Kurzanleitung für Kunden zum Buchungstool moredirect

Transkript

1 Kurzanleitung für Kunden zum Buchungstool moredirect

2 Vorwort Seit dem 1. Oktober 2014 arbeitet die EVENT Hotelgruppe mit meetingmasters.de im Bereich Online Tagungsanfragen zusammen. Dafür wurde das Tool moredirect von meetingmasters.de direkt in die Portalseite sowie jede einzelne Hotelwebseite integriert. Das MICE- Tool bietet Ihnen professionelle Lösungen für den Einkauf von Tagungsleistungen. Von der Hotelsuche über die strukturierte Anfrage mit direkter Kommunikation zum Hotel bis hin zur Zusage an das ausgewählte Hotel, wird der gesamte Einkaufs- und Kostenprozess übersichtlich abgebildet. Sie können dieses Tool nach der Registrierung online im Internet unter: nutzen. Welchen Mehrwert bietet Ihnen die Nutzung von Sleep and Meet: TRANSPARENZ moredirect liefert aussagekräftige Management-Reports auf Knopfdruck. Das ermöglicht Volumenbündelung und Steuerung auf bestimmte Hotels. Übersichtliche Kalkulation Ihrer Tagungsanfragen und bequeme Online-Verwaltung des gesamten Anfrage- und Buchungsprozesses. ZUKUNFTSSICHERHEIT Das Web-Tool wird von hochqualifizierten Entwicklern nach Anforderungen der User ständig weiterentwickelt. DATENSCHUTZ UND INFORMATIONSSICHERHEIT moredirect erfüllt höchste Ansprüche an Informationssicherheit und Datenschutz. 2 von 32

3 Inhaltsverzeichnis 1. Registrierung und Anmeldung Neue Veranstaltung anfragen Art der Anfrage auswählen Rahmendaten eingeben Tagesplanung Hotelauswahl Hotelsuche Daten prüfen Absenden der Anfrage Anfragen verwalten Der Angebotsvergleich Das Detailangebot Angebot nachverhandeln Angebot zusagen...30 Zum Aufbau Diese Zeichen geben Ihnen die weiteren Schritte in einer nummerierten Reihenfolge vor. Hier finden Sie nützliche Zusatztipps zur Selbsthilfe. 3 von 32

4 1. Registrierung und Anmeldung Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten auf ein. Falls Ihnen noch keine Log-in Daten vorliegen, wählen Sie den Menüpunkt Registrierung für Meetingplaner aus. Bitte beachten Sie, dass bei der Registrierung Ihre Adresse automatisch als Benutzername hinterlegt wird. Sie können die Veranstaltungsanfrage auch ohne vorherigen Login starten und sich erst vor dem Absenden der Anfrage einloggen oder registrieren. 4 von 32

5 2. Neue Veranstaltung anfragen Wählen Sie Neue Veranstaltungsanfrage. Beachten Sie die Mouseover Hilfen für den jeweiligen Bereich. Fahren Sie mit dem Mauszeiger einfach über die entsprechende Schaltfläche und Sie erhalten nützliche Zusatzinformationen! 5 von 32

6 2.1 Art der Anfrage auswählen Senden Sie eine Anfrage an den Support. Eine Anfrage direkt an Hotels erstellen Sie hier. Hier finden Sie nützliche Informationen. Benötigen Sie Hilfe im Umgang mit dem Web-Tool, dann kontaktieren Sie uns. 6 von 32

7 2.2 Rahmendaten eingeben 7 von 32

8 Hier tragen Sie die Rahmendaten zu Ihrer Veranstaltung ein. Wählen Sie hier die Verhandlungssprache. Bei Anfragen im Ausland wählen Sie bitte Englisch. Zur optimalen Zeitplanung finden Sie hier einen aktuellen Messekalender. Für Detailinformationen zu den einzelnen Eingabefeldern beachten Sie die Info Box auf der linken Seite! Mit den orangefarbenen Call to Action -Button Weiter speichern Sie immer alle eingegebenen Daten und gelangen zum nächsten Schritt. 8 von 32

9 2.3 Tagesplanung 9 von 32

10 Über das Einstellungsrad gelangen Sie in das Bearbeitungsmenü, in dem Sie zahlreiche Bearbeitungsfunktionen für den jeweiligen Tag finden. Fügen Sie z.b. Leistungen hinzu oder kopieren Sie bereits getätigte Angaben für die weiteren Tage. Nutzen Sie den Raumkalkulator bei der Berechnung der benötigten Raumgrößen und Bestuhlungsformen. Mit dem Button Tagungspauschale einfügen können Sie eine komplette Tagungspauschale mit verschiedenen Leistungen einfügen. Wann immer Sie nach weiteren Bearbeitungsoptionen suchen, hilft Ihnen ein Klick auf das Einstellungsrad. 10 von 32

11 Sollten Sie eine Leistung nicht benötigen, können Sie diese mit dem Papierkorbsymbol entfernen. Außerdem können Sie den Hotels eine Mitteilung über das Bemerkungsfeld zukommen lassen. Für einen Datei-Upload klicken Sie auf Datei hinzufügen. Übermitteln Sie dem Hotel so weitere relevante Informationen, wie z.b. einen Bestuhlungsplan. 11 von 32

12 3. Hotelauswahl Suchen Sie nun die passenden Hotels für Ihre Veranstaltung aus. Über die Schaltfläche Jetzt Hotels suchen gelangen Sie direkt zu den Suchergebnissen. Alternativ nutzen Sie Ihre Merkliste: Legen Sie in der Hotelsuche dazu die Wunschhotels auf eine Auswahlliste und speichern Sie diese als Merkliste ab. 12 von 32

13 3.1 Hotelsuche 13 von 32

14 Suchen Sie nach dem Hotelnamen und der Art des Hotels. Wählen Sie hier zum Beispiel die Anzahl der Sterne. Filtern Sie nach geographischen Kriterien. Suchen Sie gezielt nach den passenden Kapazitäten. Beachten Sie auch hier die Info-Boxen auf der linken Seite. Erstellen Sie mit diesem Feature eine Distanztabelle und lassen Sie sich eine entsprechende Routenplanung anzeigen. Wechseln Sie jederzeit zu Ihrer laufenden Anfrage zurück. 14 von 32

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16 Klicken Sie auf den Hotelnamen um auf die detaillierte Hotel-Präsentation zu gelangen. Lassen Sie sich die Hotels auf der Karte anzeigen. Um das Hotel auf die Anfrageliste zu legen, setzen Sie hier einfach ein Häkchen. Um die Suche zu ändern und zu erweitern finden Sie auf der rechten Seite weitere Suchkriterien. Suchen Sie z.b. Hotels in der Nähe Ihrer persönlichen POI (Points of Interest). Berechnen Sie mit diesem Feature eine Distanztabelle und lassen Sie sich eine entsprechende Routenplanung anzeigen Hier gelangen Sie direkt zu Ihrer Anfrageliste Wechseln Sie hier zu Ihrer laufenden Anfrage zurück. 16 von 32

17 Verfeinern Sie die Suche. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Kriterien zu den einzelnen Bereichen auszuwählen. Bearbeiten Sie hier Ihre Anfrageliste. Speichern Sie diese als Merkliste ab oder löschen Sie Hotels, die sich nicht anfragen möchten. 17 von 32

18 4. Daten prüfen Hier können Sie Ihre Veranstaltungsanfrage ausdrucken. Prüfen Sie die Daten in der Übersicht und klicken Sie auf Anfrage absenden. Für Änderungen klicken Sie auf Zurück.. 18 von 32

19 5. Absenden der Anfrage Die Anfrage wurde versendet. Durch Anklicken des orangefarbenen Buttons gelangen Sie zu dem Bereich My Account. Sie erhalten nun schnellstmöglich eine Rückmeldung des Hotels. 19 von 32

20 6. Anfragen verwalten Rufen Sie Ihre Veranstaltungsanfragen unter Meine Anfragen auf. Beachten Sie auch hier die Mouse-Over-Infomationen. 20 von 32

21 Sortieren Sie Ihre Anfragen nach unterschiedlichen Kriterien und Filtern. Hier finden Sie alle Anfragen, nach dem entsprechen Anfragestatus sortiert. 21 von 32

22 6.1 Der Angebotsvergleich 22 von 32

23 Unter Bearbeiten finden Sie zahlreiche Möglichkeiten die gesamte Veranstaltungsanfrage zu editieren. Erstellen Sie z.b. eine Kopie der Anfrage um diese für einen anderen Ort wieder zu verwenden oder fragen Sie weitere Hotels an. Beachten Sie die unterschiedlichen Modi im Angebotsvergleich und nutzen Sie die Legende. Blenden Sie Detailinformationen zu den einzelnen Veranstaltungstagen ein. Hier gelangen Sie zum Detailangebot des Hotels und zur Hotelpräsentation. Die kleine 1 weißt darauf hin, dass zu diesem Angebot Kommentare existieren. Klicken Sie auf Angebot anzeigen um die Kommentare einzusehen. Lassen Sie sich hier die Gesamtpreise der einzelnen Leistungen anzeigen. Excel-Export: Mit einem Klick die Angebotsübersicht in eine Excel Datei konvertieren. Für eine Distanztabelle und die Ansicht des Routenplaners klicken Sie bitte hier. 23 von 32

24 Hier finden Sie Angebote in zweiter Option. Sie befinden sich auf der Warteliste. Hier finden Sie die Absagen durch die Hotels mit dem entsprechenden Absagegrund. 24 von 32

25 6.2 Das Detailangebot Senden Sie hier eine Nachricht an das Hotel. Zur Übersicht. 25 von 32

26 Bitte beachten Sie die Stornierungsbedingungen des Hotels. Das Hotel hat eine Datei gesendet, klicken Sie auf das Symbol, um das Dokument zu öffnen. Hier finden Sie die anschließenden Aktionsmöglichkeiten. Erteilen Sie einem Hotel eine Zusage, erhalten alle anderen Hotel automatisch eine Absage. 26 von 32

27 7. Angebot nachverhandeln Hier senden Sie eine Nachricht an das Hotel. Klicken Sie auf den Pfeil, um einen Kommentar in das Bemerkungsfeld einzutragen. Überschreiben Sie den angegebenen Preis mit Ihrem Wunschpreis. Hier können Sie eine Bemerkung an das Hotel senden. Bitte beachten Sie den Preismodus. Hier finden Sie eine Legende. 27 von 32

28 Ihre Angaben wurden übernommen. Alle Aktionen und Bemerkungen zwischen Ihnen und dem Hotel werden hier dokumentiert. 28 von 32

29 Ihre Nachverhandlungsanfrage wurde an das Hotel versendet. Klicken Sie auf Zur Übersicht um zur laufenden Veranstaltung zurückzukehren. 29 von 32

30 8. Angebot zusagen Sind Sie mit dem Angebot einverstanden, sagen Sie es über Annehmen zu! 30 von 32

31 Wählen Sie einen der angebotenen Termine für Ihre Veranstaltung aus. Hier senden Sie eine Bemerkung an das Hotel. Allen anderen Hotels wird automatisch abgesagt. Eine optionale Bemerkung an diese Hotels geben Sie hier ein. 31 von 32

32 Die Zusage wurde an das Hotel gesendet. Den anderen Hotels wurde automatisch abgesagt. 32 von 32