Ab sofort steht Ihnen die Lohnversion zur Verfügung.

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1 VON AN BETREFF NUMMER DATUM : SWS Software Studio : SWS WINLOHN Anwender : Lohnversion : DOKU 2009/03 : April 2009 Sehr geehrte Damen und Herren! Ab sofort steht Ihnen die Lohnversion zur Verfügung. Die neue Lohnversion, die Sie direkt aus dem Lohnverrechnungsprogramm vom Internet herunter laden und installieren können, enthält neben den gesetzlichen Änderungen für April 2009 (Steuerreform) wiederum Erweiterungen und Verbesserungen. Sollten Sie kein Internet auf Ihrem PC zur Verfügung haben bzw. sollte die direkte Installation nicht funktionieren, rufen Sie uns kurz an oder schicken Sie uns ein . Wir senden Ihnen dann das Update wie bisher per oder CD. Die Installation können Sie der nachfolgenden Beschreibung entnehmen. Bitte lesen Sie diese zuerst durch und beginnen erst dann mit der Installation. Die Beschreibung der Neuerungen und Verbesserungen können Sie nach der Installation auch über die Hilfe nachlesen bzw. ausdrucken. Ihr SWS Team! Seite 1

2 INHALTSVERZEICHNIS I. INSTALLATION UND GESETZLICHE ÄNDERUNGEN DATENSICHERUNG - ZWINGEND INSTALLATION LOHNUPDATE LOHNPROGRAMM STARTEN AUSWAHL BETRIEB GESETZLICHE ÄNDERUNGEN EINSPIELEN...3 II. NEUE PROGRAMME UND WICHTIGE ÄNDERUNGEN LOHNSTEUERROLLUNG JÄNNER BIS MÄRZ NEUBERECHNUNG LOHNSTEUER...4 III. ÄNDERUNG UND NEUERUNGEN IM LOHNPROGRAMM VERSION ALLGEMEIN DRUCKEREINSTELLUNG UND VORGABEN STAMMDATEN PERSONALSTAMM LOHNARTEN INSTITUTE ABRECHNEN BRUTTOERFASSUNG MONATSAUSWERTUNGEN ABGABENZUSAMMENSTELLUNG DN MELDUNGEN BEARBEITUNG E DN AUSWERTUNGEN Menüpunkt LST Rollung 77/ JAHRESAUSWERTUNGEN SCHWERARBEITERMELDUNG DRUCK UND DATEI EXTRAS ELDA FEHLZEITEN - URLAUBSBESTÄTIGUNG BEARBEITUNG FEHLZEITEN NUR DATEV BUCHUNGSBELEG KOSTENSTELLEN.. 7 Seite 2

3 I. INSTALLATION UND GESETZLICHE ÄNDERUNGEN 01. DATENSICHERUNG - ZWINGEND Sollten Sie noch keine aktuelle Datensicherung (Verzeichnis Lohndaten) haben, sollten Sie diese vor Installation des Updates durchführen. HINWEIS! Vor der Installation muss das Lohnprogramm (bei Mehrplatz auf allen Arbeitsplätzen) beendet werden. 02. INSTALLATION LOHNUPDATE Installieren Sie das Update in der gewohnten Art und Weise. 03. LOHNPROGRAMM STARTEN AUSWAHL BETRIEB Wählen Sie einen Betrieb (Jahr 2009) aus. 04. GESETZLICHE ÄNDERUNGEN EINSPIELEN Achtung... Achtung... Achtung 1. Führen Sie das Programm Gesetzliche Änderungen erst NACH der MÄRZABRECHNUNG durch! 2. Zwischen Neuberechnung Lohnsteuer und der Aprilabrechnung dürfen keine Stornierungen und keine Neuabrechnungen für die Monate durchgeführt werden! 3. Wird das Update vor dem eingespielt, darf vor dem KEINE E18 bzw. L16-Datei übertragen werden! Anwahl: Sonstiges > Abschlussprogramme > Gesetzliche Änderungen Das Programm Gesetzliche Änderungen muss nur einmal für alle Betriebe ausgeführt werden, wobei folgende Änderungen durchgeführt werden: ÄNDERUNGEN STEUERTABELLE Progressionstabelle Lohnsteuer > Arbeitsblatt Lohnsteuer bis ab bis Bemessung % Satz bis Bemessung % Satz , , ,00 23, ,00 20, ,00 33, ,00 33, ,00 50, ,99 50,00 Sonderzahlungsparameter > Arbeitsblatt Sonstige Steuerungen Abzug ab (Jahressechstel) erhöht sich auf 2.100,00 (bisher 2.000,00) Seite 3

4 II. NEUE PROGRAMME UND WICHTIGE ÄNDERUNGEN 01. LOHNSTEUERROLLUNG JÄNNER BIS MÄRZ 2009 ACHTUNG! Lohnsteuerdifferenzen die durch die Steuerreform April 2009 entstehen, müssen bis spätestens 30. Juni 2009 abgerechnet werden. Für die Aufrollung der Lohnsteuer für die Monate Jänner bis März gibt es folgende Möglichkeiten: a) Bruttorollung (automatische Rollung der Monate 1 3) Die Lohnsteuerdifferenz wird mit der Lohnart 9701 in die Bruttoerfassung übertragen und der Dienstnehmer sieht auf der Aprilabrechnung den Betrag der Steuerrollung. Nachteil: jeder Dienstnehmer muss in der Rollung aufgerufen werden Vorteil: spätere Aufrollungen müssen die Lohnsteuerrollung nicht mehr berücksichtigen b) Neuberechnung der Lohnsteuer Die ermittelte Lohnsteuerdifferenz wird über die Lohnart 9019 (Lohnsteuerrollung) in die Bruttoerfassung des angegeben Monats übergeben und am Lohnstreifen ausgedruckt. Bei einer eventuellen späteren Rollung wird diese Lohnart wieder neutralisiert, weil die Rollung alle Monate neu berechnet und sich dadurch die Steuersumme aufhebt. Ablauf Ermittlung und Abrechnung der LST Differenz zu a) mit Bruttorollung (nur Anwender mit Erweiterung E4) Die Option Rollungsergebnis in die Bruttoerfassung übertragen (Datei > Einstellungen > Allgemeines Seite 2) muss aktiviert sein Löschen der Auszahlungsbeträge OPTIONAL (nur zur Information) > Programm Neuberechnung Lohnsteuer mit Aktivierung Kein Update durchführen Rollung der Dienstnehmer mit Lohnstreifentext Lohnsteuerreform Abrechnen mit Bruttoerfassung (Lohnart 9701 wird angezeigt) Nettoabrechnung OHNE Löschung der Zahlungsbeträge durchführen (d. h. die Rollungsdifferenz plus die Abrechnung April bildet den Auszahlungsbetrag) zu b) mit Neuberechnung Lohnsteuer (siehe Punkt 02) Löschen der Auszahlungsbeträge Programm Neuberechnung Lohnsteuer mit Aktivierung Differenz in Bruttoerfassung übertragen und Eingabe April (max. Juni) im Bruttoerfassungsmonat durchführen Bruttoerfassung April - die LST Differenz der Monate 1 bis 3 wird mit der Lohnart 9019, LST Rollung angezeigt 02. NEUBERECHNUNG LOHNSTEUER Anwahl: Auswertungen > DN Auswertungen > Lohnsteuer Rollung > Neuberechnung Lohnsteuer Mit diesem Programm wird bei allen Abrechnungen überprüft, ob die Lohnsteuer der laufenden Bezüge korrekt berechnet wurde und ermittelt dabei Lohnsteuerdifferenzen, die durch Änderungen von Lohnsteuerparametern (z.b. Steuerreform, Alleinverdienerabsetzbetrag) entstehen. Die ermittelten Differenzen können zur Information gedruckt, bzw. auch in die Bruttoerfassung übergeben werden. Seite 4

5 HINWEISE! es wird nur die Lohnsteuer der laufenden Bezüge und NICHT der Sonderzahlungen überprüft das Programm funktioniert erst ab dem Jahr 2009 es kann jederzeit und beliebig oft aufgerufen werden Ausgetretene Dienstnehmer werden zwar berücksichtigt, aber nicht abgerechnet. Die Lohnsteuerdifferenz wird in der Bruttoerfassung abgespeichert und bei einem Wiedereintritt berücksichtigt. PROGRAMMVORGABEN Kein Update durchführen Lohnsteuerdifferenz wird pro Dienstnehmer und Monat berechnet und gedruckt Differenz in die Bruttoerfassung übertragen Lohnsteuerdifferenz wird pro Dienstnehmer und Monat berechnet, gedruckt und in einer Gesamtsumme in die Bruttoerfassung übergeben (Lohnart 9019, Lst. Rollung). Bruttoerfassungsmonat Auswahl des Monats, in welches die Differenz übergeben (abgerechnet) werden soll III. ÄNDERUNG UND NEUERUNGEN IM LOHNPROGRAMM VERSION ALLGEMEIN DRUCKEREINSTELLUNG UND VORGABEN Der Bereich für die Druckereinstellungen (mit Ausgabemedium bzw. Layoutauswahl) und Vorgaben wurde in allen Druckprogrammen neu gestaltet. Durch diesen neuen, übersichtlichen Aufbau sind auch längere Drucker- und Layoutbezeichnungen in der Auswahl als auch in der Anzeige in voller Länge sichtbar. 02. STAMMDATEN PERSONALSTAMM Arbeitsblatt Ein- Austritte, Erfassung Austritt Die Auswahl im Feld Austrittsgrund wurde um die Austrittsart SV-Ende freier Dienstvertrag aufrecht erweitert (Der Dienstnehmer erhält vorläufig keinen Bezug, das Arbeitsverhältnis Freier Dienstvertrag bleibt aber aufrecht). Beim Austrittsgrund Karenzurlaub nach MSchG wurde die Berechnung Ende MV geändert. Die bisherige Berechnung Austritt + 16 Wochen wurde auf Austritt + 16 Wochen + 1 Tag (Tage der Geburt gehört dazu) geändert LOHNARTEN Überstundenpauschale Anzahl freie Überstunden angeben Für die Berechnung der freien Überstunden im Zuge einer Überstundenpauschale wurde eine dritte Möglichkeit eingebaut. Wird auf der Lohnart die Eingabe auf 3, Anzahl und Betrag gestellt, kann man in der Bruttoerfassung über die Anzahl die Stundenanzahl der freien Überstunden (zwischen 5 und 10) angeben. Zur Erinnerung: Lohnart unverändert: 5 Stunden bzw. max. 43,00 Lst. - frei nach 68(2) Lohnart mit Konstantenart 1 und Konstantenwert 10: 10 Stunden bzw. max. 86,00 Lst. frei nach 68(2) INSTITUTE Diverse Adressen- Angabe Abzugslohnart Die Diversen Adressen wurden um die Angabe einer Lohnart erweitert. Mit der Angabe einer Lohnart können Einbehalte für die Weiterverrechnung (zb. Zukunftsvorsorge, Betriebsratsumlage) ermittelt werden. Die Gesamtsumme der angegeben Lohnart wird beim Ausdruck des Buchungsbelegs aufgerechnet und im Feld Überweisungsbetrag abgespeichert. Beim Druck der Abgabenzusammenstellung wird die Diverse Adresse, wenn der Überweisungsbetrag > NULL ist, berücksichtigt und angedruckt. Der Betrag wird mit Löschen Zahlungsbeträge wieder auf NULL gestellt. Seite 5

6 03. ABRECHNEN BRUTTOERFASSUNG Berücksichtigung Neuberechnung Lohnsteuer Siehe Beschreibung II.01. Die Rollungslohnarten 9701 bis 9720 werden zum Auszahlungsbetrag addiert und angezeigt. 04. MONATSAUSWERTUNGEN ABGABENZUSAMMENSTELLUNG Diverse Adressen Einbeziehung einer Abzugslohnart Siehe Beschreibung III DN MELDUNGEN BEARBEITUNG E18 Erstellung E18 - Druck Die Ecard - Gebühr wird zum Dienstnehmeranteil (KZ 270) dazugerechnet. HINWEIS! Ob die Ecard in die KZ 270 aufzunehmen ist, ist noch nicht vollständig geklärt. Nach Auskunft der Finanzverwaltung ist die Aufnahme keinesfalls falsch, obwohl derzeit noch keine Verpflichtung dazu besteht. Erstellung E18 - Ausgabe Datei Wie beim Druck wird auch in der Datei die Ecard Gebühr zum Dienstnehmeranteil (KZ 270) dazugerechnet und der MV Beitrag (KZ 271) in die Datei übergeben und übermittelt. 06. DN AUSWERTUNGEN Menüpunkt LST Rollung 77/3 Der Menüpunkt LST Rollung 77/3 wurde in Lohnsteuerrollung, die zwei bisherigen enthaltenen Programme wurden in Vorschlagsliste 77/3 bzw. Lohnsteuer Rollung 77/3 umbenannt. Neu dazu gekommen ist das Programm Neuberechnung Lohnsteuer (siehe Beschreibung II.01). 07. JAHRESAUSWERTUNGEN SCHWERARBEITERMELDUNG DRUCK UND DATEI Bei Schwerarbeitermeldungen, bei denen der Beginn des Zeitraums im Vorjahr des Meldejahres liegt, wird im Feld Von TT.MM der 1.1. des Meldejahres (nicht der Beginn der Schwerarbeit) angedruckt und in die Dateiausgabe übernommen. 08. EXTRAS 08.1 ELDA Für die Übertragung der E18 bzw. L16 wurden die notwendigen Änderungen (ELDA Satzbeschreibung Version 07, Gültig ab ) eingebaut. Seite 6

7 08.2 FEHLZEITEN - URLAUBSBESTÄTIGUNG Die Berechnung des Urlaubsanspruchs zum Stichtag wurde angepasst (Berechnung ist jetzt gleich wie in der Fehlzeitenliste). Die Vorgaben wurden dazu um die Option Eintritt unterm Monat berücksichtigen erweitert. Bleibt der Stichtag beim JJJJ wird der neue Urlaub mit Urlaubsanspruch für JJJJ angedruckt, wird der Stichtag geändert, wird als Text Neuer Urlaubsanspruch angedruckt BEARBEITUNG FEHLZEITEN Bei der Fehlzeitenbearbeitung besteht nun die Möglichkeit an einem Tag mehrere Zeitausgleiche zu erfassen. Seite 7