Dateien Modul K U R Z A N L E I T U N G. ServicePoint Telefon:

Transkript

1 Dateien Modul K U R Z A N L E I T U N G ServicePoint servicepoint@conclude.com Telefon:

2 2 / 14 Conclude aufrufen und einloggen Sie erreichen uns weiterhin über die bekannte Internetadresse

3 3 / 14 Modulauswahl In jedem unserer Projekte gibt es eine Vielzahl von unterschiedlichen Softwaremodulen. Die für das jeweilige Projekt aktiven Module werden nach der Projektauswahl angezeigt. Die restlichen, nicht aktivierten, Module sind hingegen ausgegraut. Neuigkeiten innerhalb der jeweiligen Module werden Ihnen in der Übersicht anhand der Symbole angezeigt.

4 4 / 14 Persönliche Einstellungen Ihre persönlichen Daten und Einstellungen finden Sie in dem ausklappbaren Menü unterhalb Ihres Benutzernamens. In diesem Bereich lassen sich auch Ihre Abonnements bzw. Wiedervorlagen bearbeiten.

5 5 / 14 MODUL: DATEIEN Modulauswahl Das Modul INFOCENTER liefert Ihnen allgemeine Informationen rund um das Projekt. Hier können Sie, neben den Projektstammdaten, z.b. die Projektbeteiligtenliste und die Dateinamenskonvention finden. Die Navigation zwischen den einzelnen Softwaremodulen erfolgt über das Menü in der linken oberen Ecke. Dort werden alle Module zur Auswahl angezeigt. Mit einem Klick auf das gelangen Sie zurück auf Ihre Projektauswahlseite. Symbol

6 6 / 14 Meine Dateien Nach Aufruf des Moduls DATEIEN wird Ihnen sofort Ihr Posteingang und die dort bisher nicht abgeholten Dateien angezeigt. Hier lassen sich somit die zugesendeten Dateien gebündelt aus dem System herunterladen. Auf der linken Seite finden Sie die für Sie verfügbaren Verzeichnisse des Projektarchivs.

7 7 / 14 Zentrale Uploadseite Um eine oder mehrere Dateien direkt in das System hochzuladen, klicken Sie bitte auf das + Symbol im linken oberen Bereich der Seite. Über diesen Weg können Sie Dateien in das System hochladen. Es öffnet sich die Uploadseite, auf der Sie Ihre Dateien entweder per Auswertung oder Ergänzung in das System einstellen können. Für eine Auswertung muss Ihr Dateinamen bereits gemäß der definierten Dateinamenskonvention korrekt benannt sein. Selbstverständlich können Sie hier auch ZIP-Pakete hochladen. Diese werden automatisch entpackt und dem entsprechenden Verzeichnis zugeordnet.

8 8 / Der Upload Eine umfangreiche Anpassung mit diversen neuen Funktionalitäten hat die Uploadseite des Systems erfahren. Hier gibt es nun z.b. die Möglichkeit Formatierungen in den Mitteilungstext einzubringen oder CC-Empfänger der Nachricht zu wählen. Die neu gestaltete zweispaltige Ansicht verleiht eine bessere Übersicht. Ihr gespeichertes Uploadprofil ist unter dem Punkt Vorlage zu finden.

9 9 / Das Archiv Sämtliche Dateioperationen sind am unteren Ende der Seite durch Aufklappen des Menüs durchführbar. Der Uploadknopf befindet sich am Ende dieser Seite, über welchen Sie Dateien direkt in das ausgewählte Verzeichnis hochladen können. Die Inhalte und Struktur dieser Tabellenansicht lassen sich nach wie vor über Filter und Ansichten oberhalb der Tabelle definieren.

10 10 / 14 Verzeichnisübersicht und Werkzeuge Unter dem Werkzeug-Symbol sind sonstige Funktionen zu finden, die von Projekt zu Projekt variieren können. In jedem Fall finden Sie dort aber die Verzeichnisübersicht des Projektarchivs. An dieser können Sie direct erkennen, welche Verzeichnisse für Sie verfügbar sind und wie viele Dateien sich bereits in diesen Verzeichnissen befinden. Ein Excel-Export dieser Struktur ist an dieser Stelle genauso möglich, wie eine Suche über den angezeigten Verzeichnisbaum.

11 11 / 14 Weiterleitung: Andere Teilnehmer jederzeit informieren Haben Sie beim Dateiupload einzelne Teilnehmer nicht informiert, können Sie dies im Anschluss jederzeit nachholen. Markieren Sie hierzu die betreffenden Dateien und wählen Sie den Punkt Weiterleiten aus dem Auswahlmenü am Ende der Seite aus. Klicken Sie anschließend auf Ausführen. Nun können Sie die Empfänger auswählen und einen Mitteilungstext hinterlegen. Mit einem Klick auf Senden werden die zuvor markierten Dateien an die Empfänger weitergeleitet.

12 12 / 14 Datei- / Planlisten generieren Markieren Sie die Dateien, welche in der Dateiliste aufgeführt werden sollen; keine Auswahl exportiert alle Dateien. Wählen Sie Dateiliste erzeugen (Excel) im Menü und klicken Sie auf Ausführen. Wählen Sie auf der folgenden Seite Layout und Zustellungsart und klicken Sie auf Exportieren. Auch die Icons in der Dateiliste sind ein wenig modernisiert worden: Postverteiler vertraulicher Verteiler gesperrt vertraulich und gesperrt Dateiinformationen Datei mit Referenz

13 13 / 14 In den Papierkorb verschieben Selektieren Sie die Dateien, die in den Papierkorb verschoben werden sollen. Aus dem Menü den Eintrag In den Papierkorb verschieben auswählen und auf Ausführen klicken. Dateien, die in den Papierkorb verschoben wurden, sind durch ein Symbol vor dem Dateinamen gekennzeichnet. Jeder Teilnehmer sieht nur seine Dateien im Papierkorb. Ungültige Dateien können maximal in den Papierkorb verschoben werden. Ein physisches Löschen einer Datei aus dem System ist natürlich nicht möglich.

14 14 / Die Suche Die Schnellsuche ist in jedem Bereich in der oberen Navigation mit einem Klick auf die Lupe verfügbar. Die Schnellsuche ist eine Volltextsuche über alle Bereiche des Moduls. Sollten Sie eine umfangreichere Suchanfrage starten wollen, klicken Sie dazu bitte auf den Punkt Erweiterte Suche. Bei dieser Suche stehen Ihnen viele Suchparameter zur Verfügung. Ein * ist innerhalb der Erweiterten Suche als Platzhalter anzusehen. Die Suchanfrage *.dwg unter Dateiname findet so z.b. alle dwg-dokumente innerhalb des Projektes. Für Rückfragen steht Ihnen der ServicePoint jederzeit zu Verfügung. servicepoint@conclude.com Telefon: