Fachkonzept. Einführung des Dokumentenmanagementsystems. bei der Bezirksregierung Münster

Transkript

1 Fachkonzept DOMEA bei der Bezirksregierung Münster

2 Bearbeiter: Markus van der Velde Dez. 14 Silvia Florien Dez. 14 Hans-Walter Gierlich Fa. Open Text Stand: 01. September 2008 Inhalt Datei: _KonzeptV02.00(6).doc Erstellungsdatum: 21. März 2007 Letzte Sicherung am: 25. September 2008 Status: Final Kategorie: Intern Seite 1 Managementzusammenfassung 12 2 Einleitung 13 3 Ziele und Rahmenbedingungen Ziele des Projektes Voraussetzungen und Rahmenbedingungen 15

3 3.2.1 Organisatorische Rahmenbedingungen Zeitliche Rahmenbedingungen Technische Rahmenbedingungen 17 4 Ist-Zustand Aufbauorganisation Einführung: Geschäftsgang und Geschäftsprozess Posteingangbehandlung Papiereingänge Elektronische Post Faxeingänge Postausgangsbehandlung Pläne Ablauforganisation (Geschäftsprozesse) Ministerpost Standardpost Sachbearbeitung Aktenhaltung und Archivierung Ablage elektronischer Dokumente 32 5 Optimierung des Ist-Zustandes und Vorteile bei Einführung eines VBS Postlaufzeiten Aktenführung Recherchierbarkeit Nachvollziehbarkeit Aktenzugriff Raumbedarf für Aktenhaltung Informationsaustausch Registraturen Papierverbrauch 35 6 Rechtliche Aspekte Aufbewahrung der Papierdokumente Signieren von Postausgangsdokumenten in Papierform Regelung im VwVfG und im SGB X: Ausschluss der maschinenschriftlichen Namenswiedergabe: 37 7 Soll-Zustand Umsetzung mit DOMEA Einführung: IT-gestützter Geschäftsgang Elektronische und papiergebundene Bearbeitung Aufbau der elektronischen Akte Behandlung von Eingängen Eingang von Papierdokumenten in der Poststelle Papiereingänge und Scanngut beim Bearbeiter Fax-Eingang Eingang 47 Seite 3 von 165

4 7.2.5 Virtuelle Poststelle Elektronische Datenträger XML-Format Pläne Interne Dokumente Registratur/ Eingabe der Grunddaten Postlauf im Dezernat Standard-Postlauf 1 Dezernenten-Postlauf: Standard-Postlauf 2 Büroleiter-Postlauf: Behandlung von Ausgängen Papierausgänge Ausgang Faxausgänge Revisionssicherheit Exportieren und Versenden im XML-Format Virtuelle Poststelle Interne Dokumente Pläne Zeichnen (Signieren) im VBS Elektronische Signatur eine Einführung Zeichnungsverfahren in DOMEA Übernahme von Daten aus dem bisherigen File-System Ablagesystematik Referenzen Vermerke Schlagworte Recherche Recherche über Metadaten Volltextrecherche Protokollinformationen Wiedervorlagen und Fristen Wiedervorlage Fristen und Termine Anforderungen der Bezirksregierung Münster Dokumentenablage (Aktenschrank) Medienbruch Anforderungen an Barrierefreiheit (BITV) Zielgruppe / Nutzen der Barrierefreiheit Kriterien der Barrierefreiheit: DOMEA -WebBitV Einsatz des WebBitV: Dezernatsspezifische Besonderheiten Dezernat 23 (Beihilfedezernat) Dezernate 52, 53 und 54 (technischer Umweltschutz) Datenschutzrechtliche Anforderungen 80 8 Geschäftsprozesse 81 Seite 4 von 165

5 8.1 Allgemeine Einordnung Prozessabbildung für Akten (allgemein) Prozessbeschreibung Grafische Darstellung Tabellarische Zusammenfassung der Prozesseigenschaften Aktivitäten Prozessabbildung für Vorgänge (allgemein) Prozessbeschreibung Grafische Darstellung Tabellarische Zusammenfassung der Prozesseigenschaften Aktivitäten Besonderheit Prozessabbildung für Laufmappe Prozessbeschreibung Grafische Darstellung Tabellarische Zusammenfassung der Prozesseigenschaften Aktivitäten Prozessabbildung für Standard-Postlauf 1 Dezernenten-Postlauf Prozessbeschreibung Grafische Darstellung Tabellarische Zusammenfassung der Prozesseigenschaften Aktivitäten Prozessabbildung für Standard-Postlauf 2 Büroleiter-Postlauf Prozessbeschreibung Grafische Darstellung Tabellarische Zusammenfassung der Prozesseigenschaften Aktivitäten Prozessabbildung für Postlauf 3 Postlauf AL Prozessbeschreibung Grafische Darstellung Tabellarische Zusammenfassung der Prozesseigenschaften Aktivitäten Weitere Prozesse Besonderheiten bei der Ausführung von Prozessinstanzen Ausscheiden eines Mitarbeiters Löschen von Akten, Vorgängen und Ordnern Löschen von Dokumenten Umprotokollieren von Prozessinstanzen (Akten, Vorgänge) Anforderungen an das DOMEA -System Metadaten Metadaten des Objekts Akte Metadaten des Objekts Vorgang Metadaten des Objekts Laufmappe Metadaten des Objekts Postmappe Metadaten des Objekts Dokument Vererbungen Akte auf Vorgang Akte auf Laufmappe Akte auf Dokument Vorgang auf Laufmappe 124 Seite 5 von 165

6 9.2.5 Vorgang auf Dokument Postmappe auf Dokument Laufmappe auf Dokument Zugriffsrechte Ablage- und dokumentbezogene Rechte Benutzerprofilbezogene Rechte Objektbezogene Rechte Vertreter Standardvertreter Einzelfall Recherche über Metadaten Recherchemaske Akte/ Vorgang Recherchemaske Dokument Volltext Recherche Datenübernahme Adressverwaltung OKE Office-Korrespondenz-Editor Metadaten in der Kopftabelle des Entwurfs Metadaten von Adresse bis Betreff und Anredezeile Besonderheiten BR Münster Dokumentvorlagen Integration von Fachverfahren Active Directory (LDAP)/ Janus Syntax des Geschäftszeichens Aktenzeichen Vorgangskennzeichen Post- und Laufmappen Dokumentnummer Sonderfälle Test- und Pilotbetrieb Systemeinführung Anpassung des Datenbestandes Anpassung der Systemfunktionalitäten Organisatorische Änderungen durch die Einführung von DOMEA Dezernat Dezernat Übrige Dezernate/Organisationseinheiten Zu berücksichtigender Aufwand Finanzieller Aufwand Zeitlicher Aufwand Personeller Aufwand Risiken der Einführung Maßnahmen zur Reduktion der Projektrisiken Schulung, Betreuung, Qualitätssicherung Schulungsmaßnahmen 154 Seite 6 von 165

7 11.9 Betreuungsmaßnahmen, Hotline Import von Altdaten Statistiken Administration Updates und Service Packs von DOMEA Mögliche / Sinnvolle Erweiterungen Dokumentenstatus Weitere sinnvolle Anpassungen Glossar und Abkürzungen Referenzen Dokumentversionen - Historie 165 Seite 7 von 165

8 Abbildungen Abbildung 1: Architektur DOMEA Abbildung 2: Interfaces DOMEA Abbildung 2: Server-Architektur DOMEA Endausbaustufe Abbildung 3: Organisationsplan Bezirksregierung Münster (Stand ) Abbildung 4: Geschäftsgang Abbildung 5: KBSt-Stufenkonzept der Einführung Abbildung 6: Erläuterung zum Stufenkonzept Abbildung 7: Postmappe mit Laufwegsinformationen Abbildung 8: Standard-Postlauf 1 - Dezernentenpostlauf Abbildung 9: Standard-Postlauf 2 - Büroleiterpostlauf Abbildung 10: Ablagesystematik Abbildung 11: Zusammenspiel von Akte - Vorgang Laufmappe Abbildung 12: Prozessmodell -> Akte (allgemein) Abbildung 13: Prozessmodell -> Vorgang (allgemein) Abbildung 14: Prozessmodell -> Laufmappe Abbildung 15: Prozessmodell -> Postlauf Abbildung 16: Prozessmodell -> Postlauf Abbildung 17: Prozessmodell -> Postlauf AL Abbildung 18: Metadatenmaske Akte Abbildung 19: Metadatenmaske Vorgang Abbildung 20: Metadatenmaske Laufmappe Abbildung 21: Metadatenmaske Postmappe Abbildung 22: Metadatenmaske Dokument Schriftstück Abbildung 23: Metadatenmaske Dokument Eingangsstück Abbildung 24: Schreibrechte für Akten/Vorgänge Abbildung 25: Leserechte für Akten/Vorgänge Seite 8 von 165

9 Abbildung 26: Verwaltung der Zugriffsrechte für Akten/Vorgänge Abbildung 27: Schreibrechte für Dokumente Abbildung 28: Leserechte für Dokumente Abbildung 29: Schnellsuche als Startsuchmaske über Suchmaskenspeicherung konfigurieren Abbildung 30: Metadatenmaske für die Akten- / Vorgangssuche Abbildung 31: Metadatenmaske für die Akten- / Vorgangsschnellsuche Abbildung 32: Metadatenmaske für die Dokumentsuche Abbildung 33: Metadatenmaske für die Dokumentschnellsuche Abbildung 34: OKE-Dialog Abbildung 35: OKE-Vorlagetabelle Abbildung 36: DOMEA LDAP-Interface (Janus) Tabellen Tabelle 1: Mengengerüst für Dokumente (Stand ) Tabelle 2:Benutzeranzahl Tabelle 3:Zeitplan Tabelle 6: Client (Hardware) Tabelle 7: Client (Software) Tabelle 8: Scann-Client (Software) Tabelle 9: Zuständigkeit für die Erfassung der Metadaten Eingangsstück Tabelle 10: Protokollinformationen Tabelle 11: Unterscheidung Primärinformationen und Metainformationen Tabelle 12: Metadaten der Akte Tabelle 13: Metadaten des Vorgangs Tabelle 14: Metadaten der Laufmappe Tabelle 15: Metadaten der Postmappe Tabelle 16: Metadaten des Dokumentes Schriftstück Tabelle 17: Metadaten des Dokumentes Eingangsstück Seite 9 von 165

10 Tabelle 18:Vererbung Akte auf Vorgang Tabelle 19:Vererbung Akte auf Laufmappe Tabelle 20:Vererbung Akte auf Dokument Tabelle 22:Vererbung Vorgang auf Laufmappe Tabelle 23:Vererbung Vorgang auf Dokument Tabelle 24:Vererbung Postmappe auf Dokument Tabelle 26:Vererbung Laufmappe auf Dokument Tabelle 27: Verteilung der Rechte auf die benutzerprofilbezogenen Rollen Tabelle 28: Metadaten der Akten-/Vorgangssuche Tabelle 29: Metadaten der Akten-/Vorgangsschnellsuche Tabelle 30: Metadaten der Dokumentsuche Tabelle 31: Metadaten der Dokumentenschnellsuche Tabelle 32: PI(Prozess-Instanz)-Metadaten für Volltextindex Tabelle 33: Dokument-Metadaten für Volltextindex Tabelle 34: Maßnahmen zur Reduktion des Projektrisikos Tabelle 35: Glossar und Abkürzungen Seite 10 von 165

11 Anlagen 1. Rechtliche Anforderungen an die elektronische Aktenführung 2. LDS Münster: Posteingangsbehandlung BR Münster Prozess 1 und Prozess 2 Weitere Anlagen sind geplant und werden ggf. im Laufe des Projektes erstellt: Vorbemerkung zum Sprachgebrauch Die Bezeichnung weiblicher und männlicher Personen durch die jeweils maskuline Form in diesem bringt den Auftrag der Arbeitsgruppe DOMEA der Bezirksregierung Münster im Rahmen ihrer Aufgaben die verfassungsrechtlich gebotene Gleichstellung von Mann und Frau zu verwirklichen und die für Frauen bestehenden Nachteile zu beseitigen, sprachlich nicht angemessen zum Ausdruck. Auf die Verwendung von Doppelformen oder andere Kennzeichnungen für weibliche und männliche Personen wird jedoch verzichtet, um die Lesbarkeit und Übersichtlichkeit zu wahren. Mit allen im Text verwendeten Personenbezeichnungen sind stets beide Geschlechter gemeint. Viele technische Begriffe im Text werden am Ende des Konzeptes im Glossar (Kapitel 13) näher erläutert. Seite 11 von 165

12 1 Managementzusammenfassung Das vorliegende Dokument definiert das fachliche Konzept zum Einsatz des Vorgangsbearbeitungsund Dokumentenmanagement-Systems DOMEA bei der Bezirksregierung Münster. Aufbauend auf dem DOMEA -Organisationskonzept der KBSt (Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium der Innern) zur Umsetzung eines papierarmen Büros werden Anforderungen an das einzuführende DOMEA System gestellt. Durch die elektronische Vorgangsbearbeitung ergeben sich wesentliche Vorteile für die Behörde und die Mitarbeiter. Besonders zu nennen sind: sofortiger und paralleler Zugriff auf die elektronisch vorliegenden Unterlagen vollständige elektronische Akten statt Hybridakten Einsparung von Transport- und Wegezeiten schnellere Recherchemöglichkeiten und vollständigere Ergebnisse höherer Komfort bei der Sachbearbeitung durch umfangreiche Informationsbereitstellung Optimierung der Zusammenarbeit auch über verschiedene Standorte hinweg Verbesserung der Transparenz durch elektronische Laufwegsnachweise Geplant ist der flächendeckende Einsatz von DOMEA in der Bezirksregierung Münster. Dabei soll sukzessive jedes Dezernat umgestellt werden, wobei die dezernatsspezifischen Besonderheiten berücksichtigt werden. Mit der Einführung von DOMEA wird die elektronische Aktenbearbeitung verbindlich. Die Verwendung von Papierakten beschränkt sich auf Bereiche, wo aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen nicht auf die Papierhaltung verzichtet werden kann. Um den Sollzustand zu spezifizieren, wird die aktuelle Situation in Bezug auf den Postein- und -ausgang sowie die Sachbearbeitung beschrieben. Optimierungspotentiale des Ist-Zustandes werden herausgestellt und rechtliche Aspekte beleuchtet, die mit der Einführung einer elektronischen Vorgangsbearbeitung verbunden sind. Dezernatsspezifische Besonderheiten finden Berücksichtigung. Die weit reichenden und behördenspezifischen Anforderungen an das Produkt, das als Ressort-Standard vorgeschrieben ist, werden konkretisiert. Die technische Umsetzung wird in einem gesonderten Konzept beschrieben. Besonderer Fokus liegt dabei auf der Definition der Geschäftsprozesse. Mit Nutzung des Laufmappen-Moduls von DOMEA wird die ad-hoc Sachbearbeitung (unstrukturierte Geschäftsprozesse) in den Dezernaten in Anlehnung an die bisherige Arbeitsweise unterstützt. Auf die Festlegung von strukturierten Geschäftsprozessen wird weitestgehend verzichtet. Diese werden ggf. in einer 2. Ausbaustufe realisiert. Darüber hinaus spezifiziert dieses Konzept zwei Modelle zur Posteingangsbehandlung, um den Bedürfnissen der Dezernate bei den gewohnten Postläufen gerecht zu werden. Trotz ihrer Vielfalt las- Seite 12 von 165

13 sen sich die unterschiedlichen Anforderungen durch Konfiguration und kleinere Anpassungen in DOMEA umsetzen. Abschließend wird ein kurzer Einblick zur Systemeinführung gegeben, bei dem Änderungen, insbesondere in organisatorischer Hinsicht, aber auch mögliche Risiken und deren Entgegenwirken aufgelistet werden, wie z.b. Produktivitätsabfall während der Einführungsphase, Akzeptanzprobleme. Dem Nutzen eines elektronischen Vorgangsbearbeitungssystems steht finanzieller, personeller und zeitlicher Aufwand entgegen. Dazu gehört einmaliger Aufwand wie z.b. Anschaffungskosten für Hard- und Software dauerhafter Aufwand wie z.b. Administrationsaufwand oder erhöhter Arbeitsaufwand in der Poststelle Ebenso gilt es, weit reichende Schulungs- und Betreuungsmaßnahmen vorzusehen. All diese Aspekte werden jedoch nur tangiert und sollten durch ein gesondertes Strategie-Konzept konkretisiert werden. Weiteren, eher technisch ausgerichteten Konzepten wie dem Technischen Konzept DOMEA Basiskonfiguration oder dem DOMEA Betriebskonzept dient dieses Fachkonzept als Grundlage. 2 Einleitung Im modernen Büroalltag ist auch bei der Bezirksregierung Münster die Arbeit ohne PC nicht mehr vorstellbar. Zu der früher üblichen Kommunikation über Papier, ausgedrucktes Fax und Telefon ist in den letzten Jahren verstärkt die elektronischen Kommunikation über , elektronische Faxe etc. hinzugekommen. Trotz der zunehmenden Zahl elektronischer Posteingänge und Dokumente bleibt das Papier unverzichtbarer Bestandteil der Arbeit in der Bezirksregierung Münster. Als Ursachen sind hier u. a. die unpraktische Sichtung großer Pläne am Bildschirm, die Notwendigkeit, PC-unabhängig auf Dokumente zurückgreifen zu können (z. B. bei Ortsterminen) oder einfach die für viele bessere Lesbarkeit von Papier gegenüber der Bildschirmausgabe zu nennen. Das hat zu einem Nebeneinander von elektronischen Dokumenten und Papierdokumenten geführt. Eine vollständige (Papier-)Akte ist häufig nicht mehr vorhanden. Die hohe Quantität von Dokumenten und Posteingängen hat dazu geführt, dass die Zusammenführung von Akten und Vorgängen oder die Suche danach sehr zeitaufwändig ist. Um weiterhin gewährleisten zu können, dass Akten schnell und vollständig zur Verfügung stehen, hat die Behördenleitung der Bezirksregierung Münster beschlossen, das Produkt DOMEA der Firma OpenText egovernment Deutschland GmbH als Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) einzuführen. Mit einem DMS wie DOMEA können sämtliche Posteingänge elektronisch abgebildet und nach Akten und Vorgängen sortiert in einem System abgelegt werden. Die bisherige Vielfalt von Papierakte, Umlaufmappe, Seite 13 von 165

14 Outlook, File-System usw. entfällt zugunsten einer einheitlichen elektronischen Akte. DOMEA bietet daneben einen schnellen Zugriff auf die Akten auch von verschiedenen Arbeitsplätzen aus. Da bei Planungs- und Bewilligungsverfahren vielfach verschiedene Organisationseinheiten beteiligt sind, werden Akten und Vorgänge über Laufmappen mit hohem zeitlichem und personellem Aufwand innerhalb der Behörde verschickt. Durch die elektronische Weiterleitung von Dokumenten über die elektronische DOMEA -Laufmappe als VBS können Laufwege innerhalb der Behörde definiert und Postlaufzeiten deutlich verkürzt werden. Die Möglichkeit zur Festlegung dieser unstrukturierten Workflow kommt der Arbeitsweise der Bezirksregierung Münster entgegen. Durch die Auswahl von Schlagworten und weiteren Such- und Wiedervorlagefunktionalitäten können Dokumente, Vorgänge und Akten schnell recherchiert werden. Das führt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung. Langfristig soll auf umfangreiche Lagerhaltung von Papierakten verzichtet und Raumbedarf für Aktenhaltung eingespart werden. Das vorliegende Dokument beschreibt das organisatorische Konzept zur Einführung von DOMEA in der Bezirksregierung Münster als DMS und VBS zum Zeitpunkt Nach Abschluss der Testphase und durch die Integration der Staatlichen Umweltämter ist eine Aktualisierung (Stand ) erfolgt. Die technische Umsetzung für die Bezirksregierung Münster wird in einem gesonderten Konzept festgelegt 3 Ziele und Rahmenbedingungen Gegenstand dieses Kapitels ist es, einen einleitenden Überblick über die Struktur, die Ziele und Rahmenbedingungen des vorliegenden Konzeptes zu geben, bevor in den nachfolgenden Kapiteln die erarbeiteten Ergebnisse detailliert vorgestellt werden. 3.1 Ziele des Projektes Mit Einführung von DOMEA als Vorgangsbearbeitungssystem sollen folgende Ziele erreicht werden: Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Akten Optimierung der derzeitigen Abläufe, insbes. durch Verkürzung der Laufzeiten, verbesserte Zugriffszeiten auf Akten, Vorgänge und Dokumente und schnellere Verteilung der Informationen Schneller Zugriff auf den aktuellen Bearbeitungsstand Parallele Bearbeitung von Akten Seite 14 von 165

15 Optimierung der Arbeit an verteilten Standorten der Bezirksregierung Münster, Verbesserung der Telearbeit Nachvollziehbarkeit und Protokollierung Verbesserte Recherchemöglichkeiten für die Mitarbeiter Kostenreduktion z. B. durch Verringerung des Raumbedarfs für Aktenhaltung (langfristig), Automatische Ablage von Dokumenten, 3.2 Voraussetzungen und Rahmenbedingungen Die Rahmenbedingungen lassen sich grob nach organisatorischen, technischen und zeitlichen Aspekten einteilen. In den nachfolgenden Kapiteln wird dieser Einteilung Rechnung getragen. Einige wesentliche technische Spezifikationen werden in Punkt Technische Rahmenbedingungen behandelt. Das Thema Schulung wird an anderer Stelle (Betriebskonzept bzw. Einführungskonzept) gesondert betrachtet. Hierfür wurde eine gesonderte Schulungsunterlage erstellt Organisatorische Rahmenbedingungen Als organisatorische Rahmenbedingungen sind das Mengengerüst von Dokumenten und s sowie die in das System aufzunehmenden Benutzer zu berücksichtigen Mengengerüst bei Dokumenten Informationsart Volumen pro Tag Bemerkungen Papier-Dokumente Eingang ca Dokumente ca Blatt Papier-Dokumente eigene Ca Dokumente Postausgang Dokumente eigene ca Dokumente einschl. Fax-Ausgang, Wert geschätzt s Eingang ca Mails Tendenz steigend s Ausgang ca Mails keine internen Mails Faxe Eingang ca. 800 Faxe Wert geschätzt Tabelle 1: Mengengerüst für Dokumente (Stand ) Seite 15 von 165

16 Benutzeranzahl Betriebsart Anzahl Benutzer Bemerkungen Testbetrieb ca. 10 Pilotbetrieb ca. 100 Anfang 2008 Produktivbetrieb ca Sukzessive, Start nicht vor Sommer 2009 Tabelle 2:Benutzeranzahl Zeitliche Rahmenbedingungen Die Einführung von DOMEA in der Bezirksregierung Münster wurde im September 2005 durch die Behördenleitung beschlossen und zum Behördenziel erklärt. Die Planung sieht folgenden Zeitrahmen vor: Zeitplan Oktober 2005 bis Dezember 2006 ab Januar 2007 März 2007 bis Juni 2007 Februar 2007 seit Juli 2007 Nach erfolgreicher Pilotierung Meilenstein Erstellung eines es - Beteiligung der Fa. OpenText als externer Berater - Interviews mit allen Organisationseinheiten - Aufbau einer Testinstallation Erstellung eines Betriebskonzeptes, eines Testkonzeptes, einer Schulungsunterlage, Fertigstellung des technischen Konzeptes und des Posteingangskonzeptes Erprobungsphase im Dezernat 14 sowie in einem weiteren Dezernat Vorlage des es beim Innenministerium NRW Beteiligung des Hauptpersonalrates IM Pilotierung Roll-Out (dezernatsweise) Tabelle 3:Zeitplan Seite 16 von 165

17 3.2.3 Technische Rahmenbedingungen Das zur Implementierung vorgesehene Produkt DOMEA von der Firma Open Text egovernment Deutschland GmbH in der Version 4.0. DOMEA (voraussichtlich ab 2009 Update auf die Version 4.5) ist nach dem KBSt (Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern) Standard 2.0 zertifiziert. DOMEA wurde speziell für Kunden der öffentlichen Verwaltung entwickelt und bietet serverseitig alle Funktionen eines Workflow basierten VBS/ DMS mit den optionalen Erweiterungs-Möglichkeiten um Archiv und Wissensmanagement- Funktionen. DOMEA soll in der WinDesk-Variante implementiert werden. Neben der zu Software-Architektur des Produktes ist auch die Hardware-Infrastruktur zu beachten Systemlandschaft der Bezirksregierung Münster Die Bezirksregierung Münster verfügt über ein Rechenzentrum, dass alle Dienste redundant über zwei Standorte spannt. Damit ist es gegen Katastrophen gesichert. Sämtliche Daten sind in einem SAN-System abgelegt, das synchron über die Standortgrenzen hinweg spiegelt. Wegen der besonderen Bedeutung von DOMEA soll dieser Standard mindestens erreicht werden. Das DOMEA -Hosting übernimmt das LDS als IT-Dienstleister des Landes NRW. Die Finanzierung und die Modalitäten des Betriebs werden derzeit zwischen Innenministerium, Bezirksregierung Münster und dem LDS geklärt Architektur von DOMEA DOMEA basiert auf einer 3-Ebenen Architektur mit den Elementen Relationale Datenbank, Applikationsserver und Präsentation im Client. Durch diese Architektur ist eine Skalierbarkeit gegeben, so dass der Einsatzbereich von DOMEA von kleinen Arbeitsgruppen bis zur Unterstützung sehr großer Organisationen reicht. Windows Clients und Web-Oberflächen werden mit unterschiedlichen Funktionen unterstützt. Ein Vorteil der Architektur von DOMEA liegt darin, dass alle verschiedenen Arbeitsplatztypen auf der gleichen Datenhaltung basieren. Dies ermöglicht den gemischten Betrieb unterschiedlicher Arbeitsplätze in einem System und erlaubt die stufenweise Erweiterung der Funktionalitäten auf den Arbeitsplätzen ohne Migration oder Manipulation der Daten. Mit den Schnittstellen zur WEB-Technologie bietet DOMEA die Möglichkeit, zukünftig auch Stellen außerhalb des Landes NRW in die Verwaltungsabläufe einzubeziehen. Seite 17 von 165

18 Abbildung 1: Architektur DOMEA Anmerkung: In der Abbildung 1: Architektur DOMEA sind die Datenbank- und die Applikationsebene zu einer Ebene zusammengefasst. Die Client-/ Server-Kommunikation erfolgt über das internationale Standardprotokoll TCP/ IP. Detailliertere Informationen können der DOMEA Dokumentation entnommen werden Server-Komponenten Server-Komponenten von DOMEA sind: WorkFlow Service: Workflow Management Engine - zur Abbildung der elektronischen Akte, die alle Varianten der Vorgangssteuerung umfasst, von adhoc-workflows über schwach strukturierte Abläufe bis hin zu vollautomatischen, strukturierten Prozessen. DMS Service: Service für Dokumentenmanagement, der als Einzelfunktion für die reine Abbildung einer Dokumentenverwaltung in Ablagestrukturen verwendet werden kann, oder in Kombination mit dem Prozess Service die Funktionen eines workflow-basierten DMS bietet, und die Dokumente der elektronischen Akte verwaltet. Seite 18 von 165

19 Java Spooler: Der Java Spooler ist in Java implementiert, läuft auf dem Server im Hintergrund und stellt eine Java Virtual Machine (JVM) ständig auf dem System bereit. Der Java Spooler prüft regelmäßig, ob neue Aufgaben anstehen. Wenn eine neue Aufgabe ansteht, für die eine Java Klasse definiert ist, dann lädt der Spooler diese Klasse und bringt sie zur Ausführung. Dadurch wird der gesamte Overhead, der mit einem regelmäßigen Neustart von JVMs zur Abarbeitung von Agents verbunden ist, vermieden. Archiv Service: Der Archiv Service bietet alle Funktionen zur Langzeitarchivierung von Dokumenten. Neben den optischen Medien wird auch eine hierarchische Medienverwaltung unterstützt (HSM), die eine bedarfsgerechte Daten-Speicherung auf unterschiedlichen Medien ermöglicht. Alle Kombinationen mit dem DMS- und Prozess-Service sind als integrative Nutzung möglich. LDAP Connect Service: Der Einsatz des LDAP Connect erlaubt die Anbindung an einen X.500 Directory Service über LDAP. Damit wird es möglich, für die DOMEA -Services die zentrale Organisations- und Benutzerverwaltung eines LDAP V2 oder V3 Directories zu verwenden. Für weitergehende Informationen wird auf die DOMEA Dokumentation verwiesen Interfaces Die DOMEA -Suite verfügt auf Client- und Server-Seite über moderne Schnittstellen zur Integration in bestehende EDV-Umgebungen und Integration der Dienste mit anderen Software Produkten. Die Abbildung 2: Interfaces DOMEA gibt einen Überblick über die verschiedenen Schnittstellen. Abbildung 2: Interfaces DOMEA Seite 19 von 165

20 Hervorzuheben sind die COM-Schnittstelle und das JAVA-Framework, die eine individuelle Programmierung ermöglichen. Für weitergehende Informationen wird auf die DOMEA Dokumentation verwiesen Client-Interfaces Die Windows-Clients sind komponentenorientiert auf Basis COM/ ActiveX aufgebaut und bieten die Möglichkeit von Integrationen auf Basis COM. Hierzu wird im Rahmen des DOMEA Development Packages neben den Standard-Interfaces COM / JAVA zu den Server-Diensten eine umfangreiche Bibliothek an GUI-Komponenten zur Verfügung gestellt, die eine einfache Einbindung und Verwendung der Funktionen in anderen Applikationen ermöglichen Server-Interfaces Am DOMEA Server steht zu den einzelnen Services und ihren Funktionen ein objektorientiertes Interface auf Basis JAVA zur Verfügung. Die Server-Dienste für DMS- und Workflow-Management verfügen über ein XML-basiertes Export-/ Import- Interface. Über dieses Standardformat können Daten mit anderen Systemen einfach ausgetauscht werden. Das DOMEA Internet Gateway bietet die Möglichkeit, Web-Server und Portal-Lösungen mit den DOMEA Services zu verbinden. Hierzu werden Servlets bereitgestellt, die alle Funktionen des DOMEA Servers im WEB verfügbar machen Server-Hardware Die Server-Hardware ist abhängig von der jeweiligen Systemausbaustufe. Diese wird jeweils in Zusammenarbeit mit dem LDS definiert. Die folgende Skizze veranschaulicht den angestrebten Endausbau: Seite 20 von 165

21 Abbildung 3: Server-Architektur DOMEA Endausbaustufe Server-Software Die zwei DOMEA -Applikationsserver werden virtuell, der Oracle Datenbankserver im RAC betrieben. Dadurch ist die Volltextsuche möglich und Ausfallsicherheit gewährleistet Clients BRMS Client Hardware Prozessor RAM Monitor Empfohlen ab 1,5 GHz Empfohlen ab 512 MB Empfohlen ab 19 TFT, 2 Monitore zur parallelen Anzeige von 2 DIN A4 Seiten Tabelle 4: Client (Hardware) Seite 21 von 165

22 Client Software Betriebssystem Office Paket DOMEA Produkt Microsoft Windows XP Professional Microsoft Office 2003 Professional DOMEA WinDesk, ggf. BITV-Client Tabelle 5: Client (Software) Scanner Als Scanner wurde zunächst der Böwe Bell + Howell Spektrum XF, Modell 8090 S/D beschafft. Er hat eine Geschwindigkeit von 90 ppm und ist für die erste Phase ausreichend. Je nach Arbeitsanfall wird zu einer bestimmten Ausbaustufe ein zweites Gerät beschafft werden müssen. Als Scann-Software wird Kofax-Ascent Capture eingesetzt. Eine geeignete Schnittstelle zu DOMEA ist mit DOMEA AClink vorhanden. Außerdem bietet die Schnittstelle die Möglichkeit, programmierte AddOns für DOMEA einzubinden. Scanner Software Hersteller Produkt Kofax Typ Ascent Capture 7.0 DOMEA DOMEA ACLink Tabelle 6: Scann-Client (Software) Hardware-Infrastruktur.Grundsätzlich sind für das Hosting ausreichend dimensionierte Hardware-Komponenten inklusive der Netzwerkkomponenten erforderlich. Zur Diskussion standen folgende Varianten: Zugriff via Terminal-Server Lösung (z.b. Citrix) Direktzugriff über hinreichend ausgelegte Standleitung Cache-Server vor Ort Applikationsserver und Datenbankserver vor Ort In Abstimmung mit dem LDS hat sich die Bezirksregierung Münster für die vierte Variante entschieden. Die Argumente ergeben sich aus den folgenden Ausführungen. Seite 22 von 165