Finanzverantwortung, Zeichnungsbefugnisse, Zuständigkeiten, Vertretungen

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1 Forum Ziviler Friedensdienst Richtlinie: Finanzverantwortung, Zeichnungsbefugnisse, Zuständigkeiten, Vertretungen Vorläufig vom GV in Kraft gesetzt ab 1. August 2010 Verabschiedung im Vorstand am 3.September Folgende Abkürzungen werden in der Richtlinie verwandt: GF Geschäftsführer/-in SGF Stellvertretender Geschäftsführer/-in AL Abteilungsleiter/-in SAL Stellvertretende/-r Abteilungsleiter/-in AL-P Abteilungsleiter/-in Projekte AL-ÖA Abteilungsleiter/-in Öffentlichkeitsarbeit/Fundraising AL-VZD Abteilungsleiter/-in Verwaltung/Zentrale Dienste L-AfK Leiter/-in Akademie für Konflikttransformation L-PE Leiter/-in Pädagogische Entwicklung Ref Referent/-in RK Regionalkoordinator/-in Ass Assistent/-in FK - Fachkraft PL Projektleiter/-in 1. Vertretungen 1.1. Folgende dauerhafte Vertretungsregelungen gibt es im forumzfd bei Abwesenheit eines Stelleninhabers/ einer Stelleninhaberin: Geschäftsführer/-in vertreten durch Stellvertretende/-n Geschäftsführer/-in Abteilungsleiter/-in Projekte vertreten durch Stellvertretende/n Abteilungsleiter/-in Leiter/-in Akademie vertreten durch Leiter/-in Pädagogische Entwicklung Leiter/-in Öffentlichkeitsarbeit vertreten durch Fundraiser/-in Leiter/-in Verwaltung / Zentrale Dienste vertreten durch Referent/-in Buchhaltung Alle Vertreter/-innen sind nur Abwesenheitsvertreter 1.2. Zeitweilige Vertretungen werden bedarfsweise vom Geschäftsführenden Vorstand des forumzfd ernannt.

2 2. Finanzverantwortung 2.1. Bankkonten-Vollmacht Zeichnungsvollmacht für alle Bankkonten hat der/die Geschäftsführer/-in, vertretungsweise der/die Stellvertretende Geschäftsführer/-in und der/die Leiter/-in Verwaltung / Zentrale Dienste. Zeichnungs-Vollmacht für Konten der Akademie für Konflikttransformation hat der/die Leiter/-in-AfK. Zeichnungsvollmacht für Konten Projekte und Programme hat der/die Abteilungsleiter/-in Projekte. Zeichnungsvollmacht für ausländische Regionalkonten hat der/die zuständige Regionalkoordinator/-in, sowie der/die zuständige Regionalreferent/-in. Zeichnungsvollmacht für Projektkonten hat der/die zuständige Büroleiter/- in/fachkraft, sowie der/die zuständige Regionalkoordinator/-in. Alle Überweisungen haben zwingend als Vorraussetzung, dass die sachliche und rechnerische Richtigkeit der dafür Verantwortlichen vorliegt. (s.u.) Alle Überweisungen über haben die (zusätzliche) Unterschrift des Geschäftsführers oder seines Abwesenheitsvertreters zur Voraussetzung. Vereinsinterne Finanztransfers sind in unbegrenzter Höhe möglich. Vollmacht für BFS- Online-Banking haben der/die Geschäftsführer/-in, sowie die Mitarbeitenden der Buchhaltung. Das Online-Banking in ausländischen Büros ist wie die Zeichnungsvollmacht geregelt Handkassen Die Handkasse der Geschäftsstelle und die Handkasse für den Kaffee-Direktverkauf werden von der Assistenz Verwaltung/Zentrale Dienste geführt. Die Handkassen der Friedensläufe (Bremen, Berlin) werden vom jeweiligen Projektleiter / von der jeweiligen Projektleiterin geführt. Der Höchstbetrag ist 300 Euro. Die Handkasse der Akademie wird vom zuständigen Referenten VZD / von der zuständigen Referentin VZD geführt. Die Kurs-Handkasse wird von der Kurs- Assistenz geführt. Der Höchstbetrag ist jeweils Euro Zeichnungsbefugnis / Freizeichnung Für Freizeichnungen gilt grundsätzlich das Vier-Augen-Prinzip. Neben der Freizeichnung ( zur Zahlung angewiesen ) muss mindestens eine andere Person sachlich richtig oder Rechnerisch richtig gezeichnet haben. Die Abläufe und Zuständigkeiten der Sachlich oder Rechnerisch Richtig-Zeichnung regeln jeweils die Abteilungen. Alle Freizeichnungsberechtigungen sind auf die festgelegten Budgets beschränkt. Im Rahmen ihrer Budgets sind der Geschäftsführer und die Abteilungsleiter unbeschränkt zeichnungsberechtigt. Für Anschaffungen über gilt dies nur, sofern diese ausdrücklich im Budget genehmigt wurden. Nicht im Budget ausdrücklich genehmigte Anschaffungen bis bedürfen der Zustimmung des Geschäftsführers, mehr als zusätzlich die Zustimmung des Schatzmeisters.

3 Der Abteilungsleiter ist frei in der Entscheidung über Ausgleich innerhalb seines Budgets. Alle Anweisungen, die wahrscheinlich oder tatsächlich zu einer Überschreitung des Abteilungsbudgets von mehr als führen, bedürfen der Zustimmung des Geschäftsführers. Der Geschäftsführer ist frei in dem Ausgleich der einzelnen Budgets der Abteilungen und hat nur eine Informationspflicht gegenüber dem Schatzmeister. Sofern durch kostenrelevante Entscheidungen das Gesamtbudget um mehr als überschritten wird, bedarf dies der Zustimmung des GV/VS. Für die im Folgenden aufgeführten Freizeichnungsregelungen gelten die oben genannten Vertretungsregeln. Freizeichnungen für den Verein werden vom GF und dem/r AL-VZD vorgenommen. Für die Bereiche Öffentlichkeitsarbeit und Fundraising kann der AL-ÖA freizeichnen. Freizeichnungen für Projekte und Programme werden von dem/r AL-P vorgenommen. Bis zu einem Betrag von 500 Euro können die zuständigen Referenten ebenfalls freizeichnen. Freizeichnungen für die Akademie werden von der/dem Leiter/-in-AfK vorgenommen. Bis zu einem Betrag von 500 Euro kann der/die Leiter/-in Pädagogische Entwicklung freizeichnen. Freizeichnungen in den Länderbüros werden von dem/der zuständigen Büroleiter/-in vorgenommen. Bei Beträgen über 500 Euro bei Anschaffungen/Investitionen ist eine Zustimmung des Regional-koordinators/ der Regionalkoordinatorin oder des zuständigen Referenten/ der zuständigen Referentin nötig. Freizeichnungen in der Regionalkoordination werden von dem/der Regionalkoordinator/-in vorgenommen Budget-Controlling Geplante Überschreitungen des genehmigten Gesamtbudgets und aller daraus abgeleiteten Einzelbudgets werden vom GF dem GV angezeigt. Überschreitungen der Einzelbudgets werden von den AL dem GF angezeigt. Anpassungen der Budgets, d.h. Genehmigungen der Überschreitungen nimmt der Vorstand vor. Zuständig für das Controlling des Gesamtbudgets sind der/die GF, sowie der/die AL- VWZ. Zuständig für das Controlling des Buchungskreises Projekte ist der/die AL-P, sowie der/die AL-VWZ. Zuständig für das Controlling der Regionalbudgets ist der/die Regionalkoordinator/- in, sowie der/die zuständige Referent/-in. Zuständig für das Controlling der Projektbudgets ist der/die Büroleitung/FFK sowie der/die zuständige Regionalkoordinator/-in. Zuständig für das Controlling des Buchungskreises Akademie ist der/die L-AFK, sowie der/die zuständige Referent/-in VZD. Zuständig für das Controlling von Öffentlichkeitsarbeit/Fundraising ist der/die AL-ÖA. Zuständig für das Controlling der Konten Zentrale Dienste ist der/die IT- Beauftragte der Geschäftsstelle. Einmal jährlich veranlasst der Geschäftsführer eine unangemeldete Prüfung der Handkassen und lässt diese entsprechend dokumentieren.

4 3. Arbeitsverträge Arbeitsverträge und Gehaltserhöhungen können im Rahmen genehmigter Budgets und Personalplanungen abgeschlossen werden. Veränderungen in der Personalplanung und Gehaltserhöhungen, die überjährig wirksam werden und den Budgetrahmen übersteigen, müssen zuvor vom GV genehmigt werden Leitende Angestellte Arbeitsverträge werden vom (Geschäftsführenden) Vorstand und dem/der Geschäftsführer/-in unterzeichnet Mitarbeitende Geschäftsstelle / Akademie Arbeitsverträge werden von dem/der Geschäftsführer/-in und der/m zuständigen Abteilungsleiter/-in unterzeichnet Honorar- und Werkverträge Arbeitsverträge werden von dem/der Geschäftsführer/-in oder der/m zuständigen Abteilungsleiter/-in unterzeichnet EHFG-Verträge Arbeitsverträge werden von dem/der Geschäftsführer/-in und der/m Abteilungsleiter/- in Projekte unterzeichnet Arbeitsverträge in Projektländern Arbeitsverträge werden von dem/der zuständigen Büroleiter/-in und der/m zuständigen Regionalkoordinator/-in unterzeichnet Praktikanten-, FSJ- und FJPL-Verträge Arbeitsverträge werden von der zuständigen Abteilungsleitung unterzeichnet Weltwärtsverträge Arbeitsverträge werden vom/von der Abteilungsleiter/-in Projekte unterzeichnet Kündigungen, Abmahnungen Kündigungen und Abmahnungen werden vom/von der Geschäftsführer/-in unterzeichnet. 4. Geschäftsabschlüsse, Sponsoring, Versicherungen, Bescheinigungen etc Projektverträge, Weiterleitungsverträge, Drittmittelverträge Verträge werden vom/von der Geschäftsführer/-in und dem/der jeweiligen Abteilungsleiter/-in unterzeichnet.

5 4.2. Sponsorenverträge Verträge werden vom/von der Geschäftsführer/-in unterzeichnet Mietverträge, Kaufverträge, sonstige Verträge etc. Verträge werden vom/von der Geschäftsführer/-in unterzeichnet Kursteilnehmende, Teilnahmebestätigungen, Kurszertifikate Verträge werden vom/von der Leiter/-in Akademie für Konflikttransformation unterzeichnet. 5. Dienstreisen Dienstreiseanträge der Abteilungsleitungen werden vom/von der Geschäftsführer/-in genehmigt. Sonstige Dienstreiseanträge werden von der zuständigen Abteilungsleitung genehmigt. 6. Datenschutz Der Vorstand bestellt eine/n Beauftragte/n für den Datenschutz in der Geschäftsstelle. 7. Gültigkeit Diese Richtlinie wird zum in Kraft gesetzt. Sie muss vom Vorstand jeweils nach einem Jahr bestätigt werden. Sie wird den Verantwortung tragenden Mitarbeitenden zur Gegenzeichnung vorgelegt. Bonn, 20. Juli Tilman Evers (Vorsitzender) Bernhard Müller (Schatzmeister)

6 Ich habe die Richtlinie Finanzverantwortung, Zeichnungsbefugnisse, Zuständigkeiten, Vertretungen des Forum Ziviler Friedensdienst zur Kenntnis genommen und die mich betreffenden Regelungen nachvollzogen.... (Name, Funktion) (Datum) (Unterschrift)