Grundsätzliches. Was ist bei einer Migration zu berücksichtigen? Übersicht. Unterschiede zwischen eroom und SharePoint

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1 Übersicht Grundsätzliches 1 Was ist bei einer Migration zu berücksichtigen? 1 Migration nach der YADA-Methode 3 Mit YADA: Schnelle, kosteneffiziente und sorgenfreie Migration 6 Grundsätzliches Die meisten eroom-nutzer sehen wenige Vorteile darin, ihre Collaboration-Plattform zu wechseln. Trotzdem kann es zwingende Gründe geben, die eine Migration erforderlich machen. Die wichtigsten Ziele einer Migration sind natürlich: die eigentlichen Daten vollständig zu übertragen den Kontext, in dem sie bearbeitet wurden, möglichst zu erhalten eine weiterführende Benutzbarkeit der Räume auf dem Zielsystem sicherzustellen Da eroom jedoch Funktionen enthält, die es in SharePoint nicht gibt, ist eine Eins-zu-eins- Übertragung der Räume nicht immer möglich. Das Verständnis der funktionalen Unterschiede beider Plattformen, eine gute Analyse der erooms, der darin verwendeten eroom-funktionen und enthaltenen Daten ist die Voraussetzung zur Wahl der besten Strategie und Vorgehens - weise, um alle wichtigen Daten zu übernehmen und die Migration mit möglichst wenigen Unterbrechungen des täglichen Betriebs durchzuführen. Dieser Punkt ist besonders bei großen Daten volumen nicht zu vernachlässigen. Mit den Tools und Best Practices von YADA, die auf jahrelanger Erfahrung mit eroom basieren, ist eine sichere und sorgenfreie Migration gewährleistet. Was ist bei einer Migration zu berücksichtigen? Unterschiede zwischen eroom und SharePoint Beide Plattformen bestehen aus digitalen Räumen zur gemeinsamen Arbeit oder zum Austausch über Unternehmensthemen. Alle dazu notwenigen Dokumente, Kommentare usw. können in diesen Räumen hinterlegt werden. Zugang haben nur registrierte und autorisierte Nutzer. So weit sind beide Plattformen identisch und im Prinzip könnten also ganze Räume von eroom samt Inhalt nach SharePoint überführt werden, inklusive der enthaltenen Verzeichnisse und der raumspezifischen Sicherheitseinstellungen und Zugangsberechtigungen. Dies trifft grundsätzlich auf die in den erooms enthaltene Dateien zu, aber auch auf Elemente wie Notizen und Kommentare, Links, Kalender, Projektpläne und Umfragen. Schwieriger wird es mit eroom-datenbanken. Einfache zweidimensionale Listen lassen sich ebenfalls übertragen, solange der Inhalt einer Zelle nur aus Text oder einer Datei besteht. Bei den komplexeren eroom-datenbankfunktionen gibt es allerdings Schwierigkeiten. Zum Beispiel ist jede eroom-datenbankzelle ein Container, in den man wiederum alle in

2 eroom verfügbaren Elemente hineinlegen kann, sogar eine ganze Ordnerstruktur zum Beispiel. Das lässt sich in SharePoint leider nicht abbilden. Auch die Zusammenfassung mehrerer Datenbanken aus diversen erooms (enterprise databases) ist bei SharePoint nicht möglich. Die Idee der Container, wie oben beschrieben, gibt es aber nicht nur bei eroom-datenbanken, sondern auch in anderen Funktionen, zum Beispiel dem Kalender. Dateien können natürlich immer übernommen werden, aber kontextuelle Informationen, die in solchen Konstrukten enthalten sind, müssen in SharePoint anders dargestellt werden und können somit nicht automatisch, sondern nur manuell übertragen werden. Es gibt noch weitere Unterschiede, die eine gesonderte Behandlung erfordern: Raumgrößen beschränkungen, Sonderzeichen, bestimmte Dateiformate, Workflow-Datenbanken und eroom-inboxen. Auch Diskussionen lassen sich nur beschränkt migrieren. Die einzelnen erooms müssen also dementsprechend analysiert werden, inwiefern eine automatische Übertragung möglich ist und wo anders zu verfahren ist. Migrieren, Archivieren oder Löschen? Die Praxis zeigt, dass viele erooms oft nur vorübergehend für einen bestimmten Zweck eröffnet, dann aber nicht mehr gebraucht werden. Oder sie enthalten Daten, die nicht länger benötigt werden. Nach einigen Jahren kann dies in der Summe zu erheblichen unnötigen Datenvolumen führen, die vor einer Migration gelöscht werden sollten. Bei einem großen Unternehmen der Kommunikationsbranche konnte so beispielsweise die Zahl der zu migrierenden Räume von auf reduziert werden, was nicht nur die eigentliche Migration enorm beschleunigte, sondern auch einer Einsparung von 6 Terabyte an Speicherplatz entsprach. Dann gibt es Räume, die nicht mehr in einem kollaborativen Umfeld benötigt werden, aber Daten enthalten, die aus Compliance- oder anderen Gründen aufbewahrt werden müssen. Solche Räume müssen nicht nach SharePoint migriert werden, sondern sollten einfach archiviert werden. YADA hat entsprechende Tools entwickelt, solche Räume im XML-Format zu archivieren und zu Konsultationszwecken analog zur gewohnten eroom-darstellung wieder sichtbar zu machen. Nur wirklich verwendete operative erooms müssen also tatsächlich nach SharePoint migriert werden. Alles andere nicht. Dies spart nicht nur Speicherplatz und Lizenzkosten, sondern reduziert den Migrationsaufwand enorm. Das endgültige Löschen eines erooms sollte allerdings nie ohne offizielle Freigabe der zuständigen Anwender vorgenommen werden. Auch dies will gut verwaltet werden. Beteiligung und Verantwortung der Anwender Eine eroom-migration ist nicht möglich ohne die Beteiligung der Anwender, beziehungsweise der Verantwortlichen für die jeweiligen erooms. Nur sie können schlussendlich entscheiden, welche Daten migriert, archiviert oder gelöscht werden sollen. Und bei erooms, die nicht automatisch migrierbar sind, kann eine manuelle Intervention nötig sein. Dazu müssen die Anwender informiert und eingewiesen werden. Die Kommunikation muss stimmen, der gesamte Ablauf aller Aktivitäten zentral koordiniert und gesteuert werden und in protokollierter und nachprüfbarer Weise ablaufen. Bei erooms, die nicht automatisch migrierbar sind, kann eine manuelle Intervention nötig sein. Die automatische Analyse der Räume unterstützt dies, indem in einer Excel-Auflistung pro Raum alle Elemente aufgezeigt werden, die bei einer automatischen Migration Probleme bereiten könnten. 2

3 Migration nach der YADA-Methode Verfügbare Tools YADA eroom MigrationManager Mit dem Software-Paket MigrationManager wird der gesamte Migrationsprozess optimal verwaltet und gesteuert von der Analyse der Räume und Datenbestände über die Ein - bindung und Kommunikation mit den Anwendern, die Freigabe der zu tätigenden Aktionen, die Archivierung von Inhalten bis hin zum Auslösen des eigentlichen Migrationsvorganges und dem anschließenden Löschen der erfolgreich migrierten Räume. Enthalten sind zudem folgende Tools: UsageAnalyzer Analyse und Klassifizierung aller Räume auf dem eroom-server nach Art der tatsächlichen Nutzung, der benutzen Funktionen und Inhalte ArchiveServices Export und Archivierung von Räumen und kompletten Inhalten in Form einer offline (read only) lesbaren Kopie des Raumes MigrationAssistent Tool zur manuellen Migration von komplexen Räumen LinkPreserver Stellt sicher, dass Links korrekt übernommen werden und im Zielsystem auf die neue Speicheradresse verweisen DocAve Migrator Die Software-Plattform DocAve unseres Partners AvePoint bietet mit dem DocAve Migrator ein effizientes und bewährtes Tool für SharePoint-Migrationen, vorausgesetzt, die Räume sind wie weiter unten beschrieben vorbereitet und bereinigt. Kontrolliert vom YADA MigrationManager findet dann für jeden freigegebenen Raum die automatische Überführung nach SharePoint statt, und zwar mittels eines eigens von YADA entwickelten Connectors, mit dem die Migration eines Raumes voll automatisch angestoßen wird. Vorbereitung der Migration Analyse der Räume und Daten Zunächst einmal ist es wichtig, sich einen Überblick über die vorhandenen Räume zu verschaffen. Der UsageAnalyzer erstellt eine Liste aller sich auf dem eroom-server befindlichen Räume und ermittelt dabei bis zu 90 unterschiedliche Werte pro Raum. Dazu gehören z. B. der Zeitpunkt des letzten Logins eines Mitglieds, der Zeitpunkt der letzten Änderung, die Anzahl von Dokumenten einer bestimmten Größe, die Anzahl von Datenbanken und die Nutzung diverser eroom-elemente. Diese Daten dienen zur Klassifizierung der Räume und liefern die Grundlage für die nächsten Schritte. Vorgehensweise, Compliance-Regeln, Sicherheitsaspekte Wie weiter oben ausgeführt, gibt es Unterschiede zwischen eroom und SharePoint. Der UsageAnalyzer liefert Daten, nach denen nun Regeln aufgestellt werden können, um die vorhandenen Räume automatisch zu klassifizieren: 3

4 Aktive Räume, die automatisiert migriert werden können, und solche, die manuell bereinigt und übertragen werden müssen (per Drag&Drop oder mit dem MigrationAssistent) Inaktive, nicht länger genutzte Räume, die archiviert werden müssen, und Räume, die gelöscht werden können Außerdem sind folgende Fragen zu beantworten: Wie ist mit den Koordinatoren und Zugangsrechten auf die Räume zu verfahren, mit Eigentums- und Zugriffsrechten von Dateien? Sollen diese ebenfalls eins zu eins nach SharePoint übertragen werden oder im Falle einer Archivierung vielleicht eingeschränkt werden? Wie sollen sensitive Management-eRooms behandelt werden? Planung, Termine und Verantwortlichkeiten Bei der Größe typischer eroom-installationen kann eine Migration nicht kurzerhand über s Wochenende erfolgen. Je nach Umfang kann sie Monate dauern. Um Störungen der normalen Geschäftsabläufe zu vermeiden, wird ein Zeitrahmen festgelegt, über den erooms sukzessive und verteilt inspiziert, archiviert oder migriert werden. Ein vernünftiger Zeitplan muss dem Aufwand Rechnung tragen, der nötig ist, um Vorbereitungsund Migrationsaktivitäten auszuführen und so zu steuern, dass weder Mitarbeiter noch Systeme überlastet oder behindert werden. Auch hier liefert die zuvor ausgeführte Analyse die notwendigen Daten. Zuständigkeiten sind zu klären für die SharePoint-Umgebung, Projektleitung, User Liaison und Anwenderverantwortung für die zu migrierenden Räume. Die jeweils betroffenen Anwender müssen dabei sukzessive vorgewarnt, informiert und unterstützt werden. Dies erfolgt durch den Einsatz des MigrationManagers. Dabei kann es vorkommen, dass betroffene Gruppen für einen kurzen Zeitraum mit zwei Systemen (eroom und SharePoint) arbeiten, bis alle ihre Daten migriert sind. Einführung und Training der Anwender Das Training sollte nicht vernachlässigt werden. Die Anwender müssen in der Nutzung von SharePoint geschult werden, aber auch in die Planung und Vorgehensweise der Migration einbezogen werden. Je nach dem Grad der Involvierung von YADA-Mitarbeitern würde auch ein Training zur Nutzung der Migrations-Software anfallen. Die SharePoint-Umgebung aufsetzen Das SharePoint-Zielsystem sollte in puncto Zugriffsrechte und gemäß den zu erwartenden Datenmengen mit ausreichenden Kapazitäten aufgesetzt und vorbereitet werden, um eine problemlose Übertragung zu gewährleisten. Durchführung der Migration Archivierung Nach der Analyse der Räume und Daten kann entschieden werden, wie die einzelnen Räume zu behandeln sind. Diese Bearbeitung findet Schritt für Schritt unter Kontrolle des YADA MigrationManagers und nur nach eindeutiger Freigabe der jeweils verantwortlichen Anwender statt. Der erste Schritt ist die Archivierung unbenutzter Räume, die aber aufbewahrungspflichtige Daten enthalten. Dies geschieht mit den ArchiveServices. Sämtliche Inhalte (Ordner, Dateien, Datenbanken, Projektpläne usw.) werden raumweise aus eroom exportiert, im Archiv abgelegt und kategorisiert. Die Speicherung erfolgt in einem offenen Format (XML) im Dateisystem und kann somit auch mit einem Internetbrowser geöffnet werden. Die Anwender haben also jederzeit offline Lesezugriff auf diese eroom-inhalte, unter Berücksichtigung der zuletzt gültigen Zugriffsberechtigungen. Die Darstellung entspricht der Anzeige in eroom, allerdings im Read-only-Modus. Falls nötig, können auch zu einem späteren Zeitpunkt noch einzelne Inhalte aus dem Archiv manuell und geführt nach MS SharePoint und/oder Documentum migriert werden. Nach dem 4

5 erfolgreichen Export und dem Speichern im Archiv können Räume dann endgültig vom eroom- Server gelöscht werden. Neben dem Export aller betroffenen erooms und ihrer Archivierung im XML-Format wird ein dynamisches Verzeichnis (inklusive Versionsverwaltung) aller archivierten erooms unterhalten, die Ablage erfolgt nach vordefinierten Kategorien, die Mitgliederverwaltung ist weiterhin möglich und kann an beliebige Unternehmensverzeichnisse angepasst werden. Automatische Migration aktiver erooms nach SharePoint Alle Alle Räume, die keine von SharePoint unterschiedlichen Funktionen aufweisen, können nach Benachrichtigung und Autorisierung der verantwortlichen Anwender direkt an DocAve übergeben werden. DocAve gewährleistet eine optimierte Zuordnung von eroom-elementen zu den zugehörigen Microsoft SharePoint-Artefakten einschließlich Benutzern, Sicherheitseinstellungen und Berechtigungen, sorgt für eine zuverlässige Synchronisierung, sodass die Büroanwender weiter problemlos ohne Unterbrechung auf ihre Inhalte zugreifen können. Der DocAve Pre-Migration Scanner erkennt und meldet ungültige Zeichen, Benutzerberechtigungen, Benutzernamen, Benutzerdomänen und alle sonstigen Elemente, die für eine erfolgreiche Migration zu SharePoint eine Zuordnung erfordern. Sollten bei der Migration eines Raumes Fehler aufgetreten sein, ist ein vollständiger Roll-back möglich. Manuelle Migration von komplexen Räumen oder als Alternative zur automatischen Migration Der MigrationAssistent ist in das eroom User Interface integriert. Mittels eines Funktions buttons selektiert der Anwender Ordner, Dateien oder Datenbanken und klickt dann auf Migration Assistant, der die Metadaten abfragt, die in SharePoint vergeben werden sollen. Über eine Liste aller vorhandenen Sharepoints Sites kann das Migrationsziel ausgewählt werden. Wir gehen in diesem Whitepaper hauptsächlich davon aus, dass die eigentliche Überführung der aktiven Räume nach SharePoint möglichst automatisiert mittels DocAve erfolgen soll. Es gibt aber auch Kunden, die es vorziehen, dies immer durch die Anwender selbst vornehmen zu lassen. Mit dem MigrationAssistent ist das durchaus möglich. Das heißt, die grundsätzliche Projektvorgehensweise, wie hier beschrieben, bleibt identisch mit Ausnahme der Überführung nach SharePoint, bei der DocAve durch das Arbeiten mit dem MigrationAssistent ersetzt wird. Aufräumarbeiten Nach erfolgreicher Migration der Räume nach SharePoint hilft der YADA LinkPresever, die korrekte Zuordnung der neuen Linkadressen sicherzustellen. Und unter Kontrolle des MigrationManagers können erfolgreich migrierte, archivierte oder nicht mehr benötigte erooms gelöscht werden. Sicherheit und Nachprüfbarkeit Zugriffsrechte Die unter eroom definierten Zugriffsrechte bleiben in jedem Fall erhalten. Sie werden während der Migration automatisch via LDAP an SharePoint übergeben und können dort weitergepflegt werden. Dies trifft genauso auf die archivierten Räume zu, die nur von berechtigten Personen gelesen werden dürfen. Auch können die Rechte im weiteren Verlauf von dafür autorisierten Personen angepasst werden. Audit-Trail der Migration Sämtliche Aktivitäten der Migration werden protokolliert. Der UsageAnalyzer greift immer auf die Echtdaten zu, somit werden alle Räume stets so dargestellt wie vom Anwender zuletzt bearbeitet. Bei der Archivierung wird von unserem ArchiveService eine Validierungsdatei erstellt, und DocAve protokolliert ebenfalls die Vollständigkeit der migrierten Daten. 5

6 Schnelle, kosteneffiziente und sorgenfreie Migration Die von YADA entwickelten Methoden und Tools basieren auf umfangreichen Erfahrungen mit entsprechenden Kundenprojekten und haben sich international bewährt. Es hat sich gezeigt, dass diese Vorgehensweise viele Vorteile bringt: Der empfohlene Clean-up des eroom-bestandes kann enorm an Speicherbedarf sparen und hilft somit, Infrastruktur und Betriebskosten zu senken. Der durch den Clean-up verminderte Datenbestand reduziert außerdem deutlich den Migrationsaufwand und die Lizenzkosten der verwendeten Migrationssoftware. Die gesteuerte Migration unter Kontrolle des MigrationManagers spart nicht nur ebenfalls viel Personalaufwand und Migrationszeit, sie stellt auch sicher, dass keine Daten durch unsachgemäße Behandlung verloren gehen, dass Compliance-Richtlinien des Unternehmens eingehalten werden und der Migrationsprozess in geordneter Form und ohne Störungen des täglichen Betriebs abläuft. Unsere Best Practices sorgen durch gute Planung, akribische Vorbereitung und kontrollierte Umsetzung für eine reibungslose und sorgenfreie Migration aller aktiven Räume und die sichere Archivierung aller aus Compliance-Gründen weiter benötigten Unterlagen. Und dies unter minimaler Belastung der beteiligten Anwender. Unser Leistungsangebot: Der Umfang unserer Unterstützung bei Migrationsprojekten kann je nach Wunsch vom Kunden selbst bestimmt werden: Das komplette Sorglos-Migrationsmanagement In diesem Fall übernimmt YADA das Projekt vollständig, von der ersten Analyse, der Planung bis zur Durchführung, inklusive Projektmanagement und Beratung bei der SharePoint- Konfiguration. Der Kunde stellt die nötigen Betriebsmittel und den Zugang zur Systemumgebung zur Verfügung und sichert die Mitarbeit der für die erooms verantwortlichen Anwender. Wir liefern Software-Tools und Beratung In diesem Fall entschließt sich der Kunde, das Projekt selbstständig durchzuführen. Wir liefern die Software-Tools, einschließlich Einweisung, und stehen beratend an der Seite des Kunden. Nur Software-Tools und Training Natürlich können auch die Tools alleine erworben werden, wobei auch hierbei ein Training zur adäquaten Nutzung zu empfehlen ist. YADA GmbH & Co. KG Blücherstrasse Pforzheim Germany Kontakt: Sales t +49 (0) f +49 (0) sales@yada.eu 6