syscon Online Projekt Management

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1 syscon Online Projekt Management Benutzerführung zu syscon OPM

2 Inhaltsverzeichnis syscon OPM (syscon Online Projekt Management)... 2 Was ist syscon OPM?... 2 Anmeldung:... 2 Neuer Vorgang:... 2 Meine Vorgänge:... 6 Meine Einstellungen:... 6 Menüpunkte Abmelden und Hilfe :... 7 Verweis auf Kontaktdaten:... 7 syscon Unternehmensberatungsges. mbh Version V

3 Was ist syscon OPM? syscon OPM ist eine Kollaborationssoftware eine Software die über verschiedene Computernetze verteilte Projektarbeit ermöglicht. Diese unterstützt sowohl kleine Teams als auch große Projekte und Organisationen mit tausenden von Mitarbeitern. Sie trägt zur Offenheit und Transparenz bei, schützt Informationen aber auch vor unbefugtem Zugriff. Als Benutzer von syscon OPM können Sie eigene Supportfälle in Form von Vorgängen erzeugen. Diese werden zentral gespeichert und gelangen an das jeweils zuständige Support- Team. Durch die Verwendung dieses Systems erreichen uns Ihre Informationen vollständig, direkt und zeitnah. Dies ermöglicht uns ein effizientes Bearbeiten Ihrer Anforderungen und ermöglicht Ihnen sogleich jederzeit einen Einblick über den aktuellen Stand Ihrer Vorgänge zu haben. Für die Handhabung von syscon OPM werden Ihnen in Ihrer Benutzeroberfläche vier Hauptmenüpunkte zur Verfügung gestellt: Cockpit, Neuer Vorgang, Meine Vorgänge und Meine Einstellungen. Anmeldung: Bevor Sie das System verwenden können, erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und den Link zu Ihrer Anmeldeseite für syscon OPM per . Nachdem Sie sich mit der Anmeldeseite von syscon OPM verbunden haben, können Sie links oben im Fenster Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort in die jeweiligen Felder eingeben. Anschließend klicken Sie mit der Maus auf den Knopf Login, oder bestätigen mit der Taste Eingabe. Nun befinden Sie sich in einer Vorgangsübersicht, dem Cockpit, einer der vier Hauptmenüpunkte von syscon OPM. Um eine Übersicht über Vorgänge zu erhalten, muss erst mindestens ein Vorgang vorhanden sein. Wie man einen Vorgang erzeugt, wird im folgenden Abschnitt beschrieben. Neuer Vorgang: Das Anlegen eines neuen Vorgangs erfolgt in zwei Stufen. Dazu müssen zwei Eingabemasken bearbeitet werden. Die erste Maske ist in Abb. 1 zu sehen und wird wie folgt ausgefüllt: Abb.1 Neuer Vorgang anlegen: Schritt 1 1. Zuerst klicken Sie auf den Menüeintrag Neuer Vorgang. syscon Unternehmensberatungsges. mbh Version V

4 2. Im Anschluss müssen Sie das Projekt auswählen, in dem Sie den Vorgang anlegen wollen. 3. Des Weiteren ist die Eingabe des Vorgangstyps notwendig. Dabei beschränkt sich die Auswahl standardmäßig auf einen Punkt, den Supportfall. 4. Je nachdem, ob der Vorgang öffentlich gemacht werden soll, oder nicht, setzen Sie einen Haken in der entsprechenden Auswahlbox. Der Unterschied zwischen öffentlich und nicht-öffentlich (privat) besteht darin, dass private Vorgänge niemand anders als Sie selbst sehen kann. 5. Nun bestätigen Sie mit weiter. Im zweiten Schritt erscheint eine Maske die Felder zur Eingabe näherer Einzelheiten zum Vorgang zu Verfügung stellt. Die Eintragung in das Feld Titel des Vorgangs ist für die Erstellung des Vorgangs notwendig. In Feldern wie dem Fälligkeitstermin müssen nicht zwingend Eintragungen vorgenommen werden. Folgende Eingabefelder werden Ihnen bereitgestellt: Abb.2 Neuer Vorgang anlegen: Schritt 2 1. Projekt- jeder Vorgang gehört zu genau einem Projekt. Das Projekt zum Vorgang ist bereits standardmäßig hinterlegt. 2. Manager- die Person, die für den Vorgang genehmigungsberechtigt ist. Hier ist bereits standardmäßig die Gruppe support, syscon hinterlegt. Deshalb muss an der Voreinstellung nichts geändert werden. 3. Bearbeiter- die Person, die für die Bearbeitung des Vorgangs gerade verantwortlich ist. Hier verhält es sich ähnlich wie beim Manager. Auch hier sollten die Standardeinstellungen beibehalten werden. 4. Verfasser- die Person, die den Vorgang in das System eingestellt hat. Der Verfasser ist ebenfalls bereits standardmäßig hinterlegt. 5. Berichtet von- die Person, die den Vorgang an den Verfasser des Vorgangs gemeldet hat. 6. System- beschreibt welches System den Supportfall betrifft. 7. Zustand- zeigt an, in welcher Phase sich der Vorgang befindet. Es gibt die Zustände: geöffnet: Standart- Zustand beim Erstellen. analysiert: Hier werden Zuständigkeiten und Anforderung an den Vorgang analysiert. syscon Unternehmensberatungsges. mbh Version V

5 zugewiesen: Nach der Analyse des Vorgangs können die Zuständigkeiten zugewiesen werden. in Bearbeitung: Der Vorgang befindet sich nun in der Verarbeitung. in Prüfung: Nachdem der Vorgang bearbeitet ist, muss er noch geprüft werden. geschlossen: Ist der Vorgang geprüft worden, so kann er geschlossen werden. 8. Priorität- legt fest, wie dringlich der Vorgang ist. Dabei unterscheiden sich die Prioritäten wie folgt: gering: Ist ein Vorgang der noch bevorsteht und einen größeren zeitlichen Handlungsspielraum von mehr als einer Woche erlaubt. mittel: Hier sollte der Vorgang innerhalb der nächsten Woche abgehandelt sein. hoch: Höchste Priorität. Erfordert eine schnelle Lösung des Vorgangs innerhalb der nächsten 24 Stunden. 9. Ende- legt den Fertigstellungstermin des Vorgangs fest. 10. Titelfeld- definiert den Namen des Vorgangs. Hier ist eine Eingabe notwendig. 11. Im Beschreibungsfeld kann der volle Beschreibungstext des Vorgangs eingetragen werden. 12. Nach Eingabe der Daten, bestätigen Sie mit Speichern oben in der Werkzeugleiste. Abb.3 neuer Vorgang : Speichern Nun wurde ein neuer Vorgang angelegt und in der Datenbank gespeichert. Der Vorgang besitzt auch eine Vorgangsnummer, die ihn systemweit eindeutig identifiziert. Je nachdem wie die Benachrichtigungen eingestellt sind, werden Manager, Bearbeiter und Beobachter darüber informiert, dass ein neuer Vorgang angelegt wurde. Falls der Vorgang als nicht-öffentlicher Vorgang angelegt wurde, wurden keine Benachrichtigungen verschickt. Die Funktion Zurücksetzen aus der Werkzeugleiste setzt alle noch nicht gespeicherten Eingaben im Vorgang auf seine Ursprungswerte zurück. Um den Vorgang abzubrechen klicken Sie auf den gleichnamigen Knopf Abbrechen. Möchten Sie den bearbeiteten Vorgang einem anderen, bereits existierenden Vorgang überordnen, so wählen Sie den Knopf Übergeordnet. Auf diese Weise können Sie eine Vorgangshierarchie erzeugen. Dabei ist zu beachten, dass ein übergeordneter Vorgang erst abgeschlossen werden kann, wenn alle ihm untergeordnete Vorgänge abgeschlossen wurden. Abb.4 neuer Vorgang : Speichern Im unteren Teil der Ansicht (Abb. 4) befindet sich ein Register mit den Reitern Historie, Kommentar, Anlagen, Aufwände/Kosten, Versionsverwaltung und Verknüpfungen. Ihnen steht unter Anderem der Reiter Anlagen zu Verfügung. Ähnliche wie beim - Anhang können hier dem Vorgang Dokumente hinzufügt werden. Auch ein Knopf zur Erstellung von Screenshots ist unter Anlagen hinterlegt. Dieser ermöglicht es zügig ein Abbild einer Bildschirmansicht zu erstellen und im Vorgang unter Anlagen abzulegen. Sie, die Bearbeiter und Manager können jederzeit Kommentare zum Vorgang eingeben. Diese können zu jedem Zeitpunkt von den Projektbeteiligten eingesehen werden. In der Historie erhalten Sie darüber eine Übersicht, syscon Unternehmensberatungsges. mbh Version V

6 wann, wer, in welchem Vorgang welche Zustandsänderung vornahm. Auch eventuell hinzugefügte Kommentare werden in der Übersicht angezeigt. Cockpit: syscon OPM stellt eine benutzerkonfigurierbare Übersichtseite zur Verfügung, das Cockpit. Entsprechend einem Cockpit im Auto bietet diese digitale Version den Zugriff auf Informationen und hilft dabei eine Übersicht über laufende Vorgänge zu erhalten. In der Standardansicht des Cockpits in syscon OPM befindet sich die Ansicht Meine Vorgänge. Diese zeigt die Anzahl an Vorgängen, die dem der Bearbeiter, dem Autor und dem Manager gerade zugeordnet sind. Haben Sie einen privaten Vorgang erstellt, so besitzen Sie den Status des Beraters bzw. des Managers, da Sie selbst vollständig für den Vorgang verantwortlich sind. Vorgänge, die von syscon unterstützt werden, haben den Status öffentlich. Liegt ein Support-Fall den Sie melden möchten vor, so ist es notwendig den Vorgangstatus öffentlich zu machen, da sonst dieser Vorgang nicht an unser Support- Team weitergeleitet wird. Unterhalb des jeweiligen Vorgangs befindet sich ein Balken. Dieser stellt anteilsmäßig mithilfe der Farben grün und rot dar, wie viele Vorgänge sich im zeitlichen Rahmen bzw. wie viele sich im Verzug befinden. Dabei steht rot für den Verzug und grün für Projekte deren Ende noch bevorsteht. Mit einem Klick auf den jeweiligen Vorgang gelangen Sie in eine Detailansicht. Hier sieht der Benutzer die wesentlichen Informationen zum Stand der jeweiligen Vorgänge. Um in diese Ansicht zu gelangen, können Sie auch alternativ gleich auf den Hauptmenüpunkt Meine Vorgänge klicken (Abb. 5). Abb.5 Cockpit : Vorgangsübersicht Abb.6 Cockpit : Vorgangsübersicht syscon Unternehmensberatungsges. mbh Version V

7 Meine Vorgänge: Meine Vorgänge sind alle nicht geschlossenen Vorgänge, an denen Sie beteiligt sind. Hier sehen Sie die wesentlichen Informationen zum Stand der jeweiligen Vorgänge (Abb.6). Wenn Sie auf die Eintrag Nr. eines Vorgangs klicken, so gelangen Sie in eine Ansicht mit noch detaillierteren Informationen über diesen einen Vorgang. Die rot hinterlegten Vorgänge zeigen an, dass deren Fälligkeitstermin bereits überschritten ist. In der Übersicht Meine Vorgänge steht Ihnen eine Werkzeugleiste mit verschiedenen Knöpfen zur Verfügung. Um die Anzahl der angezeigten Vorgänge zu reduzieren, können Abfragen verwendet werden. Es gibt eine Reihe vordefinierter Abfragen, die Sie benutzen können. Es gibt drei vordefinierte Abfragen, die direkt auf der ersten Menüebene zugänglich sind. Abb.7 Meine Vorgänge : Werkzeugleiste Die Vorgänge der Übersicht können mithilfe der in der Werkzeugleiste hinterlegten Druckfunktion ausgedruckt werden. Die Berichte können auch nach Excel exportiert werden und die Umwandlung der Berichte in ein CSV- Dokument ist ebenfalls möglich. Es gibt grafische Modellierungsmöglichkeiten für Berichte. Dafür stehen Ihnen Balkendiagramme, Tortendiagramme und Gantt- Diagramme zur Verfügung, welche immer auf der Ergebnismenge in der Vorgangsübersicht basieren. Meine Einstellungen: Dieser Menüpunkt betrifft die Verwaltung ihres Benutzerkontos. Im Wesentlichen können Sie hier Ihren Benutzernamen, Ihr Kennwort, Ihren Anzeigenamen und Ihre adresse jederzeit ändern. Vorgängen kann ein Fälligkeitstermin zugewiesen werden. Wenn ein Termin zugewiesen worden ist, kann syscon OPM Sie automatisch daran erinnern, dass ein Vorgang demnächst überfällig ist. Sie können die Wochentage einstellen, an denen Sie erinnert werden wollen. Dabei ist es auch möglich einen Vorlauf für die Erinnerung einzustellen. Um die Menge der Nachrichten zu begrenzen, können Sie die minimale Priorität einstellen, für die Sie Benachrichtigungen erhalten wollen. syscon OPM bietet mehrere Sprachen für die Benutzerschnittstelle an. Sie können die Sprache der Feldnamen in syscon OPM wählen. Dazu stellen Sie entweder Ihren Browser auf die bevorzugte Sprache ein, oder Sie stellen die Sprache Ihren Benutzereinstellungen ein. syscon Unternehmensberatungsges. mbh Version V

8 Abb.8 Meine Einstellungen Menüpunkte Abmelden und Hilfe : Neben den 4 Hauptpunkten befinden sich in dieser Leiste rechts im Fenster noch die Punkte Abmelden und Hilfe. Ersteres ist die Funktion zum Schließen der Benutzeranwendung. Der Punkt Hilfe unterstützt mit am Kontext angepassten Erklärungen. Das bedeutet, je nachdem in welchem Menüpunkt Sie sich gerade befinden erhalten Sie eine zum Menüpunkt passende Erklärung. Verweis auf Kontaktdaten: Nun haben Sie eine Einführung über die wichtigsten Bedienschritte von syscon OPM erhalten. Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Projekt Unternehmen Autor Version V 2.0 Benutzerführung zu syscon OPM s y s c o n Unternehmensberatungsges. mbh Am Weichselgarten 30 a D Erlangen Sven Hannemann Dokument erstellt am syscon Unternehmensberatungsges. mbh Version V

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