Navision Financials. Anlagenbuchhaltung

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1 Navision Financials Anlagenbuchhaltung

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3 Anlagenbuchhaltung

4 Die in diesem Buch enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung bei Bedarf geändert werden. Navision Software a/s lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in dieser Publikation ab. Die beschriebenen Programme dürfen nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis von Navision Software a/s dürfen diese Unterlagen in keiner Art und Weise vervielfältigt oder kopiert werden. Navision, C/SIDE und Navigator sind eingetragene Warenzeichen von Navision Software a/s, AssistButton, C/AL, SIFTWARE, FlowField, FlowFilter, SIFT, SumIndex, SumIndexField und TrendScape sind Warenzeichen von Navision Software a/s. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen und Windows und Windows NT sind eingetragene Warenzeichen von Microsoft Corporation. IBM und OS/2 sind eingetragene Warenzeichen und LAN Server, OS/2 LAN Server, Presentation Manager und WIN-OS/2 sind Warenzeichen der International Business Machines Corporation. Novell und NetWare sind eingetragene Warenzeichen von Novell Inc. UNIX ist ein eingetragenes Warenzeichen von UNIX System Laboratories Inc. Paintbrush ist ein eingetragenes Warenzeichen von Zsoft Corporation. Dieses Buch wurde gedruckt unter Zuhilfenahme der Xerographie. Die in diesem Buch verwendete Schriftart ist MetaPlus. Copyright 1997 Navision Software a/s. Alle Rechte vorbehalten. ISBN Publiziert von Navision Software a/s. Gedruckt in Dänemark 1997.

5 Inhaltsverzeichnis Kapitel 1 Einführung in Anlagen 1 Überblick über Anlagen 2 Kapitel 2 Stammdaten 7 Checkliste zur Einrichtung der Anlagenbuchhaltung 8 Buchhaltung einrichten 10 Basisinformationen zu Abschreibungen 19 Allgemeine Einrichtung 33 Kapitel 3 Einrichtung und Wartung von Anlagen 35 Definition von Klassifizierungscodes 36 Eine Checkliste zur Einrichtung von Anlagenkarten 39 Abschreibungsmethoden für Anlagen festlegen 44 Abschreibungsmethoden 48 Haupt und Unteranlagen 58 Ändern und Löschen von Anlagenkarten 62 Kapitel 4 Buchungsvorgänge 65 Buchungen mit Buchungsblättern 66 Eröffnungsposten erfassen 79 Der Gebrauch wiederkehrender Buchungsblätter 82 Buchungen kopieren 89 Kopieren von Anlagenposten 93 Kapitel 5 Die Bewertung von Anlagen 97 Anschaffung von Anlagen 98 Restwert buchen 107 Abschreibungen buchen und berechnen 110 Erhöhte AfA buchen 123 Zuschreibung von Anlagen 127 Verkauf von Anlagen 131 Indexierung 138 Anlagen übertragen, aufteilen und zusammenfassen 141 i

6 Inhalt Buchungen stornieren 147 Kapitel 6 Anlagen Planung und Analyse 153 Budgets 154 Berichte 162 Buchungen auf Anlagen dokumentieren 172 Transaktionen zurückverfolgen 174 Kapitel 7 Wartung 175 Wartungsdaten einrichten 176 Wartungen erfassen 179 Wartungen nachvollziehen 180 Wartungskosten erfassen 181 Wartungskosten nachvollziehen 183 Kapitel 8 Versicherungspolicen 187 Versicherungsdaten einrichten 188 Anlagen Versicherungspolicen zuordnen 197 Den Versicherungsschutz einer Anlage beenden 209 Versicherungsdaten aktualisieren 212 Posten korrigieren 216 Versicherungsschutz überwachen 217 ii

7 Kapitel 1 Einführung in Anlagen Dieses Kapitel gibt Ihnen einen Überblick über das Modul Anlagen.

8 Kapitel 1. Einführung in Anlagen 1.1 Überblick über Anlagen Das Modul Anlagen verschafft Ihnen einen Überblick über Ihre Anlagen und stellt sicher, daß periodische Abschreibungen korrekt durchgeführt werden. Ferner ermöglicht es Ihnen, Ihre Wartungskosten zurückzuverfolgen, an Anlagen gebundene Versicherungspolicen zu verwalten, Anlagentransaktionen zu buchen sowie unterschiedliche Berichte und Statistiken auszugeben. Anlagen Für jede Anlage müssen Sie eine Karte mit Daten der Anlage einrichten. Gebäude und Produktionsmaschinen können als Hauptanlagen mit Unteranlagen eingerichtet werden. Die Anlagenkarte ist in verschiedene Register eingeteilt, die Informationen unterschiedlicher Art enthalten. Eine Anlage kann in mehrere Anlagen unterteilt werden und mehrere Anlagen können zu einer zusammengefaßt werden. Wird eine Anlage teilweise veräußert, muß sie in zwei Anlagen aufgeteilt werden, erst dann kann eine dieser Anlagen verkauft werden. Anlagen können in unterschiedlichen Gruppen eingeteilt werden, z.b. nach Klassen, Kostenstellen oder Standorten. Sie können eine Plananlage einrichten. Dies ermöglicht Ihnen, geplante Abschreibungen und Verkäufe in Berichte einzubeziehen. Näheres über das Einrichten von Anlagen erfahren Sie auf Seite 8. AfA Bücher In Navision Financials ist es möglich, mehrere AfA Bücher einzurichten, um die verschiedenen Arten von Abschreibungen Rechnung zu tragen. Sie können eine unbegrenzte Anzahl AfA Bücher einrichten. Bei jedem AfA Buch müssen Sie entscheiden, ob es in die Finanzbuchhaltung integriert werden soll. (Fibu Integration bedeutet, daß alle auf das AfA Buch gebuchten Transaktionen auch auf die entsprechenden Konten der Finanzbuchhaltung gebucht werden.) 2

9 1.1 Überblick über Anlagen Nachdem Sie die notwendigen AfA Bücher eingerichtet haben, müssen Sie jeder Anlage mindestens ein AfA Buch zuordnen; dies geschieht im Fenster Anlagen AfA Bücher. Jede Kombination aus einer Anlagennummer und einem AfA Buchcode wird Anlagen AfA Buch genannt. Sie können einer Anlage so viele AfA Bücher zuweisen wie Sie möchten begrenzend wirkt hier nur die Anzahl der eingerichteten Bücher. Für jede Anlage können Sie also eine unbegrenzte Anzahl AfA Bücher einrichten. Es ist nicht notwendig, jedes AfA Buch mit allen Anlagen zu verbinden. Die einzelnen Anlagen können daher eine unterschiedliche Anzahl AfA Bücher verwenden. Diese Grundlagen werden in der folgenden Abbildung veranschaulicht. Sie zeigt die Einrichtung in einem Unternehmen, das bestimmte Anlagen auf verschiedene Weise für steuerliche und finanzielle Zwecke abschreibt: 3

10 Kapitel 1. Einführung in Anlagen Anlagen Anlagen AfA Bücher AfA Bücher FA01 FA01 Fa01 FIN TAX TAX FA02 FA02 FA02 TAX FIN FA03 FA03 TAX FA04 FA04 FIN FIN FA05 FA05 FIN Näheres über das Einrichten von AfA Büchern finden Sie auf Seite 19 und über das Einrichten von Anlagen AfA Büchern auf Seite 44. AfA Methode Das Modul Anlagen verfügt über die folgenden handelsrechtlichen und steuerrechtlichen AfA Methoden: Linear Degressiv 1 (Die Abschreibung während des Jahres erfolgt nach der AfA Methode Linear) Degressiv 2 (Die Abschreibung während des Jahres erfolgt nach der AfA Methode Degressiv) 4

11 1.1 Überblick über Anlagen Degr1/Linear (Es wird der höhere Betrag von Linear oder Degressiv 1 verwendet.) Degr2/Linear (Es wird der höhere Betrag von Linear oder Degressiv 2 verwendet.) Tabelle (zum Beispiel Abschreibungen bezogen auf Leistungseinheiten) Manuell Mehr über die verschiedenen AfA Methoden erfahren Sie auf Seite 48. Periodische Abschreibung Die periodische Abschreibung wird von einer Stapelverarbeitung berechnet. Die Anwendung ist in der Lage, Abschreibungen täglich zu berechnen und ermöglicht Ihnen damit die Berechnung von Abschreibungen für jede Periode. Auf diese Weise können Sie aktuelle Geschäftsresultate pro Monat, Quartal oder pro Jahr analysieren. Die Anwendung verwendet für die Berechnung ein Standardjahr von 360 Tagen sowie einen Standardmonat von 30 Tagen. Wird eine Anlage von mehreren Kostenstellen verwendet, kann diesen Kostenstellen die periodische Abschreibung automatisch entsprechend einer benutzerdefiniertenverteilungstabelle zugewiesen werden. Auf Seite 113 erfahren Sie Näheres über die Verwendung der Stapelverarbeitung. Wartung Sie können für jede Anlage Wartungskosten und das Datum der nächsten Wartung erfassen. Das Überwachen der Wartungskosten ist wichtig für die Kostenplanung und kann hilfreich sein bei der Entscheidung, ob eine Anlage ersetzt werden soll. Versicherung Es ist möglich, jeder Anlage eine oder mehrere Versicherungspolicen zuzuordnen. Sie können auf diese Weise sehr leicht überprüfen, ob die Beträge der Versicherungspolicen mit den Werten der Anlagen, die den 5

12 Kapitel 1. Einführung in Anlagen Policen zugeordnet sind, übereinstimmen. Dies erleichtert es Ihnen auch, den Überblick über die jährlichen Versicherungsprämien zu behalten. Buchen Alle Buchungsvorgänge im Modul Anlagen gehen von den Buchungsblättern aus. Es gibt vier verschiedene Buchungsblätter: Das Anlagen Fibu Buchungsblatt wird für Buchungen auf AfA Bücher verwendet, die in die Finanzbuchhaltung integriert sind. Das Anlagen Buchungsblatt dient Buchungen auf AfA Bücher, die nicht mit der Fibu integriert sind. Das Anlagen Umbuchungsblatt ist ein Hilfsbuchungsblatt. Sie benötigen es, um Änderungen in den gebuchten Posten durchzuführen (wie z.b. um Posten von einer Anlage auf die andere umzubuchen). Das Versicherungsbuchungsblatt wird verwendet, um Versicherungsposten zu buchen. Statistiken und Berichte Für jedes Anlagen AfA Buch gibt es ein Statistikfenster, das einen schnellen Überblick über den Buchwert, die AfA Grundlage, die kumulierten Abschreibungen und über die Gewinne/Verluste bei Verkauf ermöglicht. Jede Hauptanlage hat ein eigenes Statistikfenster. Es stehen mehrere Berichte zur Verfügung, von denen einige auf die jeweiligen speziellen Bedürfnisse zugeschnitten werden können. Mehr über Berichte erfahren Sie auf Seite

13 Kapitel 2 Stammdaten Bevor Sie die Anlagenbuchhaltung einsetzen können, müssen Sie einige Stammdaten und Basisinformationen eingeben. In diesem Kapitel werden die grundlegenden Einrichtungen erläutert. Das Kapitel umfaßt folgende Abschnitte: Checkliste zur Einrichtung der Anlagenbuchhaltung Buchhaltung einrichten Basisinformationen zu Abschreibungen Allgemeine Einrichtung

14 Kapitel 2. Stammdaten 2.1 Checkliste zur Einrichtung der Anlagenbuchhaltung Bevor Sie mit der Anlagenbuchhaltung arbeiten können, müssen Sie bestimmte Basisinformationen und Stammdaten eingeben. Dieses Kapitel erläutert die verschiedenen Punkte des Ablaufs der Einrichtung in der Reihenfolge, in der sie ausgeführt werden sollten. Nachstehend finden Sie eine Auflistung der Informationen, die Sie eingeben müssen. Zu jedem Punkt gibt es einen Hinweis auf die Seite in diesem Handbuch, auf der die jeweiligen Schritte des Einrichtungsprozesses beschrieben werden. Information Bemerkungen Hinweis Buchhaltung Basisinformationen zu Abschreibungen Allgemeine Basisinformationen Anlagen Wartung Einrichtung von Anlagenbuchungsgruppen und Verteilungsschlüsseln. Einrichtung von Buchungsblattvorlagen. Erstellung von AfA Büchern und Definition verschiedener Abschreibungsregeln, Integration in die Finanzbuchhaltung und die Möglichkeit des Kopierens von Posten in mehrere Abschreibungsbücher. Bestimmen eines Vorgabe Buchungsblattes für jedes AfA Buch. Einrichtung allgemeiner Informationen, die nicht mit den AfA Büchern verbunden sind. Definition von Anlagenklassen, Anlagensachgruppen und Anlagenstandorten sowie die Einrichtung von Anlagenkarten. Festlegung der AfA Methode für jede einzelne Anlage. Bestimmung von Wartungsarten und Eingabe von Wartungsdaten in eine Anlagenkarte. Siehe Seite 10. Siehe Seite 19. Siehe Seite 33. Siehe Kapitel 3. Siehe Kapitel 7. 8

15 2.1 Checkliste zur Einrichtung der Anlagenbuchhaltung Information Bemerkungen Hinweis Versicherung Definition von Versicherungsarten und Einrichtung von Versicherungskarten. Siehe Kapitel 8. 9

16 Kapitel 2. Stammdaten 2.2 Buchhaltung einrichten In diesem Abschnitt wird die Einrichtung von Vorgaben für Sachkonten, Buchungsblattvorlagen und Buchungsblattnamen erläutert, die beim Buchen verwendet werden. Anlagenbuchungsgruppen Buchungsgruppen können Sie dazu verwenden, Anlagen bestimmten Gruppen zuzuordnen. Posten dieser Buchungsgruppen werden jeweils auf dieselben Sachkonten gebucht. Um eine Buchungsgruppe einzurichten, klicken Sie auf Anlagen, Einrichtung, Anlagenbuchungsgruppen. Das Fenster Anlagenbuchungsgruppen wird geöffnet: Füllen Sie die Felder den Richtlinien entsprechend aus. Sie können in jedem Feld auf den AssistButton p klicken, um den Kontenplan einzusehen. Wählen Sie die gewünschte Kontonummer aus und übernehmen Sie sie, indem Sie OK drücken, in das Feld. Feld Code Bemerkungen Geben Sie den Namen der Anlagenart ein, z.b. AUTO oder COMPUTER. 10

17 2.2 Buchhaltung einrichten Feld Kto. Anschaffung Kto. Normal AfA Bemerkungen Geben Sie die Nummer des Sachkontos ein, auf das die Anschaffungskosten gebucht werden sollen. Geben Sie die Nummer des Sachkontos ein, auf das die Normal AfA gebucht werden soll. Kto. Anschaffung b. Verk. Geben Sie die Nummer des Sachkontos ein, auf das die Anschaffungskosten gebucht werden sollen, wenn die Anlage verkauft wird. Kto. Normal AfA bei Verkauf Kto. Gewinn b. Verk. Kto. Verlust b. Verk. Aufwandskto. Wartung Aufwandskto. Normal AfA Geben Sie die Nummer des Sachkontos ein, auf das die Normal AfA gebucht werden soll, wenn die Anlage verkauft wird. Geben Sie die Nummer des Sachkontos ein, auf das bei einem Verkauf der Anlage der Gewinn gebucht werden soll. Geben Sie die Nummer des Sachkontos ein, auf das bei einem Verkauf der Anlage Verluste gebucht werden sollen. Geben Sie die Nummer des Sachkontos ein, auf das die Wartungeskosten gebucht werden sollen. Geben Sie die Nummer des Sachkontos ein, auf das die Normal AfA gebucht werden soll (Soll). Nicht alle Felder sind im Standardlayout sichtbar. Möchten Sie alle Felder sehen, klicken Sie erst auf Buchungsgruppe h und dann auf Karte, um das Fenster Anlagenbuchungsgruppen zu öffnen. Auf den Registern Allgemein und Gegenkonto haben Sie Einsicht in alle Kontenfelder. Verteilungsschlüssel Transaktionen können über benutzerdefinierte Verteilungsschlüssel auf verschiedene Kostenträger und/oder Kostenstellen verteilt werden. Nehmen Sie folgende Schritte vor, um einen Schlüssel einzurichten: 1 Klicken Sie auf Anlagen, Einrichtung, Anlagenbuchungsgruppen. Das Fenster Anlagenbuchungsgruppen erscheint. 11

18 Kapitel 2. Stammdaten 2 Wählen Sie Buchungsgruppe h, Verteilungen. Es erscheint eine Auflistung aller Buchungsarten, für die Verteilungen vorgenommen werden können. 3 Um eine Verteilung für eine Buchungsart festzulegen, klicken Sie in der Liste auf die gewünschte Art. Das Fenster Anlagen Verteilungen erscheint. 4 Füllen Sie die Felder folgendermaßen aus: Feld Kontonr. Kontoname Kostenstellencode Kostenträgercode Verteilung % Bemerkungen Klicken Sie auf den AssistButton p, um das Fenster Kontenplan einzublenden. Wählen Sie die entsprechende Kontonummer aus und kopieren Sie sie mit OK in das Feld. Dieses Feld wird von der Anwendung automatisch mit der entsprechenden Beschreibung aus dem Kontenplan gefüllt. Sie erhalten eine Übersicht über die Kostenstellen, indem Sie auf den AssistButton p klicken. Wählen Sie den gewünschten Code aus und klicken Sie auf OK, um ihn in das Feld zu übernehmen. Klicken Sie auf den AssistButton p, um eine Übersicht über die Kostenträger einzublenden. Wählen Sie den gewünschten Code aus und übernehmen Sie ihn mit OK in das Feld. Geben Sie hier den Prozentsatz der Abschreibung ein, der auf die festgelegte Kostenstelle oder den festgelegten Kostenträger verteilt werden soll. 5 Wiederholen Sie diese Schritte für alle Buchungsarten, für die Sie Verteilungsschlüssel einrichten möchten. Dieses Bild zeigt ein Beispiel für die Einrichtung von Verteilungsschlüsseln: 12

19 2.2 Buchhaltung einrichten Die Daten in diesem Fenster werden verwendet, um Abschreibungen zu verteilen, wenn die Anlagenbuchungsgruppe AUTO verwendet wird. Nachdem Sie die Verteilungsschlüssel definiert haben, können Sie diese aus dem Fenster Anlagenbuchungsgruppenkarte heraus einsehen. Im Fenster Anlagenbuchungsgruppen wählen Sie Buchungsgruppe h, Karte. In dem daraufhin erscheinenden Fenster Anlagenbuchungsgruppenkarte klicken Sie auf das Register Verteilung, um sich für alle Buchungsarten die Verteilungen anzeigen zu lassen. 13

20 Kapitel 2. Stammdaten Wenn Sie das Fenster Anlagen Verteilungen für eine bestimmte Buchungsart einblenden möchten, klicken Sie in dem Feld der jeweiligen Buchungsart auf den AssistButton o. Einrichtung von Buchungsblattvorlagen und Buchungsblattnamen Buch. Blattvorlagen Buch. Blattnamen Buchungsblattzeilen Eine Vorlage ist das vordefinierte Layout für ein Buchungsblatt. Die Vorlage enthält Informationen über die Verfolgungscodes, Berichte und Nummernserien. Sie können verschiedene Buchungsblattnamen einrichten, das bedeutet für jede Buchungsblattvorlage individuelle Buchungsblätter. Zum Beispiel kann jeder Angestellte seine Initialen als Buchungsblattnamen verwenden. Die zum Buchen in ein Buchungsblatt eingegebenen Daten werden in die Buchungsblattzeilen eingetragen. Sie können so viele Zeilen einrichten wie Sie benötigen. Nach dem Buchen werden die Zeilen entfernt. Einrichten von Fibu Buch. Blatt Vorlagen und Fibu Buch. Blatt Namen Die Anwendung erstellt automatisch eine Fibu Buchungsblattvorlage und einen Fibu Buchungsblattnamen, wenn Sie im Hauptmenü zum ersten Mal auf Anlagen Fibu Buch. Blätter klicken. Lesen zum Thema der Einrichtung von zusätzlichen Buchungsblattvorlagen und Buchungsblattnamen auch das Kapitel Fibu Buchungsblätter in dem Handbuch Finanzbuchhaltung. Einrichtung von Anlagen Buchungsblattvorlagen Die Anwendung errichtet automatisch eine Anlagen Buchungsblattvorlage, wenn Sie im Hauptmenü das erste Mal Anlagen Buch. Blätter wählen. Möchten Sie zusätzliche Buchungsblattvorlagen einrichten, gehen Sie wie folgt vor: 1 Klicken Sie auf Anlagen, Einrichtung, Anl. Buch. Blatt Vorlagen Das Fenster Anlagen Buch. Blatt Vorlagen erscheint: 14

21 2.2 Buchhaltung einrichten 2 Füllen Sie die Felder wie folgt aus: Feld Name Beschreibung Nummernserie Buchungsnr. Serie Wiederkehrend Herkunftscode Bemerkungen Geben Sie hier den Namen ein, den Sie der Vorlage geben möchten. Geben Sie eine Beschreibung der Buchungsblattvorlage ein. Klicken Sie auf den AssistButton p, um die bestehenden Nummernserien einzublenden. Wählen Sie die passende Serie aus und klicken Sie auf OK. Die Nummernserien werden im Anlagenbuchungsblatt für die automatische Belegnumerierung verwendet. Sie erhalten einen Überblick über die bestehenden Nummernserien, indem Sie auf den AssistButton p klicken. Wählen Sie die passende Serie aus und klicken Sie auf OK. Die Nummernserien werden im Anlagenbuchungsblatt für die Belegnumerierung verwendet wenn Sie eine Zeile buchen. Lassen Sie das Feld leer, wird der Inhalt des Feldes Nummerserie für gebuchte Posten verwendet. Sie können die Buchungsnr. Serie verwenden, damit die Belegnumerierung von Posten ohne Lücken erfolgt. Setzen Sie hier ein Häkchen x, wenn es sich um ein Wiederkehrendes Buchungsblatt handelt. Klicken Sie auf den AssistButton p, um die vorhandenen Herkunftscodes einzusehen. Wählen Sie den passenden Code aus und übernehmen Sie ihn mit OK in das Feld. 15

22 Kapitel 2. Stammdaten Feld Ursachencode Bemerkungen Sie können die bestehenden Ursachencodes einblenden, indem Sie auf den AssistButton p klicken. Wählen Sie den passenden Code aus und klicken Sie auf OK, um ihn in das Feld zu kopieren Einrichten von Anlagen Buch. Blatt Namen Um Buchungsblattnamen unter Anlagen Buchungsblattvorlagen einzurichten, gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie Anlagen, Einrichtung, Anl. Buch. Blatt Vorlagen. 2 Im Fenster Anlagen Buch. Blatt Vorlagen klicken Sie erst auf Vorlage, dann auf Buch. Blattnamen. Das Fenster Anlagen Buch. Blatt Namen erscheint : 3 Füllen Sie die Felder so aus: Feld Name Bezeichnung Bemerkungen Geben Sie den Namen ein, den Sie der Vorlage geben möchten. Geben Sie eine Beschreibung der Vorlage ein 16

23 2.2 Buchhaltung einrichten Feld Nummernserie Buchungsnr. Serie Ursachencode Bemerkungen Die Anwendung füllt dieses Feld automatisch, wenn Sie für die Buchungsblattvorlage eine Nummernserie festgelegt haben. Ist dies nicht der Fall, klicken Sie auf den AssistButton p um die bestehenden Nummernserien einzublenden. Wählen Sie die passende Serie aus und klicken Sie auf OK. Die Nummernserie dient im Anlagenbuchungsblatt der automatischen Belegnumerierung. Die Anwendung füllt dieses Feld automatisch, wenn Sie für die Buchungsblattvorlage eine Nummernserie festgelegt haben, sonst betätigen Sie den AssistButton p, um einen Überblick über die bestehenden Nummernserien zu erhalten. Wählen Sie die passende Serie aus und klicken Sie auf OK. Die Nummernserie wird für die automatische Belegnumerierung verwendet, wenn Sie eine Buchungsblattzeile buchen. Lassen Sie das Feld leer, wird die Nummer im Feld Nummerserie für gebuchte Posten verwendet. Sie können die Buchungsnr. Serie verwenden, damit die Belegnumerierung von Posten ohne Lücken erfolgt. Klicken Sie auf den AssistButton p, um die bestehenden Ursachencodes einzusehen. Wählen Sie den passenden Code aus und übernehmen Sie ihn mit OK in das Feld. Die Anlagen Buchungsblatt Namen können auch aus dem Fenster Anlagen Buch. Blatt heraus eingerichtet werden. Klicken Sie erst auf Anlagen Buch. Blätter, dann auf den AssistButton p im Feld Buch. Blattname, um das Fenster Anlagen Buch. Blatt Namen zu öffnen. Anlagen Umbuchungsblattvorlagen einrichten Die Anwendung erstellt automatisch eine Vorlage für ein Anlagen Umbuchungsbuchungsblatt, wenn Sie im Hauptmenü das erste Mal auf Anlagen Umbuch. Blätter klicken. Wenn Sie zusätzliche Vorlagen für Anlagen Umbuchungsblätter einrichten möchten, gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie Anlagen, Einrichtung, Anlagen Umbuch. Blatt Vorl.. Das Fenster Anlagen Umb. Buch. Blatt Vorl. erscheint: 17

24 Kapitel 2. Stammdaten 2 Füllen Sie die Felder folgendermaßen aus: Feld Name Bezeichnung Bemerkungen Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein. Geben Sie eine Beschreibung der Buchungsblattvorlage ein Anlagen Umbuchsblattnamen einrichten Um mehrere Namen für eine Anlagen Umbuchungsblattvorlage einzurichten, befolgen Sie die auf Seite 16 beschriebenen Schritte. 18

25 2.3 Basisinformationen zu Abschreibungen 2.3 Basisinformationen zu Abschreibungen Sie können verschiedene AfA Methoden für die Erstellung der Bilanz und der Einkommensteuererklärung verwenden. Viele große Unternehmen verwenden die lineare AfA, weil diese normalerweise das Ausweisen höherer Einkünfte ermöglicht. Für die Einkommensteuererklärung verwenden dann aber viele Unternehmen eine beschleunigte Abschreibungsmethode. Für die Ausführung dieser unterschiedlichen AfA Methoden können Sie verschiedene AFA Bücher einrichten. In diesem Abschnitt wird erläutert, welche Informationen für die Einrichtung eines AfA Buches benötigt werden. Nachdem Sie die notwendigen AfA Bücher eingerichtet haben, müssen Sie jeder Anlage ein oder mehrere Bücher zuweisen. Dieses geschieht in Anlagen AfA Büchern, die zu diesem Zweck eingerichtet werden müssen. Auf Seite 4 finden Sie ein Diagramm, das die Beziehung zwischen Anlagen, AfA Büchern und Anlagen AFA Büchern veranschaulicht. In dem Abschnitt Abschreibungsmethoden für Anlagen festlegen auf Seite 44, können Sie lesen, wie Anlagen AfA Bücher eingerichtet werden. AfA Bücher Einrichten Um ein AfA Buch einzurichten, gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie Anlagen, Einrichtung, AfA Bücher. Das Fenster AfA Buch Karte erscheint. 2 Füllen Sie die Felder folgendermaßen aus.: Feld Bemerkungen Register Allgemein: Code Bezeichnung Nullgrenze Vorgabe Geben Sie einen Namen oder eine Nummer ein, um das AfA Buch zu kennzeichnen. Geben Sie eine Beschreibung des AfA Buches ein. Um sicherzustellen, daß eine Anlage am Ende ihrer abschreibbaren Nutzungsdauer vollständig abgeschrieben ist, geben Sie hier einen Betrag ein. Siehe das Beispiel auf Seite

26 Kapitel 2. Stammdaten Feld Erinnerungsvorgabewert Bemerkungen Ein hier eingegebener Betrag verhindert, daß die Anlage vollständig abgeschrieben wird. Verkaufsberechnungsmethode Siehe Seite 22. Änderung in AfA Feld zul. AfA unter 0 zulassen Indexierung zulassen Vor Buchen prüfen Period. AfA runden Setzen Sie ein x, um anzuzeigen, daß die Inhalte der Felder im Anlagen AfA Buch, die mit der AfA im Zusammenhang stehen, nach der Buchung der Posten geändert werden können. Sonst können diese Felder nicht geändert werden, wenn andere Posten als Anschaffungskosten und/oder Restwert gebucht worden sind. Versehen Sie dieses Feld mit einem x, wenn die Stapelverarbeitung Berechne AfA die Berechnung der Abschreibung fortführen soll, selbst wenn der Buchwert der Anlage Null beträgt oder darunter liegt. Siehe dazu auch Seite 24. Setzen Sie ein x, wenn die Indexierung von Posten durch die Stapelverarbeitung Indexierte Anlagen erlaubt ist. Setzen Sie ein x, damit die Anwendung vor dem Buchen Soll und Haben der zu buchenden Werte prüft (zum Beispiel müssen Anschaffungskosten als Soll und Restwerte als Haben gebucht werden). Siehe dazu auch Seite 25. Wenn dieses Feld mit einem x versehen, werden die von der Anwendung berechneten Beträge der periodischen AfA zu ganzen Zahlen aufgerundet (integer). 20

27 2.3 Basisinformationen zu Abschreibungen Feld Anl.+FiBu Buchungsdat. gleich Bemerkungen Alle Posten benötigen beide Dati. Das Buchungsdatum ist das Datum, an dem die Posten in die Finanzbuchhaltung gebucht werden. Das Anlagedatum ist das Datum, an dem das Buchen der Posten in die Anlagenbuchhaltung erfolgt. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, müssen Sie nur eines der Datumsfelder ausfüllen. In den Fibu Buchungsblättern sowie in den Verkaufs und Einkaufsgutschriften müssen Sie das Buchungsdatum eingeben, das Anlagedatum wird dann automatisch eingetragen. An anderen Stellen müssen Sie das Anlagedatum ausfüllen und das Buchungsdatum wird automatisch ausgefüllt. Sie müssen nur in dem Fall beide Dati eingeben, wenn Sie möchten, daß das Anlage und das Buchungsdatum nicht übereinstimmen. Register Integration: Fibu Integration Durch Setzen eines x neben die gewünschte(n) Buchungsart(en) bestimmen Sie, welcherart die Anlagentransaktionen sind, die in die Fibu integriert werden sollen. Das Anlagen Fibu Buchungsblatt wird verwendet, wenn die Fibu Integration aktiviert ist. Besteht keine Integration in die Fibu, findet das Anlagen Buchungsblatt Verwendung. Register Kopie: Kopien ermöglichen Anlagen Kurs bei Kopie Setzen Sie in dieses Feld ein x, um anzuzeigen, daß das AfA Buch berücksichtigt werden soll, wenn sich in dem Feld Kopiervorgang aktivieren einer Buchungsblattzeile ein Häkchen (x) befindet. Siehe dazu das Beispiel auf Seite 31. Mit einem x in diesem Feld bestimmen Sie, daß die Anwendung den Anlagen Fremdwährungskurs verwendet, wenn Posten von einem Buchungsblatt in ein anderes kopiert werden. Siehe auch Seite

28 Kapitel 2. Stammdaten Feld Standard Währungskurs Bemerkungen Geben Sie hier einen Fremdwährungskurs ein. Dieser wird verwendet, wenn der Kurs im Feld Anlage Währungskurs des Fensters Anl. AfA Bücher Null ist. Weiterführende Erläuterungen Es folgt eine nähere Beschreibung einiger der in der obigen Tabelle erwähnten Felder. Nullgrenze Vorgabe Dieser Betrag stellt sicher, daß eine Anlage am Ende ihrer abschreibbaren Nutzungsdauer vollständig abgeschrieben ist. Der letzte AfA Betrag kann aufgrund von Rundungsproblemen höher als die vorangegangenen AfA Beträge sein. Er wird diese Beträge maximal um den im Feld Nullgrenze Vorgabe festgelegten Betrag übersteigen. Jeder Rundungsbetrag, der den Vorgabewert übersteigt, verbleibt als nicht abgeschriebener Buchwert. Beispiel Anschaffungskosten Abschreibung über 10 Jahre (120 Monate). Der AfA Betrag beläuft sich auf / 120 = 708,3333 pro Monat. Aufgrund von Rundungen wird der gebuchte AfA Betrag betragen, summiert auf die 10 Jahre ergibt sich 120 * 708,33 = ,60. Wenn in das Feld Nullgrenze Vorgabe 0 eingegeben wurde, bleibt für die Anlage ein Buchwert von 0,40 übrig. Wurde in das Feld Nullgrenze Vorgabe 0,4 oder ein höhere Wert eingegeben, beträgt die letzte Abschreibung 708,33 + 0,40 = 708,73, und der Buchwert ergibt Null. Verkaufsberechnungsmethode Sie können zwischen folgenden Verkaufsberechnungsmethoden wählen: Netto oder Brutto. Üblicherweise wird die Methode Netto eingesetzt. Wenn Sie diese Methode wählen, berechnet die Anwendung den Gewinn oder Verlust und bucht diesen Betrag entweder auf das Konto Gewinn bei Verkauf oder das Konto Verlust bei Verkauf. 22

29 2.3 Basisinformationen zu Abschreibungen Verwenden Sie die Methode Brutto, werden Gewinn oder Verlust nicht als einzelne Beträge gebucht. Statt dessen stellt der Gewinn oder der Verlust die Differenz zwischen den entgegengesetzten Posten auf den Konten Erlöse bei Verkauf (Haben) und Buchwert bei Verkauf (Soll) dar. Die im folgenden dargestellten Beispiele der beiden Methoden basieren auf diesen Beträgen: Anschaffungskosten Normal AfA Zuschreibungen Verkaufspreis Buchwert Verlust Sie geben einen Verkaufspreis in ein Buchungsblatt ein und Navision Financials berechnet den Gewinn oder Verlust und erzeugt die übrigen Posten. Die beiden Beispiele zeigen, welche Beträge beim Verkauf einer Anlage auf welche Konten gebucht werden. Beispiel A In diesem Beispiel, werden in der Gewinn bzw. Verlustberechnung Zuschreibungen berücksichtigt. Sie legen dies in dem Fenster Anlagen Buchungsart Einr. fest (siehe Seite 26). Methode Netto Methode Brutto Sachkonto Soll Haben Soll Haben Kasse Kto. Anschaffung b. Verkauf Kto. Normal AfA bei Verkauf Kto. Zuschreibung b. Verkauf Kto. Verlust b. Verkauf Gegenkto. Zuschr. b. Verk. 23

30 Kapitel 2. Stammdaten Methode Netto Methode Brutto Sachkonto Soll Haben Soll Haben Kto. Buchwert b. Verkauf Kto. Erlöse b. Verkauf Beispiel B In diesem Beispiel sind Zuschreibungen nicht Teil der Gewinn bzw. Verlustberechnung. Methode Netto Methode Brutto Sachkonto Soll Haben Soll Haben Kasse Kto. Anschaffung b. Verkauf Kto. Normal AfA bei Verkauf Kto. Zuschreibung b. Verkauf Kto. Verlust b. Verkauf Gegenkto. Zuschr. b. Verk Kto. Buchwert b. Verkauf Kto. Erlöse b. Verkauf AfA unter 0 zulassen Sie sollten dieses Feld nur verwenden, wenn Sie Abschreibungen auch dann noch berechnen möchten, wenn Anlagen vollständig abgeschrieben worden sind. Der AfA Betrag unter Null wird wie folgt berechnet: Wenn das Feld Fest. AfA Betrag unter 0 im Fenster Anlagen AfA Bücher einen jährlichen AfA Betrag enthält, ist dies die Formel für die Berechnung: AfA Betrag = Fest. AfA Betrag unter 0 * Anzahl AfA Tage

31 2.3 Basisinformationen zu Abschreibungen Liegt im Feld AfA unter Null in % des Fensters Anlagen AfA Bücher eine Prozentangabe vor, erfolgt die Berechnung nach folgender Formel: AfA Betrag = AfA Grundlage * AfA unter Null in % * Anzahl AfA Tage 100 * 360 Vor dem Buchen prüfen Wenn Sie das Feld Vor Buchen prüfen aktivieren, überprüft die Anwendung vor dem Buchen ob: die Anschaffungskosten als erster Posten gebucht wurden. Es wird der Inhalt des Feldes Anlagedatum überprüft. der Verkaufsvorgang (wenn es einen gibt) als letzter Posten gebucht wurde. Der Inhalt des Feldes Anlagedatum wird überprüft. die AfA Grundlage positiv ist. Der Buchwert kann negativ sein, wenn das Feld AfA unter 0 zulassen aktiviert worden ist. die kumulierte AfA, der kumulierte Restwert sowie der kumulierte Verkaufspreis kleiner oder gleich Null sind. Erhöhte AfA, Zuschreibungen, Sonder AfA und benutzerdefinierte AfA entsprechend der Einrichtung im Feld Vorzeichen der Tabelle Anlagen Buchungsart Einr. als Soll bzw. Haben gebucht worden sind. Die Überprüfung erfolgt in der oben beschriebenen Reihenfolge. Es müssen zu jeder Zeit alle Kriterien erfüllt sein. Wenn Sie Anschaffungskosten für eine Anlage als Haben buchen möchten, lassen Sie das Feld Vor dem Buchen prüfen leer. In diesem Fall überprüft die Anwendung nur ob die Anschaffungskosten als erste gebucht worden sind und ob der Verkauf (soweit vorgenommen) der letzte Posten ist. Auf diese Weise könnte zum Beispiel bei staatlichen Zuschüssen vorgegangen werden. Das Feld Vor dem Buchen prüfen ist als Vorgabe aktiviert, aber das kann für jede Anlage im Fenster Anlagen AfA Bücher geändert werden. 25

32 Kapitel 2. Stammdaten Einrichtung der Buchungsart Die Anwendung benötigt für jedes AfA Buch Informationen, wie die verschiedenen Buchungsarten zu behandeln sind. Für die Buchungsarten Erhöhte AfA, Zuschreibungen, Sonder AfA und benutzerdefinierte AfA werden im Fenster Anlagen Buchungsart Einr. verschiedene Einstellungen festgelegt (zum Beispiel, ob Buchungen als Soll oder als Habenbuchungen erfolgen sollen und ob die Buchungsart Teil der AfA Grundlage sein soll). Die Anwendung enthält eine Vorgabeeinrichtung, die Sie ausgehend von einer AfA Buch Karte erreichen, indem Sie AfA Buch, Anlagen Buchungsart Einr. wählen. Das Fenster Anlagen Buchungsart Einr. erscheint: In diesem Fenster ist es nicht möglich, Zeilen einzufügen oder zu löschen. Sie können nur die bestehenden Zeilen modifizieren. Füllen Sie die Felder aus wie folgt: Feld Anlage Buchungsart Teil d. Buchwerts Bemerkungen Dieses Feld enthält die Buchungsart, für die die Einrichtung der folgenden Felder erfolgt. Setzen Sie ein x, wenn Sie möchten, daß Posten, die in der im Feld Anlage Buchungsart festgelegten Art gebucht wurden, den Buchwert verändern. Werden zum Beispiel Zuschreibungen in die Berechnung des Buchwertes einbezogen, müssen Sie dieses Feld für die Buchungsart Zuschreibung aktivieren. 26

33 2.3 Basisinformationen zu Abschreibungen Feld Teil der AfA Grundlage In AfA Berechnung enthalten In Gew./Verl. Berech. enth. Rückbuchung AfA vor Verkauf Anschaffungsart Bemerkungen Setzen Sie ein x, wenn Posten, die in der in dem Feld Anlage Buchungsart festgelegten Art gebucht wurden, die AfA Grundlage verändern sollen. Posten, die in der im Feld Anlage Buchungsart festgelegten Art gebucht wurden, sind in periodischen Abschreibungsberechnungen enthalten, wenn Sie hier ein x setzen. Versehen Sie dieses Feld mit einem x, wenn die Gewinn/Verlust Berechnung einer verkauften Anlage die Posten enthalten soll, die in der im Feld Anlage Buchungsart festgelegten Art gebucht wurden. Setzen Sie ein x, wenn Sie möchten, daß Posten, die in der im Feld Anlage Buchungsart festgelegten Art gebucht wurden, vor dem Verkauf auf Null zurückgesetzt werden. Wenn Sie Verkaufsvorgänge buchen, erstellt die Anwendung automatisch Rückbuchungen für Posten dieser Buchungsart. Setzen Sie ein x, wenn Sie möchten, daß Posten, die in der im Feld Anlage Buchungsart festgelegten Art gebucht wurden, im Bericht Anlagenspiegel ohne Umbuchung als Teil der gesamten Anschaffungskosten erscheinen. (Zum Beispiel, wenn Zuschreibungen in den Anschaffungskosten berücksichtigt werden sollen). 27

34 Kapitel 2. Stammdaten Feld AfA Art Bemerkungen Setzen Sie ein x, wenn Posten, die in der im Feld Anlage Buchungsart festgelegten Art gebucht wurden, als ein Teil der gesamten Abschreibung der Anlage angesehen werden sollen. Das hat Einfluß auf die AfA Grundlage. Zum Beispiel können Sonderabschreibungen als Abschreibungen angesehen und deshalb in der AfA Grundlage berücksichtigt werden. Die AfA Art ist in zwei Situationen von Bedeutung: wenn zur Berechnung der AfA Grundlage die AfA Methode Degressiv 1 oder Degr1/Linear gewählt wurde. wenn der gesamte AfA Betrag in dem Bericht Anlagenspiegel ohne Umbuchung berechnet wird. Vorzeichen Sie haben die Auswahl zwischen den Optionen: Leer, Soll und Haben. Wählen Sie Soll, wenn der Saldo des Kontos, auf das die Buchungsart gebucht wird, einen Sollsaldo haben muß. Wählen Sie Haben, wenn der Saldo des Kontos, auf das die Buchungsart gebucht wird, einen Habensaldo haben muß. Wenn zum Beispiel das Konto, auf das Sie Zuschreibungen buchen, einen Sollsaldo haben muß, ist Soll die richtige Wahl. Einrichtung von Vorgaben der Buch. Blatt Vorlagen und Buch. Blatt Namen Für jedes AfA Buch müssen Sie eine Vorgabeeinrichtung für Buchungsblattvorlagen und Buchungsblattnamen festlegen. Die Vorgaben in dem Fenster Anlagen Buch. Blatt Einr. werden verwendet wenn: Zeilen von einem Buchungsblatt in ein anderes kopiert werden. Buchungsblattzeilen von den Stapelverarbeitungen Berechne AfA oder Indexierte Anlagen generiert werden. 28

35 2.3 Basisinformationen zu Abschreibungen Anschaffungskosten in das Versicherungsbuchungsblatt kopiert werden. Gehen Sie folgendermaßen vor, um Vorgabe Buchungsblattvorlagen und Buchungsblattnamen einzurichten. 1 Wählen Sie Anlagen, Einrichtung, AfA Bücher. Das Fenster AfA Buch Karte erscheint. 2 Klicken Sie erst auf AfA Buch h, dann auf Anlagen Buch. Blatt Einrichtung und das Fenster Anlagen Buch. Blatt Einr. wird geöffnet: 3 Wenn Sie für jeden Benutzer eine Vorgabe einrichten möchten, rufen Sie das Fenster Benutzer auf, indem Sie im Feld Benutzer ID auf den AssistButton p klicken. 4 Klicken Sie im Feld Anl.Buch. Bl. Vorlagenname auf den AssistButton p, um das Fenster Anl. Buch. Blatt Vorl. Übers. einzusehen. Wählen Sie eine Buchungsblattvorlage aus und klicken Sie dann auf OK. 5 In das Fenster Anlagen Buch. Blatt Namen gelangen Sie, wenn im Feld Anl. Buch. Blatt auf den AssistButton p klicken. Wählen Sie einen Buchungsblattnamen aus und bestätigen Sie mit OK. 6 Im Feld Fibu Buch. Bl. Vorlagenname klicken Sie auf den AssistButton p, um das Fenster Fibu Buch. Bl. Vorlagen Übers. zu öffnen. Wählen Sie eine Buchungsblattvorlage aus und klicken Sie dann auf OK. 29

36 Kapitel 2. Stammdaten 7 Klicken Sie im Feld Fibu Buch. Blatt auf den AssistButton p, um das Fenster Fibu Buch. Blattnamen einzusehen. Wählen Sie einen Buchungsblattnamen aus und klicken Sie dann auf OK. 8 Das Fenster Vers. Buch. Bl. Vorl. Übers. rufen Sie auf, indem Sie im Feld Vers. Buch. Bl. Vorlagenname auf den AssistButton p klicken. Wählen Sie einen Buchungsblattnamen aus und klicken Sie dann auf OK. (In Kapitel 8 können Sie nachlesen, wie Versicherungs Buchungsblattvorlagen eingerichtet werden.) 9 Klicken Sie im Feld Vers. Buch. Blatt auf den AssistButton p, um das Fenster Versicherung Buch. Blatt Namen zu öffnen. Wählen Sie ein Buchungsblattnamen und klicken Sie auf OK. (In Kapitel 8 erfahren Sie, wie Versicherungs Buchungsblattvorlagen Namen eingerichtet werden.) Erzeugen eines AfA Buches Um zu erfahren, wie ein AfA Buch erstellt wird, vollziehen Sie das folgende Beispiel im Demomandanten nach: 1 Wählen Sie Anlagen, Einrichtung, AfA Bücher. Das Fenster AfA Buch Karte wird geöffnet. 2 Klicken Sie in der Menüzeile erst auf Bearbeiten, dann auf Datensatz einfügen, um ein neues AfA Buch zu erstellen. 3 Geben Sie in das Feld Code des Registers Allgemein Betrieb 2 ein. 4 In das Feld Bezeichnung geben Sie Betrieb Buch in Währung ein. 5 Geben Sie in das Feld Nullgrenze Vorgabe 10,00 ein, um zu verhindern, daß Rundungsdifferenzen als Buchwert übrigbleiben. 6 Im Feld Verkaufsberchnungsmethode klicken Sie auf den AssistButton h und wählen Netto. 7 Das Feld Vor Buchen prüfen sollte ein x enthalten, wenn die Anwendung überprüfen soll, ob bestimmte Beträge korrekt im Soll bzw. Haben gebucht werden. Diese Vorgaben werden in dem Fenster Anlagen Buchungsart Einr. eingegeben. Die Anwendung kann beispielsweise 30

37 2.3 Basisinformationen zu Abschreibungen prüfen, ob die Anschaffungskosten als Soll und Restwerte als Haben gebucht werden. 8 Versehen Sie das Feld Anl.+ Fibu Buchungsdat. gleich mit einem x. 9 Lassen Sie die Felder auf dem Register Integration unausgefüllt (Die Anlagenposten werden nicht in die Finanzbuchhaltung gebucht). 10 Setzen Sie in das Feld Kopien ermöglichen des Registers Kopie ein x, um anzuzeigen, daß das AfA Buch berücksichtigt werden soll, wenn sich in dem Feld Kopiervorgang aktivieren einer Buchungsblattzeile ein Häkchen (x) befindet. Beispiel Wenn Sie über drei AfA Bücher verfügen, B1, B2 und B3, und Einträge von B1 nach B2 und B3 kopieren möchten, setzen Sie in das Feld Kopien ermöglichen der AfA Buch Karten von B2 und B3 jeweils ein Häkchen (x). Dies kann nützlich sein, wenn das AfA Buch B1 in die Finanzbuchhaltung integriert ist und die Anlagen Fibu Buchungsblätter verwendet, bei den Büchern B2 und B3 die Fibu Integration jedoch deaktiviert ist und sie daher die Anlagen Buchungsblätter verwenden. Buchen Sie in B1 einen Posten auf das Anlagen Fibu Buchungsblatt und setzen Sie in das Feld Kopiervorgang aktivieren ein Häkchen (x), wird er bei der Buchung in die Bücher B2 und B3 kopiert. 31

38 Kapitel 2. Stammdaten Achtung Es ist nicht möglich in das gleiche Buchungsblatt zu kopieren, von dem aus Sie die Kopie vornehmen. Wenn Sie Posten in einem Anlagen Fibu Buchungsblatt buchen möchten, können Sie diese in ein Anlagen Buchungsblatt, nicht aber in ein Anlagen Fibu Buchungsblatt kopieren. Das bedeutet, daß Sie von einem Buch mit Fibu Integration in Bücher ohne Integration kopieren können und umgekehrt. Es ist jedoch nicht möglich, eine Kopie von einem Buch mit Fibu Intergration in ein anderes Buch mit Fibu Intergration durchzuführen Setzen Sie in das Feld Anlagen Kurs bei Kopie ein x, damit beim Kopieren der Posten in ein anderes Buch der Fremdwährungskurs verwendet wird. Beispiel Für eine Anlage mit einem AfA Buch B1 werden Anschaffungskosten in Höhe von DM 1000, gebucht und sollen in einer anderen Währung in das Buch B2 gebucht werden. Der Kurs in Buch B1 beträgt 100 und 998 im Buch B2. Der in das Buch B2 kopierte Betrag wird sich auf: 1000 * 100/998 = 100,20 belaufen. Wenn ein AfA Buch keinen Kurs enthält, verwendet die Anwendung für die obige Berechnung Geben Sie in das Feld Standard Währungskurs 998 ein. 13 Klicken Sie auf AfA Buch h und dann auf Anlagen Buchungsart Einr.. Stellen Sie sicher, daß die verschiedenen Buchungsarten korrekt eingerichtet wurden und ändern Sie gegebenenfalls die Standardeinrichtung. Schließen Sie das Fenster. 14 Wählen Sie AfA Buch h, Anlagen Buch. Blatt Einrichtung. Füllen Sie die Felder der verschiedenen Buchungsblattvorlagen und namen der Anlagen und Versicherungspolicen mit den Bezeichnungen der Vorlagen und Namen, die Sie als Vorgabe verwenden wollen aus. 32

39 2.4 Allgemeine Einrichtung 2.4 Allgemeine Einrichtung Die allgemeine Einrichtung von Anlagen erfolgt in dem Fenster Anlagen Einrichtung. Um allgemeine Informationen einzugeben, gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie Anlagen, Einrichtung, Anlagen Einrichtung. Das Fenster Anlagen Einrichtung erscheint: 2 Füllen Sie die Felder folgendermaßen aus: Feld Bemerkungen Register Allgemein Standard AfA Buch Buchen auf Hauptanl. erlaubt Anlage Buchungen zugel. ab Klicken Sie auf den AssistButton p, um eine Übersicht über die bestehenden AfA Bücher zu erhalten. Wählen Sie das passende Buch aus und klicken Sie auf OK. Dieses Buch wird dann in Buchungszeilen, Stapelverarbeitungen und Berichten automatisch als Standardbuch vorgeschlagen. Soll das Buchen auf Hauptanlagen gestattet werden, setzen Sie hier ein x, sonst ist das Buchen nur auf Unteranlagen erlaubt. Geben Sie hier ein Datum ein, wenn nur an oder ab einem bestimmten Datum gebucht werden darf. 33

40 Kapitel 2. Stammdaten Feld Anlage Buchungen zugel. bis AfA Buch zur Versicherung Autom. Versicherungsbuchung Bemerkungen Geben Sie hier ein Datum ein, wenn Buchungen nur an oder bis zu einem bestimmten Datum vorgenommen werden dürfen. Klicken Sie auf den AssistButton p und Sie erhalten einen Überblick über die bestehenden AfA Bücher. Sie können nur dann Posten in ein Versicherungsbuchungsblatt buchen, wenn Sie in dieses Feld den Code eines AfA Buches eingegeben haben. Wählen Sie ein AfA Buch, das allen Anlagen zugewiesen worden ist. Wenn Sie dann den Verkauf einer Anlage buchen, beendet die Anwendung automatisch auch den entsprechenden Versicherungsschutz. Setzen Sie ein x, wenn die für eine Anlage gebuchten Anschaffungskosten automatisch in eine Versicherungsbuchungsblatt gebucht werden sollen. Register Numerierung: Anlagennummern Versicherungsnummern Klicken Sie auf den AssistButton p, um eine Übersicht über die eingerichteten Nummernserien zu erhalten. Dort wählen Sie den Code der gewünschten Anlagennummernserie aus. Wie Nummernserien einrichtet werden, erfahren Sie im Handbuch Finanzbuchhaltung. Sie erhalten eine Übersicht über die eingerichteten Nummernserien, indem Sie auf den AssistButton p klicken. Wählen Sie den Code der passenden Versicherungsnummernserie aus. Im Handbuch Finanzbuchhaltung können Sie nachlesen, wie Nummernserien eingerichtet werden. 34

41 Kapitel 3 Einrichtung und Wartung von Anlagen Im Modul Anlagen müssen Sie für jede Anlage eine individuelle Karte einrichten und in verschiedenen Fenstern Informationen eingeben. In dem folgenden Kapitel werden die notwendigen Schritte erklärt. Definition von Klassifizierungscodes Eine Checkliste zur Einrichtung von Anlagenkarten Abschreibungsmethoden für Anlagen festlegen Abschreibungsmethoden Haupt und Unteranlagen Ändern und Löschen von Anlagenkarten

42 Kapitel 3. Einrichtung und Wartung von Anlagen 3.1 Definition von Klassifizierungscodes Bevor Sie Ihre Anlagenkarten einrichten, sollten Sie sich überlegen, wie Sie diese klassifizieren möchten. Folgende Klassifizierungscodes stehen zur Verfügung. Anlagenklassencode Dieser Code kann verwendet werden, um Hauptgruppierungen der Anlagen vorzunehmen, wie z.b. materielle und immaterielle Anlagen. Anlagensachgruppencode Dieser Code kann zur Gruppierung von Anlagen innerhalb der Hauptgruppen verwendet werden, wie z.b. Gebäude, Fahrzeuge, Möbel und Maschinen. Anlagenstandortcode Dieser Code kann dazu dienen, den Standort der Anlage zu erfassen, wie z.b. Verkaufsabteilung, Rezeption, Verwaltung, Produktion und Lager. Diese Daten sind für Versicherungsaspekte und Inventurzwecke nützlich. Anlagenklassencodes Um Anlagenklassencodes einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Wählen Sie Anlagen, Einrichtung, Anlagenklassen. Das Fenster Anlagenklassen erscheint: 36

43 3.1 Definition von Klassifizierungscodes 2 Geben Sie die Codes und Namen der Klassen ein, die Sie errichten möchten. 3 Schließen Sie das Fenster. Anlagensachgruppencodes Um einen Anlagensachgruppencode einzurichten, gehen Sie vor wie folgt: 1 Wählen Sie Anlagen, Einrichtung, Anlagensachgruppen. Das Fenster Anlagensachgruppen erscheint: 2 Geben Sie die Codes und Namen für die Sachgruppen ein, die Sie errichten möchten. 3 Schließen Sie das Fenster. Anlagenstandortcodes Anlagenstandortcodes richten Sie folgendermaßen ein: 1 Wählen Sie Anlagen, Einrichtung, Anlagenstandorte. Das Fenster Anlagenstandorte erscheint: 37

44 Kapitel 3. Einrichtung und Wartung von Anlagen 2 Geben Sie Codes und Namen der Standorte ein, die Sie einrichten möchten. 3 Schießen Sie das Fenster. 38

45 3.2 Eine Checkliste zur Einrichtung von Anlagenkarten 3.2 Eine Checkliste zur Einrichtung von Anlagenkarten Wenn Sie eine neue Anlagenkarte einrichten, gibt es Felder, die Sie ausfüllen müssen, Felder die Sie bei Bedarf ausfüllen können und Felder, in welche keine Eingabe möglich ist. Die Checkliste weiter unten gibt von jedem Register die Felder des Standardlayouts an. Das Symbol in der Spalte Ausfüllen gibt an, ob das Feld ausgefüllt werden muß: c i Das Feld muß immer ausgefüllt werden. Das Feld kann bei Bedarf ausgefüllt werden. j Sie können in dieses Feld nichts eingeben. Es wird automatisch ausgefüllt. Die Spalte Bemerkungen enthält entweder eine kurze Erklärung oder den Hinweis auf eine Seite in diesem Handbuch, auf der Sie eine genaue Beschreibung der Bedeutung und Verwendung dieses Feldes finden. Die Spalte ist leer, wenn der Name des Feldes selbsterklärend ist. Sie können eine Beschreibung aller Felder einschließlich der nicht ausführlich in diesem Handbuch beschriebenen in der Online Hilfe finden. Felder in dem Fenster Anlagenkarte: Feld Register Allgemein: Nr. Bezeichnung Ausfüllen c i Bemerkung Geben Sie eine eindeutige Nummer ein (Sie können sowohl Nummern als auch Zahlen verwenden). Wenn die automatische Numerierung aktiviert ist, drücken Sie Enter, damit die nächste verfügbare Nummer vergeben wird. 39

46 Kapitel 3. Einrichtung und Wartung von Anlagen Feld Seriennr. Hauptanlage/Unteranlage Hauptanl. Nr. Suchbegriff Verantw. Mitarbeiter Inaktiv Gesperrt Korrigiert am Register Buchen Anlagenklassencode Ausfüllen i j j i i i i j i Bemerkung Geben Sie hier die eindeutige der Anlage zugewiesenen Identifikationsnummer ein. Diese Nummer hilft bei der Zurückverfolgung der Anlage, wenn Sie verschiedene ähnliche Objekte besitzen (z.b. mehrere PCs). Wenn eine Unteranlagenübersicht eingerichtet worden ist, füllt die Anwendung das Feld entweder mit Hauptanlage oder mit Unteranlage. Wenn es sich bei der Anlage um eine Unteranlage einer anderen Anlage handelt, füllt die Anwendung dieses Feld mit der Nummer der Hauptanlage. Ist die Anlage eine Hauptanlage, erhält das Feld die Nummer dieser Anlage. Für die Anlage wird ein Suchbegriff vorgegeben, dieser kann aber überschrieben werden. Klicken Sie auf den AssistButton p, um eine Übersicht über die Angestellten zu erhalten. Wählen Sie eine Person aus und klicken Sie auf OK. Setzen Sie in dieses Feld ein x, wenn Sie eine Anlage deaktivieren möchten. Inaktive Analgen werden in Stapelverarbeitungen und Berichten ausgelassen und für Buchungen gesperrt. Setzen Sie ein x, wenn Sie Anlagen für Buchungen sperren möchten. Für Buchungen gesperrte Anlagen werden bei Stapelverarbeitungen, die Buchungsblattzeilen erzeugen, ausgelassen. Die Anwendung füllt dieses Feld mit dem Datum der letzten Datenänderung auf dem Konto. Klicken Sie auf den AssistButton p, um sich eine Auflistung der Anlagenklassen anzeigen zu lassen. Wählen Sie den entsprechenden Code und klicken Sie dann auf OK. 40

47 3.2 Eine Checkliste zur Einrichtung von Anlagenkarten Feld Anlagensachgruppencode Anlagenstandortcode Plananlage Kostenstellencode Kostenträgercode Register Wartung: Kreditorennr. Kreditorennr. der Wartung In Reparatur Nächstes Servicedatum Ausfüllen i i i i i i i i i Bemerkung Möchten Sie einen Überblick über die verfügbaren Anlagensachgruppen erhalten, klicken Sie auf den AssistButton p. Wählen Sie den entsprechenden Code aus und übernehmen Sie ihn mit OK. Klicken Sie auf den AssistButton p, um eine Liste der vorhandenen Anlagenstandorte einzusehen. Wählen Sie den entsprechenden Code und klicken Sie anschließend auf OK. Setzen Sie hier ein x, wenn die Anlage eine Plananlage ist. Bei Plananlagen ist keine Integration in die Finanzbuchhaltung möglich. Eine Übersicht über die verfügbaren Kostenstellen erhalten Sie, indem Sie auf den AssistButton p klicken. Sie können dieses Feld verwenden, um festzulegen zu welcher Kostenstelle eine Anlage gehört. Diese Information kann nützlich sein, wenn Sie ausgehend von einer anderen Stelle in der Anwendung nach Kostenstellen sortierte Finanzdaten erhalten möchten. Wählen Sie den entsprechenden Code und klicken Sie auf OK. Klicken sie auf den AssistButton p, um sich die Liste der verfügbaren Kostenträger anzeigen zu lassen. Wählen Sie den entsprechenden Code und klicken Sie auf OK. Geben Sie die Nummer des Kreditoren ein, der die Anlage geliefert hat. Geben Sie die Nummer des Kreditoren ein, der gewöhnlich die Anlage wartet. Setzen Sie in dieses Feld ein x, wenn die Anlage zur Wartung ist. Sie können dann eine Vielzahl Berichte filtern, um zu sehen, welche Anlagen gerade gewartet werden. Geben Sie das Datum der nächsten geplanten Wartung ein. Dieses Feld wird in dem Bericht Wartung Nächster Service als Filter verwendet. 41