Kollaboration. Zusammenarbeiten in einer Arbeitsgruppe. Stand: 09. April 2018

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1 ! Kollaboration Zusammenarbeiten in einer Arbeitsgruppe Stand: 09. April 08! Supportstelle für ICT-gestützte Lehre und Forschung Hochschulstrasse 6 0 Bern info@ilub.unibe.ch Diese Anleitung zur Lernplattform ILIAS ist folgender Creative Commons-Lizenz (V..5) unterstellt: This work is licensed under a Creative Commons License: - by: Namensnennung - nc: Nicht-Kommerziell - sa: Weitergabe unter gleichen Bedingungen

2 Inhalt Bei vielen Aufgaben von Forschungsgruppen oder Hochschulgremien, bei institutsübergreifenden Arbeitsgruppen oder bei der Vorbereitung der Lehre ist eine intensive Zusammenarbeit unumgänglich. Effiziente Online-Kollaborationstools leisten Unterstützung bei der Verbreitung von Mitteilungen und Informationen, erlauben die Erstellung einer gemeinsamen Dokumentenablage (Filesharing) und ermöglichen das kollaborative Schreiben von Anträgen und Texten. Mit der Open-Source Lernplattform ILIAS ( stellt die Universität Bern ihren Mitarbeitenden sowohl für die Lehre als auch zur Unterstützung der Zusammenarbeit über das Internet ein vielfältig einsetzbares Tool bereit. Mitarbeitende und Studierende der Universität Bern können auf ILIAS im Bereich itools (itools.unibe.ch) Arbeitsgruppen für Forschung, Verwaltung und Lehre einrichten und kostenlos nutzen.. Arbeitsgruppe einrichten. Kollaborationswerkzeuge erstellen. Einsatzszenarien für die Kollaboration a) Mails an Gruppenmitglieder senden b) Kalender & Weblink: Termine verwalten und koordinieren c) Sitzung: Teamsitzungen, nach Bedarf mit Adobe Connect d) Datei: Austausch und Versionierung e) Forum: Verteilen von Neuigkeiten f) Forum: Diskussionen g) Wiki: Kollaborative Textarbeit h) Blog: Kollaborative Textarbeit zur Dokumentation von Projekten i) Etherpad: Synchrone kollaborative Textarbeit j) Umfrage: Organisation und Abstimmungen

3 . Arbeitsgruppe einrichten Eröffnen Sie eine Arbeitsgruppe im Bereich «itools» in ILIAS: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kollaborationspartner Zugang zur Arbeitsgruppe erhalten. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie hier: Magazin > Magazin «Einstiegsseite» Anleitungen > Einzelne Tools > Arbeitsgruppe einrichten Spezialfall I: Kollaboration mit Personen von Schweizer Universitäten, Fachhochschulen, Universitätsspitäler u.a. Falls Sie in einem Kooperationsprojekt mit einer anderen Schweizer Hochschule oder einer der auf der Login-Seite von aufgelisteten Institutionen zusammenarbeiten, dann können sich Ihre Projektpartner problemlos ins ILIAS der Universität Bern einloggen. Dabei wählen Ihre Projektpartner bei der Shibboleth- Authentifizierung ihre Heiminstitution aus. Spezialfall II: Kollaboration mit Partnern ausserhalb des SWITCHaai-Verbundes Arbeiten Sie mit Personen von internationalen Forschungsprojekten, mit externen Gutachter/innen, externen Kommissionsmitgliedern u.ä. zusammen, dann müssen Sie auf den VHO-Account zu beantragen. Wir erstellen für die User einen sogenannten «Virtual Home Organisation (VHO)»-Account, mit denen sie sich in unser ILIAS einloggen können.

4 . Kollaborationswerkzeuge erstellen Gruppenadministrator/innen und Gruppenmitglieder haben beide das Recht, innerhalb der Gruppe neue Objekte anzulegen. Einziger Unterschied: Administrator/innen haben bei jedem Objekt die Möglichkeit dieses zu bearbeiten oder auch zu löschen. Mitglieder können dies nur mit den eigenen Objekten. Klicken sie auf «Neues Objekt hinzufügen», um ein neues Objekt anzulegen. Informationen zu den Funktionalitäten und Einsatzszenarien der einzelnen Objekte finden Sie in unserem ILIAS- Kompass: 4

5 . Einsatzszenarien für die Kollaboration Im Folgenden möchten wir Ihnen einige Szenarien vorstellen, die Sie bei der Zusammenarbeit gezielt unterstützen. Die Szenarien bauen auf den ILIAS- Objekten auf. Die korrekte Einstellung und die Nutzung der Objekte im Sinne des Szenarios stehen dabei im Zentrum. Für eine ausführliche Anleitung zum jeweiligen Objekt, können Sie die Anleitungen im Support-Reiter auf ILIAS beiziehen. 5

6 a) Mails an Gruppenmitglieder senden Im Register «Mitglieder» können Sie über die Funktion «Mail an Mitglieder» eine Mail an die gesamte Gruppe verschicken, ohne einzelne Mitglieder auswählen zu müssen. Diese Option steht sowohl Gruppenadministrierenden wie auch Gruppenmitgliedern zur Verfügung. Sie können entscheiden, ob sowohl Gruppenmitglieder und/oder Gruppenadministrierende das Mail erhalten sollen. Wenn Sie einzelnen Gruppenmitgliedern eine Mail verschicken wollen, können Sie dies ebenfalls über das Register «Mitglieder» tun. Wählen Sie in diesem Fall einfach in der Tabelle «Mitglieder» die gewünschten Teilnehmenden aus und klicken Sie auf «Mitglied eine Mail senden». 6

7 b) Kalender & Doodle-Weblink: Termine verwalten und koordinieren ILIAS-Kalender Sowohl Gruppenmitglieder als auch Gruppenadministrierende können standardmässig Termine im Gruppenkalender anlegen. Über den Reiter «Rechte» können Sie dem Gruppenmitglied das Recht zum Anlegen neuer Termine auch entziehen (Markierung bei «Kalender bearbeiten» entfernen). In diesem Fall können nur Administrierende neue Termine anlegen. Sie können über «Einstellungen» (= Zahnradsymbol) und «Termin hinzufügen» einen neuen Termin festlegen. Dieser wird im Gruppenkalender und ebenfalls auf Ihrem ILIAS-Kalender (Persönlicher Schreibtisch > Kalender) angezeigt. Mit der Option «Mail-Benachrichtigung» können Sie die Gruppenmitglieder und -administrierenden über Änderungen an einem Termin oder über einen neuen Termin per Mail informieren. Eingetragene Termine werden im Kalender fett ausgezeichnet. Klicken Sie auf das Datum und anschliessend direkt auf den Termin, um mehr Informationen zu erhalten. 7

8 Weblink: Unibe-Doodle Kennen Sie Doodle? Das Branded Doodle der Universität Bern wird von der Abteilung Kommunikation der Universität Bern bewirtschaftet und hat den Vorteil, dass es im Corporate Design der Universität Bern und ohne Werbeeinblendungen daherkommt. Eine Doodle-Umfrage eignet sich in erster Linie, um einen gemeinsamen Termin unter verschiedenen Personen zu finden. Jede eingeladene Person gibt seine möglichen Termine an und Sie erhalten eine Auswertung darüber, welcher Termin sich am Besten (d.h. für die Mehrzahl der Teilnehmenden) eignet. Um das Unibe-Doodle nutzen zu können, rufen Sie folgende Webseite auf: Wichtig ist, dass Sie Ihre adresse der Universität Bern (Mitarbeitenden-Account) ins -Adresse-Feld eingeben. Dieses Feld entscheidet, ob Ihre Terminumfrage im Unibe-Design erscheint oder nicht. Den Link zur erstellten Doodle-Umfrage können Sie per Mail via ILIAS (siehe Szenario «a») an alle Gruppenmitglieder senden sowie zusätzlich als Weblink in der ILIAS-Gruppe hinzufügen, damit er jederzeit für alle zugänglich ist. Hierzu klicken Sie auf «Neues Objekt hinzufügen» > «Weblink» und fügen den Link in die URL-Zeile ein. Mögliche Zusatzeinstellungen im Doodle In der Regel werden mit Doodles einfache einfachen Terminumfrage abgehalten. Die Einstellungsmöglichkeiten des Tools ermöglichen aber auch andere Einsatzszenarien (Einstellungen optional, nach Angabe der Terminvorschläge): Ja-Nein-Wennsseinmuss-Umfrage: Neben Ja und Nein kann auch eine dritte Option angewählt werden: wenn es unbedingt sein muss, kann ich mir den Termin freihalten/-machen (gelb). Versteckte Umfrage: Nur der Admin der Umfrage sieht die Antworten. Teilnehmer kann nur eine Option wählen: Eignet sich für die Einteilung von Referatsthemen, ein Teilnehmer kann nur an einer angegebenen Zeit einen Termin reservieren. Anzahl Teilnehmer pro Option begrenzen: Eignet sich z.b. für die Anmeldung zu Sprechstundentermine oder Anmeldung zu einer Gruppenbesprechung mit einer bestimmten Anzahl Teilnehmenden. Weiter gibt es mit dem Branded Doodle die Möglichkeit, bestimmte Informationen der Teilnehmenden einzufordern: Postadresse, -Adressen oder/und Telefon- Nummern. Diese Option erleichtert die Kontaktaufnahme mit den Umfrageteilnehmenden. 8

9 c) Sitzung: Teamsitzungen, nach Bedarf online mit Adobe Connect Sitzung erstellen und Materialien zuordnen Über den Button «Neues Objekt hinzufügen» > «Sitzung» können Sie eine Sitzung anlegen. Geben Sie Datum/Uhrzeit sowie die gewünschten Informationen zur Sitzung ein. Falls mehrere Sitzungen in regelmässigen Abständen stattfinden, können Sie unter «Wiederholungen» mehrere Sitzungen gleichzeitig anlegen. Unter «Einstellungen» > «Anmeldung durch Benutzer» können Sie den Gruppenmitgliedern die Möglichkeit geben, sich für die Sitzung anzumelden. Einer Sitzung können Materialien (z.b. Traktandenliste, vorbereitende Unterlagen, Protokolle, usw.) aus der Gruppe zugeordnet werden. Klicken Sie dazu bei einer Sitzung auf «Materialien zuordnen». 4 In der dargestellten Liste werden alle Materialien aus Ihrer Gruppe angezeigt, welche Sie einer Sitzung zuordnen können. Wählen Sie die gewünschten Materialien aus und klicken Sie am Ende der Seite auf «Speichern». Die Materialien werden nun unter der Sitzung angezeigt

10 Webmeeting mit Adobe Connect Kennen Sie SWITCHinteract? Mit der Software «Adobe Connect» von SWITCH ( bietet die Universität Bern eine webbasierte Kommunikationslösung an, die Sie optimal für Online Sitzungen einsetzen können. Sie leiten die Sitzung direkt von Ihrem Arbeitsplatz aus und können über Webcam, Bildschirmübertragung (Powerpoint) und Mikrophon mit anderen kommunizieren. Gehen Sie wie folgt vor, um ein Webmeeting zu starten: Rufen Sie die Webseite auf und melden Sie sich über SWITCHaai mit Ihrem Universität Bern Campus-Account an. Klicken Sie auf «New Meeting» um ein neues Meeting zu eröffnen. Geben Sie die notwendigen Informationen zum Meeting ein und klicken Sie anschliessend auf «Finish». Verschicken Sie den Link (URL) an alle gewünschten Teilnehmenden oder platzieren Sie ihn in ILIAS als Weblink. Technische Voraussetzungen PC mit aktuellstem Browser Headset (vorzugsweise mit USB-Anschluss) Webcam (nach Bedarf) Funktionalitäten der Software Übertragung von Audio- und Videodaten: Sie kommunizieren via Mikrofon-Stimmen und Webkamera-Bilder. Desktop Sharing: Sie können Dokumente und Anwendungen gemeinsam betrachten. File Sharing: Sie können Dokumente untereinander austauschen. Whiteboard: Sie können gemeinsam Skizzen und Texte erstellen. Rollen: Sie können innerhalb des Meetingraumes Rollen definieren (Veranstalter, Moderator und Teilnehmende). Aufzeichnung: Sie können das Webmeeting aufzeichnen und nach der Durchführung als Video zur Verfügung stellen oder weiterverarbeiten. Chat: Sie können sich nebst der Kommunikation via Mikrofon und Webcam zusätzlich über den Chat austauschen. Erste Schritte in Adobe Connect Wenn Sie sich in ein Meeting eingeloggt haben, sind folgende Schritte empfehlenswert:. Starten Sie unter «Meeting» die Option «Assistent für die Audio-Einrichtung».. Prüfen Sie, dass in der oberen Menü-Zeile das Lautsprecher- und das Mikrophon-Symbol grün leuchten.. Sobald sich ein Teilnehmer in Ihr Meeting eingeloggt hat, geben Sie ihm das Recht zu sprechen und das Video zu teilen: Auf den Teilnehmer klicken und Option «Audio aktivieren» und «Video aktivieren» auswählen. Die Teilnehmenden sollten anschliessend ebenfalls den «Assistent für die Audio-Einrichtung» anwenden. Weitere weitere hilfreiche Unterlagen (Anleitungen, Best practice, Tipps zu Moderation und Präsentation): 0

11 d) Datei: Austausch und Versionsverwaltung Über Ihre ILIAS-Gruppe haben Sie und Ihre Gruppenmitglieder die Möglichkeit, Dateien auszutauschen sowie bei Bedarf mehrere Versionen von gewünschten Dokumenten zu bewirtschaften. Über den Button «Neues Objekt hinzufügen» > «Datei» können Sie eine oder mehrere Dateien hochladen. Wenn Sie mehrere Dateien inkl. Ordnerstruktur hochladen möchten, können Sie diese als Zip-Archiv in ILIAS hochladen und von ILIAS entzippen lassen. Wenn Sie eine neue Version anlegen, aber die alte behalten möchten, klicken Sie bei der gewünschten Datei auf «Inhalt bearbeiten». Über den Button «Durchsuchen» wählen Sie die neue Version an. Wichtig ist, dass die Einstellung «Neue Version anlegen» aktiviert ist. Klicken Sie»Speichern». 4 Um den Überblick über die verschiedenen Versionen zu erhalten, klicken Sie neben der Datei auf «Versionen». Sie können bei Bedarf auch eine ältere Version zur aktuellen Version machen. 4

12 e) Forum: Verteilen von Neuigkeiten Das Forum kann mit wenigen Handgriffen in den Einstellungen - zur Distribution von News eingesetzt werden. Als Moderator/in oder Koordinator/in stehen Sie häufig vor der Anforderung, Termine, Terminumfragen, Protokolle, Aufforderungen zur Teilnahme etc. zu verteilen. Sie können dazu das ILIAS-Forum verwenden. Sobald Sie einen Beitrag (z.b. Infos zum nächsten Sitzungstermin) im Forum erfassen, werden alle Gruppenmitglieder automatisch benachrichtigt. Folgende Einstellungen sind vorzunehmen: Benachrichtigung für alle Teilnehmenden aktivieren Als Forenmoderator/in bzw. Administrator/in können Sie eine generelle Benachrichtigung für alle Gruppenmitglieder voreinstellen. Gehen Sie dazu in den «Einstellungen» ins Menü «Benachrichtigungen». Wählen Sie hier die Option «Mitglieder werden automatisch benachrichtigt» sowie «Mitglied darf Benachrichtigung nicht deaktivieren». Wenn Sie nun einen Forumsbeitrag schreiben, werden alle Gruppenmitglieder per informiert (Benachrichtigung) und die Beiträge sind für alle ersichtlich dokumentiert. Falls Sie möchten, dass nur Sie als Gruppenadministrator/in der Gruppe Mitteilungen schreiben können, müssen Sie dies im Reiter «Rechte» anpassen. Entfernen Sie dazu in der Spalte «Gruppenmitglied» das Häkchen bei «Antwort anlegen» und «Thema anlegen».

13 f) Forum: Diskussionen Diskussionsforen können im Laufe aller Phasen einer Online-Kollaborationsgruppe eingesetzt werden. Diskussionen in Foren werden zumeist sehr intensiv geführt und erhöhen die Qualität des Gruppenoutputs. Asynchronität, Schriftlichkeit, permanente Zugänglichkeit und Speicherbarkeit der Diskussionen sind grosse Vorteile von Foren und ermöglichen orts- und landesübergreifende Diskussionsgruppen. Das Forum kann bei Bedarf durch einen oder mehrere Moderierende geleitet werden. Die Gruppenmitglieder können selbständig Benachrichtigungen für einzelne Themen oder für das gesamte Forum abonnieren. Grundregeln, Moderation Maier-Häfele erachtet folgende Grundregeln als etabliert (vgl. "Open-Source-Werkzeuge für e-trainings", S. 58): Starten Sie für jedes Thema ein neues Diskussionsforum. Informieren Sie Ihre Teilnehmer (per interner Nachricht oder Mail), wenn Sie ein neues Diskussionsforum eröffnet haben. Geben Sie dabei bekannt, wozu das Diskussionsforum eröffnet wurde. Erwarten Sie nicht, dass Ihre Teilnehmer die Arbeit in einem neu eröffneten Diskussionsforum von selbst beginnen. Posten Sie deshalb in jedes Diskussionsforum einen Eröffnungsbeitrag, um die Diskussionen zu starten. Vereinbaren Sie mit Ihren Teilnehmern die Umgangsformen in den Diskussionsforen und veröffentlichen Sie diese Netiquette - bei Bedarf - im Forum. Formulieren Sie Ihre Erwartungen an die Teilnehmer in einer Benutzungsanweisung. Geben Sie darin auch klare Anweisungen, wie die Überschriften der Beiträge aufgebaut sein sollten, verweisen Sie auf die FAQs und auch darauf, wie lange es höchstens dauern sollte, bis ein Beitrag beantwortet ist. Halten Sie Ihre Teilnehmer dazu an, regelmässig in den Diskussionsforen zu arbeiten. Seien Sie selbst ein aktives Mitglied und lassen Sie an Sie gestellte Fragen nie länger als 4 Stunden unbeantwortet. Nutzen Sie die Möglichkeit, dass im Diskussionsforum jeder mit jedem diskutieren kann, und formulieren Sie entsprechende Aufgabenstellungen. Unsere Ergänzungen: Eröffnen Sie thematische und an Benutzergruppen angepasste Foren Bei ergebnisorientierten Diskussionsforen sollten Ergebnisse schriftlich zusammengefasst und festgehalten werden. Im Idealfall stellt die Diskussion den Grad des gemeinsamen Konsenses fest. Sie endet mit einer Würdigung der unterschiedlichen argumentativen Positionen. Wird hauptsächlich diskursorientiert gearbeitet, wählen Sie am Besten die Threaded-View-Einstellung à «nach Beiträgen sortieren». So wird besser erkennbar, wer sich in seinen Beiträgen auf welche Aussage bezieht. Wird hauptsächlich themenorientiert gearbeitet, hat sich die zeitliche Darstellung bewährt à «Sortieren nach Datum». Wir empfehlen die Unterteilung Ihres Forums in folgende Bereiche: Caféteria (hier kommen themenunabhängige Fragen und Mitteilungen rein) News Forum für wichtige Mitteilungen (Szenario «e») Diskussionsforen zu den Themenbereichen

14 g) Wiki: Kollaborative Textarbeit Mit Wikis wird die Zusammenarbeit beim Erstellen und Bearbeiten von Texten zwischen mehreren Benutzer/innen unterstützt. Das Wiki erlaubt die Vernetzung verwandter Artikel untereinander. Ebenso einfach ist das Verlinken externer Webseiten und Informationsquellen. Das Überarbeiten beliebiger Artikel ist durch andere teilnehmende Personen jederzeit möglich, so dass Aktualisierungen und Korrekturen auch ohne Beteiligung des Erstellers bzw. Erstautors eingepflegt werden können. Kollaborative Einsatzszenarien mit Wikis Wissensspeicher, Dokumentationszwecke Abbildung von Workflows Projektmanagement-Aufgaben, Bekanntmachungen, Protokolle, Vorbereitung von Sitzungen gemeinsame Texterstellung Vorschlagswesen FAQ, Supportplattform Vorteile eines Projektwikis Reduktion der Kommunikation Transparenz: Reporting Arbeitsmittel ist auch Wissensablage Empfehlenswerte Funktionen in Wikis Verlauf: Im Tab «Verlauf» jeder Wiki-Seite können Sie Änderungen mitverfolgen und nach Bedarf rückgängig machen. Wiki-Navigation: Am rechten Rand der Wiki-Seiten können Sie auf die «Wiki-Navigation» zugreifen. Über «Bearbeiten» können Sie wichtige Seiten in eine eigene Wiki-Navigation einfügen. Wiki-Funktionen: Weitere Funktionen finden Sie rechts im Kasten «Wiki-Funktionen»: Über «Letzte Änderungen» sehen Sie eine Übersicht aller zuletzt bearbeiteten Wiki-Seiten. «Seitenlisten» ist ein Filter für die Anzeige aller Seiten, neuer Seiten, beliebter Seiten und verwaister Seiten. Verwaiste Seiten sind Wiki-Seiten, die auf keiner anderen Wiki-Seite verlinkt sind. Mit «Aktionen zur Seite» können Sie den Titel einer bestehenden Wiki-Seite umbenennen oder einzelne Wiki-Seiten mit einem «Schreibschutz» belegen. Sie finden hier auch die Möglichkeit die Wiki-Seite zu löschen. Hier finden Sie auch die allgemeinen «Einstellungen», die für das gesamte Wiki gelten. Wiki-Seite bewerten: ILIAS-Wiki bietet die Möglichkeit, den Inhalt der jeweiligen Seite zu bewerten. Um diese Funktion nutzen zu können, aktivieren Sie unter «Einstellungen» die Option «Bewertung der Seiten erlauben». Unter Einstellungen > «Bewertungskategorien» können zusätzlich Bewertungskategorien erfasst werden. Seitentemplates: Sollen Wiki-Seiten nach einer bestimmten Vorlage aufgebaut sein (z.b. Protokolle), lassen sich Vorlagen erstellen und beim Erstellen einer neuen Wiki-Seite auswählen. Legen Sie die Templates über «Einstellungen» > «Seitenemplates» an. Kommentare (unten an jeder Wiki-Seite): Leser/innen können zu einer Wiki-Seite einen eigenen Kommentar hinterlegen, der am Schluss einer Seite angezeigt wird. Aktivieren Sie die Kommentarfunktion in den «Einstellungen». 4

15 h) Blog: Kollaborative Textarbeit zur Dokumentation von Projekten Mit dem Blog haben Sie die Möglichkeit, Beiträge unterschiedlicher Art zu veröffentlichen. Sie dienen dazu, Informationen und Nachrichten in Form eines Online-Tagebuchs anderen mitzuteilen. Die Leserinnen und Leser können Kommentare zu einem Beitrag schreiben, sofern diese Funktion freigeschaltet wurde. Alle Gruppenmitglieder können am Blog mitarbeiten und Beiträge anlegen. Für die Kollaboration eignet sich der Blog insbesondere zur Dokumentation von Projekten, da die Beiträge in zeitlicher Abfolge angelegt und nach Bedarf abonniert werden können. Empfehlenswerte Funktionen für die Kollaboration Beiträge veröffentlichen: Damit ein Blog-Eintrag nicht nur für Blog-Autoren, sondern auch für alle anderen der Gruppe sichtbar wird, muss dieser veröffentlicht werden. Klicken Sie dazu auf «Aktionen» und «Eintrag veröffentlichen». Mitwirkende: Gruppenmitglieder haben ebenfalls das Recht, Beiträge anzulegen, können die Beiträge anderer aber nicht Redigieren. Dazu müssen Sie die Rechte anpassen und im Register «Mitwirkende» weitere Personen als Blog-Autor hinzufügen, die mit Ihnen Beiträge verwalten können. Kommentare: Im Register «Einstellungen» können Sie festlegen, ob «Öffentliche Kommentare» erlaubt sind. Mit dieser Option haben Gruppenmitglieder die Möglichkeit, Beiträge zu kommentieren und auf Kommentare anderer zu interagieren. Benachrichtigungen: Gruppenmitglieder (und Administratoren) können die Benachrichtigung bei Änderungen und Neuigkeiten im Blog aktivieren. Dazu stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Sie können den Blog im Ansichtsmodus über «Aktionen» und dann «Änderungs-Benachrichtigung aktivieren» abonnieren. Sie werden künftig per benachrichtigt. Sie können den RSS-Feed mit einem RSS-Reader (Browser oder separates Programm) abonnieren. Hierzu müssen Sie erst in den «Einstellungen» des Blogs die Option aktivieren. Schlagwörter festlegen: Sie können jeden Blogeintrag über den Button «Aktionen» > «Schlagwörter bearbeiten» verschlagworten. Der Beitrag wird so thematisch eingeordnet. Verbindungen zu ähnlichen Beiträgen werden sofort erkennbar. 5

16 i) Etherpad: Synchrone kollaborative Textarbeit Etherpad bietet - im Kontrast zu gängigen Office-Programmen - die Möglichkeit, gleichzeitig und live im Team an einem Dokument zu arbeiten. Das Tool ermöglicht kollaborative Szenarien wie z.b. die gemeinsame Arbeit an Artikeln oder Protokollen oder das erstellen von Projektskizzen. Sie können schnell und einfach eine neue Session zur Bearbeitung eines Textes starten. Anschliessend können alle Teilnehmer in dem Dokument schreiben. Timeline: Während der Bearbeitung werden alle Eingaben sofort gespeichert. Somit können über den Timeline-Button jederzeit alle gemachten Änderung angeschaut werden und eine Rückkehr zu früheren Versionen ist problemlos möglich. Textfarbe: Bei der Bearbeitung kann man auf Basis von Farben erkennen, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Mit Klick auf das farbige Symbol erhalten Sie einen Überblick auf alle Mitglieder (inkl. Farben), die am Text mitarbeiten. Formatierungen: Als Strukturierungshilfe steht eine kleine Auswahl an Formatierungsmöglichkeiten zur Auswahl. Chat-Funktion: Über den Chat können Sie in der Gruppe gleichzeitig während der Textarbeit kommunizieren. Dieser kann in den Einstellungen des Etherpads auch deaktiviert werden. 4 Textexport: die fertigen Texte können mit einfachem Copy&Paste in ein anderes Kollaborationstool überführt und dort publiziert werden (bspw. in ein ILIAS-Wiki oder ein in einen ILIAS-Blog). 6

17 j) Umfrage: Organisation und Abstimmungen Mit dem ILIAS-Tool Umfrage können nicht nur Online-Befragungen durchgeführt werden. Das Tool bietet sich auch an, wenn es Daten zu erfassen oder organisatorische Fragen zu klären gilt. So können kollaborative Prozesse vereinfacht werden. Weiter kann das Umfragetool auch für Entscheidungsprozesse verwendet werden (z.b. für Abstimmungen in grossen Kommissionen) Empfehlenswerte Funktionen für die Kollaboration Datenschutz: Sie können eine Umfrage auf anonym setzen, wenn die Abstimmungsergebnisse vertraulich bleiben sollen. Unter «Einstellungen» > «Datenschutz» legen Sie fest, ob die Ergebnisse der Umfrage anonymisiert werden (ohne Namen), oder ob die Umfrage personalisiert ist (mit Namen). Zugriff auf Ergebnisse: Sie in den Einstellungen allen Gruppenmitgliedern Zugang zu den Ergebnissen erteilen. Dazu aktivieren Sie unter «Einstellungen» > «Ergebnisse» die Checkbox «Alle Teilnehmer der Umfrage haben Zugriff auf die Ergebnisse» oder «Alle registrierten ILIAS-Benutzer können auf die Ergebnisse zugreifen». Ergebnisse exportieren: Die Umfrageergebnisse können über den Reiter «Ergebnisse» in unterschiedlichen Varianten exportiert werden (als «Überblick», als «detaillierte Ergebnisse» oder als «Ergebnisse pro Teilnehmer»). 7