PROVIA HR. Personalabrechnung und -verwaltung. Die Idee. Das Konzept. Aktuell im Dialog: Die Datenverwaltung. PROVIA Personalverwaltung

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1 IDEE-KONZEPT-SOFTWARE

2 PROVIA HR Personalabrechnung und -verwaltung Die Idee Die Personalabrechnung und -verwaltung ist ein äußerst sensibler Unternehmensbereich. Ständig wechselnde Anforderungen von Finanzbehörden, Tarifpartnern und Sozialversicherungen fordern flexible Reaktionen. Korrekte und verständlich verfasste Gehaltsabrechnungen sind mitverantwortlich für den Betriebsfrieden, für die Motivation und für die Leistungsbereitschaft der Belegschaft und damit auch für den Betriebserfolg. Mit PROVIA HR bietet MICOS eine effiziente und zukunftsorientierte Softwarelösung, die stets die aktuellen gesetzlichen und tarifvertraglichen Anforderungen erfüllt. Weiterhin deckt PROVIA HR die komplexen Ansprüche an eine zeitgemäße Personalverwaltung zuverlässig ab und bietet eine schnelle und flexible Auswertung aller Datenbestände. Die Anbindung an Zeiterfassung, Rechnungswesen, BEVIA-Leistungsabrechnung, Corporate Planer und digitale Archivierung bietet eine hohe Datensicherheit durch Plausibilitätsprüfungen. Mit PROVIA HR verfügen Sie über eine leistungsstarke Anwendung, die bedienerfreundlich und einfach zu erlernen ist. Sicherheit durch stabile, praxiserprobte Produkte sowie eine kompetente Beratung runden die Personalabrechnung zum MICOS-Komplettangebot ab. Das Konzept PROVIA HR ist modular aufgebaut, d. h. die Programmbausteine werden je nach Abrechnungsanforderung eingesetzt. Schon das Grundmodul des PROVIA HR Abrechnungs- und Verwaltungssystems stellt für eine leistungsfähige Personalverwaltung alle Funktionen bereit. BEVIA Komplettlösung für WfbM PROVIA Personalverwaltung REVIO Rechnungswesen KOLOGIO Logistik/PPS Verwaltung/Abrechnung Dokumentation KENZIO Kennzahlensystem Unternehmenssteuerung Risikomanagement Benchmarking Öffentlicher Dienst Abrechnung WfbM Zeitenverwaltung Stellenplan Finanzbuchhaltung Kostenrechnung Anlagenbuchhaltung Auftragsabwicklung Steuerung Aktuell im Dialog: Die Datenverwaltung In PROVIA HR können bis zu 9999 Abrechnungskreise gebildet werden. Gesetzliche Eckwerte werden im Rahmen des Software- Betreuungsvertrages von MICOS gepflegt und aktualisiert. Übergeordnete Daten wie Institute, Krankenkassen, Lohnarten und Tarife können auf Wunsch separat oder zentral verwaltet werden. Der Lohnartenstamm sowie das Tarifwerk sind flexibel und lassen individuelle Bewertungsmöglichkeiten zu. Durch den hierarchischen Stammdatenaufbau ist der Eingabeaufwand minimal. Dadurch ist die Abbildung vielfältiger Lohn- und Gehaltsregelungen gegeben.

3 Jeder Zugriff auf Stamm- und Bewegungsdaten unterliegt detaillierten Plausibilitätsprüfungen, die aus Einzelprüfungen oder Prüfungen komplexer Feldzusammenhängen bestehen. Vor dem abschließenden Speichern wird die Eingabe noch einmal einer Komplettprüfung unterzogen, was insgesamt eine hohe Datensicherheit gewährleistet. Bewegungsdaten wie z.b. Urlaubs-, Weihnachtsgeld oder tarifliche Einmalzahlungen können automatisch bereitgestellt werden. Das Einlesen von Daten aus der Zeiterfassung unterliegt wieder detaillierten Plausibilitätsprüfungen und wird protokolliert. Intelligent, schnell, flexibel: Die Verarbeitung Individuelle Verknüpfungen in der Lohnarten- und Tarifdefinition ermöglichen automatische Berechnungsabläufe in der Brutto- und Nettolohnrechnung. Neben der üblichen Steuer- und Sozialversicherungsermittlung werden alle länderspezifischen Regelungen berücksichtigt. PROVIA HR ist uneingeschränkt rückrechnungsfähig. Bei Rückrechnungen auf Vorjahre erfolgt die Steuerermittlung nach dem Zuflussprinzip. Der Abruf einer Verarbeitung bietet umfangreiche individuelle Einstellungsmöglichkeiten. Durch einfaches Ankreuzen führt PROVIA HR den Verarbeitungsablauf von der Abrechnung über den Zahlungsverkehr bis hin zur Belieferung verschiedener Schnittstellen durch. Für Korrekturen steht der Wiederholungslauf sowie die separate Nachberechnung zur Verfügung. Auf Wunsch kann jederzeit für beliebige Personalfälle eine Testabrechnung erzeugt werden. Bei mehr als einem Zahlungstermin pro Monat bietet der Netto- oder auch Bruttoabschlag eine komfortable Lösung. Die Handhabung PROVIA HR ist in das MICOS-Portal eingebunden. Hier stehen neben PROVIA HR weitere MICOS-Produkte zur Verfügung. Der Anwender wählt aus dem Hauptmenü, das am linken Rand als Baumstruktur dargestellt wird, eine Maske aus, die dann im Portal dargestellt wird. Es können beliebig viele Masken gleichzeitig geöffnet werden. Dabei ist im Hauptmenü jederzeit erkennbar, welche Masken geöffnet sind und welchen Bearbeitungsstatus diese haben. eingegebenen Daten über einfache Suchmöglichkeiten gefunden werden. Die Suchfunktion präsentiert sich dem Anwender mit einheitlicher Darstellung und Funktionalität. Alle Bedienelemente können sowohl mit der Maus als auch mit der Tastatur bedient werden. Der Anwender hat die Möglichkeit, eigene 'Favoriten' im Hauptmenü zu hinterlegen. Steuerungselemente (Navigation, Neuanlage, Löschen, Editieren) verhalten sich in jeder Maske gleich. Im Datenbestand können alle Baumstruktur

4 Vorgangssteuerung Die Vorgangssteuerung dient mit vordefinierten Vorgängen zur Vereinfachung und Optimierung häufig wiederkehrender Abläufe in der Personalabteilung. Beispiel: Vorgang Eintritt Der Vorgang Eintritt vereinfacht die Aufnahme eines neuen Mitarbeiters in PROVIA HR. Als Abrufparameter für diesen Vorgang erfasst der Anwender zunächst nur das Eintrittsdatum. Anhand einer individuell einstellbaren Schablone wird der neue Personalstamm automatisch angelegt. Die für den Vorgang notwendigen Masken werden dem Anwender dann automatisch in einer benutzerdefinierten Reihenfolge zur Kontrolle und Ergänzung des neu angelegten Personalstamms angeboten. Maske: Vorgang Eintritt Softwaremerkmale PROVIA HR Benutzerberechtigungen Einrichten von Benutzern, Benutzergruppen Vergabe von Schreib-, Lese-, Löschberechtigungen auf Masken- und Auswertungsebene Einschränkung von Benutzerrechten auf Institution, Abrechnungskreise, Unternehmensbereiche / Kostenstellen Stammdaten / Organisation Optional gemeinsame Datenbank mit REVIO und BEVIA, KOLOGIO und KENZIO Protokoll aller Stammdatenänderungen Auswertungen / Informationen im Dialog Mächtige Suchfunktionen, mit Wildcards, Sortierung/ Export des Suchergebnisses (z. B. an.xls- Format oder.xml-format) div. Standardauswertungen und Personalstatistiken Bescheinigungen Beispiele: Arbeitsbescheinigung 312 (SGB III) Entgeltbescheinigung Übergangsgeld/ Krankengeld/ Versorgungskrankengeld Entgeltbescheinigung Krankengeld bei Erkrankung des Kindes Einkommensbescheinigung Soz. Wohnungsbau Einkommensbescheinigung Erziehungsgeld Verdienstbescheinigung für RV-Träger Wohngeld Flexible, mehrdimensionale Auswertungsmöglichkeiten mit Anbindung und Exportmöglichkeiten nach Excel, XML Integration KENZIO/ REVIO/ BEVIA/KOLOGIO/Zeitverwaltung Archivierung (HYPARCHIV), Corporate Planer Microsoft Office Hilfesystem Onlinehilfe auf Modul-, Masken- und Feldebene

5 Softwaremodule PROVIA HR Die Module passen das PROVIA HR-Abrechnungs- und Verwaltungssystem perfekt an kundenspezifische Anforderungen an. PROVIA HR arbeitet in einer gemeinnützigen Organisation ebenso zuverlässig wie in einer Behindertenwerkstatt, einer Stadtverwaltung oder einem privaten Unternehmen. Folgende Module sind verfügbar: Grundmodul Abrechnung (ausführliche Funktionsbeschreibung siehe Anlage A) Zeitverwaltung Arbeitsplatzorientierte Datenerfassung - ein gesondertes Benutzerkonzept steuert die Berechtigung der Dateneingabe und - überwachung; integrative abrechnungsrelevante Zeitarten und Kontenführung; automatische Verwaltung von Vorerkrankungszeiten; individuelles schablonengestütztes Reporting Stellenplan (in Planung 2005) Detaillierte Etatplanung sowie Stellenverwaltung (Auslastung VBE) und Personalkostenhochrechnung Archivierung (ausführliche Funktionsbeschreibung siehe Anlage C) Elektronische Archivierung mit HYPARCHIV Zusatzmodule für spezielle Anwendungen Modul Datenübermittlung gem. DEÜV Datenübermittlung an die Krankenkassen gem. DEÜV, Monats- und Jahresmeldungen Meldepflichtige Tatbestände werden auf der Basis von Stammdaten und abgerechneter Lohnkontenwerte vom System erkannt Bei Einsatz der MICOS-Zeitwirtschaft können die Datumsvorgaben aus den Daten der Zeitwirtschaft automatisch erstellt werden Mögliche Verfahrensweisen: Jahresentgeltmeldungen im DEÜV-Datenträgeraustausch DEÜV-Total (Monats- und Jahresmeldungen) Übermittlung der DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise per an Krankenkassen, (PROVIA esv, ausführliche Funktionsbeschreibung siehe Anlage B) Modul Datenübermittlung gem. DATÜV / ZVE Datenübermittlung an Zusatzversorgungskassen für ZVK, VBL Eingabe ZVK-relevanter Daten im Personalstamm Das Programm erstellt Monats- und Jahresmeldungen Die Datenübermittlung erfolgt per DTA über Diskette Wahlweise können die Meldungen als Liste in Form des Meldeformulars erstellt werden Branchenspezifische Zusatzmodule: Modul Behindertenwerkstätten Berücksichtigungen spezieller Bestimmungen gem. 5, SGB V und 1, SGB VI für die Sozialversicherungsermittlung für behinderte Menschen in Behindertenwerkstätten Automatische Generierung von Afög Erstattungsliste für Abrechnung mit den Kostenträgern - monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich Länderspezifische Regelung u. automatische Ermittlung von: Heimkosteneigenanteil, Zusatzbarbetrag (auch aus sonstigen Einkommen - Renten usw., Eigenanteil Bekleidung, häusliche Ersparnis) Schnittstelle für Leistungsabrechnung mit BEVIA Abrechnung nach Sachbezugsverordnung für Personen, die für eine Erwerbstätigkeit befähigt werden sollen Modul Tarife / Öffentlicher Dienst automatische Abrechnungserstellung für alle Tarifbereiche wie z.b. BAT, MTL II, BMTG II - auch gemischt Ermittlung Monatslohn/Grundgehalt auf Basis von Vergütungsgruppe, Lebens- und Dienstalter Ermittlung der tariflichen Zulage automat. Rückrechnung bei Tarifvertragserhöhungen Speicherung der Kinderdaten - Berechnung Ortszuschlag/ Sozialzuschlag, Kindergeld, Warnhinweise zwei Monate vor Ablauf der Gültigkeitsfristen Abrechnung beliebig vieler Festwert-Zulagen Automatische Ermittlung des Lohnfortzahlungsaufschlages bei Urlaub, Krankheit, Feiertag gem. 47 Abs. 2 BAT auf Vorjahresbasis; gem. Anlage 14, 2 AVR automatische Bewertung der Zeit-, Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge automatische Ermittlung der Zusatzversorgungskassen-Werte (z. B. VBL, VBLU, KZVK) Prüfung Höchstbeträge Berechnung Umlage, Höherversicherung Sanierungsumlage, Zusatzbeitrag Arbeitnehmeranteil aus Gehaltsumwandlung St-frei nach 3 Nr. 63 für Pensionskassen pauschal besteuerter Anteil, Eigenversteuerung pauschale Lohnsteuer/Kirchensteuer sozialversicherungspflichtiger Anteil mehrere Zusatzversorgungskassen Nieders.Personalstatistik des Öffentlichen Dienstes Kindergeldstatistik ( 4, Gesetz über Steuerstatistiken)

6 Service & Schulung Für alle Produkte, die MICOS entwickelt oder den Kunden empfiehlt, bieten wir neben einer eingehenden Beratung auch Einarbeitung, Schulung und Betreuung an. Schulung Zur Verfügung stehen sowohl allgemeine Kurse in unseren Schulungszentren in Oldenburg und in den MICOS-Geschäftsstellen, als auch Einweisungen vor Ort. Geschult wird nach Bedarf: Das gesamte PROVIA HR-System: Erstschulung, Weiterführung, Ergänzung... Release-Workshops-insbesondere zum Jahresende Windows-Oberfläche, Datei- und Druckerverwaltung, Internet-Explorer Die Microsoft-Standardprodukte: Word, Excel, Access Windows-Systemverwaltung Einführung in die Datenbankadministration Systembetreuung MICOS bietet ein gestaffeltes Leistungsangebot zur Betreuung der Server, der PCs und des Netzes in Ihrer Einrichtung. Service Probleme lösen wir am liebsten sofort! Wenn Sie mit uns einen Fernwartungsvertrag abschließen, können wir via Modem direkt auf Ihr System zugreifen und Ihr Problem lösen. Helpdeskbetreuung MICOS bietet für alle Produkte den leistungsfähigen "heißen Draht" mit Hilfe für die laufende Programmpflege bei akuten Fragen. Systemvoraussetzungen PROVIA HR ist in eine 3-Schicht-Architektur eingebettet, d.h. die Anwendung gliedert sich in ein Benutzerinterface (die Darstellung der Daten), die Business Logik (Bereitstellung / Berechnung der Daten) und Speicherung der Daten (Datenbank). Die einzelnen Schichten stellen unterschiedliche Anforderungen an die Hardware. Je nach Größe der Einrichtung (Anzahl Arbeitsplätze, Anbindung von Außenstellen, Einsatz sonstiger MICOS-Produkte) können Anforderungen an Prozessoren oder Speicherbedarf nur individuell bestimmt werden. PROVIA HR ist verfügbar unter: Windows (2000,XP,2003), LINUX (SuSE) Produkttechnologie Basis für die Flexibilität von PROVIA HR ist die objektorientierte Programmierung und die relationale Datenbank. In der Datenbank werden Ihre Daten abgelegt und miteinander verknüpft (Relation = Beziehung, Verknüpfung). Die Bildschirmmasken zeigen Ausschnitte (sogenannte Sichten) der Datenbank. Die objektorientierte Programmierung ermöglicht es, gemeinsame Funktionalitäten bereitzustellen, die je nach Bedarf zusammengebunden werden. MICOS verwendet hier einen zukunftsorientierten Programmierstil und setzt moderne Werkzeuge (Delphi) von etablierten Herstellern (Borland) ein. Flexibilität und Sicherheit werden so gewährleistet. Die Objektorientierung ist auch Basis für den leichten Zugriff auf Daten, die mit anderen Programmen erstellt werden: So ist es möglich, Daten nach Microsoft Word zu exportieren, um dort z. B. einen Serienbrief zu schreiben. Sie können umgekehrt z. B. Ihr Logo in die PROVIA-Programme einbinden.

7 Anlage A Grundmodul PROVIA HR Grundmodul Systemkomponenten Firmen-/ Mandantenverwaltung (bis 9999 Mandanten) Dialog-Stammdatenpflege Dialog-Bewegungsdateneingabe Brutto-/Nettolohnabrechnung mit Lohnkontenführung Test- / Einzelabrechnungslauf Brutto-/ Nettoabschlag Rückrechnung auf jeden bereits abgerechneten Monat Separater Rückrechnungslauf Auswertunsgergebnisse in Listenform Bruttolohnermittlung Gehalt-/Monatslohn-Beträge in Lohnart, Personalstamm oder über Bewegungsdaten Zeitlohn-Stunden/Tage x Zeitlohnfaktor. Faktor pro Lohnart oder je MA; vorrangige Eingabe über Bewegungsdaten zulässig Bewertung nach Tariftabellen bei Zeit- und Betragslohnarten möglich Mehrarbeit-/ Überstundenbezahlung als prozentualer Zuschlag auf Basis der jeweiligen Grundvergütung Hochrechnung Netto auf Brutto Pauschal-Vergütungen Einmalige Bezüge (Urlaubs-/Weihnachtsgeld) Sachbezüge - Geldwerter Vorteil KFZ Direktversicherungen, Pensionskassen Kurzarbeitergeld Altersteilzeit wahlweise block-/ kontinuierlichesarbeitszeitmodell inkl. Aufbau und Verwaltung von Wertguthaben mit Erstattungsliste für das Arbeitsamt Steuerermittlung Lohnsteuerermittlung für monatliche, tägliche, jährliche Bruttobezüge automatische Ermittlung der Steuertage bei Ein-/ Austritt auch nach besonderer Lohnsteuertabelle Steuerermittlung Einmalbezüge mehrere Kalenderjahre, Entschädigungen Versorgungsbezüge Kirchensteuerermittlung, Solidaritätszuschlag Jahresausgleich Wahlweise Steuerzuordnung für Nachzahlungen Vorjahre Pauschalversteuerung mit 15%, 20%, 25%, 2% Abwälzung der pauschalen LSt auf den Arbeitnehmer Verwaltung der SV-Tage Pauschale Beiträge für gfb Berechnung innerhalb der Gleitzone Besonderheiten AV für > 55 Jahre Gesamtumfang für Flexi-Regelungen Wertguthaben in Beiträgen und/oder Zeiten Störfallabrechnungen elektronische Datenübermittlung für Lohnsteuerkartenaufkleber und Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt nach ELSTER-Verfahren (PROVIA esteuer, s. Anlage D) Sozialversicherungsermittlung Ermittlung für monatliche Bezüge Ermittlung für Einmalbezüge einschl. Märzklausel Bis 999 Krankenkasse wahlweise mit zentraler Verwaltung der AG-Kontonummer, Krankenkassenabschlag mit Verrechnung auf Beitragsnachweis (Zusatzfunktion) Abrechnung im Rahmen des DEÜV-Verfahrens (bei Modul DEÜV, auch mit Übermittlung per an Krankenkassen, inkl. Beitragsnachweise (PROVIA esv, s. Anlage B) Gesetzliche Abzüge/ Bezüge nach Länderregelung Arbeitnehmerkammer Bremen Arbeitnehmerkammer des Saarlandes Sonstige Ermittlungen nach gesetzlichen Bestimmungen Pfändungen

8 Anlage A Grundmodul PROVIA HR Grundmodul Nettobezüge Nettobezüge aller Art Mutterschaftsgeld Befreiende Lebensversicherung Freiwillige Kranken-, Pflegeversicherung Reisekostenerstattungen Jobticket Nettoabzüge Nettoabzüge aller Art Arbeitgeberdarlehen Abtretungen Abzüge für Miete, Essen, Personalkauf etc. Vermögenswirksame Leistungen Abrechnungsergebnis Auszahlung bar Überweisung Scheck Überzahlung mit automatischem Vortrag Auswertungen Standard-Listenauswertungen ohne Änderungsmöglichkeiten bei der monatlichen Auswertung: Verdienstabrechnung mit abgelaufenen Jahreswerten Lohnjournal Abrechnungsliste Krankenkasse mit Beitragsnachweis Zahlungsverkehr, Überweisungsträger oder Datenträgeraustausch Auswertungsergebnisse, die wahlweise erstellt werden oder in der Ausgabeform variabel sind: Lohnkonto Lohnsteuerkartenaufkleber Buchungsliste Kostenstellen intern/extern Lohnverteilungsliste intern/extern Stammdatenlisten Auswertungsergebnisse, die nur erzeugt werden, wenn bestimmte Zusatzmodule eingesetzt werden: Zusatzversorgungskassenliste (nur bei Modul Öffentlicher Dienst) Erstattungslisten Kostenträger (nur bei Modul Behindertenwerkstätten) Sozialversicherungsmeldungen inkl. Protokoll, Bescheinigung und Lohnkontenbestandsführung (nur bei Modul DEÜV) Automatische Pfändunsgberechnung Zusätzliche Funktionen: Mandantenübergreifende Steuerung für Listabrufe Optimierung Druck Verdienstnachweis Überweisungsträger und Bankliste für: Nettoverdienst Sozialversicherungsbeiträge Vermögensbildung Abtretungen Pfändungen Sonstige Überweisungen Darüber hinaus beliebige Datei- und Listauswertungen mit Crystal Reports Schnittstellen Zahlungsverkehr (Datenträgeraustausch) Finanzbuchhaltung Kostenrechnung Öffentliches Haushaltswesen Pflegekostenabrechnung Rehadat ELAN (Schwerbehindertenausgleichsabgabe) Stellenplan Zeitwirtschaft Technische Daten siehe Grundmodul

9 Anlage B PROVIA esv sichere Datenübermittlung an Krankenkassen Aufgabenstellung Das Drucken und Versenden von Beitragsnachweisen an die Krankenkassen sowie der Abzug der DEÜV- Meldungen auf Diskette und Weitergabe an die zuständigen Rechenzentren gehören zu den monatlichen Aufgaben einer Personalabteilung. Mit dem Einsatz von PROVIA esv und der zugehörigen Software Perfidia von der UBM entfallen diese zeit- und kostenintensiven Vorgänge, da die Daten schnell und sicher per weitergeleitet werden. Leistungsmerkmale Sicheres Verschlüsseln... Beitragsnachweise und DEÜV-Meldungen werden zusätzlich als Nutzdatendatei mit PROVIA esv bereitgestellt. Die Nutzdaten werden verschlüsselt und in ein Versandverzeichnis, nach Kassenarten sortiert, abgelegt. und Versenden von Daten Beim Versenden stellt die Software Perfidia die Datei - pärchen zu einer zusammen. Die Daten der möglichen Annahmestellen werden mit der Softwareinstallation zur Verfügung gestellt. Perfidia ist ein Programm zur Unterstützung der gesicherten Internet-Kommunikation zwischen Arbeitgebern bzw. "sonstigen Leistungserbringern" und den gesetzlichen Krankenkassen. Die Auflagen der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder, Daten mit personenbezogenem Inhalt auf dem Transportweg zu sichern, werden durch die Anwendung eines Sicherheitskonzept der gesetzlichen Krankenkassen erfüllt. Handhabung Installation von PROVIA esv Bei der Installation der Perfidia Software wird per eine Zertifizierung beantragt. Die Zertifizierung und die Schlüssel der Annahmestellen haben eine begrenzte Laufzeit und müssen bei der ITSG regelmäßig erneuert werden. Innerhalb der PROVIA-Verarbeitung wird je Mandant eine Wartedatei mit den Sätzen der Krankenkassen dieser Verarbeitung bereitgestellt und bei einer späteren Verarbeitung ggf. fortgeschrieben. Nach einer/mehreren Verarbeitung(en) werden die Dateien für die Übermittlung pro Krankenkasse durch ein Komprimieren zusammengestellt und in dem DTA - Verzeichnis abgestellt. Perfidia prüft die Daten und schickt diese per an die zugehörigen Empfänger. Abb. Zertifizierungsantrag Abb. Versanddatei

10 Anlage C PROVIAarchivierung revisionssichere Archivierung von Abrechnungsdaten Aufgabenstellung Seit 2001 fordert das BMF die elektronische Archivierungspflicht für originär digitale Daten - GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) mit der Option, diese auch maschinell auswerten zu können. Finanzbeamte und Wirtschaftsprüfer sollen unabhängig vom Tagesgeschäft des Unternehmens mit den entsprechenden Offline-Medien die Arbeit mit allem Komfort moderner Retrieval- und Auswertungstechnologie durchführen. Diese soll dem Prüfer die Arbeit erleichtern und gleichzeitig gewährleisten, dass er nur die für ihn relevanten Daten auswerten kann. Leistungsmerkmale Revisionssicher... Mit dem Programm HYPARCHIV steht dem MICOS- Anwender ein elektronisches Archivsystem für Dokumenten-Management und webbasierten Dokumenten- Workflow zur Verfügung. Das im Markt etablierte System organisiert den gesamten Dokumenten-Pool im Unternehmen und ist über Standard-Schnittstellen und zertifizierte Interfaces in heterogenen IT-Landschaften hervorragend implementierbar. HYPARCHIV gewährleistet die revisionssichere Langzeit-Archivierung für ERP, Mail-Applikationen und E-Commerce. Im Verbund mit unserer Muttergesellschaft der VRG sind wir (MICOS) bereits seid drei Jahren Vertriebspartner und HYPARCHIV-Competence-Center. So wurde die HYPARCHIV-Anbindung an PROVIA schon weit vor den gesetzlichen Neuregelungen konzipiert und für unsere Anwender in unserer Leistungsspektrum integriert. vorkonfiguriert und sofort verfügbar Mit der Lösung HYPARCHIV für PROVIA bieten wir unseren Kunden eine fertige Archivlösung. Das System ist vorkonfiguriert und daher sofort verfügbar. Die elektronische Archivierung mit HYPARCHIV sorgt dafür, dass Ihre Dokumente sofort zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden. Damit nutzen Sie ein Dokumenten- Management, das die Geschäftsprozesse optimiert und Ihnen eine revisionssichere Langzeitarchivierung garantiert. Alle Dokumente können in selbsttragenden revisionssicheren Archiven abgelegt werden. Die CD-ROMs lassen sich auf jedem handelsüblichen PC lesen und sind damit system- und ortsunabhängig recherchierbar. Archivierung ausgewählter Listen Lohnkonto/Lohnjournal Verdienstnachweis Lohnsteuerkartenaufkleber Lohnsteuerbescheinigung Lohnsteueranmeldung Bescheinigung zur SV SV-Beitragsliste, -Nachweis Kostenstellen-/Lohnverteilungsliste Buchungsliste Lohnarten je Zahlungsmonat Umlageliste

11 Anlage D PROVIA esteuer sichere Datenübermittlung an das Finanzamt Aufgabenstellung Das Drucken, mühsame Anheften oder Ankleben von Lohnsteuerbescheinigungen an die Lohnsteuerkarte gehört der Vergangenheit an. Außerdem ist jetzt auch der Versand der Lohnsteuer- Anmeldung überflüssig. Mit PROVIA esteuer entfallen diese zeit- und kostenintensiven Vorgänge. Die Daten werden maschinell aufbereitet, gemäß dem Standard-Elster-Verfahren verschlüsselt sowie via Internet schnell und sicher übermittelt. Leistungsmerkmale Das Verfahren wird in PROVIA über ein Kennzeichen initiiert, weitere Verschlüsselungen sind nicht erforderlich. Nach der Verarbeitung eines oder mehrerer Abrechnungskreise kann mandantenübergreifend eine Datei erstellt werden. Trotzdem ist es möglich, einzelne PNR von dem Verfahren auszuschließen. PROVIA esteuer gibt eine Datei im XML-Format aus, die den ELSTER Anforderungen entspricht. Im weiteren Verlauf wird diese Datei formal geprüft, verschlüsselt und versendet. Über eine Protokollanforderung kann der Anwender eine Bestätigung über die Verarbeitung seiner Daten erhalten. Handhabung Das Verschlüsseln und Versenden der Datei erfolgt mit Perfidia. Dieses Modul der Firma UBM führt die Versandaufbereitung der XML-Datei durch und stellt Daten bereit, die für die Protokollanfrage erforderlich sind. Voraussetzung für den Einsatz des Programmes ist ein Internetzugang. Perfidia hat sich zum Ziel gesetzt, die Vielfalt der elektronischen Kommunikation zwischen Arbeitgebern, Sozialversicherungsträgern und Finanzämtern in einer Anwendung einheitlich abzuwickeln. So kann man mit diesem Produkt z.b. auch die Daten der DEÜV und des Beitragsnachweises an Rechenzentren der Krankenkassen versenden. Perfidia ersetzt damit die Installation anderer Verschlüsselungs- und Transfersoftware. PROVIA HR Einheitliche Schnittstelle zur Datenprüfung Verschlüsselung Versand Krankenkassen Finanzämter Andere Ämter