Öffentliche Ausschreibung. INTERREG IVA Projekt MARRIAGE

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1 Öffentliche Ausschreibung INTERREG IVA Prjekt MARRIAGE - Planung, Umsetzung, Bau, Transprt und Mntage vn Messeständen für die Präsentatin der Partnerreginen unter der Dachmarke SOUTH COAST BALTIC - a) Vergabestelle Wirtschaftsfördergesellschaft Vrpmmern mbh Brandteichstr Greifswald DEUTSCHLAND Telefn: Fax: schulze@invest-in-vrpmmern.de b) Art der Vergabe Öffentliche Ausschreibung nach VOL/A. c) Art und Umfang der Leistung swie Ort der Leistung Hintergrund: Im Rahmen des Interreg IVA-Prjektes MARRIAGE Better marina management, harbur netwrk cnslidatin and water turism marketing in the suthern Baltic rim (weitere Infrmatinen unter werden sich neun Prjektpartner aus vier Teilreginen und drei Ländern unter der Marke Suth Cast Baltic gemeinsam auf Wassersprtmessen in Deutschland und Plen präsentieren. Die flgenden Messen werden besucht: Hansebt, Hamburg / DE, 26. Oktber 3. Nvember 2013 Bt & Fun, Berlin / DE, Nvember 2013 Wind & Water Bat Shw, Warsaw / PL, März 2014 Sllte es sich im Rahmen des zur Verfügung stehenden Budgets als realisierbar erweisen, wird eine vierte Messeteilnahme (Bt, Düsseldrf / DE, Januar 2014) in Erwägung gezgen (Entscheidung darüber: Juni 2013). Herzstück und verbindendes Element des gemeinsamen Messeauftritts sll ein Bereich sein, in dem die Dachmarke Suth Cast Baltic präsentiert wird. Dieser zentrale Bereich, in dem gemeinsame Infrmatinsmaterialien und die Gesamtregin präsentiert werden, wird abwechselnd vn den anwesenden Prjektpartnern betreut. Er sll ffen gestaltet sein und u.a. einen Bereich mit Stühlen und Tischen für Gespräche mit den Messebesuchern, einen Cunter, Prspektständer und einen Bildschirm beinhalten. Die Dachmarke sll in diesem bzw. durch diesen Bereich angemessen zur Geltung gebracht werden (z.b. durch im Crprate Design gehaltene Trennwände der über dem Bereich hängende Banner). Um diesen zentralen Bereich herum bzw. an diesen zentralen Bereich angrenzend, werden sich die einzelnen Prjektpartner in bzw. mit eigenen Messeständen präsentieren. Es ist denkbar, dass dabei Prjektpartner aus der gleichen Regin in lckerer Frm gruppiert wer- 1

2 den. Die Stände der einzelnen Prjektpartner sllen sich zu einem harmnischen Gesamtbild zusammenfügen. Gleichzeitig sll aber eine individuelle Gestaltung in dem jeweiligen Crprate Design der Teilregin / des Partners möglich sein (z.b. durch Anbringen vn Pstern, Gestaltung der Trennwände, Aufstellung eigener Banner etc.). Einige Partner benötigen dabei nur die Standfläche und Trennwände, um in diesem Rahmen eigenes Equipment aufzustellen und zu nutzen. Anderen ist ein vll ausgestatteter Stand (inkl. z.b. gestaltbare Wände, Stühle, Cunter etc.) zur Verfügung zu stellen, der vn den Partnern individuell gestaltet werden kann (z.b. durch das Anbringen vn mitgebrachten Pstern der den Druck dieser Pster direkt auf die Trennwände). Druckfähige Daten werden durch die Partner geliefert. Weitere Details zur Größe / Frm der Partnerstände und den individuellen Anfrderungen sind den beigefügten und detaillierten Infrmatinen zu entnehmen (siehe Anhang). Zu beachten ist, dass im Falle des Partners WFG / Ecnmic Develpment Crpratin Vrpmmern - als Ausnahme - die gesamte Standknzeptin inkl. der grafischen Gestaltung erbracht werden muss. Die Anzahl der teilnehmenden Prjektpartner und damit auch die Gesamtgröße des Messestandes variieren je nach Messe (siehe Blatt Overview der beigefügten Datei). Der gemeinsame Teil des Messestandes swie die Bereiche für die Prjektpartner sllten deshalb flexibel an die Situatin vr Ort anzupassen sein. Im Einzelnen sllen für die Planung und Umsetzung der SOUTH COAST BALTIC Messepräsentatin flgende Leistungen erbracht werden: Mdul 1: Planung und knzeptinelle Begleitung der Messepräsentatin(en) Regieleistungen: Prjektplanung / Prjektrganisatin Unterstützung der Prjektpartner bei der Knzeptin des Messestandes. Dazu: Durchführung eines Wrkshps am 14. Februar 2013 in Lauterbach (Rügen) der Stralsund, auf dem die Details zu den gemeinsamen und partnereigenen Teilen des Messestandes mit allen Partnern des EU-Prjektes besprchen und abgestimmt werden können (Arbeitssprache ist Englisch). Weitere Planung des Messestandes in Rücksprache mit dem Auftraggeber und den einzelnen Prjektpartnern. Erstellung vn Bau- und Detailplänen. Einreichen der technischen Unterlagen zur Genehmigung. Bestellung der technischen Anschlüsse bei der Messe im Kundenauftrag. Die Fertigstellung der Standknzeptinen wird bis spätestens zum 15. März 2013 angestrebt, sdass die Anmeldung zu den Messen bis zum erflgen kann. Mdul 2: Umsetzung / Bau der Stände für die Messen in Hamburg, Berlin, Warschau Bau des gesamten Messestandes für jede der drei Messen, bestehend aus dem gemeinsamen Suth Cast Baltic Bereich. Darin enthalten insbesndere: Gestaltung des gemeinsamen Bereiches unter Verwendung des Suth Cast Baltic Lgs / Crprate Designs Sitzbereich mit Tischen Bildschirm (Fernseher der auf Leinwand) zur Präsentatin der Suth Cast Baltic Slideshw der anderer Werbefilme 2

3 Messeschalter Ablage für Brschüren Teppich Beleuchtung Ausreichend technische Anschlüsse Kabine(n) als Küchen- und Lagerraum für die Prjektpartner den partnereigenen Bereichen, darin enthalten (variierend je nach Partner, siehe beigefügte detaillierte Aufstellung): Trennwände, welche die partnereigenen Bereiche vneinander abtrennen und eine Gestaltung im Crprate Design des Prjektpartners ermöglichen, alternativ (es wäre wünschenswert, wenn beide Optinen als Alternativen angebten werden) Eigene Gestaltung neutraler Wände durch die Prjektpartner selbst (z.b. durch Anbringen eigener Pster.ä.) Druck vn Lgs / Fts direkt auf Leinwand.ä. Teppich Beleuchtung Ausreichend technische Anschlüsse Messeschalter, Stühle, Tische und Ablagen für Brschüren entsprechend der Bedürfnisse des jeweiligen Prjektpartners Die Fertigstellung des Messebaus ist jeweils zu den angegebenen Messeterminen vrgesehen. Transprt / Mntage Transprt der ben genannten Messestände zu den drei genannten Messen und zurück. Kmmissinieren und Rückkmmissinieren des Messestandes. Mntage und Demntage des Messestandes. inkl. Reiseksten, Übernachtungen und Auslöse für den Auftragnehmer. Snstige Leistungen Versicherung der Standbaumaterialien für den Zeitraum der Mntage und die Messelaufzeit. Mdul 3 (ptinal als Nebenangebt): Umsetzung / Bau des Stände für eine zusätzliche Teilnahme an der Messe Bt 2014 in Düsseldrf / DE in Januar 2014 Bau, Transprt, Mntage wie ben. Nach Möglichkeit: Nutzung des Standes Bat & Fun (hne Anpassungen der Partnerbereiche / Veränderung der Gesamtfläche) für den weiteren Auftritt. Über diese evtl. zusätzliche Messeteilnahme wird im Juni 2013 entschieden. Die Umsetzung des SOUTH COAST BALTIC Messestandes sll in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber erflgen. Der Ort der Leistung ist dem Auftragnehmer freigestellt. Allerdings erfrdert die gefrderte Leistung Absprachen mit dem Auftraggeber und evtl. einzelnen Partnern (außerhalb des Wrkshps nur telefnisch). Die Arbeitssprache im Prjekt ist Englisch. Abstimmungen mit dem Auftraggeber erflgen jedch größtenteils auf Deutsch. 3

4 d) Lse und Unteraufträge Eine Vergabe in Lsen ist nicht beabsichtigt. Bei der Vergabe vn Unteraufträgen durch den Auftragnehmer ist das Einvernehmen mit dem Auftraggeber herzustellen. e) Ausführungsfrist Der Messebau ist zu den jeweiligen Messenterminen fertigzustellen. Die Knzeptin des Standes / der Stände sll bis zum abgeschlssen sein. Die Leistungserbringung ist unverzüglich nach Vertragsunterzeichnung aufzunehmen. g) Kstenerstattung Für die Bearbeitung des Angebtes werden keine Ksten erstattet. h) Ablauf der Angebtsfrist Die Angebte sind in elektrnischer Frm bis zum , 16:00 Uhr an Frau Schulze (schulze@invest-in-vrpmmern.de) zu richten. Es ist vrgesehen, bis zu drei ausgewählte Anbieter zu einer Präsentatin / einem Bietergespräch einzuladen. Sie finden am in Greifswald der Stralsund statt. i) Zahlungen Die Zahlungen erflgen in drei Tranchen,innerhalb vn 30 Tagen nett nach prüfbarem Rechnungseingang. Die Rechnungen sind zu den flgenden Terminen zu stellen nach Abschluss der Standknzeptin zum (30 % der Auftragssummer) nach Durchführung der Messen in Hamburg und Berlin zum (40%) Nach Durchführung der Messeteilnahme in Warschau zum (30%) Sllte sich der Auftraggeber zusätzlich für die Umsetzung des Mduls 3 entscheiden, ist hierfür eine vierte Zahlung gemeinsam mit dem Auftragnehmer zu vereinbaren. j) Mit dem Angebt sind einzureichen / im Angebt sind darzulegen ein knkreter Arbeitsplan eine knkrete Leistungsaufstellung, Angebtspreis inkl. MwSt., aufgeschlüsselt nach den unter c) angegebenen Leistungsbestandteilen; Referenzen zu bisherigen verwandten Leistungen im Bereich Messebau swie eine Darstellung des Unternehmens, seiner Aufgabenbereiche, seiner persnellen Kapazitäten); eine Erläuterung des Anbieters zum Angebt. Erste Vrschläge bzw. Entwürfe zum Messestand wären wünschenswert. Mögliche zusätzlich anfallende Flgeksten müssen separat ausgewiesen und gekennzeichnet werden. Für die aufgeführten Leistungen stehen insg. ca (zzgl. Mehrwertsteuer) zur Verfügung. 4

5 k) Wertungskriterien Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste und geeignetste Angebt. Es kmmen flgende Vergabekriterien mit den flgenden Gewichtungen zur Anwendung: Umfang und fachliche Qualität der angebtenen Leistung, insb. Verständnis der Aufgabenstellung und Fähigkeit zur kreativen Umsetzung der Anfrderungen (45 %) Erfahrung im Messebau und Kapazitäten des Unternehmens (20 %) Preis (35%) l) Bestimmungen Gemäß den Bestimmungen des 27 Absatz 1 Satz 1 VOL/A gilt ein Angebt als nicht berücksichtigt, wenn bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist kein Auftrag erteilt wurde. Der Gerichtsstand ist Greifswald. Es gilt deutsches Recht. m) Zuschlags- und Bindefrist Die Zuschlags- und Bindefrist für die Mdule 1 und 2 endet am Die Zuschlagsund Bindefrist für das ptinale Mdul 3 endet am Der Bieter ist bis zum Ablauf der Fristen an sein Gebt gebunden. 5