Xpert Basiszertifikat IT-Kompetenz. Band 2 Texte und Präsentationen. Charlotte von Braunschweig, Jan Götzelmann. 1. Ausgabe, Juli 2012

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1 Xpert Basiszertifikat IT-Kompetenz Charlotte von Braunschweig, Jan Götzelmann 1. Ausgabe, Juli 2012 Band 2 Texte und Präsentationen mit Word 2010 und PowerPoint 2010 XP-BASIS2-O2010 ISBN

2 Xpert European Computer Passport Zielgruppe Erwachsene Zielgruppe Schülerinnen und Schüler, junge Erwachsene im Übergang Schule/Beruf, arbeitslose Jugendliche, z. B. in BvB, BaE oder in Maßnahmen im Rahmen von Hartz IV Xpert Starter Xpert Basiszertifikat IT-Kompetenz Xpert Basiszertifikat IT-Kompetenz Xpert Textverarbeitung Basics Xpert Textverarbeitung Basics Xpert Basiszertifikat Wirtschaftskompetenz Xpert Präsentation Xpert Präsentation Xpert Basiszertifikat Sozialkompetenz Xpert Tabellenkalkulation Xpert Tabellenkalkulation Xpert Basiszertifikat Interkulturelle Kompetenz Xpert Kommunikation / Organisation Xpert Kommunikation / Organisation Sprachkompetenz mit "telc" Xpert Datenbankanwendung Xpert Textverarbeitung Pro Xpert Win@Internet 1 Xpert Win@Internet 2 Die Module Win@Internet 1 und Win@Internet 2 werden weiterhin für die Betriebssysteme Microsoft Windows XP und Microsoft Windows Vista angeboten. European Computer Passport Xpert Nach erfolgreicher Absolvierung des Pflichtmoduls "Win@Internet 1 / Xpert Starter" sowie zwei frei wählbarer Module aus dem Lehrgangssystem "Xpert Europäischer ComputerPass" wird der Abschluss "European Computer Passport Xpert" erreicht. European Computer Passport Xpert Master Wenn zwei weitere Module erfolgreich absolviert werden, wird der Abschluss "European Computer Passport Xpert Master" erworben. Xpert Datenbankanwendung Xpert Textverarbeitung Pro Xpert Win@Internet 1 Xpert Win@Internet 2 European Computer Passport Xpert Nach erfolgreicher Absolvierung des Pflichtmoduls "Xpert Basiszertifikat IT-Kompetenz" sowie einem frei wählbaren Modul wird der Abschluss "European Computer Passport Xpert" erreicht. European Computer Passport Xpert Master Wenn zwei weitere Module erfolgreich absolviert werden, wird der Abschluss "European Computer Passport Xpert Master" erworben. Pflichtmodul euzbq Europäisches Zertifikat zur Berufsqualifikation Nach erfolgreichem Abschluss von drei frei wählbaren Modulen wird das Gesamtzertifikat "Xpert Europäisches Zertifikat zur Berufsqualifizierung" ausgestellt. telc Prüfungen an Schulen telc Prüfungen bieten vielfältige Möglichkeiten: Erweiterung der sprachlichen Erfahrungen der Schüler/innen Steigerung der Motivation für die Fremdsprache Beitrag zu Qualitätssicherung und Evaluation Schulen können ihre Prüfungstermine selbst bestimmen Einfache Administration - identisches Testformat Wahlmodul Europäische Prüfungszentrale Bödekerstraße Hannover Landesverband der Volkshochschulen Niedersachsens e.v. Bödekerstr Hannover Telefon 0511/ Fax 0511/ pz@vhs-nds.de

3 Inhaltsverzeichnis Impressum... 2 Log-in D Dokumente erstellen und gestalten Word starten und kennenlernen Text erfassen und korrigieren Schrift formatieren Absätze gestalten Rahmen und Schattierungen Seiten einrichten Dokumente speichern, drucken und schließen Weitere Dokumente erstellen Nachgefragt Ta Tabelle einfügen und bearbeiten Tabellen einfügen Text in Tabellen eingeben Tabellengerüst bearbeiten Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern Tabelleninhalte formatieren und ausrichten Rahmen gestalten Nachgefragt Pr Präsentationen erstellen Neue Präsentation erstellen Texte, Bilder, Tabellen und Formen einfügen Mit dem Folienmaster arbeiten Präsentationen speichern, drucken, vorführen und beenden Nachgefragt Log-out der Wissenstest...51 Nachgeschlagen Stichwortverzeichnis Lösungsmittel Tastaturabbildung W WordArts, Grafiken und Formen 3ve verwenden Text mit WordArts grafisch gestalten Bilder und Fotos verwenden Formen einfügen und gestalten Nachgefragt

4 Log-in Log-in Neben den Grundkenntnissen darüber, wie ein Computer funktioniert und wie man ihn bedient, ist es genauso wichtig, dass du weißt, wie du damit kreativ werden kannst. Ganz gleich, ob du Textdokumente für die Schule, im Job oder für Privates erstellen willst du musst die Grundlagen der Textverarbeitung kennen. Dieser Band bereitet dich darauf vor, den Wordund PowerPoint-Teil des Xpert Basiszertifikates zu bestehen. Was musst du dafür lernen? Wenn du die Kapitel der Reihe nach durcharbeitest und die Aufgaben am Kapitelende dir keine Probleme mehr bereiten, hast du dir die folgenden Fähigkeiten angeeignet: ``Textdokumente erstellen, ``Schrift und Absätze formatieren, ``Tabellen erstellen und formatieren, ``WordArts gestalten, ``Grafiken einfügen, ``Formen einfügen, ``Präsentationsdateien erstellen, ``neue Folien einfügen, ``Texte in Präsentationen einfügen, ``Grafiken in Präsentationen verwenden, ``Präsentationsdesigns wählen, ``den Folienmaster bearbeiten. Das brauchst du ``PC mit Bildschirm, Tastatur, Maus und Drucker ``Microsoft Windows 7 und Microsoft Office 2010 ``Vorkenntnisse: Xpert Basiszertifikat, Band 1 Computer und Internet Übungsdateien Um die Übungen in Kapitel 1.9 und 4.5 durchführen zu können, benötigst du Übungsdateien, die du kostenlos von herunterladen kannst. In der Schule oder bei Kursen werden dir die erforderlichen Dateien vom Lehrer oder Kursleiter zur Verfügung gestellt. Technische Einschränkungen Auf Computern, die in der Schule oder in Kursen genutzt werden, sind bestimmte Funktionen aus Sicherheitsgründen gesperrt oder nur eingeschränkt nutzbar. Dann ist es möglich, dass einige der in diesem Buch beschriebenen Schritte nicht durchführbar sind. Wende dich in diesem Fall bitte an deinen Lehrer oder Kursleiter. 4

5 1Dokumente 1erstellen und gestalten Mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Word kannst du viele unterschiedliche Arten von Dokumenten, wie z. B. Briefe, Hausarbeiten und auch Bewerbungen, erstellen. Das lernst du in diesem Kapitel Text eingeben und korrigieren Schriftart, -größe und -auszeichnung einstellen Absätze ausrichten und Abstände bestimmen Aufzählungen und Nummerierungen erzeugen Texte und Absätze umrahmen und schattieren Seitenränder festlegen Mit Kopf- und Fußzeilen arbeiten Dokumente speichern und drucken

6 1.1 Dokumente erstellen und gestalten 1.1 Word starten und kennenlernen Word startest du, wie andere Programme auch, über die Schaltfläche Start. Word starten 1. Klicke auf Start. 2. Gib word ein. 3. Klicke auf Microsoft Word Kurz darauf wird Word auf deinem Bildschirm angezeigt. Symbolleiste für den Schnellzugriff Register Gruppe Menüband Statusleiste Je nach der Ausstattung deines Computers und der Bildschirmauflösung kann das Word- Fenster bei dir anders aussehen als in der Abbildung. Du erkennst einige bekannte Elemente wie z. B. die Titelleiste mit den Symbolen zum Ändern der Fenstergröße oder die Bildlaufleiste, aber auch einige Word-spezifische Elemente: Über die Schaltflächen im Menüband führst du Befehle aus. Das Menüband ist in verschiedene Register bzw. Registerkarten unterteilt, die jeweils die wichtigsten Befehle zum Ausführen bestimmter Aufgaben enthalten. Durch Anklicken eines Registernamens, z. B. Start, wird das entsprechende Register angezeigt. Die Befehle eines Registers sind wiederum in Gruppen angeordnet. 6

7 Dokumente erstellen und gestalten Text erfassen und korrigieren 5.1 Das Wichtigste ist erst einmal der Text. Daher erfährst du zunächst, wie du Text in ein Word- Dokument eingibst. Und für den Fall, dass du deinen Text ändern willst, lernst du auch gleich, wie das geht. Text eingeben Beim Starten erzeugt Word automatisch ein leeres Dokument, sodass du gleich mit der Texteingabe beginnen kannst. Text erfassen 1. Starte Word, falls es noch nicht geöffnet ist. Links oben im Arbeitsbereich siehst du einen blinkenden Strich, den Cursor. Er kennzeichnet die Position, an der beim Tippen das nächste Zeichen erscheint. 2. Gib den Text ein. Jedes Mal, wenn du eine neue Zeile beginnen möchtest, drückst du die Ü-Taste. Wenn du zum Beispiel eine Adresse eingibst, drückst du hinter dem Nachnamen, nach der Hausnummer und nach dem Ort jeweils Ü. Bei längeren Texten tippst du einfach weiter, wenn du am Zeilenende angekommen bist. Word fängt automatisch eine neue Zeile an. Beim Erstellen und Gestalten von Dokumenten ist es hilfreich, die Formatierungszeichen zu sehen. Das sind Steuerzeichen, die Word normalerweise versteckt, z. B. Leerzeichen und die sogenannten Absatzmarken, also die Stellen, an denen mit Ü eine neue Zeile begonnen wurde. Formatierungszeichen einblenden 1. Klicke im Register Start auf. 7

8 Dokumente erstellen und gestalten Leerzeichen Absatzmarke Durch erneutes Anklicken von ausblenden. kannst du die Formatierungszeichen jederzeit wieder 5.1 Text korrigieren Um Text zu ändern bzw. zu korrigieren, gibt es zwei Methoden: Navigieren, löschen und eingeben Markieren und überschreiben Navigieren, löschen und eingeben 1. Bewege den Cursor an die Textstelle, die du ändern willst. Klicke dazu an der entsprechenden Stelle in den Text. Du kannst aber auch Tasten bzw. Tastenkombinationen dazu verwenden: Y V I W Cursor zeichen-/zeilenweise bewegen P Cursor an den Zeilenanfang setzen : Cursor ans Zeilenende setzen S+P Cursor an den Textanfang bewegen S+: Cursor ans Textende bewegen S+I/W Cursor wortweise nach links/rechts bewegen 2. Lösche das falsche Zeichen mit einer Taste bzw. Tastenkombination: R _ S+R S+_ Löscht das Zeichen links vom Cursor Löscht das Zeichen rechts vom Cursor Löscht das Wort links vom Cursor Löscht das Wort rechts vom Cursor 3. Tippe den neuen Text ein. 8

9 Dokumente erstellen und gestalten Statt zu navigieren und zu löschen, kannst du aber auch eine Textpassage markieren und dann löschen oder einfach mit einem anderen Text überschreiben. Markieren und überschreiben Markierter Text wird blau unterlegt. 1. Markiere den gewünschten Text. Klicke dazu an den Beginn des Textes und ziehe den Mauszeiger mit gedrückter Maustaste bis ans Ende des gewünschten Bereichs. Du kannst dabei die Maus nach links oder nach rechts bewegen. 2. Tippe den neuen Text ein. Noch schneller geht das Markieren, wenn du dir zusätzlich auch diese Methoden angewöhnst: Wort markieren Zeile markieren Satz markieren Absatz markieren Gesamten Text markieren Doppelt in das Wort klicken Links neben der Zeile klicken S gedrückt halten und in den Satz klicken Dreifach in den Absatz klicken S+a drücken Um eine Markierung aufzuheben, drückst du entweder eine beliebige Cursor-Taste IWYV oder du klickst mit der Maus an eine beliebige Stelle im Text. Das Markieren ist eine wichtige Technik, die du ständig brauchst und die du daher beherrschen solltest. Besonderheiten bei der Texteingabe Wörter, die Word für falsch geschrieben hält, werden mit roten Wellenlinien gekennzeichnet. Solche Wörter solltest du auf alle Fälle auf ihre Richtigkeit überprüfen. Sobald du den Fehler korrigiert hast, verschwindet die Wellenlinie. Bei Wörtern, die bemängelt werden, obwohl sie richtig geschrieben sind, entfernst du die rote Wellenlinie, indem du mit der rechten Maustaste auf das Wort klickst und Ignorieren wählst. Am Anfang einer neuen Zeile bzw. eines neuen Satzes wandelt Word Klein- in Großschreibung um. Solltest du das ändern wollen, zeigst du mit der Maus auf das beanstandete Wort und klickst auf das Symbol, das darunter erscheint. Du kannst nun durch Anklicken wählen, ob du die Änderung nur in diesem Fall rückgängig machen oder die Umwandlung ganz abschalten möchtest. 9

10 1.3 Dokumente erstellen und gestalten Auf ähnliche Weise kann Word auch andere Änderungen vornehmen, z. B. den Bindestrich zwischen zwei Jahresangaben in einen Gedankenstrich verwandeln. Das kannst du bei Bedarf genauso ändern wie die automatische Großschreibung. Beim Eingeben von Datumsangaben erscheint eine QuickInfo, sobald du die ersten vier Buchstaben des Monatsnamens eingegeben hast. Wenn du dann Ü drückst, wird der Monatsname vervollständigt. Du kannst aber auch einfach weitertippen. Sollte danach eine weitere QuickInfo mit einem Datumsvorschlag angezeigt werden, tippst du einfach weiter Schrift formatieren Formatieren bedeutet nichts anderes als gestalten. Du beginnst am besten mit der Schrift. Du kannst Schriftart, Schriftgröße und Schriftfarbe ändern sowie Text hervorheben, indem du ihn z. B. fett oder kursiv setzt oder unterstreichst. Zuerst teilst du Word mit, was genau du formatieren möchtest: Bestehenden Text markierst du oder du setzt den Cursor in das Wort, das du formatieren willst. Befindet sich der Cursor außerhalb eines Wortes, gilt das neue Format für alle Zeichen, die du neu eingibst. Zum Formatieren der Schrift verwendest du die Listenfelder und Symbole in der Gruppe Schriftart des Registers Start: Schriftart Schriftgrad (Schriftgröße) Fett Kursiv Unterstrichen Zum Formatieren kannst du auch die Minisymbolleiste nehmen. Sie wird automatisch eingeblendet, wenn du etwas markierst. Die Minisymbolleiste enthält allerdings nur die wichtigsten Symbole. 10

11 Dokumente erstellen und gestalten 1.3 Schriftart ändern 1. Markiere den Text, zum Beispiel mit der Tastenkombination S+a, oder setze den Cursor an die gewünschte Stelle Klicke auf den Pfeil, der zum Feld Schriftart gehört. 3. Scrolle in dem geöffneten Listenfeld nach unten, bis du die gewünschte Schriftart siehst, und klicke darauf. Schriftgröße ändern Auf die gleiche Art und Weise wie die Schriftart stellst du in dem benachbarten Listenfeld Schriftgrad eine bestimmte Schriftgröße ein Falls du die Schrift stufenweise vergrößern oder verkleinern willst, klickst du so oft auf eines dieser beiden Symbole, bis die gewünschte Größe erreicht ist. Text hervorheben Markiere den gewünschten Text. 2. Klicke in der Minisymbolleiste oder in der Gruppe Schriftart auf die gewünschte Hervorhebung. 11

12 1.4 Dokumente erstellen und gestalten Absätze gestalten Außer der Schrift kannst du auch Absätze gestalten: Du kannst sie ausrichten, die Abstände zwischen ihnen festlegen, Zeilenabstände bestimmen und mit Aufzählungs- oder Nummerierungszeichen sowie Rahmen und Schattierungen versehen. Absätze ausrichten Standardmäßig wird der Text bei der Eingabe linksbündig, d. h. am linken Seitenrand ausgerichtet. Über die Symbole zur Absatzausrichtung in der Gruppe Absatz kannst du das ändern. Text, der bündig am rechten Seitenrand steht, ist rechtsbündig ausgerichtet. Zentrierter Text befindet sich genau in der Mitte zwischen rechtem und linkem Seitenrand. Beim Blocksatz ist der Text sowohl am rechten als auch am linken Seitenrand ausgerichtet. Der Leerraum zwischen den Wörtern wird dann entsprechend angepasst. Blocksatz eignet sich für längere Texte wie z. B. in Praktikumsberichten oder Zeitungsspalten. Absätze ausrichten 1. Markiere die betreffenden Absätze. 2. Klicke im Register Start, Gruppe Absatz, auf das gewünschte Symbol. Linksbündig Rechtsbündig Zentriert Blocksatz Wenn du die Formatierungszeichen mit dem Symbol eingeblendet hast, lassen sich die Absatzenden an der Absatzmarke erkennen. Jedes Mal, wenn du in einem Dokument Ü drückst, erzeugt Word einen neuen Absatz. Dabei ist es egal, ob in dem Absatz Text enthalten ist oder nicht. So kannst du mit Absätzen auch Leerzeilen erzeugen Abstände einstellen Word 2010 ist standardmäßig so eingestellt, dass nach einem Absatz, also jedes Mal, wenn du mit Ü in eine neue Zeile wechselst, ein Abstand zum nächsten Absatz erzeugt wird. Außerdem wird innerhalb von Absätzen ein Zeilenabstand, das ist der Abstand zwischen den Zeilen, eingehalten. Absatz Absatzabstand Zeilenabstand 12

13 Dokumente erstellen und gestalten 1.4 Zeilenabstand erzeugen 1. Markiere die betreffenden Absätze oder wenn du nur in einem Absatz die Abstände ändern möchtest setze den Cursor in den betreffenden Absatz. 2. Klicke im Register Start in der Gruppe Absatz auf das Symbol Zeilenabstand. Wähle einen Zeilenabstand. 3. Für Briefe und Bewerbungen sollte der Zeilenabstand 1,0 betragen. Abstände vor und nach Absätzen erzeugen 1. Markiere die betreffenden Absätze oder wenn du nur in einem Absatz die Abstände ändern möchtest setze den Cursor in den betreffenden Absatz. 2. Wechsle zum Register Seitenlayout. 3. Gib in der Gruppe Absatz bei Abstand unter Vor und Nach die gewünschten Werte ein. Aufzählungen und Nummerierungen nutzen Wenn du etwas als Liste darstellen willst, kannst du dafür Aufzählungen oder Nummerierungen verwenden. 5.7 Aufzählung erzeugen 1. Markiere die Absätze, die du als Aufzählung formatieren willst. 2. Klicke im Register Start in der Gruppe Absatz auf den Pfeil des Symbols Aufzählungszeichen. 3. Klicke auf ein Aufzählungszeichen. 13

14 1.5 Dokumente erstellen und gestalten Die markierten Absätze werden eingerückt und mit dem von dir gewählten Aufzählungszeichen versehen. Es kann sein, dass dabei zuvor vorhandene Absatzabstände entfernt werden. Absätze nummerieren 1. Gehe genauso vor wie beim Erzeugen einer Aufzählung, klicke aber in der Gruppe Absatz auf den Pfeil des Symbols Nummerierung 2. und wähle ein Nummerierungsformat. Aufzählungen oder Nummerierungen entfernst du, indem du sie markierst, auf den Pfeil des Symbols bzw. klickst und den Eintrag Ohne wählst Rahmen und Schattierungen Text lässt sich auch hervorheben, indem du ihm etwas hinzufügst: eine Umrandung etwa oder eine farbige Hinterlegung. Damit das Ganze nicht zu unruhig oder wirr wird, ist es wichtig, dass du diese beiden Formatierungsmöglichkeiten sparsam und mit System einsetzt. Rahmen und Schattierungen kannst du auf ein Textelement deiner Wahl anwenden, z. B. auf ein einzelnes Wort oder einen ganzen Absatz. Voraussetzung ist wie meistens, dass der betreffende Textteil markiert ist bzw. dass der Cursor darin steht. Rahmen und Schattierung eines Textes Rahmen und Schattierung eines Absatzes: Hier kannst du sogar bestimmen, an welcher der vier Seiten Rahmenlinien erscheinen sollen. 14

15 Dokumente erstellen und gestalten 1.5 Absatz oder Text umrahmen 1. Markiere die gewünschten Wörter oder den bzw. die gewünschten Absätze. 2. Klicke im Register Start, Gruppe Absatz, auf den Pfeil des Symbols Rahmen. Hier kannst du durch Anklicken einen voreingestellten Rahmen wählen. Mit Kein Rahmen kannst du einen vorhandenen Rahmen wieder entfernen. 3. Klicke auf Rahmen und Schattierung. 4. Klicke bei Formatvorlage auf die gewünschte Linie und stelle Farbe und Breite ein. 5. Klicke in der Vorschau die Seiten des Diagramms an, die die eingestellte Linie erhalten sollen, oder klicke auf die entsprechenden Schaltflächen. 6. Stelle hier ein, ob du den Absatz oder den Text umrahmen möchtest. 7. Übernimm die Einstellungen mit OK. Über das Register Schattierung kannst du einen markierten Absatz bzw. Textteil bei Bedarf auch mit einer Füllfarbe und einem Füllmuster versehen. Schattierung über das Menüband bestimmen 1. Markiere den gewünschten Text oder Absatz. 2. Klicke in der Gruppe Absatz links neben dem Symbol Rahmen auf den Pfeil des Symbols Schattierung. 3. Wähle eine Farbe durch Anklicken aus. Durch Klicken auf Keine Farbe kannst du eine vorhandene Schattierung wieder entfernen. 15