PowerPoint 2010 in der Praxis Selbstlernmaterialien

Transkript

1 Bildung und Sport PowerPoint 2010 in der Praxis Selbstlernmaterialien Inhalt: Die Neuerungen in der Oberfläche von PowerPoint Menübänder Die Backstage-Ansicht Die neuen Dateiformate von PowerPoint 2010 Umgang mit den ppt -Dateien aus PowerPoint 2000/2003 und Zugriffsmöglichkeiten auf Dateien der OpenOffice-Welt Anpassen der Schnellstartleiste und der Menübänder Effektives Arbeiten: Wichtige Einstellungen in den Optionen Hilfe finden mit dem Office 2010 Guide Anregungen zu tiefergehenden Funktionen in PowerPoint 2010 der Folienmaster Videos trimmen Landeshauptstadt München Autor: Hans Harleß Stand: 11/ mpe-team@musin.de

2 Inhaltsverzeichnis 1 Die neue Menüstruktur Live-Vorschau in vielen Fällen Arbeiten mit Schnellformatvorlagen Die Oberfläche Arbeiten ohne Maus Die Schnellstartleiste Die Backstage-Ansicht Registerkarte Datei Registerkarte Datei Überblick Registerkarte Datei / Optionen Kompatibilitätsmodus Registerkarte Start Registerkarte Einfügen Registerkarte Animationen Office 2010 Guide mit PCs unter M@school Videoclips einfügen und trimmen (=schneiden) Der Folienmaster Möglichkeit der Anpassung von Menübändern Sichern der persönlichen Einstellungen Arbeiten mit Makros (Programmiertätigkeit)... 9 Vereinbarungen: 1 Verwendete Abkürzungen: LMT = linke Maustaste, RMT = rechte Maustaste LMK = linker Mausklick, RMK = rechter Mausklick 2 Befehle, Befehlsfolgen und Menueinträge werden kursiv und fett geschrieben. Z. B.: Datei / Öffnen, Menuband Start Wichtiger Tipp: Wollen Sie während der Präsentation auf einen Text oder auf Teile eines Diagramms besonders hinweisen, so halten Sie die STRG-Taste gedrückt und fahren bei ebenfalls gedrückter linker Maustaste dieses Objekt an - der Pfeilcursor wird zu einem Laserpointer! Arbeitsauftrag: Öffnen Sie die Übungs-Datei Uebung_powerpoint_2010.pptx 2

3 1 Die neue Menüstruktur Bis PowerPoint 2003: Fest umrissene Menüstruktur, immer mehr Funktionen unübersichtlich Ab PowerPoint 2007: Menüs und Symbolleisten werden durch kontextgesteuerte Menübänder ersetzt, die logisch zusammengehörende Funktionen in einem Menüband bündeln. Es gibt keine Symbolleisten mehr! Jede Registerkarte (= Menüband) hat eine oder mehrere Menügruppen: z.b.: Menügruppen beim Menüband Start: Zwischenablage, Schriftart, Bei Laptops mit kleineren Displays oder bei kleineren Monitoren wird eine verkürzte Darstellung der Menübänder angezeigt. Viele Einstellungen sind jedoch nach wie vor über die rechte Maustaste (Kontextmenü) möglich. Erweiterte Funktionen in vielen Menüband-Gruppen über kleinen grauen Pfeil rechts unten führen zu aus PowerPoint 2000 bekannten Dialogfenstern Beispiel Format / Absatz 2 Live-Vorschau in vielen Fällen Markieren Sie auf der ersten Folie die Titelzeile, Schriftart, Größe mit der Maus. Im Dialogfenster überstreichen oder klicken Sie auf Fülleffekt in der Gruppe Zeichnung. Interessant sind auch die Optionen unter. 3 Arbeiten mit Schnellformatvorlagen Ein LMK auf das Icon in der Gruppe Zeichnung eröffnet mannigfaltige Formatierungsmöglichkeiten von Textfeldern. Ein RMK auf eines der Elemente eröffnet weitere Optionen wie z.b. als Standard definieren. Der Eintrag andere Designfüllungen im Dialogfenster bietet weitere Formatierungen an - auch hinter Formeffekte verbergen sich professionelle Einstellungen. 4 Die Oberfläche Icons auf der Schnellstartleiste, mit QuickInfo-Anzeige als Informationsquelle Menübänder ein- und ausblendbar Dialogfenster links: Umschalten zwischen Folien- und Gliederungsansicht - Links unten: Statuszeile mit Folienanzahl und eingestellter Rechtschreibung RMK auf eine beliebige Stelle der grauen Statuszeile eröffnet weitere Einstellungen - Rechts unten: 3 verschiedene Ansichten und Zoom-Möglichkeit für Seitenansicht Starten der Präsentation mit aktueller Folie (oder Shift + F5) Drücken von F5 startet die Präsentation immer mit der ersten Folie. - Lineal einblenden: im Register Ansicht / Lineal einblenden. In dieser Menügruppe Anzeigen lassen sich auch Gitternetz- und Führungslinien einblenden. 5 Arbeiten ohne Maus Das Microsoft-Credo: mit maximal 3 Klicks gelangen Sie zum Ziel des Vorhabens. Kurzes Drücken der Alt-Taste alle Tastenbelegungen werden dauerhaft angezeigt. Beispiel: Drücken Sie in dieser Reihenfolge: ALT + i + 2 Dialogfenster Datum einfügen 3

4 6 Die Schnellstartleiste 6.1 Klicken Sie auf Erweitern Sie die direkt zur Verfügung stehenden Befehle durch entsprechendes Aktivieren. 6.2 Schnellstartleiste mit oft verwendeten Befehlen erweitern: Weitere Befehle anwählen automatischer Wechsel zum Register Datei / Optionen Wählen Sie hier Alle Befehle aus. auch Tastenkombinationen für einzelne Befehle sind hier einzurichten. Die Reihenfolge in der Anzeige ist hier veränderbar Weitere sinnvolle Erweiterungen: - Seitenansicht und Drucken hinzufügen über Schaltfläche hinzufügen - Datei Öffnen - Speichern unter - Einfügen Formen - Anzeigen der zuletzt verwendeten Dateien mit Öffnen-Option 7 Die Backstage-Ansicht Registerkarte Datei Aufgaben: Verwaltung der Dokumente, Infos, Drucken, Speichern, Optionen, zuletzt verwendet (Anzahl einstellbar), Backstage verlassen: auf beliebigen Menüband-Reiter klicken oder die ESC-TASTE drücken 7.1 Registerkarte Datei - Überblick Datei / Informationen liefert neben Dokumentinformationen fünf Optionen: Medienkompatibilität optimieren, Medien komprimieren, Berechtigungen einstellen, auf Probleme überprüfen, verschiedene Versionen verwalten. Die Optionen werden durch Klick auf das Icon weiter erklärt. Speichern und senden u.a. PDF erzeugen mit interaktivem Inhaltsverzeichnis möglich (kein FreePDF mehr nötig!); identisch mit Als Adobe PDF speichern. LMK auf einzelne Optionen liefert weitere Informationen dazu. 4

5 Weitere Möglichkeiten unter Speichern und senden (Erklärungstexte lesen!): Bildschirmpräsentation übertragen: Präsentation im Internet-Browser wiedergeben Folien veröffentlichen: die Folien auf der SharePoint-Website (von MS) speichern Dateityp ändern: als ppsx (öffnet automatisch im Präsentationsmodus), wie Speichern unter Video von der Präsentation erstellen erzeugt eine wmv-datei ( VLC-Player) Bildschirmpräsentation für CD verpacken: die Präsentation (Link auf Download des PowerPoint-Viewers) werden auf CD gebrannt, damit an anderen PCs ohne Office 2010 diese Präsentation (nach erfolgter Installation des PP-Viewers) wiedergegeben werden kann. Handzettel erstellen: ein Word-Dokument erstellen, das die Folien und Notizen aus der Präsentation enthält. Möglichkeit der Veränderung des Layouts und automatische Aktualisierung der Handzettel, wenn sich die Präsentation ändert. Drucken eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Präsentation je nach Adressat passgenau auszudrucken, z.b. die Notizseiten für den Vortragenden als Merkhilfe, die Option 3 Folien für die Zuhörer mit Linien auf der rechten Seite, um Notizen zu machen. 7.2 Registerkarte Datei / Optionen Allgemein: aktivieren Sie die Live-Vorschau, geben Sie Benutzername und Initialen an. Dokument-Prüfung: einzige Stelle, um die Autokorrektur-Optionen zu bearbeiten Speichern: Format: ppt-pptx und sonstige Formate für Vorlagen und Makros Grund für neues Dateiformat: Dateigröße kleiner, mehr Sicherheit, neue Features (wie SmartArt) im Angebot Standard-Speicherort individuell festlegen, Schriftarten einbetten Erweitert: viele Optionen zum Einstellen, u.a. die Anzahl der Rückgängigvorgänge Achtung: Bilder werden automatisch so eingefügt, dass die Grafik gleich nach dem Einfügen verschoben und Text daneben eingegeben werden kann! Sicherheitscenter: Einstellungen, dritte Option aktivieren Nachfrage beim Öffnen von fremden Makros 8 Kompatibilitätsmodus Alle Dateien früherer Versionen werden im sogenannten Kompatibilitäts-Modus geöffnet nicht alle Features von Office 2010 sind dann in früheren Versionen vorhanden. Arbeitsauftrag: Speichern Sie die bereits geöffnete Spieldatei Uebung_powerpoint_2010.pptx unter dem Dateityp PowerPoint ppt temporär auf dem Desktop ab und beobachten Sie dabei die Kopfzeile mit dem Dateinamen! Gleiches Problem bei Öffnen von Dateien des Typs *.ppt (Ihre bisherigen Dokumente). Alle Dateien früherer PowerPoint-Versionen sind les- und bearbeitbar, die Darstellung kann aber abweichen. Animationen funktionieren eventuell etwas anders. Auch OpenOffice-Dokumente (*.odp) kann PowerPoint 2010 öffnen - evtl. mit Problemen in der Darstellung durch produktspezifische Features. Animationen funktionieren meist nicht. 5

6 9 Registerkarte Start Viele Befehle auch über rechte Maustaste erreichbar, besonders wenn ein Wort (durch Doppelklick) markiert wurde Mauszeiger ohne Klick etwas nach oben rechts bewegen: damit wird ein eigenes Fenster für die wichtigsten Formatierungen von Texten eingeblendet. - Einfügeoptionen: mit / ohne Formatierungen einfügen aus dem Internet - Format übertragen mit dem Pinsel-Symbol. Beachten Sie die Auswirkung von Einfach- bzw. Doppelklick auf das Symbol! - Zwischenablage sichtbar machen: hier können mehrere Objekte gleichzeitig gespeichert sein, der Text ist dabei erkenn- und lesbar. - In der Gruppe Folien finden Sie unter Neue Folie und Layout bekannte alte Vorlagen. - Probieren Sie aus: Formen einfügen, Fülleffekte, Textrichtung verändern, Anordnen, 10 Registerkarte Einfügen Tabelle, Diagramm Ein guter Rat: entwerfen Sie Ihre Tabellen und Diagramme in Excel und kopieren diese dann über Bearbeiten / Kopieren, Bearbeiten / Einfügen nach PowerPoint diese Funktionen sind in PowerPoint 2010 immer noch entwicklungsbedürftig. Diese dann in PowerPoint 2010 zu animieren, macht richtig Spaß! Kopf- und Fußzeile (erste Seite anders, erst aktiv nach Kopf- oder Fußzeilen einfügen) Symbolzeichensätze (Symbol, Windings, Lucia Sans Unicode) Formen ersetzt die Symbolleiste Zeichnen! Fotoalbum, Hyperlink, SmartArt, Formel - Editor Grafik: Klicken Sie doppelt auf die Grafik der Folie Nr. 7 Register Bildtools wird eingeblendet. Probieren Sie die Bildformatvorlagen aus. Wechseln Sie zur Folie Nr. 5: Testen Sie Möglichkeiten der gegenseitigen Lage mehrerer Bilder (wie bisher): Objekt eine Ebene nach vorne / hinten ziehen, Bild zuschneiden, Bereiche freistellen. Bildformatvorlagen, Korrekturen schärfen/weichzeichnen, ovaler Rahmen SmartArts: (siehe auf Folie Nr. 6 der Übungspräsentation) Mit einer Vielzahl neuer Layouts für Organigramme und Bilddiagramme ist die Erstellung beeindruckender Grafiken ebenso einfach wie die Eingabe von Aufzählungslisten. Ein Doppelklick auf dieses Objekt öffnet die zugehörige Registerkarte SmartArt- Tools mit den zwei Menüs: dem Entwurfs- und dem Format-Menü. 6

7 Arbeitsauftrag: Untersuchen Sie im Entwurfsmenü in der Menügruppe Layouts und SmartArt- Formatvorlagen die Auswahl der verwendeten Einstellungen die aktiven Einstellungen sind gelb umrahmt. Texteingabe oder Änderungen sind durch Doppelklick auf das Objekt möglich. Auch ein Höheroder Tiefer-Stufen der Einträge ist möglich. Lenken Sie Ihr Augenmerk dabei auch auf die Werkzeuge in der Gruppe Grafik erstellen. 11 Registerkarte Animationen Wechseln Sie zur Folie Nr. 6 und klicken dann auf die Registerkarte Animationen. Damit Sie die bereits animierten SmartArts in ihrer Funktion erkennen können, müssen Sie in der Gruppe Erweiterte Animation auf Animationsbereich klicken. Im sich rechts öffnenden Dialogfenster klicken Sie auf die beiden Pfeilspitzen nach unten. Damit öffnen sich 6 einzelne Elemente, von denen jedes bereits anmimiert ist. Ein RMK auf z.b.das zweite Element liefert weitere Eigenschaften, in der Gruppe Animation können Sie andere Effekte auswählen, Effektoptionen bietet weitere Einstellungen an. Ein Klick auf Wiedergabe zeigt den derzeitigen Stand der Animation. 12 Office 2010 Guide mit PCs unter M@school Nur unter der Pädagogischen Oberfläche M@school kann unter Start / Programme für alle Office-Anwendungen ein interaktiver Guide aufgerufen werden eine hilfreiche Funktion für Umsteiger. Beispiel: Folienmaster aktivieren Führen Sie in der gewohnten Oberfläche von PowerPoint 2000/2003 die Befehlskette aus der nächste Bildschirm zeigt Ihnen den Weg in Powerpoint

8 Anregungen zu tiefergehenden Funktionen in PowerPoint Videoclips einfügen und trimmen (=schneiden) Videoclips in PowerPoint einzubinden, war auch schon in früheren Versionen möglich. Neu ist jetzt, dass ein Videoclip automatisch unter dem Clip eine Steuerungsleiste erhält und dass Videoclips getrimmt werden können. Das bedeutet, dass nur ein Teil des gesamten Clips wiedergegeben wird (Hierzu Registerkarte Einfügen / Video aufrufen). Öffnen Sie hierzu die Datei Videoclip in PowerPoint 2010.pptx. Dort finden Sie alles Wesentliche an einem konkreten Beispiel erläutert. Videoformate, die sich sicher einbinden lassen, sind *.wmv, *.avi und *.mpg. Für mp4-clips müssen zusätzliche Codecs auf dem PC installiert sein. Freeware-Programme wie formatfactory oder mpeg-stream-clip (einfach googeln) helfen beim Konvertieren in andere Dateiformate. In dieser Registerkarte können auch Audios und Flash-Videos (diese verlangen zwingend die neueste Version Adobe Flashplayer für den Internet-Explorer) eingebunden werden. 14 Der Folienmaster Im Folienmaster werden die Objekte abgelegt, die auf allen Folien zu sehen sein sollen. Objekte können sein: Designs, Hintergrundfarben, Überschriften, Bilder oder Cliparts, Logos, Foliennummer, Datum, kurz: das Corporate Design einer Institution/Firma. Wenn alle Arbeiten am Folienmaster abgeschlossen sind, muss dieser unbedingt geschlossen werden; erst dann kann Text auf die einzelnen Folien erzeugt werden. Öffnen Sie hierzu die Datei Brandfall.pptx. Dort können Sie alles Wichtige an einem konkreten, bereits umgesetzten Beispiel bearbeiten. Nach Öffnen der Datei wählen Sie hierzu Registerkarte Ansicht / Folienmaster. Das letzte Icon in diesem Menüband ist Masteransicht schließen. Auf der Registerkarte Einfügen finden sich weitere interessante Funktionen wie Kopf- und Fußzeile (mit/ohne erste Folie), Datum und Uhrzeit, Foliennummer. 15 Möglichkeit der Anpassung von Menübändern Wie bereits unter 6.2 ausgeführt, kann jedes Menüband individuell erweitert, ja sogar eigene neue Menübänder (Registerkarten) können erzeugt werden. Ein Klick auf neue Registerkarte erzeugt einen neuen Register- und Gruppeneintrag, den Sie umbenennen und mit individuellen Icons für häufig gebrauchte Befehle befüllen können (vgl. 6.2). 8

9 16 Sichern der persönlichen Einstellungen Die Sicherung dieser zusätzlichen Icons bzw. Register erstellen Sie mit Datei / Optionen / Menüband anpassen. Ein Klick auf Alle Anpassungen exportieren öffnet das Dialogfenster zum Abspeichern. Die Endung dieser Datei ist fest vorgegeben. Beim Dateinamen können Sie evtl. noch Ihren Namen und das Datum mit einpflegen. Diese Datei lässt sich nun genauso auf einem anderen PC mit Office 2010 wie beim eigenen PC wieder zurückspielen. Verwenden Sie die Option Anpassungsdatei importieren. Achtung: Alle anderen Anpassungen werden damit überschrieben! Machen Sie weitere Anpassungen, so wird zuerst die *.ui-datei importiert, dann werden die weiteren Anpassungen durchgeführt, und anschließend wird wieder ein Export in einen neue *.ui-datei durchgeführt. Besonderheit im pädagogischen Netz unter M@school: Alle PCs unter M@school verlieren beim Herunterfahren des PCs diese Einstellungen sie werden derzeit nicht mit Profil abgespeichert. Diese Unzulänglichkeit ist per trouble-ticket bei ZIB bekannt gemacht. Tipp: Sichern Sie diese *.ui-dateien an einem sicheren Ort und kopieren Sie diese dann z.b. auf den Desktop mit ein paar Klicks importieren Sie diese Datei im Handumdrehen! Auf allen anderen PCs bleiben diese Einstellungen ohne Einschränkungen erhalten! 17 Arbeiten mit Makros (Programmiertätigkeit) Damit Sie auf Makros und die VBA-Oberfläche (Visual-Basic for Applications) überhaupt Zugriff haben, müssen Sie das Register Entwicklertools mit der Menügruppe Code sichtbar machen. Sie aktivieren es mit Datei / Optionen / Menüband anpassen. Aktivieren durch Haken setzen Neues Register zwischen Ansicht und Acrobat Ein Klick auf Makros in der Gruppe Code öffnet ein Dialogfenster, in welchem Sie den Makro-Namen eingeben (keine Leer- oder Sonderzeichen). Ein Klick auf die Schaltfläche Erstellen öffnet das Fenster der VBA-Umgebung, in welcher Sie nun den Quellcode selbst eingeben müssen. Es gibt ab Version 2007 keine Makrorecorder zum Aufzeichnen einfacher Abläufe mehr! 9