf der gleichen Höhe wie der der längeren beginnt, sondern erst ein bis zwei Druckzeilen tiefer. Die Adressen erscheinen dann stets in der Mitte des Anschriftfensters bzw. -etiketts. AUSWAHLABFRAGE TEILNEHMERDATENBANK Falls ein Versand als Infopost in Frage kommt, ersparen Sie sich die manuelle Sortierung, wenn Sie die Sortierfolge nach Land + PLZ + Nachname wählen. Genauere Informationen zur Auswahlabfrage s. gesonderter Abschnitt. DOKUMENTVORLAGE AUSWÄHLEN UND MS WORD STARTEN Das Auswahlfenster enthält alle in dem Vorlagenordner des Projekts enthaltenen Word-Serienbriefvorlagen (zu ihrer Erstellung vgl. den entsprechenden Abschnitt). Besonderheiten Serien- In das Mailing werden nur die Adressaten mit formal korrekter -Adresse einbezogen. Das Modul verwendet seine eigene -Funktionalität, greift also nicht auf die eingestellte Standard- -Anwendung zurück. Falls noch nicht eingegeben, fordert WinCongress daher vor dem Senden die Daten des zu verwendenden - Kontos an. Jede Mail wird einzeln versandt (also kein CC oder BCC). Daher kann das Senden längere Zeit in Anspruch nehmen, zumal falls Anlagen vorhanden sind. Ggf. empfiehlt es sich, die zu übermittelnden Dokumente auf Ihren Server zu verlagern, so dass die Mail nur die Downloadlinks enthalten muss. Besonderheiten Etikettendruck Für den Druck verwenden Sie bitte Etiketten der Fa. Zweckform in der Größe 97,0 x 42,3 mm, die auf Trägerpapier im Format DIN A4 aufgebracht sind. Sie erhalten sie im Bürofachhandel unter den Bestellnummern 4781 (25 Blatt, 300 Etiketten) und 3659 (100 Blatt, 1200 Etiketten). 30

31 Auswahlabfrage Teilnehmerdatenbank Auswahlabfrage Teilnehmerdatenbank Dieses Fenster erscheint beim Aufruf der Menüpunkte Serienbrief, Serien- , Adressetiketten sowie bei den Listen der Reportkategorie Teilnehmer. Es bietet eine grafische Oberfläche für Abfragen der Teilnehmerdatenbank, ohne dass Kenntnisse einer Datenbankabfragesprache erforderlich sind. Daneben haben Sie die Möglichkeit, die Sortierfolge für die Ausgabe festlegen. Das Fenster enthält 4 Boxen: 1. Teilnehmerstatus (obere Reihe, links) 2. Teilnehmerfunktion (obere Reihe, Mitte 3. Freie Klassifikation (mittlere Reihe rechts) 4. Datenbankfelder (mittlere Reihe links) Zu unterscheiden ist das logische Verhältnis der Blöcke untereinander und der Einträge innerhalb des gleichen Blocks: Die Blöcke stehen untereinander in einem logischen UND-Verhältnis: Beispiel: Sind in den beiden Blöcken der oberen Reihe nur die Kästchen Angemeldet und Aussteller angeklickt, so werden nur angemeldete Aussteller berücksichtigt. Durch Einträge in die unteren Blöcke lässt sich diese Auswahl weiter eingrenzen, etwa auf die angemeldeten Aussteller aus dem Ausland, aus den USA usw. Die Einträge innerhalb der Blöcke 1-3 (s. o.) stehen in einem logischen ODER-Verhältnis: Je mehr Kästchen angeklickt sind, umso breiter ist das Auswahlspektrum. Funktion und Freie Klassifizierung : Ist KEINES der Kästchen gewählt, so wirkt dies genauso, als ob ALLE Kästchen angeklickt wären (Grund: vereinfachte Handhabung). Starteinstellungen Wenn das Fenster auf dem Bildschirm erscheint, sind keine Auswahlvorgaben eingetragen. Falls Sie alle vorhandenen Personeneinträge einbeziehen wollen und mit der eingestellten Sortierfolge einverstanden sind, schließen Sie es gleich wieder. 31

32 Auswahlabfrage Teilnehmerdatenbank Block Datenbankfelder Dieser Block (Überschrift: UND Feld Vergleich Wert ) bildet das Kernstück der Auswahlabfrage. Im Unterschied zu den anderen drei Blöcken haben Sie hier die Wahl, ob Sie die Einzelbedingungen durch UND oder ODER verknüpfen wollen. Spalte Feld Hier wählen Sie das Datenbankfeld aus Wenn Sie den Mauszeiger über die Auswahlliste bewegen, erscheint unterhalb ein kurzer erläuternder Hinweistext zu dem Datenbankfeld. Spalte Vergleich 1. Bei Texteingaben bitte keine Anführungszeichen verwenden. 2. Der Vergleichseintrag kann leer sein (Beispiel: Suche alle Personen ohne PLZ-Eintrag usw.). 3. Bei der Textsuche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschrift unterschieden. 4. Format für Datumseingaben: s. Screenshot Syntaxprüfung Die Prüfung geschieht automatisch beim Schließen des Fensters mit OK, kann über die Schaltfläche Prüfen jederzeit aufgerufen werden. Schaltfläche Zeile anfügen Fügt eine Leerzeile an das Ende der Tabelle an (max. 30 Zeilen möglich). Schaltfläche Letzte löschen Löscht die letzte Tabellenzeile. Es besteht keine Möglichkeit eine andere, als die jeweils letzte Zeile zu löschen. Jede Zeile lässt sich jedoch deaktivieren, indem Sie für die Spalte Feld den Leereintrag (= oberster Eintrag der Feldauswahlliste) anklicken. Schaltfläche Speichern Speichert die Abfrage (nicht das Ergebnis) in einer Datei ab. Schaltfläche Einlesen Liest eine gespeicherte Abfrage ein. Schaltfläche Neu Löscht alle Eingaben, stellt also die Ausgangssituation, die beim Öffnen des Fensters bestand, wieder her. 32

33 Namensschilder drucken Namensschilder drucken Menüpunkt Teilnehmer Namensschilder drucken Arbeitsablauf 1. Die Teilnehmerauswahl und die Ausgabeoptionen wie gewünscht festlegen. 2. Schaltfläche Abfrage starten. 3. Die gefundenen Einträge werden in der Tabelle angezeigt und können dort bearbeitet werden. Insbesondere kann es erforderlich sein, sehr lange Einträge zu verkürzen. 4. Den Namensschild-Layouteditor (s. u.) mit Hilfe der entsprechenden Schaltfläche aufrufen. Kann auch zu einem früheren Zeitpunkt geschehen. 5. Druckvorschau oder Druck. Falls Sie nur einzelne Namensschilder oder eine Auswahl drucken wollen, haben Sie mehrere Vorgehensmöglichkeiten: 1. Sie verwenden die Markierungsoption. In dem Abschnitt Teilnehmerübersicht wurde das Markierungsverfahren beschrieben. 2. Sie geben die Daten für die Namensschilder manuell in die Tabelle ein. So drucken Sie zum Beispiel Namensschilder für die nicht als Teilnehmer registrierten Mitarbeiter von Ausstellerfirmen oder auch für die eigenen Mitarbeiter. 3. Sie wählen einen Teilnehmer-Nummernbereich aus: Von Teilnehmer-Nr Bis Teilnehmer-Nr.. Schriftgrößenanpassung Die Schriftgröße passt sich dem verfügbaren Platz an: Lange Einträge werden in einer kleineren Schrift gedruckt als kurze. Dadurch wird vermieden, dass längere Einträge abgeschnitten werden. Um eine lesbare Schriftgröße zu gewährleisten, sollten die Einträge pro Zeile nicht mehr als 25 Zeichen umfassen. Schaltflächen Vorschau und Druck Die Druckvorschau ist beim Namensschilddruck von besonderer Bedeutung: Mit Hilfe dieser Funktion können Sie sich die auszudruckenden Seiten vorab auf dem Bildschirm anzeigen lassen. Für den Druck selbst verwenden Sie bitte die Einsteckschilderbögen der Marke Durable (Hersteller Hunke & Jochheim, Iserlohn). Sie sind im Bürofachhandel unter folgenden Bestellnummern erhältlich: 1453 (20 Kartonbögen DIN A4 mit insgesamt 240 Namensschildern im Format 40 x 75 mm) 1455 (Namensschilder im Format 54 x 90 mm) 1456 (Namensschilder im Format 60 x 90 mm) 33

34 Namensschilder drucken Zu diesen Formaten gibt es von verschiedenen Herstellern Halterungen mit mehr oder weniger kleidungsschonender Befestigungsmechanik. Der Layout-Editor Dient zur grafischen Gestaltung der Namensschilder: Einbindung einer Grafik (Instituts- oder Kongresslogo etc.), Auswahl von Schriftart und Schriftschnitt für den Text. Grafik und Text können innerhalb des Layout-Bereichs beliebig platziert werden: Bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position ziehen. Der Layout-Editor kann zu jedem Zeitpunkt aufgerufen werden. WinCongress merkt sich alle vorgenommenen Layout-Einstellungen, sofern der Editor mit OK verlassen wird. Bei einem späteren Aufruf werden sie automatisch aktiviert. SCHALTFLÄCHEN SCHRIFT AUSWÄHLEN Über diese Schaltflächen legen Sie die Schriftart und den Schriftschnitt (normal, fett, kursiv etc.) fest. Für die Namens- und Zusatzzeile können Sie unterschiedliche Schriftarten und Schrifteigenschaften wählen, z.b. Schriftauszeichnung FETT für die Namenszeile, NORMAL für die Zusatzzeile. Automatische Anpassung der Schriftgröße Das Programm wählt für den Druck die größte Schrift, die für den reservierten Textbereich möglich ist: Lange Namens und Ortsbezeichnungen werden in einer kleineren Schrift gedruckt als kurze. SCHALTFLÄCHE GRAFIK AUSWÄHLEN (LOGO) Geeignet sind die folgenden Grafikformate: Bitmap-Dateien (*.bmp) JPEG-Dateien (*.jpg) Metadateien (*.wmf) Empfohlene Auflösung: ca. 300 dpi. Grafiken, die in einem anderen geläufigen Format, zum Beispiel als GIF- Grafik vorliegen, können mit Hilfe der gebräuchlichen Grafikprogramme leicht in eines dieser Formate konvertiert werden. DIE GRÖßE DER GRAFIK EINSTELLEN Mit Hilfe des Schiebereglers lässt sich die Größe der Grafik proportional verändern. Die maximale Breite ist durch die Breite des Druckbereichs festgelegt. DIE GRAFIK PLATZIEREN Erste Möglichkeit: Sie ziehen die Grafik neben den Text des Namensschildes, also ohne Überschneidung mit diesem. Zweite Möglichkeit: Sie verwenden die Grafik als Hintergrund für die Beschriftung: Die Leerräume zwischen und innerhalb der Schriftzeichen nicht die Schriftzeichen selbst sind transparent, so dass die Grafik auch im Textbereich sichtbar bleibt. Dies gilt unabhängig von der gewählten Schriftart. DRUCKVORBEREITUNG PER GRAFIKPROGRAMM Farbreduzierung: Soweit ohne merklichen Qualitätsverlust möglich, empfohlen, um die Dateigröße zu reduzieren und kurze Ladezeiten zu erreichen Verringerung der Auflösung aus dem gleichen Grund Aufhellen und Kontrast verringern bei Hintergrundgrafiken Weitere Funktionen (Bildausschnitt, Farbaustausch, Drehen usw.) je nach Bedarf 34

35 Das Ticket-Modul Das Ticket-Modul Menüpunkt Teilnehmer Tickets Scanner-Unterstützung beim Check-In dient nicht nur zur Einlasskontrolle, sondern kann außerdem als Anwesenheitsnachweis dienen, auf dessen Basis Teilnahmebescheinigungen erstellt werden können. Voraussetzung ist dass die Teilnehmer/innen eine schriftliche Anmeldebestätigung oder Entsprechendes mit Ihrem individuellen Barcode vorweisen können. Dementsprechend besteht das WinCongress-Ticket-Modul aus zwei Teilmodulen: Teilmodul 1: Tickets erstellen und versenden Teilmodul 2: Ticket-Check (verwendet beim Check-In) Tickets erstellen und versenden Das Modul erstellt die Tickets, auf denen die fortlaufende Teilnehmernummer als Barcode verschlüsselt dargestellt ist. An die letzte Ziffernposition wird eine Prüfziffer angehängt. Alle Barcodes werden 8-stellig ausgegeben, wobei die ersten drei Ziffern die Projektkennung darstellen. - Beispiel: Für den Teilnehmer mit der laufenden Nummer 139 im Projekt 123 wird der Barcode als verschlüsselt, wobei 7 die zu 139 gehörige Prüfziffer darstellt. Für den Barcode-Druck selbst wird der Code 2aus5 Interleaved eingesetzt, der besonders gut für rein numerische Darstellungen geeignet ist. Die in den Druck einzubeziehenden angemeldeten Teilnehmer können durch die Vorgabe eines Nummernbereichs ausgewählt werden. Für die ausgewählten Teilnehmer können außerdem Adressetiketten für den Postversand gedruckt werden. Nach erfolgreicher Ausgabe können Sie für die eingezogenen Personen einen Versandvermerk eintragen, so dass diese bei späteren Aufrufen nicht erneut einbezogen werden. - Nähere Hinweise zur Handhabung finden Sie auf dem Bildschirm des Moduls. Alternative Alternativ besteht die Möglichkeit, den Barcode auf der Rechnung / Anmeldebestätigung auszugeben, was zumal in Verbindung mit dem Rechnungsversand als Mailanhang eine weitere Arbeitserleichterung darstellen dürfte. Näheres hierzu s. Anhang. Ticket-Check Das Modul dient zum Einlesen der Barcodes, was normalerweise per Handscanner geschieht, im Einzelfall notfalls auch per Tastatur. Jeder gelesene Wert wird folgendermaßen auf seine Gültigkeit hin überprüft: - Ist die Prüfziffer korrekt? - Existiert die Teilnehmernummer überhaupt in der Datenbank? - Gilt Teilnehmer/in als angemeldet? - Wurde diese Teilnehmernummer bereits zuvor eingescannt? - Ist der Kontostand des Teilnehmers ausgeglichen? Genauer: positiver als -1,00 (so dass minimale Negativsalden im Cent-Bereich toleriert werden). Im Fehlerfall erhält der Benutzer die Rückmeldung NICHT AKZEPTIERT mit Angabe des Fehlergrundes. Im Erfolgsfall wird ein Anwesenheitseintrag für den betreffenden Teilnehmer vorgenommen. Technik: Dem Teilnehmer wird in der freien Teilnehmerklassifizierung das Klassifizierungsmerkmal $TICKCHECK zugewiesen. - Zu den Anwendungsmöglichkeiten der freien Teilnehmerklassifizierung s. den entsprechenden Abschnitt in diesem Manual. Ticket-Versand als Mailanhang Falls der Zusatzbaustein Rechnungsversand als Mailanhang freigeschaltet ist, können alle oder ausgewählte Tickets als Serienmail-Anhang im PDF-Format versandt werden. Anschreiben und Betreff dieser Mails legen Sie fest. 35

36 Rechnungsschreibung mit WinCongress Rechnungsschreibung mit WinCongress Rechnungen werden in WinCongress als Word-Dokumente ausgegeben. Das Rechnungslayout ist in weiten Grenzen flexibel und wird in den folgenden Dateien im Vorlagenordner des Projekts festgelegt: $Rechnung.doc $Stornorechnung.doc Das Rechnungslayout kann also flexibel an die Anforderungen des jeweiligen Projekts angepasst werden. Das bedeutet aber keineswegs, dass Sie sich für jedes Projekt ein eigenes Rechnungslayout ausdenken müssten. Vielmehr können Sie ja beim Anlegen eines Projekts ein vorhandenes Projekt auswählen, dessen Vorlagen in das neue Projekt übernommen werden sollen. 36 Darüber hinaus kann (kann!) außerdem noch eine Rechnungsvorlage $RechnungPDF.doc existieren. Diese wird nur dann benötigt, wenn der Zusatzbaustein Rechnungsversand als Mailanhang freigeschaltet ist und für die per Mailanhang zu versendenden Rechnungen ein von der normalen $Rechnung.doc abweichendes Layout gewünscht wird. Beispiel: $Rechnung.doc ohne Logo, $RechnungPDF.doc mit Logo. Sofern Vorlage $RechnungPDF.doc existiert, wird sie beim Rechnungsversand als Mailanhang automatisch gewählt. Bei den Rechnungsvorlagen handelt es sich um ganz normale Word-Dokumente, also KEINE Serienbriefvorlagen. Sie können eine Vielzahl von Platzhaltern enthalten, erkennbar daran, dass sie in spitzen Klammern eingeschlossen sind, z. B. <Rechnungsbetrag>. Die zulässigen Platzhalter und ihre Bedeutung sind weiter unten in diesem Abschnitt beschrieben. Rechnungseinstellungen Im Menüpunkt Projekt Rechnungseinstellungen legen Sie fest, wie spezielle Platzhalter ersetzt werden sollen, z. B. der Platzhalter <Zahlungsart>. Vormerkung zur Rechnungserstellung Teilnehmer/innen werden in folgenden Fällen zur Rechnungsstellung vorgemerkt: Übernahme der Onlineanmeldung in die Projekt-Datenbank, manuelle Anmeldung Änderung einer bestehenden Anmeldung (Buchungsänderung) Teilnahmestorno (= Vormerkung für eine Rechnung auf der Basis der Rechnungsvorlage $Stornorechnung.doc Rechnungserstellung und Rechnungsausgabe Ob eine bestimmte Person für die Rechnungserstellung vorgemerkt ist, erkennt man daran dass die Beschriftung des Buttons Neue Rechnung auf der Registerseite Gebühren in Fettschrift erfolgt. Da es recht mühsam wäre, die Teilnehmer/innen auf dieses Merkmal hin zu durchsuchen, besteht der übliche Weg darin, Serienrechnungen für alle oder ausgewählte Teilnehmer/innen zu erstellen: Klick auf Button Agenda auf dem Hauptbildschirm, in dem sich öffnenden Fenster auf den Button Bearbeiten neben Serienrechnungen erstellen. Der folgende Bildschirm Serienrechnungen erstellen informiert auch über die Handhabung. Falls der Zusatzbaustein Rechnungsversand als Mailanhang freigeschaltet ist, erscheint zuvor die Frage, ob diese Versandart gewählt werden soll. Rechnungen wegen nachträglicher Buchungsänderungen Buchungsänderungen nehmen Sie auf dem Anmeldebildschirm vor, erreichbar per Klick auf den Button Anmeldung ändern auf der Registerseite Gebühren. Folge der Änderung: Teilnehmer/in wird für die Rechnungserstellung vorgemerkt. Falls bereits eine Rechnung für die betreffende Person erstellt wurde, enthält die neue Rechnung nur die Buchungsänderungen gegenüber der letzten Rechnung. Um den Teilnehmern trotzdem eine Übersicht über den Ge-

37 Rechnungsschreibung mit WinCongress samtstand zu verschaffen, gibt es Rechnungsplatzhalter, die die insgesamt zu zahlende Gebühr, die bereits bezahlte und daraus resultierend den aktuellen Kontostand wiedergeben. Rechnungskopien Jede erstellte Rechnung kann über den Menüpunkt Buchführung Rechnungsübersicht nachgedruckt werden. Mehrfachwahl ist möglich, also der Nachdruck beliebig vieler Rechnungen ausgewählt werden pro Aufruf. Sie können diesen Punkt dazu benutzen, um Rechnungen nachträglich für Ihre Ablage auszugeben. Hintergrundinformation: Die Daten der erstellten Rechnungen werden in der Projekt-Datenbank gespeichert, also NICHT als Word- Dokumente. Für eine Rechnungskopie wird die zu diesem Zeitpunkt gültige Rechnungsadresse und das zu diesem Zeitpunkt aktuelle Rechnungslayout verwendet. Letzteres ist insbesondere in der Phase des Vorlagendesigns von Vorteil, da hier ggf. mehrere Versuche unternommen werden, bis das Layout stimmt. Rechnungsversand als Mailanhang Voraussetzung: Der Zusatzbaustein Rechnungsversand als Mailanhang ist freigeschaltet ist. Wenn Sie von dieser Versandmöglichkeit Gebrauch machen wollen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Klick auf den Button Agenda Im erscheinenden Fenster den Button Bearbeiten neben Serienrechnungen erstellen anklicken Es folgt die Rückfrage, ob die auszugebenden Rechnungen als Mailanhang im PDF-Format verschickt werden sollen. Je nach Ihrer Entscheidung sieht der folgende Bildschirm unterschiedlich aus. Hinweis Der Rechnungsversand als Mailanhang ist ausschließlich(!) an dieser Stelle möglich, also nicht beim Einzeldruck und nicht im Programmpunkt Buchführung Rechnungsübersicht usw. EU-Nettorechnungen (EU-Bürokraten-Motto: Wer keine Arbeit hat, macht anderen welche ) Eine EU-Nettorechnung ist zu erstellen, wenn jede der folgenden Bedingungen zutrifft: - Sie (als Veranstalter) sind umsatzsteuerpflichtig. - Ihr Firmensitz befindet sich in einem EU-Land. - Teilnehmer/in ist umsatzsteuerpflichtig - Sein/ihr Firmensitz befindet sich in einem EU-Land, jedoch nicht in dem Land, in dem sich Ihr Firmensitz befindet. Soweit sich Ihr Firmensitz in Deutschland befindet, sind Sie verpflichtet, die entsprechenden Umsätze nachträglich im Rahmen einer sogenannten zusammenfassenden Mitteilung (ZM) an das Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis zu übermitteln. Implementierung EU-Nettorechnungen in WinCongress Eine sogenannte innergemeinschaftliche Leistung und damit die Notwendigkeit zu einer EU-Nettorechnung wird in WinCongress automatisch(!) angenommen, wenn eine Umsatzsteuer-Identifikation für den Teilnehmer existiert, die mit den folgenden Buchstaben beginnt: 'BE','BG','DK','DE','EE','FI','FR','EL','IE','IT','LV','LT','LU','MT','NL','AT','PL','PT','RO','SE','SK','SI','ES','CZ','HU','GB' oder 'CY', gefolgt von 8 bis 12 Zeichen (Stand Februar 2012). Ausnahme: Falls jedoch die ersten beiden Zeichen identisch mit Ihrem eigenen Länderkennzeichen sind, wie von Ihnen in Projekt - Basisdaten eingegeben, handelt es sich NICHT um eine innergemeinschaftliche Leistung. In diesem Fall wird keine EU-Nettorechnung erstellt! Sofern Sie Verständnisprobleme mit diesem genialen EU-Bürokraten-Konzept haben sollten, sei zum Experimentieren auf das Projektbeispiel verwiesen, dort speziell auf den Anmeldebildschirm (aufzurufen per Registerseite Gebühren ) oder Sie fragen Ihren Steuerberater oder noch besser die EU-Bürokraten selbst... 37

38 Rechnungsschreibung mit WinCongress Rechnungserstellung EU-Nettorechnungen Die von Ihnen ausgestellte EU-Nettorechnung muss sowohl Ihre Umsatzsteuer-Identifikation als auch die des Teilnehmers (Platzhalter: <UStID>) enthalten. Dies setzt natürlich voraus, dass die Umsatzsteuer-Identifikation des Teilnehmers bei der Anmeldung erfasst wird. Genaugenommen sind Sie sogar verpflichtet, vor der Rechnungsstellung individuell die Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikation des Teilnehmers zu prüfen (vgl. Motto oben) Die Umsatzsteuer wird automatisch aus den Rechnungspositionen herausgerechnet, sofern diese mit den Steuerkennzeichen 1 oder 2 gekennzeichnet sind. Die Rechnungsvorlage $Rechnung.doc Allgemeine Hinweise zu den Platzhaltern: Die Platzhalter dürfen sich bei Bedarf in Word-Positionsrahmen befinden, nicht jedoch in Word-Textfeldern. Um eine zügige Rechnungsausgabe zu gewährleisten, dürfen die Platzhalter generell nur 1 Mal enthalten sein: Nur das erste Vorkommen wird ersetzt! Lediglich die Platzhalter <Rechnungsnummer> und <Rechnungsnummer4> dürfen beliebig oft vorkommen. Platzhalter für die Rechnungspositionen Platzhalter Bedeutung / Verwendung <TabPos> Lfd. Nummer der Rechnungsposition (1,2, ) <TabBezeichnung> Bezeichnung der Rechnungsposition Muss als einziger Platzhalter in der Rechnungsvorlage enthalten sein! <TabAnz> Anzahl (i. d. R. Personenzahl), für die betreffender Punkt gebucht wurde <TabGebühr> Einzelgebühr (i. d. R. Gebühr pro Person) <TabGesamt> Gesamtgebühr der Position (Anzahl * Einzelgebühr) <Tab%> Mehrwertsteuersatz für die Position (z. B. 19,0) Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein: Die oben genannten Platzhalter müssen sich in einer Word-Tabelle befinden. Enthalten sein muss lediglich der Platzhalter <TabBezeichnung> (s.o.). Alles andere, auch die Tabellenüberschriften, kann fehlen! Für Gratisveranstaltungen reicht demnach eine Word-Tabelle, die lediglich den Platzhalter <TabBezeichnung> und ggf. den Platzhalter <TabAnz> enthält! Die Berechnungen hängen nicht davon ab, welche Platzhalter verwendet werden und welche nicht. Beispiel: Der Platzhalter <TabGebühr> für den Einzelpreis kann fehlen. Die Gesamtgebühr der Positionen wird trotzdem korrekt berechnet. Platzhalter für die Abschlusspositionen der aktuellen Rechnung <Rechnungsbetrag> Summe der Gesamtgebühren <TabGesamt> der aktuellen Rechnung <netto1> Nettobetrag zu Steuersatz 1 <mwst1> Steuerbetrag zu Steuersatz1 <netto2> Nettobetrag zu Steuersatz 2 <mwst2> Steuerbetrag zu Steuersatz 2 38

39 Platzhalter für die Zusammenfassung <Gesamtgebuehr> <Bezahlt> <Saldo> Rechnungsschreibung mit WinCongress Summe aller zu zahlenden Gebühren unabhängig von der aktuellen Rechnung Summe der bisher verbuchten Zahlungen Resultierender Kontostand: <Bezahlt> minus <Gesamtgebuehr> Die weiteren Rechnungsplatzhalter Platzhalter <AdrZeile1>, <AdrZeile8> <TNr> <Rechnungsnummer4> Bedeutung / Verwendung Aufbereitete Briefanschrift im Adressformat des jeweiligen Empfängerlandes (Nähere dazu s.o.) Fortlaufende Teilnehmernummer: Verwendbar für Buchungszeichen. Erleichtert, in Verbindung mit dem Teilnehmernamen die Zuordnung von Zahlungseingängen Von Programm fortlaufend vergebene Rechnungsnummer 4, weil auch Rechnungsnummern unter stellig ausgegeben werden: 77 als 0077 usw. <Rechnungsnummer> Wie zuvor, jedoch ohne führende Nullen für Rechnungsnummern unter 1000 <Fuer> <UStID> <Nettorechnung> <BrfAnredeD> <BrfAnredeE> <Zahlungsart> Nur von Bedeutung, falls für Teilnehmer eine Rechnungsadresse vorhanden ist. Wird andernfalls durch Leerzeichen ersetzt. Rechnungsadresse vorhanden: Ersetzung durch Nachnamen und Vornamen des Teilnehmers. Vorangestellt wird Für: oder For:, je nach Einstellung der Rechnungssprache in Projekt Basisdaten. UmsatzsteuerID des Teilnehmers. Erforderlich für EU-Nettorechnungen Platzhalterersetzung z. B. durch: I.G.-Lieferung mehrwertsteuerfrei. Der gewünschte Text wird in Projekt - Rechnungseinstellungen festgelegt. Er wird nur dann ausgegeben, wenn es sich tatsächlich um eine EU-Nettorechnung handelt! Briefanrede deutsch Briefanrede englisch Wird durch Text ersetzt, der auf die gewünschte Zahlungsart abgestellt ist. Texteingabe in Projekt - Rechnungseinstellungen <252525> Barcode-Platzhalter für IDAutomation-Fonts 2aus5 Interleaved (s. Anhang) <393939> Barcode-Platzhalter für IDAutomation-Fonts Code 39 (s. Anhang) Praxistipps Von den genannten Platzhaltern ist lediglich <TabBezeichnung> (s.o.) formal erforderlich. Welche Platzhalter Sie darüber hinaus verwenden, entscheiden Sie nach Lage der Dinge: Beispiel: Falls Umsatzsteuer keine Rolle spielt, sollten Sie der Übersichtlichkeit halber auf die folgenden Platzhalter verzichten: <Tab%>, <netto1>, <mwst1>, <netto2>, <mwst2> <UStID>, <Nettorechnung> können entfallen, falls EU-Nettorechnungen für Sie keine Rolle spielen. Bei kostenlosen Veranstaltungen können außerdem folgende Platzhalter entfallen: <Rechnungsnummer>, <Rechnungsnummer4>, <TabGebühr>, <TabGesamt>, <Rechnungsbetrag>, <Gesamtgebuehr>, <Bezahlt>, <Saldo>, <Zahlungsart> Stornorechnungen und die Rechnungsvorlage $Stornorechnung.doc Stornorechnungen werden ausgestellt, wenn der Teilnehmer seine Teilnahme komplett absagt. Die Rechnungen wegen Gesamtstornos enthalten die zum Stornozeitpunkt gültigen und bereits in Rechnungen enthaltenen Positio- 39

40 Rechnungsschreibung mit WinCongress nen mit negativer Anzahl und dementsprechend negativem Positionspreis, ferner ggf. die Stornogebühr, falls verschieden von Null. Die Stornorechnungen müssen formal ebenso wie die normalen Rechnungen aufgebaut sein. Daher können sie die gleichen Platzhalter wie diese enthalten. Stornogebühr versteuern? Falls Sie eine Stornogebühr in Rechnung stellen, legen Sie bitte im Punkt Projekt MWSt-Sätze fest, ob die Stornogebühr zu versteuern ist oder nicht. Vorlagenbeispiele für $Rechnung.doc und $Stornorechnung.doc finden Sie in dem Vorlagenordner zu dem Projektbeispiel, das bei der WinCongress-Einrichtung erstellt wird. Wir empfehlen, bei der Erstellung der Rechnungsvorlagen für Ihr erstes Projekt diese Vorlagen zugrunde zu legen und sie wunschgemäß anzupassen. Rechnungsvorlagen erstellen Praxistipps Die Erstellung bzw. Anpassung der Rechnungsvorlagen ist am einfachsten, wenn Sie auf Vorlagen zurückgreifen können, die bereits für ein anderes Projekt erstellt wurden und unverändert übernommen werden können oder nur geringfügig verändert werden müssen. Auf jeden Fall empfiehlt es sich daher, beim Anlegen eines neuen Projekts, den Vorlagenordner aus einem bestehenden Projekt zu übernehmen, beim ersten eigenen Projekt also aus dem Projektbeispiel. Zugriff auf den Vorlagenordner zu dem aktuellen Projekt erhalten Sie über den Menüpunkt Projekt - Vorlagenordner. Hier können Sie bei Bedarf die Vorlagen löschen, die Sie im aktuellen Projekt nicht benötigen. Behalten Sie aber auf jeden Fall die Vorlagen $Rechnung.doc und $Stornorechnung.doc bei. Falls umfangreichere Anpassungen der übernommenen Rechnungsvorlagen anstehen, beachten Sie bitte das Folgende, bevor Sie Testrechnungen erstellen: 1. Erstellte Rechnungen können in WinCongress NICHT gelöscht werden 2. Teilnehmer/innen, für die Rechnungen erstellt wurden, können NICHT gelöscht, sondern lediglich storniert werden. Verfahrensvorschlag 1 Sie wählen aus der Projekt-Datenbank einen Teilnehmer aus, der eine ausgedruckte Rechnung erhalten soll und erstellen für diesen die Rechnung mit dem bisherigen Rechnungslayout, wie in $Rechnung.doc festgelegt. Falls das Rechnungslayout noch nicht Ihren Vorstellungen entspricht, ändern Sie Rechnungsvorlage entsprechend. 40

41 Rechnungsschreibung mit WinCongress Mit Hilfe des Menüpunktes Buchführung Rechnungsübersicht können Sie die Rechnung beliebig oft ausgeben, bis das Ergebnis zufriedenstellend ausfällt. Verfahrensvorschlag 2 Sollte keine entsprechende Testperson zur Verfügung stehen, hier ein anderer, etwas aufwendigerer Verfahrensvorschlag, der nur von erfahrenen Benutzern umgesetzt werden sollte: 1. Sie erstellen eine Kopie der Projekt-Datenbankdatei wincongress.adb. Diese befindet sich in dem Projektordner des aktuellen Projekts unterhalb des WinCongress-Datenordners. Während der Erstellung der Kopie darf das Projekt NICHT in WinCongress geöffnet sein! 2. Die Datenbank-Kopie speichern Sie der Einfachheit halber in dem gleichen Projektordner, in dem sich die wincongress.adb befindet. 3. Sie erstellen eine oder mehrere Rechnungen und kontrollieren, ob das Rechnungslayout stimmt. Für Rechnungskopien kann auch hier der Menüpunkt Buchführung Rechnungsübersicht aufgerufen werden. 4. Nach der Erstellung der Rechnungsvorlagen löschen Sie die während der Erstellung der Rechnungsvorlagen verwendete Datenbankdatei und benennen die zuvor erstellte Kopie in wincongress.adb um, so dass Sie datenbankseitig den Zustand vor der Rechnungserstellung wieder hergestellt haben. ACHTUNG: Alle zwischenzeitlichen Datenbankänderungen gehen durch das Löschen (Punkt 4) verloren! Insbesondere dürfen bis dahin keinesfalls Onlineanmeldungen abgeholt werden! Die Rechnungsvorlage $Stornorechnung.doc Sind größere Anpassungen der übernommenen Vorlage $Stornorechnung.doc erforderlich, empfiehlt es sich, die fertige Vorlage $Rechnung.doc unter dem Namen $Stornorechnung.doc zu kopieren und sie anschließend textlich anzupassen. Praxistipp: Die Auflistung der gebuchten Positionen unsichtbar schalten Üblicherweise sollen die teilnehmerseitig gebuchten Positionen in der Rechnung erscheinen. Gelegentlich ist dies aber nicht erwünscht. Ein Problem bildet dann der Platzhalter <TabBezeichnung>, der von WinCongress erwartet wird. Ohne diesen wird zwar nicht die Rechnungserstellung, aber die Rechnungsausgabe abgebrochen. Abhilfe: 1. Reduzieren Sie die Word-Tabelle, in der sich der Platzhalter <TabBezeichnung> befindet, um alles (Tabellenüberschrift usw.), so dass nur der Platzhalter <TabBezeichnung> in der Tabelle verbleibt. 2. Schalten Sie eventuelle Gitternetzlinien der Tabelle auf unsichtbar. 3. Wählen Sie weiße Schrift und die Schriftgröße 1 pt. für <TabBezeichnung>. 41

42 Die Buchführung Die Buchführung Funktionsübersicht Funktion Konten anlegen Buchungen tätigen Tageskasse Belegloser Datenträgeraustausch Acquirer-Transaktionen Wann erforderlich? Nur, falls Sie über die Grundausstattung hinaus weitere Konten anlegen wollen Nur, falls Sie Einnahme- und Ausgabebuchungen, Finanzbuchungen tätigen wollen Nur, falls Sie den Verkauf von Tageskarten etc. an nicht namentlich angemeldete Personen vorsehen Nur, falls Sie Gebühreneinzug per Lastschrift vorsehen Nur, falls Sie Gebührenzahlungen per Kreditkarte vorsehen, wobei die Kreditkartendaten an Sie übermittelt werden (vgl. den Abschnitt Einzug von Kreditkartenzahlungen ) Falls Sie nur die Zahlung der Teilnehmergebühren über WinCongress abwickeln wollen, entfallen für Sie die ersten drei Punkte. Falls Sie nur Überweisung als Zahlungsart zulassen, entfallen die letzten beiden Punkte. Konten anlegen Die kontenmäßige Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben ermöglicht einen genauen Überblick über die finanziellen Details, beispielsweise Wie viel Bargeld ist vorhanden? Wie ist der Stand des Girokontos? Wie setzen sich die Einnahmen zusammen? Wie setzen sich die Ausgaben zusammen? Beim Anlegen eines neuen Projekts werden die unbedingt erforderlichen Konten angelegt. Weitere Konten richten Sie im Menüpunkt Projekt Konten ein. Für jedes der Konten vergeben Sie eine Nummer und eine Kontobezeichnung. Sie müssen sich keine einzige Kontonummer merken. In allen Fällen, in denen ein Konto anzugeben ist, bietet Ihnen das Programm stets die Frage kommenden Kontobezeichnungen in einer Auswahlbox an. 42

43 Die Buchführung Der WinCongress-Kontenrahmen ist in drei Bereiche gegliedert: 001 bis 099 Finanzkonten (Bargeld, Girokonto usw.) 100 bis 199 Ertragskonten (Einnahmen aus Teilnehmergebühren, Spenden usw.) 200 bis 999 Aufwandskonten (Ausgaben für Reisen, Büromaterial, Räumlichkeiten, Geräte, Versicherungen usw.) Die von Ihnen vergebene Kontonummer legt das Konto also als Finanzkonto, Ertragskonto oder Aufwandskonto fest. Kontonummern mit festgelegter Bedeutung Die ersten Nummern jedes der drei Bereiche sind für Konten mit fester Bedeutung reserviert. Diese Konten ( Bar, Teilnehmergebühren usw.) werden beim Anlegen eines neuen Projekts automatisch eingerichtet. Sie können sie nicht löschen und mit Ausnahme der Konten 004 und 006 können Sie auch die Kontobezeichnung nicht verändern. Bei Konto 004 (Girokonto) sind alle Bezeichnungen zulässig, die die Zeichenfolge Giro in Groß- oder Kleinschrift enthalten, z.b. Sparkassengirokonto, GIRO A-Bank. Dies erlaubt die namentliche Unterscheidung, falls Sie mehr als ein Girokonto für die Tagung einrichten. Für das Konto 006 (Schecks) sind alle Bezeichnungen zulässig, die die Zeichenfolge Scheck enthalten, z.b. SCHECKS, Erhaltene Schecks.! Es empfiehlt sich, die Kontostruktur beim Start eines Projekts so genau wie möglich festzulegen. Es ist zwar kein Problem, nachträglich weitere Konten einzurichten, auch die Kontolöschung ist kein Problem, solange zu dem betreffenden Konto noch keine Buchungen vorliegen. Sowie jedoch auf einem Konto gebucht wurde, sind Änderungen für dieses Konto (löschen, mit anderem zusammenlegen oder in mehrere Teilkonten aufspalten) nicht mehr möglich! Finanzkonten ( ) Falls möglich, sollten Sie ein Bankgirokonto einzurichten, das einzig und allein für die Tagung reserviert ist. Überlegungen zur Verbuchung von Schecks Erhaltene Schecks: Diese Schecks werden bei Erhalt auf dem Konto 006 verbucht. Sowie der Kontoauszug mit der Scheckgutschrift vorliegt, wird von diesem Konto auf das Girokonto umgebucht. Man könnte sich einen Buchungsschritt sparen, indem man die Schecks nicht auf dem Konto Schecks zwischenlagert, sondern sie von vornherein als Überweisungen auf das Girokonto verbucht. Gegen dieses Vorgehen spricht allerdings der Umstand, dass das WinCongress-Girokonto wegen der verfrühten Scheckbuchung mit dem "echten" Bankkonto häufig nicht synchron ist. Ausgestellte Schecks: Für ausgestellte Schecks der Einfachheit halber kein gesondertes Konto anlegen, sondern bei Vorliegen des Girokontoauszugs als Aufwandsbuchung vom Finanzkonto Girokonto abbuchen. Hat man allerdings vor, sehr viele Schecks in Umlauf zu bringen, so dass man unbedingt eine Übersicht über die zu erwartenden Abbuchungen benötigt, so kann es sinnvoll sein, ein separates Konto für ausgestellte Schecks einzurichten. Verwirrend, daher kaum zu empfehlen, ist die Negativbuchung der ausgestellten Schecks auf dem gleichen Konto wie die erhaltenen Schecks. Ertragskonten ( ) Hierher gehört alles, was landläufig als Einnahme bezeichnet wird, vor allem Teilnehmergebühren und Spenden. Sofern mit Zinsvergütungen seitens der Bank zu rechnen ist, kann man dafür eigenes Ertragskonto einrichten. Alternativ verbucht man sie (negativ!) auf dem einzurichtenden Aufwandskonto Bankgebühren und -zinsen. Sind Teilnehmergebühren zurückzuzahlen (wegen Überzahlung, Storno etc.), so reduziert sich der Tagungsertrag. Diese Rückzahlungen werden daher vom Programm nicht als Aufwand verbucht, sondern werden von dem Ertragskonto Teilnehmergebühren abgebucht. Falls Sie keine Differenzierung nach Art des Ertrages vornehmen wollen, sollte zumindest ein Konto Diverse Einnahmen o. ä. angelegt sein. Auch bei einem differenzierten Kontorahmen ist ein solches Konto zu empfehlen. Hier könnten zum Beispiel die kaum zu vermeidenden Bargelddifferenzen positiver und negativer Art verbucht werden. 43

44 Die Buchführung Aufwandskonten ( ) Hierher gehören alle Ausgaben, die für die Planung und Durchführung entstehen. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit seien genannt: Bürokosten Büromaterial Telefon/Fax Portokosten Druckkosten Sonstige Bürokosten Bankgebühren, -zinsen Raumkosten Raummiete Betriebskosten (Heizung, Strom, Wasser) Raumpflege Raumschmuck (Blumen usw.) Sonstige Raumkosten Versicherungen Geräte Kauf Miete Reparaturen Mitarbeiter Eigene Mitarbeiter Fremde Mitarbeiter Bewirtungskosten Trinkgelder Taxi Falls Sie keine Differenzierung nach Art des Aufwandes vornehmen wollen, sollte zumindest ein Konto Diverse Ausgaben o. ä. angelegt sein. Kontostände und Kontobewegungen ausgeben Button Reports: Reportkategorie Kontenliste Buchungen Die Verbuchung von Teilnehmergebühren wurde bereits im Zusammenhang mit der Teilnehmerverwaltung beschrieben. Daneben dürften am häufigsten Aufwands- oder Ausgabenbuchungen anfallen. Diese und die noch zu besprechenden Tageskassenbuchungen haben eines gemein: Stets sind ein Sachkonto und ein Finanzkonto beteiligt: Es wird ein Geldbetrag (bar oder unbar: Finanzkonto) ausgegeben oder eingenommen für etwas (Sachkonto). Es gibt keine Buchungsart, an der zwei Sachkonten beteiligt sind. Möglich ist jedoch die Umbuchung von einem Finanzkonto auf ein anderes: Es wird Bargeld (Konto 005) auf das Girokonto (Konto 004) eingezahlt etc. Einnahmen und Ausgaben buchen Schaltfläche Buchen auf der Symbolleiste oder Menüpunkt Buchführung Einnahmen und Ausgaben 44 Zunächst legen Sie die Art der Buchung fest. Je nach der gewählten Buchungsart werden unterschiedliche Sachkonten zur Auswahl angeboten.

45 Die Buchführung Die Buchung wird über die Schaltfläche Buchen ausgelöst. Danach sind alle Eingabefelder wieder leer für die Eingabe der nächsten Buchung. Buchungen korrigieren und löschen Jede Buchung, die sich nachträglich als falsch herausstellt, lässt sich durch eine (weitere) Korrekturbuchung neutralisieren mit negativem Buchungsbetrag korrigieren. Das Programm erlaubt darüber hinaus die Änderung und Löschung von früher ausgeführten Buchungen (Button Bearbeiten im Menüpunkt Buchführung Übersicht). Dieses Verfahren sollte jedoch nur ausnahmsweise angewandt werden. Umbuchungen Menüpunkt Buchführung Umbuchung Zahlungsarten Benötigt wird diese Art von Buchungen zum Beispiel dann, wenn Bargeld auf ein Girokonto eingezahlt oder von diesem abgehoben wird. Beteiligt sind zwei Finanzkonten. Das Zielkonto ( Nach Konto ) empfängt den Buchungsbetrag von dem Quellkonto ( Von Konto ): Bei einer Bargeldabhebung vom Girokonto wird also von Konto Girokonto nach Konto Bar gebucht. Werden erhaltene Schecks dem Girokonto gutgeschrieben, so wird von Konto Schecks nach Konto Girokonto gebucht. Bezüglich Betrag, Buchungstext und Belegkennzeichen gilt das zuvor Gesagte. KORREKTURBUCHUNG Eine Fehlbuchung kann durch eine Gegenbuchung korrigiert werden, bei der Quell- und Zielkonto vertauscht werden. Auf negative Buchungsbeträge kann somit verzichtet werden. Der Übersichtlichkeit halber sind sie bei Umbuchungen nicht zugelassen. Die Buchungsübersicht Menüpunkt Buchführung Übersicht Alle im Projektverlauf getätigten Buchungen können Sie in diesem Übersichtsfenster anzeigen lassen. Die Sortierung per Klick auf die jeweilige Spaltenüberschrift erleichtert die Suche. Buchungen nachträglich ändern und löschen Mit Hilfe der Schaltfläche Bearbeiten leiten Sie die Korrektur für die markierte Buchung ein. Da es sich um eine kritische Funktion handelt, wird zuvor das Projektpasswort, also das Passwort der höchsten Sicherheitsstufe verlangt. Buchungen, an denen die Tageskasse beteiligt ist, können hier nicht nachträglich geändert oder gelöscht werden, da in diesem Fall auch alle seither ausgeführten Kassenabschlüsse korrigiert werden müssten. Fehlerhafte Tageskassenbuchungen bitte im Rahmen der Tageskasse durch Zusatzbuchungen korrigieren. 45

46 Einzug von Lastschriftzahlungen Einzug von Lastschriftzahlungen Voraussetzungen Sie benötigen eine Vereinbarung mit Ihrer Bank über die Teilnahme am beleglosen Datenträgeraustausch. Die betreffenden Teilnehmer müssen ein Bankkonto in Deutschland haben. Prinzipieller Ablauf Die Daten (Kontonummer, Blz, offener Betrag) aller Teilnehmer mit negativem Kontostand 1, für die Lastschrift als Zahlungsart vermerkt ist, werden von WinCongress in dem vorgeschriebenen Datenaustauschformat in einer Datei abgespeichert. Diese leiten Sie anschließend an Ihre Bank weiter, die daraufhin den Gebühreneinzug veranlasst. Den Übertragungsmodus (Diskette, Weboberfläche usw.) bitte mit der Bank vereinbaren. Ablauf im Einzelnen Das Modul zum Lastschrifteinzug finden Sie im Pulldown-Menü unter Buchführung Belegloser Datenträgeraustausch. Vorschau und Kontrolle der in Frage kommenden Einträge: Fehlerhafte Einträge (fehlende oder fehlerhafte Blz etc.) werden farblich hervorgehoben und können korrigiert werden. Kontrollliste der möglichen Lastschriften drucken (mit Druckvorschau) Eingabe Ihrer eigenen Kontodaten ( Einreicherdaten ) Lastschriftdatei mit dem festgelegten Namen DTAUS0 erzeugen - wahlweise im Projektordner oder auf 3,5- Zoll-Leerdiskette im Laufwerk A:. Im Unterschied zu der Vorschau werden hier nur die formal fehlerfreien Einträge berücksichtigt. Außer der Lastschriftdatei werden zwei weitere Dateien erzeugt: o o DTABegleitzettel.txt DTABuchungsliste.txt. Die Begleitzetteldatei ist der Lastschriftdatei beizufügen, bei Übergabe als Diskette in gedruckter Form. Durch Anklicken der jeweiligen Schaltfläche wird die mit.txt-dateien verbundene Anwendung gestartet, die die Sichtung und den Druck der Textdateien ermöglicht. Diskettenkennzeichnung : Im Fall der Datenübertragung per Diskette soll der Diskettenaufkleber die folgenden Angaben enthalten: Name, Bankleitzahl und Kontonummer des Disketteneinreichers Diskettennummer: hier stets 1 Dateiname: hier stets DTAUS0 1 genauer: unter 1,00 Euro, um den Einzug von Cent-Beträgen zu vermeiden 46

47 Einzug von Lastschriftzahlungen Alle in die Lastschriftdatei eingehenden Beträge werden von WinCongress automatisch als bezahlt gebucht! Diese Automatik erspart das manuelle Verbuchen der Zahlungseingänge. Die Lastschriftbeträge werden auf den WinCongress-Konten Nr. 4 (Girokonto des Projekts) und Nr. 105 (Teilnehmergebühren) verbucht. Falls Sie mehrere Bankkonten für den Kongress eingerichtet haben: Bei der Eingabe Ihrer Kontodaten für den Lastschrifteinzug ( Kontodaten Einreicher ) ist daher stets das mit Konto Nr. 4 bezeichnete Konto anzugeben. BITTE UNBEDINGT BEACHTEN: Bei Erstellung einer neuen Lastschriftdatei im Projektordner wird eine eventuell dort vorhandene Lastschriftdatei überschrieben. Das gleiche gilt für eine dort eventuell vorhandene Begleitzettel- und Buchungslistendatei. Ist in dem Projektordner noch eine Lastschriftdatei aus einem früheren Lastschrifteinzug enthalten, so erhalten Sie eine Warnung, bevor diese überschrieben wird. Konsequenz: Um etwaige Verluste zu vermeiden, sollten sie die Lastschriftdateien nach ihrer Erstellung umgehend an die Bank weiterleiten und ggf. zusätzlich eine Sicherheitskopie in einem anderen Ordner oder unter anderem Namen erstellen!. 47

48 Einzug von Kreditkartenzahlungen Einzug von Kreditkartenzahlungen Kreditkartenzahlung kommt insbesondere dann in Frage, wenn ein größerer Teil der potentiellen Teilnehmer/innen aus dem außereuropäischen Ausland kommt, für die Überweisungen mit erheblichen Mehrkosten verbunden wären. WinCongress unterstützt zwei Varianten der Kreditkartenzahlung. Voraussetzung ist in beiden Fällen ein Vertrag mit einem Acquirer, einem Dienstleister, der den Einzug der Kreditkartenzahlungen vornimmt und die eingezogenen Beträge an Sie überweist. Bei dem ersten (älteren) Verfahren werden die Kreditkartendaten der Teilnehmer/innen an Sie übermittelt. Der Acquirer informiert Sie, auf welchem Wege diese Daten an ihn übersandt werden müssen, üblicherweise über das Internet. Dieses ältere Verfahren wird hier zunächst besprochen. Im nächsten Abschnitt wird das Vorgehen bei der Online- Kreditkartenzahlung vorgestellt, bei dem die Kreditkartendaten quasi direkt an dem Acquirer geleitet werden. Verfahren 1: Kreditkartenzahlung mit Datenübermittlung an den Veranstalter Einerseits handelt es sich hier um das vergleichsweise preisgünstigere Verfahren, andererseits übernehmen Sie die Verantwortung für die bei Ihnen gespeicherten Kreditkartendaten. WinCongress unterstützt auch das so genannte Batch-Verfahren des Acquirers B+S Card Service. Bei diesem wird eine Datei mit vorgeschriebenem Aufbau generiert, die anschließend über eine verschlüsselte Internetverbindung an diesen Dienstleister gesandt werden kann. Diese Datei wird unabhängig von dem von Ihnen gewählten Acquirer generiert. Falls nicht benötigt, bitte einfach ignorieren. Der Ablauf 1. Das Modul für die Erstellung der Acquirer-Transaktionen finden Sie im Pulldown-Menü unter Buchführung Acquirer-Transaktionen Transaktionen erstellen. 2. Vorschau und Kontrolle der in Frage kommenden Einträge. 3. Wichtig: Bitte UNBEDINGT die Kontrollliste der anstehenden Transaktionen ausdrucken. Sie benötigen diese Liste bei Acquirern, bei denen die Kreditkartendaten per Terminal oder Weboberfläche übermittelt werden, als Basis für die Dateneingabe. 4. Transaktionen erstellen (Projektpasswort erforderlich). Hierbei geschieht zweierlei: 48

49 Es wird die oben erwähnte Batchdatei generiert. WinCongress speichert die erstellten Transaktionen. Die im obigen Screenshot gezeigte Tabelle ist anschließend leer. Einzug von Kreditkartenzahlungen Wichtig ist unabhängig von der Art der Datenübermittlung der zweite Punkt, die Speicherung der gestarteten Transaktionen. Bei jeder Transaktionserstellung werden die aktuell offenen Transaktionen berücksichtigt, so dass Doppelanforderungen ausgeschlossen werden. 5. die Verbuchung von Zahlungseingängen und die Bearbeitung von Problemfällen. Programmpunkt: Buchführung Acquirer-Transaktionen Transaktionen bearbeiten und Zahlungseingänge verbuchen Zur Verbuchung von Acquirer-Zahlungseingängen wählen Sie die betreffende Transaktion aus, danach die Schaltfläche Zahlungseingang. Es erscheint das oben gezeigte Fenster, in dem bereits die von Ihrem Acquirer für den gegebenen Kartentyp angerechnete Gebühr angezeigt und von dem angeforderten Betrag subtrahiert wird. Diese Bearbeitungsgebühr wird anhand der von Ihnen eingegebenen Stammdaten (System Acquirereinstellungen) ermittelt. Angeforderter Betrag oder/und Gebühr lassen sich ändern, der resultierende überwiesene Betrag wird automatisch angepasst. Die Bearbeitungsgebühr wird auf dem Konto 202 (Acquirergebühren) verbucht. Dem Teilnehmer wird der angeforderte Bruttobetrag (vor Abzug der Acquirergebühr) gutgeschrieben. Behandlung von Problemfällen Hinweis: Die Löschung einer Transaktion ohne flankierende Aktionen bewirkt, dass sie bei der nächsten Transaktionserstellung wieder in unveränderter Form auftaucht. Daher: Besteht das Problem offensichtlich in einer fehlerhaften Kartennummer, so sollten Sie die Transaktion vorerst beibehalten und erst dann löschen, wenn die korrekte Kartennummer vorliegt. Handelt es aller Voraussicht nach um eine nicht einbringbare Forderung, so sollten Sie die Transaktion löschen, und außerdem die Zahlungsart für diese Person auf Überweisung einstellen, so dass für sie keine weitere automatische Transaktion erstellt wird. Alternativ führen Sie nach der Transaktionslöschung ein Totalstorno für diese Person aus, um die Forderung zu löschen und die von ihr blockierten Programmpunkte wieder frei zu geben. Bitte klären Sie vorab mit Ihrem Acquirer, ob die Übermittlung des Kartensicherheitscodes (oder Kartenprüfnummer, KPN) bei ihm erforderlich ist. Zu der Frage, ob dieser gespeichert werden darf, gibt es unterschiedliche Auffassungen 49

50 Einzug von Kreditkartenzahlungen Verfahren 2: Online-Kreditkartenzahlung Bei diesem Verfahren gehen die Kreditkartendaten nicht an Sie, sondern quasi direkt an den auch hier erforderlichen Acquirer. Dieses Verfahren entbindet Sie daher von der Verantwortung, Kreditkartendaten lokal zu speichern. Der Nachteil sind leider höhere Kosten: Zusätzlich zu dem Acquirer-Vertrag benötigen Sie einen Vertrag mit einem Zahlungsdienstleister. Auch bedeutet die Einbindung dieser Schnittstelle in das Online-Anmeldeformular einen Zusatzaufwand und damit zusätzliche Kosten. Näheres dazu finden Sie in der WinCongress-Preisliste. Der Ablauf Da die Datenübermittlung an den Acquirer für Sie entfällt, müssen Sie lediglich die eingehenden Zahlungen den betreffenden Teilnehmern zuordnen. Die Zuordnung von eingehenden Zahlungen zu Teilnehmern wird dadurch ermöglicht, dass beim Zahlungsvorgang von uns eine Referenznummer vergeben wird, die in der Acquirer-Abrechnung aufgelistet wird. Im Menüpunkt Buchführung Kreditkarten Onlinezahlung: Zahlungseingang werden die noch offenen Positionen mit der von uns vergebenen Referenznummer aufgelistet. Das Weitere dürfte selbsterklärend sein. Die errechnete Acquirergebühr wird auf dem Konto 202 (Acquirergebühren) verbucht. Dem Teilnehmer wird der offene Betrag (vor Abzug der Acquirergebühr) gutgeschrieben. 50

51 Tageskasse Tageskasse Menüpunkt Buchführung Tageskasse und Unterpunkte Vorgesehen für die Verbuchung kleinerer Barausgabe und einnahmen, ggf. auch für den Verkauf von Tageskarten, sofern hierfür nicht der - in der Regel sinnvollere - Weg über eine reguläre Teilnehmeranmeldung gewählt wird. In der Regel dürfte diese Programmfunktion entbehrlich sein. Menüpunkt Tageskasse - Kartenverkauf Die Tageskasse lässt fünf Positionsarten zu z.b. normal, ermäßigt, 3-Tageskarte usw. -. Nicht nur ihre Preise, sondern auch die Bezeichnungen werden in dem Menüpunkt System Tageskassengebühren von Ihnen festgelegt. Grundsätzlich könnten Sie auch den Verkauf des Tagungsbandes etc. über diesen Punkt abwickeln. Zur Information: Alle Erträge aus dem Tageskartenverkauf werden dem Ertragskonto 101 (Tageskasse) gutgeschrieben. Durch Einlagen und Entnahmen, also durch Transaktionen, die nicht mit Erträgen aus dem Tageskartenverkauf zu tun haben, repräsentiert dieses Konto nicht den aktuellen Bestand an Bargeld bzw. Schecks. Diese sind an den Konten 001 (Tageskasse bar) oder 002 (Tageskasse Scheck) abzulesen. KORREKTURBUCHUNG Geben Sie bitte die fehlerhafte Buchung erneut ein, bestätigen sie jetzt aber mit dem Button Korrekturbuchung. Menüpunkt Tageskasse: Bareinlage Barentnahme Barausgabe Von Interesse sind vor allem Bareinlage und Barausgabe. Die Barentnahme wird in der Regel nur im Zusammenhang mit dem Kassenabschluss stattfinden. Wichtigster Anwendungsfall für die Bareinlage: Die Tageskasse wird mit Wechselgeld versorgt. Wenn schon eine Tageskasse vorhanden ist, sollte man auch kleinere Barausgaben (Trinkgeld, Zustellentgelt, kleinere Einkäufe) aus ihrem Bestand tätigen können, ohne dass das allgemeine Bargeldkonto bemüht werden muss. Über die Schaltfläche Buchen lösen Sie den Buchungsvorgang aus, durch den die Salden der beteiligten Konten (Bar, Tageskasse bar, Aufwandskonto) aktualisiert werden. Tageskasse: Kassenabschluss ERLÄUTERUNGEN ZUM KASSENABSCHLUSSBILDSCHIRM Bestand alt = Bestand am Ende des letzten Abschlusses Einlagen/Entnahmen = Summe aller zwischenzeitlichen Bareinlagen und -entnahmen Ausgaben = Summe aller zwischenzeitlich getätigten Barausgaben Istbestand = tatsächlich in der Kasse vorhandener Bestand an Bargeld bzw. Schecks Entnahme = Entnahme beim aktuellen Kassenabschluss Abschlussbuchungen: Weicht der Ist-Bestand vom Soll-Bestand ab, ist also zu viel oder zu wenig Geld in der Kasse, so werden die entsprechenden Korrekturbuchungen auf den Tageskassenkonten vorgenommen: Der Tageskassenertrag wird um den Differenzbetrag verringert bzw. erhöht. Eine Barentnahme wird verbucht wie zuvor beschrieben. Eine Übersicht über alle zurückliegenden Tageskassenabschlüsse des Projekts erhalten Sie über den Menüpunkt Tageskasse Kassenabschlussübersicht 51

52 Reports abrufen Reports abrufen WinCongress enthält über 30 Listen und Layouts für Namenschilder, Ausweise, die Sie einfach abrufen können. Gedruckt wird stets aus der Druckvorschau heraus. Diese erlaubt nicht nur kleinere nachträgliche Veränderungen der Ausgabe, sondern auch den Export in mehr als 10 verschiedene Ausgabeformate, speziell PDF. Menüpunkt Listen Reports oder Schaltfläche Reports auf der Symbolleiste Die Reports sind in Kategorien eingeteilt. Bei einigen Kategorien sind spezifische Optionen einstellbar. Nomenklatur Die Bezeichnungen der von uns mitgelieferten Standard -Reports beginnen in der Tabelle Vorhandene Layouts stets mit einem $ -Zeichen (s. Abb. oben). Optionen für die Teilnehmerlisten Über die Schaltfläche Auswahl und Sortierfolge rufen Sie das bereits geläufige Fenster Auswahlabfrage Teilnehmerdatenbank auf. Hier können Sie Kriterien für die aufzulistenden Datensätze und die Sortierfolge festlegen. Hinweise zu einzelnen Funktionen der Druckvorschau Exportieren Für die Weitergabe von Listen an Auftraggeber etc. empfiehlt sich insbesondere der PDF-Export. Seite bearbeiten Erlaubt nicht nur die Änderung von Textbestandteilen eines Reports, sondern auch nachträgliche Layout- Änderungen. Für eine Textänderung führen Sie einen Doppelklick auf den zu ändernden Text aus. In dem erscheinenden Fenster geben Sie den neuen Text ein. Bearbeitungsmodus beenden per Fensterschließsymbol oder Tastenkombination <ALT+F4> 52

53 Reportdesigns verwalten Reportdesigns verwalten Menüpunkt Listen Reportdesign oder Button Reports, dann Button Reportdesign Allgemeines Diesen Menüpunkt rufen Sie auf, wenn Sie ein neues Reportlayout entwickeln oder ein vorhandenes Layout verändern, umbenennen oder löschen wollen. Das Layout legt das Erscheinungsbild der Liste fest, u. a.: Welche Datenbankfelder sollen auf der Liste erscheinen? Welche Überschriften? In welcher Anordnung? In welcher Schriftart? Druckdatum, Seitennummern ausgeben? Beschrieben wird hier die von uns vorgeschaltete Benutzeroberfläche. Die Anleitung für den eigentlichen Reportdesigner finden Sie im Anhang. Nomenklatur Die Bezeichnungen aller von uns erstellten Reports mit Ausnahme kundenspezifisch erstellter Reports beginnen nach Ihrem Präfix mit $ : $Teilnehmerliste 1-zeilig, $Belegungsübersicht usw. Wenn Sie eigene Reports durch Duplizieren erstellen, sollten Sie der Klarheit halber auf das $-Zeichen verzichten. Die Schaltflächen und Funktionen der Werkzeugleiste (am unteren Fensterrand): DESIGNER Ruft den Reportdesigner auf, mit dessen Hilfe das markierte Listenlayout verändert werden kann. Diese Funktion lässt sich auch per Doppelklick auf das betreffende Layout aufrufen. DUPLIZIEREN = zweitwichtigste Schaltfläche der Werkzeugleiste: Der schnellste Weg und sicherste Weg zu einem neuen Reportlayout besteht darin, ein passendes Layout als Vorgabe auszuwählen, dieses zu duplizieren und danach über die Schaltfläche Designer den Reportdesigner aufzurufen, um es wunschgemäß abzuändern. NEU Layout ohne Rückgriff auf eine vorhandene Vorlage entwickeln. Nur sehr erfahrenen Benutzern zu empfehlen. LÖSCHEN löscht das gewählte Layout nach Rückfrage. UMBENENNEN Dem gewählten Layout einen anderen Namen geben. 53

54 Reportdesigns verwalten HINTERGRUNDINFORMATION Jede Layout-Vorlage wird in einer eigenen Datei mit der Endung.FR3 im WinCongress-Datenordner gespeichert. Sie müssen daher einen formal gültigen Dateinamen angeben. Falls der von Ihnen gewählte Dateiname unzulässige Zeichen enthält (\, /, *, :,?, <, >, oder das Anführungszeichen), erhalten Sie eine Fehlermeldung. ANPASSUNG VON REPORTS DER KATEGORIE BADGES Diese Kategorie enthält 4 mitgelieferte Reports (Bezeichnungen daher beginnend mit $ ) für die Erstellung von Namensschildern, die unterschiedliche Typen repräsentieren. Bei drei von ihnen kann auch die Information über die getätigten Buchungen in der einen oder anderen Form untergebracht werden. Es handelt sich bei den genannten Reportbeispielen gewissermaßen um Rohmaterial für die Entwicklung eigener Badges. Sie können die Badges mit Hilfe des Reportdesigners selbst vornehmen oder uns damit beauftragen. $Namensschilder Layoutbeispiel 1 Reines Namensschild mit Schriftgrößenanpassung um Abschneiden längerer Namen zu vermeiden $Namensschilder mit Buchungsliste Die Namensschilder enthalten im unteren Bereich die Kurzbezeichnungen der gebuchten Programmpunkte. Die Kurzbezeichnungen werden im Menüpunkt Projekt Programmpunkte eingegeben, dort als Kurzbezeichnung für Teilnehmerkarten. Nur Programmpunkte mit einer vorhandenen Kurzbezeichnung werden berücksichtigt! Der Report lässt sich dahingehend erweitern, dass auch die Kurzbezeichnungen der Allgemeinen Anmeldung berücksichtigt werden. $Namensschilder plus Buchungstickets Erstellt einen Bogen pro angemeldeten Teilnehmer mit einem Ticket pro gebuchtem Programmpunkt und einem Namensschild am Anfang. Nur Programmpunkte mit einer vorhandenen Kurzbezeichnung werden berücksichtigt! Der Report lässt sich dahingehend erweitern, dass auch die Kurzbezeichnungen der Allgemeinen Anmeldung berücksichtigt werden. Die Tickets enthalten die jeweilige Kurzbezeichnung. $Tagungskarten A6 mit Buchungen Die Karten enthalten eine Auflistung der gebuchten Punkte, außerdem die zu zahlende Gebühr und die Summe der geleisteten Zahlungen. ANPASSUNG DER BADGES FÜR DEN EINZELDRUCK Die vorhandenen Badge-Layouts erlauben es, Badges für einen zusammenhängenden Bereich von Teilnehmernummern (z. B. von Nr. 100 bis Nr. 299) auszugeben. Sie können es aber auch einrichten, dass zusätzlich auch die Möglichkeit besteht, einen einzelnen Badge für den auf dem Hauptbildschirm gewählten Teilnehmer zu drucken. Hierfür sind zwei Voraussetzungen für den betreffenden Badge erforderlich: 1. Der Badge muss per Menüpunkt Projekt Badges: Layoutwahl für Einzeldruck ausgewählt sein 2. Der Badge muss die folgende Ereignisbehandlungsroutine enthalten: procedure frxreport1onstartreport(sender: TfrxComponent); begin if <TeilnehmerID> <> 0 then begin Edit1.Text := <TeilnehmerID>; Edit2.Text := <TeilnehmerID>; Page2.Visible := False; end; // eventuell weitere Anweisungen, die beim Start des Reports ausgeführt werden sollen end; Page2 sei der Name der vorgeschalteten Dialogseite, in der festgelegt wird, welche Teilnehmerummern einbezogen werden Bitte ggf. anpassen, z. B. DialogPage statt Page2. 54

55 Extras-Menü Extras-Menü Den Darstellungsmodus umschalten Der Komfort des Normalmodus für den Hauptbildschirm (Gruppieren, Tabelleneigenschaften individuell festlegen usw.) ist im Normalfall problemlos anzuwenden. Unter speziellen Umständen (sehr große Teilnehmerzahlen ggf. plus Netzwerkbetrieb) kann dies allerdings dazu führen, dass Aktionen wie das Einfügen oder Ändern von Adress- Datensätzen zu lange dauern. Wenn das der Fall ist, sollten Sie per Extras Darstellungsmodus den Expressmodus einschalten. Eine typische Situation, in der dies sinnvoll sein kann, ist das Check-In mit oder ohne OnSite- Anmeldungen, wo es primär auf eine besonders zügige Arbeit ankommt. Soll dieser Modus dauerhaft für ein Projekt gelten, fügen Sie bitte in die betreffende projekt.ini den folgenden Abschnitt ein: [Optionen] DMode=x In diesem Fall wird beim Öffnen des betreffenden Projekts automatisch der Expressmodus gewählt. Hinweis: Falls der Expressmodus im Netzwerkbetrieb gewünscht wird, sollten ALLE Arbeitsstationen in diesem Modus arbeiten, um die gewünschte Beschleunigung zu gewährleisten. Kreditkarten löschen Fall Sie Kreditkartendaten gespeichert haben und Ihre Veranstaltung abgeschlossen ist, sollten Sie diese unbedingt löschen. Der entsprechende Menüpunkt aus dem Extras-Menüs erlaubt dies. Datenbankabfragen Zum Menüpunkt Extras Datenbankabfrage Dieses Moduls ermöglicht es Ihnen, grundsätzlich alle Datenbankinhalte an das Tageslicht zu befördern. Interessant ist besonders die Möglichkeit, das Abfrageergebnis in einer Excel-Tabelle zu speichern! Mit Hilfe der Abfragesprache SQL (Structured Query Language) können Sie einfache Datenbankabfragen praktisch aus dem Stand heraus formulieren: So listet die einfache Abfrage SELECT * FROM Anmelden alle in der Datenbanktabelle Anmelden enthaltenen Daten auf, im Fall dieser Tabelle speziell die Adressdaten. Sofern Sie eigene Abfragen formulieren wollen, können Sie sich anhand der Kurzeinführung im Anhang in diese Materie einarbeiten. Die eingebauten Zusatzfunktionen gestalten den Umgang mit SQL recht komfortabel, insbesondere die Möglichkeit, häufiger benötigte SQL-Abfragen zu speichern und wieder abzurufen Für die Formulierung eigener SQL-Abfragen benötigt man die Bezeichnungen der Datenbanktabellen, in der Regel außerdem die Bezeichnungen der zugehörigen Tabellenfelder. Diese Informationen erhalten Sie über das links befindliche Datenbankstrukturfenster: Die obere Fensterhälfte enthält alle Datenbanktabellen des Projekts, die untere Hälfte die Felder zu der jeweils ausgewählten ( angeklickten ) Datenbanktabelle. Öffnen: SQL-Abfrage aus Datei einlesen Die SQL-Abfragen sollen allen Projekten zugänglich sein. Sie werden daher zentral in der Root des Datenordners gespeichert. Der Öffnen-Dialog zeigt alle in diesem Ordner gespeicherten SQL-Abfragen. Speichern unter...: SQL-Abfrage in einer Datei sichern Wenn Sie eine SQL-Abfrage formuliert oder modifiziert haben, die Sie für die spätere Verwendung aufbewahren wollen, können Sie diese über das Dialogfenster SQL-Abfrage speichern unter... in der Root des Datenordners ablegen. Neu: Neue SQL-Abfrage beginnen Als Vorgabe für die neue Abfrage erscheint der Text: SELECT * FROM Excel-Export Abfrageergebnis in einer Excel-Tabelle speichern. Name und Ort legen Sie fest. 55

56 Extras-Menü Der Import-Assistent Mit Hilfe der Importschnittstelle können Sie Adressen aus einer externen Datenbank in das aktuelle Projekt übernehmen. Da alle bekannten Datenbank- und Tabellenkalkulationssysteme (inkl. MS Access und MS Excel) in der Lage sind, Daten im CSV-Format auszugeben, setzen wir voraus, dass die zu importierenden Daten in diesem Format vorliegen. Ablauf 1. Auswahl der zu importierenden Datei 2. Zuordnung der jeweils zusammengehörigen Felder von Importdatei und WinCongress-Adressdatei: In welchem Feld der Importdatei befindet sich der Nachname? usw. 3. Testlauf mit Fehlerprüfung 4. Datenübernahme nach Eingabe des Projektpassworts Bitte beachten Sie unbedingt die Informationen und Warnhinweise in dem Startbildschirm zum Datenimport! Zielfelder Die folgende Tabelle listet die in WinCongress enthaltenen Datenbankfelder auf, die je nachdem durch die Einträge der Importdatei versorgt werden können oder müssen. Länge = Feldlänge für Textfelder ( Strings ). Weist das zu importierende Feld mehr Zeichen auf als diesem Wert entspricht, so werden die überzähligen Zeichen nicht übernommen. WinCongress- Feldname Typ Länge Bemerkung Anrede T 10 Firma, wenn Quellfeld = Firma, Fa. oder Fa (ohne Abkürzungspunkt) Frau, wenn Quellfeld = Frau Ohne wenn Quellfeld = Ohne Herr in allen anderen Fällen Bank T 27 Name der Bank Bemerkung Memo Blz G Bankleitzahl T 80 -Adresse Fachrichtung T 45 ggf. Berufsbezeichnung Fax T 25 KontoNr T 20 Land T 3 Länderkennzeichen ( AT, BE, DE ). Kleinschrift wird in Großschrift umgewandelt ( us -> US ). Bei fehlendem Eintrag wird das eigene Länderkennzeichen entsprechend dem Eintrag im Menüpunkt System Basisdaten verwendet. Nachname T 36?, falls das zugeordnete Quellfeld keinen Eintrag enthält Ort T 30?, falls das zugeordnete Quellfeld keinen Eintrag enthält Plz T 13 Strasse T 40 Straße oder Postfach Telefon T 25 Titel T 30 Vorname T 15 Zusatz1 T 45 Adresszusatz (Institution etc.) Zusatz2 T 45 Adresszusatz (Institution etc.) T = Textfeld G = Ganzzahl (Integer) 56

57 Word-Dokumentvorlagen für Einzel- und Serienbriefe erstellen Word-Dokumentvorlagen für Einzel- und Serienbriefe erstellen Bei der Erstellung von Einzel- und Serienbriefe werden in WinCongress eine unterschiedliche Techniken eingesetzt. Dementsprechend unterscheidet sich auch die Erstellung der Vorlagen. Platzierung und Namensgebung Die Dokumentvorlagen müssen sich in dem Ordner mit dem festgelegten Namen Vorlagen unterhalb des jeweiligen Projektordners befinden und die Dateierweiterung *.doc aufweisen. Die Namen der Serienbriefvorlagen müssen mit der Zeichenfolge SER (in Groß- oder Kleinschrift oder gemischt) beginnen, z.b. seranfrage.doc. Die Namen der Einzelbriefvorlagen sind frei wählbar, abgesehen davon, dass ihre Namen nicht mit SER oder $ beginnen dürfen. Serienbriefvorlagen Layout und Text der Serienbriefvorlagen legen Sie selbst fest. Datenquellen für Serienbriefentwurf und -erstellung: Als Datenquelle beim Entwerfen des Serienbriefes sollten Sie die Datei Datenquelle.csv in der Root des Datenordners verwenden. Für die Serienbrieferstellung erstellt WinCongress entsprechend den aktuellen Adressauswahlvorgaben die Datei Datenquelle.csv in dem lokalen WinCongress-Ordner und verwendet sie als Serienbrief-Datenquelle. Beide Dateien haben die gleichen Seriendruckfelder. Die zuerst genannte ist bei der Erstellung leichter anzugeben und existiert bereits sofort nach der WinCongress-Installation, also unabhängig davon, ob bereits ein Serienbrief von dem angemeldeten Benutzer erstellt wurde oder nicht. Die folgenden Seriendruckfelder stehen zur Verfügung: AdrZeile1, AdrZeile8 BrfAnredeD, BrfAnredeE Elementarfelder : Anrede, Titel, Vorname, Nachname etc. Gebuehr Bezahlt Saldo Falls die Briefanschrift im Adressformat des Empfängerlandes ausgegeben werden soll, müssen alle acht Adressenplatzhalter in dieser Reihenfolge in der Serienbriefvorlage enthalten sein. Andernfalls besteht die Möglichkeit, dass Teile der Anschrift ausgelassen werden! Soll auf diese Art der Briefanschrift verzichtet werden, bitte alle(!) acht auslassen. Briefanrede deutsch bzw. englisch Verwendung bei Bedarf Von Teilnehmer/in insgesamt zu zahlende Teilnahmegebühr Summe der für den Teilnehmer bisher als eingegangen verbuchten Zahlungen Errechnet: Bezahlt minus Gebuehr Verwendung der drei letzten Felder z. B. in Serienbriefen zur Zahlungserinnerung. Die Serienbriefvorlagen des Projektbeispiels enthalten für diese Felder EUR als Währungssymbol. Falls Sie diese Vorlagen verwenden, bitte bei Bedarf ändern in, CHF usw. (Feldfunktionen ein-aus: Tastenkombination <Alt + F9> oder Kontextmenü) Einzelbriefvorlagen Die Platzhalter der Einzelbriefvorlagen werden im Unterschied zu denen der Serienbriefvorlagen ganz normal in die jeweilige Vorlage per Tastatur eingegeben. Sie beginnen jeweils mit < und enden mit >. Für die Einzelbriefvorlagen sind lediglich die folgenden Platzhalter möglich: <AdrZeile1>, <AdrZeile8> <BrfAnredeD> bzw. <BrfAnredeE> Auch hier müssen alle acht Adressenplatzhalter in dieser Reihenfolge vorhanden sein! Sie dürfen sich nicht in einem Word-Textfeld befinden. Zulässig ist jedoch der alte Positionsrahmen: Falls Sie einzelne Platzhalter frei positionieren wollen, setzen Sie diese zunächst in ein Textfeld und wandeln dieses anschließend mit Hilfe des Textfeld-Formatierungsfensters in einen Positionsrahmen um. 57

58 Zeitplan Zeitplan Der Terminkalender Menüpunkt Zeitplan Terminkalender oder Terminkalender auf der Symbolleiste Terminsortierung bei Aufruf: Datum und Uhrzeit Sortierung nach jeder Spalte per Mausklick auf Spaltenüberschrift Mehrzeilige Bemerkungseinträge zu jedem Termin möglich Wochentagsanzeige für Ausführungs- und Wiedervorlagedatum Wahlweise Terminkalenderanzeige bei jedem Aufruf des Projekts. Da in aller Regel die zukünftigen Termine von Interesse sind, zeigt der Satzzeiger beim Aufruf des Terminkalenders nicht auf den frühesten Termin überhaupt, sondern auf die aktuellen Termine. Die Checkliste Menüpunkt Zeitplan Checkliste Die Checkliste (Datei Checkliste.rtf) ist als Gedächtnisstütze für die auszuführenden Arbeiten gedacht. Wird beim Aufruf in MS Word geladen, so dass Sie sie wie gewünscht anpassen können. 58

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